sistem informasi tata naskah
DESCRIPTION
Sistem Informasi Tata NaskahTRANSCRIPT
-
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH
UPT LABORATORIUM PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN
MUTU HASIL PERIKANAN SURABAYA
NIKE HARTIKA
PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS AIRLANGGA
2013
-
ii
LEMBAR JUDUL
SISTEM INFORMASI TATA NASKAH
UPT LABORATORIUM PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN MUTU HASIL PERIKANAN SURABAYA
TUGAS AKHIR
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Dinyatakan Lulus D-3 Sistem Informasi
pada Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Airlangga
Oleh :
NIKE HARTIKA
NIM. 081001026
Disetujui Oleh :
Pembimbing I,
Drs. Kartono, M.Kom
NIP. 19600421 198601 1 001
Pembimbing II,
Purbandini, S.Si, M.Kom
NIP. 19710712 200812 2 001
-
iii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH
TUGAS AKHIR
Judul : SISTEM INFORMASI TATA NASKAH
UPT LABORATORIUM PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN MUTU HASIL PERIKANAN SURABAYA
Penulis : Nike Hartika
NIM : 081001026
Pembimbing I : Drs. Kartono, M.Kom
Pembimbing II : Purbandini, S.Si, M.Kom
Tanggal Ujian : 26 September 2013
Disetujui Oleh :
Pembimbing I,
Drs. Kartono, M.Kom
NIP. 19600421 198601 1 001
Pembimbing II,
Purbandini, S.Si, M.Kom
NIP. 19710712 200812 2 001
Mengetahui,
Ketua Program Studi Diploma 3 Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Airlangga
Ir. Dyah Herawatie, M.Si
NIP. 19671111 199303 2 002
Ketua Departemen Matematika
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Airlangga
Dr. Miswanto, M.Si
NIP. 19680204 199303 1 002
-
iv
PEDOMAN PENGGUNAAN NASKAH
LAPORAN TUGAS AKHIR
Laporan Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di
perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk
dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus
menyebutkan sumbernya sesuai dengan kebiasaan ilmiah.
Dokumen Tugas Akhir ini merupakan hak milik Universitas Airlangga.
-
v
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur terlimpah ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir dengan judul SISTEM INFORMASI TATA NASKAH UPT
LABORATORIUM PENGUJIAN DAN PENGENDALIAN MUTU HASIL
PERIKANAN SURABAYA.
Dalam Laporan Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem yang
memudahkan transaksi dan membuat tampilan yang memudahkan penggunanya.
Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya, kepada Dosen
Pembimbing I dan II, yakni Drs. Kartono, M.Kom dan Purbandini, S.Si, M.Kom
serta semua pihak yang telah membantu atas selesainya Tugas Akhir ini.
Penulis berharap semoga isi dari Laporan Tugas Akhir ini dapat
bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan
bagi kemajuan di masa yang akan datang.
Surabaya, September 2013
Penyusun,
-
vi
UCAPAN TERIMA KASIH
Syukur alhamdulillah kehadirat Alah SWT karena hanya karena rahmat
dan hidayah-Nya, sehingga penulisan Tugas Akhir dengan judul Sistem
Informasi Tata Naskah UPT Laboratorium Pengujian dan Pengendalian
Mutu Hasil Perikanan Surabaya ini dapat diselesaikan dengan baik.
Dalam pelaksanaan dan penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak
menemui kendala dan atas bantuan dari berbagai pihak, akhirnya laporan ini bisa
diselesaikan. Maka tidak lupa penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada:
1. Allah SWT, Tuhan pencipta alam semesta dan kehidupan, atas semua nikmat
dan karunia yang telah Engkau berikan.
2. Kedua orang tua, terutama kepada papa dan mama tercinta, terima kasih atas
waktu, tenaga, pikiran dan doa yang selama telah dicurahkan untuk penyusun
hingga dapat menyelesaikan sekolah dengan lancar.
3. Adik tersayang Erik D.P yang telah memberikan semangat dan membantu
untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
4. Drs. Kartono, M.Kom, selaku dosen pembimbing pertama yang telah banyak
memberi inspirasi, motivasi, masukan dan arahan sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Purbandini, S.Si, M.Kom, selaku dosen pembimbing kedua yang telah
membimbing, memberi motivasi dan masukan yang sangat membantu dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
-
vii
6. Bapak Rozak, bapak Suhartoyo, staff IT dan ibu Yulia UPT LPPMHP
Surabaya yang telah meluangkan waktu dan memberikan informasi tentang
prosedur tata naskah di UPT LPPMHP Surabaya.
7. Seluruh Dosen yang telah mengajarkan berbagai pelajaran sebagai landasan
utama kepada penulis sehingga memudahkan penulis dalam menyelesaikan
laporan Tugas Akhir ini.
8. Teman-teman S1 SI 2010 dan D3 SI 2010 yang selalu bersama-sama berjuang
diperkuliahan dari awal masuk hingga semester akhir. Terima kasih atas
kekompakan dan solidaritas kalian yang telah memberikan semangat, saran
dan bantuan kepada penyusun untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Kenangan bersama kalian takkan pernah terlupakan.
9. Kakak-kakak senior D3 SI 2009, 2008 dan adik junior 2011 yang secara
langsung maupun tidak langsung telah membantu penulis menyelesaikan
Tugas Akhir ini.
10. Bayu Charisma Putra yang selalu membantu, memberikan saran, waktu,
sebagai sang motivator dan inspirasi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir
dari awal hingga saat ini.
11. Jajaran staff Program Studi Diploma III Sistem Informasi, khususnya penjaga
labkom dan staff TU Mbak Nurul dan Mbak May.
12. Serta semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Proyek Sistem
Informasi ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penyusun,
-
viii
Nike Hartika, 2013, Sistem Informasi Tata Naskah UPT Laboratorium Pengujian
dan Pengendalian Mutu Hasil Perikanan Surabaya. Tugas Akhir ini dibawah
bimbingan Drs. Kartono, M.Kom dan Purbandini, S.Si, M.Kom. Program Studi
Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas
Airlangga
ABSTRAK
Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Pengendalian dan Pengujian Mutu
Hasil Perikanan (UPT LPPMHP) Surabaya adalah sebuah instansi pemerintah
yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Perikanan dan
Kelautan di bidang teknis pengelolaan, pelaksanaan pengujian mutu hasil
perikanan dan teknologi pengolahan hasil perikanan serta melaksanakan
sertifikasi ekspor hasil perikanan di Jawa Timur. Selama ini proses tata naskah di
UPT LPPMHP Surabaya masih berlangsung secara manual. Tujuan dari tugas
akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Tata Naskah UPT Laboratorium
Pengujian dan Pengendalian Mutu Hasil Perikanan Surabaya yang mencakup
berbagai aktifitas yang berkaitan dengan proses tata naskah yang meliputi proses
pencatatan surat masuk, proses disposisi surat masuk, proses pembuatan surat
keluar, proses persetujuan surat keluar, proses pembuatan laporan surat masuk dan
laporan surat keluar.
Dalam membuat Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya
yang pertama kali dilakukan adalah menganalisa kebutuhan yang berkaitan
dengan proses-proses di atas kemudian mendesain sistem dan database. Desain
sistem digambarkan dengan hierarchy chart dan Data Flow Diagram (DFD).
Sedangkan untuk mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat
Conceptual Data Model (CDM) yang kemudian di-generate ke PDM. Dari PDM
kemudian diimplementasikan ke DBMS. Berdasarkan desain sistem tersebut
kemudian mendesain form input dan output. Proses terakhir yaitu
mengimplementasikan desain input dan output sistem yang telah didesain ke
dalam program dengan menggunakan bahasa pemrograman berbasis web.
Sistem informasi tata naskah ini diimplementasikan dengan cara
menggambarkan bagan alir untuk menjelaskan alur kerja sistem agar
mempermudah user dalam membaca alur sistem. Pengujian Sistem Informasi Tata
Naskah ini dilakukan dengan melakukan serangkaian skenario uji coba dari proses
surat masuk, proses disposisi dan proses surat keluar atau surat balasan. Sistem
informasi ini mampu menangani proses disposisi secara online tanpa
menggunakan kertas dan dapat memudahkan pencarian data surat.
Kata kunci : sistem informasi, tata naskah, surat masuk, surat keluar
-
ix
Nike Hartika, 2013, Information System of Documentation of UPT Fisheries
Quality Control and Testing Laboratory Surabaya. This Final Project had been
guiding by Drs. Kartono, M.Kom and Purbandini, S.Si, M.Kom. Diploma Three
of Information System Study Program, Faculty of Science and Technology,
Airlangga University.
ABSTRACT
Technical Unit of Fisheries Quality Control and Testing Laboratory (UPT
LPPMHP) Surabaya was a government agency that has the task to carry out some
tasks Marine Fisheries Service in the field of technical and management, test
execution quality of the fishery and fish processing technology as well as carry
out export certification of fishery products in East Java. During this process the
documentation in UPT LPPMHP Surabaya are still done manually. The purpose
of this final project was to make an Information System of Documentation of UPT
Fisheries Quality Control and Testing Laboratory Surabaya that covering various
activities that related with Documentation including recording of incoming mail,
disposition process, make an outbox process and approval of outbox process.
The first step on making the Information System of Documentation of UPT
Fisheries Quality Control and Testing Laboratory Surabaya was analyzing a
system which was related to the process above then designing the system and
database. System design was described with hierarchy chart and Data Flow
Diagram (DFD). While the process to design a database was making Conceptual
Data Model (CDM) then generated to PDM. Then from PDM are implemented
into the DBMS. The next process was designing input form and output. The last
process was implementing the compiled algorithm into web based programming.
The information system of Documentation are implemented with illustrates
of flowchart to explain the workflow in order to simplify in the reading grooves
system for users. Testing software of System Information of Documentation was
tested with a series of scenarios test from incoming mail process, disposition
process and outbox process. This information system is capable of handling the
disposition process online without using paper and can facilitate data retrieval
letters.
