STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

PROJECT PLANNING

Donni Prabowo@donnipra | donnipra.com |

Apa itu Project?

Project merupakan kegiatansementara dengan tujuan untuk

menciptakan produk spesial(unique product), service (layanan / jasa) atau hasil tertentu yang telahdi tetapkan awal mulai dan waktu

selesainya.

www.amikom.ac.id

Project Planning

• Salah satu instrument dari Project Management yang sangat

berguna bagi Project Manager dalam me-manage project dari awal

sampai akhir project adalah Project Plan atau Perencanaan Proyek.

• Dalam Project Plan, seorang Project Manager bisa mengontrol

ketiga batasan pokok dalam Project Management, yaitu Time –

Cost – Scope.

www.amikom.ac.id

Faktor Keberhasilan Proyek

• Manajemen proyek sangat menentukan keberhasilan proyek

pengembangan sistem

• Dalam sebuah Penelitian dari 2000 kasus

o Hanya 28 % yang sukses dalam Pengembangan Sistem

o Sisanya 72%, GAGAL, Selesai tapi Terlambat, Selesai tapi Over

Budget atau Tidak semua kebutuhan terpenuhi dengan baik.

• Dengan demikian, pengembangan proyek membutuhkan planning,

control, and execution yang matang

www.amikom.ac.id

Alasan Kegagalan Proyek

• Persyaratan tidak lengkap / berubah

• Keterlibatan pengguna terbatas

• Kurangnya dukungan eksekutif

• Kurangnya dukungan teknis

• Perencanaan proyek yang jelek

• tujuan yang tidak jelas

• Kurangnya sumber daya yang dibutuhkan

www.amikom.ac.id

Alasan Keberhasilan Proyek

• Kejelasan tentang definisi sistem

• Besarnya keterlibatan pengguna

• Dukungan penuh dari pihak menejemen

• Perencaan proyek yang detail dan terperinci

• Jadwal kerja yang realistis

www.amikom.ac.id

Peranan Project Manager

• Me-manage proyek - mengatur dan

mengarahkan orang untuk mencapai hasil yang

direncanakan sesuai dengan anggaran dan

jadwal

• Keberhasilan atau kegagalan proyek tergantung

pada kemampuan manajer proyek

• Sebelum proyek dimulai - Merencanakan

• Selama proyek berlangsung - Monitor dan

mengkontrol

TANGGUNG JAWABPROJECT MANAGER

INTERNAL

EXTERNAL

www.amikom.ac.id

Tanggung Jawab Internal

• Mengidentifikasi tugas proyek dan membangun

struktur pekerjaan.

• Membuat jadwal proyek

• Merekrut dan melatih anggota tim

• Menugaskan anggota tim

• Mengkoordinasikan tugas anggota tim dan sub tim

• Menilai risiko kegagalan

www.amikom.ac.id

Tanggung Jawab Eksternal

• Melaporkan status dan kemajuan proyek

• Membangun hubungan kerja dengan orang yang

dibutuhkan dalam persyaratan sistem

• Membangun hubungan dengan orang yang akan

membangun sistem.

• Bekerja secara langsung dengan klien (sponsor

proyek) dan pemangku kepentingan lainnya

• Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan

mendapatkan sumber daya

Project Manager

www.amikom.ac.id

Fase Project Planning

PENJADWALAN PROYEK

www.amikom.ac.id

Teknik Penjadwalan

1. Pert Chart

2. Gantt Chart

GANTT CHART

www.amikom.ac.id

Gantt Chart

• Gantt Chart dibuat oleh H. L. Gantt yang berfungsi untuk

menggambarkan pekerjaan yang harus dilaksanakan.

• Gantt chart adalah metode sederhana dan powerful yang sering

digunakan dalam merencanakan dan memonitor project atau aktivitas.

• Bentuknya yang sederhana dan mudah dimengerti membuat Gantt

Chart menjadi salah satu metode favorit yang paling banyak digunakan

saat ini

• Gantt Chart menggambarkan sebuah project / aktivitas dengan grafik

batang yang terintegrasi dengan waktu kapan aktivitas tersebut di mulai

dan kapan aktivitas akab berakhir.

www.donni.web.id

Gantt Chart

Lanjutan

• Gantt Chart hanya cocok digunakan untuk proyek proyek dengan skala

kecil hingga menengah.

• Untuk proyek besar dengan aktivitas yang kompleks maka agak sulit

untuk menampilkan semuanya dalam sebuah Gantt Chart.

www.amikom.ac.id

Kelebihan & Kekurangan

• Sederhana dan Umum digunakan sehingga tidak memerlukan

pengetahuan khusus untuk membacanya

• Menyediakan representasi grafis yang mudah dipahami

• Tidak merepresentasikan relasi antar aktivitas

• Tidak memberi gambaran progress yang jelas

• Tidak memberikan informasi mengenai waktu pengerjaan tercepat/terlama

Kelebihan :

Kekurangan :

GANTT CHART TOOL

www.amikom.ac.id

For Windows

• Microsoft Project

www.amikom.ac.id

For MAC

• Agile Agenda dan Merlin 2

www.amikom.ac.id

Online

• Teamgantt

• Teamweek

• Smartsheet

• Gantter

PERT CHART

www.amikom.ac.id

PERT CHART

• Metode PERT atau sering disebut sebagai diagram jaringan, merupakan

sebuah metode yang menggambarkan suatu kegiatan menggunakan

jaring simpul dan arah panah yang kemudian dievaluasi untuk

menentukan kegiatan terpenting dari keseluruhan sebuah proyek.

