standar manual mutu (model iso 9001:2008) uin...

STANDAR MANUAL MUTU

(MODEL ISO 9001:2008)

__________________________

UIN AM-M-01

A Diterbitkan untuk Tanggapan 25-07-2011

B Diterbitkan untuk Persetujuan 28-07-2011

0 Disetujui 01-08-2011

Revisi Deskripsi Tanggal Disiapkan

Oleh

Diperiksa

Oleh

Disetujui

Oleh

STANDAR MANUAL MUTU

UIN ALAUDDIN MAKASSAR

Doc. No. Sheet Revisi

UINAM-M-01 2 of 42 0

TABEL PERUBAHAN

Hal. Perubahan Hal. Perubahan Lampiran Perubahan

A B 0 A B 0 A B 0

1 38 1

2 39 2

3 40

4 41

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

STANDAR MANUAL MUTU




DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL & LEMBAR PERSETUJUAN 1

TABEL PERUBAHAN 2

DAFTAR ISI 3

PROFIL UIN ALAUDDIN MAKASSAR 6

1. SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) UIN ALAUDDIN MAKASSAR 7

1.1. PERNYATAAN KEBIJAKAN MUTU, VISI, MISI UIN ALAUDDIN MAKASSAR 7

1.2. SISTEM DOKUMEN MUTU UIN-AM 7

1.2.1 SISTEM MANUAL MUTU 9

1.2.2 PROSEDUR STANDAR MUTU 9

1.2.3 INSTRUKSI KERJA 9

1.2.4 CATATAN MUTU 9

2 STRUKTUR ORGANISASI, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG UIN-AM 9

2.1 STRUKTUR MANAJEMEN 10

2.1.2 BAGAN ORGANISASI UIN-AM 12

3.1.2 URAIAN TUGAS & TANGGUNG JAWAB 13

3 PROSES JASA PENDIDIKAN UIN – ALAUDDIN MAKASSAR 20

4 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 20

4.1 RUANG LINGKUP 20

4.2 PENERAPAN 21

4.3 ISTILAH DAN DEFINISI 21

4.4 SISTIM MANAJEMEN MUTU 22

2.1.2 PERSYARATAN UMUM 22

3.1.2 PERSYARATAN DOKUMENTASI 23

4.4.3.1 Umum 23

4.4.3.2 Manual Mutu 23

4.4.3.3 Pengendalian Dokumen 24

4.4.3.4 Pengendalian Catatan 24

4.5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 24

4.5.1 KOMITMEN MANAJEMEN 24

4.5.2 FOKUS PELANGGAN 25

4.5.3 KEBIJAKAN MUTU 25

4.5.4. PERENCANAAN MUTU 25

4.5.4.1 Sasaran Mutu Universitas 25

4.5.5.1 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 26

4.5.5 TANGGUNG JAWAB WEWENANG & KOMUNIKASI 27

STANDAR MANUAL MUTU




4.5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang 27

4.5.5.2 Wakil Manajemen 27

4.5.5.3 Komunikasi Internal 27

4.5.6 TINJAUAN MANAJEMEN 28

4.5.6.1 Umum 28

4.5.6.2 Input Tinjauan 28

4.5.6.3 Output Tinjauan 28

4.6 MANAJEMEN SUMBER DAYA 28

4.6.1 PENYEDIAAN SUMBER DAYA 28

4.6.2 SUMBER DAYA MANUSIA 29

4.6.2.1 Umum 29

4.6.2.2 Kompetensi, Kesadaran dan Pelatihan 29

4.6.3 INFRASTRUKTUR 29

4.6.4 LINGKUNGAN KERJA 30

4.7 REALISASI PRODUK 30

4.7.1 PERENCANAAN REALISASI PRODUK 30

4.7.2 PROSES-PROSES YANG BERHUBUNGAN DENGAN PELANGGAN 31

4.7.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berkenaan dengan Produk 31

4.7.2.2 Pemeriksaan Persyaratan Berkenaan dengan Produk 32

4.7.2.3 Komunikasi Pelanggan 32

4.7.3 RANCANGAN DAN PENGEMBANGAN 33

4.7.3.1 Perencanaan Perancangan dan Pengembangan 33

4.7.3.2 Input Rancangan & Pengembangan 33

4.7.3.3 Output Rancangan & Pengembangan 33

4.7.3.4 Verifikasi Rancangan & Pengembangan 34

4.7.3.5 Validasi Rancangan & Pengembangan 34

4.7.3.6 Pengawasan Perubahan Rancangan & Pengembangan 34

4.7.4 PURCHASING 34

4.7.4.1 Proses Pembelian 34

4.7.4.2 Informasi Pembelian 35

4.7.4.3 Verifikasi Pembelian Produk & Jasa 35

4.7.5 PENYEDIAAN PRODUK DAN JASA 35

4.7.5.1 Pengendalian Proses dan Pelaksanaan Kegiatan 35

4.7.5.2 Validasi Proses-Proses untuk Pelaksanaan Kegiatan 36

4.7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur 36

4.7.5.4 Barang Milik Pelanggan 36

4.7.5.5 Penmeliharaan Produk 36

STANDAR MANUAL MUTU




4.8 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN 37

4.8.1 UMUM 37

4.8.2 MONITORING DAN PENGUKURAN 37

4.8.2.1 Kepuasan Pelanggan 38

4.8.2.2 Internal Audit 38

4.8.2.3 Monitoring dan Pengukuran Proses dan Produk 39

4.8.2.4 Monitoring dan Pengukuran Hasil Pekerjaan 39

4.8.3 PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SYARAT 40

4.8.3.1 Pemeriksaan & Penempatan Produk yang Tidak Memenuhi Syarat 40

4.8.4 ANALISA DATA 40

4.8.5 PERBAIKAN 41

4.8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan 41

4.8.5.2 Tindakan Perbaikan 41

4.8.5.3 Tindakan Pencegahan 41

5 ATTACHMENTS/LAMPIRAN 42

STANDAR MANUAL MUTU




PROFIL UIN ALAUDDIN MAKASSAR

Sejarah perkembangan Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar (UIN-AM), yang dulu Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Alauddin Makassar melalui beberapa fase, yaitu:

1. Fase Tahun 1962 s.d 1965

Pada mulanya IAIN Alauddin Makassar yang kini menjadi UIN Alauddin Makassar berstatus Fakultas

Cabang dari IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Atas desakan Rakyat dan Pemerintah Daerah Sulawesi

Selatan serta persetujuan Rektor IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta, Menteri Agama Republik Indonesia

mengeluarkan Keputusan Nomor 75 tanggal 17 Oktober 1962 tentang penegerian Fakultas Syari’ah

UMI menjadi Fakultas Syari’ah IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Cabang Makassar pada tanggal 10

Nopember 1962. Setelah itu, penegerian Fakultas Tarbiyah UMI menjadi Fakultas Tarbiyah IAIN

Sunan Kalijaga Yogyakarta Cabang Makasar pada tanggal 11 Nopember 1964 berdasarkan Keputusan

Menteri Agama Nomor 91 tanggal 7 Nopember 1964. Selanjutnya pada tanggal 28 Oktober 1965,

Fakultas Ushuluddin IAIN Sunan Kalijaga Yogyakarta Cabang Makassar didirikan berdasarkan

Keputusan Menteri Agama Nomor 77 tanggal 28 Oktober 1965.

2. Fase Tahun 1965 s.d 2005

Pada tanggal 10 Nopember 1965 IAIN Makassar berstatus mandiri berdasarkan Keputusan Menteri

Agama Nomor 79 tanggal 28 Oktober 1965. Pendirian tersebut atas dukungan masyarakat dan

pemerintah Sulawesi Selatan serta landasan hukum Peraturan Presiden Nomor 27 tahun 1963.

Peraturan tersebut menegaskan antara lain bahwa sekurang-kurangnya tiga jenis fakultas IAIN dapat

digabung menjadi satu institut tersendiri. Pada saat itu, IAIN Makassar telah mempunyai tiga fakultas

yakni Fakultas Syari’ah, Fakultas Tarbiyah dan Fakultas Ushuluddin.

Nama “Alauddin” pada IAIN di Makassar diambil dari nama Raja Kerajaan Gowa yang pertama

memeluk Islam dan memiliki latar belakang sejarah pengembangan Islam. Di samping itu, nama ini

mengandung harapan peningkatan kejayaan Islam di masa mendatang di Sulawesi Selatan pada

khususnya dan Indonesia bahagian Timur pada umumnya.

Sultan Alauddin adalah Raja Gowa XIV tahun 1593-1639, (kakek/ datok) dari Sultan

Hasanuddin Raya Gowa XVI, dengan nama lengkap I Mangnga’rangi Daeng Manrabbia Sultan

Alauddin. Gelar Sultan Alauddin diberikan kepada Raja Gowa XIV ini, karena dialah Raja Gowa yang

pertama kali menerima agama Islam sebagai agama kerajaan. Ide pemberian nama “Alauddin” kepada

IAIN yang berpusat di Makassar tersebut, mula pertama dicetuskan oleh para pendiri IAIN “Alauddin”,

diantaranya adalah Andi Pangeran Daeng Rani, (cucu/turunan) Sultan Alaudddin, yang juga mantan

Gubernur Sulawesi Selatan, dan Ahmad Makkarausu Amansyah Daeng Ilau, ahli sejarah Makassar.

Pada fase ini, IAIN (kini UIN) Alauddin yang semula hanya memiliki tiga (3) buah Fakultas,

berkembang menjadi lima (5) buah Fakultas.

Tahun 1990 Program Pascasarjana (PPs) didirikan berlandaskan Keputusan Dirjen Binbaga

Islam Departemen Agama No. 31/E/1990 tanggal 7 Juni 1990 berstatus kelas jauh dari PPs IAIN Syarif

Hidayatullah Jakarta yang kemudian dengan Keputusan Menteri Agama RI No.403 Tahun 1993 PPs

IAIN Alauddin Mkasssar menjadi PPs yang mandiri.

STANDAR MANUAL MUTU




3. Fase Tahun 2005 s.d Sekarang

Perubahan status kelembagaan dari Institut menjadi Universitas diperlukan untuk; pertama, merespon

tuntutan perkembangan ilmu pengetahuan dan perubahan mendasar atas lahirnya Undang-undang

Sistem Pendidikan Nasional No. 2 Tahun 1989 dimana jenjang pendidikan pada Departemen

Pendidikna Nasional R.I dan Departemen Agama RI Telah disamakan kedudukannya khususnya

jenjang pendidikan menengah; kedua, untuk menampung lulusan jenjang pendidikan menengah di

bawah naungan Departemen Pendidikan Nasional R.I dan Departemen Agama RI Atas prakarsa

pimpinan IAIN Alaudddin periode 2001-2006 dan atas dukungan civitas Akademika dan Senat IAIN

Alauddin serta Gubernur Sulawesi Selatan, maka diusulkan konversi IAIN Alauddin Makassar menjadi

UIN Alauddin Makassar kepada Presiden RI melalui Menteri Agama RI dan Menteri Pendidikan

Nasional RI Mulai 10 Oktober 2005 Status Kelembagaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Alauddin

Makassar berubah menjadi (UIN) Universitas Islam Negeri Alauddin Makassar berdasarkan Peraturan

Presiden (Perpres) Republik Indonesia No. 57 Tahun 2005 Tanggal 10 Oktober 2005 yang ditandai

dengan peresmian penandatangan prasasti oleh Presiden RI Bapak DR. H. Susilo Bambang Yudhoyono

pada tanggal 4 Desember 2005 di Makassar.

Dengan perubahan status kelembangaan dari Institut ke Universitas. UIN Alauddin Makassar

berkembang dari lima (5) buah Fakultas menjadi tujuh (7) buah Fakultas dan 1 (satu) buah Program

Pascasarjana (PPs) berdasarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 5 tahun 2006 tanggal 16 Maret

2006, yaitu:

a. Fakultas Syari’ah dan Hukum.

b. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan.

c. Fakultas Ushuluddin dan Filsafat.

d. Fakultas Adab dan Humaniora.

e. Fakultas Dakwah dan Komunikasi.

f. Fakulta Sains dan Teknologi.

g. Fakulatas Ilmu Kesehatan.

h. Program Pascasarjana (PPs).

1. SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) UIN ALAUDDIN MAKASSAR

1.1 PERNYATAAN KEBIJAKAN MUTU, VISI, DAN MISI UIN AM

KEBIJAKAN MUTU

Sebagai Perguruan Tinggi bermutu, UIN Alauddin bertekad mengembangkan integrasi

keilmuan serta menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, berperadaban, dan siap terap.

