SISTEM INFORMASI PENJUALAN KERAMIK DI CV.KAMIKAMU

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Edwindaru Dwi Astanto

07.12.2174

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

NASKAH PUBLIKASI

SISTEM INFORMASI PENJUALAN KERAMIK DI CV.KAMIKAMU

disusun oleh

Edwindaru Dwi Astanto

07.12.2174

Dosen Pembimbing

Armadyah Amborowati, S.Kom, M.Eng NIK. 190302063

Tanggal 23 Juni 2012

Ketua Jurusan

Sistem Informasi

Drs. Bambang Sudaryatno, MM

NIK. 190302029

INFORMATION SYSTEM SALES CERAMIC IN THE CV.KAMIKAMU

SISTEM INFORMASI PENJUALAN KERAMIK DI CV.KAMIKAMU

Edwindaru Dwi Astanto

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

The buying and selling is an activity that affects the amount of product inventory. Purchases will increase the amount of product inventory, while sales will reduce the amount of product inventory. Both of these are interrelated and are the core activities of the company. CV. KAMIKAMU is a form of business engaged in the craft (read: ceramic) which are in Babarsari, Sleman.

Currently, records of purchases and sales are still done manually and can be inadequate to see the reality of transactions that occur are relatively large in number, so it is rather time consuming if you want to generate inventory reports in no time. It is therefore time for companies to implement information systems purchases, sales and assets of the company's inventory is computerized to overcome it.

Applications developed a desktop-based information systems, ie systems capable of providing information about the report purchases, sales and product inventory for the company. So that the resulting information will assist managers in deciding the amount of stock to be purchased, or the amount available for sale, as well as controlling and overseeing the company's inventory assets. This application was developed using the programming language Borland Delphi 7, and using the Database Desktop as a database server.

Keywords: Crafts, Reports, Transactions, Information Systems

1 Pendahuluan

Pembelian dan penjualan merupakan kegiatan yang mempengaruhi jumlah

persediaan. Pembelian akan menambah jumlah persediaan, sedangkan penjualan akan

menguranginya. Kedua hal tersebut saling berkaitan dan merupakan inti kegiatan

perusahaan. Informasi yang dihasilkan akan membantu manajer dalam memutuskan

jumlah persediaan yang akan dibeli, maupun jumlah yang tersedia untuk dijual, serta

mengontrol dan mengawasi jumlah aset persediaan perusahaan.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat menimbulkan suatu keharusan bagi

perusahaan-perusahaan untuk menggunakan komputer dalam mendapatkan kejelasan

dari suatu informasi. Dengan komputer, maka sangat membantu dan mempermudah

pekerjaan, kebutuhan informasi lebih mudah terpenuhi. Dengan adanya komputer,

proses menyimpan data, mengolah data, dan menyajikan data ke dalam bentuk

informasi akan lebih efisien.

Bisnis kerajinan juga sangat memerlukan pemanfaatan teknologi informasi untuk

selangkah lebih maju. CV. Kamikamu adalah salah satu bentuk usaha yang bergerak di

bidang kerajinan yang berada di kota Yogyakarta. Namun sayangnya saat ini

perusahaan belum memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dan memaksimalkan

fungsi manfaat komputer. Pencatatan atas transaksi pembelian dan penjualan

perusahaan masih dilakukan secara manual dan bisa dikatakan kurang memadai

melihat kenyataan transaksi yang terjadi relatif besar jumlahnya. Kondisi ini apabila

dibiarkan akan membuat perusahaan membuang waktu banyak bila ingin menghasilkan

laporan persediaan dalam waktu singkat.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Hartono, 1995).

2.1. 1 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih

berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat

ini atau mendatang (Davis, 1999). Dalam era globalisasi informasi menjadi

sangat penting dalam pengambilan keputusan.

2.1.2 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kumpulan dari beberapa prosedur yang telah

dirancang dan memberi informasi guna pengambilan keputusan untuk mencapai

suatu tujuan yang telah ditentukan (Kadir, 2000).

2.1.3 Karakteristik Informasi

Sistem juga mempunyai suatu karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu,

yaitu mempunyai komponen-komponen :

a) Batas sistem, batas sistem erupakan daerah yang membatasi antara

suatu sistem dengan sistem yang lainnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.

b) Lingkungan luar sistem, lingkungan luar dari suatu sistem adalah apa

pun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga

bersifat merugikan sistem itu sendiri. Lingkungan luar yang

menguntungkan merupakan energi dari sistem sehingga harus tetap

dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar sistem yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan untuk mencegah

terganggunya kelangsungan hidup sistem.

c) Masukan (input), masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam

sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan

sinyal. Misal dalam sistem komputer, program adalah masukan

perawatan yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data

adalah masukan sinyal untuk diolah menjadi informasi.

d) Keluaran (output), keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau

kepada suprasistem. Misal untuk sistem komputer, panas yang

dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna yang merupakan hasil

sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

e) Pengolahan (process), suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian

pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang

akan merubah masukan menjadi keluaran.

f) Sasaran dan tujuan, suatu sistem mempunyai sasaran dan tujuan.

