standar operasional prosedur - …bpm.umsida.ac.id/wp-content/uploads/2017/04/sop-perpus-baru... ·...
TRANSCRIPT
1
2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PERPUSTAKAAN
1. Perpustakaan:
Adalah sebuah ruangan bagian dari sebuah gedung atau gedung itu sendiri
yang digunakan sebagai tempat menyimpat buku dan terbitan lainnya yang
disimpan dan ditata menurut sistem tertentu untuk dimanfaatkan informasinya.
2. Perpustakaan Perguruan Tinggi:
Adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi dengan tujuan
utama membantu mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi ( Pendidikan, Penelitian
dan Pengabdian pada Masyarakat ).
3. Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi:
a. Melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai yang
menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi.
b. Melayani staf / dosen dalam persiapan bahan perkuliahan.
c. Melayani para peneliti yang tergabung dalam perguruan tinggi.
d. Menambah khazanah kekayaan rohaniah pembaca melalui bacaan ringan
yang bersifat menghibur / rekreatif.
4. Tugas Perpustakaan :
Mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menelusuri serta menyebarluaskan
ilmu dan informasi yang terkandung dalam koleksi / bahan pustaka yang dimiliki
serta memberikan bimbingan pada pemakai.
5. Tujuan Perpustakaan :
a. Penyimpanan, artinya perpustakaan bertugas menyimpan koleksi yang
diterimanya.
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 1 Dari 86
3
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 2 Dari 86
b. Penelitian, artinya perpustakaan bertugas menyediakan buku untuk
keperluan penelitian.
c. Informasi, artinya perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan oleh
pemakai.
d. Pendidikan, artinya perpustakaan merupakan tempat belajar seumur hidup.
e. Kultural, artinya perpustakaan menyimpan khazanah budaya bangsa atau
masyarakat.
6. Jenis Koleksi Perpustakaan :
Koleksi perpustakaan UMSIDA dapat berupa monograph (koleksi cepat/buku)
dan elektronik seperti kaset, keping CD dan disket.
Untuk koleksi monograph dibagi dalam beberapa kelompok yaitu:
a. Koleksi Referensi
Koleksi ini disebut juga rujukan atau acuan yaitu koleksi yang
memberikan informasi tentang sesuatu secara singkat, menyeluruh dalam
lingkupnya. Koleksi ini tidak perlu dibaca secara menyeluruh sebagaimana
pada buku teks. Karena itu koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat dan tidak
untuk dipinjam keluar.
Yang termasuk koleksi referensi diantaranya adalah
Kamus Abstrak
Ensiklopedia Terbitan Pemerintah
Buku Tahunan Atlas
Direktori Almanak
Handbook Buku-buku sumber geografi
Indeks Biografi
b. Koleksi Tandon / Cadangan
Sesuai dengan namanya, koleksi ini dimaksudkan apabila buku teks telah
habis terpinjam, masih ada satu koleksi cadangan yang bisa dibaca ditempat
sehingga tidak untuk dipinjamkan keluar.
4
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 3 Dari 86
c. Koleksi Periodikal
Yang termasuk koleksi periodikal atau yang juga disebut koleksi
terbitan berkala antara lain berupa :
Jurnal Surat Kabar
Buletin Majalah
Warta • Indeks
Media Abstrak
Brosur / Pamflet Laporan
d. Koleksi Buku Teks
Koleksi ini terdiri dari berbagai disiplin ilmu yang telah dikelompokkan
kedalam berbagai subyek. Koleksi ini biasanya digunakan sebagai bahan ajar,
penataran, kuliah dan dapat dipelajari secara mandiri. Koleksi ini dapat
dipinjamkan keluar dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
e. Koleksi Proyek Akhir Dan Karya Ilmiah
Koleksi ini merupakan kumpulan hasil penelitian dan proyek akhir dari
mahasiswa UMSIDA serta hasil penelitian dosen. Koleksi ini hanya dapat
dibaca ditempat.
7. Struktur Organisasi Perpustakaan
Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan Unit Pelaksana Teknis yang
bersifat mandiri dan terkoordinasi langsung dibawah Wakil Rektor I. Kepala
Perpustakaan bertanggung jawab pada Wakil Rektor 1 dan mengepalai 3 unit
kerja di Perpustakaan, yaitu Administrasi dan Keuangan, Pelayanan Teknis dan
Pelayanan Pemakai. Tiap unit kerja dipimpin oleh seorang Kepala Sie (KASIE)
yang bertanggung jawab terhadap beberapa sub unit kerja, dengan struktur seperti
dibawah ini :
5
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 4 Dari 86
GARIS KOMANDO
GARIS KERJASAMA
REKTOR
WAKIL REKTOR I
KA. PERPUSTAKAAN
KOORDINATORADM. & KEUANGAN
KOORDINATORPELAYANAN PEMAKAI
KOORDINATORPELAYANAN TEKNIS
PELAYANANSIRKULASI
PELAYANAN REFERENSI
BIMBINGANPEMAKAI
PENGAWASAN
PERAWATAN &PENGEMB. OTOMASI
BAGIANPENGADAAN
BAGIANPENGOLAHAN
BAGIANPRESERVASI
8. Rincian Tugas Tiap Bagian dalam Struktur Organisasi Perpustakaan
8.1. Kepala Perpustakaan
a. Membuat Rencana Strategis bagi pengembangan perpustakaan
b. Menetapkan Program Kerja dan Prioritasnya untuk pengembangan
perpustakaan
b. Menetapkan Kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan kegiatan dalam
perpustakaan
c. Mengusahakan adanya dana bagi kegiatan dalam perpustakaan.
d. Mengatur dan mengkoordinir seluruh kegiatan perpustakaan
e. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian kegiatan perpustakaan
6
f. Membuat laporan pertanggung jawaban kepada Wakil Rektor I
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 5 Dari 86
8.2. Koordinator Administrasi dan Keuangan
a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan sistem administrasi dan
keuagan.
b. Melakukan Koordinasi tugas dengan Unit Kerja Pelayanan Teknis dan
Pelayanan Pemakai
c. Mengatur dan Mengkoordinir tugas-tugas dibagian administrasi dan
keuangan
d. Membuat laporan keuangan yang berkaitan dengan penerimaan keuangan
Perpustakaan
e. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan
mengenai administrasi dan keuangan perpustakaan
8.2.1. Administrasi
a. Menerima surat masuk
b. Mengetik surat keluar
c. Memberi nomor agenda untuk surat masuk dan surat keluar
d. Mengarsip serta menginventarisir surat masuk dan surat keluar
e. Menerima pendaftaran anggota baru dan mengarsip data anggota
f. Mencetak kartu anggota dan kartu peminjaman untuk anggota baru
g. Menerima dan menginventarisasi tambahan buku baru, sumbangan /
hadiah, majalah dan surat kabar.
h. Menerima serta mencetak bukti sumbangan alumni, skripsi/tugas akhir
mahasiswa dan menginventarisasi kedalam buku induk
i. Memberi stempel identitas perpustakaan atas semua koleksi bahan pustaka
j. Mencetak surat bebas pinjam
k. Mencetak surat penagihan atas koleksi yang terlambat dikembalikan
8.2.2 Keuangan
a. Merekap penerimaan uang denda, buku saku anggota, surat pengantar dan
kartu super.
b. membuat laporan pertanggungjawaban
7
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 6 Dari 86
8.3. Koordinator Pelayanan Teknis
a. Merancang program kerja yang berkaitan dengan pelayanan teknis dalam
Perpustakaan
b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan
pelayanan teknis
c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan teknis
d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan teknis
d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan
Perpustakaan
e. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di
unit Pelayanan Teknis
f. Membuat Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan
8.3.1. Otomasi
a. Membuat desain WEB Perpustakaan
b. Menyempurnakan Software Sistim Otomasi Perpustakaan
c. Mengembangkan Digilib dan MDLN
d. Membuat dan Mengembangkan Software Repository Institusi
e. Memelihara kabel jaringan perpustakaan
8.3.2. Pengadaan
a. Merekap dan mengecek data pemesanan bahan pustaka
b. Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan
c. Melakukan pemesanan buku / literatur, majalah dan surat kabar baru
8.3.3. Pengolahan
a. Menentukan katalogisasi, klasifikasi dan tajuk subyek atas bahan pustaka
baru
b. Mencetak kartu katalog
c. Mengentri data pada komputer atas bahan pustaka yang baru
d. Membuat label, kartu buku, kantong kartu buku dan menempel slip tanggal
kembali pada bahan pustaka baru
8
e. Membuat indeks atas majalah
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 7 Dari 86
f. Membuat Abstrak pada bahan pustaka
g. Menempatkan bahan pustaka pada raknya setelah selesai diolah
h. Membuat laporan statistik jumlah koleksi
8.3.4. Preservasi
a. Melakukan penyiangan terhadap bahan pustaka yang rusak
b. Melakukan perbaikan terhadap bahan pustaka yang rusak
c. Melaksanakan pelestarian terhadap kandungan bahan pustaka dengan
melakukan proses alih digital terhadap bahan pustaka
c. Melakukan laporan pertanggungjawaban kepada Kepala Pelayanan Teknis
8.4. Koordinator Pelayanan Pemakai
a. Membuat program kerja yang berkaitan dengan pelayanan pemakai
b. Memutuskan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan pengembangan
pelayanan pemakai
c. Mengkoordinasi tugas-tugas di unit kerja pelayanan pemakai
d. Memastikan kegiatan berjalan dengan lancar di unit pelayanan pemakai
d.. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lainnya dalam pengembangan
Perpustakaan
e. Membuat survey kepuasan pengguna
f. Mengkordinir sarana media saran dan kritik
g. Membuat Rekap Data maupun Statistik yang berkaitan dengan kegiatan di
unit Pelayanan Pemakai
h. Melakukan Pertanggungjawaban kepada Kepala Perpustakaan
8.4.1. Sirkulasi
a. Melayani peminjaman, pengembalian dan perpanjangan bahan pustaka
b. Mengatur kartu buku dan kartu peminjaman sesuai tempatnya
c. Membuat laporan statistik peminjam dan koleksi yang dipinjam
d. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai
e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian pinjaman
9
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 8 Dari 86
f. Memeriksa data pinjaman mahasiswa, mencabut kartu peminjaman dan
menarik kartu anggota bagi mahasiswa yang akan diwisuda, cuti dan atau
mengundurkan diri
g. Mengembalikan koleksi yang telah selesai dipinjam ke dalam raknya
8.4.2 Layanan Referensi
a. Memberikan rujukan referensi
b. Melayani penelusuran informasi dan bimbingan pemakai
c. Memberikan layanan silang layan terhadap koleksi referensi
d. Memberikan peminjaman dan pengembalian koleksi referensi
e. Menarik denda atas keterlambatan pengembalian
8.4.3. Bimbingan Pemakai
a. Memberikan pendidikan literasi terhadap pengguna perpustakaan
b. memberikan informasi mengenai koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan
8.4.4. Pengawasan
a. Mengawasi ruangan dan keamanan koleksi serta pengunjung perpustakaan
b. Memeriksa keluar masuknya koleksi sesuai prosedur sirkulasi
c. Mengambil surat kabar yang dilanggan, menempatkan pada rak dan
setelah lewat tanggal, mengurutkan sesuai tanggal dan bulannya untuk
kemudian diserahkan pada bagian penjilidan surat kabar
d. Membuat laporan statistik pengunjung
10
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 9 Dari 86
9. Visi dan Misi
9.1 Visi
Sebagai fasilitator utama Universitas Muhammadiyah Sidoarjo untuk menjadi
perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020 dalam pelestarian,
penelusuran dan pemberdayaan informasi yang menunjang kegiatan belajar
mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat.