Untuk melaksanakan Kebijakan Mutu UIN Alauddin, Manajemen berupaya memastikan

seluruh warga kampus:

1. Mengerti dan memahami kebijakan mutu UIN-AM

2. Menjamin terpenuhinya tuntutan mutu pelayanan pemangku kepentingan.

3. Mendukung penerapan Sistem Manajemen Mutu UIN-AM dan perundang-undangan

yang berlaku.

STANDAR MANUAL MUTU




VISI

Menjadi pusat keunggulan akademik dan intelektual yang mengintegrasikan ilmu-ilmu

agama dengan ilmu pengetahuan dan teknologi dan menjadi pusat pegnembangan nilai-nilai

akhlak mulia, kapasistas, potensi, dan kepribadian muslim Indonesia yang lebih

berperadaban.

MISI

1. Memperkokoh tekad untuk menjadi pusat keunggulan akademik dan intelektual yang

komprehensif yang membuahkan masyarakat yang kosmopolitan dan berperadaban.

2. Menanamkan nilai-nilai moral dan akhlak mulia serta dasar-dasar spiritual, keimanan

dan ketaqwaan.

3. Mengintegrasikan kembali ilmu-ilmu agama dan ilmu pengetahuan dan teknologi.

4. Mengembangkan potensi dan kapasitas mahasiswa yang dapat dijadikan sebagai landasan

yang kokoh untuk menjadi cerdas, dinamis, kreatif, mandiri dan inovatif.

5. Memperkuat pengembangan dan pengelolaan sumber daya fisik, fiskal dan manusia

melalui kerjasama dan interkoneksitas.

1.2 SISTEM DOKUMEN MUTU UIN–AM

Sistem Dokumen Mutu UIN–AM disesuaikan dengan Model ISO 9001: 2008. Model untuk

disain Sistem Manajemen Mutu, Pengembanan, dan jasa pelayanan Sistem Dokumen Mutu

ini terdiri atas Manual Mutu, Prosedur Standar Mutu, Instruksi Kerja dan Catatan Mutu

(Lihat bagan berikut).

1.2.1 Manual Mutu

1.2.2 Prosedur Standar Mutu (SOP)

1.2.3 Instruksi Kerja

1.2.4 Catatan / Formulir /Check list

Level Dokumen Manual Mutu

STANDAR MANUAL MUTU




1.2.1 SISTEM MANUAL MUTU (UIN AM–M–01)

Manual Mutu UIN-AM berisi :

Kebijakan Mutu UIN-AM (Lampiran 5.1)

Bagan Organisasi Universitas dan Organisasi Q/QC (Lampiran 5.2)

Persyaratan Sistem Pengelolaan Mutu yang berisi:

- Proses Pendidikan UIN-AM: Sebuah diagram alir yang menjelaskan bagaimana

kegiatan Pendidikan dilaksanakan oleh Universitas (Lampiran 5.3)

- Cakupan sistem Manajemen Mutu.

Penerapan semua persyaraan ISO 9001: 2008 pada kegiatan sehari-hari UIN-AM untuk

menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang

berlaku.

1.2.2 PROSEDUR STANDAR MUTU

Inti dari Sistem Manajemen Mutu adalah prosedur-prosedur yang berorientasi

fungsional, bukan spesifik. Prosedur Standar Mutu menyediakan:

Bukti objektif dari sebuah sistem dokumen.

Cara-cara mendefinisikan pekerjaan.

Deskripsi standar kerja yang dapat dievaluasi.

Cara mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang.

Standar kerja yang diterapkan di seluruh UIN-AM adalah untuk ‘mendapatkan

sesuatu dengan tepat pada saat pertama’.

Prosedur Pelaksanaan Standar Mutu (SOP) ada di dalam Sistem Manual Mutu.

1.2.3 INSTRUKSI KERJA

Instruksi Kerja adalah penjelasan lebih rinci dari suatu Prosedur yang menjelaskan

lebih rinci bagaimana suatu aktivitas dilaksanakan atau diawasi.

1.2.4 CATATAN MUTU

Rekaman yang berlaku di UIN-AM adalah bukti tertulis (arsip) baik dalam bentuk

hard copy maupun soft copy untuk menunjukkan implementasi kesesuaian antara

persyaratan yang telah ditetapkan dan dengan penerapan SMM secara efektif dan

konsisten.

UIN-AM telah menetapkan cara untuk mengidentifikasi, menyimpan, memelihara,

masa simpan serta memusnahkan Rekaman dalam Prosedur Mutu Pengendalian

Rekaman dimana prosedur tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari

Peraturan tentang Kebijakan Tata Persuratan dan Kearsipan UIN-AM.

Pengendalian rekaman dilakukan oleh Petugas Pengendalian Rekaman di masing-

masing Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan yang ditetapkan oleh masing-masing

Pimpinan Unit.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 10 of 42 0

2 STRUKTUR ORGANISASI, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG UIN-AM

2.1 STRUKTUR MANAJEMEN

Struktur Organisasi dan Tata Kerja UIN Alauddin Makassar diatur dalam Peraturan Menteri

Agama Nomor 5 tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja UIN alauddin Makassar.

A. Lembaga Struktural

Berdasarkan Peraturan Menteri Agama diatas maka Lembaga Struktural dibagi menjadi dua,

yaitu:

(1) Unit organisasi utama; bertanggung jawab melaksanakan sebagian tugas pokok

universitas yaitu :

a. Biro : menyelenggarakan pelayanan adminstrasi dan manajemen universitas.

b. Fakultas/Program Pascasarjana; menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran.

c. Lembaga Penelitian; menyelenggarakan penelitian;

d. Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat; menyelenggarakan pengabdian kepada

masyarakat.

(2) Unit Organisasi penunjang; bertanggung jawab melaksanakan tugas khusus yang

menunjang pelaksanaan tugas pokok universitas, yaitu:

a. UPT Perpustakaan

b. Pusat Informasi dan Komputer

c. Pusat Bahasa;

B. Lembaga Non Struktural

Lembaga non struktural adalah unit-unit organisasi yang dibentuk dengan keputusan

Rektor bertujuan melakukan kajian dan pengembangan dalam bidang-bidang tertentu,

yaitu:

1. Pusat Peningkatan dan Penjaminan Mutu (P3M) untuk melakukan pengendalian dan

penjaminan mutu akademik UIN-AM agar para mahasiswa mampu mengembangkan

integrasi interkonektisitas studi keIslaman dengan sains, teknologi dan seni serta

menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, berakhlak mulia dan berperadaban.

2. Pusat Pengkajian keIslaman dan Masyarakat (PPIM) untuk mengkaji masalah-masalah

keIslaman dan sosial kemasyarakatan dan bentuk kegiatannya adalah seminar tingkat

lokal, regional, nasional maupun internasional.

3. Pusat Kajian Agama dan Masyarakat (PUKAT) untuk melakukan penelitian dan

konsultasi baik pada tingkat lokal, nasional maupun internasional.

4. Pusat Studi Wanita (PSW) untuk mengembangkan kajian tentang gender, bentuk

kegiatannya adlah seminar, lokakarya, workshop, training, riset dan publikasi, tentang

pengarusutamaan gender, kesehatn reproduksi, dan sebagainya.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 11 of 42 0

5. Pusat Studi dan Pengkajian Hak Azasi Manusia (PSP-HAM) untuk meningkatkan

pengkajian dan penelitian pelaksanaan penegakan HAM di tengah masyarakat marginal

(marginal society) serta membantu masyarakat memperjuangkan dan mempertahankan

hak-hak azasinya dalam kehidupan sehari-hari sebagai upaya penegakan HAM.

6. Badan Hisab dan Rukyat untuk melakukan pengkajian dan pelayanan kepada masyarakat

dibidang hisab dan rukyat serta penentuan arah kiblat.

7. Baitul Mal/Lembaga Amil Zakat untuk mengumpulkan zakat, infaq dan sadakah (ZIS).

Bentuk kegiatannya mengelola dan menyalurkan ZIS.

8. Alauddin Press untuk mengembangkan kegiatan penerbitan, dokumentasi, dan publikasi

dalam lingkungan UIN-AM.

9. Komisi Disiplin untuk menegakkan aturan dan disiplin bagi civitas akademika UIN-AM.

C. Lembaga Afiliasi

Lembaga-lembaga afiliasi adalah lembaga yang melaksanakan kegiatan sebagai perwujudan

komitmen UIN-AM terhadap pelayanan sosial berupa kegiatan keagamaan, dakwah,

kesehatan, kesejahteraaan pegawai, serta pendidikan formal dan non formal. Manajemen

lembaga-lembaga ini bertanggung jawab secara langsung kepada Rektor.

1. Koordinator Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta (Kopertais Wilayah VIII).

Keberadaan lembaga ini bertujuan untuk melakukan pengawasan dan peningkatan mutu

Perguruan Tinggi Agama Islam Swasta (PTAIS) di Kawasan Timur Indoensia yang

meliputi administrasi akademik, staf pengajar, dan evaluasi lembaga.

2. Koperasi al-Muawanah.

Koperasi al-Muawanah adalah koperasi yang didirikan oleh Pegawai Negeri Sipil (PNS)

di lingkungan UIN-AM, bertujuan meningkatkan kesejahteraan PNS di lingkungan UIN-

AM dan memberikan pelayanan di bidang ekonomi.

3. Korpri

Korps Pegawai Republik Indonesia (KORPRI) unit UIN-AM merupakan wadah

organisasi PNS di lingkungan UIN Alauddin.

4. Poliklinik

Poliklinik adalah lembaga pelayanan kesehatan dalam lingkungan UIN-AM yang

memberikan pelayanan kepada:

a. Mahasiswa.

b. Pegawai di lingkungan UIN-AM.

c. Masyarakat umum yang memerlukan pertolongan pertama.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 12 of 42 0

5. Dharma Wanita Persatuan

Dharma Wanita Persatuan merupakan wadah organisasi bagi isteri PNS di lingkungan

UIN-AM yang dalam menjalankan kegiatannya, mendukung tugas-tugas PNS dalam

lingkungan UIN-AM.

6. Taman Kanak-Kanak (TK) Alauddin

TK Alauddin didirikan dan dikelola oleh Dharma Wanita UIN-AM. TK Alauddin

bertujuan untuk mendidik anak-anak (usia dini) dari pegawai UIN-AM dan masyarakat

umum.

7. Laboratorium School Fakultas Tarbiyah di Pao-Pao dan Malino.

8. Ikatan Keluarga Alumni (IKA).

IKA UIN-AM adalah wadah organisasi alumni IAIN/UIN-AM untujk mengembangkan

silaturahmi dan komunikasi serta tukar informasi untuk pengembangan UIN-AM.

2.1.2 BAGAN ORGANISASI UIN-AM

( Selengkapnya lihat lampiran 5.2 )

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 13 of 42 0

2.1.2 URAIAN TUGAS & TANGGUNG JAWAB

Uraian tugas dan tanggung jawab di dalam struktur kepengurusan UIN Alauddin

Makassar diatur melalui Peraturan Menteri Agama RI Nomor: 5 Tahun 2006–Tentang

Organisasi Tata Kerja UIN Alauddin Makassar.

Dewan Penyantun (pasal 5)

(1) Dewan Penyantun adalah forum yang terdiri atas tokoh-tokoh masyarakat

dan pemerintah yang menaruh perhatian terhadap pengembangan UIN-

AM.

(2) Dewan Penyantun bertugas memberi saran dan/atau bantuan bagi

pengembangan dan kemajuan UIN-AM.

(3) Dewan Penyantun terdiri atas Ketua, Sekretaris, dan Anggota.

(4) Ketua Dewan Penyantun dipilih dari dan oleh para anggota.

(5) Ketua Dewan Penyantun dibantu seorang Sekretaris yang dijabat oleh

Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum.

(6) Dewan Penyantun ditetapkan dengan Keputusan Rektor setelah mendapat

pertimbangan Senat Universitas.

(7) Masa bakti Dewan Penyantun sama dengan masa jabatan Rektor.

(8) Dewan Penyantun bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam setahun.

Rektor dan Pembantu Rektor (pasal 6)

(1) Rektor adalah pembantu Menteri Agama di bidang yang menjadi tugas dan

kewajibannya.

(2) Rektor mempunyai tugas memimpin universitas dalam penyelenggaraan

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, membina

tenaga pendidik dan kependidikan, mahasiswa serta penyelenggaraan

hubungan dengan lingkungannya.

Pembantu Rektor (pasal 7)

(1) Rektor dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh 4 (empat) orang

Pembantu Rektor yang berada di bawah dan bertanggungjawab langsung

kepada Rektor.

