No. Dokumen

0020/SOP-HRFI/05/2014

STANDARD OPERATION PROCEDURE ABSENSI

Tanggal efektif Plan 22 Mei 2014

No. Revisi 02 dari SOP_ABS/HR/020212_01

1. DASAR PEMIKIRAN 1.1. Undang undang ketenagakerjaan Indonesia mengatur setiap hak dan kewajiban perusahaan dan karyawan di dalamnya.

Undang undang tersebut dimaksudkan untuk menjembatani pihak-pihak yang bersangkutan sehingga semua terasa adil termasuk jam kerja karyawan.

1.2. Jam Kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat dilaksanakan siang hari dan atau malam hari. Undang-undang ketenagakerjaan No.13 tahun 2003, khususnya pasal 77 sampai dengan pasal 85 di dalamnya, mengatur hal jam kerja ini bagi para pekerja di sektor swasta.

2. TUJUAN 2.1. Memberikan aturan-aturan yang jelas mengenai tata cara pelaksanaan absensi karyawan PT. Formulatrix Indonesia. 2.2. Mempermudah proses kontrol absensi karyawan PT. Formulatrix Indonesia. 2.3. Memberikan informasi yang jelas mengenai total jam kerja karyawan PT. Formulatrix Indonesia.

3. DEFINISI

3.1. Jam kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat dilaksanakan siang hari dan atau malam hari, di dalam dan atau di luar lokasi PT. Formulatrix Indonesia. Jam berakhirnya pekerjaan tidak baku untuk semua pekerja sesuai dengan tanggung jawab masing-masing bagian.

3.1.1. Bekerja di dalam lokasi PT. Formulatrix Indonesia adalah kegiatan untuk melakukan pekerjaan yang dilaksanakan di dalam area atau lokasi PT. Formulatrix Indonesia.

3.1.2. Bekerja di luar lokasi PT. Formulatrix Indonesia adalah kegiatan untuk melakukan pekerjaan yang dilaksanaan di luar area atau lokasi PT. Formulatrix Indonesia, contoh di rumah dengan informasi dan prosedur yang berlaku di PT. Formulatrix Indonesia.

3.2. Waktu istirahat adalah waktu yang digunakan untuk beristirahat baik di dalam maupun di luar lokasi PT. Formulatrix Indonesia, dimulai sejak waktu istirahat dimulai hingga selesai dilaksanakan. Kegiatan ini tidak diperhitungkan sebagai jam kerja.

3.2.1. Beristirahat di dalam lokasi PT. Formulatrix Indonesia adalah kegiatan di dalam lokasi PT. Formulatrix untuk beristirahat dari bekerja dan atau tidak dapat dilakukan bersamaan dengan bekerja. Contoh, bermain game, bilyard , ping pong, makan, menonton, dan hal-hal lain yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.

3.2.2. Beristirahat di luar lokasi PT. Formulatrix Indonesia adalah kegiatan istirahat dari bekerja yang dilakukan di luar area / lokasi PT. Formulatrix Indonesia.

3.2.3. Cakupan waktu mulai istirahat pada pendataan fingerprint adalah istirahat yang dimulai pada pukul 11:00-14:00. Jika karyawan mengambil waktu istirahat di luar dari cakupan waktu tersebut, maka diwajibkan menggunakan proses ijin pribadi.

3.3. Dinas luar adalah kegiatan yang dilakukan untuk bekerja di luar lokasi sesuai prosedur yang berlaku di PT. Formulatrix Indonesia.

3.4. Ijin pribadi adalah permintaan ijin di saat bekerja untuk keperluan pribadi. Ijin pribadi tidak diperhitungkan dalam total jam kerja. Tata cara pelaksanaan sesuai prosedur yang berlaku di PT. Formulatrix Indonesia, dengan harus seijin dari Kepala Divisi dan atau HRD. Contoh : sakit tanpa surat dokter, menjemput / mengantar anggota keluarga, menjenguk teman.

3.5. Total jam kerja adalah ; 3.5.1. Total jam kerja per hari adalah waktu yang digunakan untuk bekerja di mulai dari jam masuk hingga pulang bekerja

dikurangi dengan waktu yang digunakan untuk beristirahat dan waktu yang digunakan untuk ijin pribadi.

No. Dokumen

0020/SOP-HRFI/05/2014

STANDARD OPERATION PROCEDURE ABSENSI

Tanggal efektif Plan 22 Mei 2014

No. Revisi 02 dari SOP_ABS/HR/020212_01

3.5.2. Total jam kerja per minggu adalah total jam kerja per hari dikalikan jumlah masuk pada satu minggu berjalan (senin-minggu).