Sasaran dari sistem menentukan sekali masukan yang dibutuhkan

sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem

dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.

3. Analisis Sistem

3.1 Identifikasi masalah

Identifikasi masalah merupakan tahap awal untuk menganalisis sebuah

sistem. Melalui tahapan analisis kita dapat memperoleh permasalahan yang bisa

dicari pemecahannya dari masalah tersebut yang menyebabkan sasaran atau

target dari sistem yang ada tidak bisa dicapai. Pengolahan data sangatlah penting

sebagai sumber informasi yang dapat digunakan dalam organisasi.

Berdasarkan pengamatan dan penelitian yang penulis lakukan pada

sistem di CV.Kamikamu maka didapat permasalahan antara lain:

1. Pengolahan data pada perusahaan yang sedang berjalan saat ini menghasilkan

informasi yang kurang akurat, relevan dan tepat waktu. Hal tersebut dapat dilihat

dari proses pencatatan data transaksi penjualan yang masih bersifat manual atau

belum terkomputerisasi sehingga membutuhkan waktu yang lama, didalam

pencatatan manual juga berpotensi terjadi kesalahan input data.

2. Proses pencarian data yang kurang cepat dan tepat.

3. Laporan yang dibuat tidak lengkap dan lambat karena kesulitan dalam penulisan

laporan, penyimpanan data secara manual dalam lembaran buku berbentuk arsip.

Hal-hal tersebut terjadi karena sistem yang ada belum terkomputerisasi

sehingga efisiensi waktu kerja belum tercapai. Apabila proses pengolahan data

telah menerapkan komputerisasi maka efisiensi waktu kerja dapat dicapai.

3.2 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak maka diperlukan

suatu analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi

(Information), ekonomi (Economic), kontrol (Control), efesiensi (Eficiency), dan

keamanan aplikasi (Security) yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.

Dengan analisis tersebut didapatkan permasalahan, kesempatan, hambatan

1. Kinerja (Performance)

Parameter Hasil Analisis

1. Throughtput Beban kerja dalam proses transaksi cukup lama

apalagi ditambah dengan pembuatan semua laporan.

2. Respon time

Waktu yang dibutuhkan dalam proses pembuatan

laporan terlalu lama karena masih manual sehingga

memperlambat proses kerja.

2. Informasi (Information)

Parameter Hasil Analisis

1. Akurat Tidak akurat dikarenakan proses pencatatan masih

manual, sehingga sering terjadi kesalahan pada proses

penginputan daftar barang.

2. Tepat waktu Tidak tepat waktu dikarenakan banyak data penjualan

masih tertulis pada nota, sehingga harus menunggu

laporan disatukan dulu.

3. Relevan Tidak relevan dikarenakan informasi yang disajikan

tidak sesuai dengan keinginan karena adanya

kesalahan pada pembuatan laporan.

3. Ekonomi (Economi)

4.Kontrol (Control)

Parameter Hasil Analisis

Parameter Hasil Analisis

1. Biaya Di lihat untuk jangka panjangnya, biaya produksi yang dikeluarkan akan semakin meningkat seiring dengan perkembangan usaha dan kebutuhan alat tulis.

1. Hak akses sistem Pada sistem yang sedang berjalan saat ini, tidak

adanya pengamanan terhadap laporan serta nota-nota

penjualan yang penting, sehingga resiko kehilangan

atau kerusakan dapat terjadi.

5. Efisiensi (Eficiency)

Parameter Hasil Analisis

1. SDM yang ada Beban kerja yang di terima sangat banyak, yakni

proses perhitungan transaksi penjualan keramik serta

pembuatan laporan.

6. Pelayanan (Service)

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

3.3.1 Kebutuhan Fungsional

a. Kebutuhan Informasi

1. Pendataan Barang

2. Pendataan Pelanggan

3. Transaksi Pemesanan

4. Transaksi Penjualan

5. Pencatatan Laporan

b. Kebutuhan Pengguna (User)

Dalam sistem informasi ini dibutuhkan user yang digunakan untuk

membedakan tingkatan penggunanya yang memakai aplikasi ini.