9.2 Misi
1. Menyediakan sumber-sumber informasi keilmuan.
2. Menyediakan sumber-sumber informasi keislaman dan
kemuhammadiyahan.
3. Memberikan layanan informasi keilmuan, keislaman dan
kemuhammadiyahan yang dapat memperluas kegiatan belajar mengajar
penelitian.
4. Mengembangkan upaya pemberdayaan informasi yang telah dimiliki
perpustakaan untuk civitas akademika, alumni dan masyarakat dalam
kaitannya dengan konsep belajar seumur hidup.
5. Mengorganisasikan informasi agar mudah untuk ditemukan kembali baik
secara manual maupun berbasis teknologi informasi.
6. Mewujudkan SIM Perpustakan yang terintegrasi dengan Fakultas, Biro
dan Unit Kerja Lainnya
7. Mewujudkan terbentuknya MDLN (Muhammadiyah Digital Library
Network).
8. Mewujudkan Repository Institusi sebagai upaya pelestarian dan
pengembangan kekayaan intelektual civitas akademika.
11
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 10 Dari 86
10. Tata Tertib Perpustakaan
1 . U m u m
1 . 1 J a m p e l a y a n a n P e r p u s t a k a a n :
P A G I : S E N I N – J U M ’ A T : 0 8 . 0 0 – 1 3 . 3 0 W I B
S A B T U : 0 8 . 0 0 – 1 1 . 3 0 W I B
S O R E : S E N I N – J U M ’ A T : 1 6 . 0 0 – 2 1 . 0 0 W I B
S A B T U : 1 6 . 0 0 – 1 8 . 3 0 W I B
Seluruh warga (sivitas akademika) UMSIDA dapat menggunakan
fasilitas perpustakaan dengan menunjukkan KTM / Kartu Anggota
masing-masing.
1.2 Mahasiswa Perguruan Tinggi dan Karyawan Instansi lain dapat
menggunakan fasilitas perpustakaan setelah menunjukkan identitas diri
dan membawa surat pengantar dari institusi asal serta mengisi buku
tamu, namun tidak diperkenankan untuk meminjam keluar/ membawa
pulang koleksi.
1.3 Pengunjung harus meninggalkan jaket, tas, map, buku bacaan dan
sebagainya di tempat penitipan tas kecuali buku tulis dan catatan a t au
b a r an g be r h ar ga d en gan sepengetahuan petugas.
1.4 Pembaca dipersilakan mengambil sendiri bahan pustaka yang
diperlukan dan wajib mengembalikan ke rak asalnya dengan rapi
setelah dibaca.
1.5 Pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga kesopanan,
ketertiban, ketenangan dan kebersihan, dilarang memakai kaos oblong,
sandal, topi, serta merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan.
1.6 Setiap pengguna perpustakaan wajib ikut serta menjaga koleksi supaya
tidak rusak, hilang serta ikut memelihara kerapian susunan koleksi
pada setiap rak.
2 . K e a n g g o t a a n
Untuk ketertiban administrasi perpustakaan, maka sistim keanggotaan diatur
sebagai berikut:
12
2.1 Mahasiswa UMSIDAwajib mendaftarkan diri terlebih dahulu untuk
mendapatkan Kode Identitas Peminjam pada Buku Anggota yang
berfungsi pula sebagai sarana peminjaman dan Berlaku selama yang
bersangkutan terdaftar sebagai mahasiswa aktif UMSIDA.
2.2 Dosen dan Karyawan UMSIDA wajib mendaftarkan diri/heregistrasi
setiap satu tahun sekali.
2.3 Mahasiswa atau Karyawan Instansi lain wajib mendaftarkan diri dan
akan mendapatkan Kartu Anggota yang berlaku selama 1 (satu) bulan
dengan membayar biaya keanggotaan sebesar Rp. 5.000,-.
3 . P e m i n j a m a n
3 . 1 K o l e k s i U m u m
3 . 1 . 1 S e t i a p p e m i n j a m a n w a j i b m e n u n j u k k a n K a r t u
P e m i n j a m a n b a g i M a h a s i s w a a t a u K a r t u
A n g g o t a b a g i K a r y a w a n d a n D o s e n .
3 . 1 . 2 M a h a s i s w a U M S I D A d a p a t m e m i n j a m
m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i s e l a m a 1
( s a t u ) m i n g g u , d e n g a n m a s a p e r p a n j a n g a n
s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n c a t a t a n k o l e k s i
t e r s e b u t t i d a k s e d a n g d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h
c a l o n p e n g g u n a l a i n .
3 . 1 . 3 K a r y a w a n d a n D o s e n U M S I D A d a p a t
m e m i n j a m m a k s i m a l 4 ( e m p a t ) j u d u l k o l e k s i
s e l a m a 1 ( s a t u ) m i n g g u , d e n g a n m a s a
p e r p a n j a n g a n s e b a n y a k 2 ( d u a ) k a l i d e n g a n
c a t a t a n k o l e k s i t e r s e b u t t i d a k s e d a n g
d i p e r l u k a n / d i p e s a n o l e h c a l o n p e n g g u n a l a i n .
3 . 2 K o l e k s i R e f e r e n s i
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 11 Dari 86
13
3 . 2 . 1 K o l e k s i R e f e r e n s i ( B E R T A N D A “ R ” ) t i d a k
d a p a t d i p i n j a m k e l u a r k e c u a l i h a n y a u n t u k
d i b a c a d i p e r p u s t a k a a n d a n d i f o t o k o p i s e l a m a
j a m k e r j a .
3 . 2 . 2 K e t e r l a m b a t a n p e n g e m b a l i a n a k a n d i k e n a k a n
d e n d a s e b e s a r R p . 5 0 0 , - / b u k u / j a m k e r j a
t e r m a s u k l i b u r .
3.3 Koleksi Tesis / Tugas Akhir / Skripsi / Laporan Penelitian dan
Kerja Praktek
Koleksi ini hanya dapat dibaca di perpustakaan dan tidak dapat
dipinjam keluar maupun untuk difotokopi.
3.4 Koleksi Majalah dan Koran
Peminjaman majalah berlaku sama dengan koleksi umum. Koran
atau bendel koran hanya dapat dipinjam untuk difotokopi selama jam
kerja dan jika terjadi .keterlambatan pengembalian akan dikenai
denda Rp. 500/ eksemplar/jam.
4 . P e n g e m b a l i a n
4.1 Koleksi yang dikembalikan harus disertai dengan Kartu
Anggota/Kartu Peminjaman
4.2 Bagi Dosen atau Karyawan yang akan meninggalkan tugas sekurang-
kurangnya 6 (enam) bulan diwajibkan mengembalikan semua
pinjamannya
4.3 Bagi mahasiswa yang akan mengambil cuti a t au t e r k en a DO
( d r o p o u t ) w aj i b mengembalikan semua pinjamannya
terlebih dahulu
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 12 Dari 86
14
4.4 Keterlambatan pengembalian bahan pustaka dikenai sanksi denda
Rp. 200,- per buku per hari termasuk hari libur. Khusus untuk
koleksi bertanda referensi atau koleksi khusus, maka biaya denda
yang dikenakan adalah Rp. 500,- per buku per hari termasuk hari
libur
5 . M e n g h i l a n g k a n / M e r u s a k k a n B a h a n P u s t a k a
Semua pengguna yang menghilangkan dan merusakkan bahan pustaka
diwajibkan melapor sebelum atau pada saat tanggal pengembalian dan
dikenakan sanksi denda sesuai dengan tingkatannya.
5.1 Kerusakan ringan
Memperbaiki dan atau menjilid (terburai, acak, sobek).
5 . 2 Koleksi ada di pasaran, mengganti dengan koleksi yang sama / identik
ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar.
5.3 Koleksi tidak ada dipasaran, mengganti 3 (tiga) kali harga (perkiraan)
ditambah biaya proses Rp. 5.000,- per eksemplar sesuai dengan
persetujuan Kepala Perpustakaan.
5.4 Penggantian sudah harus terlaksana paling lama dalam waktu 1 (satu)
bulan.
6 . S u r a t P e n g a n t a r d a n K a r t u S u p e r
Setiap permintaan Surat Pengantar dikenai biaya pengganti sebesar Rp.
1.000,-/ surat. Untuk Kartu Super dikenai biaya pengganti sebesar Rp. 5.000,-
7 . P e l a n g g a r a n
Barang siapa yang mengambil sebagian maupun keseluruhan isi buku, jurnal,
skripsi, tesis atau koleksi lain akan dikenakan sanksi akademis berupa
skorsing tidak diperkenankan mengikuti perkuliahan dalam waktu tertentu
dan, atau sanksi lain sesuai dengan status pelanggaran.
