sistem pengolahan dokumen ekspor muatan kapal berbasis...

Association for Information Systems – Indonesia chapter (AISINDO) 1

Jurnal Sistem Informasi Indonesia (JSII) Volume 2 Nomor 1 (2017) ISSN: 2460 – 6839

Sistem Pengolahan Dokumen Ekspor Muatan Kapal

Berbasis Web

Vivine Nurcahyawati Prodi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi dan Informatika, Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya

Jl. Raya Kedung Baruk 98, Surabaya, 60298 Telp : (031) 8721731, Fax : (031) 8710218

E-mail : [email protected]

Abstrak

Saat ini, terjadi kerusakan maupun kehilangan dokumen SI (Shipping

Instruction) sebanyak 5% karena shipper mengirimkan dokumennya dalam bentuk

kertas yang harus di input kembali oleh bagian dokumen ekspor. Selain itu, shipper

tidak dapat memantau status pengiriman muatannya sehingga harus menelpon bagian

customer service maka mengurangi kecepatan customer service terhadap pelayanan

pelanggan lainnya. Pada proses pelaporan akhir kegiatan ekspor, bagian dokumen

hanya mengarsip dokumen manifest dan mempetakan dalam periode satu bulan.

Aplikasi ini akan dibuat berbasis web yang terdiri dari fitur input data shipping

instruction, fitur pemantauan status pengiriman muatan, dan fitur pelaporan akhir

dalam bentuk grafik. Dengan adanya aplikasi ini, pihak shipper dapat melakukan

input data shipping instruction secara langsung ke dalam website, selain itu pihak

shipper juga dapat memantau posisi/status muatannya saat sedang dikirim ke

pelabuhan tujuan. Kepala cabang juga dapat melihat laporan kegiatan ekspor secara

real time.

Kata Kunci : Shipping, Shipping Instruction, Sistem Informasi Pengolahan Dokumen,

Berbasis Web

Abstract

Currently, there is damage or loss of SI documents (Shipping Instruction) of

5% due to the delivery of paper documents. In addition, the shipper does not get the

cargo delivery status so they have to call the customer service department. This can

reduce the speed of customer service in serving other customers. In the final

reporting process of export activities, the document section only archives original

documents and maps within a period of one month. This app will be web-based which

consists of data entry instruction submission, loading status feature feature, and final

report feature in graphical form. With this application, the shipper can input data

mailto:[email protected]



delivery directly to the website, other than that the shipper can also be given the

position / cargo status when being sent to the port of destination. Head branches can

also view export activity reports in real time.

1. PENDAHULUAN

Dokumen perusahaan baik secara elektronik maupun non elektronik

merupakan salah satu komponen utama dalam penunjang kegiatan dan menjadi salah

satu faktor penting dalam mengukur tingkat pencapaian kegiatan yang terorganisasi

dalam perusahaan [1]. Pada penelitian terdahulu tentang pengelolaan dokumen juga

dipaparkan bahwa pengelolaan dokumen yang baik akan menunjang tercapainya

tertib administrasi dan dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi yaitu

peningkatan mutu pelayanan [2]. Format digital dirasakan lebih efisien dan efektif

dalam pengolahan dokumen, namun proses untuk mengubah data dari format kertas

menjadi data format digital memerlukan usaha yang sangat besar, baik dari tenaga,

waktu maupun biaya yang dibutuhkan [3]

Penelitian dilakukan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang shipping.

Dalam proses bisnisnya terdapat dokumen-dokumen penting yang mengalir dan

digunakan secara terus menerus sebagai satu kesatuan aktifitas. Pengelolaan

dokumennya termasuk kelompok arsip/dokumen yang dinamis – aktif karena

dokumen yang ada masih dipergunakan terus- menerus, bagi kelangsungan pekerjaan

di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor [4]. Proses bisnis

dokumen ekspor dimulai dari pengirim barang (shipper) mengirimkan dokumen

"Shipping Instruction" (SI) kepada bagian marketing. Dokumen SI merupakan

dokumen booking pengiriman muatan yang berisi pemesanan space kapal / kontainer

kosong untuk muatan yang akan dikirim. Kemudian bagian operasi perusahaan

bertugas untuk mencari space kapal / kontainer sesuai yang tertera pada dokumen SI.