(2) Pembantu Rektor terdiri atas:

a. Pembantu Rektor Bidang Akademik yang mempunyai tugas membantu

Rektor dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran,

penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

b. Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum yang mempunyai tugas

membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang

perencanaan, pengelolaan keuangan, organisasi, tatalaksana,

kepegawaian, hukum dan hubungan masyarakat, serta rumah tangga

Universitas.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 14 of 42 0

c. Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan yang mempunyai tugas

membantu Rektor dalam memimpin pelaksanaan di bidang pembinaan

kesejahteraan mahasiswa.

d. Pembantu Rektor Bidang Kerjasama yang mempunyai tugas membantu

Rektor dalam memimpin pelaksanaan pekerjaan di bidang promosi dan

pemasaran, menginformasikan dan memasarkan segala kegiatan dan

prestasi serta potensi yang diraih UIN-AM. Terealisasinya kerjasama

akademik dan non akademik dengan pihak eksternal.

Senat Universitas

(1) Senat Universitas merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di

UIN-AM.

(2) Senat Universitas UIN-AM mempunyai tugas:

a Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan UIN-AM.

b Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan kecakapan

serta kepribadian civitas akademika.

c Merumuskan kebijakan dan tolok ukur penyelenggaraan UIN

Alauddin Makssar.

d Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas Rencana Anggaran

Pendapatan dan Belanja UIN-AM yang diajukan oleh Rektor.

e Menilai pertanggungjawaban Rektor atas pelaksanaan kebijakan yang

telah ditetapkan.

f Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan

mimbar, dan otonomi keilmuan pada UIN-AM.

g Memberikan pertimbangan kepada penyelenggara UIN-AM

berkenaan dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat

menjadi Rektor dan dosen yang dicalonkan memangku jabatan

akademik di Lektor.

h Menegakkan norma-norma yang berlaku bagi civitas akademika.

i Mengukuhkan pemberian gelar Doktor Kehormatan pada UIN-AM

yang memenuhi persyaratan.

(3) Senat Universitas terdiri atas para guru besar, pimpinan universitas, para

dekan, wakil dosen, dan unsur lain yang ditetapkan Senat Universitas.

(4) Senat Universitas diketuai oleh Rektor, didampingi oleh seorang Sekretaris

yang dipilih diantara para anggota Senat Universitas.

(5) Senat Universitas dalam melaksanakan tugasnya dapat membentuk komisi-

komisi yang beranggotakan anggota senat universitas dan bila dianggap

perlu ditambah dari unsur lain.

(6) Tata cara pengambilan keputusan dalam rapat Senat Universitas diatur

dalam Statuta Universitas.

(7) Rincian tugas unit dan uraian jabatan pada semua jenjang struktur

organisasi universitas ditetapkan oleh Senat Universitas.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 15 of 42 0

Dekan Fakultas (Pasal 13)

Dekan mempunyai tugas memimpin fakultas dalam penyelenggaraan program

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, serta membina

tenaga pendidik dan kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi fakultas.

Dekan Fakultas dibantu oleh 3 (tiga) Pembantu Dekan (Pasal 14). Para

Pembantu Dekan terdiri atas :

(1) Pembantu Dekan Bidang Akademik yang bertugas membantu Dekan

dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian, dan pengabdian

kepada masyarakat serta kerjasama.

(2) Pembantu dekan Bidang Administrasi Umum yang bertugas membantu

Dekan dalam memimpin pelaksanaan pekerjaan di bidang keuangan dan

administrasi umum.

(3) Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan yang bertugas membantu Dekan

dalam memimpin pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan dan

pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

Dekan bertanggung jawab atas penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan

pengabdian kepada masyarakat, serta pembinaan tenaga akademik, tenaga

administrasi, dan mahasiswa. Dekan bertanggung jawab atas terjaminnya mutu

akademik di fakultas.

Wewenang

a. Melaksanakan fungsi sebagai agent of change.

b. Menyususn RIP Fakultas.

c. Menyusun dan menetapkan Program Kerja Tahunan yang sesuai Visi, Misi,

dan Tujuan (tertuang dalam RIP Fakultas).

d. Menjalin kerjasama dengan Perguruan Tinggi, Instansi, Lembaga, dan

Publik dalam mendukung Visi, Misi, dan Tujuan Fakultas dibawah

kordinasi pimpinan puncak universitas.

e. Melakukan kordinasi dan pengarahan terhadap pelaksanaan

penyelenggaraan pendidikan di tingkat fakultas.

f. Memimpin Proses Penyelenggaraan Pendidikan di tingkat fakultas.

g. Melakukan pengawasan terhadap aktifitas penyelenggaraan pendidikan di

tingkat fakultas.

Direktur Program Pascasarjana (PPs)

Direktur PPs mempunyai tugas memimpin program pascasarjana, baik dalam

konteks penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada

masyarakat, maupun pembinaan tenaga pendidik dan kependidikan,

mahasiswa, tenaga administrasi, dan hubungan dengan lingkungannya.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 16 of 42 0

Ketua Lembaga Penelitian

Tanggung Jawab

a. Terlaksananya berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam

bidang penelitian.

b. Terpublikasikannya hasil-hasil penelitian.

c. Meningkatnya jumlah penelitian yang ditindaklanjuti dalam bentuk

pengabdian masyarakat.

d. Meningkatnya jumlah data base berkaitan dengan penelitian dan

pengabdian pada masyarakat.

e. Meningkatkan kualitas peneliti dan hasil penelitian.

Wewenang

a. Melaksanakan kegiatan workshop, pelatihan, dan lain-lain untuk

peningkatan kompetensi dosen.

b. Melaksanakan publikasi hasil-hasil penelitian melalui berbagai penerbitan

jurnal.

c. Mengidentifikasi kegiatan penelitian yang bisa ditindaklanjuti dengan

kegiatan pada pengabdian pada masyarakat.

d. Membeli jurnal, buku, dan data base lainnya yang berkaitan dengan

penelitian.

e. Membantu pelaksanaan koordinasi dan kerjasama dengan berbagai

lembaga/instansi terkait untuk berbagai kegiatan penelitian.

f. Mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan staf yang berkaitan dengan

administrasi penelitian.

Ketua Lembaga Pengabdian kepada Masyarakat

Tanggung Jawab

a. Terlaksananya berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam

bidang pengabdian kepada masyarakat.

b. Terpublikasikannya hasil-hasil pengabdian kepada masyarakat.

c. Meningkatnya jumlah pengabdian kepada masyarakat yang merupakan

tindak lanjut dari penelitian.

d. Meningkatnya jumlah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain

untuk pengabdian kepada masyarakat.

e. Meningkatnya data base berkaitan dengan pengabdian kepada masyarakat.

Wewenang

a. Melaksanakan berbagai kegiatan peningkatan kompetensi dosen dalam

bidang pengabdian kepada masyarakat.

b. Melaksanakan publikasi hasil-hasil pengabdian kepada masyarakat.

c. Mengkordinasi kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang merupakan

tindak lanjut dan hasil penelitian

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 17 of 42 0

d. Memperluas jumlah jaringan kerjasama dengan lembaga/instansi lain untuk

pengabdian kepada masyarakat.

e. Menambah koleksi data base berkaitan dengan pengabdian kepada

masyarakat.

f. Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan staf berkaitan dengan administrasi

pengabdian kepada masyarakat.

Kepala Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaaan

Tanggung Jawab

a. Pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan yang optimal dan

berkualitas.

b. Mengkoordinasikan dengan komponen universitas lainnya, perencanaan,

pelaksanaan, dan pengendalian sumber-sumber yang ada, untuk pelayanan

administrasi yang tepat, akurat, efektif, efisien, dan efektif.

c. Terlaksananya sarana dan prasarana yang mendukung kelancaran proses

pembelajaran.

d. Terlaksananya prosedur pelaksanaan kegiatan akademik di tingkat fakultas.

e. Terlaksananya layanan informasi nilai kepada mahasiswa yang

membutuhkan.

f. Lancarnya pembuatan transkrip nilai.

g. Siapnya berkas yang dibutuhkan untuk ujian mid dan akhir semester.

h. Terwujudnya tingkat pelayanan yang memuaskan bagi pengguna

(mahasiswa, staf edukasi dan non edukatif, serta pihak luar).

i. Tersedianya informasi akademik yang cepat dan akurat.

Wewenang

a. Melakukan perencanaan dan pengarahan terhadap pelaksanaan pekerjaan

tingkat unit kerja.

b. Menyediakan sarana dan prasarana yang mendorong kelancaran proses

belajar mengajar.

c. Memberikan layanan informasi nilai kepada mahasiswa yang

membutuhkan.

d. Mengadministrasikan nilai dan mengumumkan kepada mahasiswa.

e. Membuat transkrip nilai.

f. Menyiapkan berkas yang dibutuhkan untuk ujian mid dan akhir semester.

g. Melakukan pengarahan kepada staf dalam melaksanakan tugas-tugas

pelayanan administrasi dan akademik.

Kepala Biro Administrasi Umum

Tanggung Jawab

1. Tercapainya standar pengelolaan sistem administrasi yang baik dan benar.

2. Terwujudnya efisiensi dan efektifitas kerja yang tertib dan teratur dalam

menunjang program belajar mengajar.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 18 of 42 0

3. Terlaksananya dengan baik semua kegiatan bagian dan utusan dalam

melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan yang telah ditentukan.

4. Terwujudnya peraturan kepegawaian yang sesuai dengan situasi dan

kondisi di lingkungan UIN-AM.

5. Terwujudnya penataan dan pendataan semua inventaris barang dengan

baik.

6. Terlaksananya semua pelayanan dan pengadaan sarana dan prasarana dalam

menunjang kegiatan dalam lingkup UIN-AM.

Wewenang

a. Penanggungjawab seluruh aktivitas Biro Administrasi Umum, baik

administrasi umum maupun keuangan.

b. Mengkordinir seluruh kegiatan, baik rutin maupun insidental.

c. Penanggungjawab atas seluruh barang-barang inventaris, baik pembelian,

pengadaan, perawatan, maupun pemanfaatannya.

d. Mengkoordinir kerja Kabag Personalia dan Kabag Rumah Tangga.

e. Mempertanggungjawabkan seluruh tugas dan kerjanya kepada Pimpinan

Universitas.

Unit Pelaksana Teknis :

- Perpustakaan (pasal 83)

Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan pelayanan perpustakaan dan

kerjasama antara perpustakaan perguruan tinggi dan/atau badan lain,baik di

dalam maupun di luar negeri.

Dalam melaksanakan tugas sebagaiamana dimaksud dalam pasal 84,

Perpustakaan menjalankan fungsi :

a. Penyusunan dan perumusan konsep kebijakan dan perencanaan

perpustakaan.

b. Pengembangan kepustakaan dan pustakawan.

c. Pengadaan, pelayanan, dan pemeliharaan bahan pustaka.

d. Pelaksanaan kerjasama antara perpustakaan perguruan tinggi dan/atau

badan lain di dalam dan di luar negeri. ( pasal 87 )

- Kepala Pusat Bahasa ( pasal 87)

a. Pusat bahasa adalah unit pelaksana teknis di bidang pengembangan

bahasa dipimpin oleh seorang kepala yang berada di bawah dan

bertanggungjawab langsung kepada Rektor.

b. Pembinaan sehari-hari dilakukan oleh Pembantu Rektor Bidang

Akademik.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 19 of 42 0

Pusat bahasa mempunyai tugas melaksanakan pelayanan di bidang

pengembangan metode dan penguasaan bahasa untuk mendukung

penguasaan keilmuan bagi dosen dan mahasiswa UIN-AM.

- Kepala Pusat Informasi dan Komputer

a. Pusat Informasi dan Komputer (Puskom) adalah unit pelaksana teknis

di bidang sistem informasi dan komputer. Puskom dipimpin oleh

seorang Kepala yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung

kepada Rektor.

b. Pembinaan sehari-hari Puskom dilakukan oleh Pembantu Rektor

Bidang Akademik.

Puskom mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan sistem informasi dan

komputerisasi, pelayanan informasi, serta pengembangan tenaga komputer

(pasal 92).

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 92, Puskom

menjalankan fungsi:

a. Pengembangan rencana dan sistem informasi, serta teknologi

informatika.

b. Pelayanan data dan informasi.

- Kepala Pusat Peningkatan dan Penjaminan Mutu

a. Pusat Peningkatan dan Penjaminan Mutu (P3M) adalah unit pelaksana

teknis di bidang penjaminan mutu dipimpin oleh seorang Kepala yang

berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor.

b. Pembinaan sehari-hari P3M dilakukan oleh Pembantu Rektor Bidang

Akademik.