3.5.3. Total jam kerja per bulan adalah total jam kerja yang dilakukan dalam bulan yang sama.

3.6. Jadwal kerja ; 3.6.1. Sistem 5 hari kerja (Senin- Jumat)

3.6.1.1. Regular / Shift 1 08:00 12:00 :waktu kerja 12:00 13:00 :istirahat 13:00 17:00 / selesai :waktu kerja

3.6.1.2. Shift 2 (optional) 17:00 20:00 :waktu kerja 20:00 21:00 :istirahat 21:00 02:00 / selesai :waktu kerja

3.6.2. Sistem 6 hari kerja (Senin- Sabtu), (optional) 3.6.2.1. Senin- Jumat

3.6.2.1.1. Shift 1 07:00 12:00 :waktu kerja 12:00 13:00 :istirahat 13:00 15:00 :waktu kerja

3.6.2.1.2. Shift 2 15:00 20:00 :waktu kerja 20:00 21:00 :istirahat 21:00 23:00 :waktu kerja

3.6.2.1.3. Shift 3 23:00 05:30 :waktu kerja 05:30 06:30 :istirahat 06:30 07:00 :waktu kerja

3.6.2.2. Sabtu

3.6.2.2.1. Shift 1 : 07:00 12:00 :waktu kerja 3.6.2.2.2. Shift 2 : 12:00 17:00 :waktu kerja 3.6.2.2.3. Shift 3 : 17:00 22:00 :waktu kerja

3.7. Jadwal kerja di atas tidak berlaku untuk Engineering / RnD team, Kepala Divisi dan Karyawan yang mendapatkan performance unit dikarenakan tugas dan tanggung jawab yang tidak bisa dibatasi oleh waktu, maka pendataan mengacu pada kesepakatan total jam kerja minimal 10 jam per hari atau 50 jam perminggu yang perhitungannya berasal dari total jam kerja pada pendataan absensi finger print.

3.8. Di luar ketentuan waktu kerja yang telah ditentukan pada 3.6 dan 3.7, setiap bagian dapat mengatur jadwal kerja disesuaikan dengan kebutuhan, selama tidak menyimpang dari Undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku dan dengan total jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan dengan memberitahukan kepada HRD, untuk dapat dicatat supaya tidak melakukan ijin setiap hari. Tanpa pemberitahuan, HRD akan mengacu kepada jam regular (3.6.1.1) dengan prosedur yang berlaku.

4. TATA CARA ABSENSI

4.1. Perhitungan total jam kerja berdasarkan dari data yang terekam pada HRIS yang terhubung dengan mesin finger print.

No. Dokumen

0020/SOP-HRFI/05/2014

STANDARD OPERATION PROCEDURE ABSENSI

Tanggal efektif Plan 22 Mei 2014

No. Revisi 02 dari SOP_ABS/HR/020212_01

4.2. Pendataan absensi adalah setiap hari (harian) dengan melakukan kegiatan absensi minimal 4 kali yaitu (masuk/mulai bekerja, mulai istirahat, selesai istirahat, pulang/selesai bekerja).

4.2.1. Masuk/ mulai untuk bekerja 4.2.2. Istirahat; baik beristirahat di dalam atau di luar lokasi PT. Formulatrix Indonesia.

4.2.2.1. Memulai untuk mengambil waktu istirahat

4.2.2.2. Selesai dari istirahat dan siap untuk bekerja kembali. Absensi selesai dari istirahat minimal adalah 30 menit sejak absensi istirahat dimulai. Bagi karyawan yang beristirahat kurang dari 30 menit diwajibkan mengirimkan email/ pemberitahuan ke atasan dan HRD pada saat selesai dari istirahat tersebut dan siap kembali untuk bekerja.

4.2.3. Pulang/ selesai dari bekerja. 4.3. Pelaksanaan kegiatan absensi :

4.3.1. Di dalam lokasi PT. Formulatrix Indonesia

4.3.1.1. Pendataan absensi dilakukan dengan menggunakan finger print.

4.3.1.2. Jari ditempelkan pada mesin finger print yang telah disediakan baik di gedung lama maupun gedung baru di PT. Formulatrix Indonesia.

4.3.2. Di luar lokasi PT. Formulatrix Indonesia

4.3.2.1. Karyawan yang bersangkutan diberikan akses atas dasar usulan / approval dari Atasan untuk keperluan bekerja. 4.3.2.2. Karyawan wajib mengisi formulir dan memberikan informasi atas kegiatan tersebut selambat-lambatnya satu hari

setelah kegiatan dilaksanakan.

4.3.2.3. Informasi kegiatan akan secara otomatis terkirim kepada karyawan yang bersangkuan, atasan dan HRD.

4.3.2.4. Jam kerja luar akan menambah total jam kerja dalam satu minggu berjalan. 4.4. Hal-hal terkait :

4.4.1. Pengecekan absensi individu :

4.4.1.1. Karyawan dapat mengecek pendataan absensi individu pada hari berikutnya melalui Sistem Informasi.

4.4.1.2. Sistem informasi akan melaporkan apabila ada total jam error harian (untuk hari sebelumnya), sistem informasi akan memberikan data mingguan untuk perhitungan total jam kerja per minggu. Laporan data error harian dan total jam kerja mingguan akan terkirim kepada karyawan, sekretaris divisi dan atasan.

