KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH KEPULAUAN BANGKA BELITUNG

POLRES BELITUNG TIMUR Jl. Raya Manggar – Gantung Kab. Belitung Timur

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )

BAG SUMDA POLRES BELITUNG TIMUR

Manggar, Mei 2011

STANDART OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP ) BAG SUMDA POLRES BELITUNG TIMUR

I. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang.

a. Kepolisian Negara Republik Indonesia merupakan salah satu fungsi pemerintahan Negara

dibidang pemeliharaan keamanan dalam negeri yang merupakan aparatur penegak hukum,

pelindung, pengayom dan pelayan masyarakat. Pelayanan internal bagi personel Polri

maupun keluarga personel juga menjadi peran Institusi terutama dalam hal peningkatan

karier, pembinaan karier dan kesejahteraan bagi personel maupun keluarga.

b. Dalam hal pelayanan internal Polri bagian Sumber Daya pada tingkat Polres yang

merupakan unsur pengawas dan pembantu pimpinan yang bertugas melaksanakan

pembinaan administrasi personel, sarana dan prasarana, pelatihan fungsi, pelayanan

kesehatan dan penerapan hukum serta bertugas mendukukng pelaksanaan tugas

Kepolisian lainnya pada tingkat Polres maupun polsek.

c. Mengimplementasikan penyelenggaraan pelayanan prima kepada anggota merupakan tugas

pokok bagian Sumber Daya Polres terutama dalam menyatukan visi dan misi Polri

d. Bagian Sumber Daya senantiasa melakukan perbaikan dan peningkatan pelayanan bagi

personel Polri terutama dalam hal standart pelayanan prima kepada personel yang

kemudian dituangkan dalam pedoman standart pelayanan kepada personel Polres Belitung

Timur.

2. Dasar.

a. Undang – undang No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia.

b. Program Birokrasi Reformasi Polri tahun 2011 – 2014.

c. Peraturan Kapolri Nomor 23 tahun 2010 tanggal 30 September 2010 tentang Susunan

organisasi dan tata cara kerja pada tingkat Kepolisian Resort dan Kepolisian Sektor.

-2-

3. Maksud dan Tujuan.

a. Maksud

Maksud penyusunan pedoman standart operasional prosedur (SOP) Bagian Sumber

Daya pada tingkat Polres adalah sebagai dasar dan pedoman implementasi bagi unsur

pelayanan bagian Sumber daya dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan internal

Kepolisian tingkat Polres terutama terhadap pembinaan dan kesejahteraan personel

Polri Polres Belitung Timur.

b. Tujuan

Tujuan penyusunan pedoman standard operasional prosedur (SOP) Bagian Sumber

Daya pada tingkat Polres adalah sebagai pedoman dan acuan dalam rangka

meningkatka kinerja bagi Bagian Sumber Daya tingkat Polres terutama dalam

melaksanakan kegiatan dan tugas pokok Bagian Sumber Daya.

4. Ruang Lingkup.

Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur ( SOP) fungsi Sumber Daya meliputi tugas pokok

Bagian Sumber Daya antara lain Pembinaan dan Administrasi Personel, Pembinaan

Administrasi Sarana dan Prasarana , Pelayanan Bantuan dan Penerapan Hukum serta

Pelayanan Kesehatan bagi Personel.

5. Tata Urut.

I. PENDAHULUAN

1. Latar Belakang;

2. Dasar;

3. Maksud dan Tujuan;

4. Ruang Lingkup;

5. Tata Urut;

II. TUGAS POKOK

III. PELAKSANAAN

6. Personel yang dilibatkan;

7. Urutan Tindakan;

8. Sarana dan Prasarana yang digunakan;

-3-

9. Ketentuan Larangan dan Kewajiban;

10.Pengawasan dan Pengendalian;

IV. ADMINISTRASI DAN ANGGARAN

V. PENUTUP

II. TUGAS POKOK

Adapun tugas pokok Bag Sumda merupakan unsur Pengawas dan pembantu pimpinan yang berada

dibawah Kapolres dan bertugas melaksanakan Pembinaan Administrasi Personel, Sarana dan

Prasarana, Pelatihan Fungsi, Pelayanan Kesehatan, serta Bantuan dan Penerapan Hukum.

III. PELAKSANAAN

6. Personel yang dilibatkan.

Dalam Pelaksanaan kegiatan Tugas Pokok Bagian Sumber Daya personel yang dilibatkan

sebanyak 6 ( enam ) personel terdiri dari :

a. Urmin : 1 personel

b. Subbagpers : 3 personel

c. Subbagsarpras : 2 personel

7. Urutan Tindakan.

a. PAUR MIN

1) Melakukan penyelenggaraan terhadap surat yang masuk dan surat keluar untuk

kepentingan personel Polres Belitung Timur.