Keyword : information system, documentation, incoming mail, outbox
-
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ........................................................................................ ii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH LAPORAN TUGAS AKHIR ............ iii
PEDOMAN PENGUNAAN NASKAH LAPORAN TUGAS AKHIR........... iv
KATA PENGANTAR ..................................................................................... v
UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vi
ABSTRAK ....................................................................................................... viii
ABSTRACT ....................................................................................................... ix
DAFTAR ISI .................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ............................................................................................ xvii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xix
BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................. 1
1.2 Permasalahan ................................................................................... 2
1.3 Tujuan dan Manfaat ........................................................................ 3
BAB II. ANALISA KEBUTUHAN ................................................................ 5
2.1. Metode Analisa Kebutuhan ............................................................. 5
2.2. Analisa Permasalahan ...................................................................... 17
2.3. Kebutuhan Fungsional. .................................................................... 33
BAB III. DESAIN SISTEM ............................................................................. 34
3.1. Sistem Kerja Baru. ........................................................................... 34
-
xi
3.2. Desain Proses ................................................................................... 37
3.3. Desain Database .............................................................................. 46
3.4. Desain Input dan Output .................................................................. 65
BAB IV. IMPLEMENTASI DAN UJI COBA ................................................ 83
4.1. Implementasi Sistem ....................................................................... 83
4.2. Uji Coba Sistem ............................................................................... 97
BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN .......................................................... 113
5.1.Kesimpulan ...................................................................................... 113
5.2.Saran ................................................................................................ 114
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 115
-
xii
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Gambar Halaman
2.1 Contoh Struktur Diagram Jenjang .......................................................... 8
2.2 Bentuk Gane & Sarson. .......................................................................... 10
2.3 Bentuk DeMarco/Yourdon. .................................................................... 10
2.4 Eksternal Entity. ..................................................................................... 10
2.5 Data Store. .............................................................................................. 10
2.6 Aliran Data (Data Flow). ........................................................................ 10
2.7 Simbol Entitas. ........................................................................................ 11
2.8 Simbol Mandatory. ................................................................................. 12
2.9 Simbol Bukan Mandatory....................................................................... 12
2.10 Simbol Dependent. ................................................................................. 13
2.11 Relasi one to one bersifat dominan ......................................................... 13
2.12 Kardinalitas Satu ke Satu. ....................................................................... 13
2.13 Kardinalitas Satu ke Banyak. .................................................................. 14
2.14 Kardinalitas Banyak ke Satu. .................................................................. 14
2.15 Kardinalitas Banyak ke Banyak.............................................................. 14
2.16 Struktur Umum Diagram Fishbone. ....................................................... 17
2.17 Struktur Organisasi. ................................................................................ 18
2.18 Docflow Penerimaan Surat Masuk.......................................................... 25
2.19 Docflow Disposisi Surat. ........................................................................ 28
2.20 Docflow Surat Keluar. ............................................................................ 32
2.21 Fishbone Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP. ...................... 31
-
xiii
3.1 Jenjang Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP. ........................39
3.2 Context Diagram diagram Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya ................................................................................. 42
3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Sby ......... 43
3.4 Level 1 Proses Surat Masuk Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya ................................................................................. 44
3.5 DFD Level 1 Surat Keluar Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP
Surabaya ................................................................................................. 45
3.6 Diagram CDM Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP.............. 47
3.7 PDM Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya ............. 57
3.8 Desain Form Halaman Utama. ............................................................... 66
3.9 Desain Form Login. ................................................................................ 68
3.10 Desain Form Ubah Password. ................................................................ 68
3.11 Desain Form Halaman Utama Staf Subbag TU. .................................... 69
3.12 Desain Form Halaman Utama Staf Seksi Pengujian dan
Staf Seksi Pengendalian Mutu. ............................................................... 70
3.13 Desain Form Halaman Utama Ka-Seksi Pengujian dan
Ka-Seksi Pengendalian Mutu. ...................................................................... 71
3.14 Desain Form Halaman Utama Ka-subbag TU........................................72
3.15 Desain Form Halaman Utama Ka-UPT. ................................................. 72
3.16 Desain Form Lihat Pegawai. .................................................................. 73
3.17 Desain Form Input Pegawai. .................................................................. 73
3.18 Desain Form Input dan Lihat Data Kota. ............................................... 74
3.19 Desain Form Input dan Lihat Data Seksi ............................................... 74
3.20 Desain Form Input dan Lihat Data Jabatan. ........................................... 75
-
xiv
3.21 Desain Form Input dan Lihat Data Isi Disposisi. ................................... 75
3.22 Desain Form Input dan Lihat Data Instansi. ........................................... 76
3.23 Desain Form Input dan Lihat Data Sifat Surat........................................ 76
3.24 Desain Form Input Surat Masuk. ............................................................ 77
3.25 Desain Form Lihat Surat Masuk. ............................................................ 77
3.26 Detail Data Surat Masuk. ........................................................................ 78
3.27 Desain Form Hasil Pencarian Surat Masuk. ........................................... 78
3.28 Desain Form Input Disposisi Surat. ........................................................ 79
3.29 Desain Form Lihat Disposisi Surat. ........................................................ 79
3.30 Detail Disposisi Surat Masuk Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya. ................................................................................ 79
3.32 Desain Form Input Permasalahan Surat Keluar...................................... 80
3.33 Desain Form Input Surat Keluar............................................................. 80
3.34 Desain Form Lihat Surat Masuk............................................................. 81
3.35 Desain Output Surat Keluar. ................................................................... 82
4.1 Pseudocode Fungsi Surat Masuk ............................................................ 83
4.2 Pseudocode Fungsi Disposisi Surat ........................................................ 84
4.3 Pseudocode Fungsi Surat Keluar ............................................................ 84
4.4 Bagan Alir Login .................................................................................... 85
4.5 Bagan Alir Menu Utama Staf Subbag TU .............................................. 86
4.6 Bagan Alir Menu Utama Staf Seksi Pengujian dan Pengendalian Mutu 86
4.7 Bagan Alir Master................................................................................... 88
4.8 Bagan Alir Surat Masuk Staf Subbag TU............................................... 89
-
xv
4.9 Bagan Alir Surat Masuk Staf Seksi Pengujian dan Pengendalian Mutu 89
4.10 Bagan Alir Surat Keluar Staf Subbag TU............................................... 90
4.11 Bagan Alir Surat Keluar Staf Seksi Pengujian dan Pengendalian Mutu 91
4.12 Bagan Alir Menu Utama Ka-UPT. ......................................................... 92
4.13 Bagan Alir Surat Masuk Ka-UPT. .......................................................... 92
4.14 Bagan Alir Agenda Surat Keluar Ka-UPT. ............................................ 93
4.15 Bagan Alir Menu Utama Ka-Subbag TU ............................................... 94
4.16 Bagan Alir Menu Utama Kasie Pengujian dan Pengendalian Mutu. ...... 94
4.17 Bagan Alir Agenda Surat Masuk Ka-Subbag TU dan Kasie .................. 95
4.18 Bagan Alir Agenda Surat Keluar Ka-Subbag TU dan Kasie .................. 96
4.19 Bagan Alir ganti password dan logout ................................................... 97
4.20 Halaman Login User ............................................................................... 98
4.21 Form Ubah Password ............................................................................. 98
4.22 Form input surat masuk .......................................................................... 99
4.23 Form Input Surat Keluar.. ....................................................................... 99
4.24 Pilih Masalah Klasifikasi Surat .............................................................. 101
4.25 Pilih Kegiatan Surat................................................................................101
4.26 Input Sifat Pada Form Surat Keluar.......................................................101
4.27 Input Tujuan Pada Form Surat Keluar.................................................... 102
4.28 Form Input Surat Keluar ......................................................................... 102
4.29 Output Data Surat Keluar ....................................................................... 102
4.30 Lihat Disposisi Surat Keluar (balasan) oleh Staf .................................... 103
4.31 Form Balas Surat Masuk ........................................................................ 103
-
xvi
4.32 Tabel Surat Keluar yang telah disetujui.................................................. 104
4.33 Tabel Surat Keluar oleh Kasie ................................................................ 104
4.34 Form Persetujuan Surat Keluar Kasie .................................................... 104
4.35 Tabel Hasil Persetujuan Surat Keluar Kasie ........................................... 105
4.36 Tabel Persetujuan Surat Keluar oleh Ka-UPT ........................................ 105
4.37 Form Persetujuan Surat Keluar oleh Ka-UPT. ....................................... 106
4.38 Tabel Hasil Persetujuan Surat Keluar oleh Ka-UPT .............................. 106
4.39 Hasil Output Naskah Surat Keluar ......................................................... 107
4.40 Tabel Data Surat Keluar Belum Terkirim .............................................. 108
4.41 Tabel Data Surat Keluar Terkirim .......................................................... 108
4.42 Tabel Surat Masuk .................................................................................. 109
4.43 Form Input Disposisi Surat ..................................................................... 110
4.44 Output Tabel Disposisi Surat .................................................................. 110
4.45 Form Cari Surat Keluar .......................................................................... 111
4.46 Tabel Hasil Cari Surat Keluar................................................................. 111
4.47 Form Cari Surat Masuk .......................................................................... 112
4.48 Tabel Hasil Cari Surat Masuk................................................................. 112
-
xvii
DAFTAR TABEL
No. Judul Tabel Halaman
2.1 Tabel Simbol-simbol Document Flow Diagram..................................... 9
2.2 Tabel Simbol-simbol Bagan Alir ............................................................ 15
3.1 Obyek dalam PDM ................................................................................. 56
3.2 Struktur Tabel Pegawai........................................................................... 58
3.3 Struktur Tabel Sifat Surat ....................................................................... 58
3.4 Struktur Tabel Kota ................................................................................ 59
3.5 Struktur Tabel Jabatan ............................................................................ 59
3.6 Struktur Tabel Otoritas ........................................................................... 59
3.7 Struktur Tabel Divisi .............................................................................. 60
3.8 Struktur Tabel klasifikasi kearsipan ....................................................... 60
3.9 Struktur Tabel kegiatan........................................................................... 60
3.10 Struktur Tabel detail kegiatan. ................................................................ 61
3.11 Struktur Tabel Instansi. ........................................................................... 61
3.12 Struktur Tabel Isi Disposisi. ................................................................... 62
3.13 Struktur Tabel Surat Masuk. ................................................................... 62
3.14 Struktur Tabel Disposisi. ........................................................................ 63
3.15 Struktur Tabel Surat Keluar. ................................................................... 63
3.16 Struktur Tabel berisikan. ........................................................................ 64
3.17 Struktur Tabel detail dis.......................................................................... 64
3.18 Struktur Tabel mengirim sk .................................................................... 65
3.19 Tabel Komponen Output Input. .............................................................. 65
-
xviii
4.1 Hasil pengujian login dan ubah password...........................................104
4.2 Hasil pengujian pencatatan surat masuk.............................................105
4.3 Hasil pengujian pembuatan surat keluar (balasan)...............................109
4.4 Output pengujian disposisi surat........................................................110
4.5 Output pengujian cari data surat........................................................112
-
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Nomor Judul Lampiran
1. Lampiran I Dokumen Pendukung
2. Lampiran II Interview Outline
-
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Pengendalian dan Pengujian Mutu
Hasil Perikanan (UPT LPPMHP) Surabaya adalah sebuah instansi pemerintah
yang mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Perikanan dan
Kelautan di bidang teknis pengelolaan, pelaksanaan pengujian mutu hasil
perikanan dan teknologi pengolahan hasil perikanan serta melaksanakan
sertifikasi ekspor hasil perikanan di Jawa Timur. Selama ini proses tata naskah di
UPT LPPMHP Surabaya masih berlangsung secara manual. Tata naskah diartikan
sebagai alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang dibuat dan atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan pemerintah kabupaten /
kota dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan di
daerah.
