standar operasional prosedur -...

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN

UNIVERSITAS ISKANDARMUDA BANDA ACEH

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL 2016

152

Kode. Dokumen : UNIDA/PP/SOP/03.001 No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 10 Desember 2016 Halaman : 1 dari 6

PERINGATAN Dokumen ini adalah milik Universitas Iskandarmuda dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun

dibuat salinannya tanpa seijin Badan Penjaminan Mutu Universitas

Alamat : Jalan Kampus Unida No. 15, Telp. (0651) 44414 / Fax. (0651) 44413 Banda Aceh 23234 – Indonesia

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS ISKANDARMUDA

Prosedur Penerbitan Kartu Anggota Perpustakaan UNIDA/PP/SOP/03.001


153

UNIVERSITAS ISKANDARMUDA No Dok : UNIDA/PP/SOP/03.001Tanggal Terbit : 10 Desember 2016

Prosedur Penerbitan Kartu Anggota Perpustakaan

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 6

PENGESAHAN

Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh: BPMU Wakil Rektor – I Rektor

Dr. Ir. Nasrullah, MT., M.Si

Drs. T. Syarifuddin, M.Si

Prof. Dr. Syafei Ibrahim, M.Si. NIDN. 0129065702 NIDN. 0003096101 NIDN. 0018045503

154



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 6

1. TUJUAN

SOP ini dibuat sebagai pedoman untuk membantu, mendorong, dan menunjang kelancaran proses belajar mahasiswa sehingga dapat menyelesaikan studinya tepat waktu.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur kegiatan yang meliputi prosedur pendaftaran keanggotaan perpustakaan untuk mahasiswa baru, mahasiswa lama, dosen, dan umum dan persayaratan yang harus dipenuhi untuk menjadi santri dan atau santriwati Pesantren Mahasiswa Universitas Iskandarmuda.

3. DEFINISI 3.1 Perpustakaan : Institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau

karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

3.2 Pustakawan : seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan

3.3 Pemustaka : pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan perpustakaan.

3.4 Bahan perpustakaan : semua hasil karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam. 3.5 Keanggotaan : Orang (mahasiswa, dosen, umum) yg telah menjadi bagian

dalam perpustakaan Universitas Iskandarmuda

4. INDIKATOR KEBERHASILAN: Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

5. PENGGUNA

5.1 Rektor 5.2 Wakil Dekan I 5.3 Wakil Dekan III 5.4 Kepala Tata Usaha 5.5 Bendahara 5.6 Bagian Akademik 5.7 Bagian Pendaftaran

155

5.8 Dosen 5.9 Karyawan 5.10 Mahasiswa 5.11 Umum

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Anggota Perpustakaan Universitas Iskandarnuda terdiri dari unsur internal dan

eksternal 6.2 Unsur internal meliputi mahasiswa baru, mahasiswa, dosen dan karyawan. 6.3 Unsur eksternal adalah orang diluar civitas akademika Universitas Iskandarmuda

yang ingin menjadi anggota perpustakaan Universitas Iskandarmuda 6.4 Persyaratan keanggotaan bagi mahasiswa S-1, yaitu mengisi formulir pendaftaran,

dan menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3X4 sebanyak 1 (satu) lembar. 6.5 Bagi mahasiswa S-2 dan S-3 yaitu mengisi formulir pendaftaran, menyerahkan

pas foto berwarna ukuran 3X4 sebanyak 1 (satu) lembar, menunjukkan bukti KTM/SPP, membayar iuran anggota perpustakaan sebesar Rp. 5.000,-,

6.6 Bagi dosen dan karyawan, yaitu menyerahkan foto copy SK/Surat Tugas, menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3×4 sebanyak 1 lembar bagi keanggotaan baru, masa berlaku keanggotaan selama satu semester, dan melakukan herregistrasi keanggotaan setiap semester

6.7 Sedangkan persyaratan keanggotaan umum dari luar instansi Universitas Iskandarmuda mencakup; menyerahkan surat pengantar dari instansi/perguruan tinggi tempat ia belajar/mengajar, menunjukkan kartu jati diri berupa KTP, SIM atau kartu mahasiswa yang berlaku, menyerahkan pas foto berwarna ukuran 3X4 sebanyak 1 (satu) lembar, membayar iuran anggota perpustakaan sebesar Rp. 10.000,-,

7. PROSEDUR:

6.1 Calon Anggota perpustakaan Universitas Iskandarmuda datang ke bagian

pendaftaran perpustakaan Universitas Iskandarmuda dengan membawa persyaratan yang dibutuhkan