Parameter Hasil Analisis

1. Pelayanan Dalam proses transaksi terhitung lama, karena

pencarian barang yang di minta oleh para pelanggan

dilakukan dengan pengecekan pada daftar barang,

sehingga pelanggan merasa diabaikan.

Operator merupakan salah satu user yang menggunakan aplikasi ini. Tugas

dari operator adalah menginputkan data transaksi, data pelanggan, dan

pencetakan laporan-laporan.

3.3.2 Kebutuhan non Fungsional

a. Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk sistem perpustakaan ini sangat

sederhana sebuah PC, printer dan alat penunjang lainnya.

b. Kebutuhan Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung berjalannya aplikasi ini

antara lain

Sistem Operasi Windows XP

Borland Delphi versi 7

3.4 Perancangan Basis Data (Database)

3.4.1 Perancangan ERD

Jenis

Jual

Det. masuk

BarangMenampilkan

Menampilkan

Me

na

mp

ilka

n

kd_jenis

nm_jenis

Ket

1

N

N

1

1

N

1

Kd_barang

Kd_jenis

Nm_barang

model

ukuran

warna

stock

bahan

Hrg_masuk

Hrg_jual

Menampilkan Det. jual

diskon

No_nota

No_pesan

Jns_transaksi

Tot_byr

Kd_pelanggan

Tgl_jual

Tot_hrg

Kd_barang

No_nota

Hrg_jual

Jum_jual

Jum_hrg

Kd_barang

No_Masuk

Jum_Masuk

Hrg_masuk

Jum_hrg

Menampilkan

Masuk

Pelanggan

Me

na

mp

ilka

n

Pesan

Menampilkan Det. pesan

Kirim

Menampilkan Det. kirim

Kd_pelanggan

Nm_pelanggan

Almt_pelanggan

No_telp

No_pesan

Kd_pelanggan

Tgl_pesan

sisaTot_hrg

Uang muka

No_pesan

Kd_barang

Jum_pesanHrg_jual Jum_jual

Me

na

mp

ilka

n

Tot_hrg Tgl_masuk No_Masuk

Almt_penerimaNm_penerima

Tot_kirim

No_jual

No_kirim

Jum_kirim

Kd_barangNo_kirim

Me

na

mp

ilka

n

N

N N

1 N

1

N

1

N 1

1

1

1

N

3.4.2 Perancangan Relasi Antar Tabel

3.5 Perancangan Sistem

3.5.1 Perancangan Bagan Alir Sistem (Flowchart)

Input Data

Jenis

Proses

Jenis.db

1

Sistem Informasi Penjualan Keramik di CV Kamikamu

Laporan :

1. Laporan Daftar Jenis 11. Laporan Pesan Per Nama Barang

2. Laporan Seluruh Barang 12. Laporan Pesan Belum Lunas

3. Laporan Barang Per Jenis 13. Laporan Jual Per Nota

4. Laporan Masuk Per No Masuk 14. Laporan Jual Per Tanggal

5. Laporan Masuk Per Tanggal 15. Laporan Jual Per Pelanggan

6. Laporan Masuk Per Nama Barang 16. Laporan Jual Per No Pesan

7. Laporan Daftar Pelanggan 17. Laporan Barang Belum Terkirim

8. Laporan Pesan Per No Pesan 18. Laporan Kirim Per No Kirim

9. Laporan Pesan Per Tanggal 19. Laporan Kirim Per Tanggal

10.Laporan Pesan Per Pelanggan

Input Data

Pengiriman

Barang

Input Data

Penjualan

Barang

Input Data

Pemesanan

Barang

Input Data

Pelanggan

Input Data

Barang

Masuk

Input Data

Barang

ProsesProsesProsesProsesProsesProses

DetKirim.dbKirim.dbDetJual.dbJual.dbDetPesan.dbPesan.dbPelanggan.dbDetMasuk.dbMasuk.dbBarang.db

Proses ProsesProsesProsesProsesProsesProses

19,2013,14,15,16,

178,9,10,11,1274,5,62,3

3.5.2 Perancangan Bagan Aliran Data (DFD)

Data Flow Diagram Level 1

4. Implementasi Dan Pembahasan

4.1 Manual Program

Manual program dibuat agar pengguna dengan mudah menjalankan aplikasi

yang dirancang. Manual program dibuat secara menyeluruh dari program aplikasi

yang dibuat agar pengguna dapat menggunakan secara maksimal fitur-fitur yang

terdapat didalamnya.