www.amikom.ac.id

Tujuan PERT :

• Mengurangi penundaan pekerjaan

• Mengurangi gangguan

• Mengurangi konflik produksi

www.amikom.ac.id

PERT CHART

Proyek yang kompleks menggunakan metode PERT (Program Evaluation

Review Technical), maka akan diketahui :

• Kapan proyek selesai

• Bagaimana urut-urutan pekerjaan, kapan mulainya dan kapan

selesainya

• Pekerjaan mana yang paling lama

• Pekerjaan mana yang tertunda

• Pekerjaan mana yang dapat perhatian khusus

www.amikom.ac.id

PERT CHART

• Panah (arrow) yang diggunakan untuk mewakili suatu kegiatan

• Simpul atau (kode) digunakan untuk mewakili suatu kejadian

KET :

• Kegiatan A dan B merupakan kegiatan

• Kegiatan C dikerjakan setelah kegiatan A

• Kegiatan D dikerjakan setelah kegiatan B

• Kegiatan E dikerjakan setelah kegiatan C dan D

www.amikom.ac.id

ATURAN

• Satu kegiatan hanya boleh diwakili satu anak panah

• Tidak ada 2 kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor kejadian dan kepada

kejadian yang sama.

www.amikom.ac.id

ATURAN

• Untuk mengatasi masalah seperti di slide sebelumnya maka harus

dibuat kegiatan dummy : (tidak ada)

www.amikom.ac.id

ATURAN

Untuk menyakinkan hubungan urutan yang benar maka buat daftar

pertanyaan :

• Kegiatan apa yang harus selesai terlebih dahulu sebelum kegiatan

ini dilakukan ?

• Kegiatan apa yang harus mengikuti kegiatan-kegiatan ini ?

• Kegiatan apa yang harus dikerjakan serentak ?

www.amikom.ac.id

CONTOH

• Kegiatan A,B, C kegiatan bersama

• Kegiatan A mendahului kegiatan D

• Kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G

• Kegiatan C mendahului kegiatan G

• Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J

• Kegiatan F mendahului kegiatan I

• Kegiatan G mendahului kegiatan J

www.amikom.ac.id

HASIL

www.amikom.ac.id

Jalur Kritis

• Jalur kritis adalah jalur yang menunjukkan kegiatan dari awal sampai

dengan akhir kegiatan pada diagram jaringan

• Kegiatan kritis adalah kegiatan yang apabila ditunda akan

mempengaruhi waktu penyelesaian proyek.

www.amikom.ac.id

CONTOH

www.amikom.ac.id

PERT CHART

www.amikom.ac.id

Perhitungan Jalur Kritis

• Jalur A,D,H = 10 + 22 + 8 = 40

• Jalur A,D,J = 10 + 22 + 15 = 47

• Jalur B,E,H = 8 + 27 + 8 = 45

• Jalur B, E, J = 8 + 27 + 15 = 50

• Jalur B,F,J = 8 + 27 + 20 = 35

• Jalur B,G,J = 8 + 15 + 15 = 35

• Jalur C,G,J = 12 + 15 + 15 = 42

JADI, Jalur kritisnya adalah :

JALUR B , E , J

DISKUSI

ALUR PENGEMBANGAN

Donni Prabowo M.Kom@donnipra | donnipra.com

DAN PENJADWALAN PROYEK

www.amikom.ac.id

Topik Hari Ini = BAB 1

BAB I Pendahuluan

1. Latar Belakang

2. Rumusan Masalah

3. Tujuan dan Manfaat

4. Alur Pengembangan

5. Penjadwalan Proyek

www.amikom.ac.id

Latar Belakang

Sebuah penelitian dilakukan karena 3 hal:

(1) karena ada masalah yang terlihat atau ditemukan, (2) karena ada fihak yang memesan ke peneliti untuk melakukan kegiatan

penelitian tsb, (3) karena ada peluang yang ingin di raih (biasanya untuk meningkatkan citra atau

meraih kesempatan/keuntungan lebih).

Jika penelitian dilakukan karena point (1), maka sub judul ditulis Latar BelakangMasalah, namun jika penelitian dilakukan karena point (2) dan (3), maka sub judulcukup ditulis dengan Latar Belakang.

www.amikom.ac.id

Rumusan Masalah

Rumusan masalah harus dapat menyimpulkan masalah-masalah yang ada,

dan dipilih salah satu atau beberapa masalah yang akan diselesaikan dalam

penelitian skripsi ini. Masalah yang akan diajukan hendaknya dirumuskan

dalam bentuk kalimat tanya yang tegas dan jelas, untuk menambah

ketajaman masalah. Rumusan masalah harus relevan dengan Latar Belakang

Masalah.

www.amikom.ac.id

Tujuan dan Manfaat

Manfaat penelitian memuat uraian yang menyebutkan secara spesifik

maksud atau tujuan yang hendak dicapai dari penelitian yang dilakukan.

DISKUSI

ALUR PENGEMBANGAN

www.amikom.ac.id

Penjadwalan

DISKUSI KELOMPOK

MERAPAT KE KELOMPOK ANDA

• Gambarkan Alur Pengembangan Produk

Kelompok Kalian

• Buat Penjadwalan sesuai dengan Alur

Pengembangan Produk

• Diskusikan dengan Dosen

www.amikom.ac.id

What the next?

• Pertemuan selanjutnya kita akan diskusikan

mengenai “KEBUTUHAN SISTEM”

• Silahkan pelajari di rumah/kos terlebih dahulu.

See You …“stay hungry stay foolish” - Steve Jobs