2) Mendistribusikan surat yang masuk ke Bagian Sumber Daya (Bag Sumda)

kepada Paur pada masing – masing Subbag untuk dilakukan tindak lanjut dan

penyelesaiannya.

3) Membantu dan berkoordinasi dengan Kabag Sumda dalam hal penyelesaian

terhadap surat-surat yang telah di distribusikan kepada Paur pada masing –

masing Subbag tentang tindak lanjut penyelesaiannya.

-4-

4) Berkoordinasi dengan Sium dalam hal kelanjutan surat-surat yang diajukan baik

dari maupun ke Polda, Polsek Jajaran dan Istansi lain.

5) Melakukan pemeriksaan terhadap surat-surat maupun berkas yang akan

diajukan ke Kabag Sumda baik Tata tulisan, format maupun isi dari surat.

b. PAUR MIN PERS

1. Usulan Kenaikan Pangkat Personel

a) Mendatakan personel yang memenuhi persyaratan dan sudah / layak

untuk diajukan usulan Kenaikan Pangkatnya.

b) Membuat surat pemberitahuan dan mendistribusikan surat tersebut ke

Jajaran untuk diketahui personel yang sudah / layak untuk mengusulkan

kenaikan pangkatnya.

c) Membuat surat kepada Kasi Propam dalam rangka permintaan penelitian

bagi personil yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya.

d) Mengumpulkan berkas kelengkapan administrasi persyaratan UKP oleh

personel yang akan di usulkan kenaikan pangkatnya untuk dilegalisir dan

dimasukkan dalam berkas UKP masing – masing Personel.

e) Mengirimkan berkas UKP tersebut ke Biro SDM Polda.

2. Usulan Kenaikan Gaji Berkala Personel

a) Mendatakan personel yang sudah memenuhi persyaratan untuk diusulan

Kenaikan Gaji berkala.

b) Membuat surat keputusan kenaikan Gaji Berkala bagi personel yang

memenuhi persyaratan.

c) Membuat Petikan Surat Keputusan Gaji Berkala Personel.

d) Melegalisir foto copy Petikan Surat Keputusan Gaji Berkala Personel dan

selanjutnya dikirimkan ke Kasi Keu guna penyesuaian Gaji Berkala

Personel.

3. Usulan Mutasi Jabatan Personel ( Promosi / Demosi )

a) Mendatakan masa dinas jabatan personel dimasing – masing Sub

Satker untuk perencanaan usulan mutasi Personel di lingkungan

Polres.

-5-

b) Membuat perencanaan Mutasi Personel sesuai dengan kebutuhan

Organisasi di tingkat Polres dan Jajaran.

c) Melaksanakan Wanjak sesuai dengan prosedur DPK.

d) Membuat notulen hasil wanjak.

e) Mengajukan hasil wanjak kepada Kapolres untuk diterbitkan Surat

Keputusan.

f) Membuat Surat Keputusan Pengangkatan dan Pemberhentian dalam

jabatan Personel dilingkungan Polres.

g) Membuat Surat Telegram pemberitahuan mutasi jabatan Personel

dilingkungan Polres.

h) Membuat petikan Surat Keputusan bagi Personel yang di mutasikan.

4. Perkawinan, Perceraian dan Rujuk Bagi Personel

a) Menerima permohonan Perkawinan, Perceraian dan Rujuk yang

diajukan oleh Personel.

b) Membuat Surat Perintah Perangkat Sidang BP4R

c) Melaksanakan Sidang Perkawinan, Perceraian dan Rujuk Bagi

Personel.

d) Membuat Berita Acara pelaksanaan Sidang BP4R

e) Penerbitan surat Izin Kawin, Cerai dan Rujuk.

5. Pengakhiran Dinas (PDH / PTDH dan Pensiun Personel )

a) Mendatakan Personel yang memenuhi persyaratan MPP dan

mengusulkan MPP bagi Personel yang akan mengajukan MPP.

b) Mendatakan personel yang memenuhi persyaratan pensiun dan

mengusulkan pensiun ke Polda.

c) Mengajukan Hak Pensiun Ke PT Asabri.

d) Mengajukan pensiun Personel aktif dan pensiun Janda ( Warakauri )

bagi Personel aktif yang meninggal dunia,gugur dan hilang pada saat

bertugas yang sesuai dengan ketentuan Peraturan Perundang –

undangan.