4.2 Implementasi Dasar Sistem

1. Tampilan Utama

2. Tampilan Input Data Jenis Barang

3. Tampilan Input Data Barang

5. Tampilan Input Data Barang Masuk

6. Tampilan Input Data Pelanggan

7. Tampilan Input Data Pemesanan Barang

8. Tampilan Input Data Penjualan Barang

9. Tampilan Input Data Pengiriman Barang

10. Tampilan Laporan Data Jenis Barang

11. Tampilan Laporan Data Barang

12. Tampilan Laporan Pemasukan Barang Per No Masuk

13. Tampilan Laporan Pemasukan Barang Per Tanggal

14. Tampilan Laporan Pemasukan Barang Per Nama Barang

15. Tampilan Laporan Daftar Nama Pelanggan

16. Form Laporan Pemesanan Barang Per No Pesan

4.3 Manual Instalasi

1. Yang Pertama dipastikan aplikasi Borland Delphi 7.0 sudah terinstal di

computer

2. Masukkan CD Program ke dalam CD ROM computer yang akan diinstal

program

3. Cari file CV_KAMIKAMU.exe kemudian klik dua kali

5 Kesimpulan Dan Saran

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penulisan skripsi ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai

berikut :

1. Sistem penjualan yang bersifat manual dan belum terkomputerisasi

mengakibatkan keterlambatan dalam pemberian informasi yang dibutuhkan oleh

perusahaan. Oleh sebab itu, dengan sistem baru ini keterlambatan dalam

penyampaian informasi dapat ditangulangi.

2. Sistem baru berupa aplikasi penjualan keramik ini sangat membantu perusahaan

dalam menentukan seberapa pesat kemajuan usahanya berdasarkan semua

laporan yang dibuat.

3. Pada sistem baru ini terdapat 11 buah tabel, yaitu tabel jenis, tabel barang, tabel

masuk, tabel detail masuk, tabel pelanggan, tabel pesan, tabel detail pesan,

tabel jual, tabel detail jual, tabel kirim, dan tabel detail kirim.

4. Pada sistem baru ini melibatkan operator sebagai pelaku sistem. Di mana

operator memiliki kewenangan penuh terhadap penggunaan program.

5. Berdasarkan analisi biaya dan manfaatnya, sistem baru ini layak untuk

dikembangankan, karena selama 2 tahun kerja sistem mampu memberikan hasil

yang baik, yakni paybeck periode selama 1 tahun 6 bulan 4 hari, pengembalian

invertasi sebesar 63,63%, dan nilai bersih sekarang sebesar Rp. 635.168,2.

5.2 Saran

Sesuai dengan permasalahan tersebut yaitu komputerisasi pengolahan data barang

yang ada pada CV. KAMIKAMU, maka dalam penulisan karya tulis ini diberikan saran-

saran berikut:

1. Dengan adanya teknologi komputer tersebut pekerjaan yang dilakukan pegawai

untuk menangani suatu masalah dapat dilakukan secara cepat dan tepat,

disamping itu mempunyai banyak kegunaan bagi pegawai yang menuntut

kecepatan dan ketepatan dalam suatu pekerjaan yang diatasinya.

2. Untuk pengembangan dari pengolahan data penjualan dan pengiriman barang ini

akan lebih baik lagi jika dikembangkan lebih dari satu komputer dan berbasis

jaringan sehingga akan memudahkan dalam melayani pelanggan.

3. Laporan ini dapat dijadikan sebagai tolok ukur pengembangan sistem informasi

sehingga dalam penggunaanya dapat memberikan informasi yang dibutuhkan oleh

berbagai pihak yang berkepentingan.

Demikan skripsi ini dibuat oleh penulis, diharapkan semoga dapat memberikan

manfaat bagi CV.Kamikamu Yogyakarta, pembaca maupun penulis dikemudian hari.

DAFTAR PUSTAKA

Abdul Kadir, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Andi offset, Yogyakarta, 2009.

Abdul Kadir, Dasar Pemrograman Delphi7.0 jilid 1, Andi Offset, yogyakarta, 2008.

Abdul Kadir, Pemrograman Database Menggunakan Delphi Jilid 1, Salemba, Jakarta, 2008.

Anton Pranata, Pemrograman Borland Delphi Edisi 7, Andi Offset, Yogyakarta, 2008

Davis, G. B., Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, P.T. Pustaka Binaman

Pressindo, 1994.

Djoko Pramono, Belajar Sendiri Pemrograman Delphi 7.0, Gramedia, Jakarta, 2009.

Jogiyanto, H. M., Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Testruktur Teori dan

Praktek Aplikasi Bisnis,Andi Offset, Yogyakarta, 2009.

Inge Martina, 36 Jam Belajar Komputer Delphi 7.0, Gramedia, Jakarta, 2008.