sop perusahaan
DESCRIPTION
Sample SOP perusahaan lengkap 2015TRANSCRIPT
DAFTAR ISI DAFTAR ISI / / CONTENTSCONTENTS
BAB I PENDAHULUAN
A. TUJUAN
B. RUANG LINGKUP
BAB II KONSEP DAN KEBIJAKAN
A. TOLAK UKUR PRESTASI
B. TANGGUNG JAWAB
B.1. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR
B.2. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
B.2.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR DESIGN & PLANNING MANAGER
B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER
B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING ENGINEER
B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT
B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR
B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL
B.3. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT
B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR PROJECT MANAGER
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER
B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRASI
B.4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR BUS. DEVELOPMENT MANAGER
B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER
B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER
STANDARD OPERATING PROCEDURE
B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL
B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERATIONAL MANAGER
B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER
B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE MANAGER
B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER
B.6. TUGAS & TANGGUNG JAWAB LEGAL CORPORATE & PROJECT
C. PROSEDUR
C.1. PROSEDUR DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
C.2. PROSEDUR DEPARTEMEN PROJECT
C.3. PROSEDUR DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT
C.4. PROSEDUR DEPARTEMEN OPERASIONAL
C.5. PROSEDUR LEGAL CORPORATE & PROJECT
D. KONDISI KHUSUS
BAB III PENUTUP
A. DOKUMENTASI
B. DEFINISI
C. ACUAN / REFERENSI
D. LAMPIRAN
DAFTAR GRAFIK DAN LAMPIRAN DOKUMEN
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BAB IBAB I
PENDAHULUANPENDAHULUAN
A. TUJUANTUJUAN
Perusahaan bermaksud untuk membuat suatu standard / pedoman tertulis yang
dipergunakan dalam tata kelola perusahaan dan menjadi panduan dalam metode dan
pelaksanaan tahapan pekerjaan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan
suatu proses kerja tertentu. Berdasarkan pada hal tersebut perusahaan menyusun Standard
Operating Procedure (SOP) yang dapat menjadi suatu fondasi bagi perusahaan untuk mulai
membangun suatu sistem kerja yang baku dan efisien.
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP) sesuai dengan panduan dalam tata kelola
manajemen perusahaan secara global adalah :
1. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas dan pengoperasian secara praktis.
2. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh karenanya juga membentuk
disiplin kepada semua karyawan baik dalam perusahaan.
3. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan menyaring hal-hal atau pekerjaan yang
tidak perlu, yang tidak berkaitan secara langsung dengan prosedur yang sudah ada.
4. Mendukung pengalaman dan pengetahuan karyawan dan sekaligus juga
mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin terjadi sehingga dapat memperbaiki
performa dan kualitas karyawan.
5. Membantu menguatkan regulasi yang berlaku dalam perusahaan.
Pembuatan SOP memiliki beberapa fungsi dan manfaat dalam perusahaan seperti yang
dijabarkan sebagai berikut :
1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi
standar dan semua karyawan mengenal proses tersebut.
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar
yang sudah ada.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
3. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut
merupakan kendala dalam efisiensi produksi dan pengontrolan kualitas.
4. SOP dapat membantu dalam pelatihan karyawan baru sebagai sumber referensi bagi
pengembangan SDM dalam perusahaan.
5. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pengembangan multi tasking, dimana
akan membantu mengembangkan karyawan dalam melakukan pekerjaan di posisi
lain atau diluar job desk yang ditugaskan sebelumnya.
6. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performa karyawan dan
proses yang dilakukan.
Melihat pentingnya SOP perusahaan , maka penelitian ini bertujuan juga untuk
mengidentifikasi dan merancang business process yang ada dalam perusahaan dan
merancang SOP yang mendukung hal ini bagi perusahaan.
B. RUANG LINGKUPRUANG LINGKUP
Standard Operating Procedure ini akan dipergunakan sebagai panduan bersama dalam
menjalankan tugas pekerjaan di Departemen Project yang termasuk didalamnya mencakup
definisi & kualifikasi pekerjaan , metoda pelaksanaan dan proses tata cara setiap pekerjaan.