-6-

6. Pembuatan Kartu Penujukkan Istri ( KPI ) Personel

a) Menerima permohonan personel yang akan mengajukan pembuatan

KPI beserta persyaratannya.

b) Membuat kartu KPI dan pengisian Blangko KPI yang ditandatangani

oleh pemohon dan Kapolres.

7. Pembuatan KTA Personel

a) Menerima permohonan personel yang akan mengajukan pembuatan

KTA.

b) Membuat kartu KTA.

c) Mengajukan Kartu KTA kepada Kapolres.

8. Pembuatan Kartu Asabri

a) Mendatakan Personel yang belum memiliki Kartu Asabri.

b) Mengajukan personel yang belum memiliki Kartu Asabri ke Polda guna

untuk diteruskan Ke PT Asabri.

9. Permohonan Izin / Cuti personel

a) Menerima permohonan pengajuan izin / cuti yang diajukan oleh

personel.

b) Membuat surat permohonan izin / Cuti yang ditanda tangani KA dan

dikirimkan ke Biro SDM Polda.

10. Kesamaptaan Jasmani Personel

a) Membuat rencana dan jadwal pelaksanaan kegiatan kesamaptaan

jasmani yang dilaksanakan secara berkala persemester pada setiap

tahun.

b) Membuat surat perintah kepanitiaan dalam pelaksanaan kegiatan

kesamaptaan jasmani.

c) Mengirimkan surat pemberitahuan ke jajaran tentang pelaksanaan

kegiatan kesamaptaan jasmani.d

d) Pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani di ikuti oleh seluruh

personel dan dalam pelaksanaannya dijadwalkan/ditentukan

Personelnya sehingga tidak mempengaruhi pelaksanaan tugas pokok

Kepolisian.

e) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan kesamaptaan jasmani

dan melaporkan ke Biro SDM Polda.

-7-

11. Pembinaan Rohani dan Mental Personel

a) Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan Binrohtal bagi Personel.

b) Membuat surat pemberitahuan pelaksanaan Binrohtal dengan

melampirkan jadwal pelaksanaan pada setiap bulannya.

c) Melaksanakan kegiatan Binrohtal / Ceramah Agama secara rutin

1(satu) kali setiap bulannya dan melaksanakan Shalat Jum*at

berjamaah secara rutin setiap hari Jum’at.

d) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan Binrohtal dan melaporkan

ke Biro SDM Polda.

12. Tanda kehormatan

a) Mendatakan seluruh personel Polres untuk diajukan mendapat Tanda

Kehormatan antara lain Setya Lencana Kesetiaan 8 th,16 th,24 th dan

Bintang Bhayangkara Nararya bagi personel yang memenuhi

persyaratan administrasi.

b) Mengajukan Usulan untuk mendapat Tanda Kehormatan ke Biro SDM

Polda.

13. Pabanrim

Dalam rangka Rekurtman calon persnel Polri baik Calon Brigadir, Calon Taruna

Akpol maupun Calon Perwira Sumber Sarjana, Bag Sumda melaksanakan

kegiatan yang berhubungan dengan penerimaan Calon Polri antara lain.

a) Membuat Surat Perintah Perangkat Panitia Pabanrim.

b) Membuat surat Pemberitahuan berikut melampirkan jadwal kegiatan

pelaksanaan test.

c) Melaksanaan kegiatan Sosialisasi.

d) Melaksanakan kegiatan pemeriksaan administrasi awal para calon.

e) Membuat Surat Keputusan yang menyatakan para calon memenuhi

kelengkapan perstaratan administrasi.

f) Membuat surat pengantar, mengantarkan para calon dan mnyerahkan

berkas kelengkaan administrasi ke Biro SDM Polda.

-8-

c. PAUR LAT

1. Latihan Rutin VCD Fungsi dan Fungsi Teknis Kepolisian

a) Membuat Jadwal Pelaksanaan kegiatan pelatihan VCD Fungsi dan

Fungsi Teknis Kepolisian bagi Personel.

b) Membuat surat pemberitahuan dengan melampirkan jadwal

pelaksanaan ke Jajaran.

c) Pelaksanaan kegiatan secara rutin yang dilaksanakan setiap hari

Kamis.

d) Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pelatihan VCD Fungsi

Teknis Kepolisian dan melaporkan ke Biro SDM Polda.