Pada proses manual ini banyak sekali masalah yang terjadi dimulai dari
proses surat masuk diterima sampai dengan proses disposisi surat diantaranya
yaitu, sering terselip surat tersebut jika surat tidak segera disampaikan kepada
yang dituju, dan susahnya pencarian data surat masuk ketika surat tersebut sedang
dikelolah. Selain itu belum ada tempat khusus pengarsipan berkas-berkas surat,
penyimpanan berkas surat belum terstruktur karena membutuhkan waktu yang
lama, dan berkas surat terpisah-pisah karena disimpan berdasarkan pembuatan
-
2
surat keluar. Peranan sumber daya manusia dari masing-masing seksi masih
merangkap pekerjaan yang menyebabkan terhambatnya informasi pencarian surat
masuk yang saat dikelolah. Sedangkan permasalahan pada proses surat keluar
yaitu persetujuan (acc) surat keluar terhambat karena Kepala UPT tidak selalu
berada di tempat yang dapat menyebabkan mengurangi nilai surat.
Dengan melihat permasalahan diatas maka diperlukan adanya pemecahan
masalah dengan melakukan analisa kebutuhan, merancang dan membuat
implementasi untuk Sistem Informasi Tata Naskah Berbasis Website yang di
online-kan dalam lingkup internal.
1.2 Permasalahan
1.2.1 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka didapatkan rumusan
permasalahan sebagai berikut:
Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya yang dapat mengatasi permasalahan pada proses surat masuk,
disposisi dan surat balasan atau surat keluar?
1.2.2 Batasan Masalah
Batasan masalah pada perancangan dan pembuatan aplikasi sistem ini
adalah sebagai berikut :
1. Proses pencatatan surat masuk
2. Proses disposisi surat masuk
-
3
3. Proses pembuatan surat keluar
4. Proses persetujuan surat keluar
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Dengan adanya uraian permasalahan di atas, tujuan pembuatan sistem ini
antara lain:
a. Merancang dan membuat Sistem Informasi Tata Naskah yang dapat
mengatasi permasalahan pada proses pencatatan surat masuk, disposisi surat
masuk, hingga surat keluar atau surat balasan.
b. Mempermudah dalam pembuatan surat keluar secara cepat dan mudah
sehingga menghasilkan suatu informasi yang lebih terpadu, efisien dan
meminimalisir terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan data.
1.3.2 Manfaat
Pembuatan Sistem Informasi Tata Naskah dapat memberikan manfaat bagi
instansi, antara lain:
a. Instansi dapat mempermudah dalam pengolahan data terutama dalam
pengolahan data pencatatan surat masuk, pendisposisian surat masuk,
pembuatan surat keluar atau balasan.
b. Mempermudah melacak surat masuk yang sedang dikelolah.
c. Pengarsipan data lebih akurat dan aman sehingga tingkat kesalahan dapat
diminimalisasi.
-
4
d. Mempermudah pencarian data yang sudah lama, apabila arsip tersebut
dibutuhkan.
e. Mengurangi resiko naskah surat yang terselip dan surat yang rusak.
-
5
BAB II
ANALISA KEBUTUHAN
Analisa kebutuhan sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai
sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai
fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah
sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang
sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input
yang lain.
Berikut merupakan analisa kebutuhan dari Sistem Informasi Tata Naskah
UPT LPPMHP Surabaya yang meliputi bagian bagian yang terlibat dalam
sistem kerja dan dokumen dokumen yang digunakan dalam sistem.
2.1 Metode Analisa Kebutuhan
Dalam analisa kebutuhan dibutuhkan suatu metode untuk menganalisa dan
desain sistem yang digunakan untuk perancangan dan pembuatan aplikasi.
2.1.1 Metode Analisa Kebutuhan dan Desain Sistem
Analisa terstruktur adalah sebuah teknik model-driven dan berpusat pada
proses yang digunakan untuk menganalisis sistem yang ada, mendefinisikan
persyaratan-persyaratan bisnis untuk sebuah sistem baru, atau keduanya (Jeffrey
L.Whitten, Lonnie D. Bentley & Kevin Dittman, 2004). Analisa sistem adalah
proses memahami sistem yang sedang berjalan beserta masalahnya, menguraikan
-
6
kebutuhankebutuhan informasi dan menetapkan prioritas untuk pekerjaan sistem
selanjutnya. Untuk mendefinisikan kebutuhan data dalam suatu pendekatan
process-oriented akan dijalankan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Definisi masalah (mencakup definisi input, proses, output dari sistem
yang sedang berjalan dan sistem yang akan dibangun).
2. Pahami sistem yang sedang berjalan tersebut dan buat definisinya
(mendefinisikan input, proses, dan output).
3. Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan
memperhatikan modifikasi sistem tersebut.
4. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap
sebelumnya.
5. Implementasikan alternatif terpilih dari sekian alternatif yang telah
ditawarkan tersebut.
6. Mengevaluasi dampak yang ditimbulkan akibat perubahan yang telah
dilakukan terhadap sistem.
Pendekatan process-oriented kadang-kadang disebut pendekatan problem-
oriented adalah karena dimulai dengan suatu masalah. Masalah dapat baik atau
buruk atau dapat menjadi suatu ancaman bagi instansi atau peluang untuk
dieksploitasi. Setelah masalah teridentifikasi, data dan pemrosesan yang
berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan.
Kekuatan dari pendekatan process-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat
mengatasi masalah dengan baik. Sekumpulan diagram tentang keterhubungan
antar data, seperti :
-
7
A. Diagram Jenjang
Sistem kompleks biasanya terlalu sulit untuk dipahami secara menyeluruh
pada saat ditampilkan sebagai suatu keseluruhan (dalam artian sebagai suatu
proses tunggal). Oleh karena itu, dalam analisis sistem kita memisahkan sistem
menjadi subsistem komponennya, yang diuraikan menjadi subsistem yang lebih
kecil, sampai kita mendapatkan subset yang mampu dikelolah dari keseluruhan
sistem. Teknik ini disebut dekomposisi. Dekomposisi adalah kegiatan
menguraikan sistem menjadi subsistem, proses, dan subproses komponennya.
Tiap tingkatan abstraksi menampilkan detail lebih banyak atau lebih sedikit
mengenai keseluruhan sistem atau subset sistem tersebut. Diagram dekomposisi
yang juga dinamakan bagan hierarki, menunjukkan dekomposisi fungsional top-
down dan struktur sistem. Diagram dekomposisi pada dasarnya adalah alat
perencanaan untuk model proses yang lebih detail, yang disebut diagram aliran
data (Jeffrey L.Whitten, Lonnie D. Bentley & Kevin Dittman, 2004). Untuk
melakukannya, diberlakukan aturan berikut :
a. Tiap proses dalam diagram dekomposisi merupakan proses induk, proses
anak, (dari suatu induk), atau keduanya.
b. Induk harus memiliki dua anak atau lebih satu anak tunggal tidak
masuk akal karena tidak akan menunjukkan detail tambahan mengenai
sistem tersebut.
c. Dalam sebagian besar standar pendiagraman dekomposisi, satu anak
dapat hanya memiliki satu induk.
-
8
d. Pada akhirnya, anak dari satu induk dapat menjadi induk dari anak-
anaknya sendiri.
Diagram dekomposisi disebut sebagai diagaram jenjang atau dapat disebut
juga Hierarchy plus Input-Proses-Output (HIPO). Tools desain sistem yang
digunakan untuk menggambarkan hubungan dari fungsi atau proses di dalam
sistem secara berjenjang. Memudahkan dalam memahami fungsi sistem beserta
keterhubungannya, kemudian diimplementasikan dalam program. Gambar 2.1 di
bawah ini adalah contoh gambar diagram jenjang.
0
Proses Umum
1
Proses 1
3
Proses 3
4
Proses 4
2
Proses 2
1.1
Proses 1.1
2.1
Proses 2.1
3.1
Proses 3.1
4.1
Proses 4.1
1.2
Proses 1.2
1.3
Proses 1.3
2.2
Proses 2.2
4.2
Proses 4.2
Gambar 2.1 Contoh Struktur Diagram Jenjang
B. Bagan Alir Dokumen (Flow of Document)
Bagan Alir Dokumen (Flow of Document) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flow chart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang
-
9
menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya
(Jeffrey L.Whitten, Lonnie D. Bentley & Kevin Dittman, 2004). Bagan alir
dokumen ini berfungsi untuk menggambarkan proses saat ini. Komponen dari
bagan tersebut ditunjukkan pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram
Gambar Penjelasan
Menunjukan Dokumen input dan output baik
proses manual, mekanik atau komputer.