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 13 Dari 86
15
8 . B e b a s P i n j a m d a n P e n y e r a h a n T e s i s / T u g a s
A k h i r / S k r i p s i / L a p o r a n K e r j a P r a k t e k d a n
K e p i n g C D
Sebelum mengikuti wisuda dan mengambil ijasah, setiap mahasiswa wajib:
8.1 Mengurus Surat Bebas Pinjaman di perpustakaan Kampus I, II dan IV.
8.2 M en ye r ah k an 1 ( s a t u ) eks em pl a r Tesis/Skripsi/Tugas
Akhir/Laporan Kerja P rak t ek (hardcopy) y a n g t e l ah
ditandatangani oleh Ketua Program Studi (untuk mahasiswa
pascasarjana) atau Dekan Fakultas dan dibubuhi stempel masing-
masing jurusan ke Perpustakaan disertai 1 (satu) keping CD
( s o f t c o p y ) berisi data Tesis/Skripsi. Setiap penyerahan Tesis,
Skripsi/Tugas Akhir dan keping CD akan diberikan Surat Tanda
Terima Penyerahan.
8.3 Khusus mahasiswa Fakultas Teknik, Ekonomi dan Pertanian wajib
mengurus Bukti Bebas Pinjam dari Perpustakaan Kampus II terlebih
dahulu untuk kemudian diserahkan ke Perpustakaan Kampus I.
8.4 Setiap mahasiswa yang akan mengajukan cuti kuliah/terminal
diwajibkan untuk mengurus Surat Bebas Pinjam
8.5 Permintaan ulang Surat Tanda Terima Penyerahan Tesis, Skripsi /
Tugas Akhir dengan alasan apapun wajib mengganti sebesarRp.
10.000,-
9 . K H U S U S
Hal-hal yang belum diatur dalam peraturan / tata tertib ini akan ditentukan
kemudian
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP/PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 14 Dari 86
16
17
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 15 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
a. Tujuan :
Untuk mendapatkan koleksi sesuai kebutuhan.
b. Ruang lingkup :
Ketua Jurusan, dosen, karyawan dan civitas akademik serta Perpustakaan
c. Definisi :
Untuk mendapatkan buku-buku atau majalah-majalah yang dibutuhkan civitas
akademika UMSIDA
d. Dokumen Terkait :
Pengajuan Judul koleksi dari masing-masing jurusan dan Program studi yang ada
di UMSIDA yang diserahkan ke Perpustakaan
5. Rincian Prosedur :
a. Perpustakaan memberi tahu Civitas Akademika tentang adanya anggaran
untuk pembelian atau penggadaan koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding dll.).
Civitas Akademika Mengusulkan judul Koleksi (Buku, Jurnal, Proceeding
dll.) yang perlu dibeli atau digandakan kepada Perpustakaan.
b. Bagian Pengadaan Perpustakaan Memverifikasi terlebih dahulu Judul koleksi
(Buku, Jurnal, Proceeding dll.) yang diusulkan civitas akademika dengan
menggunakan database otomasi. Untuk koleksi usulan dari civitas akademika
yang telah dimiliki oleh perpustakaan, maka hanya koleksi yang kurang dari 5
lima copy dan dalam keadaan baik yang akan diusulkan untuk dibeli,
sedangkan yang lebih dari 5 copy akan dibatalkan pengajuannya, dan
diberitahukan kepada pihak civitas akademika.
18
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 16 Dari 86
c. Bagian Pengadaan kemudian membuat daftar koleksi yang diperlukan dengan
meminta persetujuan Kepala Perpustakaan, Fakultas dan PR 1.
d. Ka. Perpustakaan mengajukan anggaran pengadaan koleksi kepada PR II
untuk koleksi yang perlu di beli atau digandakan.
e. Pengajuan anggaran koleksi yang telah diterima/ditanda tangani, akan
diberikan pada Biro Administrasi Keuangan
f. Biro Keuangan memberikan dana yang telah dicairkan kepada Ka.
Perpustakaan untuk Pembelian atau penggandaan Koleksi
19
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 17 Dari 86
ALUR KERJA
PENGADAAN DAN PEMILIHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGOLAHAN BUKU
ya
tidak
Mulai
Mengirim Balik Katalog bahan pustaka yang telah ditandai untuk diusulkan dalam proses pengadaan koleksi
Ada ?
Selesai
Diterima ?
ya
arsip
Dana Dicairkan dan Diserahkan Ke
Ka. Perpustakaan
tidak
Verifikasi daftar bahan pustaka Yang
Diusulkan di Database Otomasi
Kepala Perpustakaan Menyerahkan Dana
Kebagian Pengadaan
Diterima ?
ya
tidak
tidak
Menyerahkan daftar katalog Bahan pustaka dari penerbit
Beritahu Civitas Akademik
CIVITAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN REKTORAT BAK
Ka. Perpustakaan Mengajukan Permohonan Pengadaan Bahan
Pustaka Pada PR I dan PR II
Bagian Pengadaan Menyusun daftar bahan pustaka yang hendak dibeli Kemudian meminta persetujuan Kepala Perpustakaan dan Fakultas
Permohonan Diserahkan Ke Biro Administrasi
Keuangan
20
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengadaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 18 Dari 86
LAMPIRAN
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data untuk proses verifikasi data Bagian
Pengadaan
21
22
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 19 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
1. Tujuan :
Menjadikan koleksi tertata dengan rapi, terawat dan mempermudah pencarian
kembali koleksi dengan cepat dan tepat.
2. Ruang Lingkup :
Staf Perpustakaan, Koleksi (buku, majalah, keping CD/DVD), dan dokumen
terkait
3. Definisi :
Adalah kegiatan pengolahan bahan pustaka agar bisa dibaca dan dipinjam oleh
segenap civitas akademika, sesuai aturan yang berlaku
4. Dokumen terkait :
a. Koleksi :
Buku Teks, Diktat, Keping CD, Kaset, Majalah/Terbitan Berkala
b. Buku Panduan DDC :
Dewey Decimal Classification (DDC); Berfungsi sebagai alat untuk
menentukan nomor klasifikasi suatu koleksi.
c. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan
dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi
bahan pustaka harus tersimpan di database.
d. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data koleksi dengan sistem
otomasi perpustakaan
e. Stempel Inventaris
Setiap koleksi bahan cetak harus di beri stempel inventaris dan stempel
identitas kepemilikan perpustakaan
23
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 20 Dari 86
f. Kelengkapan bahan pustaka
Kantong kartu, Kartu buku, slip tanggal kembali, label dan barcode adalah
kelengkapan bahan pustaka yang berfungsi sebagai dokumen kegiatan layanan
sirkulasi
g. Plastik Sampul
Berfungsi sebagai pelindung dari kotoran, minyak, air dan sebagainya setiap
bahan pustaka harus diberi sampul plastik.
5. Rincian Prosedur :
a. Pemberian Stempel Perpustakaan dan Stempel Pengolahan pada Koleksi.
Dalam stempel pengolahan, tertera beberapa keterangan berikut ini :
- nomor induk yang merupakan nomor inventaris dari koleksi yang
dimiliki. Nomor induk disusun secara urut berdasarkan pertamakali
koleksi diolah. Untuk koleksi jurnal maupun majalah, maka sebelum
nomor akan diberi kode TB (Terbitan Berkala). Untuk skripsi diberi kode
berdasakan jurusan, contoh : MAN (Manajemen), , IND (Teknik Industri),
PSI (Psikologi), PAI (Pendidikan Agama Islam), AGRO (Agronomi),
PGSD (Pendidikan Guru Sekolah Dasar) dll.
- Tanggal Terima, yaitu tanggal diterimanya buku dari bagian pengadaan ke
bagian pengolahan
- Asal, yaitu status dari proses pengadaan, apakah dari pembelian atau
merupakan hadiah/pemberian dari civitas akademi, perseorangan atau
organisasi
- Nomor Judul, yaitu nomor dari judul koleksi yang diterima. Setiap koleksi
yang memiliki judul yang sama, akan menerima satu nomor judul.
- Nomor Kelas, yaitu nomor katalogisasi, yang terdiri dari nomor klasifikasi
DDC, tiga huruf nama depan pengarang dan satu huruf dari judul koleksi.
b. Verifikasi bahan pustaka dengan bantuan database.
24
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 21 Dari 86
c. Pemberian nomor perolehan (accesion number) judul dan nomor
inventaris/nomor induk. Nomor-nomor tersebut ditulis di stempel pengolahan
maupun database otomasi
d. Pembuatan nomor klasifikasi dengan panduan buku pedoman DDC. Nomor
klasifikasi ditulis distempel pengolahan maupun dalam database otomasi
e. Entri database, memasukkan data bibliografi ke pangkalan data
f. Pembuatan alat kelengkapan buku yang terdiri dari : Kantong buku, Kartu
buku, slip tanggal kembali/lidah buku, label buku dan barcode untuk ditempel
pada setiap bahan pustaka. Keterangan yang tercetak dalam Kantong Buku,
Kartu Buku, Label Buku dan Barcode berasal dari sistem Otomasi
Perpustakaan.
g. Penyampulan bahan pustaka
6. Indikator keberhasilan :
Buku tersaji dengan rapi dan pengguna dapat menemukan koleksi yang
dicari/dibutuhkan dengan cara yang mudah dan cepat.
25
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 22 Dari 86
ALUR KERJA
PENGOLAHAN KOLEKSI
Tidak
ya
Mulai
Verifikasi bahan
pustaka database
Pernah Ada?
Buatkan Data Baru
Tambahkan No.
