SISTEM INFORMASI PENAWARAN ALAT RUMAH SAKIT

PT GALAH SOLUSINUO ENGINEERING PADA DIVISJ PENJlJALAN

I Hendra Bayu Suscno

FAI

SISTEM INFORMASI PENA WARAN ALAT RU MAH SAKIT

PT GALAH SOLUSINDO ENGINEERING PADA DIVISI PENJUALAN

Oleh:

HENDRA BA YU SUSENO

100091020222

Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar

Sarjana Komputer

FAI

SISTEM INFORMASI PENA \VARAN ALA T RUMAH SAKIT

PT GALAH SOLUSINDO ENGINEERING PADA DIVISI PENJUALAN

Skripsi Scbagai S::ilah Satu Syarat Untuk Mempcrolch Gclar

Sai:jana Komputcr Pada Fakultas Sains dan Teknologi UIN Jakarta

Oleh: HENDRA BA YU SUSENO

100091020222

M. Qomarul Huda, M.Korn

Menyetujui

Mengetahui a J urusan Tl/SI

Pernbimbing 2

~~{ -r-~j

Khodijah Hulliyah,Skom

~

JI atjong, M.Korn,MT

: 470 035 764

JURUSAN TEKNII( INFORMATil(A FAl(ULTAS SAINS DAN TElK.NOLOGI

UIN SY ARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

Dcngan ini menyatakan bahwa Skripsi yang ditulis olch :

Nama

NIM

Program Studi

J udul Skripsi

Hendra Bayu Suseno

100091020222

: Teknik lnformatika

: Sistem lnformasi Penawaran Alat Rumah Sakit

PT Galah Solusindo Engineering pada

Divisi Penjualan

Dapat diterima sebagai syarat kelulusan untuk memperoleh gelar saijana komputer

pada jurusan Teknik lnfonnatika, Fakultas Sains dan Teknologi UJN Syarif

Hidayatullah Jakarta.

Pembimbing I,

M.Qomarul Huda, M.Kom

Jakarta, J uni 2004 Menyetujui,

Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Pembimbing II,

-~

Khodijah

Ketua Jurusan,

{;~-Jf-1'iy1cjpi:liif$xt-iti Jaya Putra, M.Sislt Ir. Bakri La Katjong M.Kom, MT

'i0117Qf;

PERNYATAAN

DENGAN IN! SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSJ !NJ BENAR-BENAR HASIL KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN

Jakarta, J uni 2004

Hendra Bayu Suseno 100091020222

RINGKASAN

HENDRA BA YU SUSENO, Sistem Jnformasi Pcnawaran Alat Rumah Saki! PT.Galah Solusindo Engineering pada Divisi Pcnjualan. (Di bawah bimbingan 1\'l.Qomarul Huda M.Kom dan Khodijah Khulliyah S.Kom).

Pada era globalisasi teknologi dewasa ini, infonnasi yang cepat dan tepat scrta memntjang dalam proses pengambilan keputusan sangatlah dibutuhkf,n, dengan seiringnya perkembangan teknologi yang pesat maka infonnasi di segala bi dang memiliki nilai ekonomis yang tinggi.

Untuk itu di dalam suatu perusahaan sangat di perlukan informasi-informasi yang cepat dan tepat untuk membantu proses pengambilan keputusan, dimana akan me1tjawab pennasalahan pennasalahan yang sedang di hadapi perusahaan tersebut.

Pada kesempatan ini penulis mengangkat masalah PT. Galah Solusindo Engineering pada divisi penjualan, dimana penulis berusaha memperbaiki sistem yang lama dikarenakan sistem yang lama masih manual dan data yang ada belum terdokumcntasi dengan baik sehingga pelayanan terhadap customer menjadi lambat, untuk itu penulis mengangkat permasalahan mengenai sistem infotfoasi penawaran alat rumah sakit PT. Galah Solusindo Engineering pada Divisi Pcnjualan, sehingga masalah yang timbul dapat diselesaikan dengan cepat dan cfisien, dan penawaran produk perusahaan kepada customer dapat menjadi lebih baik lagi.