P3M dibentuk berdasarkan Surat Keputusan (SK) Rektor. P3M bertugas

untuk:

a. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu

akademik.

b. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan

sistem penjaminan mutu akademik.

c. Melakukan evaluasi pelaksanaan sistem penjaminan mutu

akademik.

d. Melakukan pengembangan sistem penjaminan mutu akademik.

e. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu

akademik di UIN-AM.

Dalam menjalankan tugasnya, P3M melaksanakan fungsi pelayanan

dalam bidang:

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 20 of 42 0

a. Training, konsultasi, pendampingan, dan kerjasama di bidang

penjaminan mutu akademik.

b. Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu akademik.

c. Pengembangan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu

akademik yang sesuai dengan keadaan sosial-budaya kampus UIN

Alauddin.

d. Pengembangan dan pelaksanaan monitoring dan evaluasi mutu

akademik internal di UIN Alauddin.

3. PROSES JASA PENDIDIKAN UIN ALAUDDIN MAKASSAR

(Selengkapnya lihat lampiran 5.3 )

4 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

1.1 RUANG LINGKUP

Penjaminan Mutu (quality assurance) yang dimaksud di sini adalah sebuah mekanisme

penetapan standar mutu yang diikuti dengan pemantauan, pengawasan, pengendalian, dan

perbaikan penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi yang dilaksanakan secara integral

dalam satu sistem dengan seluruh komponen di UIN-AM untuk mencapai visi, misi, dan

tujuan. Sistem penjaminan mutu UIN-AM bertujuan agar aspek masukan, pelayanan,

keluaran, dan output yang dihasilkan oleh UIN-AM memberikan kepuasan kepada pemangku kepentingan.

KEP

UA

SAN

PELA

NG

GA

N

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 21 of 42 0

1.2 PENERAPAN

UIN-AM akan menerapkan, memelihara dan melakukan perbaikan dan peningkatan yang

berkelanjutan disemua ruang lingkup kegiatan Unversitas yang ada sesuai panduan

persyaratan Sistem Manajemen Mutu. Diharapkan melalui implementasi SMM dan

pelaksanaan prosedur, instruksi kerja yang ada, UIN-AM akan selalu konsisten dalam

menyediakan jasa Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat yang bermutu.

Tujuan utamanya adalah agar tercapainya proses realisasi jasa yang bermutu yang diinginkan

dan diharapkan oleh pelanggan, dan juga sesuai dengan harapan pemangku kepentingan.

Dengan pelaksanaan yang konsisten maka diharapkan terjadinya peningkatan kinerja proses

dan antisipasi awal atas berbagai permasalahan yang timbul.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini diharapkan memberikan sumbangan yang berarti

bagi UIN-AM untuk menjadi Univeristas Kelas Dunia (World Class University) sesuai dengan

Visi yang ingin dicapai oleh UIN-AM.

1.3 ISTILAH DAN DEFINISI

a. Rektor adalah Pimpinan Tertinggi UIN-AM.

b. Rektor dibantu Pembantu Rektor Bidang Akademik, Pembantu Rektor Bidang

Administrasi Umum, Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan, Pembantu Rektor Bidang

kerjasama. Rektor dan keempat pembantu rektor adalah Pimpinan Puncak UIN-AM.

c. Wakil Manajemen adalah seseorang yang ditetapkan oleh manajemen puncak untuk

bertanggung jawab atas penyelenggaraan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu di

lingkungan organisasi yang bersangkutan.

d. Dokumen Mutu adalah seluruh dokumentasi yang digunakan sebagai acuan penerapan

Sistem Manajemen Mutu di lingkungan UIN-AM. Dokumen terdiri atas : Manual Mutu,

Prosedur Mutu, Instruksi Kerja, Catatan Mutu.

e. Rekaman/bukti kerja adalah sebagai dokumen bukti wujud pelaksanaan yang dapat juga

menyatakan hasil yang dicapai.

f. Kebijakan mutu adalah arahan menyeluruh UIN-AM seperti yang dinyatakan secara resmi

oleh manajemen puncak.

g. Sasaran mutu adalah sesuatu yang dituju berkaitan dengan mutu.

h. Pelanggan adalah orang yang menerima Jasa UIN-AM.

- Pelangan Internal adalah pihak-pihak yang terkait dengan proses lanjutan dalam suatu

rangkaian aktivitas.

- Pelanggan eksternal adalah semua pihak di luar UIN-AM yang menerima jasa UIN-

AM.

i. Pemangku Kepentingan yaitu pihak-pihak yang mempunyai kepedulian, perhatian dan

tanggung jawab atas keberadaan, pengembangan dan kemajuan UIN-AM, seperti : Instansi

Pemerintah c.q Kementrian Agama dan Kementrian Pendidikan, Pemerintah Daerah

Sulawesi Selatan, dan Masyarakat Sulawesi, Pengguna lulusan/orang tua-wali, swasta,

perguruan tinggi negeri/swasta (Unismuh, UIM, UMI, UNM, UIT).

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 22 of 42 0

j. Audit Internal Sistem Manajemen Mutu adalah audit yang dilakukan secara berkala untuk

memonitoring dan mengukur kesesuaian penerapan dan kinerja Sistem Manajemen Mutu

(SMM) pada seluruh unit kerja/unit pelaksana kegiatan.

k. Tindakan korektif adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang

ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

l. Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian

yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.

4. SISTIM MANAJEMEN MUTU

4.4.1 PERSYARATAN UMUM

UIN-AM telah menetapkan proses bisnisnya seperti yang tertuang di Manual Mutu.

Manual mutu, Prosedur-prosedur dan sekaligus intruksi kerjanya dilaksanakan dan

dipelihara sebagai sebuah Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan akan terus-menerus

ditingkatkan efektifitasnya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008 agar selalu dapat

menyesuaikan dengan kebutuhan pelanggan, pemangku kepentingan dan pihak terkait

lainnya.

Sosialisasi Manual mutu ini dilaksanakan oleh Wakil Manajemen dan Tim ISO kepada

semua karyawan UIN-AM dan karyawan kontrak di semua unit kerja di dua lokasi

kampus. Disamping itu petunjuk/manual, prosedur dan instruksi kerja akan ditinjau

secara periodik oleh Tim ISO UIN-AM dibawah kendali Wakil Manajemen. Manual

Mutu dan prosedur beserta instruksi kerja tersedia di Pusat Pengendalian Dokumen.

Salinan Sistem Manajemen Mutu ini didistribusikan dan diawasi ke semua unit UIN-AM

di kedua lokasi kampus.

Setiap Pimpinan Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus memastikan bahwa

penerapan SMM sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing unit kerja. Setiap

Kepala Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan dapat menentukan metode yang lebih

rinci yang dituangkan ke dalam petunjuk pelaksanaan untuk kepentingan masing-

masing unit untuk menjamin bahwa operasi dan proses seperti digambarkan dalam

diagram proses kegiatan tersebut di atas adalah efektif dan mampu memenuhi

persyaratan yang ditetapkan pada dokumen.

Disamping itu Kepala Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan berkewajiban untuk

melaksanakan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan

perbaikan yang berkesinambungan dari proses-proses tersebut di atas.

Kepala Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan perlu mengadakan sumber daya

(sumberdaya manusia, sarana & prasarana, keuangan, lingkungan, dll) dan informasi

yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan sebagaimana digambarkan dalam diagram

proses kegiatan tersebut di atas serta pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 23 of 42 0

4.4.2 PERSYARATAN DOKUMENTASI

4.4.2.1 Umum

UIN-AM menetapkan kebijakan Sistem Manajemen Mutu terdokumentasi

yang terdiri atas empat (4) tingkatan dokumen, yaitu :

Tingkat I Pedoman Mutu

Dokumen yang berisi penjelasan tentang bagaimana UIN-AM memenuhi

semua persyaratan ISO 9001: 2008, berkenaan dengan SMM, Tanggung

Jawab Manajemen, Manajemen Sumber Daya, Realisasi Produk dan

Pengukuran, Analisis dan Perbaikan.

Tingkat II Standar Prosedur Mutu

Prosedur Pelaksanaan Standar adalah inti dari Sistem Manajemen Mutu.

Prosedur-prosedur tersebut berorientasi fungsional. Prosedur-prosedur

standar merupakan :

Bukti objektif dari sebuah sistem dokumen

Cara-cara mendefinisikan kegiatan

Deskripsi standar kerja yang dapat dievaluasi

Cara-cara mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang

Standar kerja yang diterapkan di seluruh UIN-AM adalah untuk

mencapai “ Melaksanakan sesuatu dengan tepat pada saat pertama “.

Tingkat III Instruksi Kerja

Instruksi Kerja adalah penjelasan lebih detil/rinci suatu Prosedur,

menjelaskan lebih rinci bagaimana suatu aktivitas dilaksanakan atau

diawasi.

Tingkat IV Formulir dan Catatan Mutu.

Formulir adalah sebuah dokumen yang diisi lengkap untuk melaporkan

hal-hal terkait aktivitas harian yang sedang dilaksanakan dan merupakan

bukti pengawasan mutu. Bukti objektif dari kualitas Hasil kerja.

4.4.2.2 Manual Mutu

UIN-AM telah menetapkan dan memelihara Manual Mutu, termasuk:

Judul, daftar revisi, tabel revisi, komitmen manajemen, pernyataan

kepemilikan dan daftar isi.

Profil Perusahaan, Visi dan Misi.

Proses Jasa Pendidikan UIN-AM

Kebijakan mutu dan sasaran mutu UIN-AM.

Struktur Sistem Manajemen Mutu UIN-AM, struktur manajemen dan

tanggungjawab serta wewenangnya.

Gambaran elemen Sistem Manajemen Mutu dan acuan prosedurnya.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 24 of 42 0

4.4.2.3 Pengendalian Dokumen UIN-AM

Mengawasi semua dokumen yang diminta oleh Sistim Manajemen Mutu.

Memberi nomor, memeriksa, dan menyetujui semua dokumen yang

digunakan untuk kelengkapan sebelum diterbitkan dan didistribusikan.

4.4.2.3 Pengendalian Catatan UIN-AM

UIN-AM telah menetapkan prosedur yang terdokumentasi untuk

mendefinisikan pengawasan yang diperlukan untuk identifikasi,

penyimpanan, perlindungan, pengambilan, perpanjangan waktu,

penempatan catatan.

Pusat Pengendalian Dokumen UIN-AM mengidentifikasi pengarsipan,

penyimpanan, penomoran, dan pengawasan catatan mutu.

4.5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

4.5.1 Komitmen Manajemen

Pimpinan Puncak yaitu Rektor dan keempat Pembantu Rektor, wajib memiliki

komitmen dalam penyusunan, penerapan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Mutu

dengan selalu mengupayakan peningkatan secara terus-menerus keefektifannya.

Komitmen tersebut ditunjukkan melalui:

a. Memberikan arahan tentang kebijakan dalam hal mutu.

b. Menetapkan sasaran mutu.

c. Menetapkan dokumen yang menyangkut SMM/

d. Penyediaan sumber daya yang cukup sebagai bentuk dukungan penuh dalam

penerapan SMM.

e. Melakukan kegiatan tinjauan manajemen secara periodik untuk memonitor dan

mengevaluasi kinerja SMM.

f. Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran di bawah kewenangannya akan

pentingnya pemenuhan persyaratan pemangku kepentingan dan peraturan

perundang-undangan.

g. Pimpinan puncak dibawah rektor bertanggungjawab langsung kepada unit

dibawahnya dalam memastikan bahwa penerapan SMM dilaksanakan dan dipenuhi

dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

h. Pimpinan puncak harus menjamin:

1. Keutuhan penerapan SMM wajib dijaga melalui konsistensi penerapan jadwal-

jadwal kegiatan SMM,

2. Apabila terjadi perubahan yang menyangkut SMM harus diupayakan agar tidak

terjadi kesenjangan dalam penerapannya (misalnya: perubahan struktur

organisasi, perubahan dokumen, dll).

3. Penerapan SMM mengandung konsekuensi dilakukannya perencanaan

pembiayaan.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 25 of 42 0

4.5.2 Fokus pelanggan

Rektor beserta keempat Pembantunya sebagai pimpinan puncak akan memastikan

bahwa penerapan SMM dilaksanakan dan dipenuhi oleh seluruh unit kerja di

lingkungannya masing-masing dengan tujuan utama adalah untuk meningkatkan

kepuasan pelanggan.

4.5.3 Kebijakan mutu

Seluruh jajaran di lingkungan Universitas harus memahami Kebijakan Mutu yang telah

ditetapkan oleh Rektor sebagai pimpinan tertinggi UIN-AM.