4.4.1.3. Total jam kerja error harian dapat diperbaiki dengan memberikan informasi waktu yang seharusnya melalui sekretaris divisi dan diserahkan ke HRD melalui email / print out setiap hari Senin pukul 9 pagi pada minggu berikutnya dengan disertai approval dari atasan yang bersangkutan dan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.. Batasan perbaikan data error adalah pada bulan yang sama + 3 hari pada bulan berikutnya. Di luar dari ketentuan di atas, maka data error tidak dapat diubah dan total jam kerja harian menjadi 0 (nol), dan akan dipotongkan dari cuti pribadi.

4.4.2. Apabila total jam kerja per minggu kurang dari waktu yang ditentukan maka akan dipotongkan dari cuti pribadi dengan menghitung sesuai dengan kurangnya jam kerja dalam minggu berjalan tersebut.

4.4.3. Apabila karyawan ingin melakukan pergantian jam kerja pada penjelasan 4.4.2, maka potongan cuti tetap akan dilakukan hingga pergantian jam dilakukan dan dilaporkan ke atasan dan HRD. Pergantian jam dapat dilakukan dengan batasan maksimal pada minggu berikutnya (hari Minggu), maka lebih dari itu akan potongan cuti pribadi tetap diperhitungkan.

No. Dokumen

0020/SOP-HRFI/05/2014

STANDARD OPERATION PROCEDURE ABSENSI

Tanggal efektif Plan 22 Mei 2014

No. Revisi 02 dari SOP_ABS/HR/020212_01

4.4.4. Pembahasan / rapat untuk masalah dan acara serta kegiatan Entertainment, tidak termasuk dalam jam kerja. Contoh: rapat komite, pembahasan dan pembuatan data acara olah raga atau kegiatan lain di luar pekerjaan .

4.4.5. Karyawan diwajibkan melakukan kegiatan absensi sesuai dengan kondisi dan kenyataan yang ada. Apabila di kemudian hari diketahui adanya penyimpangan atau ketidakbenaran dalam melakukan kegiatan absensi, maka akan dikenakan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.

4.4.6. ID card adalah tanda pengenal karyawan selama bekerja di PT. Formulatrix dan wajib digunakan selama berada di lokasi Perusahaan, batasan wilayah adalah sejak masuk melalui pintu gerbang/ pagar. Bentuk ID card disertai foto karyawan, nama, divisi dan barcode.

5. TATA CARA PERMOHONAN IJIN DI LUAR ABSENSI

5.1. Ijin Pribadi 5.1.1. Karyawan wajib mengisi formulir dan melengkapi dengan ijin atasan selambat-lambatnya sebelum kegiatan

dilaksanakan. Ijin dapat dilakukan melalui Sistem Informasi. 5.1.2. Karyawan wajib memastikan approval dari atasan dan atau HRD, tanpa approval maka karyawan dianggap mangkir

dan dapat dikenakan sanksi sesuai yang tertera pada peraturan perusahaan.

5.1.3. Security akan memasukkan jam ketika karyawan memulai ijin dan datang kembali ke lokasi PT. Formulatrix. 5.1.4. Ijin pribadi akan secara otomatis mengurangi total jam kerja dalam satu minggu berjalan.

5.2. Dinas Luar

5.2.1. Karyawan wajib mengisi formulir dan melengkapi dengan ijin atasan selambat-lambatnya 1 jam sebelum kegiatan dilaksanakan. Form dapat diunduh dari Sistem Informasi.

5.2.2. Karyawan wajib memastikan approval dari atasan dan HRD. 5.2.3. Di luar ketentuan pada 5.2.1 dan 5.2.2 maka :

5.2.3.1. HRD tidak dapat membantu proses yang berkaitan apabila ada hal-hal yang tidak diinginkan terjadi. 5.2.3.2. Karyawan dianggap mangkir dan dapat dikenakan sanksi sesuai yang tertera pada peraturan perusahaan.

5.2.4. HRD akan memasukkan jadwal kerja regular selama kegiatan dinas luar dilaksanakan. 5.2.5. Selambat-lambatnya 1 minggu sejak perjalanan dinas luar dilakukan, karyawan terkait dapat melakukan pencocokan

jam kerja yang sebenarnya pada kegiatan dinas luar, dengan disertai bukti maka HRD dapat merubah jam kerja Karyawan.

Disusun Oleh Disetujui Oleh

Dina Christiana Ferry Hariadi HRM Direktur