Untuk itu penulis berusaha merancang dan membuat Sistem lnformasi Penawaran Alat Rumah Sakit PT. Galah Solusindo Engineering pada Divisi Penjualan, dimana bahasa pemograman yang digunakan adalah Visual Basic 6 untuk interfacenya dan Microsoft Access 97 untuk databasenya.

Tiada harta lebih berharga dari pada akal

Tiada kesepian lebih sepi dari pada keangk"Uhan diri

Tiada kebijakan lebih baik dari pada hidup sederhana

dan terencana

Tiada kemuliaan lebih tinggi dari pada ketakwaan

Tiada kawan karib melebihi keluhuran budi

Tiada harta warisan lebih besar dari pada pendidikan

Tiada perdagangan lebih menguntungkan dari pada amal

sholeh

Tiada laba melebihi pahala Allah

Tiada iman lebih baik dari pada rasa 1nalu dan sabar

Tiada kehormatan diri lebih baik dari pada tawadhu

Tiada kekayaan lebih baik dari pada kemurahan hati

Dan tiada dukungan lebih baik dari pada nasihat yang

tulus

Ali bin Abi Thalib R.A.

Persembahan

Denganpenuhke~ndahanhatidankebanggaanhati

kupersembahkan Tugas Akhir ini kepada:

Lelaki yang penuh pengertian, orang tua yang kuhormati don

selalu kujunjung tinggi. Karena jerih payah don

pengorbanannya selama ini, disertai kebesaran hati don

kesabaran, beliau bisa melihat don merasakan Engineer

muda dihatinya.

lbunda tercinta, yang telah mengasuh Ananda dengan penuh

kasih tak mungkin rasanya kuba/as jasa-jasanya dengan

harta benda Semoga Tugas Akhir ini membuat hatinya

gembira, dengan iringan doa demi kebahagiaan Ananda

Adinda tersayang, yang sela/u menge/uarkan condo tawa.

keceriaan don senyuman sehingga Kakanda dapat

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini dapat

membuat Adinda bangga, serta membuot Kakanda

mengerti apa artinya pendidikan.

Mereka yang kusebut guru, yang pernah mendidik don mengajari

berbagai ilmu, serta ikut membentuk kepribadianku don

mengarahkan jalan hidupku. Hanya doaku semoga Allah

membalas omal baktimu.

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang dcngan rnhmat dan

hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan pcmbuatan Tugas Akhir yang telah

dilaksanakan di PT Galah Solusindo Engineering.

Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih banyak kckurangan

karena keterbatasan ilmu dan pengelahuan penulis. Penulis juga menyadaii bahwa

Tu gas Akhir ini dapat selesai berkat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak.

Untuk itu, pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan lerima

kasih dan penghargaan yang tulus kepada seluruh pihak yang tclah membai1tu penulis

dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, khususnya kepada:

! Bapak, !bu serta adinda atas doa, cinta dan kasih sayangnya yang tiada mungkin

tergantikan.

! Bapak M.Qomarul Huda,M.Kom dan Ibu Khodijah Hullivah,SKom selaku dosen

pembimbing dai1 penguji Tugas Akhir atas semua arahan dan bimbingan dalam

pengerjaan Tugas Akhir ini.

! Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku Dekan Fakultas Sains dan

Teknologi.

! Bapak Bakri La Katjong, MT, M.Kom selaku Ketua Jurusan Teknik Infonnatika.

! Seluruh Dosen Teknik Infonnatika yang telah banyak memberikan ilmu dan

pikiran-pikirannya.

! Bapak Edi alas perhatian dan pengertiannya

! Seluruh staf Jurusan Teknik Informatika terutama mbak Fitroh.

! !bu Nurhayati, !bu Ova, Pak Gun, Pak A'ang, Pak Muksin dan seluruh slaf

Fakultas Sains dan Teknologi.