Proses selanjutnya bagian ekspor melakukan input dokumen SI kedalam program

untuk dibuatkan dokumen draft Bill of Lading (B/L). Dokumen draft B/L adalah

dokumen draft konsumen yang didalamnya memuat informasi lengkap mengenai

nama pengirim, nama kapal, data muatan, pelabuhan muat dan bongkar, rincian

freight, dan nama penerima muatan. Draft B/L tersebut dikirimkan kepada shipper

melalui fax dan email guna pengecekan kesesuaian dengan kebutuhan yang tertera

pada dokumen SI juga rincian biaya pengiriman yang harus dibayarkan oleh shipper.

Setelah bagian marketing mendapat konfirmasi dari shipper bahwa draft B/L sudah

sesuai, maka proses selanjutnya adalah shipper melakukan pembayaran sesuai rincian

biaya yang tertera pada draft B/L sebelumnya. Setelah proses pembayaran selesai,

bagian dokumen melakukan pembuatan dan penyerahan B/L kepada pelanggan, dan

pelaporan manifest kepada Bea & Cukai.

Permasalahan yang dihadapi adalah terkait pengelolaan dokumen penyerta

aktifitas ekspor, dapat dijabarkan sebagai berikut :



1. Saat proses pengolahan dokumen ekspor antara lain pada proses penerimaan

dokumen SI, shipper mengirimkan dokumennya dalam bentuk kertas yang harus

diinputkan kembali oleh bagian ekspor ke dalam program. Terdapat temuan bahwa

sebanyak 5% terjadi kerusakan maupun kehilangan dokumen SI (Shipping

Instruction).

2. Shipper tidak dapat memantau status pengiriman muatannya. Dampak dari hal

tersebut adalah shipper harus menelpon bagian customer service berkali-kali untuk

menanyakan posisi muatannya, sehingga menambah pekerjaan customer service

dan mengurangi kecepatan terhadap pelayanan pelanggan lainnya.

3. Proses pelaporan akhir kegiatan ekspor yang sudah berjalan. Bagian dokumen

hanya mengarsip dokumen manifest dan memetakan dalam periode satu bulan.

Dokumen manifest merupakan suatu dokumen kapal yang menerangkan seluruh

jumlah dan jenis barang yang diangkut dalam kapal tersebut. Dengan hanya

arsipan dokumen manifest, kepala cabang dan direktur terlambat dalam

penerimaan laporan karena harus menunggu pengarsipan dokumen selama satu

bulan.

4. Informasi status kontainer kosong, dimana pada proses yang terjadi saat ini pihak

marketing harus menanyakan terlebih dulu status kontainer kosong kepada pihak

operasi jika ada permintaan informasi dari shipper. Hal tersebut menghambat

proses prospec booking shipper, karena marketing harus menunggu terlebih

dahulu pengecekan dan konfirmasi status kontainer kosong dari pihak operasi.

Berdasarkan masalah-masalah yang telah dijabarkan di atas, maka dibutuhkan suatu

aplikasi yang dapat memperbaiki alur pengelolaan dokumen ekspor muatan kapal

yang telah ada.

2. METODE PENELITIAN

Tahapan pertama yang dilakukan adalah menganalisa kebutuhan sistem dan

user [5], dimana kebutuhan ini didapatkan melalui proses wawancara dan observasi

perusahaan. Tahap selanjutnya adalah perancangan sistem sesuai dengan kebutuhan

yang ada yang terdisi atas system flow, context diagram, entity relationship diagram.

Lalu tahap selanjutnya adalah implementasi dari design yang telah dibuat. Tahap

selanjutnya adalah pengujian atas proses implementasi untuk mengetahui apakah

sudah memenuhi kebutuhan atau tidak. Aplikasi dikembangkan dengan

menitikberatkan pada alur proses bisnis. Alur Kerja adalah fasilitas secara

terkomputerisasi atau membuat proses bisnis berjalan otomatis baik secara

keseluruhan maupun setiap bagian [6].



Gambar 1 System Flow Input Data Shipping Instruction

Pada gambar 1 digambarkan aliran sistem pada proses Input data Shipping

Instruction (SI). Dapat dilihat terdapat 2 pelaku dalam proses Input data SI. Proses ini

diawali dengan shipper menginputkan data SI kedalam form SI. Data tersebut

kemudian tersimpan di tabel SI dan menghasilkan notifikasi yang ditujukan untuk

bagian marketing. Proses selanjutnya setelah bagian marketing menerima notifikasi

adanya data SI yang masuk, marketing melakukan input data kontainer kedalam data

SI terkait. Kemudian sistem akan meng-update tabel SI dengan menambahkan data

kontainer yang terdiri dari nomor kontainer, nama kontainer, jenis kontainer, dan