Konsep Standard Operating Procedure adalah pedoman operasi standar dalam
mengimplementasikan keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat
dipertanggungjawabkan dan sebagai panduan untuk mengidentifikasi perubahan yang
diperlukan, menggambarkan kinerja yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional
perusahaan secara lebih baik.
Faktor yang diambil sebagai dasar pembuatan SOP ini adalah :
Banyaknya keputusan yang harus diambil atau dipilih dalam prosedur.
Banyaknya langkah - langkah yang harus dijalani dalam prosedur.
Sedangkan beberapa tipe SOP yang dilakukan berdasarkan prosedur adalah sebagai berikut :
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan keputusan yang sedikit dapat ditulis
dengan format sederhana.
Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh langkah lebih dengan
keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format hirarki atau grafis.
Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan dapat ditulis dengan format
flowchart.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BAB IIBAB II
KONSEP DAN KEBIJAKANKONSEP DAN KEBIJAKAN
A.A. TOLAK UKUR PRESTASITOLAK UKUR PRESTASI
Penerapan SOP dalam departemen project akan dilakukan evaluasi dalam interval waktu
tertentu sesuai keputusan direksi.
Adapun tolak ukur keberhasilan penerapan SOP ini adalah berjalannya manajemen
keseluruhan dalam departemen project sesuaai dengan perencanaan, diantaranya adalah :
1. Sistem reporting ( laporan ) baik rutin maupun non rutin berjalan tertib dan baik dari
tiap bagian dalam departemen project.
2. Koordinasi antar bagian maupun dengan pihak luar ( konsultan , kontraktor , dll )
berjalan dengan baik terutama dalam komunikasi baik verbal maupun tertulis.
3. Tiap personil dalam departemen project mampu melakukan fungsi tugas dan
tanggung jawabnya dengan baik ( analisa hasil KPI & performa individu )
4. Proses dan tahapaan proyek dari awal ( desain ) , pelaksanaan dan hasil akhir yang
berjalan sesuai perencanaan dan konsep manajemen proyek.
5. Terbentuknya kondisi dan kultur kerja yang baik sesuai dengan aturan dan norma
yang berlaku dalam perusahaan.
B. TANGGUNG JAWABB. TANGGUNG JAWAB
B.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DIREKTUR
Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan tertinggi perusahaan.
Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan perusahaan.
Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan termasuk juga
keuntungan perusahaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan dan
pembelanjaan kekayaan perusahaan.
Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya dengan dunia luar
perusahaan.
Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi dan misi perusahaan.
Memimpin rapat umum, dalam hal untuk memastikan pelaksanaan operasional
maupun manajemen perusahaan .
Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.
Mengambil keputusan dan bertanggung jawab sebagaimana didelegasikan oleh BOD
atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan, dalam meeting-
meeting BOD.
Membawahi semua karyawan dalam struktur organisasi perusahaan.
B.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
B.2.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR DESIGN & PLANNING MANAGER
Memimpin departemen design & planning dan menerapkan sistem manajemen
kelola untuk pengembangan dan operasional departemen yang dipimpin.
Mengelola departemen design & planning sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua
aktivitas operasional bisnis perusahaan pada departemen design & planning yang
dipimpin.
Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan
maksimal untuk departemen design & planning yang dipimpin.
Memastikan departemen design & planning melakukan strategi perusahaan dengan
efektif dan optimal.
Bertanggung jawab bersama tim design & planning dalam konseptual , desain ,
perencanaan dan pelaksanaan nya dalam setiap project yang dijalankan.
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap
perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen design & planning
yang dipimpin.
B.2.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB ENGINEERING MANAGER
Memimpin design & planning engineer dalam melaksanakan tugas dan tanggung
jawab pekerjaan.
Bersama Senior Manager dalam merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi,
mengawasi dan mengalisis semua aktivitas perencanaan , penghitungan , desain dan
pelaksanaannya di project.
Memberikan rekomendasi kepada Senior Manager dan procurement dalam
pemilihan konsultan , kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain
karakteristik project.
Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain , tender dan “for
construction” yang akan dilaksanakan di project.
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager untuk setiap perencanaan,
pelaksanaaan dan hasil akhir dalam tim design & planning engineer.
B.2.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DESIGN & PLANNING ENGINEER
Bersama Engineering Manager dalam merencanakan, melaksanakan,
mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas perencanaan ,
penghitungan , desain dan pelaksanaannya di project.
Memberikan rekomendasi kepada Engineering Manager dalam pemilihan konsultan ,
kontraktor atau supplier yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project.
Bertanggung jawab atas semua dokumen dalam tahap desain , tender dan “for
construction” yang akan dilaksanakan di project.
Bertanggung jawab terhadap Engineering Manager untuk setiap perencanaan,
pelaksanaaan dan hasil akhir dalam setiap project yang dikerjakan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
B.2.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROCUREMENT
Bertanggung jawab dalam proses seleksi dan pengadaan barang / jasa dalam setiap
project sesuai rencana dan syarat-syarat yang diberikan oleh tim design & planning.
Memutuskan bersama Senior Manager dalam pemilihan konsultan , kontraktor atau
supplier yang akan dipilih sesuai desain karakteristik project.
Bertanggung jawab menjaga dan mengelola budget dalam pengadaan barang / jasa
sesuai BOQ yang direncanakan.
Mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua aktivitas penyedia barang / jasa
dalam setiap project yang dikerjakan.
Menjamin dan memastikan penyedia barang / jasa yang dipilih tidak akan
menghambat setiap proses pekerjaan di project.
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam setiap proses pengadaan barang
dan jasa yang berlangsung.
B.2.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB QUANTITY SURVEYOR
Merencanakan , menghitung dan mengelola keseluruhan anggaran biaya dalam
setiap project dengan penerapan manajemen biaya dan efisiensi dalam seluruh
aspek tahapan project.
Memberikan saran ke Senior Manager atau manajemen perusahaan yang berkaitan
dengan pengendalian biaya project agar tidak melampaui rencana anggaran yang
direncanakan oleh manajemen perusahaan.
Memberikan saran dan rekomendasi ke procurement berkaitan dengan pengadaan
barang / jasa agar sesuai dengan rencana biaya yang ditentukan.
Menyiapkan dokumen kontrak dan merekomendasikan jenis kontrak serta sistem
pembayaran terkait waktu dan pembiayaan serta karakteristik project.
Mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua proses anggaran biaya dalam
seluruh aspek tahapan project bersama semua tim terkait.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dan manajemen perusahaan dalam
setiap proses anggaran biaya baik perencanaan , pelaksanaan dan pengendalian
dalam tiap project.
B.2.6 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DOCUMENT CONTROL
Bertanggung jawab dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen dalam
departemen design & planning meliputi : pencatatan dokumen , penyimpanan ,
penyaluran/distribusi dan penghapusan dokumen.
Memasukkan data dokumen ( design & planning , procurement , QS ) ke dalam
daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to
date.
Memastikan dokumen ( design & planning , procurement , QS ) disahkan sebelum
didistribusikan.
Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian
yang berkepentingan.
Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah
untuk ditelusuri.
Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah tidak diperlukan atau
berdasarkan instruksi khusus.
B.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN PROJECT
B.3.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen project dan menerapkan sistem manajemen kelola untuk
pengembangan dan operasional departemen project yang dipimpin.
Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua
aktivitas operasional bisnis perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi ,
integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen project yang dipimpin.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan
maksimal untuk departemen project yang dipimpin.
Memastikan departemen project melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan
optimal.
Menjamin dan mengendalikan keseluruhan tahapan pelaksanaan project sesuai
manajemen mutu , manajemen biaya dan manajemen waktu.
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap
perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen project yang
dipimpin.
B.3.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT MANAGER
Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam suatu project baik
internal ( tim project , konsultan . kontraktor ) maupun eksternal ( lingkungan &
pemerintahan setempat , pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai
perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara berkesinambungan
memonitor perkembangan serta membuat penyesuaian jika diperlukan.
Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan
aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses revisi atau tambah
kurang atau additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan
aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait dalam project
untuk mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan masing-masing dalam
hubungannya dengan tugas organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk
mengenai permasalahan/tindakan selanjutnya .
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Mampu menerapkan ekspektasi manajemen perusahaan baik dalam aspek kualitas
maupun aspek biaya dengan membuat metode manajemen project yang efisien dan
tepat digunakan dalam project.
Memastikan anggota tim project menerima pelatihan, tugas, supervisi dan umpan
balik performa yang cukup untuk menyelesaikan project
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses dalam project
baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project.
Secara struktur organisasi Project Manager membawahi tim project dan tim MK yang
dipergunakan dalam project dengan skala besar.
B.3.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT LEADER
Memimpin dan mengarahkan semua unsur yang berada dalam suatu project baik
internal ( tim project , konsultan . kontraktor ) maupun eksternal ( lingkungan &
pemerintahan setempat , pihak berwajib, dll ) sehingga project dapat berjalan sesuai
perencanaan.
Mengembangkan rencana, jadwal, anggaran proyek dan secara berkesinambungan
memonitor perkembangan serta membuat penyesuaian jika diperlukan.
Memastikan desain perencanaan dapat dilaksanakan dengan mempertimbangkan
aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mampu menjadi advisor dan pengambil keputusan dalam proses revisi atau tambah
kurang atau additional pekerjaan dengan semua pihak dengan mempertimbangkan
aspek metode pekerjaan , aspek biaya , dan aspek mutu pekerjaan.
Mengadakan meeting reguler dengan semua pihak/unsur terkait dalam project
untuk mengadakan review terhadap kemajuan pekerjaan masing-masing dalam
hubungannya dengan tugas organisasi dan memberikan advise, solusi dan petunjuk
mengenai permasalahan/tindakan selanjutnya .
Bertanggung jawab terhadap Senior Manager dalam semua proses dalam project
baik secara pelaksanaan , reporting/laporan berkala dan hasil akhir project.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Secara struktur organisasi Project Leader membawahi tim project dan tim MK yang
dipergunakan dalam project dengan skala kecil dan sedang.
B.3.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ENGINEER
Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , project
engineer terbagi menjadi :
- Project Engineer Struktur
- Project Engineer Arsitektur
- Project Engineer MEP
Fungsi dan tugas tanggung jawab project engineer adalah :
Mengatur pelaksanaan pekerjaan dari Project Manager/Project Leader baik secara
teknikal maupun operasional dalam proses pelaksanaan project.
Menetapkan planning dan application system untuk keperluan pengendalian
pelaksanaan.
Mengadakan meeting reguler dengan masing-masing untuk mengadakan review
terhadap kemajuan pekerjaan dalam hubungannya dengan tugas pekerjaan dan
memberikan petunjuk mengenai tindakan selanjutnya .
Membuat laporan secara periodik tentang jalannya pelaksanaan, hasil yang dicapai ,
problem & solution , serta penggunaan bahan dan keuangan proyek.
Bertanggungjawab langsung kepada Project Manager/Project Leader dalam
mengembangkan fungsi-fungsi perencanaan , pelaksanaan dan penerapan prosedur
konstruksi , secara teknikal dan fisik konstruktif project di lapangan berdasarkan
rencana dan spesifikasi yang ditetapkan.
B.3.5 TUGAS & TANGGUNG JAWAB PROJECT ADMINISTRATION
Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas proyek, laporan pergudangan,
laporan bobot prestasi proyek, dan lain-lain.
Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan dibayar oleh
owner sebagai pemilik proyek.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Mengelola dokumen data-data project sebagai berikut : Minutes of Meeting , Surat
Perjanjian , Surat Pemberitahuan , Surat Keterangan , Drawing , dan data-data official
project lainnya.
Membuat Minutes of Meeting dalam setiap meeting koordinasi yang dilakukan di
project dan mengelola distribusi serta penyimpanan dokumen MOM.
Membuat laporan akutansi kecil yang berlaku di project.
Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan pengelolaan
dokumen sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.
Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alat-alat proyek dan
sejenisnya.
Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta data-data proyek.
Bertanggung jawab terhadap Construction Manager dan Project Manager sesuai
peraturan dan struktur organisasi yang berlaku di project.
B.4. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT
B.4.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR MANAGER
Memimpin departemen business development dan menerapkan sistem manajemen
kelola untuk pengembangan dan operasional departemen business development.
Mengelola departemen project sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua
aktivitas operasional bisnis unit perusahaan termasuk strategi bisnis , investasi ,
integrasi , aliansi dan divestasi pada departemen business development.
Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan pihak-pihak terkait
yang berhubungan dengan pelaksanaan operasional dan strategi bisnis perusahaan
baik untuk bisnis unit yang aktiv atau menciptakan bisnit unit untuk perusahaan.
Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan dengan
maksimal untuk departemen business development.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Memastikan departemen business development melakukan strategi perusahaan
dengan efektif dan optimal dalam manajemen pengelolaan dan pengembangan
bisnis perusahaan,
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap
perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen business
development.
B.4.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB MARKETING MANAGER
Memantau perkembangan pasar, kompetitor dan menganalisisnya
Membantu tugas yang diberikan Bussines Development Manager
Membuat strategi marketing dalam mencapai target yang telah direncanakan dalam
departemen business development.
Merencanakan dan menjalankan rencana bisnis (business plan) dari kesempatan
kesempatan bisnis baru yang di temukan.
Mengelola, menjalankan dan mengembangkan kerjasama/opportunity business yang
sudah terjalin serta menjalankan fungsi pengembangan usaha, marketing dan sales
atas business unit yang dijalankan perusahan.
Melakukan fungsi analisa, mapping, berbagai hal mengenai bisnis perusahaan baik
internal maupun external.
Menjaga hubungan hubungan dengan para partner, client dan pihak-pihak terkait
yang berhubungan dengan pengembangan usaha.
Melakukan konsep perencanaan dan analisa bisnis (business analysis) bersama
manager business development.
Bertanggung jawab terhadap manager business development dan membawahi
marketing officer.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
B.4.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER
Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , staff
untuk Marketing dan Legal adalah :
- Marketing Officer
- Business Development Officer
Membantu tugas yang diberikan oleh manager ( marketing dan business
development ).
Melaksanakan pekerjaan sesuai instruksi/perintah dari manager (marketing dan
business development ) berdasarkan peraturan dan metode yang diterapkan.
Membantu mengelola, menjalankan dan mengembangkan operasional perusahaan
sesuai arahan manager (marketing dan business development ) dan tanggung jawab
masing-masing.
Ikut menjaga hubungan dengan para partner, client dan pihak-pihak terkait bersama
manager (marketing dan business development ).
Melakukan konsep perencanaan dan analisa bisnis (business analysis) bersama
manager (marketing dan business development ).
Bertanggung jawab terhadap manager (marketing dan business development ).
B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN OPERASIONAL
B.5.1 TUGAS & TANGGUNG JAWAB SENIOR OPERASIONAL MANAGER
Memimpin departemen operasional dan menerapkan sistem manajemen kelola
untuk pengembangan dan operasional dalam departemen.
Mengelola departemen operasional sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua
aktivitas operasional perusahaan terkait pelaksanaan harian kantor , fasilitas dan
aset , ketenagakerjaan , finance dan akunting.
Menjalin dan membina hubungan dengan partner , rekanan dan pihak-pihak terkait
yang berhubungan dengan pelaksanaan operasional perusahaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan terkait pelaksanaan harian
kantor , fasilitas dan aset , ketenagakerjaan , finance dan akunting agar dapat
berjalan dengan maksimal untuk departemen operasional.
Memastikan departemen operasional melakukan strategi perusahaan dengan efektif
dan optimal dalam manajemen pengelolaan dan pengembangan bisnis perusahaan,
Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan Direktur.
Bertanggung jawab terhadap direktur dan manajemen perusahaan untuk setiap
perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam departemen operasional.
B.5.2 TUGAS & TANGGUNG JAWAB HRD MANAGER
Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya
Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan
sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman
pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
pembinaan karyawan sesuai tata kelola perusahaan serta mempunyai kewajiban
memelihara dan menjaga citra perusahaan.