Menunjukan kegiatan manual.
Menunjukan Kegiatan Proses dari operasi
program komputer.
Menunjukan Arus dari Proses
Penghubung Kesatu halaman atau halaman lain
Menunjukan Kegiatan Pengarsipan
C. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang menggambarkan aliran data
melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut.
Jeffrey L.Whitten (2004) menjelaskan gambat dan simbol dari diagram alir data
sebagai berikut :
a. Persegi panjang bersudut tumpul menyatakan proses atau bagaimana
tugas dikerjakan. Proses adalah kerja yang dilakukan pada atau sebagai
respons terhadap aliran data masuk atau kondisi. Notasi pemodelan
proses yang berbeda menggunakan lingkaran (notasi DeMarco/Yourdon)
atau persegi empat (notasi SSADM/IDEFo). Pilihannya sering tergantung
-
10
pada metodelogi dan fitur-fitur peralatan CASE. Notasi proses bentuk
Gane & Sarson dapat dilihat pada Gambar 2.2 dan notasi proses bentuk
DeMarco/Yourdon dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2.2 Bentuk Gane & Sarson
Gambat 2.3 Bentuk DeMarco/Yourdon
b. Persegi empat menyatakan agen eksternal (entitas luar) batasan sistem
tersebut. Entitas luar dapat berupa orang, organisasi dan sistem informasi
lain. Simbol entitas luar dapat ditunjukkan pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Entitas luar ( Eksternal Entity)
c. Kotak dengan ujung terbuka menyatakan data store, terkadang disebut
file atau database. Notasi data store dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Data Store
d. Aliran data menunjukkan input data ke proses atau output data dari
proses. Aliran data juga digunakan untuk menunjukkan pembuatan,
pembacaan, penghapusan, atau pembaruan data dalam file atau database.
Notasi aliran data dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Aliran Data (Data Flow)
Nama Proses
Nama Proses
-
11
D. Conceptual Data Model (CDM)
Dalam pembuatan database dapat diawali dengan membuat desain pada
tingkatan konseptual, yaitu disebut Conceptual Data Model (CDM). CDM
merupakan analisa struktur data dari sebuah Sistem Informasi untuk melakukan
identifikasi entitas, attribut dan relasi antar entitas. CDM menguraikan hubungan
konseptual dari sistem informasi tanpa memperhatikan struktur fisik sebenarnya.
Berikut adalah objek-objek yang digunakan dalam CDM dan dikemukakan
oleh Winarko (2006) akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Entitas
Entitas adalah kelompok orang, tempat, objek, kejadian atau konsep
tentang apa yang kita perlukan untuk men-capture dan menyimpan data. Entitas
ditunjukkan pada Gambar 2.7.
Gambar 2.7. Simbol Entitas
Tampilan pada simbol Entitas :
a. Identifier yaitu identitas dari entitas dan bergaris bawah.
b. Atribut yaitu sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas.
c. Data tipe yaitu properti sebuah atribut yang mengidentifikasi tipe data
apa yang dapat disimpan pada atribut
2. Data Item
Data item adalah sebagai penjelasan-penjelasan dari entitas yang
membedakan dengan entitas lain berfungsi sebagai dasar sebuah informasi.
Ent_1
-
12
3. Relationship
Relationship merupakan hubungan yang terjadi antara entitas.
4. Kardinalitas Relasi
Kardinalitas relasi adalah sebuah bilangan yang menunjukkan jumlah
maksimum elemen dari sebuah entitas yang dapat berelasi dengan elemen dari
entitas yang lain. Berikut ini adalah sifat-sifat relasi dalam CDM, yaitu :
a. Mandatory
Mandatory berarti hubungan antara entitas pertama dengan entitas kedua
harus memiliki nilai (harus diisi). Mandatory ditunjukkan pada Gambar 2.8.
Gambar 2.8. Simbol Mandatory
b. Bukan Mandatory
Bukan mandatory berarti hubungan antara entitas pertama dengan entitas
kedua tidak harus memiliki nilai (boleh tidak diisi). Bukan mandatory ditunjukkan
pada Gambar 2.9.
Gambar 2.9. Simbol Bukan Mandatory
c. Dependent
Relasi bersifat dependent berkaitan dengan konsep strong entity dan weak
entity. Relasi dependent dari entitas A ke entitas B, berarti bahwa keberadaan
entitas A bergantung pada keberadaan entitas B. Entitas A tidak mungkin ada jika
tidak ada entitas B dimana entitas A bersifat weak entity. Tanda | berarti
-
13
mandatory, sedangkan tanda o berarti bukan mandatory. Dependent ditunjukkan
pada Gambar 2.10.
Gambar 2.10 Simbol Dependent
d. Dominan (Dominant)
Sifat relasi dominan hanya terjadi pada relasi one to one. Sifat dominan
digunakan untuk memberi masuknya primary key (PK) suatu tabel menjadi
foreign key (FK) pada tabel relasinya pada saat di generate menjadi Physical Data
Model (PDM). Sifat relasi dominan dapat ditunjukkan pada Gambar 2.11.
Gambar 2.11 Relasi one to one bersifat dominan
Kardinalitas relasi dalam CDM dapat berupa :
a) Satu ke Satu (one to one)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal
satu elemen pada entitas kedua. Sebaliknya, setiap elemen dari entitas kedua dapat
berhubungan dengan maksimal satu elemen pada entitas pertama. Kardinalitas
satu ke satu (one to one) ditunjukkan pada Gambar 2.12.
Gambar 2.12 Kardinalitas Satu ke Satu
b) Satu ke Banyak (one to many)
Hubungan one to many berarti setiap elemen dari entitas pertama dapat
berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas kedua. Sebaliknya,
setiap elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal satu elemen
B A
-
14
dari entitas pertama. Kardinalitas satu ke banyak (one to many) ditunjukkan pada
Gambar 2.13.
Gambar 2.13 Kardinalitas Satu ke Banyak
c) Banyak ke Satu (many to one)
Hubungan many to one, setiap elemen dari entitas pertama dapat
berhubungan dengan maksimal satu elemen dari entitas kedua. Sebaliknya, setiap
elemen dari entitas kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen
dari entitas pertama. Kardinalitas banyak ke satu (many to one) ditunjukkan pada
Gambar 2.14.
Gambar 2.14 Kardinalitas Banyak ke Satu
d) Banyak ke Banyak (many to many)
Setiap elemen dari entitas pertama dapat berhubungan dengan maksimal
banyak elemen dari entitas kedua. Dan sebaliknya, setiap elemen dari entitas
kedua dapat berhubungan dengan maksimal banyak elemen dari entitas pertama.
Kardinalitas banyak ke banyak ditunjukkan pada Gambar 2.15.
Gambar 2.15 Kardinalitas Banyak ke Banyak
E. Bagan Alir
Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan
secara keseluruhan dari sistem dan menjelaskan urutan prosedur - prosedur yang
ada di sistem. Simbol simbol yang digunakan dalam bagan alir sistem dijelaskan
oleh Winarko (2006) dapat dilihat pada Tabel 2.2.
-
15
Tabel 2.2 Tabel Simbol-Simbol Bagan Alir
Gambar Penjelasan
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer
Menunjukkan input yang dilakukan secara manual
dengan keyboard
Menunjukkan output yang ditampilkan di monitor
Menyatakan proses input dan output tanpa
tergantung dengan jenis peralatannya
Digunakan untuk menyatakan jalannya arus suatu
proses
Menyatakan sambungan dari satu proses ke proses
lainnya dalam halaman/lembar yang sama
Menyatakan sambungan dari satu proses ke proses
lainnya dalam halaman/lembar yang berbeda
Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari
suatu proses
Digunakan untuk penyeleksian kondisi di dalam
program
Simbol Dokumen yaitu simbol yang digunakan
untuk mencetak data ke printer
Simbol Database yaitu symbol yang menunjukkan
input/ output menggunakan database
2.1.2 Fishbone Diagram
Metode analisa kebutuhan sistem pengelolahan tata naskah surat masuk ini
menggunakan fishbone diagram dikenal juga sebagai diagram Ishikawa untuk
menganalisis, mengidentifikasi, dan menyelesaikan masalah. Konsep dasar dari
-
16
diagram fishbone adalah nama masalah yang mendapat perhatian dicantumkan di
sebelah kanan diagram (atau pada kepala ikan) dan penyebab masalah yang
mungkin digambarkan sebagai tulang-tulang dari tulang utama. Secara khusus,
tulang-tulang ini mendeskripsikan empat kategori dasar: material, mesin,
kekuatan manusia. Nama lain dapat digunakan untuk menyatakan masalah.
Kategori alternatif atau tambahan meliputi tempat, prosedur, kebijakan dan orang
atau lingkungan sekeliling, pemasok, sistem, dan keterampilan. Kuncinya adalah
memiliki tiga sampai enam kategori utama yang mencakup semua area penyebab
yang mungkin.
Diagram fishbone bertujuan untuk menemukan akar permasalahan dari
suatu masalah, fokus pada permasalahan khusus, agar diskusi / brainstorming
tidak beralih pada isu lain yang tidak relevan, identifikasi area permasalahan yang
kurang data atau informasi. Diagram fishbone tepat digunakan untuk mendapatkan
beberapa hal yaitu perhatian utama untuk suatu permasalahan khusus, fokus pada
penyebab bukan gejala, mengelola dan menampilkan secara grafik berbagai teori
tentang akar permasalahan yang mungkin ada, menunjukkan hubungan antara
berbagai faktor yang mempengaruhi suatu masalah dan pemahaman terhadap
kondisi dan kebiasaan proses.
Gambar 2.16 adalah gambar diagram fishbone dimana problem merupakan
permasalahan utama dari sistem yang akan dibangun. Tulang rusuk yang besar
(Main cause) adalah penyebab utama dari permalasahan utama. Level 1 cause
adalah penyebab dari main cause dan seterusnya (Jeffrey L.Whitten, Lonnie D.