Inventaris Pada
Database
Selesai
Cetak kantong kartu Barcode dan label Buku
Tempatkan kartu, kantong, barcode dan
lidah buku pada koleksi, lalu sampul
bahan pustaka
Beri No. Inventaris, No. Judul, Tgl Terima, Status Pengadan dan
No. Klas Pada Bahan Pustaka
Beri Stempel Perpustakaan dan
Pengolahan
26
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 23 Dari 86
LAMPIRAN
PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA
1. Rincian Detil Tampilan Stempel
2. Rincian Detil Tampilan Pangkalan Data
2.1.1 Pangkalan data untuk searching
2.1.2 Pangkalan Data untuk Searching
2. Stempel Perpustakaan
1. Stempel Pengolahan
27
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 24 Dari 86
2.3 Pangkalan data untuk pengolahan
2.4 Pangkalan data untuk editing
2.5 Pangkalan data untuk pencetakan alat kelengkapan koleksi
28
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pengolahan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 25 Dari 86
3. Tampilan Alat Kelengkapan Buku
\
3.1 Kantong Buku
3.2 Kartu buku
3.3 Lidah buku
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH SIDOARJO
362.1 Nov p-2
3.4 Label Buku
3.5 Barcode buku
29
30
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 26 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI
1. Tujuan :
Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan koleksi suatu
perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi kebutuhan koleksi
yang diperlukan dan perencanaannya dimasa akan datang
2. Ruang Lingkup :
a. Staf Perpustakaan,
b. Dokumen terkait
4. Definisi :
Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara
berkala untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Rekap Data dan Statistik Bahan
Pustaka dilakukan setiap semester.
5. Dokumen Terkait :
a. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan
sudah ter-otomasi, maka seluruh data bibliografi bahan pustaka harus
tersimpan di database.
b. Program/Software Pengolahan Statistik
Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data bahan pustaka
dalam bentuk statistik.
c. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data dalam otomasi dan
pengolahan data sistem
31
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 27 Dari 86
d. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan
pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka
5. Rincian Prosedur :
a. Buka data pengolahan Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi
Perpustakaan
b. Salin data pengolahan koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan
dalam bentuk Excell.
c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas
dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi
Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan.
d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan
menggunakan bantuan program pengolahan statistik
d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi dan jumlah pertambahan
koleksi tiap tahun.
6. Indikator Keberhasilan :
Data kepemilikan Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat
32
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Rekap Data dan Statistik Koleksi/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 28 Dari 86
ALUR KERJA
REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI
mulai
Salin data dan susun
Olah dalam bentuk statistik
Cetak hasil statistik
selesai
33
34
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 29 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
KEANGGOTAAN PERPUSTAKAAN
1. Tujuan
Sebagai tanda bukti keanggotaan dan sarana untuk peminjaman buku
perpustakaan
2. Ruang Lingkup :
Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA
3. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan kartu keanggotaan
perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan
4. Dokumen Terkait :
a. Kartu Tanda Pengenal
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP)
b. Buku Saku Keanggotaan
Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan
c. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena sistem manajemen
pelayanan dalam perpustakaan sudah terotomasi, maka identitas dari civitas
akademika harus tersimpan di database.
d. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari data identitas anggota perpustaakaan
e. Kertas Sticker
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil identitas anggota
5. Rincian Prosedur :
a. Civitas akademika mengajukan permohonan secara lisan dengan bukti kartu
tanda pengenal akademik (KTM)
35
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 30 Dari 86
b. Verikasi data civitas akademika dengan bantuan database otomasi. Dalam
laman untuk otomasi perpustakaan juga terdapat fasilitas edit untuk
mengubah data apabila terjadi kekeliruan memasukkan data
c. Apabila dalam proses searching data civitas akademika tidak diketemukan,
maka petugas memasukkan data pemohon kepangkalan data dengan
menggunakan data dalam Kartu Identitas Akademik (KTM).
d. Tambahkan foto pemohon dalam database dengan menggunakan fasilitas
kamera web dan program photoshop.
e. Cetak identitas pemohon dan tempelkan pada buku saku keanggotaan
6. Indikator Keberhasilan :
Semua civitas akademika dapat membuat kartu anggota perpustakaan dengan
cepat dan mudah
36
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 31 Dari 86
ALUR KERJA
PENDAFTARAN ANGGOTA
STANDAR OPERASIONAL PR
Tidak
ya
Mulai
Mengajukan Permohonan Pembuatan Kartu Anggota
secara lisan dengan menunjukkan Kartu Tanda
Pengenal Akademisi
Verifikasi Data Civitas Akademika database
Cetak Identitas Anggota dan
tempelkan pada buku saku keanggotaan
Pernah Ada?
Buatkan Data Baru
dan tambahkan Foto Pada Database
Tambahkan Foto Pada
Database
Selesai
CIVITAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN
37
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 32 Dari 86
LAMPIRAN
PENDAFTARAN ANGGOTA
1. Tampilan Pangkalan Data
1.1.1 Pangkalan data untuk searching identitas
1.1.2 Pangkalan data untuk searching identitas
1.1.2 Pangkalan data untuk upload foto dan editing data
38
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 33 Dari 86
1.2 Pangkalan data untuk pengisian identitas anggota tidak terdaftar
1.3.1 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota
1.3.3 Pangkalan data untuk cetak kartu anggota
39
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Keanggotaan Perpustakaan/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 34 Dari 86
2. Tampilan Buku Saku Anggota Perpustakaan
Buku saku anggota perpustakaan
40
41
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 35 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMBUATAN STATISTIK PENGUNJUNG
1. Tujuan :
Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah keseluruhan pengunjung
perpustakaan, dan sebagai bahan evaluasi untuk perencanaan pengembangan
perpustakaan dimasa akan datang
2. Ruang Lingkup :
a. Staf Perpustakaan,
b. Dokumen terkait
3. Definisi :
Kegiatan evaluasi pengunjung perpustakaan yang dilakukan secara berkala
untuk kurun waktu tertentu. Kegiatan Statistik Bahan Pustaka dilakukan setiap
tahun.
4. Dokumen Terkait :
a. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pencatatan
kunjungan perpustakaan sudah ter-otomasi, maka seluruh data kunjungan
pengguna perpustakaan harus tersimpan di database.
b. Program/Software Pengolahan Statistik
Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data kunjungan
pengguna dalam bentuk statistik.
c. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan
menggunakan bantuan komputer
d. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data kunjungan
pengguna perpustakaan dan pembuatan statistik pengunjung.
42
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Pengunjung/ PERPUS/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 36 Dari 86
5. Rincian Prosedur :
a. Buka data kunjungan pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem
Otomasi Perpustakaan
b. Salin data kunjungan pengguna perpustakaan dari Sistem Otomasi
Perpustakaan dan simpan dalam bentuk Excell.
c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas
dan Tahun Kunjungan.
d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan
menggunakan bantuan program pengolahan statistik
e. Cetak data statistik jumlah pengunjung perpustakaan tiap tahun.
6. Indikator Keberhasilan :
Data kunjungan pengguna perpustakaan dapat diketahui dengan cepat
ALUR KERJA
REKAP DATA DAN PEMBUATAN STATISTIK KOLEKSI
\
mulai
Salin data
dan susun
Olah dalam
bentuk
statistik
Cetak hasil
statistik
selesai
43
44
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 37 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN PEMAKAI
1. Tujuan :
Memenuhi kebutuhan mahasiswa, dosen dan karyawan akan koleksi yang
diperlukan sebagai penunjang kegiatan belajar mengajar dan sarana
rekreasi/hiburan.
2. Ruang Lingkup :
Mahasiswa, Dosen dan Karyawan UMSIDA
3. Definisi :
Adalah kegiatan untuk memberikan layanan sirkulasi (peminjaman, pengembalian
dan perpanjangan pinjaman) kepada Dosen, Mahasiswa dan karyawan akan
koleksi yang dimiliki perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah
ditetapkan
4. Dokumen terkait :
a. Koleksi :
Buku Teks, Diktat, Keping CD, Majalah/Terbitan Berkala
b. Kartu Buku :
Berfungsi sebagai alat bukti pengganti koleksi yang dipinjam, dimana selama
koleksi dipinjam, kartu buku akan disimpan pada kartu peminjaman yang
disimpan di bagian pelayanan
c. Slip Kembali :
Berfungsi sebagai alat yang menginformasikan koleksi dipinjam oleh siapa,
kapan koleksi yang dipinjam harus dikembalikan sehingga terhindar dari
sanksi denda jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan
45
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 38 Dari 86
d. Kartu Peminjaman
Adalah kartu yang disimpan di bagian pelayanan yang berisi informasi tentang
data anggota (Nama, NIM/NIP, Alamat, Unit Kerja, Tanda Tangan) yang
berfungsi untuk meletakkan Kartu Buku dari koleksi yang sedang dipinjam
e. Kartu Anggota :
Adalah sebuah kartu yang berfungsi sebagai alat bukti pemegang kartu berhak
memanfaatkan (meminjam) koleksi yang ada di perpustakaan. Informasi yang
ada didalam kartu ini adalah tentang Nama Anggota, NIM dan keterangan
tentang No Buku yang dipinjam dan kapan harus dikembalikan
f. Stempel Tanggal :
Dibubuhkan pada Kartu Anggota, Kartu Buku dan Slip Tanggal Kembali
yang berisi informasi tanggal kapan koleksi/pinjaman harus dikembalikan.
g. Barcode Reader :
Sarana yang membantu pembacaan data NPR/NIP peminjam dan Nomor
Induk Koleksi (NIB) yang dipinjam/dikembalikan secara cepat dan akurat
h. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :
Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan
penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang
berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi.
5. Rincian Prosedur :
a. Setiap civitas akademika UMSIDA dapat melakukan pencarian koleksi dengan
fasilitas komputer “Serching” untuk menemukan informasi koleksi dengan
cepat dan tepat
46
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 39 Dari 86
b. Selanjutnya koleksi yang hendak dipinjam diserahkan ke petugas untuk
dilakukan proses validasi peminjaman secara otomatis, dan buku bisa dibawa
keluar dengan aman. Adapun batas buku yang boleh dipinjam, maksimal 4
buah dengan rentang waktu peminjaman selama seminggu, dan boleh
diperpanjang sebanyak 2 kali. Sedangkan peminjaman untuk
Dosen/Karyawan, maka jumlah buku yang boleh dipinjam maksimal 10 buah
dengan rentang waktu 1 bulan dengan perpanjangan sebanyak 2 kali. Untuk
koleksi referensi, buku hanya diperkenankan untuk pinjam fotocopy. Dan
harus kembali dihari yang sama waktu peminjaman. Bagi mahasiswa yang
terlambat mengembalikan koleksi umum, maka dikenai sanksi denda berupa
uang sebesar Rp 200,- setiap hari. Sedangkan denda koleksi referensi sebesar
Rp 500,- setiap hari.
