Pencatatan Dan PelaporanPencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas (SP2TP). Beberapa pengertian dasar dari SP2TP menurut depkes RI (1992) adalah sebagai berikut :Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas termasuk puskesmas pembantu, yang ditetapkan melalui surat keputusan Menteri Kesehatan RI No.63/Menkes/SK/II/1981.Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan mempunyai tujuan tertentu.Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam kegiatan pelayanan kesehatanpuskesmas, untuk menghindari adanya pencatatan dan pelaporan lain yang dapatmemperberat beban kerja petugas puskesmas.Tujuan Pencatatan Dan Pelaporan1. Tujuan UmumSistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala, dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Pengelolaan SP2TP di kabupaten berau masih terkendala dengan rendahnya kelengkapan dan ketepatan waktu penyampaian laporan SP2TP ke Dinas Kesehatan.2. Tujuan KhususTercatatnya semua data hasil kegiatan puskesmas sesuai kebutuhan secara benar,berkelanjutan, dan teratur.Terlaporkannya data ke jenjang administrasi berikutnya sesuai kebutuhan denganmenggunakan format yang telah ditetapkan secara benar, berkelanjutan, danteratur.Manfaat Dari Pencatatan Dan PelaporanMemudahkan dalam mengelola informasi kegiatan di tingkat pusat, provinsi, dan Kabu/kotaMemudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatanMemudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatanMemudahkan dalam melakukan evaluasi hasilBatasan Dari Pencatatan Dan PelaporanBatasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan adalah sebagai berikut :Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format yang ditetapkan.Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data pada semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi kegiatan triwulan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan setiap triwulan dan tiap tahun adalah pencatatan data untuk semua kegiatan dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan serta melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi data kegiatan triwulan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

Ruang Lingkup Pencatatan dan PelaporanRuang lingkup pencatatan dan pelaporan, meliputi jenis data yang dikumpulkan,dicatat, dan dilaporkan puskesmas. Jenis data tersebut mencakup :Umum dan demografiSarana fisikKetenagaanKegiatan pokok yang dilakukan di dalam dan di luar gedungPengelolaan PencatatanSemua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat. Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang telah ditetapkan dalam SP2TP. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :Rekam kesehatan keluarga (RKK)Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan kartukartuin dividu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan dipuskesmas.Kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga.Pengguna RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga resiko tinggi yaitu ibu hamil resiko tinggi, neonatus resiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK).Dalam pelaksanaannya keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda pengenal keluarga (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada saat melakukan kunjungan ulang.Kartu rawat jalankartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.Kartu indeks penyakitKartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kusta.Kartu ibuKartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan, dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.Kartu anakKartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.KMS balita, anak sekolahMerupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan, dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah.KMS ibu hamilMerupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil.KMS usia lanjutKMs usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia lanjut secara pribadi baik fisik maupun psikososial, dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksin dini penyakit, dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut.RegisterRegister merupakn formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan didalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.Ada beberapa jenis register sebagai berikut :Nomor indeks pengunjung puskesmasRawat jalanRegister kunjunganRegister rawat inapRegister KIA dan KBRegister kohort ibu dan balitaRegister deteksi dini tumbuh kembang dan giziRegister penimbangan batitaRegister imunisasiRegister giziRegister kapsul beryodiumRegister anak sekolahSensus harian: kunjungan, kegiatan KIA, imunisasi, dan penyakit.