Bentley & Kevin Dittman, 2004).
-
17
Gambar 2.16 Struktur Umum Diagram Fishbone
2.2 Analisa Permasalahan
Untuk menganalisa kebutuhan sistem metode survei yang dilakukan yaitu
dengan wawancara dan analisa dokumen. Wawancara dilakukan dengan berbagai
pihak diantaranya Ka-UPT, Ka-Subbag TU, tim IT UPT LPPMHP SBY, dan Staf
Subbag TU. Tujuan wawancara untuk mengetahui permasalahan dan kendala pada
sistem saat ini yang sedang berjalan, mengetahui proses atau prosedur kerja, dan
mendapatkan data yang ada dalam proses sistem tersebut.
2.2.1 Profil UPT LPPMHP Surabaya
UPT. Laboratorium Pengendalian dan Pengujian Mutu Hasil Perikanan
(LPPMHP) Surabaya sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Dinas Perikanan dan
Kelautan Provinsi Jawa Timur. Hal ini didasarkan pada peraturan Gubernur Jawa
Timur Nomor 41 tahun 2007.
2.2.1.1 Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Pengendalian
dan Pengujian Mutu Hasil Perikanan Surabaya berdasarkan Peraturan Daerah
-
18
Provinsi Jawa Timur Nomor 131 tahun 2008 terdiri dari Kepala UPT, Sub Bagian
Tata Usaha, Seksi Pengujian dan Seksi Pengendalian Mutu.
Kepala UPT LPPMHP Surabaya
Sub Bagian Tata Usaha
Seksi Pengujian Seksi Pengendalian Mutu
Gambar 2.17 Struktur organisasi
2.2.1.2 Sejarah Singkat UPT LPPMHP Surabaya
UPT. LPPMHP Surabaya mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas
Dinas Perikanan dan Kelautan di bidang teknis pengelolaan, pelaksanaan
pengujian mutu hasil perikanan, dan teknologi pengolahan hasil perikanan serta
melaksanakan sertifikasi ekspor hasil perikanan di Jawa Timur.
Untuk melaksanakan tugas UPT. LPPMHP Surabaya mempunyai tugas :
1. Penyusunan rencana dan program kegiatan pengujian mutu hasil
perikanan.
2. Pengelolaan dan pemeliharaan sarana untuk pengujian mutu hasil
perikanan.
3. Pelaksanaan pengujian dan pengawasan mutu hasil perikanan.
4. Pelaksanaan pengembangan teknologi pengolahan hasil perikanan.
5. Pelaksanaan sertifikasi mutu hasil perikanan untuk kepentingan ekspor dan
non ekspor.
6. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas Perikanan
dan Kelautan.
-
19
2.2.1.3 Visi dan Misi
a. Visi UPT LPPMHP Surabaya
Pemangku sertifikasi ekspor hasil Perikanan terprima 2012.
b. Misi UPT LPPMHP Surabaya
Ekspor hasil Perikanan lancar dengan jaminan mutu dan kemanan handal
melalui sertifikasi "Cetak Biru"
2.2.1.4 Lokasi UPT LPPMHP Surabaya
UPT LPPMHP Surabaya berada di jalan Pagesangan II No. 58 B
Surabaya, Jawa Timur, Indonesia. Telepon 031 8294692 93, Faks. 031
8280115, Email : [email protected] (www.lppmhpsby.com).
2.2.1.5 Deskripsi Pekerjaan
Penjelasan tentang tugas dari tiap-tiap jabatan di UPT LPPMHP Surabaya
adalah sebagai berikut :
1. Kepala UPT
Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Dinas
Perikanan dan Kelautan Propinsi Jawa Timur.
2. Sub Bagian Tata Usaha
Dipimpin seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha yang dalam
menjalankan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
UPT Laboratorium Pengendalian dan Pengujian Mutu Hasil Perikanan Surabaya.
-
20
3. Seksi Pengujian
Seksi pengujian dipimpin oleh seorang Kepala Seksi Pengujian yang dalam
menjalankan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Balai
Laboratorium Pengujian Mutu Hasil Perikanan.
4. Seksi Pengendalian Mutu
Seksi Pengendalian Mutu dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam
menlaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala
UPT Laboratorium Pengendalian dan Pengujian Mutu Hasil Perikanan.
2.2.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem kerja tata naskah UPT.
LPPMHP Surabaya saat ini dapat dilihat pada lampiran I, antara lain :
1. Kartu Kendali
Kartu kendali ini digunakan untuk pencatatan surat masuk dan untuk
mengetahui surat masuk yang sedang dikelola. Kartu kendali terdiri atas tiga
rangkap yaitu warna putih, kuning dan merah dengan ketentuan sebagai berikut :
a) Kartu kendali warna putih untuk pengendali sebagai alat kontrol.
b) Kartu kendali warna kuning sebagai pengganti arsip selama naskah
dinas bersangkutan masih berada di file unit pengolah.
c) Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah.
-
21
2. Lembar Disposisi
Lembar disposisi ini digunakan untuk keputusan disposisi oleh Ka-UPT
bahwa surat masuk tersebut akan dikelola lebih lanjut atau hanya diarsip oleh Sub
Bagian Tata Usaha.
3. Pengendali Surat Keluar
Pengendali surat keluar ini digunakan mencatat data-data surat keluar yang
berisikan nomor urut, nomor berkas, alamat tujuan, tanggal, perihal, nomor
petunjuk dan nomor.
2.2.3 Bagian yang Terlibat
Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem informasi tata naskah dinas di
UPT LPPMHP Surabaya adalah sebagai berikut:
1. Ka-UPT
Ka-UPT bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Perikanan dan Kelautan
Propinsi Jawa Timur dan tugas pokoknya adalah Memimpin, mengkoordinasikan,
mengawasi dan mengendalikan pengujian mutu hasil perikanan, ketatausahaan
dan pelayanan masyarakat. Memiliki wewenang melihat semua surat masuk,
mengisi lembar disposisi surat, dan menyetujui surat keluar atau surat balasan.
2. Ka-Subbag TU
Ka-Subbag TU hanya dapat melihat surat masuk, disposisi surat masuk,
surat keluar atau surat balasan dan melihat laporan surat masuk dan surat keluar.
3. Staf Subbag TU
Staf Subbag TU menerima surat masuk, mencatat surat pada agenda surat
masuk, menyerahkan surat masuk kepada Ka-Subbag TU, mengarsip surat-surat
-
22
masuk, mengarsip kartu kendali, dan memberi nomor naskah surat keluar atau
balasan.
4. Kepala Seksi Pengujian
Kepala Seksi Pengujian (Kasie Pengujian) dapat melihat surat masuk,
disposisi surat masuk, merevisi surat keluar atau surat balasan dan melihat laporan
surat masuk dan surat keluar.
5. Staf Seksi Pengujian
Staf seksi Pengujian menerima surat masuk dari staf Subbag TU, mencatat
surat pada agenda surat masuk seksi, menyerahkan surat masuk kepada Kasie
Pengujian, mengarsip surat-surat masuk dan keluar, mengarsip kartu kendali, dan
membuat laporan surat masuk untuk Seksi Pengujian.
6. Kepala Seksi Pengendalian Mutu
Kepala Seksi Pengendalian Mutu (Kasie Pengendalian Mutu) dapat
melihat surat masuk, disposisi surat masuk, merevisi surat keluar atau surat
balasan dan melihat laporan surat masuk dan surat keluar.
7. Staf Seksi Pengendalian Mutu
Staf seksi Pengendalian mutu menerima surat masuk dari staf Subbag TU,
mencatat surat pada agenda surat masuk seksi, menyerahkan surat masuk kepada
Kasie Pengendalian Mutu, mengarsip surat-surat masuk dan keluar, mengarsip
kartu kendali, dan membuat laporan surat masuk untuk Seksi Pengendalian Mutu.
-
23
2.2.4 Proses Kerja
Setelah melakukan analisis sistem, maka didapatkaan beberapa sistem
kerja manual yang erat kaitannya dengan sistem informasi tata naskah UPT
LPPMHP Surabaya, yaitu:
1. Proses penerimaan surat masuk
2. Proses disposisi surat masuk
3. Proses surat keluar
2.2.4.1 Proses Penerimaan Surat Masuk
Proses penerimaan surat masuk adalah penerimaan surat yang masuk pada
UPT LPPMHP Surabaya dari instansi luar, proses pengecekan alur dan
pengklasifikasian surat yang masuk pada UPT LPPMHP Surabaya.
2.2.4.2 Proses Disposisi Surat Masuk
Proses Disposisi surat masuk adalah proses yang dilakukan setelah surat
masuk melalui proses pengklasifikasian dan pengecekan oleh Ka-Subbag TU.
Proses pengisian disposisi surat masuk dilakukan oleh Ka-UPT. Proses disposisi
selanjutnya dilakukan oleh Kasie yang dituju kemudian diserahkan kepada
masing-masing staf seksi.
2.2.4.3 Proses Surat Keluar
Proses surat keluar merupakan proses yang dilakukan tiap Seksi di UPT
LPPMHP Surabaya untuk mengeluarkan surat yang akan dikirimkan kepada
instansi luar. Proses surat keluar meliputi proses persetujuan surat keluar oleh tiap
Kasie yang mengeluarkan surat, dilanjutkan persetujuan oleh Ka-UPT dan proses
pengiriman surat keluar.
-
24
2.2.5 Prosedur sistem kerja saat ini
Prosedur sistem kerja yang ada pada saat ini adalah :
2.2.5.1 Prosedur Penerimaan Surat Masuk
1. Surat masuk diterima oleh staf Subbag TU.
2. Kemudian dicatat oleh staf Subbag TU di kartu kendali dan lembar disposisi.
Pada kartu kendali yang perlu dicatat yaitu indeks, kode, isi ringkas, pengirim
naskah dinas, tanggal naskah dinas, nomor naskah dinas dan lampiran. Dan
pada lembar disposisi yang perlu dicatat yaitu pengirim surat, tanggal surat,
nomor surat, tanggal diterima, nomor agenda dan perihal.