6. Indikator keberhasilan :
a. Pengguna dapat menemukan koleksi yang dibutuhkan secara mudah, cepat
dan tepat.
b. Pengguna dapat melakukan prosedur sirkulasi (peminjaman, pengembalian
dan perpanjangan pinjaman ) sesuai aturan yang telah ditetapkan.
c. Koleksi yang dipinjam dikembalikan tepat waktu sehingga terhindar dari
sanksi denda
d. Koleksi yang dikembalikan dalam keadaan tetap baik dan terawat sehingga
tidak terkena sanksi
e. Tidak adanya koleksi hilang karena dipinjam tanpa melalui prosedur sirkulasi
f. Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat akibat sistem sirkulasi
yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
47
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 40 Dari 86
ALUR KERJA
PELAYANAN PEMINJAMAN CIVITAS AKADEMIKA
Tidak Tidak
Tidak
Tidak Tidak
ya ya
ya
ya
ya
ya
Mulai
Ada?
Ada?
sedang Dipinjam
?
Pesan Pada Petugas
Tempatkan Kartu-Kartu
Catat Pada Otomasi Sirkulasi
Catat Sebagai Buku Hilang
Beritahu Pemakai
Selesai
Buku & Tanda
Pengenal
Sedang Dipinjam?
Pesan?
Catat Pesanan pada Katalog
Elektronika
Boleh Dipinjam
?
Ajukan Peminjaman
Tidak
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
Beri Stempel tgl pengembali
an
Serahkan buku
anggota
Periksa Koleksi di
catalog online
Periksa koleksi di rak
Periksa Koleksi di Database
Petugas
Periksa Status Koleksi
48
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 41 Dari 86
ALUR KERJA
PELAYANAN PENGEMBALIAN
Tidak
Tidak
Tidak ya
ya
ya
ya
Mulai
Buku
Dikembalikan
Periksa Katalog
Perpustakaan
Selesai
Terlambat
? Utuh
?
Perpanjangan ?
Sanksi
?
Kenakan
Sanksi
Tidak
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
Periksa tanggal
kembali
Periksa Keutuhan
Buku
Cap Tanda kembali
Cap Tanggal Ke kembali baru
Tempatkan Kartu-kartu
Kembalikan Buku Ke Rak
Serahkan Buku
Tempatkan Kartu-kartu
Cap Tanda
Kembali
Kirim Buku Ke Bagian Penjilidan
49
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 42 Dari 86
LAMPIRAN
PELAYANAN SIRKULASI
1. Rincian detil Tampilan Database
1.1 Tampilan pangkalan data untuk searching
50
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Pemakai/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 43 Dari 86
1.2 Tampilan pangkalan data untuk peminjaman
1.3 Tampilan pangkalan data untuk pengembalian
51
52
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 44 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENANGANAN KEHILANGAN BUKU
1. Tujuan :
Untuk Menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh kelalaian
pengguna selama proses peminjaman buku.
2. Ruang Lingkup :
Staf Perpustakaan,
Civitas Akademika
3. Definisi :
Kegiatan untuk menangani terjadinya kehilangan buku yang disebabkan oleh
kelalaian pengguna selama proses peminjaman buku berlangsung
4. Dokumen Terkait :
a. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pelayanan sirkulasi
(peminjaman dan pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan sudah ter-
otomasi, maka seluruh data pelayanan sirkulasi (peminjaman dan
pengembalian) bahan pustaka di perpustakaan harus tersimpan di database.
b. Form Tanda Kehilangan Buku
Berfungsi sebagai tanda penerimaan buku pengganti
5. Rincian Prosedur :
a. Terima laporan kehilangan buku dari pengguna
b. Buka data peminjaman pengguna perpustakaan yang tercatat dalam Sistem
Otomasi Perpustakaan
c. buka laman pemblokiran pengguna dan beri keterangan blokir karena
menghilangkan buku.
53
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 45 Dari 86
d. beritahu harga dari buku yang dihilangkan atau beritahu subyek/tema dari
buku yang dihilangkan, apabila buku yang hilang merupakan buku lama dan
sulit dicari di toko buku.
e. berikan form pada buku pengganti yang telah diterima dari pengguna
f. buka blokir dan aktifkan status peminjam.
6. Indikator Keberhasilan :
Proses penanganan buku yang dihilangkan oleh pengguna dapat dilakukan dengan
cara yang mudah dan cepat dan buku pengganti yang diterima sesuai dengan
kebutuhan dari perpustakaan.
54
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 46 Dari 86
ALUR KERJA
PENANGANAN KEHILANGAN BUKU
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
Mulai
Laporkan Kehilangan
buku disertai
kartu tanda
anggota
Ganti buku hilang
dengan buku
pengganti sesuai saran petugas dan isi
form Penggantian
buku hilang
Verifikasi data peminjaman koleksi
dalam sistem otomasi
Verifikasi data
pengolahan koleksi
dalam sistem otomasi
Serahkan buku
pengganti pada
bagian pengolahan
selesai
Ganti status kondisi
koleksi menjadi koleksi
hilang
Blokir keanggotaan
perpustakaan
Beritahu pengguna
harga koleksi dan
subyek/tema dari koleksi pengganti
Aktifkan kembali
status pengguna dari
blokir
55
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 47 Dari 86
LAMPIRAN
PENANGANAN KEHILANGAN BUKU
1. Rincian Tampilan Pangkalan Data
1.1 Tampilan pangkalan data untuk kendali peminjaman
1.2 Tampilan Pangkalan Data untuk Blokir Pengguna
56
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penanganan Kehilangan Buku/ PERPUS/2015/0
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 48 Dari 86
1.3 Tampilan pangkalan data untuk aktivasi keanggotaan
2. Tampilan Form Buku Pengganti
FORM PENGGANTIAN BUKU HILANG
N a m a
N I M
Fakultas
Judul Buku Hilang
Pengarang
Judul Buku Pengganti
:
:
:
:
:
:
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
........................................................ Jurusan : ........................................................................
.................................................................................................... No. Induk : .........................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
Sidoarjo, ............................................ 20.....
Tanda Tangan
Form : Buku Hilang/perpus/2015/0
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
website : www.umsida .ac.id em ai l : perpus @um sida.ac .id
PERPUSTAKAAN
57
58
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 49 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI
1. Tujuan :
Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya jumlah peminjaman koleksi, sebagai
bahan evaluasi untuk menentukan kebutuhan koleksi yang diperlukan dan
perencanaannya dimasa akan datang
2. Ruang Lingkup :
a. Staf Perpustakaan,
b. Dokumen terkait
3. Definisi :
Kegiatan evaluasi peminjaman koleksi yang dilakukan secara berkala untuk
kurun waktu tertentu. Kegiatan Pembuatan Statistik Peminjaman Bahan Pustaka
dilakukan setiap tahun.
4. Dokumen Terkait :
a. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan sirkulasi
sudah ter-otomasi, maka seluruh data peminjaman bahan pustaka harus
tersimpan di database.
b. Program/Software Pengolahan Statistik
Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses pengolahan data peminjaman bahan
pustaka dalam bentuk statistik.
c. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pengolahan statistik dengan
menggunakan bantuan computer
59
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 50 Dari 86
d. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pencatatan data bahan
pustaka dan pembuatan statistik bahan pustaka
5. Rincian Prosedur :
a. Buka data peminjaman Koleksi yang tercatat dalam Sistem Otomasi
Perpustakaan
b. Salin data peminjaman koleksi dari Sistem Otomasi Perpustakaan dan simpan
dalam bentuk Excell.
c. Susun data yang terkumpul sesuai dengan Jurusan/Program Studi, Fakultas
dan Tahun Pengolahan Koleksi. Cetak untuk keperluan proses Akreditasi
Jurusan/Program Studi, Akreditasi Universitas dan Kearsipan Perpustakaan.
d. Olah data yang terkumpul dan ubah dalam bentuk Statistik dengan
menggunakan bantuan program pengolahan statistik
d. Cetak data statistik jumlah keseluruhan koleksi terpinjam dan jumlah
peminjam tiap tahun.
6. Indikator Keberhasilan :
Data Peminjaman Bahan Pustaka dapat diketahui dengan cepat dan akurat
60
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Statistik Sirkulasi/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 51 Dari 86
ALUR KERJA
PEMBUATAN STATISTIK SIRKULASI
mulai
Salin data
dan susun
Olah
dalam
bentuk
statistik
Cetak hasil
statistik
selesai
61
62
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 52 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
STOCK OPNAME BAHAN PUSTAKA
1. Tujuan :
Untuk mendapatkan informasi sesungguhnya keadaan koleksi suatu
perpustakaan, pembinaan koleksi dan sebagai bahan evaluasi sistem keamanan
penyimpanan koleksi
2. Ruang Lingkup :
a. Staf Perpustakaan,
b. Koleksi
3. Definisi :
Kegiatan evaluasi keadaan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan secara
berkala untuk kurun waktu tertentu. Di Perpustakaan Universitas Muhammadiyah
Sidoarjo, kegiatan Inventarisasi Bahan Pustaka dilakukan tiap tahun sebelum
Ajaran Baru dimulai, yaitu dimasa libur perkuliahan.