Menyusun, merencanakan, merekrut , mengawasi dan mengevaluasi karyawan
dalam tiap departemen sesuai program dan peraturan perusahaan.
Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang
dianggap perlu.
Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang
berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan
karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi
absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus untuk karyawan.
Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan manajemen
perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam fungsi
tugas dan tanggung jawab HRD.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
B.5.3 TUGAS & TANGGUNG JAWAB FINANCE & ACCOUNTING MANAGER
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di
perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat
waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang
mendukung pencapaian target financial perusahaan.
Bertanggung jawab dalam perencanaan, koordinasi dan kontrol arus kas perusahaan
(cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga memastikan
ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan kesehatan kondisi keuangan.
Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran
kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan
peraturan pemerintah yang berlaku.
Bersama Senior Operasional Manager merencanakan dan mengkoordinasikan
penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut
untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang
kegiatan operasional perusahaan.
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur
keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan
semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta
mengurangi risiko keuangan.
Bersama Senior Operasional Manager mengkoordinasikan dan melakukan
perencanaan serta analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi
keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk
kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
Bertanggung jawab terhadap Senior Operasional Manager dan manajemen
perusahaan untuk setiap perencanaan, pelaksanaaan dan hasil akhir dalam fungsi
tugas dan tanggung jawab keuangan & akunting.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
B.5.4 TUGAS & TANGGUNG JAWAB STAFF/OFFICER
Dalam struktur organisasi serta penerapan SDM management perusahaan , staff /
officer untuk departemen operasional adalah :
- General Affair Officer
- HRD Officer
- Finance Officer
- Accounting Officer
Fungsi dan tugas tanggung jawab General Affair Officer adalah :
Bertanggung jawab bersama Senior Operasional Manager atas pengelolaan
operasional harian kantor termasuk pengelolaan petty cash untuk keperluan
operasional kantor.
Melakukan purchasing / pembelian keperluan & asset kantor sesuai dengan sistem
kerja/prosedur dan anggaran yang ditentukan.
Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta
melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh
fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada
bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
Mengatur jadwal/agenda operasional karyawan dan tamu perusahaan dalam rangka
dinas maupun permintaan khusus (misalnya untuk booking hotel, booking tiket
pesawat, mengatur jadwal kunjungan / perjalanan dinas , dsb.)
Mengatur akomodasi untuk perjalanan dinas karyawan dan tamu perusahaan.
Bertanggung jawab kepada Senior Operasional Manager dan menyiapkan laporan
bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban
biaya kantor.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Fungsi dan tugas tanggung jawab HRD Officer adalah :
Bersama HRD Manager dalam mengelola sistem proses recruitment karyawan sesuai
prosedur perusahaan.
Membantu dalam proses pengembangan potensi seluruh karyawan di perusahaan
Menyusun , mendistribusikan dan memeriksa rekapitulasi evaluasi penilaian kinerja
karyawan dari tiap departemen.
Mengadakan Konseling kepada karyawan untuk meningkatkan produktivitas
karyawan dan menjaga hubungan internal
Bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen data karyawan perusahaan.
Mempersiapkan dan membuat kontrak kerja karyawan sesuai dengan prosedur
perusahaan dan berkoordinasi dengan Senior Manager departemen terkait.
Mengurus payroll Gaji karyawan dengan berkoordinasi bersama finance dan
accounting.
Membuat dan mengeluarkan Surat Penugasan karyawan sesuai keputusan
perusahaan.
Berkoordinasi bersama Senior Manager departemen terkait dalam pengawasan
pelaksanaan SOP dan SOW dalam tiap departemen.
Bertanggung jawab kepada HRD Manager dan memberikan laporan berkala sesuai
prosedur perusahaan.
Fungsi dan tugas tanggung jawab Finance Officer adalah :
Bersama Finance Manager melakukan pengaturan keuangan perusahaan sesuai
prosedur dan anggaran perusahaan.