3. Jika surat masuk tersebut merupakan surat rahasia ataupun sangat rahasia
maka staf Subbag TU hanya mencatat nomor naskah dinas, tujuan surat, dan
pengirim surat pada kartu kendali. Kemudian surat tersebut akan diserahkan
langsung kepada Ka-UPT untuk disposisi surat tersebut.
4. Kartu kendali rangkap pertama akan diarsip oleh staf Subbag TU untuk
mengetahui identitas surat masuk.
5. Staf Subbag TU menyerahkan surat masuk, lembar disposisi dan kartu
kendali kepada Ka-Subbag TU.
6. Ka-Subbag TU melihat surat masuk dan menyerahkan kepada Ka-UPT untuk
melanjutkan surat disposisi.
Prosedur penerimaan surat masuk digambarkan dalam diagram dokumen alir
seperti Gambar 2.18.
-
25
Proses Surat masuk
Instansi luarInstansi luar Kepala Subbag TUKepala Subbag TUStaff Subbag TUStaff Subbag TU
mulai
Surat masuk
(SM)
SM, lembar
disposisi, kartu
kendali (1-3)
SM
Mengecek dan melihat
sm+krtu
kendali+lembar
disposisi
SM, lembar
disposisi, kartu
kendali (1-3)
1
Sifat surat rahasia
atau sangat rahasia?
SM SM
TidakYa
SM, lembar
disposisi dan kartu
kendali rangkap 3
1
Mencatat SM di
kartu
kendali+lembar
disposisi
C
Surat rahasia
Gambar 2.18 Docflow Penerimaan Surat Masuk
2.2.5.2 Prosedur Disposisi Surat
1. Ka-UPT menerima surat masuk dari Ka-Subbag TU. Ka-UPT mengisi lembar
disposisi diantaranya yaitu tujuan seksi, isi disposisi dan keterangan
kemudian ditandatangani.
2. Jika perihal surat masuk merupakan surat rahasia atau sangat rahasia, dan
memerlukan surat balasan maka Ka-UPT akan mengkonfirmasi kepada salah
satu staf yang dituju untuk membuat surat balasan.
-
26
3. Jika bukan surat rahasia, maka surat yang telah terdisposisi diserahkan kepada
Ka-Subbag TU.
4. Ka-Subbag TU memeriksa surat masuk dan lembar disposisi dan kartu
kendali rangkap 2, jika tujuan disposisi surat masuk ke subbag TU maka
diserahkan kepada staf subbag TU. Jika surat masuk perlu balasan maka
berlanjut pada proses surat keluar, sedangkan jika surat masuk tidak perlu
balasan maka diarsipkan di staf subbag TU. Jika tujuan disposisi bukan ke
subbag TU maka Ka-Subbag TU menyerahkan surat masuk, lembar disposisi
dan kartu kendali rangkap 2 kepada staf Subbag TU.
5. Staf subbag TU menerima surat masuk dan lembar disposisi dan kartu kendali
rangkap 2 dari Ka-Subbag TU. Jika surat telah terdisposisi tidak berlanjut
pada ke seksi pengujian/pengendalian mutu, maka surat tersebut diarsipkan di
subbag TU. Jika surat telah terdisposisi berlanjut pada ke seksi
pengujian/pengendalian mutu, maka Staf Subbag TU menggandakan lembar
surat masuk dan lembar disposisi sesuai dengan jumlah tujuan disposisi.
6. Staf Subbag TU menyerahkan surat yang telah digandakan kepada seksi yang
dituju.
7. Kemudian lembar surat masuk yang asli, lembar disposisi dan kartu kendali
diarsip oleh staf Subbag TU.
8. Staf seksi yang dituju menerima surat masuk dan lembar disposisi yang telah
digandakan, staf seksi yang dituju memberi paraf pada lembar disposisi asli
-
27
sesuai dengan seksinya. Dan surat masuk yang telah digandakan diserahkan
kepada Kasie yang dituju.
9. Kasie yang dituju menerima lembar disposisi dan surat masuk dari tiap staf
seksi.
10. Kasie yang dituju memeriksa lembar surat masuk dan lembar disposisi dari
Ka-UPT. Jika surat masuk memerlukan balasan maka berlanjut pada proses
surat keluar atau balasan. Jika tidak memerlukan balasan maka surat
diarsipkan di Staf Seksi Pengujian/Pengendalian Mutu.
Prosedur disposisi surat digambarkan dalam diagram dokumen alir pada
Gambar 2.19.
2.2.5.3 Prosedur Surat Keluar
1. Jika surat keluar merupakan surat balasan dari surat keluar maka, staf seksi
yang dituju menerima surat masuk dan lembar disposisi dari Kasie yang telah
membaca isi surat masuk dan lembar disposisi.
2. staf seksi yang dituju membuat konsep surat. Kemudian dicetak sesuai
dengan kebutuhan, tetapi pada umumnya dicetak rangkap tiga.
3. Jika staf seksi pengujian/pengendalian mutu diberi perintah untuk membuat
surat keluar oleh Kasie Pengujian/Pengendalian Mutu, maka staf seksi
membuat konsep surat. Kemudian dicetak sesuai dengan kebutuhan, tetapi
pada umumnya dicetak rangkap tiga.
-
28
Disposisi surat masuk
Kasie Pengujian /
pengendalian
Mutu
Kasie Pengujian /
pengendalian
Mutu
Staf Seksi
Pengujian /
Pengendalian
Mutu
Staf Seksi
Pengujian /
Pengendalian
Mutu
Staf Subbag TUStaf Subbag TUKepala UPTKepala UPT Ka-Subbag TuKa-Subbag Tu
SM + krtu
kendali+kartu
disposisi (1-3)
Mengisi
lembar
disposisi
SM terdisposisi
(1-3)
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
selesai
C
1
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
SM terdisposisi berlanjut ke
Seksi Pengujian/Pengendalian
Mutu?
Tidak
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
tdk ya
Surat diteruskan
pada surat keluar
(surat balasan)
2
1
Ya
Tidak
SM, kartu kendali
(no naskah dinas,
tujuan surat dan
pengirim surat)
C
SM, kartu kendali
(no naskah dinas,
tujuan surat dan
pengirim surat)
Surat rahasia
perlu balasan?
SM, kartu kendali
(no naskah dinas,
tujuan surat dan
pengirim surat)
2
Surat diteruskan
pada surat keluar
(surat balasan)
Menggandakan
SM+lembar
disposisi sesuai
tujuan disposisi
SM + lembar
disposisi (1-8)
C
Surat yang asli di
arsipkan di TU
SM + lembar
disposisi (1-8)
Paraf pada
lembar
disposisi asli
SM + lembar
disposisi (1-8)
SM + lembar
disposisi (1-2)
tidakya
Surat perlu
balasan?
SM +
lembar
disposisi
(1-2)
SM +
lembar
disposisi
(1-2)
C
SM + lembar
disposisi (1-2)
SM + lembar
disposisi (1-2)
C
Lembar
disposisi+sm asli
surat rahasia
SM terdisposisi
berlanjut ke
Subbag TU?
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
Ya
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
tidak
Surat perlu
balasan?
SM terdisposisi,
lembar disposisi
dan kartu kendali
(1-3)
ya
2
Gambar 2.19 Docflow Disposisi Surat
-
29
4. Jika membuat surat balasan dari perihal surat masuk bersifat rahasia maka
dicetak rangkap dua. Setelah surat dicetak, staf seksi meminta nomor agenda
surat keluar kepada staf Subbag TU dan staf Subbag TU tidak boleh
mengetahui surat balasan tersebut. Surat balasan siap untuk dikirimkan. Dan
surat rangkap kedua diarsipkan oleh staf yang menangani surat tersebut.
5. Setelah staf seksi pengujian/pengendalian mutu mencetak konsep surat
rangkap tiga, staf seksi pengujian/pengendalian mutu menyerahkan surat
kepada Kasie pengujian/pengendalian mutu untuk disetujui.
6. Kasie pengujian/pengendalian mutu memeriksa surat tersebut. Jika ada isi
surat yang masih salah maka surat kembali kepada staf seksi
pengujian/pengendalian mutu untuk diperbaiki. Kemudian staf seksi
pengujian/pengendalian mutu membuat dan mencetak kembali surat tersebut.
Setelah dicetak, staf seksi pengujian/pengendalian mutu menyerahkan
kembali kepada Kasie pengujian/pengendalian mutu untuk membubuhi paraf.
7. Setelah disetujui oleh Kasie pengujian/pengendalian mutu, staf seksi
pengujian/pengendalian mutu menyerahkan surat tersebut kepada Ka-UPT.
8. Ka-UPT memeriksa surat tersebut, jika masih ada kesalahan maka surat
tersebut dikembalikan kepada staf seksi pengujian/pengendalian mutu.
Kemudian staf seksi pengujian/pengendalian mutu memperbaiki dan
mencetak kembali surat tersebut, lalu disetujui oleh Kasie
pengujian/pengendalian mutu. Setelah surat disetujui oleh Kasie
-
30
pengujian/pengendalian mutu, staf seksi pengujian/pengendalian mutu
menyerahkan kepada Ka-UPT dan ditandatangani oleh Ka-UPT.
9. Setelah dapat persetujuan dari Ka-UPT, staf seksi pengujian/pengendalian
mutu meminta nomor agenda surat keluar kepada staf Subbag TU.
10. Kemudian staf Subbag TU memberikan nomor agenda surat keluar dan
mencatat surat keluar dibuku agenda surat keluar yang berisikan nomor urut,
alamat tujuan, tanggal dan perihal. Metode penomoran naskah surat keluar
tiga digit awal adalah kode instansi pemerintahan misal 532 adalah kode
Dinas Perikanan. Digit kedua yaitu .2 adalah kode kegiatan instansi dari
Dinas Perikanan yaitu Usaha Perikanan. Nomor selanjutnya /1168 yaitu kode
urut surat keluar. Jika berganti tahun pada tanggal 1 Januari nomor urut
kembali pada nomor urut 1. Nomor berikutnya /116.06 adalah kode lembaga
tinggi negara dimana .06 adalah kode UPT. LPPMHP Surabaya. Dan nomor
yang terakhir yaitu tahun surat tersebut dibuat.