Mekanisme PencatatanPencatatan dapat dilakukan di dalam dan diluar gedung. Di dalam gedung, loketmemegang peranan penting bagi seorang pasien yang berkunjung pertama kaliatau yang melakukan kunjungan ulang dan dapat Kartu Tanda Pengenal .kemudian pasien disalurkan pada unit pelayanan yang akan dituju. Apabila diluargedung pasien dicatat dalam register dengan pelayanan yang diterima. Mekanismepencatatan dipuskesmas dapat digambarkan melalui berikut.1.Pengelolaan PelaporanSesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan masyarakat No.590/BM/DJ/Info/Info/96, pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/beban kerja di puskesmas.Formulir Laporan dari Puskesmas ke kabupaten1. Laporan BulananData Kesakitan (LB 1)Data obat-obatan (LB 2)Data kegiatan gizi, KIA/KB,imunisasi termasuk pengamatan penyakit menular (LB 3)2. Laporan SentinelBerikut adalah bentuk laporan sentinel.Laporan bulan sentinel (LB 1S)Lapotan yang memuat data penderita penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi (PD31), penyakit infeksi saluran pernafasan akut (ISPA). Dan diare, menurut umur dan status imunisasi. Puskesmas yang memuat LB 1S adalah puskesmas yang ditunjukyaitu satu puskesmas dari setiap kab/kota dengan periode laporan bulan serta dilaporkan ke dinas kesehatan kab/kota, Dinas kesehatan provinsi dan pusat (Ditjen PPM dan PLP).Laporan bulanan sentinel (LB 2S)Dalam laporan ini memuat data KIA, gizi, tetanus neonatorum, dan penyakit akibat kerja. Laporan bulanan sentinel hanya diperuntukkan bagi puskesmas rawat inap. Laporan ini dilaporkan ke dinas kesehatan3. Laporan TahunanLaporan tahunan meliputi : Data dasar puskesmas (LT-1) Data kepegawaian (LT-2) Data peralatan (LT-3)2.2.8 Alur LaporanLaporan dikirimkan dari Puskesmas ke Dinas Kesehatan kab/kota , Dinas Kesehatan Provinsi serta Pusat (Ditjen BUK) dalam bentuk rekapitulasi dari laporan SP2TP. Laporan tersebut meliputi :1. Laporan Triwulan1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB12. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB23. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB34. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LB42. Laporan Tahunan1. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-12. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-23. Hasil entri data / rekapitulasi laporan LT-3Frekuensi Laporan1. Laporan TriwulanLaporan triwulan dikirim paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya dari triwulan yang dimaksud (contoh : laporan triwulan pertama tanggal 20 April 2011, maka laporan triwulan berikutnya adalah tanggal 20 Mei 2011). Laporan ini diberikan kepada dinas-dinas terkait di bawah ini1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK2. Laporan TahunanLaporan tahunan dikirim paling lambat akhir bulan Februari di tahun berikutnya dan diberikan kepada dinas-dinas terkait berikut ini1. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi2. Kementrian Kesehatan RI Cq Ditjen BUK( 6,9,26 )2.2.10 Mekanisme PelaporanTingkat puskesmas1. Laporan dari puskesmas pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas2. Pelaksana pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik didalam maupun diluar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas ppembantu dan bidan di desa.3. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP2TP4. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan.Tingkat Kabupaten/Kotta1. Pengolahan data SP2TP di kab/kota menggunakan perangkat lunak yang ditetapkan oleh Kementrian Kesehatan2. Laporan SP2TP dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan kab/kota disampaikan kepada pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi / entri data.3. Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah, serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program.4. Hasil rekapitulasi data setiap 3 bualn dibuta dalam rangkap 3 (dalam bentuksoft file) untuk dikirimkan ke dinas kesehatan Dati I, kanwil depkes Provinsi dan Deoartemen Kesehatan.Tingkat Provinsi1. Pengolahan dan pemanfaatan data SP2TP di provinsi mempergunakan perangkat lunak sama dengan kab/kota2. Laporan dari dinkes kab/kota, diterima oleh dinas kesehatan provinsi dalam bentuksoft filedikompilasi / direkapitulasi.3.Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelola program tingkat provinsi untuk diolah dandimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.Tingkat PusatHasil olahan yang dilaksanakan Ditjen BUK paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan tersebut disampaikan kepada pengelola program terkait dan Pusat Data Kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan ke Dinkes Provinsi.