6.2 Bagian Pendaftaran membagikan formulir pendaftaran kepada calon anggota perpustakaan

6.3 Calon anggota mengisi formulir dan melengkapi persyaratan yang diminta 6.4 Bagian Pendafataran memproses pendaftaran dengan mengecek persyaratan 6.5 Jika calon Anggota telah memenuhi persyaratan bagian pendaftaran kemudian

menerbitkan Kartu Anggota Perpustakaan Universitas Iskandarmuda

8. FLOW CHART :



No. Revisi : 00

Halaman : 5 dari 6

156



No. Revisi : 00

Halaman : 6 dari 6

NO Aktivitas Pelaksana MutuBaku

CalonanggotaPerpus

BagianPendaftaran

Syarat/perlengkapan

waktu Output

1MembawaPersayaratanuntukmenjadianggotaperpustakaanUnida

2 DatangkebagianpendaftaranperpustakaanUnida

3MembagikanFormulirPendaftarankepadacalonanggotaperpustakaan

4

Mengisiformulir FormulirPendftaranAnggotaBaru

5Melengkapipersyaratan syarat2

pendaftaran

6

MengecekFormulirKelengkapansyarat

Formulirdansyarat2pendaftaran

7 MenerbitkanKartuTandaAnggota

KTA

8mendapatkanKTAdanresmimenjadianggotaperpustakaanUnida

KTA

9. DOKUMEN TERKAIT

8.1. Formulir pendaftaran anggota baru perpustakaan Universitas Iskandarmuda 8.2. Fotokopi KTA anggota

157






Prosedur Proses Pengolahan Bahan Pustaka UNIDA/PP/SOP/03.002


158


Prosedur Proses Pengolahan Bahan Pustaka

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





159



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Prosedur mutu Pengolahan Bahan Pustaka ini dimaksud sebagai arahan dan pedoman secara teknis bagi Pustakawan, dan tenaga teknis perpustakaan dalam rangka melaksanaan pengolahan bahan pustaka Perpustakaan Unievrsitas Iskandarmuda.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur mutu Pengolahan Bahan Pustaka ini mencakup segala aktivitas yang berkenaan dengan pengolahan bahan pustaka mulai dari persiapan, pelaksanaan, sampai pada pengiriman koleksi kepada bagian layanan.

3. INDIKATOR KEBERHASILAN

Proses ini dianggap berhasil apabila semua tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

4. PENANGGUNG JAWAB

4.1 Kepala Pusat Perpustakaan bertanggung jawab:

a. Menetapkan pedoman pelaksanaan pengolahan bahan pustaka b. Menetapkan Koordinator Teknis dan Pelaksana Teknis

4.2 Koordinator Teknis bertanggung jawab: a. Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan, pengolahan, dan perawatan bahan

pustaka. b. Memberikan arahan teknis dan memonitor jalannya proses pengadaan,

pengolahan, dan perawatan bahan pustaka. 5. KETENTUAN UMUM

Pengolahan harus dilakukan oleh tenaga yang memiliki kualifikasi dan kompetensi sebagai berikut: 1. Mampu melakukan Analsis Subjek, 2. Mampu menentukan nomor klasifikasi, tajuk subjek dan kata kunci 3. Mampu merumuskan diskripsi bibliografi 4. Memahami translitrasi 5. Mampu melakukan inputing data kedalam data base

6. PROSEDUR:

6.1 Pelaksana 1 Menerima koleksi dari pembelian, sumbangan atau hadiah 6.2 Pelaksana 1 memeriksa koleksi apakah layak untuk dilayankan atau tidak 6.3 Pelaksana 1 Mencatat setiap koleksi pada buku induk/registrasi 6.4 Pelaksana 1 Memberi stempel kepemilikan dan stempel identitas pada bahan