Kebijakan Mutu UIN-Alauddin Makassar adalah sebagai berikut:

Sebagai Perguruan Tinggi bermutu, UIN Alauddin bertekad mengembangkan integrasi

keilmuan serta menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi, berperadaban, dan siap

terap.

Kebijakan Mutu tersebut di atas mengandung konsekuensi bahwa Rektor dan

Pimpinan puncak lainnya di lingkungan UIN-AM harus melakukan upaya-upaya:

Meningkatkan mutu melalui penetapan prioritas program dan perencanaan yang

realistis ( mungkin dicapai dalam periode waktu tertentu ) dan dilaksanakan dengan

seefektif dan seefisien mungkin, mengusahakan agar setiap tindakan dilakukan

dengan tepat pada saat pertama.

Untuk mendukung tercapainya efektifitas pada poin diatas maka peningkatan

kompetensi kinerja sumber daya manusia akan menjadi prioritas utama yang akan

selalu dievaluasi secara berkala, dan diberikan pelatihan dan pendidikan agar

profesional.

Memenuhi tuntutan mutu pelayanan yang diharapkan pemangku kepentingan.

Agar tercapainya kebijakan mutu maka kebijakan mutu ini akan terus menerus

dikomunikasikan agar bisa dipahami, diingat dan dilaksanakan oleh seluruh civitas

akademika UIN-AM.

Kebijakan Mutu tersebut diatas harus selalu dievaluasi relevansinya dengan kondisi dan

situasi dan bila dirasakan sudah tidak sesuai, maka rektor selaku pimpinan puncak akan

mengusulkan untuk dilakukan penyesuaian pada Rapat Senat.

4.5.4. PERENCANAAN MUTU

4.5.4.1 Sasaran Mutu Universitas

Sasaran Mutu UIN-AM diperlukan untuk memenuhi persyaratan yang

ditetapkan dalam sistem manajemen mutu dan sasaran tersebut ditetapkan

setiap tahun secara spesifik dan terukur pada fungsi dan tingkat yang relevan di

dalam organisasi.

Sasaran Mutu yang ditetapkan harus diturunkan dari visi, misi dan penetapan

kinerja yang dikordinir di Pusat Peningkatan dan Penjaminan Mutu UIN-AM.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 26 of 42 0

Pencapaian Sasaran mutu wajib dimonitor dan dievaluasi secara periodik.

Sasaran mutu harus dikomunikasikan dan dimengerti pada setiap tingkat dan

jajaran unit kerja terkait.

Sasaran mutu dimaksud bisa dipilih beberapa secara bergantian dari 15 bidang

yang akan diukur pencapaianny antara lain: Kepemimpinan; Kemahasiswaan;

Sumber Daya Manusia; Kurikulum; Prasarana dan Sarana; Pendanaan; Tata

Pamon (govermance) Sistem Pengelolaan; Sistem Pembelajaran; Suasana

Akademik; Sistem Informasi; Sistem jaminan Mutu Internal; Lulusan;

Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat; Program studi. Contoh

pengukuran seperti berikut ini: Karya penelitian tentang integrasi Islam, sains,

teknologi dan seni; Karya ilmiah staf edukatif yang dipublikasikan

internasional per tahun; Lulusan berkarya di masyarakat sesuai bidang keahlian

dalam tahun pertama; Tepat waktu studi; Indeks kinerja dosen; Kemampuan

Lulusan berkomunikasi global (Toefl’s/Toafl’s); Kemampuan Lulusan

mengaplikasikan teknologi informasi.

4.5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu

Penyusunan RIP dipimpin oleh Rektor dan keempat pembantunya dihadiri

semua karyawan paling sedikit satu tahun satu kali untuk memastikan

kelangsungan, kesesuaian, dan efektifitas dari Sistem Manajemen Mutu dalam

memenuhi persyaratan pelanggan dan persyaratan ISO 9001:2008 seperti yang

disebutkan pada kebijakan mutu dan sasaran mutunya. Hal tersebut dijadikan

sebagai dasar perencanaan satu (1) tahun kedepan selanjutnya.

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu harus memperhatikan enam (6) arah

pengembangan :

a. Inner Capacity Building (Pembinaan Kapasitas dan potensi sisi dalam diri

manusia). b. Intelectual dan Academic Capacity Building (Pembinaan Kapasistas

Intelektual dan Akademik). c. Keagungan akhlaq, kedalaman spiritual, kekokohan akidah, keluasan ilmu,

dan kematangan profesionalisme.

d. Institutional Capacity Building (Pembinaan Kapasitas Institusional).

e. Social Capacity Building (Pembinaan Kapasitas sosial).

f. Entrepreneurship and Managerial Capacity Building (Pembinaan Kapasitas

Kewirausahaan dan Manajerial).

Disamping itu Perencanaan Sistem Manajemen Mutu haruslah menjamin

bahwa Penerapan Sistem Manajemen Mutu di UIN-AM adalah sesuai dengan

ketentuan ISO 9001: 2008 yang meliputi delapan (8) Prinsip Manajemen Mutu,

yaitu :

a. Fokus kepada pihak penerima pelayanan

b. Kepemimpinan

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 27 of 42 0

c. Keterlibatan semua personil

d. Pendekatan proses

e. Keputusan berdasar sistem

f. Penyempurnaan berkelanjutan

g. Pendekatan fakta

h. Hubungan pemasok yang saling menguntungkan,

Yang terintegrasi dengan Penjaminan Mutu Akademik Internal yang meliputi:

a. Kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan

akademik, serta manual mutu akademik.

b. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang

ditetapkan di setiap program studi.

c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai

dengan spesifikasi program studi.

d. Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat

dan pemangku kepentingan lainnya.

4.5.5 TANGGUNG JAWAB WEWENANG & KOMUNIKASI

4.5.5.2 Wakil Manajemen

Rektor sebagai sebagai salah satu Pimpinan Puncak di UIN-AM menunjuk

Wakil Manajemen. Sedangkan Tim ISO diangkat oleh Wakil Manajemen.

Wakil Manajemen berwewenang dan bertanggung jawab untuk:

- Memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu

ditetapkan, dilaksanakan dan dipelihara.

- Meningkatkan kesadaran pada persyaratan yang diminta pelanggan di

seluruh bagian organisasi dan lingkup pekerjaan.

- Melapor kepada Pimpinan Puncak terkait dengan kinerja dan pelaksanaan

Sistem Manajemen Mutu (SMM), termasuk kebutuhan untuk perbaikan.

- Mengkoordinasi komunikasi dengan pihak luar yang berkenaan dengan

Sistem Manajemen Mutu dan pendaftaran ISO 9001.

4.5.5.3 Komunikasi Internal

Media komunikasi internal UIN-AM adalah melalui rapat pimpinan (rapim)

yang dilakukan minimal satu bulan dua kali untuk membahas secara berkala

efektifitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Rapim tersebut dipimpin

langsung oleh Rektor. Hasil rapim dibukukan dan diterbitkan.

Kelengkapan pelaksanaan rapim berupa Surat Undangan Rapat. Kehadiran

terekam dalam daftar hadir dan notulensi. Selain itu media yang digunakan

sebagai sarana komunikasi internal adalah surat edaran, liflet, standing banner,

papan pengumuman, handphone/telpon, dan website.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 28 of 42 0

4.5.6 TINJAUAN MANAJEMEN

4.5.6.1 Umum

UIN-AM mengevaluasi keseluruhan status pelaksanaan Sistem Manajemen

Mutu setiap semester, satu (1) tahun dua kali pada Rapat Tinjauan Manajemen.

Rapat Tinjauan Manajemen disebut Rapim.

Pada saat bersamaan Wakil Manajemen melaporkan sehubungan dengan

kinerja Sistem Manajemen Mutu kepada Pimpinan Puncak yaitu, Rektor

beserta keempat Pembantunya.

4.5.6.2 Masukan untuk Tinjauan Manajemen

Masukan pada tinjauan manajemen harus mencakup informasi tentang:

a. Hasil pelaksanaan audit internal.

b. Umpan balik dari pelanggan.

c. Perihal kerja proses dan kesesuaian produk.

d. Status tindakan pencegahan dan koreksi.

e. Tindak lanjut tinjauan manajemen yang lalu.

f. Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu.

g. Saran-saran atau rekomendasi untuk peningkatan perbaikan.

4.5.6.3 Hasil Tinjauan Manajemen

Hasil tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apapun

yang berkaitan dengan :

a. Perbaikan pada keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya.

b. Perbaikan pada produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan

c. Sumber daya yang diperlukan.

Notulen Rapat Tinjauan Manajemen dibuat oleh sekretaris ISO Team dan akan

disimpan di Pusat Pengendalian Dokumen UIN-AM.

4.6 MANAJEMEN SUMBER DAYA

4.6.1 PENYEDIAAN SUMBER DAYA

Untuk memastikan bahwa segala sesuatu berkaitan dengan penyampaian jasa Universitas

yang meliputi Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat UIN-AM

perlu menetapkan dan menyediakan sumber daya yang memadai agar semua terlaksana

dengan baik dan tepat waktu. Sumber daya yang perlu disiapkan dan diperhatikan

meliputi:

a. Ketersediaan seluruh sumber daya yang diperlukan untuk merencanakan,

mengelola, menerapkan, mengendalikan, memelihara, dan mengembangkan

Sistem Manajemen Mutu.

b. Kompetensi sumber daya manusia yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan

persyaratan,

c. Ketersediaan sarana dan prasaran yang diperlukan agar penerapan Sistem

Manajemen Mutu efektif.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 29 of 42 0

4.6.2 SUMBER DAYA MANUSIA

4.6.2.1 Umum

Personil yang ditugaskan untuk mengelola dan melaksanakan kegiatan UIN-AM

sehari-hari haruslah memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan,

keterampilan, dan pengalaman yang sesuai serta memadai.

4.6.2.2 Kompetensi, Kesadaran, dan Pelatihan

Untuk menjamin bahwa karyawan yang melaksanakan pekerjaan kompeten

maka UIN-AM menetapkan :

a. Kriteria kompetensi (kemampuan) yang diperlukan bagi personil yang

melaksanakan pekerjaan. Persyaratan kompetensi ini ditetapkan oleh masing-

masing unit kerja.

a. Evaluasi kebutuhan pelatihan, merencanakan pelatihan, dan menugaskan

pelaksanaan pelatihan atau aktivitas lainnya untuk memenuhi kompetensi

yang dipersyaratkan atau untuk mengembangkan kemampuan karyawan.

b. Penilaian efektifitas pelatihan atau tindakan lainnya yang telah dilaksanakan

dalam upaya menjamin kompetensi karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.

c. Penilaian kinerja untuk memastikan bahwa personil sadar akan tugas dan

tanggung jawabnya dalam menunjang tercapainya Sasaran Mutu unit

kerjanya.

d. Pemeliharaan Rekaman yang berkaitan dengan kompetensi sumber daya

manusia.

4.6.3 INFRASTRUKTUR

Prasarana dan Sarana penunjang kegiatan belajar mengajar yang ada di lingkungan UIN-

AM dapat diperoleh dari pemerintah maupun dari masyarakat. Prasarana dan Sarana

yang diperoleh dari masyarakat menjadi milik dan bagian dari barang inventaris

Universitas, kecuali ada perjanjian tertentu. Prasarana dan Sarana yang diadakan oleh

Universitas menjadi hak milik negara. Prasarana dan Sarana UIN-AM adalah sebagai

berikut :

a. Prasarana

1. Tanah.

2. Gedung perkuliahan dan gedung kantor.

3. Gedung lainnya, yaitu:

a) Perpustakaan Kampus I.

b) Research Centre and Library. c) Auditorium Kampus II.

d) Pusat Kegiatan Mahasiswa, Kampus II.

e) Training Centre, Kampus I.

f) Rumah Jabatan Rektor, Kampus I.

g) Asrama Mahasiswa Kampus I.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 30 of 42 0

h) Asrtama Mahasiswa Kampus II (3 gedung).

i) Lecture Theatre 1 buah, Kampus II.

j) Masjid Kampus I, Makassar.

k) Masjid Kampus II, Samata Gowa.

l) Rumah dinas 5 buah, Kampus I.

m) Mess, Kampus I.

n) Musium Fakultas Adab dan Humaniora.

o) Poliklinik, Kampus II.

p) Kantor DW UIN Alauddin.

q) Koperasi dan Kantin, Kampus I.

r) Taman Kanak-Kanak, Kampus I.