! Seluruh Staf PUSPIPTEK terutama Pak Herry atas kritik dan ide-idenya dalam

pcmbuatan program.

! Seluruh Staf PT INDOSAT POP Karawaci, Mbak Eky, Mbak Widya, Mbak

Enno, Mbak Rima, Mas Agim, Mas Lani, Pak !wan, Pak Nunnan, Pak Ahmad,

!bu Nining, Pak Agus, Pak Robby, terutama Pak Rudi Sumardi dan Pak Reza

atas kepcrcayaannya.

! Seluruh Staf PT Ga!ah Solusindo Engineering terutama Pak Jumadi atas kritik,

pcngertian dan waktunya.

! Seluruh Staf se1ia santri Yayasan Pondok Pesantren Al Amanah Serpong terutama

Gufron dan Pak Miftah atas doanya.

! Kyai Slamet di Jepara dan mbah Sugeng di Ledok Dakwan atas segala nasehat

clan doanya ..

! Rekan-rekan di Teknik lnfonnatika pada Tim sukses seminar dan skripsi yaitu

Habil, Figur, Zia, Rivo agusta dan Ria.

! Rekan-rekan di Ai,rribisnis.

! Saudara - saudara tercinta di Villa Sawo, Depok, Lenteng Agung, Kreo dan

ponclok Cabe.

! Anak - Anak Kreo City terutama Latif, Suryo, Topan, Uut, Dodo, clan Jaka.

Penulis menyadari akan kekurangan Tugas Akhir ini, baik makri maupun

isinya, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dun saran yang membangun.

Semoga Tugas Akhir ini clapat bermanfaat bagi pembaca dan ldrnsusnya bagi penulis

sendiri.

Serpong, Juni 2004

Penulis

DAFTARISI

Halaman

JUDUL ... ... I

KATA MUTIARA ........................................................................... II

PERSEMBAHAN ............................................................................ 111

KATA PENGANTAR ........................................................................ 1v

DAFTAR ISi.. ............................................................................... VI

DAFTAR TABEL. ............................................... ....................... x

DAFT AR GAMBAR ......................................................................... XI

BAB. I PENDAHULUAN .................................................................. I

I. I Latar Belakang Masalah ...................................................... .

1.2 Ruang Lingkup Penelitian ...................................................... 2

I .3 Perumusan Masalah ............................................................. 2

I .4 Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................ 2

1.4. I Tujuan Penelitian ............................................................ 2

1.4 .2 Manfaat Penelitian... . . . . . . . . . .. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

I .5 Metodologi Penelitian .......................................................... 3

1.6 Sistematika Penulisan ........................................................... 4

BAB II. TEORI YANG MENUNJANG ................................................. 6

2. I Sistem Informasi .................................................................. 6

2.1. I Sistem .......................................................................... 6

2. I. I. I Karakteristik Sistem ..................................................... 7

2.1.1.2 Mode~ Umum sebuah Sistem .......................................... JO

2. I .2 Informasi ..................................................................... IO

2. 1..2.1 Kualitas Informasi......... ... ... . . . ... . . . ... ... .. . .. . ... . . . .... .. . . . I I

2. 1.3 Sistem Informasi...... ... .... . . . . . ... .. . . .. .. . ... . .. . . . . . . . .. . . . .. . . . . . .. .. I I

2. 1.3. I Komponen Sistem Informasi... ... . . . .. .. .. ... ... .. . . .. ... . . . . .. . .. .. . . . . J 2

2.1.4 Sistem Informasi Manajemen ............................................. 13

2.1.5 System Development Life Cycb .......................................... 14

2.1.6 Analisis Sistem .............................................................. 16

2.1.7 Perancangan Sistem ........................................................ 17

2.2 Visual Basic 6.0... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... . 25

2.2.1 Keistimewaan Visual Basic............................................. 26

2.2.2 Versi-Versi Visual Basic................................................ 27

2.2.3 Crystal Report........................................................... 28

2.3 Penawaran ............................................ :. . . . ... . . . . . . . . . .. . ... . 28

2.3.l Penentu Penawaran ... ........ ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28

