STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

IZIN PENYELENGGARAAN KEGIATAN PADA MASA PANDEMI COVID-19

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan agar proses penyelenggaraan kegiatan, baik di dalam lingkungan maupun di luar lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta pada masa Pandemi Covid-19 dapat berjalan secara efektif dan efisien, serta dapat terdokumentasikan dengan baik.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini berlaku di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta. 2.2 Prosedur ini mencakup prosedur permohonan ijin penyelenggaraan kegiatan. 2.3 Sanksi yang diberikan apabila tidak sesuai dengan prosedur.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

3.1 Pimpinan adalah Pimpinan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang terdiri dari

Rektor, Wakil Rektor, serta Sekretaris Universitas. 3.2 Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 adalah lembaga yang didirikan

oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta guna menjalankan Mitigasi Covid-19 dengan sistem manajemen yang dirancang untuk memungkinkan efektif, manajemen insiden efisien dengan mengintegrasikan kombinasi fasilitas, peralatan, personel, prosedur, dan komunikasi.

3.3 Permohonan Ijin Penyelenggaraan Kegiatan adalah surat permohonan yang dibuat oleh pemohon untuk menyelenggarakan kegiatan pada masa Pandemi Covid-19, yang ditandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris Panitia, dan Pimpinan Unit Kerja/Pejabat Struktural Fakultas/ Pejabat Struktural yang terkait.

3.4 Pemohon adalah Unit Kerja/UKM/Lembaga Mahasiswa/Panitia Kegiatan di lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang mengirimkan surat permohonan tentang suatu hal tertentu sesuai dengan kebutuhannya.

3.5 Narahubung (CP) adalah seseorang yang dapat dihubungi untuk memberikan suatu informasi.

3.6 Term of Reference (TOR) adalah dokumen yang menginformasikan gambaran umum dan penejlasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dicapai.

3.7 Self Assessment adalah kuesioner yang berisi data diri dan beberapa pertanyaan yang dipergunakan untuk pendeteksi dini risiko Covid-19 dan tracing kasus.

4. REFERENSI/RUJUKAN

4.1 Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah;

4.2 Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Penelitian dan Pengembangan (Diktilitbang) Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor: 0148/KTN/I.3/D/2020 tentang Statuta Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Tahun 2020;

4.3 Peraturan Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Nomor: 001/PR-UMY/III/2020 tentang Kebijakan Mitigasi Corona Virus Disease (COVID-19) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;

4.4 Peraturan Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Nomor: 009/PR-UMY/VIII/2020 tentang Protokol Kesehatan Selama Di Lingkungan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;

4.5 Protokol Kegiatan Ekstrakulikuler Bagi Mahasiswa Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

5. PIHAK TERKAIT

5.1 Wakil Rektor Bidang Akademik; 5.2 Kepala Pengendalian Lapangan Satuan Tugas Incident Command System (ICS)

Mitigasi Covid-19; 5.3 Pimpinan Unit Kerja/Pejabat Struktural Fakultas/ Pejabat Struktural yang terkait; 5.4 Panitia Kegiatan; 5.5 Kantor Sekretariat Universitas/Rektorat;

6. DOKUMEN TERKAIT

6.1 Prosedur Permohonan 6.2 Contoh Surat Permohonan

7. PROSEDUR

A. PERMOHONAN IZIN PENYELENGGARAAN KEGIATAN

Panitia penyelenggara kegiatan wajib mengirimkan Surat Permohonan Izin

Penyelenggaraan Kegiatan dengan prosedur sebagai berikut:

1. Panitia penyelenggara kegiatan mengirimkan Surat Permohonan Izin

Penyelenggaraan Kegiatan kepada Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta, maksimal 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan

kegiatan (hari H) yang diserahkan ke Kantor Sekretariat Universitas/Rektorat.

2. Surat Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan sebagaimana dimaksud

dalam angka 1 di atas, ditembuskan kepada Kepala Pengendalian Lapangan

Satuan Tugas Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 Universitas

Muhammadiyah Yogyakarta.

3. Ketentuan Surat Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan sebagaimana

dimaksud dalam angka 1 di atas, adalah sebagai berikut:

a. Wajib mencantumkan jumlah Panitia, Peserta, dan Tamu Undangan;

b. Wajib mencantumkan Nomor Telp./HP Narahubung (CP) Panitia Kegiatan;

c. Surat wajib ditandatangani oleh Ketua Panitia Kegiatan dan dengan

mengetahui Pimpinan Unit Kerja/Pejabat Struktural Fakultas/ Pejabat

Struktural yang terkait yang berkaitan;

d. Melampirkan:

1) Term Of Reference (TOR), yang setidak-tidaknya berisi:

a) Nama Kegiatan;

b) Waktu Pelaksanaan Kegiatan (Hari, Tanggal, Jam, Tempat);

c) Rundown Kegiatan.