Sistem Pencatatan dan Pelaporan Tingkat Puskesmas(SP2TP)Januari 23, 2012SistemPencatatan dan PelaporanSistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam sistem kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan (Santoso, 2008).Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apapun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut (Tiara, 2011).Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas mencakup 3 hal: (1) pencatatan, pelaporan, dan pengolahan; (2) analisis; dan (3) pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasikan ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibukukan. Koordinator SP3 di puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten. Koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas Kesehatan Kabupaten. Dari Dinas Kesehatan Kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan Provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan sebagai berikut: (1) bulanan; (2) tribulan; (3) tahunan. Laporan bulanan mencakup data kesakitan, gizi, KIA, imunisasi, KB, dan penggunaan obat-obat. Laporan tribulanan meliputi kegiatan puskesmas antara lain kunjungan puskesmas, rawat tinggal, kegiatan rujukan puskesmas pelayanan medik kesehatan gigi. Laporan tahunan terdiri dari data dasar yang meliputi fasilitas pendidikan, kesehatan lingkungan, peran serta masyarakat dan lingkungan kedinasan, data ketenagaan puskesmas dan puskesmas pembantu. Pengambilan keputusan di tingkat kabupaten dan kecamatan memerlukan data yang dilaporkan dalam SP3 yang bernilai, yaitu data atau informasi harus lengkap dan data tersebut harus diterima tepat waktu oleh Dinas Kesehatan Kabupaten, sehingga dapat dianalisis dan diinformasikan (Santoso, 2008).Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan Sitem Pencatatan dan Pelaporan Terpadi Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapakan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan progam dan perkembangan masalah kesehatan masyarakat. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, diintegrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas. Pencatatan harian masing-masing progam Puskesmas dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang disbut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu Puskesmas (SP2TP) (Tiara, 2011).Muninjaya (2004) berpendapat bahwa untuk pengembangan efektifitas Sistem Informasi Manajemen Puskesmas, standar mutu (Input, Proses, Lingkungan danOutput) perlu dikaji dan dirumuskan kembali, masing-masing komponen terutama proses pencatatan dan pelaporannya perlu ditingkatkan.Pengertian SP2TPSP2TP adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang bertujuan agar didapatnya semua data hasil kegiatan Puskesmas (termasuk Puskesmas dengan tempat tidur, Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, bidan di Desa dan Posyandu) dan data yang berkaitan, serta dilaporkannya data tersebut kepada jenjang administrasi diatasnya sesuai kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat (Ahmad, 2005).Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas adalah kegiatan pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan upaya pelayanan kesehatan di Puskesmas yang ditetapkan melalui SK MENKES/SK/II/1981. Data SP2PT berupa Umum dan demografi, Ketenagaan, Sarana, Kegiatan pokok Puskesmas. Menurut Yusran (2008) Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) merupakan kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas secara menyeluruh (terpadu) dengan konsep wilayah kerja puskesmas. Sistem pelaporan ini ini diharapkan mampu memberikan informasi baik bagi puskesmas maupun untuk jenjang administrasi yang lebih tinggi, guna mendukung manajemen kesehatan (Tiara, 2011).Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas merupakan sumber pengumpulan data dan informasi ditingkat puskesmas. Segala data dan informasi baik faktor utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas untuk dikirim ke pusat serta sebagai bahan laporan untuk kebutuhan. Menurut Bukhari Lapau (1989) data yang dikumpul oleh puskesmas dan dirangkum kelengkapan dan kebenaranya. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ialah laporan yang dibuat semua puskesmas pembantu, posyandu, puskesmas keliling bidan-bidan desa dan lain-lain yang termasuk dalam wilayah kerja puskesmas. Pencatatan dan pelaporan mencangkup: b.1: Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas, b.2: Data ketenagaan puskesmas, dan b.3: Data sarana yang dimiliki puskesmas (Syaer, 2011).Tujuan SP2TPTujuan Sistem Informasi Manajemen di Puskesmas adalah untuk meningkatkan kualitas manajemen Puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdaya guna, melalui pemanfaatan secara optimal data SP2TP dan informasi lain yang menunjang. Tujuan dimaksud dapat terwujud apabila: (Ahmad, 2005).1) Data SP2TP dan data lainnya diolah disajikan dan diinterprestasikan sesuai dengan petunjuk Pengolahan dan Pemanfaatan data SP2TP.2) Pengolahan, analisis, interprestasi dan penyajian dilakukan oleh para penanggung jawab masing-masing kegiatan di Puskesmas dan mengelola program disemua jenjang administrasi.3) Informasi yang diperoleh dari pengolahan dan interprestasi data SP2TP dan sumber lainnya dapat bersifat kualitatif (seperti meningkat, menurun, dan tidak ada perubahan) dan bersifat kuantitatif dalam bentuk angka seperti jumlah, persentase dan sebagainya.Tujuan umum dari Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) ini ialahdata dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi.Adapun tujuan khususnya ialah: (Syaer, 2011).Tersedianya data secara akurat yang meliputi segala aspek.Terlaksananya pelaporan yang secara teratur diberbagai jenjang administrasi sesuai dengan prosedur yang berlaku.Digunakan data tersebut sebagai alat pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan rencana dalam bidang program kesehatan.Pelaporan SP2TPPelaporan terpadu Puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Adapun formulir Laporan yang digunakan untuk kegiatan SP2TP adalah: 1) Laporan bulanan, yang mencakup: Data Kedakitan (LB.1), Data Obat-Obatan (LB.2), Gizi, KIA, Imunisasi dan Pengamatan Penyakit menular (LB.3) serta Data Kegiatan Puskesmas (LB.4); 2) laporan Sentinel, yang mencakup: Laporan Bulanan Sentinel (LB1S) dan, Laporan Bulanan Sentinel (LB2S); 3) Laporan Tahunan, yang mencakup: Data dasar Puskesmas (LT-1), Data Kepegawaian (LT-2) dan, Data Peralatan (LT-3). Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan baling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dati II, Dati I dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya tanggal 31 januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data Kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian (Ahmad, 2005).Ada juga jenis laporan lain seperti laporan triwulan, laporan semester dan laporan tahunan yang mencakup data kegiatan progam yang sifatnya lebih komprehensif disertai penjelasan secara naratif. Yang terpenting adalah bagaimana memanfaatkan semua jenis data yang telah dibuat dalam laporan sebagai masukan atau input untuk menyusun perencanaan puskesmas ( micro planning) dan lokakarya mini puskesmas (LKMP). Analisis data hasil kegiatan progam puskesmas akan diolah dengan menggunakan statistic sederhana dan distribusi masalah dianalisis menggunakan pendekatan epidemiologis deskriptif. Data tersebut akan disusun dalam bentuk table dan grafik informasi kesehatan dan digunakan sebagai masukkan untuk perencanaan pengembangan progam puskesmas. Data yang digunakan dapat bersumber dari pencatatan masing-masing kegiatan progam kemudian data dari pimpinan puskesmas yang merupakan hasil supervisi lapangan (Tiara, 2011).Dinas kesehatan kabupaten/kota mengolah kembali laporan puskesmas dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinkes Provinsi dan Depkes Pusat.Feed backterhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Sejak otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan laporan ke Depkes Pusat. Dinkes kabupaten/kotalah yang mempunyai kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Depkes Pusat (Muninjaya, 2004).Pengorganisasian PuskesmasPengorganisasian tingkat Puskesmas didefinisikan sebagai proses penetapan pekerjaan-pekerjaan pokok untuk dikerjakan, pengelompokan pekerjaan, pendistribusian otoritas/wewenang dan pengintegrasian semua tugastugas dan sumber-sumber daya untuk mencapai tujuan Puskesmas secara efektif dan efisien. Secara aplikatif pengorganisasian tingkat Puskesmas menurut penulis adalah pengaturan pegawai Puskesmas dengan mengisi struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) Puskesmas yang ditetapkan oleh Peraturan Daerah Kabupaten/Kota disertai dengan pembagian tugas dan tanggung jawab serta uraian tugas pokok dan fungsi (Tupoksi), serta pengaturan dan pengintegrasian tugas dan sumber daya Puskesmas untuk melaksanakan kegiatan dan program Puskesmas dalam rangka mencapai tujuan Puskesmas. Berdasarkan definisi tersebut, fungsi pengorganisasian Puskesmas merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang dihubungkan dengan personil/pegawai, finansial, material, dan metode Puskesmas untuk mencapai tujuan Puskesmas yang telah disepakati bersama antara pimpinan dan pegawai Puskesmas. Pengorganisasian Puskesmas meliputi hal-hal berikut (Sulaeman, 2009):1) Cara manajemen Puskesmas merancang struktur formal Puskesmas untuk penggunaan sumber daya Puskesmas secara efisien,2) Bagaimana Puskesmas mengelompokkan kegiatannya, dimana setiap pengelompokkan diikuti penugasan seorang penanggung jawab program yang diberi wewenang mengawasi stafnya.3) Hubungan antara fungsi, jabatan, tugas, dan pegawai Puskesmas.4) Cara pimpinan Puskesmas membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam unit kerja dan mendelegasikan wewenang untuk mengerjakan tugas tersebut.Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128/Menkes/SK/II/2004, bahwa untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas, perlu dilakukan pengorganisasian. Ada dua macam pengorganisasian yang harus dilakukan. Pertama, pengorganisasian berupa penentuan para penanggungjawab dan para pelaksana untuk setiap kegiatan serta untuk setiap satuan wilayah kerja. Dengan perkataan lain, dilakukan pembagian habis seluruh program kerja dan seluruh wilayah kerja kepada seluruh petugas puskesmas dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Penentuan para penanggungjawab ini dilakukan melalui pertemuan penggalangan tim pada awal tahun kegiatan. Kedua, pengorganisasian berupa penggalangan kerjasama tim secara lintas sektoral. Ada dua bentuk penggalangan kerjasama yang dapat dilakukan:Penggalangan kerjasama dalam bentuk dua pihak, yakni antara dua sektor terkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor tenaga kerja pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan kerja.Penggalangan kerjasama dalam bentuk banyak pihak, yakni antar berbagai sektor terkait, misalnya antara puskesmas dengan sektor pendidikan, sektor agama, sektor kecamatan pada waktu menyelenggarakan upaya kesehatan sekolah.Penggalangan kerjasama lintas sektor ini dapat dilakukan:Secara langsung yakni antar sektor-sektor terkait.Secara tidak langsung yakni dengan memanfaatkan pertemuan koordinasi kecamatan (Keputusan Menteri Kesehatan, 2004).Ada 2 (dua) hal yang perlu pengorganisasian tingkat Puskesmas, yakni: (1) Pengaturan berbagai kegiatan yang ada di dalam RO (Rancangan Operasional) Puskesmas, sehingga membentuk satu kesatuan program yang terpadu dan sinergi untuk mencapai tujuan Puskesmas, dan (2) Pengorganisasian pegawai Puskesmas, yaitu pengaturan tugas dan tanggung jawab setiap pegawai Puskesmas, sehingga setiap kegiatan dan program mempunyai penanggung jawabnya. Dengan memahami fungsi pengorganisasian Puskesmas akan lebih memudahkan mempelajari fungsi penggerakan dan pelaksanaan (actuating/aktuasi) dan akan diketahui gambaran pembimbingan dan pengarahan yang diperlukan oleh pegawai Puskesmas sesuai dengan pembagian tugas dan tanggung jawab (Sulaeman, 2009).Untuk kelancaran kegiatan SP2TP di Puskesmas, maka dibentuk pengorganisasian yang terdiri dari: (Ahmad, 2005).Penanggung Jawab (Kepala Puskesmas)Tugas penanggung jawab adalah memberikan bimbingan kepada koordinator SP2TP dan para pelaksana kegiatan di Puskesmas.Koordinator (Petugas yang ditunjuk Kepala Puskesmas)Koordinator SP2TP bertugas:1) Mengumpulkan laporan dari masing-masing pelaksana kegiatan.2) Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan bulanan SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke DInas Kesehatan Dati II paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.3) Bersama dengan para pelaksana kegiatan membuat laporan tahunan SP2TP dan mengirimkan laporan tersebut ke Dinas Dati II paling lambat 31 Januari tahun berikutnya.4) Menyimpan arsip laporan SP2TP dari masing-masing pelaksana kegiatan.5) Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan SP2TP kepada Kepala Puskesmas.6) Mempersiapkan pertemuan berkala setiap 3 bulan yang dipimpin oleh Kepala Puskesmas dengan pelaksanaan kegiatan untuk menilai pelksanaan kegiatan SP2TP.Anggota (Pelaksana Kegiatan di Puskesmas)Pelaksana kegiatan SP2TP bertugas:1) Mencatat setiap kegiatan pada kartu individu dan register yang ada.2) Mengadakan bimbingan terhadap Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.3) Melakukan rekapitulasi data dari hasil pencatatan dan laporan Puskesmas Pembantu serta Bidan di Desa menjadi laporan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya. Hasil dari rekapitulasi ini merupakan bahan untuk mengisi/membuat laporan SP2TP.4) Setiap tanggal 5 mengisi/membuat laporan SP2TP dari hasil kegiatan masing-masing dalam 2 rangkap dan disampaikan kepada coordinator SP2TP Puskesmas. Dengan rincian satu rangkap untuk arsip coordinator SP2TP Puskesmas dan satu rangkap oleh Koordinator SP2TP Puskesmas disampaikan ke Dinas Kesehatan Dati II.5) Mengolah dan memanfaatkan data hasil rekapitulasi untuk tindak lanjut yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya.6) Bertanggung jawab atas kebenaran isi laporan kegiatannya.