4. Dokumen Terkait :
a. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan
dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi
bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database.
b. Program/Software Stock Opname
Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi
c. Barcode Reader
Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB)
e. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan stock opname
f. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak data hasil kegiatan stock opname
63
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Stock Opname/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 53 Dari 86
5. Rincian Prosedur :
a. Sosialisasi (pengumuman tempel dan media sosial)
b. Penarikan Koleksi
c. Penentuan Jadwal Stock opename
d. Pelaksanaan
e. Pembuatan laporan
6. Indikator Keberhasilan :
Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan
cepat dan akurat
ALUR KERJA
STOCK OPENAME
MULAI
PEMBUATAN
LAPORAN
SELESAI
SOSIALISASI
PENGUMUMAN
PENARIKAN
KOLEKSI
VERIFIKASI DATA KOLEKSI
64
65
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 54 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENYIANGAN (WEEDING) BAHAN PUSTAKA
2. Tujuan :
Untuk mengembangkan koleksi yang tersedia diperpustakaan dengan cara
melakukan proses seleksi dan penarikan buku-buku usang atau yang sudah tidak
dipakai lagi oleh pengguna dan diganti dengan koleksi yang berisi informasi
terbarukan.
2. Ruang Lingkup :
a. Staf Perpustakaan,
b. Koleksi
3. Definisi :
Kegiatan seleksi dan penarikan koleksi suatu perpustakaan yang dilakukan
secara berkala untuk kurun waktu tertentu. Penyiangan koleksi dilakukan tiap 3
tahun, dan dilakukan di akhir semester genap hingga awal semester ganjil.
4. Dokumen Terkait :
a. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pengolahan
dan kegiatan layanan sirkulasi sudah terintegrasi maka seluruh data bibliografi
bahan pustaka dan status peminjamannya harus tersimpan di database.
b. Program/Software Stock Opname
Berfungsi sebagai alat bantu dalam proses verifikasi koleksi
c. Barcode Reader
Sarana yang membantu pembacaan data Nomor Induk Koleksi (NIB)
d. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil kegiatan penyiangan koleksi
dengan menggunakan bantuan computer
66
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 55 Dari 86
e. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil data kegiatan penyiangan
koleksi
5. Rincian Prosedur :
a. Penentuan jadwal penyiangan koleksi (weeding)
b. Penentuan Koleksi yang perlu disiangi (seleksi koleksi)
c. Pelaksanaan
d.. Pembuatan laporan
6. Indikator Keberhasilan :
Data mengenai kondisi dan status dari Bahan Pustaka dapat diketahui dengan
cepat dan akurat
67
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Weeding Selection/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 56 Dari 86
ALUR KERJA
PENYIANGAN (WEEDING) KOLEKSI
MULAI
PENETAPAN KOLEKSI YANG
PERLU DISELEKSI
PENARIKAN KOLEKSI
VERIFIKASI DATA KOLEKSI
PEMBUATAN LAPORAN
SELESAI
68
69
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 57 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN SURAT PENGANTAR
1. Tujuan :
Untuk memberikan Layanan Surat Pengantar Perpustakaan kepada civitas
akademika yang ingin mengunjungi Perpustakaan lain, yang hendak dituju
2. Ruang Lingkup :
a. Mahasiswa
b. Staf / Karyawan UMSIDA
c. Dosen UMSIDA
3. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Pengantar
perpustakaan menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan
4. Dokumen Terkait :
a. Form Permohonan Surat Pengantar
Berfungsi sebagai media informasi petugas mengenai Perpustakaan Perguruan
Tinggi yang hendak dituju oleh Civitas Akademika
b. Kartu Tanda Pengenal
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP)
c. Komputer :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan Pembuatan
Surat Pengantar dilakukan dengan menggunakan bantuan komputer
d. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari data hasil pembuatan surat pengantar dengan
menggunakan bantuan computer
70
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 58 Dari 86
e. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pembuatan Surat Pengantar
di database Sistem Otomasi Perpustakaan
f. Amplop
Berfungsi sebagai pelindung bagi Surat Pengantar yang telah dicetak.
5. Rincian Prosedur :
a. Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Pengantar dengan mengisi form
yang telah disediakan oleh petugas.
b. Pembuatan surat pengantar dilakukan secara online dengan menggunakan
fasilitas komputer
c. Surat Pengantar dicetak sebanyak 2 lembar dengan rincian : satu untuk
pemohon dan sisanya untuk arsip perpustakaan. Setiap surat pengantar dikenai
biaya administrasi sebesar Rp. 1000,-
6. Indikator Keberhasilan :
Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan
surat pengantar yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
71
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 59 Dari 86
ALUR KERJA
PELAYANAN SURAT PENGANTAR
Mulai
Mengajukan Permohonan
Pembuatan Surat Pengantar
Masukkan Data Mahasiswa dan Universitas yang dituju
MenunjukkanTanda Pengenal
Selesai
arsip
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
Cetak Surat Pengantar
72
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Pengantar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 60 Dari 86
LAMPIRAN
SURAT PENGANTAR
1. Rincian Detil Tampilan Pangkalan data untuk Surat Pengantar
2. Form Surat Pengantar
FORM SURAT PENGANTAR / KARTU SUPER
N a m a
N I M
Fakultas
PT Tujuan
Alamat Tujuan
:
:
:
:
:
............................................................................................................................................................
Jurusan :
............................................................................................................................................................
.......................................................... ..............................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Sidoarjo, ........................................... 20.....
Tanda Tangan
Form : F/Perpus/SPKS/2015/ D.4 / 1
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
website : www.umsida .ac.id em ai l : perpus @um sida.ac .id
PERPUSTAKAAN
73
74
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 61 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN KARTU SUPER
1. Tujuan :
Untuk memberikan Layanan Kartu Super kepada civitas akademika yang ingin
mengunjungi Perpustakaan lain dalam lingkup Jaringan Keanggotaan FPPTI
(Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi).
2. Ruang Lingkup :
a. Mahasiswa
b. Staf / Karyawan UMSIDA
c. Dosen UMSIDA
3. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Kartu Super menurut tata
cara dan aturan yang telah ditetapkan
4. Dokumen Terkait :
a. Kartu Tanda Pengenal
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Nomor Induk Pegawai (NIP)
b. Kartu Super
Berfungsi sebagai pengganti Surat Pengantar bagi Civitas Akademika yang
hendak mengunjungi Perpustakaan Lain yang bergabung dalam Jaringan
Keanggotaan FPPTI (Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi)
c. Sistem Otomasi Perpustakaan :
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena kegiatan pencatatan
pembelian Kartu Super sudah terintegrasi dalam database Sistem Otomasi
Perpustakaan.
75
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 62 Dari 86
5. Rincian Prosedur :
a. Mahasiswa mengajukan permohonan pelayanan Kartu Super dengan mengisi
form yang disediakan petugas dan menunjukkan KTM atau Kartu
Keanggotaan Perpustakaan
b. Petugas Mengisi data mahasiswa kedalam Kartu Super yang tersedia dan
mencatat bukti pembayaran kesistem otomasi perpustakaan.
c. Kartu Super diserahkan kepada mahasiswa yang bersangkutan
6. Indikator Keberhasilan
Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan
pelayanan kartu super yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
ALUR KERJA
PELAYANAN KARTU SUPER
Mulai
Ajukan permohonan dengan mengisi form dan menunjukkan KTM/KTA
Perpustakaan
Selesai
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
Tulis Identitas pada Kartu
Super
Print bukti pembayaran
76
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Kartu Super/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 63 Dari 86
LAMPIRAN
KARTU SUPER
1. Form Surat Pengantar
FORM SURAT PENGANTAR /KARTU SUPER
N a m a
N I M
Fakultas
PT Tujuan
Alamat Tujuan
:
:
:
:
:
............................................................................................................................................................
Jurusan :
............................................................................................................................................................
.......................................................... ..............................................................................
............................................................................................................................................................
............................................................................................................................................................
Sidoarjo, ........................................... 20.....
Tanda Tangan
Form : Surat Pengantar danKartu Super/Perpus/2015/0
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
website : www.umsida .ac.id em ai l : perpus @um sida.ac .id
PERPUSTAKAAN
2. Kartu Super
77
78
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 64 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM
1. Tujuan :
Untuk memberikan Layanan Surat Bebas Pinjam kepada mahasiswa yang hendak
cuti atau lulus
2. Ruang Lingkup :
Mahasiswa
3. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Surat Bebas Pinjam
menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan
4. Dokumen Terkait :
a. Kartu Tanda Pengenal
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
b. Buku Anggota Perpustakaan
Berfungsi sebagai tanda bukti keanggotaan perpustakaan UMSIDA serta alat
bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian Koleksi bagi
mahasiswa yang bersangkutan
c. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :
Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan
penelusuran informasi koleksi dan layanan sirkulasi atau semua kegiatan yang
berkaitan dengan transaksi peminjaman koleksi.
d. Kartu Pinjaman :
Berfungsi sebagai alat bantu pengecekan status peminjaman dan pengembalian
koleksi
79
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 65 Dari 86
e. Formulir Tanda Terima Bebas Pinjam
Berfungsi sebagai tanda bukti bahwa mahasiswa telah menyelesaikan
permohonan bebas pinjam
5. Rincian Prosedur :
a. Mahasiswa mengajukan permohonan bebas pinjam dengan menyerahkan
Tanda Keanggotaan Perpustakaan atau KTM.
b. Petugas mengecek status pinjaman mahasiswa kedalam sistem otomasi
perpustakaan, karena sistem sirkulasi perpustakaan telah terotomasi.
c. Petugas memberi stempel kedalam kolom bebas pinjam. Untuk mahasiswa
Ekonomi,Teknik dan Pertanian, maka Kolom Bebas Pinjam Perpustakaan
Kampus 2 akan diisi oleh petugas yang berdinas diperpustakaan Kampus 2.