2.3.2 Hukum Penawaran... ... ... ... . . .. . . . . .. . . . ... ... . . . . .. .. . . . . . . . . .. ... . . . 29

BAB III. METODOLOGI PENELITIAN . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

3.1 Analisis Sistem ................................................................. 31

3.2 Perancangan Sistem ... ..... .. ... ... .. . . . . ... .. . . . . . .. . . . .. . . . . . . . .. . . .. . . . . .. .. 32

3.3 Pemograman Sistem .. . ... ... .. . ... . . . ... ... ... . . . ... .. . . .. ... . .. . . . . . . . . . ..... 33

3.4 Penerapan Sistem ................................................................ 35

3 .5 Perawatan Sistem ................................................................ 35

BAB IV. ANALISA SISTEM YANG ijERJALAN .................................... 36

4.1 Latar Belakang Perusahaan ..................................................... 36

4.2 Pemodalan ......................................................................... 36

4 .3 Struktur Organisasi.. ............................................................. 3 7

4 .3. I Direktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . .. . . 3 8

4.3.2 Kepala Bagian Pembelian ................................................... 38

4.3.3 KepalaBagian Keuangan ................................................... 39

4.3.4 Kepala Bagian Personalia .................................................. 39

4.3.5 Kepala Bagian Pemasaran .................................................. 40

4 .3 .6 Kepala Bagian Produksi... . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . .. . . . .. . . . . .. . . . . .. . 40

4.4 Kegiatan PT Galah Solusindo Engineering................................. 41

4.4.1 Divisi Penjualan Barang-Barang Alat Kesehatan, Laboratorium, dan

Peralatan Rumah Sakit .................................................... 41

4 .4 .2 Divisi Produksi Peralatan Rumah Sakit........................ . . . . . . . . . 42

4.4.3 Divisi Pengadaan ............................................................ 42

4.5 Tata Laksana Sistem Manual yang Be1jalan ................................. 43

4.5.1 Sistem Penawaran... ... ... .. . . . . . . . . . . . . . ... ... . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . 43

4.6 Pennasalahan pada Sistem Penawaran ....................................... 47

4.7 Pemecahan Masalah ................................... .' ........................ 47

BAB V PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENT ASL. ..................... 48

5. l Batasan Rancangan Sistem yang diusulkan ............................... 48

5.1.I Diagram Konteks (Level 0) .............................................. 48

5.1.2 Diagram Nol (Level!) .................................................. 49

5 .2 Rancangan Struktur Data................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 50

5.2.1 Entity Relationship Diagram.......................................... 50

5.2.2 Normalisasi... ... .. . ... ... ... ... . . . ... ... ... ... ... . .. ... ... .. . . . . . . . . . . .. 50

5.2.3 Kamus Data ............................................................... 52

5.2.4 Rancangan Tabel... ... ... ... . . . ... ... .. . ... . .. . . . . .. ... . . . .. . ... .. . .. . .. 53

5.2.5 Rancangan Layar.... .. ... .. . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . . . . ... .. 55

5 .2.6 Rancangan Laporan................................. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

5.2.7 State Transisi Diagram (STD) ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 63

5 .3 Perancangan Struktur Proses... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

5.3.l Bagan Terstruktur...... ...... ... ...... ... ......... ... ... ...... ... ....... 64

5.3.2 Process Specification .................................................... 66

5.4 Implementasi... ... ... ... ... ... ... ... .. . ... ... . . . . .. ... .. . . .. . . . . . . . . . ... . . . . . . 71

5.4.J User. ........................................................................ 71