SP2TP Dr. Kusuma Wijayanti,Msi H.Subagio,S.ST2.PENGERTIAN : SISTEM PENCATATAN DANPELAPORAN TERPADU PUSKESMAS Tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan Puskesmas meliputi keadaan fisik, tenaga,sarana dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai Puskesmas3.TUJUANUMUM : Tersedianya data dan informasi yang akurat, tepat waktu dan muktahir secara periodik teratur untuk pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasiKHUSUS : Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, sarana dan kegiatana pokok puskesmas yang akurat, tepat waktu dan muktahir secara teratur Terlaksananya pelaporan data tersebut secara teratur di berbagai jenjang administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku Termanfaatkannya data tsb untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui Puskesmas di berbagai tingkat administrasi4.RUANG LINGKUP1. Puskesmas dengan perawatan, Pusban,Pusling,Poskesdes2. Pencatatan & pelaporan meliputi : - data umum & demografi wilayah kerja - Ketenagaan - Sarana - Data kegiatan pokok dalam & luar gedung3. Pelaporan dilakukan secara periodik5.BATASANA. KUNJUNGAN, ada 2 : 1. Kunjungan seseorang ke Puskesmas, Pusban, baik untuk mendapatkan pelayanan kesehatan maupun sekedar mendapat keterangan sehat-sakit a. Kunjungan baru : seseorang yang pertama kali datang ke puskesmas/pusban, sehingga seumur hidupnya hanya dicatat sebagai 1 kunjungan baru b. Kunjungan lama : seseorang yang datang ke Puskesmas/Pusban yang kedua kali dan seterusnya untuk mendapat pelayanan kesehatan Pengecualian kedua kategori tersebut pada Ibu Hamil, Ibu Menyusui dan Balita6.a) Kunjungan Ibu Hamil pada setiap kehamilan dianggap sebagai kunjungan baru, sedangkan kunjungan kedua kali dan seterusnya untuk memeriksakan kehamilan, dianggap sebagai kunjungan lama. Sehingga kunjungan ibu hamil tidak ditentukan dengan tahun/periode, tetapi diberlakukan sebagai episode of illnessb) Kunjungan Ibu Menyusui,termasuk ibu yang menyelesaikan kehamilannya karena abortus, selama periode menyusui 2 tahun, dihitung sebagai kunjungan baru. Ibu menyusui setelah saat melahirkan/abortus dihitung kembali sebagai kunjungan baru. Sedangkan kunjungan selanjutnya dihitung sebagai kunjungan lama7.c). Kunjungan balita setiap tahun (setelah hari ulang tahun) dianggap sebagai kunjungan baru. Jadi setiap balita mempunyai 4x kunjungan baru. Sedangkan kunjungan kedua dst dari tahun yang bersangkutan,dicatat sbg kunjungan lama8.B. KASUS, Ada 2 macam kasus :1) Kasus Baru , adalah new episode of illness, yaitu pernyataan pertama kali seseorang menderita penyakit tertentu sebagai hasil diagnosa dokter atau tenaga paramedis2) Kasus Lama : kunjungan kedua dan seterusnya, dari kasus baru yang belum dinyatakan sembuh atau kunjungan kasus lama dalam tahun/periode yang sama. Untuk tahun berikutnya, kasus ini diperhitungkan sebagai kasus baru. Khusus pada penderita kusta hanya dikenal kasus baru, yaitu saat pertama kali penemuannya. Pada kunjungan kedua dst hanya dihitung sebagai kunjungan kasus, bukan sebagai kasus lama9.c). KELUARGA Keluarga dalam catatan SP2TP adalah satu kepala keluarga beserta anggotanya yang terdiri dari isteri, anak- anak (kandung, tiri dan angkat), dan