Untuk mahasiswa Fakultas Kesehatan, maka kolom bebas pinjam Kampus 4
akan diisi oleh petugas perpustakaan di kampus 4
6. Indikator Keberhasilan
Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem permohonan
pelayanan bebas pinjam yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
80
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 66 Dari 86
ALUR KERJA
PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM
Tidak
ya
Mulai
Verifikasi Pinjaman
Mahasiswa di database
Ada? Pinjaman
Blokir Akses
Peminjaman
Pada Database
Tunjukkan kartu anggota untuk
permohonan bebas pinjam Perpus
Selesai
Beritahu Mahasiswa
MAHASISWA PERPUSTAKAAN
Tanda tangani bukti bebas
pinjam
81
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Surat Bebas Pinjam/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 67 Dari 86
LAMPIRAN
PELAYANAN SURAT BEBAS PINJAM
1. Rincian Tampilan Pangkalan Data
1.1 Tampilan Pangkalan data untuk kendali peminjaman
2. Form Bebas Pinjam
82
83
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Tugas Akhir/ PERPUS/ 2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 68 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR
1. Tujuan :
Untuk memberikan Layanan Penyerahan Tugas Akhir kepada mahasiswa yang
lulus dan hendak Wisuda
2. Ruang Lingkup :
Mahasiswa
3. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan pembuatan Tanda Bukti Penyerahan
Tugas Akhir menurut tata cara dan aturan yang telah ditetapkan
4. Dokumen Terkait :
a. Kartu Tanda Pengenal
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM)
b. Tugas Akhir
Laporan Tugas Akhir yang akan diserahkan berupa Hardcopy dan
Softcopy(CD). Dalam lembar Pengesahan harus sudah ditandatangani dan
distempel oleh Dekan Fakultas dari mahasiswa yang bersangkutan. Untuk
Softcopy harus dalam bentuk pdf.
c. Sistem Informasi Terpadu Perpustakaan :
Sarana otomasi dalam pelayanan pemakai, diantaranya adalah layanan
penyerahan tugas akhir(skripsi,tesis, disertasi) mahasiswa
d. Lembar Tanda Bukti Penyerahan Tugas Akhir :
Lembar Bukti Penyerahan Tugas Akhir berfungsi sebagai tanda bukti bagi
mahasiswa yang telah menyerahkan tugas akhir.
84
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Tugas Akhir/ PERPUS/ 2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 69 Dari 86
5. Rincian Prosedur :
a. Mahasiswa menyerahkan Laporan Tugas Akhir (Skipsi, Tesis, dll.) kepada
petugas dengan menyertakan laporan Tugas Akhir dalam dua format, yaitu
Hardcopy dan Softcopy (CD).
b. Petugas mengecek kondisi Laporan Tugas Akhir (TA) beserta dengan alat
kelengkapannya, seperti tanda tangan dosen penguji dan pembimbing beserta
stempel fakultas pada laporan Tugas Akhir yang berupa harcopy, sedangkan
untuk Laporan Tugas Akhir yang berupa CD, maka format file harus
berbentuk pdf dan diberi sticker yang berisi judul, nama dan nim dari pemilik
Laporan Tugas Akhir
c. Untuk Laporan Tugas Akhir yang dinilai sudah lengkap, maka petugas
memberikan Tanda Terima Penyerahan Tugas Akhir yang telah ditandatangani
dan di Stempel oleh petugas.
6. Indikator Keberhasilan
Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penyerahan
Laporan Tugas Akhir yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
85
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Tugas Akhir/ PERPUS/ 2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 70 Dari 86
ALUR KERJA
PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR
Tidak
ya
Mulai
Lengkap?
Menyerahkan TA berupa hardcopy
dan CD
Selesai
Beritahu Mahasiswa
MAHASISWA PERPUSTAKAAN
Tanda tangani bukti penyerahan
TA
Cek kelengkapan Karya Ilmiah
86
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Tugas Akhir/ PERPUS/ 2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 71 Dari 86
LAMPIRAN
PELAYANAN PENYERAHAN TUGAS AKHIR
1. Tampilan Pangkalan Data untuk Upload Tugas Akhir
2. Gambar Form Tanda Terima Penyerahan Skripsi
87
88
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Karya Ilmiah/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 72 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH
1. Tujuan :
Untuk memberikan Layanan Penyerahan Karya Ilmiah Mahasiswa dan Dosen
2. Ruang Lingkup :
Mahasiswa
5. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan penyerahan karya ilmiah milik
mahasiswa maupun dosen atau karyawan
6. Dokumen Terkait :
a. Kartu Tanda Pengenal
Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Kartu Tanda Pengenal Dosen atau
Karyawan
b. Karya Ilmiah
Laporan Karya Ilmiah yang diserahkan berupa Hardcopy dan Softcopy(CD)..
Untuk Softcopy, maka file harus dalam bentuk pdf.
c. Komputer
Sebagai sarana bantu dalam proses verifikasi karya ilmiah berbentuk Softcopy
(CD)
d. Lembar Tanda Bukti Penerimaan Karya Ilmiah :
Lembar Bukti Penyerahan Tugas Akhir berfungsi sebagai tanda bukti bagi
mahasiswa yang telah menyerahkan karya ilmiah
6. Rincian Prosedur :
a. Mahasiswa menyerahkan Karya Ilmiah (Laporan KKN-T, PKL, Jurnal dll.)
kepada petugas dalam dua format pilihan, yaitu Hardcopy dan Softcopy (CD).
89
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Karya Ilmiah/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 73 Dari 86
b. Petugas mengecek kondisi Karya Ilmiah yang diserahkan. Untuk Karya Ilmiah
dalam bentuk Softcopy (CD), maka harus dalam bentuk pdf.
c. Petugas memberikan Tanda Terima Penyerahan Tugas Akhir yang telah
ditandatangani dan di Stempel oleh petugas.
6. Indikator Keberhasilan
Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penyerahan
Karya Ilmiah yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
ALUR KERJA
PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH
Mulai
Selesai
Cek kelengkapan Karya Ilmiah
Menyerahkan karya ilmiah
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
Tanda tangani bukti penyerahan
karya ilmiah
Lengkap?
Beritahu pengguna
Tidak
ya
90
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Penyerahan Karya Ilmiah/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 74 Dari 86
LAMPIRAN
PELAYANAN PENYERAHAN KARYA ILMIAH
1. Form Penyerahan Karya Ilmiah
TANDA TERIMA PENYERAHAN KARYA ILMIAH
Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menyat akan bahwa :
N a m a
N I M / N I K
Fakultas
:
:
:
Sidoarjo, Kepala Perpustakaan
..............................................
Nurhayati, S.IIP.
Jurusan : ..........................,,......................................................... ........................
................................................................................................... ......................,,...............................
................................................................................................... ...............................................................................................
.......................
Telah menyerahkan...........................................................sebanyak ..........(.. ...................) Eksemplar.
Pada tanggal......................................dengan judul.................................... ............................................................
.Demikian Surat Keterangan ini dibuat, dan kami ucapkan terima kasih untuk partisipasinya dalam peng embangan
kekayaan koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
................................................................................................... ...............................................................................................
................................................................................................... ......................,,...............................
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
website : www.umsida.ac.id email : [email protected]
PERPUSTAKAANForm : F/Perpus/KI/2015/ D.8/1
91
92
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Sumbangan Buku/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 75 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PELAYANAN SUMBANGAN BUKU
1. Tujuan :
Untuk memberikan Layanan Sumbangan Buku dari Mahasiswa dan Dosen
2. Ruang Lingkup :
Mahasiswa, Dosen/Karyawan dan Masyarakat Umum
3. Definisi :
Adalah Kegiatan untuk memberikan layanan Penerimaan sumbangan buku milik
mahasiswa, dosen atau karyawan maupun masyarakat umum.
4. Dokumen Terkait :
a. Buku Sumbangan
b. Lembar Tanda Bukti Penyerahan Sumbangan Buku :
Lembar Bukti penyerahan sumbangan buku berfungsi sebagai tanda bukti bagi
mahasiswa, dosen/karyawan maupun masyarakat umum yang telah
menyumbangkan buku
5. Rincian Prosedur :
a. Mahasiswa menyerahkan buku yang hendak disumbangkan kepada petugas
b. Petugas mengecek kondisi dari buku yang hendak diterima
c. petugas memberikan Tanda Terima Sumbangan Buku yang telah di isi
keterangan mengenai judul buku dan jumlahnya serta ditandatangani dan di
Stempel oleh petugas.
6. Indikator Keberhasilan
Pengguna dapat dilayani dalam waktu yang singkat karena sistem penerimaan
sumbangan buku yang ditetapkan relatif mudah dan tidak berbelit-belit
93
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Sumbangan Buku/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 76 Dari 86
ALUR KERJA
PELAYANAN PENYERAHAN SUMBANGAN BUKU
CIVITAS AKADEMIKA/MASYARAKAT PERPUSTAKAAN
MULAI
PENYERAHAN
BUKU
SUMBANGAN
PETUGAS MENGECEK
KONDISI BUKU
LAYAK
? BERITAHU PIHAK
PENYUMBANG
BERIKAN
TANDA
BUKTI
SELESAI
Tidak
ya
94
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Pelayanan Sumbangan Buku/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 77 Dari 86
LAMPIRAN
PELAYANAN SUMBANGAN BUKU
1. Form Sumbangan Buku
TANDA TERIMA SUMBANGAN BUKU
Yang bertanda tangan dibawah ini Kepala Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menyat akan bahwa :
N a m a
N I M / N I K
Fakultas
:
:
:
Sidoarjo, Kepala Perpustakaan
..............................................
Nurhayati, S.IIP.
Jurusan : ..................................................................................... ........................
................................................................................................... ......................................................
................................................................................................... ...............................................................................................
.......................
Telah menyumbangkan buku sebanyak .......... .(.....................) Eksemplar.
Pada tanggal......................................dengan judul..................................... ......................................................................
.Demikian Surat Keterangan ini dibuat, dan kami ucapkan terima kasih untuk partisipasinya dalam peng embangan
kekayaan koleksi Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
................................................................................................... ..............................................................................................
................................................................................................... ......................................................
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
website : www.umsida.ac.id ema il : [email protected]
PERPUSTAKAANForm : F/Perpus/SB/2015/ D.9/1
95
96
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Survei Kepuasan Pengguna/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 78 Dari 86
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SURVEY KEPUASAN PENGGUNA
1. Tujuan :
Untuk Mengumpulkan informasi yang faktual dan signifikan mengenai ekspektasi
dan persepsi dari pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/ kegiatan,
sarana dan prasarana yang diberikan oleh perpustakaan, sebagai bahan evaluasi
untuk perencanaan strategi pengembangan perpustakaan di masa depan.