160



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4

pustaka

6.5 Pelaksana 1 Memberi nomor induk/registrasi pada setiap bahan 6.6 Pelaksana 1 Memasang nomer barcode pada setiap bahan pustaka. 6.7 Pelaksana 1 Memasang title tape/tanda pengaman pada setiap bahan pustaka 6.8 Pelaksana 1 Menyerakhan koleksi yang disertai lembar kerja kepada pelaksana 6.9 Pelaksana 2 Menerima koleksi dan lembar kerja dari pelaksana 1 6.10 Pelaksana 2 Memeriksa judul koleksi pada database, jika sudah ada Mencatat

nomor panggil koleksi dan melakukan inputing, 6.11 Pelaksana 2 Membuat deskripsi bibliografi jika koleksi belum ada. 6.12 Pelaksana 2 Menentukan Tajuk Entri Utama dan Tajuk Entri Tambahan 6.13 Pelaksana 2 Membuat analisis subjek. 6.14 Pelaksana 2 Menentukan Tajuk Subjek dan kata kunci 6.15 Pelaksana 2 Menentukan nomor klasifkasi. 6.16 Pelaksana 2 Menentukann nomor panggil. 6.17 Pelaksana 2 Menginput data bibliografi ke dalam database. 6.18 Pelaksana 1 Menerima koleksi yang telah terinput dari pelaksana 2 6.19 Pelaksana 1 Mencetak nomor panggil dan slip tanggal kembali 6.20 Pelaksana 1 Menempelkan nomor panggil (call number) atau label dan slip

tanggal kembali pada koleksi 6.21 Pelaksana 1 Memberi sampul pada koleksi dan menyerahkan kepada koordinator

teknis untuk diperiksa 6.22 Koordinator teknis memeriksa Koleksi, jika sudah benar maka koleksi siap

dikirim ke bagian layanan, jika belum benar maka dikembalikan kepada pelaksana 1 atau 2

6.23 Pelaksana 1 Mengirimkan koleksi ke bagian layanan

161






Prosedur Peminjaman CD / VCD dan Kaset UNIDA/PP/SOP/03.003


162


Prosedur Peminjaman CD / VCD dan Kaset

No. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





163



No. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Sebagai pedoman peminjaman koleksi CD/VCD dan kaset pada Self Access Center (SAC) Universias Iskandarmuda

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur peminjaman koleksi CD/DVD dan kaset di Self Access Center (SAC) Universitas Iskandarmuda

2.2 Pihak-pihakyang terkait dengan peminjaman koleksi CD/DVD dan kaset di Self Access Center

3. DEFINISI

3.1 SAC : Self Access Center

4. INDIKATOR KEBERHASILAN:


5. PENANGGUNG JAWAB

5.1 Staf SAC bertanggung jawab untuk melayani peminjaman koleksi CD/VCD dan

kaset 6. KETENTUAN UMUM

6.1 Peminjaman berlaku bagi anggota SAC dan segenap dosen serta karyawan di

lingkungan Universitas Iskandarmuda 6.2 Koleksi tidak boleh dibawa keluar

7. PROSEDUR:

7.1 Peminjam menyerahkan kartu membership kepada petugas 7.2 Peminjam mencatat judul CD di buku peminjaman 7.3 Petugas menyerahkan CD yang dipinjam

8. FLOW CHART :

164



No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4


stafPeminjam

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1 Peminjammenyerahkankartumembershipkepadapetugas

Kartumember

2PeminjammencatatjudulCDdibukupeminjaman

Bukupeminjaman

3

PetugasmenyerahkanCDyangdipinjam

CD,VCD,Kaset

9. DOKUMEN TERKAIT

9.1. Kartu Anggota 9.2. Buku peminjaman

165






Prosedur Peminjaman Koleksi Buku UNIDA/PP/SOP/03.004


166


Prosedur Peminjaman Koleksi BukuNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





167



Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Sebagai pedoman peminjaman koleksi buku pada Self Access Center (SAC) Universias Iskandarmuda

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur peminjaman koleksi buku di Self Access Center (SAC) Universitas Iskandarmuda

2.2 Pihak-pihakyang terkait dengan peminjaman koleksi buku di Self Access Center

3. DEFINISI 3.1 SAC : Self Access Center



5. PENANGGUNG JAWAB

5.1 Staf SAC bertanggung jawab untuk melayani peminjaman koleksi CD/VCD dan

kaset 6. KETENTUAN UMUM

6.1 Peminjaman berlaku bagi anggota SAC dan segenap dosen serta karyawan di

lingkungan Universitas Iskandarmuda 6.2 Masa peminjaman selama 7 hari dan bisa diperpanjang sebanyak 2 kali.