2. Latihan Dalmas

a) Membuat Jadwal yang disesuaikan dengan jadwal latihan Fungsi

Teknis kepolisisan khususnya Sat Sabhara.

b) Membuat Surat Perintah peserta latihan Dalmas baik Peleton Inti

maupun peleton Cadangan.

c) Membuat surat pemberitahuan ke jajaran dengan melampirkan jadwal

kegiatan.

d) Pelaksanaan kegiatan yang setiap hari Kamis pada setiap bulannya.

e) Membuat laporan hasil pelasanaan dan melaporkan ke Biro SDM

Polda.

3. Usulan Dikbangspes dan Pelatihan Kewilayahan

a) Mendatakan Personel yang akan diajukan untuk mengikuti

Dikbangspes / pelatihan kewilayahan.

b) Membuat surat perintah maupun kelengkapan administrasi bagi

personel yang mengikuti Dikbangspes maupun pelatihan.

c) Melaporkan calon peserta Dikbangspes dan pelatihan ke Biro SDM

Polda.

d) Mendatakan personel yang telah mengikuti Dikbangspes dan Pelatihan.

4. PAUR KES

1. Pemeriksaan kesehatan bagi personel

a) Melayani pemeriksaan kesehatan bagi personel dan anggota keluarga

yang mengalami gangguan kesehatan.

b) Melakukan pemeriksaan kesehatan secara berkala kepada personel

dalam rangka pelaksanaan Kesamaptaan Jasmani berkala.

-9-

c) Membuat laporan hasil pelaksanaan dan melaporkan ke Biro SDM

Polda maupun Bid Dokkes Polda.

d) Membuat surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan

Psykologi maupun Kesehatan Jiwa untuk kelengkapan persyaratan

administrasi bagi personel yang mengajukan pijam pakai senpi dinas.

e) Membuat Surat pengantar ke Rumah Sakit Polri, apabila ada personel

yang akan memeriksakan kesehatannya secara khusus.

f) Melayani pemeriksaan kesehatan bagi pemohon pembuatan SIM.

2. Restitusi Personel

a) Menerima pengajuan restitusi personel beserta kelengkapan

persyaratan administrasi Restitusi.

b) Membuat surat pengantar dan pengisian Blanko serta mengajukan

permohonan Restitusi kepada Bid Dokkes Polda.

5. PAUR LOG

1. Peralatan ( PAL )

a) Senjata Dan Amunisi

1) Menginventarisir / mendatakan dan melaksanakan perawatan

senjata api dinas dan amunisi.

2) Melaksanakan pelayanan bagi personelyang mengajukan

permohonan pinjam pakai senjata api dinas berikut amunisi.

3) Membuat kelengkapan administrasi ( Berita Acara dan Kartu

Pemegang Senpi ) bagi personel pemegang Senjata api dinas.

4) Melaksanakan pengecekan secara berkala terhadap pemegang

senjata dinas berikut amunisinya.

5) Mendatakan dan mengajukan usul penghapusan ( disposal )

terhadap senjata api berikut amunisi yang rusak berat dan tidak

layak pakai ke Biro Sarpras Polda.

b) Kendaraan bermotor.

1) Menginventarisir/mendatakanKendaraan dinas baik Roda 2,

roda 4 dan roda 6.

2) Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan kendaraan Dinas.

-10-

3) Mendatakan dan mengajukan usulan penghapusan ( disposal )

terhadap kendaraan bermotor dinas yang rusak berat an tidak

layak pakai ke Biro Sarpras Polda.

2) Peralatan khusus

a) Menginventarisir /mendatakan peralatan khusus seperti peralatan

Dalmas dan peralatan lainnya.

b) Mendatakan dan mengajukan usulan penghapusan maupun

penggantian terhadap peralatan khusus yang rusak berat dan tidak

layak pakai ke Biro Sarpras Polda.

3. Perbekalan Umum ( BEKUM )

a) Membuat rencana pendistribusian BMP dan melaksanakan

pendistribusian BMP.

b) Membuat Laporan penggunaan BMP secara rutin baik Harian,

Mingguan, Bulanan dan Tri wulan.

c) Membuat Rencana pendistribusian Kaporlap dan mendistribusikan

Kaporlap.

d) Melayani Pendistribusian Beras dan Makanan Tambahan Polri ( MTP –

1).

e) Membuat Berita Acara penerimaan dan membuat Laporan hasil

pelaksanaan pendistribusian baik BMP, Kaporlap,beras maupun

Makanan Tambahan Polri ke Biro Sarpras Polda.