11. Surat balasan atau surat keluar siap dikirim.
Prosedur surat keluar digambarkan dalam document flow diagram seperti
Gambar 2.20.
2.2.6 Permasalahan Sistem saat ini
Pengelolaan surat masuk pada UPT LPPMHP Surabaya masih dilakukan
secara manual. Permalasahan yang terjadi pada sistem saat ini yaitu penataan
(pengarsipan) surat yang masih belum terkelompokkan sesuai dengan jenis atau
-
31
sifat surat. Hal tersebut terjadi karena tidak ada tempat khusus untuk menyimpan
berkas-berkas surat dan semua perihal surat dijadikan satu sebab jumlah surat
yang masuk sedikit perharinya.
Masalah yang kedua yaitu sulitnya pencarian berkas surat karena bahan
baku masih berupa kertas yang menyebabkan kertas mudah terselip,
membutuhkan banyak tempat, terjadinya banyak tumpukan sebab tidak segera
dikelola, kertas tersebut mudah rusak karena mungkin saja terkena air. Masalah
ketiga yaitu persetujuan surat masuk ataupun surat keluar sering tertunda karena
Ka-UPT tidak selalu berada di tempat yang menyebabkan persetujuan surat
terhambat yang dapat mengurangi nilai surat. Dan masalah yang keempat yaitu
kelalaian pegawai sebab kekurangan SDM dan beberapa pegawai merangkap
pekerjaannya. Permasalahan lebih detailnya dapat dilihat pada Gambar 2.21.
Tata Naskah di
UPT LPPMHP SBY
Sulit pencarian
Berkas surat
Pengarsipan
berkas2 suratKelalaian Pegawai
Penyimpanan belum
terstruktur
Butuh waktu lama
Mudah terselip
Bahan kertasTempat
Berkas surat
terpisah2
Disimpan berdasarkan
Pembuatan surat
Belum ada tempat
Khusus untuk
penyimpanan
Mudah terselip
Kurang SDM
Pegawai merangkap
Beberapa pekerjaan
Tidak adanya
Pengangkatan pegawaiLupa menyampaikan
Surat sampai yg
Dituju terlambat
Surat sering
hilang/rusak
ACC surat
Peng-acc surat
terlambat
Kepala UPT
Tdk slalu berada
di tempat
Mengurangi nilai
surat
Gambar 2.21. Fishbone Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya
-
32
Gam
bar
2.2
0 D
ocf
low
Sura
t K
eluar
-
33
2.3 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan Fungsional yang ada pada Sistem Informasi Tata Naskah Dinas
di UPT. LPPMHP Surabaya adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Login User
2. Fungsi pencatatan surat masuk
3. Fungsi disposisi surat
4. Membuat surat keluar (balasan)
5. Persetujuan surat keluar
-
34
BAB III
DESAIN SISTEM
Desain Sistem adalah tahap setelah analisa kebutuhan dari siklus
pengembangan sistem yang mendefinisikan dari kebutuhan-kebutuhan fungsional,
persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu
sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan
sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan
yang utuh dan berfungsi, termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-
komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
3.1 Sistem Kerja Baru
Sistem kerja yang akan dibuat banyak mengalami perubahan pada proses
pencatatan surat masuk, disposisi surat, pembuatan surat keluar atau balasan,
persetujuan surat keluar dan pembuatan laporan.
3.1.1 Proses Kerja Baru
Proses kerja baru Sistem Informasi Tata Naskah yaitu :
3.1.1.1 Proses Login User
Proses login user ini merupakan pintu masuk sebelum masuk ke dalam
sistem. Hanya beberapa user yang mempunyai hak akses menggunakan sistem ini.
3.1.1.2 Proses Pencatatan Surat Masuk
Proses ini digunakan untuk mencatat data ringkas surat masuk. Yang
berhak mengakses fitur ini hanya Staf Subbag TU.
-
35
3.1.1.3 Proses Disposisi Surat
Proses ini digunakan untuk mendisposisi surat masuk yang berisikan
perintah dari Ka-UPT dan yang dapat mengakses hanya Ka-UPT.
3.1.1.4 Membuat Surat Keluar
Proses ini digunakan untuk membalas surat masuk dan dapat membuat
surat keluar yang diperintahkan oleh tiap Kasie maupun Ka-UPT. Yang berhak
mengakses fitur ini hanya Staf Subbag TU, Staf Seksi Pengujian dan Staf Seksi
Pengendalian Mutu.
3.1.1.5 Proses Persetujuan Surat Keluar
Proses ini digunakan untuk menyetujui surat keluar. Yang berhak
menyetujui surat keluar ini hanya Ka-UPT.
3.1.2 Prosedur Sistem Kerja Baru
Prosedur sistem kerja yang ada pada Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya terdiri dari prosedur:
a. Login User
b. Pencatatan Surat Masuk
c. Disposisi Surat
d. Membuat Surat Keluar
e. Persetujuan Surat Keluar
3.1.2.1 Prosedur Login User
1. Untuk bisa masuk ke sistem maka user harus memasukkan username dan
password.
-
36
2. Kemudian user masuk pada halaman yang sesuai dengan otoritas.
3.1.2.2 Prosedur Pencatatan Surat Masuk
1. Staf Subbag TU login terlebih dahulu ke dalam sistem.
2. Setelah login, staf subbag TU memilih agenda surat masuk.
3. Kemudian staf subbag TU mengisi sesuai dengan field yang ada dan memilih
menu simpan. Dan surat masuk yang di masukkan akan tersimpan ke dalam
sistem.
3.1.2.3 Prosedur Disposisi Surat
1. Ka-UPT login terlebih dahulu ke dalam sistem.
2. Setelah login, Ka-UPT memilih lihat surat masuk. Jika ada surat baru maka
warna pada tabel berwarna merah yang berarti surat tersebut untuk segera
didisposisikan.
3. Pilih menu disposisi, kemudian Ka-UPT mengisi form disposisi sesuai
dengan field yang ada dan memilih menu simpan. Dan disposisi yang telah
diisi akan tersimpan ke dalam sistem.
3.1.2.4 Prosedur Membuat Surat Keluar
1. Staf seksi pengujian/pengendalian mutu atau staf subbag TU login terlebih
dahulu.
2. Jika surat masuk perlu balasan maka pilih menu buat surat. Kemudian
mengisi form isi surat keluar sesuai dengan field yang ada dan memilih menu
simpan. Dan surat keluar yang telah diisi telah tersimpan.
-
37
3.1.2.5 Prosedur Persetujuan Surat Keluar
1. Kasie pengujian/pengendalian mutu atau staf subbag TU dan Ka-UPT login
terlebih dahulu.
2. Pilih menu lihat surat keluar. Jika ada surat keluar yang baru barisnya
berwarna merah yang berarti bahwa surat keluar atau surat balasan butuh
segera diproses.
3. Jika ada isi surat yang masih salah maka direvisi oleh Kasie masing-masing
dan kemudian disimpan. Jika surat keluar sudah disetujui maka warna baris
berwarna putih.
4. Setelah disetujui oleh tiap Kasie maka dilanjutkan persetujuan surat keluar
oleh Ka-UPT.
5. Ka-UPT membaca detail surat keluar, jika isi surat masih ada yang kurang
atau salah maka Ka-UPT merevisi surat tersebut kemudian memilih menu
simpan. Surat keluar yang telah diisi telah tersimpan dan merubah status surat
keluar menjadi telah disetujui oleh Ka-UPT.
6. Tiap staf seksi memeriksa data surat keluar. Jika surat telah disetujui maka
surat tersebut dapat dicetak.
3.2 Desain Proses
Desain proses yaitu mempresentasikan secara grafis proses-proses untuk
mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan mendistribusikan data antara
sistem dengan lingkungannya, dan diantara komponen sistem lainnya.
Memodelkan proses di dalam sistem bertujuan memfasilitasi upaya untuk
-
38
mengumpulkan informasi selama proses identifikasi kebutuhan. Hasilnya berupa
sekumpulan diagram tentang keterhubungan antar data seperti, diagram jenjang
dan Data Flow Diagram context level, DFD sistem saat ini dan DFD sistem yang
akan dibangun.
3.2.1 Diagram Jenjang (Hierarchy Chart)
Diagram berjenjang (HIPO) pada Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya terdapat dua proses utama, yaitu proses surat masuk dan
proses surat keluar.
Proses surat masuk dibagi menjadi tiga sub proses yaitu entry data surat
masuk, proses disposisi surat masuk Ka-UPT dan cari data surat masuk.
Sedangkan proses surat keluar dibagi menjadi enam proses yaitu proses
pembuatan surat keluar, proses persetujuan surat keluar (SK) Kasie, proses
persetujuan SK Ka-UPT, proses cetak surat, proses pengiriman surat keluar dan
Proses cari surat keluar.
Diagram jenjang untuk Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP
Surabaya pada Gambar 3.1.
-
39
1
Proses Surat Masuk
2
Proses Surat Keluar
1.3
Cari data surat
masuk
1.1
Entry data surat
masuk
2.1
Proses Pembuatan
Surat Keluar
1.2
Poses Disposisi
Surat Masuk Ka-UPT
0
Sistem Informasi Tata Naskah
UPT LPPMHP
Surabaya
2.2
Proses persetujuan
SK Kasie
2.3
Proses persetujuan
SK Ka-UPT
2.4
Proses cetak surat
keluar
2.5
Proses pengiriman
surat keluar
2.6
Proses cari surat
keluar
Gambar 3.1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya
-
40
3.2.2 Data Flow Diagram (DFD)
Desain model dari aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP
Surabaya ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan dengan
menggunakan Data Flow Diagram (DFD), yang sering digunakan untuk
menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan
yang dilakukan oleh sistem.