2) Data Panitia, Peserta, dan Tamu Undangan dengan rincian sebagai

berikut:

a) Nama Lengkap;

b) Nomor Induk Mahasiswa (NIM);

c) Asal Instansi;

d) Nomor Induk Kependudukan (NIK);

e) Alamat Asal (Tempat Tinggal);

f) No. Telp./HP Aktif.

3) Surat pernyataan Ketua Panitia, yang menyatakan bahwa seluruh Panitia,

Peserta, dan Tamu Undangan bersedia untuk mematuhi seluruh protokol

kesehatan yang berlaku di lingkungan Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta.

4. Panitia, Peserta, dan Tamu Undangan wajib mengisi form Self Assessment dari

Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 Universitas Muhammadiyah

Yogyakarta di link : http://bit.ly/SelfAssessmentCovid-19UMY maksimal 2 (dua)

hari sebelum pelaksanaan kegiatan.

• u MY UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA

Te.ak..ditasi A. N 5237/SXtR4N-PTIAkrdIPTIxIu$2017 _______________

INCIDENT COMMAND SYSTEM (ICS) MITIGASI COVID-19

B. KETENTUAN SANKSI

Apabila selama kegiatan berlangsung, Panitia, Peserta, dan Tamu Undangan diketahui tidak menjalankan protokol kesehatan yang berlaku di lingkungan

Universitas M uhammadiyah Yogyakarta, serta telah mendapatkan tegura n sebanyak 3 (tiga) kali oleh Petugas Penegak Disiplin yang berjaga, maka Incident

Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

akan memberikan sanksi berupa Pemberhentian Kegiatan

Ditetapkan di : Yogyakarta Pada Tanggal 13 Rabi'ul Awwal 1442 H

300ktober 2020M

Penanggung Jawab

S s ICS Mitigasi COVID-19 UMY

amta, S.T., M.T., IPM.

ADDRESS

Kanipus UMY

ii. Brawijaya . Tamantirto

Kasihan . Bantul . Yogyakarta 55183

CONTACT ACCREDITATION ACHIEVEMENT

Fax *62 274 387646 Ext.

103

Errail : rektorat@umy.ac.td .

www.unay.ac.Id

I I -

Contoh Surat Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan

Yogyakarta, 01 Oktober 2020 Nomor : 001/A.1-VIII/HIMA UMY/X/2020 Perihal : Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan Lampiran : 1 (satu) bendel

Kepada Yth. Dr. Ir. Sukamta, S.T., M.T., IPM. Wakil Rektor Bidang Akademik Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Di Tempat

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Teriring salam dan do’a kami haturkan semoga Bapak senantiasa mendapat limpahan rahmat dari Allah SWT khususnya dalam menjalankan aktifitas sehari-hari. Aamiin

Sebagai informasi, Himpunan Mahasiswa Akuntansi (HIMA) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Insyaa Allah akan menyelenggarakan kegiatan Musyawarah Besar Anggota pada :

Hari, Tanggal : Sabtu, 10 Oktober 2020 Waktu : 10.00 – 13.00 WIB Tempat : Ruang Sidang Gedung Ar. Fachruddin B Lantai 5

Kampus Terpadu Universitas Muhammadiyah Yogyakarta

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami bermaksud untuk mengajukan Permohonan Izin Menyelenggarakan Kegiatan. Adapun jumlah panitia, peserta, dan tamu undangan yang akan mengikuti kegiatan tersebut sebanyak 30 (tiga puluh) orang.

Bersamaan dengan surat ini, kami juga melampirkan: 1. Term of Reference (ToR) kegiatan Musyawarah Besar Anggota; 2. Data Panitia, Peserta, dan Tamu Undangan; 3. Surat Pernyataan Bersedia Mematuhi Protokol Kesehatan. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan terkabulnya permohonan ini, kami

ucapkan terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Ketua

(TTD)

Ayu Puspita Sari

Sekretaris

(TTD)

Delila Azmi Zakiah Ahmad Mengetahui

Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

(TTD)

Rizal Yaya, S.E., M.Sc., Ph.D., Ak., CA.

Tembusan : - Kepala Pengendalian Lapangan Incident Command System (ICS) Mitigasi Covid-19 UMY

Contact Person : Astari Wibawanti (0812-3456-7890)