4. Fasilitas dan Konstruksi ( FASKON )

a) Menginventarisir / mendatakan fasilitas dan konstruksi ( gedung dan

bangunan ).

b) Membuat pengajuan pemeliharaan dan perawatan rutin terhadap

fasilitas dan konstruksi ( gedung dan bangunan ).

c) Menginvetarisir / mendatakan asset tanah milik polri.

d) Membuat surat Usulan dalam rangka mengajukan Sertifikat seluruh

aset tanah yang dimiliki ke Biro Sarpras Polda.

-11-

5. Sistim Informasi Manajemen dan Akuntasi Barang Milik Negara ( SIMAK BMN )

a) Melakukan pencatatan terhadap aset negara yang sudah di inventarisir

oleh tim inventarisasi dan memasukkan data ke SIMAK BMN.

b) Melakanakan rekonsiliasi internal dan eksternal terhadap aset negara

secara berkala.

c) Membuat Laporan rutin SIMAK BMN Per semester dan Per tahun

Anggaran berjalan terhadap aset negara yang berada pada

penguasaan satker Polres Belitung Timur.

d) Melakukan pendataan setiap materiil yang diterima dan yang akan

dihapuskan dari daftar aset BMN.

6. PAUR BANKUM/RAPKUM

a. Pelayanan Dan Bantuan Hukum

Memberikan pelayanan dan bantuan hukum kepada institusi dan personel

beserta keluarganya yang membutuhkan bantuan hukum.

b. Memberikan Pendapat dan Saran Hukum

Memberikan pendapat dan Saran Hukum terhadap institusi dan personel

beserta keluarganya yang sedang dan atau menghadapi permasalahan guna

mendapatkan payung hukum dan pembelaan hukum.

c. Penyuluhan Hukum

Memberikan sosialisasi dan penyuluhan kepada personelbeserta keluarga dan

masyarakat tentang segala peraturan perundang – undangan yang berkaitan

dengan permasalahan hukum

d. Analisa sistem dan metoda

Menganalisis sistem dan metoda terkait dengan ketentuan peraturan perundang

– undangan di lingkungan Polres.

e. Peran serta dalam Pembinaan Hukum

Berperan serta dalam pembinaan hikum yang erkaitan dengan penyusunan

Peraturan Daerah tigkat Kabupaten.

-12-

8. Sarana dan prasarana yang digunakan

Dalam pelaksanaan tugas pokok Bag Sumda menggunakan sarana dan prasarana yang ada

dan sesuai dengan peralatan Inventaris Dinas di Bag Sumda Polres Belitung Timur.

9. Ketentuan Larangan dan Kewajiban

a. Larangan

Personel Bag Sumda dalam pelayanan Internal maupun Eksternal dianjurkan dan

dilarang menerima Imbalan sebagai jasa dalam pengurusan kelengkapan Administrasi

yang menyangkut kebutuhan dan Hak personel Polres Belitung, baik di bidang

pengembangan karier, perawatan personel, pengurusan materiil dan logistik, pelayanan

kesehatan dan pelayanan bantuan hukum serta pengakhiran Dinas.

b. Kewajiban

Personel Bag Sunda berkewajiban melayani seluruh kebutuhan yang merupakan Hak

personel Polres Belitung Timur dalam rangka meningkatkan kesejahteraan personel

baik yang bersifat pelayanan intern maupun ekstern.

10. Pengawasan dan Pengendalian

Pengawasan dan pengendalian para personel Bag Sumda dalam melaksanakan tugas pokoknya

dilaksanakan oleh Kabag Sumda dibantu leh para Paur pada masing – masing Subbag.

IV. ADMINISTRASI DAN ANGGARAN

11 Administrasi.

Dalam melaksanakan tugas pokok personel Bag Sumda Polres Belitung Timur berdasarkan

Peraturan dan Petunjuk administrasi dilingkungan Polri maupun ketentuan peraturan perundang-

undangan lainnya yang berlaku dilingkungan Polri.

12. Anggaran.

Anggaran yang digunakan dalam pelaksanaan tugas pokok Bag Sumda Polres Belitung Timur

menggunakan anggaran sesuai dengan RKA-KL dan Rendisgar Polres Belitung Timur.

-13-

V. PENUTUP

Demikianlah Standart Operasional Prosedur ( SOP ) fungsi Sumber Daya Polres Belitung Timur ini

dibuat untuk sebagai pedoman dan acuan dalam melaksanakan tugas pokok khususnya personel Bag

Sumda Polres Belitung Timur dalam rangka pelayanan prima kepada personel dan peningkatan kinerja

para personel pengemban Fungsi Sumber Daya.

Manggar, Mei 2011 KABAG SUMDA

SUPRAPTO

KOMISARIS POLISI NRP 62090450