Melakukan input data semua transaksi keuangan perusahaan ke dalam program.
Melakukan transaksi keuangan perusahaan ( pembayaran ) sesuai prosedur dan
sistem kelola keuangan perusahaan.
Berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal terkait dengan aktivitas
keuangan perusahaan.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Mengontrol aktivitas keuangan / transaksi keuangan perusahaan dan membuat
laporan berkala.
Melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen pembayaran maupun dokumen
lampiran ( supporting document ) yang diserahkan untuk keperluan pembayaran.
Menyiapkan dokumen penagihan invoice/kuitansi tagihan beserta kelengkapan
dokumen sesuai prosedur.
Bertanggung jawab terhadap Finance Manager dan membuat laporan berkala sesuai
prosedur perusahaan.
B.5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB DEPARTEMEN LEGAL
Mensupport dan mengelola dokumen perusahaan khususnya yang berhubungan
dengan perjanjian kerjasama maupun legal contract.
Mereview legal contract, perjanjian kerjasama dan dokumen legal lain yang
berhubungan dengan semua bisnis unit perusahaan.
Melakukan dan membina external relationship dengan pihak-pihak yang terkait
dengan kepentingan bisnis unit perusahaan.
Mengelola administrasi arsip dan dokumen legal yang berhubungan dengan
pekerjaan yang telah dilakukan.
Menguasai pembuatan dan review surat perjanjian atau surat lainnya yang
memerlukan kekuatan hukum beserta monitoring validitasnya.
Bertanggung jawab terhadap manager business development dan membawahi legal
officer.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
C. PROSEDURPROSEDUR
Project yang saat ini dimiliki oleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2 tipe project, yaitu :
1. Building & Real Estate
( Low, Semi & High Rise Building , Landed Housing )
2. Lifestyle
( Restaurant , Club & Bar , Entertainment Sport )
Untuk skala tipe project yang dimiliki terbagi menjadi 3 skala tipe project, yaitu :
1. Skala Kecil
2. Skala Medium
3. Skala Besar
Dari definisi project tersebut akan dilakukan suatu panduan/prosedur untuk setiap tahapan
pekerjaan yang dilakukan oleh setiap departemen dalam perusahaan.
Tahapan dalam pelaksanaan suatu proyek sesuai konsep dalam Project Management adalah
sebagai berikut :
I. TAHAP AWAL
Tahap inisialilasi suatu project dimana dilakukan proses analisa pasar ( market
studi ) dan Feasibility Study secara teknis oleh departemen business
development.
II. TAHAP DESAIN
Setelah disetujui dalam tahapan awal maka dilanjutkan dengan tahap desain
dimana proses perekrutan konsultan perencana ( termasuk Manajemen
Konstruksi apabila dipergunakan ) dan proses desain mulai dilakukan hingga
didapatkan rangkaian dokumen tender lengkap.
III. TAHAP IMPLEMENTASI / PELAKSANAAN
Dalam tahap ini didapatkan kontraktor pelaksana dari hasil tender termasuk sub
kontraktor atau spesialis kontraktor sesuai kebutuhan desain dari konsultan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
perencana. Proses pengawasan terhadap pekerjaan lapangan ( site ) harus
dilakukan sesuai dengan SOP dan SOW dalam project management yang
diberlakukan dalam tiap project tersebut ( dedicated project ).
IV. TAHAP SERAH TERIMA
Merupakan proses akhir konstruksi fisik dalam pelaksanaan project yaitu
terpenuhinya semua proses dalam perencanaan hingga proses hand over/BAST
dengan pihak Building Management termasuk didapatkannya Sertifikat Laik
Fungsi dari Instansi terkait.
V. TAHAP PENGELOLAAN ASET
Hasil konstruksi akan dikelola sebagai aset perusahaan oleh Building
Management dengan menerapkan manajemen aset yang tepat dan menjadi hasil
sales revenue perusahaan.