orang lain yang tinggal dalam satu atap/rumahd). NOMOR KODE PUSKESMAS Pemberian nomor kode Puskesmas/Pusban berdasar pada letak geografis dan jenjang administrasi serta peresmian per SK bupati atas existensinya setelah dibangun10.PELAKSANAAN SP2TPPelaksanaan SP2TP terdiri dari 3 kegiatan,ialah:a) Pencatatan dengan menggunakan formatb) Pengiriman laporan dengan menggunakan format secara periodikc) Pengolahan analisis dan pemanfaatan data/informasi11.PENCATATAN (dalam & luar gedung)1. Family Folder (kartu individu & kartu Tanda pengenal keluarga)2. Buku Register untuk rawat jalan/rawat inap,kohort ibu,kohort anak,persalinan,lab,pengamatan penyakit menular,imunisasi,dkk3. Kartu indek penyakit (kelompok penyakit) yang disertai distribusi jenis kelamin,golongan, umur dan desa12.4). Kartu Perusahaan5). Kartu Murid6). Sensus harian (penyakit dan kegiatan Puskesmas) untuk mempermudah pembuatan laporan13.PELAPORAN1). Bulanan - Data kesakitan (LB1) - Data Kematian (LB2) - Data Operasional (LB3) gizi,imunisasi,KIA - Data manajemen Puskesmas (LB4)14.2). Triwulan - Data kegiatan Puskesmas3). Tahunan - Umum, fasilitas - Sarana - Tenaga15.SOFTWARE PUSKESMAS Merupakan sistem terpadu administrasi Puskesmas agar operasional Puskesmas sehari-hari menjadi lebih mudah dan efisien. Software aplikasi ini memiliki fitur-fitur sbb : 1. Multi user (admin/resepsionis/lab/apotek/dokter/kasir: user tak terbatas) 2. Backup Database dilakukan secara manual dan otomatis 3. Pendaftaran Pasien Baru (Umum, Asuransi dan Perusahaan) 4. Data Dokter (setup fee per Tindakan, fee rujukan Lab atau Resep) 5. Data Tarif (Jasa,Tindakan) dalam 2 harga (Umum, Asuransi/Perusahaan) 6. Daftar Jenis pembiayaan / Asuransi penanggung biaya rawat Pasien 7. Antrian Pasien Rawat Jalan, Rawat Inap, Laboratorium, Radiologi16. 8. Rawat Jalan : Umum, Gigi, Anak, Bumil,KIR, dll 9. Rawat Inap : Kamar Inap, UGD, Kamar Operasi 10. Laboratorium Klinik, Radiologi, EKG 11. Rekapitulasi Biaya Perawatan terhitung secara otomatis u/ semua Unit 12. Stok Obat (Stok, Harga Beli, Harga Jual, Expired Date, Kartu Stok) 13. Riwayat Pemeriksaan Pasien (diagnosa,Tindakan,Resep,Rujukan,dsb) 14. Transaksi Penjualan Obat (Bebas, Resep Klinik, Resep R.Inap) 15. Laporan Apotek (Transaksi Penjualan, Faktur Masuk, Laba Rugi HPP, dsb) 16. Laporan Rawat Jalan (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan) 17. Laporan Rawat Inap (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan) 18. Laporan Laboratorium Klinik (Transaksi per hari, per bulan, per Gol. Pasien, Rekap Dokter Umum/Spesialis, Rekap Pemasukan)17. Lengkap pendataannya Proses pendataan dimulai dari pendataan master data (dokter ,obata,tarif jasa/tindakan dokter, tarif LaboratoriumMedik, tarif kamar, dsb), pendaftaran pasien, kunjungan pasien dan riwayat pemeriksaan, perawatan pasien, perhitungan tagihan sementara pasien, cetak Medical Record, review riwayat pemeriksaan Lab, jual-beli obat di apotek sampai pembayaran transaksi di kasir. Laporan yg tersedia pun cukup lengkap dan komprehensif. Mudah pengoperasiannya Pengisian data sangat mudah, karena program didesain untuk dapat meminimalisir kesalahan. Pembuatan laporan- laporan rutin harian dan bulanan juga sangat