ukuran kontainer. Gambar 2 merupakan diagram alir sistem dari proses membuat draft B/L,

dokumen B/L, dan dokumen manifest. Pada gambar tersebut dapat dilihat terdapat

dua entitas, yaitu bagian dokumen ekspor dan kepala cabang. Proses ini mulai ketika

bagian dokumen ekspor telah menerima notifikasi konfirmasi SI. Bagian dokumen

ekspor kemudian membuka dokumen SI tersebut dan menginputkan rincian biayanya,



maka jadilah draft B/L. Draft B/L tersebut kemudian dikirimkan ke shipper untuk

dilakukan pengecekan kesesuaiannya. Jika sesuai maka bagian dokumen ekspor

melanjutkan membuat dokumen B/L dan dokumen manifest, jika tidak sesuai maka

bagian dokumen ekspor membuat draft B/L kembali. Dokumen Bill of Lading

nantinya akan dikirimkan ke kepala cabang dalam bentuk notifikasi guna kepala

cabang mengetahui adanya muatan yang siap ekspor. Dokumen manifest juga

dikirimkan ke kepala cabang untuk dilakukan ACC.

Gambar 3 merupakan diagram alir sistem dari proses mengelola data status

pengiriman muatan. Pada gambar tersebut dapat dilihat terdapat dua entitas, yaitu

customer service dan shipper. Proses mengelola data status pengiriman muatan

terjadi saat muatan telah diangkut di dalam kapal dan siap dikirim. Customer service

akan menginput status “manifested” jika muatan sudah diangkut dan siap kirim, jika

muatan sedang transit bagian customer service akan menginput status “transit”.

Selanjutnya jika muatan sudah dalam proses pengiriman, customer service

menginputkan status “on process”. Jika muatan sudah sampai, customer service

menginputkan status “discharge”. Kemudian jika muatan sudah diterima di tujuan

makan customer service menginputkan status “delivery”. Shipper hanya perlu

memasukkan nomor Bill of Lading yang dibawa untuk melihat status pengiriman

muatannya.

Dalam sistem pengelolaan dokumen ini terdapat 7 proses didalamnya yaitu :

pengelolaan data master, mengelola data shipping instruction, pembuatan draft of

lading, pembuatan bill of ladding , pembayaran, pembuatan manifest, dan pembuatan

laporan akhir dan status pengiriman muatan. Terdapat 6 Entitas yaitu Kepala Cabang,

Customer Service, Bagian Dokumen Ekspor, Shipper, Marketing, dan Keuangan.

Sistem akan dimulai dari bagian dokumen ekspor mengelola data master berupa data

kontainer, data perusahaan pelayaran rekanan luar negeri, dan data keberangkatan

kapal. Selain itu dalam pengolahan data master, shipper juga melakukan registrasi

sehingga datanya tersimpan di tabel shipper sebagai master shipper. Selanjutnya

fungsi kedua yaitu pengolahan data shipping instruction yang dimulai dari shipper

menginputkan data shipping instruction dan tersimpan di tabel SI. Kemudian data

shipping instruction dilakukan konfirmasi oleh bagian marketing dan data konfirmasi

tersebut tersimpan di tabel SI. Fungsi-fungsi selanjutnya adalah fungsi pembuatan

Bill of Lading serta manifest dan fungsi pembuatan laporan akhir.



Gambar 2. System Flow Pembuatan Draft B/L, Dokumen B/L dan Dokumen Manifest



Gambar 3 System Flow Mengelola Data Status Pengiriman Muatan



Struktur penyimpanan data pada sistem ini digambarkan dalam diagram Entity

Relationship Diagram seperti terlihat pada gambar 4. Sistem membutuhkan 13 tabel

untuk menampung data-data yang mengalir didalamnya.

Gambar 4 Struktur Tabel Sistem Pengelolaan Dokumen

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Tampilan Aplikasi

Form input data shipping instruction digunakan untuk shipper melakukan

input data booking pengiriman muatan yang memuat kebutuhan-kebutuhan

pengangkutan muatan milik shipper. Berikut adalah implementasi dari form input

data SI terlihat pada gambar 5. Pada gambar 6 ditampilkan contoh bentuk form Bill

of Lading yang menjadi dasar pembuatan dokumen manifest. Sedangkan formulit

untuk mengisikan Bill of Lading terlihat pada gambar 7.

Setelah mencetak dokumen B/L maka akan terkirim notifikasi muatan siap

ekspor kepada kepala cabang. Bagian dokumen harus menunggu sampai

mendapatkan persetujuan sebelum pengiriman untuk membuat dokumen manifest.