4. Ruang kerja dan kelengkapannya serta pengaturan lay out ruang.

5. Jalan Lingkungan.

6. Prasarana penunjang lainnya.

b. Sarana mencakup:

1. Peralatan proses (perangkat keras maupun perangkat lunak).

2. Peralatan informasi dan komunikasi.

3. Peralatan transportasi.

4. Peralatan laboratorium

5. Peralatan kantor dan peralatan lainnya yang menunjang peningkatan kinerja.

(Komputer, AC, LCD ). Permintaan untuk ATK (Alat Tulis Kantor) adalah setiap

tri wulan dengan prediksi dari permintaan sebelumnya.

Untuk program perawatan dan cleaning dipusatkan di kantor pusat.

4.6.4 LINGKUNGAN KERJA

Kondisi ruangan telah dibuat dengan perencanaan yang matang sehingga sudah

memenuhi persyaratan (Smart Class), ber AC dan kedap suara sehingga suara-suara di

luar kelas/ luar ruang kerja tidak menyebabkan gangguan bagi aktivitas di dalam kelas/

ruangan. Sistem penerangan disesuaikan dengan pencahayaan yang nyaman bagi

pembaca di dalam ruangan (tidak gelap juga tidak menyilaukan mata). Ukuran kelas

sudah disesuaikan sedemikian rupa dengan jumlah peserta didik sehingga tidak

menimbulkan kesan sesak untuk proses pembelajaran, demikian halnya dengan jumlah

karyawan untuk satu ruangan. Pesyaratan mutu terkait dengan keamanan, keselamtan,

dan kenyamanan akan selalu dijaga konsistensinya dengan penggunaan daftar periksa

kelengakapan Prasarana dan Sarana dan akan selalu ditinjau secara berkala sesuai dengan

tuntutan kondisi dan lingkungan.

4.7 REALISASI PRODUK

4.7.1 PERENCANAAN REALISASI PRODUK

UIN-AM menetapkan dan mendokumentasikan setiap rencana untuk merealisasikan

kegiatannya dalam bentuk rencana mutu.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 31 of 42 0

Setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh UIN-AM harus memiliki rencana mutu.

Rencana Mutu disampaikan pada saat Rapim untuk dijadikan program ataupun

kegiatan, yaitu meliputi rencana penetapan kinerja, pelaksanaan yang telah dibuat oleh

masing-masing unit kerja, dan rencana penyediaan barang/jasa untuk setiap kontrak

pekerjaan sebagai bentuk penjabaran dari sasaran dan program RIP.

Rencana mutu untuk pembuatan produk harus meliputi kebutuhan sumberdaya (bahan

baku, personil, peralatan). Rencana mutu juga harus melaksanakan komunikasi antar

pihak-pihak yang terkait sehubungan dengan perencanaan produk sehingga

diharapkan pada saat pelaksanaan tidak ada hambatan pada beberapa proses lanjutan

karena belum teradopsi persyaratan/kebutuhan yang diperlukan oleh suatu unit kerja.

Khusus rencana mutu untuk produk yang baru diciptakan juga harus meliputi kegiatan

untuk memverifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, dan pengujian produk.

Apabila di dalam masa pelaksanaan kegiatan terjadi perubahan-perubahan maka

rencana mutu harus disesuaikan kembali dengan perubahan tersebut dan dilakukan

persetujuan ulang. Rencana mutu digunakan sebagai panduan pelaksanaan,

pemantauan dan di-review terhadap pelaksanaan kegiatan.

4.7.2 PROSES-PROSES YANG BERHUBUNGAN DENGAN PELANGGAN

4.7.2.1 Penetapan Persyaratan yang Berkenaan dengan Produk

UIN-AM harus menetapkan persyaratan berkenaan dengan aktivitas-aktivitas

yang dijalankannya sebagai suatu lembaga pendidikan tinggi. Sebagai

Universitas UIN-AM harus menetapkan persyaratan pelaksanaan aktivitas

seperti persyaratan teknis dan persyaratan administrasi lainnya. Disamping itu

juga harus memperhatikan persyaratan yang telah ada dan ditetapkan oleh

Peraturan Presiden, Kementerian Agama, Kementerian Pendidikan Nasional,

Peraturan Daerah yang terangkum dalam Tri Dharma Perguruan tinggi yang

meliputi tiga (3) kelompok aktivitas yaitu:

a. Pendidikan

- Persyaratan penerimaan Mahasiswa.

- Persyaratan penerimaan Dosen dan Tenaga Kependidikan.

- Persyaratan mengikuti Perkuliahan.

- Persyaratan mengikuti Ujian Semester.

- Persyaratan pengajuan judul skripsi, tesis, dan disertasi.

- Persyaratan ujian skripsi, tesis, dan disertasi.

- Persyaratan promosi.

- Persyaratan cuti akademik.

b. Penelitian

- Menetapkan program penelitan.

- Pengembangan kualitas peneliti.

- Kerjasama penelitian dengan pihak eksternal.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 32 of 42 0

- Penerbiatan hasil penelitian.

a. Pengabdian kepada Masyarakat

- Pendidikan pelatihan kepada Masyarakat.

- Pelayanan kepada masyarakat.

- Pengembangan hasil penelitian.

- Pengembangan wilayah terpadu (desa binaan dan desa mitra

pembangunan).

- Kuliah Kerja Nyata.

4.7.2.2 Pemeriksaan Persyaratan Berkenaan dengan Produk

Seluruh Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan UIN-AM harus meninjau

persyaratan yang berkaitan dengan hasil kegiatan. Evaluasi ini harus dilakukan

sebelum Pelaksana Kegiatan mulai melaksanakan kegiatan dan harus

memastikan:

a. Semua persyaratan hasil kegiatan telah diidentifikasi dan ditetapkan.

b. Persyaratan yang berbeda dari persyaratan dalam perencanaan program

yang telah dinyatakan sebelumnya harus jelas.

c. Pelaksana kegiatan harus memiliki kemampuan untuk dapat memenuhi

persyaratan yang ditentukan.

Rekaman atau Bukti Kerja pelaksanaan tinjauan tersebut di atas dicatat dalam

daftar periksa dan harus dikendalikan sesuai dengan Prosedur Mutu

Pengendalian.

Bila persyaratan hasil kegiatan berubah, Unit Pelaksana Kegiatan harus

memastikan bahwa dokumen yang terkait direvisi dan personil yang terkait

harus diberi tahu.

4.7.2.3 Komunikasi Pelanggan

Ada formulir untuk alumni yang telah memperoleh ijazah sebagai salah satu

bentuk menjaga komunikasi dengan pelanggan setelah mereka lulus di masa

mendatang.

Media komunikasi yang digunakan oleh UIN-AM adalah melalui website, brosur, liflet, standing banner, telepon/handphone, tatap muka, buku panduan,

surat menyurat, kegiatan pameran, kolokium, seminar/ lokakarya, advis teknis,

dan diseminasi/sosialisasi, dan survey kepuasan pengguna lulusan. Melalui

media tersebut UIN-AM menyebarluaskan dan mendistribusikan informasi

seputar kemajuan kegiatan internal seperti pelayanan klinik dan laboratorium,

pelaksanaan konsultasi, produk baru Universitas kepada pelanggan maupun

para pemangku kepentingan (stake holders).

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 33 of 42 0

Umpan balik dari pihak yang berkepentingan, termasuk keluhan terhadap hasil

kegiatan yang disampaikan melalui berbagai media komunikasi tersebut,

didokumentasikan untuk perbaikan ke depan.

4.7.3 RANCANGAN DAN PENGEMBANGAN

4.7.3.1 Perencanaan Rancangan dan Pengembangan

UIN-AM sesuai tugas dan fungsi yang dimilikinya melaksanakan kegiatan

Rancangan dan Pengembangan.

UIN-AM harus merencanakan dan mengendalikan rancangan dan

pengembangan produk, sehingga dengan demikian harus menetapkan:

a. Tahapan rancangan dan pengembangan yang ditetapkan oleh masing-

masing Unit Pelaksana Kegiatan sesuai dengan lingkupnya.

b. Masing-masing Unit Pelaksana Kegiatan meninjau, memverifikasi dan

memvalidasi sesuai tahapan rancangan dan pengembangan kurikulum.

c. Setiap tahapan rancangan dan pengembangan kurikulum ditunjuk tenaga

fungsional terkait yang bertanggung jawab dan disetujui oleh yang

berwenang serta harus melakukan komunikasi dengan kelompok

fungsional bidang lain yang terkait. Keluaran perencanaan harus

dimutahirkan sesuai dengan kemajuan rancangan dan pengembangan.

4.7.3.2 Input Rancangan & Pengembangan

Masukan berkaitan dengan persyaratan produk/kegiatan harus ditetapkan dan

rekamannya dipelihara serta harus mencakup:

a. Persyaratan teknis.

b. Persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Bila dimungkinkan dapat ditambahkan, informasi dari rancangan

sebelumnya dan serupa, dan

d. Persyaratan rancangan dan pengembangan lain yang penting.

Masukan ini harus ditinjau kecukupannya. Persyaratan harus lengkap, tidak

membingungkan dan tidak saling bertentangan.

4.7.3.3 Output Rancangan & Pengembangan

Keluaran rancangan dan pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang

memungkinkan dilakukan verifikasi terhadap masukan rancangan dan

pengembangan serta harus disetujui oleh pimpinan puncak sebelum dirilis.

Keluaran rancangan dan pengembangan harus:

a. Mengakomodasi masukan hasil verifikasi terhadap persyaratan rancangan

dan pengembangan.

b. Memberikan informasi sesuai untuk pembelian, produksi, dan penyediaan

jasa.

c. Berisi atau mengacu pada kriteria keberterimaan (acceptance) produk, dan

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 34 of 42 0

d. Menentukan karakteristik produk yang penting untuk pemakaian yang

aman dan benar.

4.7.3.4 Verifikasi Rancangan & Pengembangan

Pada saat yang tepat, kajian secara sistematik dari rancangan dan

pengembangan sebaiknya dilaksanakan dengan berpedoman pada Renstra dan

RIP UIN-AM untuk:

a. Mengevaluasi kemampuan hasil rancangan dan pengembangan apakah

memenuhi persyaratan, dan

b. Mengidentifikasikan permasalahan dan menyarankan tindakan yang

diperlukan.

Para Evaluator harus mencakup keahlian yang berkaitan dengan tahap

rancangan dan pengembangan yang dievaluasi. Rekaman hasil tinjauan dan

tindakan apa pun yang diperlukan harus dipelihara.

4.7.3.5 Validasi Rancangan & Pengembangan

Verifikasi harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam rencana

rancangan dan pengembangan (sesuai Sub Bab 8.3.1) untuk memastikan bahwa

keluaran rancangan dan pengembangan telah memenuhi persyaratan masukan

rancangan dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan setiap tindakan

yang diperlukan harus dipelihara.

4.7.3.6 Pengawasan Perubahan Rancangan & Pengembangan

Perubahan rancangan dan pengembangan harus ditunjukkan dan rekamannya

dipelihara. Perubahan harus ditinjau, diverifikasi dan divalidasi, dengan cara

yang sesuai, dan disetujui sebelum diterapkan. Evaluasi perubahan rancangan

dan pengembangan harus mencakup evaluasi pengaruh perubahan pada bagian

produk dan produk yang telah dirilis. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan

setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara.

4.7.4 PEMBELIAN

4.7.4.1 Proses Pembelian

UIN-AM harus memastikan bahwa produk yang dibeli sesuai dengan

persyaratan pengadaan yang ditentukan. Jenis dan cakupan pengendalian

penyedia barang dan jasa serta produknya tergantung pada pengaruh produk

yang telah dibeli terhadap realisasi produk berikutnya atau produk akhir.

UIN-AM harus menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuannya

memasok produk sesuai dengan persyaratan yang berlaku. Kriteria pemilihan,

evaluasi, dan evaluasi ulang harus ditetapkan. Rekaman hasil penilaian dan

tindakan apapun yang perlu yang timbul dari evaluasi itu harus dipelihara.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 35 of 42 0

4.7.4.2 Informasi Pembelian

Informasi persyaratan pengadaan barang dan jasa sesuai ketentuan yang

berlaku harus menguraikan, sebagai berikut:

a) Persyaratan persetujuan produk, prosedur, proses, dan peralatan,

b) Persyaratan kualifikasi yang telah ditentukan (misal: karyawan, perusahaan,

peralatan) bila diperlukan, dan

c) Persyaratan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

UIN-AM harus memastikan kecukupan persyaratan pengadaan yang

ditentukan sebelum dikomunikasikan ke penyedia barang dan jasa.

4.7.4.3 Verifikasi Pembelian Produk & Jasa

UIN-AM harus menetapkan dan menerapkan inspeksi atau kegiatan lain yang

diperlukan untuk memastikan bahwa barang dan jasa yang diterima memenuhi

persyaratan yang berlaku.