mudah, anda bisa mencetaknya langsung dari program ke berbagai format file (excel, pdf atau html).18. Keamanan database terjamin Database hanya bisa diakses lewat program. Yg bisa mengakses program pun hanya mereka yg memang berhak membukanya, karena setiap entry data selalu melalui username dan password, yg berbeda setiap bagian/divisinya. Hak akses untuk setiap user bisa diatur secara individual oleh Admin. Integrasi diantara semua modul program Modul-modul program (kunjungan pasien, pemeriksaan dokter, apotek serta kasir) terintegrasi dengan baik, sehingga setiap transaksi yg ada saling terkait satu sama lain. Hal ini tentunya sangat memudahkan dan mempercepat entry data serta mengurangi resiko kesalahan.19.KENDALA Jumlah komputer yang terbatas Petugas yang tidak familiar dengan komputer Keraguan tentang keabsahan medical record rekam medis20.Metode :ada beberapa metode memasukan data pustu /posyandu ke komputer induk.1. memasukan langsung di komputer puskesmas induk. seperti yang saat ini telah dilakukan.2. memasukan data di komputer / laptop . kemudian data dicopy dalam bentuk excel dibawa ke puskesmas induk. dan diolah dengan data puskesmas induk dengan file excel.3. memasukan data di komputer / laptop . kemudian data dicopy dan dimasukan ke server database puskesmas induk.4. memasukan data di komputer/ laptop pustu, yang langsung dihubungkan dengan komputer di puskesmas induk, melalui gelombang radio/ internet..21.KEKURANGAN & KELEBIHAN cara 1 cocok untuk kondisi pasien pustu yang tidak terlalu banyak. biaya paling murah. dengan kelemahan, petugas pustu dua kali kerja. pertama saat bekerja di pustu, menuliskan data di kertas rawat jalan, kemudian setelah selesai semua, tahap ke dua adalah memasukan per pasien lagi ke komputer di induk. cara kedua cocok untuk pustu yang pasienya banyak. di pustu dibuat jaringan komputer yang meliputi loket, ruang pengobatan, ruang obat. masing- masing memasukan data. kemudian laporanya di copy ke excel, da dibawa ke puskesmas induk. cara ini yang dua kali kerja adalah justru petugas di induk. karena harus menyatukan data antar pustu dan puskesmas induk. kelemahan cara 1 dan dua adalah masalah portabilitas. jika untuk pelayanan dalam gedung, tidak akan jadi masalah. tetapi puskesmas kagiatanya dalam gedung dan luar gedung.22. cara 3 dan 4 adalah solusi untuk lebih portabel. Sebenarnya cara ini sudah memadai untuk membuat server di dinas menerima data mentah langsung. karena semua kegiatan rawat jalan dalam gedung sudah masuk, sehingga puskesmas tidak perlu membuat laporan penyakit dan kunjungan. dari sisi dinas kesehatan : dengan hanya laporan data perorangan, maka data yang bisa diambil langsung adalah : data penyakit, data kunjungan, data kunjungan jamkesmas, jamkesmasda data pemakaian obat, data pengobatan rasional data kunjungan pekerja. data rujukan pasien. data pemeriksaan laboratorium. data kunjungan gigi ( hanya kegiatan dalam gedung). data penyakit menular. data penyakit tidak menular. dan lainya. sedang di sisi Puskesmas yang perlu ditambahkan adalah menyatukan data kegiatan dalam gedung dengan luar gedung, dengan menyatukan kegiatan dalam dan luar23.Terima Kasih Kalau BisaDipermudahKenapa Harus Dipersulit..???