Berikut adalah implementasi dari form membuat dokumen manifest pada gambar 8

dan dokumen manifest pada gambar 9.

Berikutnya pada gambar 10, Form ini digunakan oleh shipper untuk

mengetahui status muatan yang sedang dikirim. Dalam form ini, shipper hanya perlu



untuk mengisi textbox nomor B/L sesuai dengan nomor B/L muatan yang sedang

dikirim kemudian klik button “CEK”, maka grafik dan keterangan informasi status

pengiriman muatan terkait akan tampil.

Gambar 5. Form Enty SI

Gambar 6. Form Bill of Lading



3.2 Ujicoba Aplikasi

Ujicoba pada aplikasi dilakukan pada semua kebutuhan fungsional pada sistem.

Semua fitur pada kebutuhan fungsional dilakukan ujicoba untuk memastikan bahwa

semua fungsi dapat dilakukan. Hasil dari ujicobanya adalah semua fungsi dapat

berjalan sesuai spesifikasi yang telah ditentukan. Fitur yang telah berhasil di ujicoba

Gambar 7. Draft Bill of Lading Gambar 8. Entry Manifest Dokument

Gambar 9 Dokumen Manifest

Gambar 10 Status Pengiriman Muatan



antara lain aplikasi dapat menyimpan data, melakukan koreksi data, menghapus data,

input data shipping instruction, input draft bill of lading, mengelola pembayaran,

memantau status peniriman muatan, menampilkan laporan yang dibutuhkan, dan

beberapa fitur fungsi lainnya.

4. KESIMPULAN DAN SARAN

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap rancang bangun aplikasi

pengolahan dokumen ekspor muatan kapal ini, maka dapat diambil kesimpulan

aplikasi dapat menyelesaikan permasalahan yang selama ini terjadi dalam proses

pengolahan dokumen ekspor, diantara lain sebagai berikut:

1. Shipper dapat melakukan input data shipping instruction langsung kedalam

website pada saat melakukan booking pengiriman muatan,

2. Shipper dapat memantau status pengiriman muatannya langsung melalui aplikasi,

3. Kepala cabang dapat menerima notifikasi muatan siap ekspor dan memantau

laporan akhir kegiatan ekspor secara real time.

Berdasarkan aplikasi yang telah dibuat, saran yang dapat diberikan untuk

pengembangan aplikasi pengolahan dokumen ekspor muatan kapal yaitu:

1. Sistem dapat dikembangkan dengan menggunakan sistem operasi android.

2. Sistem dapat dikembangkan dengan penambahan fungsi inventori pengolahan peti

kemas yang ditangani oleh bagian operasi.

UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis mengucapkan terima kasih kepada manajemen Institut Bisnis dan

Informatika Stikom Surabaya atas kesempatan yang diberikan untuk mengembangkan

keilmuan khususnya dalam bidang penelitian. Juga kepada Rosi Nanda Amalia dan

Julianto Lemantara, yang telah menjadi rekan untuk melakukan penelitian ini.

Demikian juga untuk rekan-rekan sejawat dosen atas semangat yang selalu ditularkan

untuk terus meneliti.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Faiqunisa, 2013, Pemodelan Sistem Pengelolaan Dokumen Elektronik CV.

Komuri Intermedia, Tesis , Program Pasca Sarjana Manajemen Teknologi

Informasi, Univ. Gadjah Mada, Yogyakarta.

[2] Suhartatik, Rochman, Eko Fachtur , 2015, Analisa Pengolahan Dokumen Rekam

Medis Rawat Inap dalam Upaya Peningkatan Pelayanan RSUD Kanjuruhan

Kepanjen, Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X,

Vol.3, No.1



[3] Hatta, Ahmad. A, Ramadijanti, Nana, Helen, Afrida, Rancang Bangun Sistem

Pengelolaan Dokumen-Dokumen Penting Menggunakan Text Mining, Skripsi,

Program Sarjana Teknik Informatika, ITS Surabaya

[4] Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,

Manjur Maju, Bandung.

[5] Pressman, Roger S,. 2010. Software Engineering. Seventh Edition. New york

Americas :

[6] Havey,Mike.,2005. Essential Business Process Modeling, Chapter Seven. The

Workflow Management Coalition (WfMC)', O'Reilly, August 2005 ISBN 0-596-

00843-0

sistem pengolahan dokumen ekspor muatan kapal berbasis...

Documents