3.2.2.1 Context Diagram
Context diagram adalah tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan
memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan. DFD aplikasi
Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP mempunyai lima entitas pelaku
dengan hak akses pada masing-masing bagian. Berikut ini adalah penjelasannya:
a. Ka-UPT : Berhak melakukan transaksi diantaranya
memasukkan data disposisi surat, dapat melihat
transaksi surat masuk dan menyetujui surat
keluar.
b. Ka Subbag TU : Berhak melihat data surat masuk, disposisi dan
dapat melakukan transaksi persetujuan surat
keluar.
c. Staf Subbag TU : Berhak memasukkan, menghapus, merubah data
master. Berhak melakukan transaksi proses
tambah dan ubah data surat masuk, berhak
memberi nomor urut agenda surat keluar dan
dapat membuat transaksi membuat surat keluar,
-
41
mencetak surat keluar dan mengirim surat
keluar.
d. Ka Seksi Pengujian dan
Pengendalian Mutu : Berhak melihat data surat masuk, disposisi dan
dapat melakukan transaksi persetujuan surat
keluar.
e. Staf Seksi Pengujian dan
Pengendalian Mutu : Berhak melihat surat masuk dan disposisi, dapat
melakukan transaksi proses pembuatan surat
keluar dan mencetak surat keluar.
Context diagram aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP
dapat dilihat pada Gambar 3.2.
-
42
perihal_isiringkas_dari_SK
perihal_isiringkas_dari_SK
data_sk_cari
perihal_isiringkas_dari_sm
data_sm_cari
data_sm_cari
perihal_isiringkas_dari_sm
data_sk_cari
perihal_isiringkas_dari_SK
data_sk_cari
data_sm_cari
perihal_isiringkas_dari_sm
draft_sk_sie_blm_rev
draft_sk_kasie_blm_rev
draft_sk_sie_blm_rev
data_sm_cr
status_sm_terdiposis inaskah sk ttd
acc sk Kasie
draft_SK_sie_blm_rev
status sk terkirim
naskah sk ttd
naskah_blm_ttd
cetak_sk_sie
draft_sk_sie_blm_rev
data_sk_sie_acc
data sk s ie rev kaUpt
disposisi sm
data_sk_sie_rev
revisi_sk_sie
data_acc_sk_sie
cetak_sk_tu
perihal_isiringkas_dari_sm
data_sm
0
Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya
+
Staf Subbag
TU KaSubbag
TU
Kepala Seksi
Peng ujian
Mutu dan
Peng endalian
Staf Seksi
Peng ujian Mutu
dan
Peng endalian
Ka_UPT
Gambar 3.2 Context diagram Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP
Surabaya
3.2.2.2 DFD Level 0
DFD level 0 adalah pengembangan dari context diagram. Pada DFD level
0 terdapat gambaran aliran data dari dua proses secara umun yaitu proses surat
masuk dan proses surat keluar. DFD level 0 diagram aplikasi Sistem Informasi
Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.3.
-
43
draft_sk
perihal_isiringkas_dari_SK
data_sk_cari
perihal_isiringkas_dari_SK
perihal_isiringkas_dari_SK
perihal_isiringkas_dari_SK
data_sk_cari
data_sk_cari
perihal_isiringkas_dari_sm
perihal_isiringkas_dari_sm
perihal_isiringkas_dari_sm
data_sk_cari
data_sm_cari
data_sm_cari
data_sm_cari
draft_sk_sie_blm_rev
draft_sk_sie_blm_rev
draft_sk_kasie_blm_rev
data_sm_cr
status_sm_terdisposisi
status_sm_terdiposis i
no_sm
NIP
id_det_keg
id_instansi
id_sifat_surat
NIP
id_instansiid_sifat_surat
acc_sk_Kasie
data_sk_ter_acc_kaUPT
data_sk_rev_kaUPT
data sk acc kaUPT
draft_sk_sie_rev
data_disposisi_sm
naskah sk ttd
status sk kirim
acc sk Kasie
data_rev_sk_kasie
draft sk KaUpt
draft_SK_sie_blm_rev
no_sm_disposisi
perihal_isiringkas_dari_sm
data_sk_rev_kaupt
data sk rev s ie
data acc sk sie
status sk terkirim
data_sk_sie_rev
revisi_sk_sie
cetak_sk_tu
naskah_blm_ttd
naskah sk ttd
data_acc_sk_sie
data_sk_sie_acc
cetak_sk_sie
disposisi sm
data sk s ie rev kaUpt
draft_sk_sie_blm_rev
data_sm_cari
data disposis i sm KaUpt
data_sm
perihal_isiringkas_dari_sm
data_sm
Staf Subbag TU
1
Proses Surat M asuk
+
1 Surat Masuk
2Disposisi Surat
Masuk
KaSubbag
TU
Staf Seksi
Peng ujian
Mutu dan
Peng endalian
Kepala Seksi
Peng ujian Mutu
dan
Peng endalian
Ka_UPT
2
Proses Surat Keluar
+
3 Surat Keluar
4 Peg awai
5 Sifat Surat
6 Instansi
7 Detail_keg iatan
Gambar 3.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya
-
44
3.2.2.3 DFD Level 1 Proses Surat Masuk
DFD level 1 proses surat masuk merupakan decompose dari proses surat
masuk yang terdapat pada DFD level 0. Proses surat masuk pada DFD level 1
dibagi menjadi beberapa proses entry data surat masuk, disposisi surat masuk Ka-
UPT, disposisi surat masuk oleh Kasie, cari data surat masuk dan laporan surat
masuk. DFD level 1 proses surat masuk aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah
UPT LPPMHP Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.4.
Gambar 3.4 DFD Level 1 Proses Surat Masuk Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya
-
45
3.2.2.4 DFD Level 1 Proses Surat Keluar
DFD level 1 proses surat keluar adalah proses detail dari DFD level 0
proses surat keluar. Pada DFD level 1 proses surat keluar terdapat 6 proses yaitu
pembuatan surat keluar, persetujuan surat keluar Kasie, persetujuan surat keluar
Ka-UPT, cetak surat keluar, pengiriman surat keluar dan laporan surat keluar.
DFD level 1 proses surat keluar aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Gambar 3.5 DFD Level 1 Surat Keluar Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya
-
46
3.3 Desain Database
Database adalah kumpulan file yang saling terkait dari bermacam-macam
record yang memiliki hubungan antar record untuk menyimpan atau merekam
serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga
mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk
proses pengambilan keputusan (Jeffery L. Whitten et al, 2004).
3.3.1 Conceptual Data Model (CDM)
Desain database dari aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah UPT
LPPMHP Surabaya ini disajikan dalam bentuk model logika yang digambarkan
dengan menggunakan Conceptual Data Model (CDM), yang digunakan untuk
melakukan identifikasi entitas, attribut dan relasi antar entitas. Untuk memberikan
gambaran yang lebih jelas mengenai beberapa entitas pada Sistem Informasi Tata
Naskah UPT LPPMHP Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.6.
-
47
Gambar 3.6 Diagram CDM Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP
Surabaya
CDM Aplikasi Sistem Informasi Tata Naskah UPT LPPMHP Surabaya
terdapat 14 entitas yaitu entitas master sifat surat, entitas master kota, entitas
master otoritas, entitas master jabatan, entitas master divisi, entitas master
pegawai, entitas master isi disposisi, entitas master instansi, entitas master
membuat_sk
detail_dis
suratbalasan
tempatting gal
beris ikanmenjabat
otoritas_peg
memiliki
tujuan_sm
disposisi_surat
sm_dr
punya
tempatinstansi
punya sifat
klasifikasi
mengirim_sk
punya keg iatan
punya klasifikasi
isi disposis i
kode_isi
isi_disposisi
Divis i
kode_div
nama_divisi
otoritas
id_otoritas
nm_otoritas
Jabatan
no_jab
jabatan
Disposisi
no_disposisi
tgl_disposis i
keterang an
perintah Kasie
status_dp
pegawai
NIP
Nama
Tang g allahir
Alamat
No_tlp
Jenis Kelamin
Password
surat keluar
id_sk
no_sk
tgl_sk
perihal_sk
jmlh_lampiran_sk
isi_sk
status_sk
sifat_surat
id_sifat
sifat
kota
id_kota
nama_kota
instansi
id_instansi
nama_instansi
alamat_instansi
no_tlp_instansi
klasifikasi_kearsipan
id_klasifikasi
klasifikasi_arsip
surat_masuk
no_sm
no_naskah_dinas
tgl_naskah
tgl_terima
perihal
isi_ring kas
jumlah_lampiran
filename
status_sm
status_baca_sm
keg iatan
id_kegiatan
nm_keg iatan
detail_kegiatan
id_det_keg
nokeg
-
48
kegiatan, entitas master klasifikasi kearsipan, entitas master detail kegiatan,
entitas transaksi surat masuk, entitas transaksi disposisi dan entitas transaksi surat
keluar. Keterangan lebih detail masing-masing entitas sebagai berikut :
1. Entitas Master Sifat Surat
Di dalam entitas Sifat Surat terdapat beberapa atribut diantaranya yaitu :
ID_SIFAT dan SIFAT. Entitas ini berelasikan dengan dua entitas, yaitu entitas
surat masuk dan entitas surat keluar. Relasi antara entitas surat masuk dan sifat
surat mempunyai nilai one to many dan keduanya mandatory, yang berarti bahwa
satu sifat surat dimiliki oleh satu atau lebih surat masuk dan satu surat masuk
memiliki satu sifat surat. Sedangkan relasi antara entitas surat keluar dan sifat
surat mempunyai nilai one to many dan keduanya mandatory, yang berarti bahwa
satu sifat surat dimiliki oleh satu atau lebih dari satu surat keluar dan satu surat
keluar memiliki satu sifat surat.
2. Entitas Master Kota
Di dalam entitas kota terdapat beberapa atribut diantaranya yaitu :
ID_KOTA dan NAMA_KOTA. Entitas ini hanya berelasikan dengan entitas
pegawai dan entitas instansi. Relasi antara entitas kota dan pegawai yaitu one to
many, dimana satu kota dapat di