Dalam pelaksanaan proses dan tahapan dalam departemen project sesuai alur diatas
terdapat beberapa prosedur yang merupakan tata kelola manajemen setiap departemen
perusahaan , yaitu :
I. Prosedur Departemen Design & Planning
A. Prosedur perencanaan desain
B. Prosedur pengajuan gambar & revisi
C. Prosedur pengadaan barang & jasa
D. Prosedur laporan
II. Prosedur Departemen Project
A. Prosedur pelaksanaan dan pengawasan
B. Prosedur pengajuan gambar ( shop drawing & revisi )
C. Prosedur pengajuan material
D. Prosedur pembayaran termin
E. Prosedur penyimpangan pelaksanaan
F. Prosedur laporan progress pekerjaan
STANDARD OPERATING PROCEDURE
G. Prosedur pengajuan SLF
H. Prosedur serah terima pekerjaan
III. Prosedur Departemen Business Development
A. Prosedur studi pasar / market studi
B. Prosedur studi kelayakan / feasibility study
C. Prosedur pengajuan program marketing
D. Prosedur pengadaan barang & jasa ( marketing )
E. Prosedur laporan
IV. Prosedur Departemen Operasional
A. Prosedur .............................
B. Prosedur .............................
C. Prosedur .............................
D. Prosedur .............................
E. Prosedur .............................
F. Prosedur .............................
G. Prosedur .............................
H. Prosedur .............................
Semua prosedur terlampir sebagai dokumen terpisah.
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BAB IIIBAB III
PENUTUPPENUTUP
A. DOKUMENTASI
DEPARTEMEN DESIGN & PLANNING
NAMA DOKUMENSIFAT
( C / NC * )PIC
PENYIMPANAN
LAMAPENYIMPANAN
( BULAN )
POLAPENGHAPUSAN
( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
GAMBAR TEKNIS NC DC
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC
PENAWARAN BARANG & JASA C DC
KEUANGAN PROYEK C DC
PROJECT INSURANCE C LEGAL
LEGALITAS PROYEK C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Ops. Mgr
DEPARTEMEN PROJECT
NAMA DOKUMEN SIFAT( C / NC * )
PICPENYIMPANAN
LAMAPENYIMPANAN
( BULAN )
POLAPENGHAPUSAN
( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
GAMBAR TEKNIS NC DC
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC
PENAWARAN BARANG & JASA C DC
KEUANGAN PROYEK C DC
PROJECT INSURANCE C LEGAL
LEGALITAS PROYEK C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Ops. Mgr
STANDARD OPERATING PROCEDURE
DEPARTEMEN BUSINESS DEVELOPMENT
NAMA DOKUMEN SIFAT( C / NC * )
PICPENYIMPANAN
LAMAPENYIMPANAN
( BULAN )
POLAPENGHAPUSAN
( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
PROGRAM MARKETING NC DC
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC
STUDI PASAR / MARKET STUDI C DC
STUDI KELAYAKAN / FS C DC
LEGALITAS C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Senior. Mgr
DEPARTEMEN OPERASIONAL
NAMA DOKUMEN SIFAT( C / NC * )
PICPENYIMPANAN
LAMAPENYIMPANAN
( BULAN )
POLAPENGHAPUSAN
( 1/2/3/4*)KONTRAK BARANG & JASA C LEGAL
PROGRAM MARKETING NC DC
LAPORAN
HARIAN/MINGGUAN/BULANANNC DC
STUDI PASAR / MARKET STUDI C DC
STUDI KELAYAKAN / FS C DC
LEGALITAS C LEGAL
APPRAISAL KARYAWAN C Senior. Mgr
*) C = Confidential NC = Non CoNfidential
*) 1 = 2 =
3 = 4 =
DC = Document Control
STANDARD OPERATING PROCEDURE
B. DEFINISI
- S O P : Standard Operating Procedure
- SOW : Scope Of Work
- Project Triangle : 3 elemen dalam Project Management
- Daily Report : Laporan Harian
- Weekly Report : Laporan Mingguan
- Monthly Report : Laporan Bulanan
- KPI : Key Performance Indicator
- Hand Over/BAST : Serah Terima / Berita Acara Serah Terima
- Building Management : Pengelola Gedung
C. LAMPIRAN
STANDARD OPERATING PROCEDURE