7. PROSEDUR:

7.1 Peminjam menyerahkan kartu membership kepada petugas 7.2 Peminjam mencatat data buku dalam buku peminjaman 7.3 Petugas memberikan struk peminjaman 7.4 Petugas menyerahkan CD yang dipinjam

8. FLOW CHART :

168



Halaman : 4 dari 4


stafPeminjam

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1 Peminjammenyerahkankartumembershipkepadapetugas

Kartumember

2Peminjammencatatdatabukudibukupeminjaman

Bukupeminjaman

4Petugasmemberikanstrukpeminjaman

Strukpeminjaman

3Petugasmenyerahkanbukuyangdipinjam

buku

9. DOKUMEN TERKAIT

9.1. Kartu Anggota 9.2. Buku peminjaman

169






Prosedur Pendaftaran Anggota Baru UNIDA/PP/SOP/03.005


170


Prosedur Pendaftaran Anggota BaruNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





171


Prosedur Pendafttaran Anggota BaruNo. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Sebagai pedoman pendataan mahasiswa dalam pemanfaatan fasilitas Self Access Center (SAC) Universias Iskandarmuda

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur pendaftaran anggota baru bagi mahasiswa yang ingin menjadi anggota SAC

2.2 Pihak-pihak yang terkait dengan pendaftaran anggota baru di Self Access Center




5. PENANGGUNG JAWAB

5.1 Staf SAC bertanggung jawab untuk mendaftar mahasiswa sebagai anggota SAC

6. KETENTUAN UMUM

6.1 Keanggotaan SAC bagi mahasiswa berlaku selama studi di Unida 6.2 Keanggotaan SAC dari luar Unida berlaku selama masa yang tercantum dalam

kartu

7. PROSEDUR: 7.1 Calon anggota mengambil formulir pendafaran di kanor SAC 7.2 Calon anggota mengisi formulir pendaftaran kemudian menyerahkan kepada

petugas dengan menyertakan 1 lmbr foto 3x4 dan uang pendaftaran 7.3 Petugas mencatat biodata pendaftar pada buku induk anggota 7.4 Calon anggota menerima surat bukti pendaftaran

8. FLOW CHART :

172


Prosedur Pendaftaran Anggota Baru No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4


staf Mahasiswa

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1CalonanggotamengambilformulirpendafarandikanorSAC

Formulirpendaftaran

2

Calon anggota mengisiformulir pendaftarankemudian menyerahkankepada petugas denganmenyertakan 1 lmbr foto 3x4danuangpendaftaran

Formulirpendaftaran

3

Petugas mencatat biodatapendaftar pada buku indukanggota

Bukuinduk

4

CalonanggotamenerimasuratbuktipendafatarandarisafSAC

Buktipendaftaran

9. DOKUMEN TERKAIT

9.1. Blanko pendaftaran 9.2. Buku Induk Anggota

173






Prosedur Pengumpulan Skripsi dan Tesis UNIDA/PP/SOP/03.006


174


Prosedur Pengumpulan Skripsi dan TesisNo. Revisi : 00

Halaman : 2 dari 4

PENGESAHAN





175


Prosedur Pengumpulan Skripsi dan TesisNo. Revisi : 00

Halaman : 3 dari 4

1. TUJUAN

Sebagai pedoman dalam pengumpulan skripsi dan tesis dalam rangka publikasi hasil penelitian.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur pengumpulan skripsi dan tesis dalam rangka publikasi hasil penelitian 2.2 Pihak-pihak yang terkait dengan pengumpulan skripsi dan tesis dalam rangka

publikasi hasil penelitian




5. PENANGGUNG JAWAB

5.1 Staf SAC bertanggung jawab untuk memberi surat keterangan elah

mengumpulkan skripsi dan tesis. 6. KETENTUAN UMUM

6.1 Pengumpulan abstrak berlaku bagi semua mahasiswa Universitas Iskandarmuda

yang telah dinyatakan lulus

7. PROSEDUR: 7.1 Mahasiswa menyerahkan 1 eksemplar skripsi/tesis 7.2 Mahasiswa mencatat nama, NIM, dan judul skrpsi/tesis dalam buku induk 7.3 Petugas memberi surat bukti telah mengumpulkan skrpsi/tesis

8. FLOW CHART :

176


Prosedur Pengumpulan Skripsi dan Tesis

No. Revisi : 00

Halaman : 4 dari 4


staf Mahasiswa

Syarat/perlengka

panwaktu Output

1 Menyerahka1eksemplarskrpsi/tesis

Skripsi/tesis

2

Mahasiswa mencatat Nama,NIM,dan Judul skripsi/tesisdibukuinduk

Bukudaftar

3

Petugas memberi surat buktitelahmengumpulkanskripsi/tesis

Suratketerangan

9. DOKUMEN TERKAIT

9.1. surat keterangan 9.2. Buku arsip

standar operasional prosedur -...

Documents