Apabila UIN-AM atau pelanggannya bermaksud untuk melakukan verifikasi di

tempat penyedia barang dan jasa, UIN-AM harus menyatakan pengaturan

verifikasi yang dimaksud dan metode serah terima barang dan jasa dalam

informasi pengadaannya.

4.7.5 PENYEDIAAN PRODUK DAN JASA

4.7.5.1 Pengendalian Proses dan Pelaksanaan Kegiatan

Setiap Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan/Penyedia Barang dan Jasa harus

merencanakan dan melaksanakan kegiatan secara terkendali yang mencakup:

a. Setiap pelaksanaan kegiatan harus dilaksanakan sesuai dengan persyaratan

yang telah ditetapkan dalam Rencana Mutu.

b. Tersedianya informasi yang menggambarkan karakteristik kegiatan dalam

bentuk laporan kemajuan kegiatan (progres) yang disiapkan oleh masing-

masing penanggung jawab kegiatan.

c. Tersedianya dokumen acuan yang dibutuhkan dalam bentuk Prosedur

Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja, Formulir, Daftar Periksa

termasuk dokumen eksternal yang dikendalikan oleh Pengendali Dokumen.

d. Tersedianya dan penggunaan peralatan yang sesuai termasuk sarana untuk

pemantauan dan pengukuran yang ditetapkan oleh masing-masing

Pelaksana Kegiatan.

e. Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran yang ditetapkan dalam Rencana

Mutu masing-masing kegiatan.

f. Pelaksanaan verifikasi selama kegiatan berlangsung serta penyerahan dan

pasca penyerahan sesudah kegiatan selesai.

Pelaksanaan pengendalian ini harus tercermin dalam setiap Rencana Mutu

seperti dipersyaratkan dalam Manual Mutu ini dan dilaksanakan dalam

pelaksanaan kegiatannya.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 36 of 42 0

4.7.5.2 Validasi Proses-Proses untuk Pelaksanaan Kegiatan

Apabila diperlukan, Atasan Langsung Unit Pelaksana Kegiatan dapat

melakukan validasi terhadap proses pelaksanaan pekerjaan untuk kesesuaian

antara pelaksanaan kegiatan dengan hasil kegiatan setelah selesai dan

dimanfaatkan. Validasi dilakukan pada setiap kegiatan dimana verifikasi tidak

dapat dilakukan secara langsung melalui monitoring atau pengukuran secara

berurutan.

Proses validasi pada pelaksanaan kegiatan harus mempertimbangkan ketentuan

berikut:

a. Sesuai dengan kriteria yang ditetapkan untuk peninjauan dan persetujuan

proses.

b. Validasi ulang pelaksanaan kegiatan bila hasilnya tidak sesuai dengan

kriteria yang ditetapkan, setelah dilakukan perbaikan/penyempurnaan.

Rekaman atau Bukti Kerja pelaksanaan validasi harus disimpan dan dipelihara

sebagaimana aturan tentang Pengendalian Rekaman atau Bukti Kerja.

4.7.5.3 Identifikasi dan Kemampuan Telusur

Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus mengidentifikasi hasil setiap

tahapan kegiatan dari awal sampai akhir kegiatan dan mengidentifikasi status

hasil kegiatan tersebut.

Identifikasi dan Mampu Telusur ditujukan untuk memastikan pada setiap

tahapan kegiatan dapat dilakukan analisis apabila terjadi ketidaksesuaian pada

proses dan hasil kegiatan.

Rekaman atau Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan identifikasi dan mampu

telusur harus dikelola dan dipelihara sebagaimana aturan tentang Pengendalian

Rekaman atau Bukti Kerja.

4.7.5.4 Barang Milik Pelanggan

UIN-AM dikarenakan sifat pekerjaannya maka tidak ada barang milik

pelanggan.

4.7.5.5 Pemeliharaan Produk/Kegiatan

Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus melakukan preservasi terhadap

kesesuaian persyaratan produk selama proses hingga diserahterimakan kepada

pelanggan. Apabila diperlukan preservasi mencakup identifikasi, penyimpanan,

dan perlindungan. Secara spesifik produk ini mencakup:

a. Produk yang berupa standar, pedoman, dan manual.

b. Produk berupa hasil kegiatan sosialisasi, naskah ilmiah, teknologi, hasil

pengujian, dan basis data.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 37 of 42 0

c. Produk berupa sertifikasi.

4.8 PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PERBAIKAN

4.8.1 UMUM

Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan merencanakan dan menerapkan proses

pemantauan, pengukuran, analisis, dan perbaikan yang diperlukan untuk:

1. Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan produk.

2. Memastikan kesesuaian SMM, dan

3. Memperbaiki terus menerus efektifitas SMM.

Hal ini harus mencakup penetapan metode yang berlaku termasuk teknik statistik dan

cakupan penggunaannya.

4.8.2 MONITORING DAN PENGUKURAN

1. Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus melakukan pemantauan dan bila

diperlukan pengukuran, dimana instrumen pemantauan atau pengukurannya harus

dikendalikan.

Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus menetapkan proses untuk

memastikan bahwa pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilaksanakan

secara konsisten dengan cara pemantauan dan pengukuran. Apabila diperlukan

untuk memastikan keabsahan hasil, peralatan pengukuran harus:

a. Verifikasi pada selang waktu tertentu, atau sebelum digunakan terhadap standar

pengukuran internasional atau nasional, apabila standar tersebut tidak ada, dasar

yang digunakan verifikasi harus direkam.

b. Disesuaikan ulang secukupnya.

c. Memiliki identifikasi guna menetapkan status verifikasinya.

d. Dijaga keamanannya dari penyetelan yang dapat membuat hasil pengukurannya

tidak sah.

e. Dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penanganan, perawatan,

dan penyimpanan.

2. Selain itu, Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus menilai dan merekam

keabsahan hasil pengukuran sebelumnya bila alat pengukuran ditemukan tidak

memenuhi persyaratan. Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus melakukan

tindakan yang sesuai pada peralatan dan setiap produk yang terpengaruh.

3. Apabila digunakan dalam pemantauan dan pengukuran persyaratan tertentu maka

kemampuan perangkat lunak komputer untuk memenuhi maksud penggunaannya

harus dikonfirmasi. Hal ini harus dilakukan sebelum penggunaan awal dan

dikonfirmasi ulang sesuai kebutuhan.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 38 of 42 0

4. Konfirmasi kemampuan perangkat lunak computer untuk memenuhi maksud

penggunaannya biasanya mencakup verifikasi dan manajemen konfigurasi untuk

memelihara kesesuaian penggunaannya.

5. Rekaman atau Bukti Kerja pembahasan dan pengesahannya harus dikendalikan

sesuai dengan Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman.

4.8.2.1 Kepuasan Pelanggan

Untuk mengetahui tingkat kepuasan Pelanggan, UIN-AM mengadakan Survey

Kepuasan Pelanggan. Sebagai salah satu pengukuran kinerja SMM, UIN-AM

harus memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan untuk

melihat pencapaian Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan dalam memenuhi

persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan menggunakan

informasi ini harus ditetapkan.

Pemantauan persepsi pelanggan dapat mencakup perolehan masukan dari

sumber seperti survey kepuasan pelanggan, data pelanggan atas kualitas produk

yang diserahkan, dan survey pendapat pengguna.

Pelaksanaan pemantauan terhadap informasi kepuasan pelanggan mengacu

kepada Instruksi Kerja Pemantauan Kepuasan Pelanggan yang ditetapkan oleh

masing-masing Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan UIN-

AM.

Rekaman/Bukti Kerja hasil pengumpulan informasi tersebut harus

dikendalikan sesuai dengan Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman (sesuai Sub

Bab 5.2.4).

4.8.2.2 Internal audit

UIN-AM harus melakukan Audit Internal dalam selang waktu terencana

sesuai dengan Program Tahunan Audit Mutu Internal yang dibuat oleh Wakil

Manajemen. Pelaksanaan Audit Internal mengacu kepada Prosedur Mutu

Audit Mutu.

Audit Internal dilakukan untuk memeriksa apakah Sistem Manajemen Mutu:

1. Telah menjalankan sepenuhnya aturan yang direncanakan yang tercantum

dalam Manual Mutu UIN-AM, sesuai dengan persyaratan yang diminta

dalam ISO 9001:2008.

2. Diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Penyusunan Program Audit Mutu Internal harus mempertimbangkan status

dan pentingnya, baik proses maupun unit kerja yang diaudit, dan juga hasil

Audit Internal sebelumnya agar diperoleh hasil yang efektif dan efisien.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 39 of 42 0

Auditor yang melaksanakan Audit Internal dipilih yang independen untuk

menghindari terjadinya keberpihakan dan ketidakobyektifan proses Audit

Internal.

Pimpinan unit kerja yang bertanggung jawab atas bidang yang teraudit harus

memastikan bahwa perbaikan yang diperlukan segera dilaksanakan tanpa

ditunda, untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan beserta

dengan penyebabnya. Kegiatan perbaikan yang telah dilaksanakan oleh unit

yang bertanggung jawab tersebut harus diverifikasi dan dilaporkan.

Selain hal tersebut di atas, Audit Internal harus dilakukan kepada penyedia jasa

oleh auditor yang ditunjuk sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

Rekaman atau Bukti Kerja hasil Audit Internal harus dikendalikan sesuai

dengan Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman.

4.8.2.3 Monitoring dan Pengukuran Proses dan Produk

Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan Penyediaan Barang dan Jasa harus

melakukan pemantauan atas kemampuan proses yang dilakukan dalam

menyelenggarakan kegiatan dan bila perlu dilakukan pengukuran. Pemantauan

ini akan memberikan gambaran tentang kesesuaian proses yang telah

dilakukan, sesuai dengan proses yang direncanakan.

Apabila hasil pemantauan menyatakan bahwa hasil yang direncanakan tidak

tercapai, maka harus dilakukan koreksi/perbaikan atau tindakan korektif untuk

memastikan agar produk yang dipersyaratkan dapat dicapai.

Pelaksanaan pemantauan dan pengukuran proses kegiatan ini dilakukan oleh

Karyawan yang ditunjuk dengan mengacu kepada Instruksi Kerja Pemantauan

Proses & Produk yang ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja atau Unit

Pelaksana Kegiatan di lingkungan UIN-AM.

Rekaman atau Bukti Kerja hasil pemantauan dan pengukuran proses harus

dikendalikan sesuai dengan Prosedur Mutu Pengendalian.

4.8.2.4 Monitoring dan Pengukuran Hasil Pekerjaan

Pelaksana Pekerjaan harus menetapkan metode monitoring dan pengukuran

proses SMM dan melaksanakannya untuk menjamin agar hasil yang

direncanakan dapat dipenuhi, jika tidak maka harus diambil tindakan

koreksi/perbaikan dan tindakan korektif.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 40 of 42 0

Pelaksanaan monitoring dan pengukuran proses pekerjaan ini dilakukan oleh

karyawan Pengendali Mutu yang ditunjuk oleh masing-masing Unit Kerja atau

Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan UIN-AM dengan mengacu kepada

Instruksi Kerja Pemantauan Proses & Produk.

Rekaman atau Bukti Kerja hasil pemantauan dan pengukuran Hasil Pekerjaan

harus dikendalikan sesuai dengan Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman.

4.8.3 PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK MEMENUHI SYARAT

Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan harus memastikan bahwa produk yang tidak

sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah

penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki.

Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian dan

tanggung jawab terkait dan kewenangan dalam menangani produk yang tidak sesuai.

Pelaksanaan pengendalian ini dilakukan dengan menggunakan Prosedur Mutu

Pengendalian Hasil Pekerjaan Yang Tidak Sesuai.

Pekerjaan pengendalian ini mencakup satu atau lebih dari cara sebagai berikut:

1. Melakukan tindak lanjut untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang terjadi.

2. Melepas Hasil Pekerjaan yang Tidak Sesuai dengan persetujuan Penanggung Jawab

Pekerjaan dan bila diperlukan persetujuan oleh Pelanggan.

Rekaman atau Bukti kerja pelaksanaan pengendalian Hasil Pekerjaan Yang Tidak Sesuai

harus dikendalikan sesuai dengan Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman.

4.8.4 ANALISA DATA

Setiap Pimpinan Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan UIN-AM harus

menentukan, mengumpulkan, dan menganalisis data/informasi yang sesuai dan memadai

untuk melihat kesesuaian dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu.

Pengumpulan dan analisis data/informasi tersebut ditujukan untuk mengevaluasi

kebutuhan untuk perbaikan yang berkesinambungan pada Sistem Manajemen Mutu

yang telah diterapkan.