5 .4 .2 Desain Program... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

5.5 Tampilan Program ........................................................... 72

5.5. I Hardware.................................................................. 79

5.5.2 Software.................................................................. 79

5.5.3 Operasional Proi,,rram... ... ... ... ... ... ... ... ... . .. ... ... ... ... ... ... ... 80

5.5.4 Penerapan Sistem Yang Akan Berjalan... ...... ...... ........ ...... 80

5.5.5 Perawatan Sistem YanlJlAkanBerjalan .............................. 81

BAB. VI KESIMPULAN DAN SARAN.............................................. 82

6.1 Ke>impulan... ... ... ... ...... ...... ...... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... 82

6.2 Saran .................................................... :...................... 82

Daftar Pustaka...... .. .. .. .. . .. .. .. .. . .. .. .. .. . .. .. .. .. . .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . 84

DAFTAR TABEL

Ha la man

Tabel 2. l Notasi dal am Kam us Data...... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 20

Tabcl 5. I Rancangan File Customer .... ., ...... ., ............... : .. . .. .. . .. .. .. .. . .. .. .. 54

Tabel 5.2 Rancangan File Produk ........ , ................................................ 54

Ta be I 5 J Rancangan File In query...... .. .. .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. . . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 55

Tabel 5 .4 Rancangan File Surat_ Penawaran...... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. . .. .. . .. 55

DAFT A~ GAMBAR

Ha la man

Gambar 2. I Karakteristik S istem... . .. .. . .. . . .. .. .. .. .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. 9

Gambar 2.2 Model Umum scbuah Siste1)l ................................................ JO

Gambar 2.3 Blok Sistem lnformasi yang berinteraksi ........ .'...... .. .. .. .. .. .. .. .. .. 13

Gambar 3.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem .. .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . .. .. .. .. . .. ... 30

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT Gah1h Solusindo Engine~ring ................... 37

Gambar 4.2 Diat,>rnm Konteks (Level 0) .. .... .... .. .. .... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. .. .. . 45

Gambar 4.3 Diat,>ram Nol (Level I) ...................................................... 46

Gambar 5.1 Diat,>ram Konteks (level 0) ...... .. .... .... .. .... .. .... .. .. . .. .. .. .. . ...... 48

Gambar5.2DiaL>ramNol(Level I) ...................................................... 49

Gambar 5 .3 Diagram Relasi Sistem Infonnasi Penawaran Al.at Ru mah Saki!

PT Galah Solusindo Engineering.................. .. .. . .. . .. . .. .. .. .. . . . .. 50

Gambar 5.4 Bentuk Normal Pertama ..................................................... 51

Gambar 5.5 Bentuk Normal Kedua ...... ,................................... .. . .. . .. . .. . 51

Gambar 5.6 Bentuk Normal Ketiga...... ...... ... ... ... ... ... ... ... ... ...... ... ...... .. 52

Gambar 5.7 Rancangan Form Inquery ..................................................... 56

Gambar 5.8 Rancangan Form Produk........ .... .. .... .... .. .... .. .. .... .. .. .. .. .. .. .. .. 56

Gambar 5.9 Rancangan Form Customer ................................................. 57

Garn bar 5.10 Rancangan Form Quotatio)l... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. . .. . ..... 58

Gambar 5.11 Rancangan Laporan Quotation I Surat Penawaran... ...... ... ... ... ... 59

Gambar 5.12 Rancangan Laporan Inquery I Surat Permintaan. .... ...... ... ........ 60

Gambar 5 .13 Rancangan laporan Data Customer...................................... 61

Gambar 5.14 Rancangan Laporan Produ]c.. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. .. 62

Gambar 5.15 State Transition Diagram................................................. 63

Gambar 5.16 Bagan Terstruktur Proses 1.0 (Pengolahan Data lnquery) ............. 64

Gambar 5.17 Bagan Terstruktur Proses ~.O (Cek Data Produk) ........................ 65

Gambar 5.18 Bagan Terstruktur Proses .5.0 (Penawaran Prociuk) ..................... 66

Gambar 5.19 Desain Program ............................................................. 71

Gambar 5.20 Form Login......................................... ... ... ... ... ... ... ... 72

Gambar 5.21 Form Menu Utama ........................................................... 73

