Manual ProsedurSeleksi Beasiswa Online

FAKULTAS ILMU BUDAYAUNIVERSITAS BRAWIJAYA

2012

Manual ProsedurSeleksi Beasiswa Online

Fakultas Ilmu BudayaUniversitas Brawijaya

Kode Dokumen : 0120007017

Revisi : 1

Tanggal : 30 April 2012Diajukan oleh

: Pembantu Dekan III

Prof.Dr.Ir. Henny Pramoedyo, MSNIP. 19570705 198103 1 009

Disetujui oleh

: Dekan

Prof. Francien Herlen Tomasowa, Ph.D.NIP. 19480804 197903 2 001

Daftar Isi

Halaman

Tujuan 1Ruang lingkup 1Pihak Orang Terkait 1Uraian Prosedur 1 Tim Penyusun 3Lampiran 4

TUJUAN:Menjamin kelancaran dan ketertiban prosedur beasiswa di lingkungan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya sesuai dengan proses dan tujuan pembelajaran.

RUANG LINGKUPManual prosedur beasiswa berlaku mulai dari pemberitahuan dari kantor pusat Universitas Brawijaya, pengumuman dan sosialisasi secara resmi dari pihak Fakultas Ilmu Budaya, pengajuan beasiswa oleh mahasiswa hingga pencairan dana beasiswa dan penerimaan beasiswa. Manual prosedur ini berlaku hanya untuk beasiswa yang dibawah tanggung-jawab Fakultas Ilmu Budaya.

PIHAK ORANG TERKAIT

1. Bagian Kemahasiswaan Rektorat2. Pimpinan Fakultas.3. Subbagian kemahasiswaan Fakultas Ilmu

Budaya UB.4. Mahasiswa.

URAIAN PROSEDUR:A. Pengumuman Informasi Pembukaan

Pendaftaran Beasiswaa. Kantor Pusat Bagian kemahasiswaan

memberikan pemberitahuan secara resmi kepada pimpinan Fakultas Ilmu BudayaUB.

b. Pimpinan Fakultas mengumumkan secara resmi kepada mahasiswa di setiap program studi.

1

c. Pengumuman juga dilakukan melalui mading dan majalah/ buletin mahasiswa.

d. Pengumuman berisi tentang persyaratan penerima beasiswa, jenis beasiswa yang tersedia, syarat-syarat yang harus dilengkapi pengajuan dan batas waktu pengajuan. Atau dapat diakses melalui http://beasiswa.ub.ac.id

B. Pendaftaran Beasiswaa. Mahasiswa melakukan pendaftaran

beasiswa secara online melalui http://beasiswa.ub.ac.id

b. Mahasiswa login dan mengisi form pendaftaran, form advokasi dan formulir pendataan secara online

c. Setelah pengisian lengkap, form terebut dicetak dan diserahkan ke petugas dari BEM fakultas dilengkapi dengan kelengkapan yang telah ditentukan sesuai jenis beasiswa yang dipilih oleh mahasiswa

d. Berkas pendaftaran beasiswa yang telah lolos pendataan dan verifikasi diserahkan ke Bagian Kemahasiswaaan. Berkas pendaftaran yang belum lolos dapat diperbaiki dan dilengkapi untuk dapat diajukan kembali.

e. Bagian Kemahasiswaan memeriksa kelengkapan berkas pendaftaran dan mengajukan persetujuan ke Pembantu Dekan III

f. Setelah mendapat persetujuan Pembantu Dekan III, berkas pendaftaran diserahkan ke operator beasiswa fakultas untuk divalidasi secara online melalui sistem

2

g. Berkas pendaftaran diarsipkan Bagian Pendaftaran

h. Mahasiswa telah terdaftar sebagai calon penerima beasiswa

C. Penerimaan Beasiswaa. Bag. Kemahasiswaan Rektorat

mengirimkan secara resmi nama-nama penerima beasiswa kepada Fakultas.

b. Bagian Kemahasiswaan fakultas mengumumkan mahasiswa penerima beasiswa dan ketentuan pencairan beasiswa atau mahasiswa dapat mengakses melalui http://beasiswa.ub.ac.id

c. Dana beasiswa dikirimkan kepada Fakultas sesuai dengan jumlah nama penerima beasiswa (atau sesuai dengan ketentuan Universitas)

d. bagian kemahasiswaan memberikan dana beasiswa kepada mahasiswa penerima sesuai dengan hasil pengumuman resmi.

e. Mahasiswa menerima beasiswa sesuai dengan aturan yang ada.

LAMPIRAN1. Bagan Alir2. Formulir pendaftaran beasiswa3. Formulir advokasi4. Formulir pendataan

3

BAGAN ALIR PENDAFTARAN BEASISWA

(DI FAKULTAS)

Mulai

Mendaftar di beasiswa.ub.ac.id

Memverifikasi kesesuaian data

Memeriksa data

Memeriksa dan menyetujui

Memvalidasi data

Selesai

Mahasiswa

BEM

Bag. Kemahasiswaan

Bag. Kemahasiswaan

Pembantu Dekan III

Data Online, dokumen

Daftar dokumen

Daftar Rekaman Dokumen

Persetujuan Dokumen

Data Online

4

BAGAN ALIR PENDAFTARAN BEASISWA

(DI UNIVERSITAS)

Mulai

Mendaftar di beasiswa.ub.ac.id

Pemeriksaan dan validasi Data

Selesai

Mahasiswa

BAK

Data Online, dokumen

Daftar dokumen

5

Formulir Pendaftaran

6

7

8

9

10

11