2. Ruang Lingkup
a. Mahasiswa
b. Staf/karyawan dan Dosen UMSIDA
3. Definisi :
Survey kepuasan pengguna adalah kegiatan mengumpulkan persepsi dan
ekspetasi pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program kerja/ kegiatan,
sarana dan prasarana yang diberikan perpustakaan. Data diperoleh melalui
penyebaran kuesioner dan diolah dalam bentuk statistic yang dilaksanakan setiap
akhir semester genap selama 2 bulan.
4. Dokumen dan Alat Terkait
a. Kuesioner
Berfungsi sebagai alat bantu pengumpulan data mengenai persepsi dan
ekspetasi dari pengguna perpustakaan terhadap pelayanan, program/kegiatan
perpustakaan dan sarana prasarana perpustakaan.
b. Komputer dan Software Pengolahan Statistik
Berfungsi sebagai alat bantu dan alat simpan data dalam proses pengolahan
data survey kepuasan pengguna
c. Printer
Berfungsi sebagai alat cetak dari hasil pengolahan data survey kepuasan
pengguna.
97
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Survei Kepuasan Pengguna/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 79 Dari 86
d. Kertas HVS
Berfungsi sebagai Medium untuk mencetak hasil pengolahan data survey
kepuasan pengguna
5. Uraian Prosedur
a. Pembuatan
Pembuatan form kuesioner kepuasan pengguna dilakukan oleh koordinator
pelayanan pemakai bekerjasama dengan koordinator pelayanan teknis
b. Penyebaran
Menyebarkan form kuesioner kepada para pengguna perpustakaan pada
masing-masing perpustakaan, yaitu Perpustakaan Kampus 1, Perpustakaan
Kampus 2 dan Perpustakaan Kampus 4. Penyebaran kuesioner dilakukan
selama 2 minggu hingga 1 bulan.
c. Pengumpulan
Hasil kuesioner dikumpulkan oleh staff perpustakaan dan diserahkan pada
koordinator pelayanan pemakai. Kuesioner harus dikumpulkan paling lambat
1 bulan setelah kuesioner disebarkan dan diisi oleh pengguna perpustakaan
d. Pengolahan
hasil kuesioner akan ditabulasi dan diolah dalam bentuk statistik oleh
koordinator pelayanan pemakai dan hasilnya ditampilkan paling lambat 2
minggu setelah survey dikumpulkan.
6. Indikator Keberhasilan
a. Survey kepuasan pengguna dilaksanakan secara rutin setiap tahun pada akhir
semester genap
b. Form, data dan hasil survey terdokumentasi dengan baik
c. Data hasil pengolahan kusesioner kepuasan pengguna terpublikasi
98
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Survei Kepuasan Pengguna/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 80 Dari 86
ALUR KERJA
SURVEY KEPUASAN PENGGUNA
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
MULAI
PEMBUATAN KUESIONER
KEPUASAN PENGGUNA
PENYEBARAN
KUESIONER
PENGISIAN
KUESIONER
PENGUMPULAN DAN
TABULASI DATA
PENYAJIAN
DATA DALAM
BENTUK GRAFIK
SELESAI
99
100
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Saran dan kritik/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 81 Dari 84
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SARAN DAN KRITIK
1. Tujuan
Mengumpulkan keluhan, kritik dan saran-saran pengguna perpustakaan untuk
perbaikan pelayanan, program/kegiatan dan sarana prasarana perpustakaan
2. Ruang Lingkup
a. Mahasiswa
b. Staf/Karyawan UMSIDA
c. Dosen UMSIDA
3. Definisi
Media penyampaian keluhan dan kritik pengguna perpustakaan terhadap
pelayanan, program/kegiatan dan sarana prasarana perpustakaan yang disediakan
oleh perpustakaan secara manual atau online yang terintegrasi dengan automasi
perpustakaan
4. Dokumen dan Alat Terkait
a. Form Saran dan Kritik
Berfungsi sebagai alat bantu pengumpulan saran dan kritik dari pengguna
perpustakaan terhadap pelayanan petugas, kegiatan-kegiatan yang
diselenggarakan perpustakaan dan sarana prasarana yang tersedia di
perpustakaan
b. Komputer dan program/software Komputer
Berfungsi sebagai database atau penyimpan data. Karena pengisian saran dan
kritik dapat dilakukan secara online oleh pengguna melalui system otomasi
perpustakaan. Saran dan kritik juga dapat disampaikan melalui facebook
dengan user name perpus umsida. Dengan media yang sama, jawaban atas
saran dan ktitik mahasiswa dipublikasikan oleh pihak perpustakaan
101
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Saran dan kritik/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 82 Dari 84
c. Newsletter
Berfungsi sebagai alat jawab untuk setiap saran dan kritik yang masuk ke
perpustakaan
5. Uraian Prosedur
a. Pemberian fasilitas saran dan kritik untuk mahasiswa melalui media manual
seperti form saran dan kritik, melalui media online yang terdapat di system
otomasi perpustakaan maupun media social online seperti facebook
b. Perpustakaan melakukan sosialisasi terkait saran dan kritik online di
perpustakaan kepada pengguna
c. Pengguna mengisi saran dan kritik pada media yang telah disediakan oleh
perpustakaan .
d. Setiap bulan petugas akan melakukan rekap terhadap kritik dan saran yang
masuk dan memberikan jawaban selambat-lambatnya satu minggu melalui
media online dan newsletter tiap tahun.
6. Indikator Keberhasilan
d. Perpustakaan mengecek saran dan kritik sebulan sekali
e. Perpustakaan mendokumentasikan saran dan kritik untuk kebutuhan internal
f. Mahasiswa mendapatkan jawaban atas saran dan kritik yang disampaikan pada
perpustakaan
102
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Saran dan kritik/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 83 Dari 84
ALUR KERJA
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
CIVITAS AKADEMIKA PERPUSTAKAAN
MULAI
PENGISIAN SARAN KRITIK
PERPUSTAKAAN
PEMBERIAN JAWABAN
ATAS SARAN DAN
KRITIK
PUBLIKASIKAN DAN
DOKUMENTASIKAN JAWABAN ATAS
SARAN DAN KRITIK
SELESAI
103
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Saran dan kritik/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 84 Dari 84
LAMPIRAN
SARAN DAN KRITIK
1. Rincian Tampilan Pangkalan Data untuk Saran dan Kritik
2. Form Kritik dan Saran
.
........................................................... ...............................................................................................
KRITIK dan SARANBuat Kemajuan Perpus UMSIDA
Kritik :
..........................,,...................................................................... ..............................
................................................................................................... ......................................................
................................................................................................... ......................................................
..........................
: ...........................................................................................................................................Saran ..........................................................................................................................................
........................................................... ...............................................................................................
................................................................................................... ......................................................
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO
website : www.umsida .ac.id em ai l : perpus @um sida.ac .id
PERPUSTAKAAN
.....................................................................................................................................
Form : F/Perpus/KS/2015/ F.1
104
105
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Masuk dan Surat Keluar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 85 Dari 87
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
1. Tujuan
Memberikan pedoman bagi unit kerja serta pihak lain yang terkait dengan
penerimaan dan pencatatan nomor surat masuk dalam lingkungan UPT
Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
2. Ruang Lingkup
d. Rektorat
e. Fakultas/Jurusan
f. Biro/Unit Pelaksana Teknis
g. Instansi lain
3. Definisi
Penerimaan dan pencatatan nomor surat masuk dan surat keluar dalam lingkungan
UPT Perpustakaan Pusat Universitas Muhammadiyah Sidoarjo
4. Dokumen dan Alat Terkait
g. Buku penerimaan surat masuk dan surat keluar
Sebagai alat bantu pencatatan penerimaan surat masuk dan pencatatan surat
keluar
h. Folder, Holder maupun alat-alat kelengkapan arsip lainnya
Sebagai alat bantu untuk merapikan arsip-arsip surat yang masuk dan surat
yang keluar
i. Komputer dan program/software Komputer
Sebagai alat bantu dalam proses pembuatan dan pencatatan arsip surat masuk
dan surat keluar secara online
106
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Masuk dan Surat Keluar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 86 Dari 87
5. Uraian Prosedur
a. Surat-surat yang masuk dari rektorat, fakultas, biro dan lembaga lainnya akan
mendapatkan nomor surat masuk yang diurutkan berdasarkan tanggal
masuknya dan dicatat dalam buku penerimaan surat masuk
b. Surat-surat yang ditujukan untuk diluar lembaga perpustakaan akan
mendapatkan nomor surat keluar, dicatat dalam buku surat keluar dan
diarsipkan dalam bentuk paper maupun dalam bentuk digital.
c. Arsip-arsip dari surat yang masuk maupun surat yang keluar diklasifikasi
berdasarkan subyek/tema pokok surat.
d. Arsip-arsip surat yang telah melewati masa tiga tahun, akan dilakukan
digitalisasi dan dimusnahkan.
6. Indikator Keberhasilan
j. Surat yang masuk maupun yang keluar terdokumentasikan dengan rapi dan
diklasifikasi sesuai dengan peruntukannya.
k. Arsip-arsip surat yang masuk maupun yang keluar dapat diketemukan dengan
cepat dan mudah
l. Arsip-arsip surat yang masuk dan yang keluar dapat dilihat melalui berbagai
media, karena proses digitalisasi arsip.
107
Universitas Muhammadiyah Sidoarjo Kode/No : SOP Surat Masuk dan Surat Keluar/ PERPUS/2015/01
Tanggal : 23 Oktober 2015
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PERPUSTAKAAN
Revisi Ke : 01
Halaman Ke 87 Dari 87
ALUR KERJA
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
MULAI
SELESAI
BERI NOMOR SURAT
MASUK DAN CATAT DALAM BUKU
PENERIMAAN SURAT
MASUK
BERI NOMOR SURAT
KELUAR DAN CATAT
DALAM BUKU SURAT KELUAR
KLASIFIKASI SURAT
MASUK SESUAI DENGAN TEMA POKOK BAHASAN
SURAT
KLASIFIKASI SURAT
KELUAR SESUAI
DENGAN TEMA POKOK BAHASAN SURAT
CATAT EKSPEDISI
SURAT KELUAR DALAM
FORM SURAT KELUAR
108