Gambar 5.22 Form Prociuk ................................................................. 74

Gambar 5.23 Form Pencetakan Prociuk ......................... :........................ 74

Gambar 5.24 Form Customer.............................................................. 75

Gambar 5.25 Form Pencetakan Customer............................................... 76

Gambar 5.26 Form Inque1y .............. .,.. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 77

Gambar 5.27 Form Pencetakan Inquery......... .. . ... . . . . . . . .. . . ... .. . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Gambar 5.28 Form Penawaran I Quotatipn... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 78

Gambar 5.29 Form Pencetakan Penawaq1n I Quotation.............................. 79

G

BABI

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pada era globalisasi teknologi dewasa ini, infonnasi yang ccpat dan tcpat

se11a menunjang daiam proses pengambilan keputusan sangatlah dibmuhkan,

dengan seiringnya perkembangan teknologi yang pesat maka informasi di scgala

bidang memiliki nilai ekonomis yang tinggi.

Untuk itu di dalam suatu perusahaan sangat di perlukan informasi-

informasi yang cepnt dan tepat untuk membantu proses pengambilan keputusan,

dimana akan menjawab pennasalahan - pennasalahan yang sedrng di hadapi

perusahaan tersebut.

Pada kesempatan ini penulis mengangkat masalah PT. Galah Solusindo

Engineering pada divisi penjualan, dimana penulis berusaha memperbaiki sistem

yang lama dikarenakan sistem yang lama masih manual dan data yang ada belurn

terdokurnentasi dengan baik sehingga pelayanan terhadap customer menjadi

larnbat, untuk itu penulis mengangkat pennasalahan mengenai sistem infonnasi

pcnawaran alat rumah sakit PT. Galah Solusindo Engineering pada Divisi

Pcnjualan, sehingga masalah yang timbul dapat diselesaikan dengan cepat dan

efisien, dan penawaran produk perusahaan kepada customer dapat menjadi lebih

baik lagi.

Untuk itu penulis berusaha merancang dan mcrnbuat Sistern Infonnasi

Penjualan, dimana bahasa pemograman yang digunakan adalah Visual Basic 6

untuk interfacenya dan Microsoft Access 97 untuk databasenya.

1.2. Ruang Lingku p Penclitian

Penulis dalam melakukan penelitian di PT Galah Solusindo Engineering

dengan melihat, meneliti, menganalisa, merancang, sarnpai dengan pcmograman.

1.3. Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang dilakukan penulis dengan melakukan analisa

tcrhadap sistem manual penawaran perusahaan terhadap permintaan produk

II nquery dari mitra usahanya, merancang sistem yang akan berjalan, hingga

pemograman.

1.4. Tujuan clan Maufaat penelitian

1.4.1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah mc:rnbuatkan suatu aplikasi

Sistem Informasi Penawaran Alat Rumah Sakit yang dap:it menampung seluruh

data produk rumah sakit dan dapat menyajikan informasi atau melakukan

pencarian data dengan mudah.

1.4.2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dalam penelitian ini bagi penulis sendiri adalah untuk

mencrapkan ilmu yang didapat dibangku kuliah, dan bagi pihak perusahaan untuk

mcningkatkan pelayanan terhadap customer sehingga menjadi lebih baik_ lagi

1.5. Metodologi Penelitian

Dalam penelitian ini, metodologi yang dipakai oleh penulis yaitu dengan cara :

! Kepustakaan

Penulis mengumpulkan data yang diperoleh dari buku-buku scrta tulisan-

tulisan yang berhubungan dengan sistem informasi dan pcrancangan sistc111.

Si fat dari kepustakaan ini 111asih bersifat teoritis, jadi data yang dipcrolch baru

merupakan teori yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan

dibahas clan dipergunakan sebagai dasar dari penulisan ini.