Sumber data/informasi untuk melakukan analisa di antaranya didasarkan pada

data/informasi yang dihasilkan dari pekerjaan pemantauan dan pengukuran serta dari

sumber terkait lainnya.

Metode untuk melaksanakan analisa data antara lain metoda statistik seperti Bar Chart, Diagram Pareto, Grafik, diagram Pencar dan sejenisnya. Hasil analisis data/informasi

sekurang-kurangnya harus memberikan informasi yang berkaitan dengan:

a. Kepuasan pelanggan atau penerima manfaat hasil pekerjaan.

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 41 of 42 0

b. Kesesuaian terhadap persyaratan hasil pekerjaan.

c. Karakteristik dan kecenderungan dari proses-proses pekerjaan termasuk peluang

untuk tindakan pencegahan;

4.8.5 PERBAIKAN

4.8.5.1 Perbaikan Berkesinambungan

Seluruh Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan UIN-AM harus

terus menerus memperbaiki efektifitas SMM melalui penggunaan kebijakan

mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan,

serta tinjauan manajemen.

4.8.5.2 Tindakan Perbaikan

Seluruh Unit Kerja atau Unit Pelaksana Kegiatan termasuk Unit Penjaminan

Mutu di lingkungan UIN-AM harus melakukan tindakan untuk menghilangkan

penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah keterulangannya. Tindakan korektif

harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.

Pelaksanaan Tindakan Korektif dan rekamannya harus mengacu pada Prosedur

Mutu Tindakan Korektif.

Ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan dalam melaksanakan Tindakan

Korektif ini adalah sebagai berikut:

a. Melakukan peninjauan dan identifikasi ketidaksesuaian yang terjadi

(termasuk keluhan pelanggan).

b. Menentukan/menganalisa penyebab terjadinya ketidaksesuaian.

c. Menilai kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak

terulang.

d. Menetapkan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.

e. Merekam hasil tindakan yang dilakukan.

f. Melakukan peninjauan efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.

4.8.5.3 Tindakan Pencegahan

Tindakan Pencegahan harus dilakukan oleh seluruh Unit Kerja atau Unit

Pelaksana Kegiatan termasuk Unit Penjaminan Mutu di lingkungan UIN-AM

dalam upaya untuk meminimalkan penyebab ketidaksesuaian sehingga memiliki

potensi mencegah terjadinya ketidaksesuaian. Tindakan pencegahan harus sesuai

dengan pengaruh masalah potensial tersebut.

Pelaksanaan Tindakan Pencegahan dan rekamannya harus mengacu pada

Prosedur Tindakan Pencegahan.

Ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan dalam melaksanakan Tindakan

Pencegahan ini adalah sebagai berikut :

STANDAR MANUAL MUTU



UINAM-M-01 42 of 42 0

a. Menetapkan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya.

b. Menilai kebutuhan akan tindakan untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian.

c. Menetapkan dan menerapkan tindakan yang diperlukan.

d. Merekam hasil tindakan yang dilakukan.

e. Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan.

5 LAMPIRAN

5.1 Kebijakan Mutu UIN-AM

5.2 Struktur Organisasi UIN-AM.

5.3 Proses Jasa Pendidikan UIN-AM.

KEBIJAKAN MUTU (QUALITY POLICY)


(Revisi 08, 2011)

“Sebagai Perguruan Tinggi bermutu, UIN Alauddin Bertekad

Mengembangkan Integrasi Keilmuan Serta Menghasilkan Lulusan

yang Berdaya Saing Tinggi, Berperadaban, dan Siap Terap”

Untuk Melaksanakan Kebijakan Mutu UIN Alauddin, Manajemen Berupaya Memastikan

Seluruh Warga Kampus:

1. Mengerti dan Memahami Kebijakan Mutu UIN-AM.

2. Menjamin Terpenuhinya Tuntutan Mutu Pelayanan Pemangku Kepentingan.

3. Mendukung Penerapan Sistem Manajemen Mutu UIN-AM dan

Perundang-undangan yang Berlaku.

Makassar, 01 Agustus 2011

Rektor,

PROF. DR. H. A. QADIR GASSING, HT, MS.

NIP. 19541116 197703 1 004

Dewan Penyantun

Senat Universitas

Pembantu Rektor Bidang Akademik

Pembantu Rektor Bid. Adm Umum

Pembantu Rektor Bid. Kemahasiswaan

Pembantu Rektor Bidang Kerjasama

REKTOR

DEKAN (7)

Ketua Jurusan (7)

Sekretariat Jurusan (7)

DIREKTUR PPs

STAF PENGAJAR

Lab Staf Tata Usaha

Tim Akademik

Perpustakaan Kaprodi S 2 Sekprodi S 2

Kaprodi S 3 Sekprodi S 3

ASDIR I

Bid. Akademik

ASDIR II

Bid. Administrasi

Ketua-Ketua Kons S 2/ S 3

KELOMPOK DOSEN

PMUK

Unit Perpust

Staf Admin

MAHASISWA

MAHASISWA

KTU

KPM

MPA

UIN ALAUDDIN MAKASSAR STRUKTUR ORGANISASI

PROSES MANAJEMEN

MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM

& KEGIATAN

PER

SYA

RA

TAN

P

ELA

NG

GA

N

KEP

UA

SAN

PELA

NG

GA

N

TRIDHARMA PADA PERGURUAN TINGGI (Pendidikan & Pengajaran, Penelitian & Pengabdian pada Masyarakat )

PROSES PENGENDALIAN SISTEM

PENGENDALIAN DOKUMEN

PENGENDALIAN REKAMAN

AUDIT MUTU INTERNAL

PENGENDALIAN JASA TIDAK

SESUAI

TINDAKAN KOREKSI

PENCEGAHAN

VISI, MISI, & RENSTRA

RAPIM

TINJAUAN MANAJEMEN

SASARAN MUTU & ENAM ARAH

PENGEMBANGAN

LIMA BELAS BIDANG

PENGEMBANGANN MUTU

& ENAM ARAH PENGEMBANGAN

PENGADAAN SUMBER DAYA : MANUSIA, SARANA & PRASARANA, LINGKUNGAN KERJA, PENGELOLAAN SISTEM PELAYANAN, KEUANGAN

PROSES PENDUKUNG

REALISASI JASA

PENYUSUNAN PROGRAM DAN

RENCANA KEGIATAN

PELAKSANAAN KEGIATAN

SERAH TERIMA & PELAPORAN

PERBAIKAN BERKELANJUTAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

MONITORING, EVALUASI PROGRAM

DAN KEGIATAN

PROSES MANAJEMEN

SASARAN MUTU


(Revisi 08, 2011)

Prosentase Lulusan Berkarya/Bekerja di Masyarakat dalam Tahun Pertama Minimal 60 %.

Prosentase Tepat Waktu Studi Mahasiswa Minimal 70 %.

Prosentase Dosen dengan Indeks Kinerja Dosen > 7.00 (Skala 1.00-9.00) minimal 65 %.

Makassar, 01 Agustus 2011

Rektor,

PROF. DR. H. A. QADIR GASSING, HT, MS.

NIP. 19541116 197703 1 004

Doc: Riza for SOP List Rev A, Date 01/08/11

DAFTAR DOKUMEN UTAMA

A Diterbitkan untuk Tanggapan 24-07-2011

B Diterbitkan untuk Persetujuan 27-07-2011

0 Disetujui 01-08-2011

Revisi Deskripsi Tanggal Disiapkan

Oleh

Diperiksa

Oleh

Disetujui

Oleh


TABLE OF CONTENT

Item Description Page A PEDOMAN MUTU (QMS) UIN AM-M-001 Rev 0 3

Lampiran 1 – Daftar Dokumen Utama Lampiran 2 - Struktur Organisasi Lampiran 3 - Proses Pendidikan Lampiran 4 – Uraian Jabatan

B. ENAM (6) DOKUMEN WAJIB 3 SOP Pengendalian Dokumen SOP Pengendalian Rekaman SOP Pengendalian Jasa Tidak Sesuai SOP Tindakan Perbaikan SOP Tindakan Pencegahan SOP Audit Internal

C. AKADEMIK 3 Penerimaan Mahasiswa Baru Pembuatan NIM Wisuda Pengukuhan Guru Besar D. PASCA SARJANA (PPs) 3 Proses Penerimaan Mahasiswa Baru Pelaksanaan PerkuliahanTesting Procedures Proses Ujian Proses Pembimbingan Tesis & Disertasi Seminar Promosi Penetapan Dipa Blu Permintaan Pencairan Dana Kegiatan Legalisasi Ijazah dan Transkrip Nilai Pengurusan Ijazah Pembelian Permintaan ATK Pemeliharaan Inventaris


DAFTAR SELURUH DOKUMEN ISO UIN ALAUDDIN MAKASSAR

Keterangan Penggunaan No. Kode Revisi A Dibuat Pertama Kali B Setelah dikoreksi 1 0 Nomor Perdana

Kelompok Dokumen

No. SOP

Judul Dokumen Revision Bundel Tanggal Terbit

A

UIN AM-M-01 PEDOMAN MUTU (QMS)

A 1 01/08/2011

B ENAM (6) DOKUMEN WAJIB 1 P–QS–01 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN A 2 01/08/2011

2 P–QS–02 SOP PENGENDALIAN REKAMAN A 2 01/08/2011

3 P–QS–03 SOP PENGENDALIAN JASA TIDAK SESUAI A 2 01/08/2011

4 P–QS–04 SOP TINDAKAN PERBAIKAN A 2 01/08/2011

5 P–QS–05 SOP TINDAKAN PENCEGAHAN A 2 01/08/2011

6 P–QS–06 SOP AUDIT INTERNAL A 2 01/08/2011

C AKADEMIK 1 SOP AKD–01 PENERIMAAN MAHASISWA BARU A 3 01/08/2011

2 SOP AKD–02 PEMBUATAN NIM A 3 01/08/2011

3 SOP AKD–03 WISUDA A 3 01/08/2011

4 SOP AKD–04 PENGUKUHAN GURU BESAR A 3 01/08/2011

5

IK AKD–01 PENERIMAAN MAHASISWA BARU (JALUR UML & UMK)

A 3 01/08/2011

6 IK AKD–02 PEMBUATAN NIM A 3 01/08/2011

7 IK AKD–03 WISUDA A 3 01/08/2011

8 IK AKD–04 PENGUKUHAN GURU BESAR A 3 01/08/2011

9 FORM AKD DAFTAR INDUK FORMULIR - AKADEMIK A 3 01/08/2011

10 REK AKD DAFTAR INDUK REKAMAN - AKADEMIK A 3 01/08/2011

D PASCASARJANA (PPs) 1 SOP IK PPS–01–01 PENERIMAAN MAHASISWA BARU A 4 01/08/2011

2 SOP IK PPS–01–02 REGISTRASI MAHASISWA BARU A 4 01/08/2011

3 SOP IK PPS–02–01 PELAKSANAAN PERKULIAHAN A 4 01/08/2011

4 SOP IK PPS–03–01

UJIAN MID SEMESTER dan UJIAN AKHIR SEMESTER

A 4 01/08/2011

5 SOP IK PPS–03–02 UJIAN KOMPREHENSIF A 4 01/08/2011

6 SOP IK PPS-03–03 UJIAN TUTUP TESIS DAN DISERTASI A 4 01/08/2011

7 SOP IK PPS-04-01

PENETAPAN JUDUL TESIS & DISERTASI NON-PK

& NON-SYARIAH

A 4 01/08/2011

8

SOP IK PPS-04-02 PENETAPAN JUDUL TESIS & DISERTASI PK &

SYARIAH

A 4 01/08/2011

9 SOP IK PPS-05-01 SEMINAR PROPOSAL TESIS-DISERTASI A 4 01/08/2011

10 SOP IK PPS-05-02 SEMINAR HASIL TESIS DAN DISERTASI A 4 01/08/2011

11 SOP IK PPS-06-01 PROMOSI A 4 01/08/2011

12 SOP IK PPS-07-01 PENETAPAN DIPA BLU A 4 01/08/2011

13 SOP IK PPS–10 PEMBELIAN A 4 01/08/2011

14 IK PPS–08 PERMINTAAN ATK A 4 01/08/2011

15 IK PPS–09 PERMINTAAN PENCAIRAN DANA KEGIATAN A 4 01/08/2011

16 IK PPS–11 LEGALISASI IJAZAH DAN TRANSKRIP NILAI A 4 01/08/2011

17 IK PPS–12 PENGURUSAN IJAZAH A 4 01/08/2011

18 IK PPS–13 PEMELIHARAAN INVENTARIS A 4 01/08/2011

__________

standar manual mutu (model iso 9001:2008) uin...

Documents