! Lapangan

Penulis mengadakan riset Iangsung ke Iapangan untuk melihat segala aktivitas

pekerjaan di PT. Galah Solusindo Engineering. serta mewawancarai clan

mcngumpulkan data-data yang sekiranya diperlu.kan dalam pembuatan

perancangan sistem.

! SDLC (.1yste111 development life cycle)

Metode system development life cycle ini digunakan untuk pada tahap

pengembangan sistem yang akan berjalan. Pada metode dan pendekatan ini

terdapat beberapa tahap, diantaranya analisis terhaclap sistem yang sedang

berjalan clan melakukan pendataan terhadap kebutuhan-kebutuhan terhadap

sistem yang barn. Dalam analisis sistem ini akan digunakan tools data flow

diagram dan di dalam perancangan sistem ya~g akan berjalan terdapat empat

tahap perancangan, yaitu perancangan proses bisnis yang akan menggunakan

tools Data Flow Diagram (DFD), perancangan fonnulir masukan clan

Relationship Diagram (ERD), normalisasi Da:a Dictionwy, Hagan

i'erstruktur, Stale li'ansilion Diagram (STD) dan Proses .1pesifikasi dan yang

tcrakhir merancang screen dialog atau

pula secara garis besar mengenai tahapan dari pengembangan sistem

yang akan berjalan.

! BAB IV. ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini penulis menguraikan mengenai sejarah singkat, struktur

organisasi, ruang lingkup kegiatan PT. Galah Solusindo Engineering,

tata laksana sistem manual yang berjalan, pcrmasalahan pada sistcm

yang lama dan pemeeahan masalah yang pcnulis ternukan ..

! BAB V. PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

Bab ini berisi rancangan sistem informasi yang diusulkan terhadap

sistem yar.g akan berjalan, rancangan Data Flow Diagram, Data yang

didalamnya dibahas tentang entity relational diagram, nonnalisasi,

Kamus Data, Struktur rancangan file, rancangan form dan rancangan

laporan. Serta implementasi dari sistcm yang akan berjalan.

! BAB VI PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penuiis mengenai penelitian

yang telah dilakukan baik dalam analisa , desain dan pemrograman.

HAB II

TEORI YANG MEN UN.JANG

2.1. Sistcm lnformasi

2.1.1. Sistcm

Tcrdapal dua kelompok pendekatan di dalarn mcndefinisikan sistcm, yaitu

yang rncnckankan pada proscdurnya dan yang mcnekankan pada komponcnnya

atau clcmcnnya. Pendckatan sistern yang lcbih rncnekankan pada proscdur

mcndcfinisikan sistcm sebagai berikut:

f\llcnurut Jerry, et al. ( 1981:5) sebagai berikut :

S1111111 s1ste111 adalah suatu jaringan kuja dari prosedur-prosedur yang

.1uli11g herh11h1111gan, herkumpul bersama-sama untuk melak11ka11 .111ut11

kc:gwtan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

l\!knurut Neuschcl Richard F ( 1960: I 0) sebagai bcrikut :

Suatu prosedur ada!ah sua/11 urutan-urutan operasi klenkal (tu/is 111e1111/i.1).

hw.1w1yll melibatkan beberapa orang dalam satu a/au !ehih depurte111e11,

yll11g diterapkan zmtuk menjamin penangwum yang serugw11 dan tra11saks1-

1runsaks1 hisnis yang le1:Jadi.

f\llcnurut Fitzgerald Jerry, et al.( 1981 :5) mcndefinisikan prosedur sebagai bcrikut :

S11a111 prosedur udalah urutan-uru/an yang tepal dan ta!wpun tu!wpu11

mstnd.11 yllng J/11'/lC!'apkan upa (what) yang lzurus dikerjaku11, .\'Iii/){/ (who)

.l"lilg 111e11ge1.iakan11ya, kupan (wizen) dike1:Jaka11 dan buga1111u11u (holl')

Lebih Ian jut menurut Barry (1974: 12) pendekatan sistem yang Iebih menekankan

pada elemcn atau komponennya mendcfinisikan sistem sebagai berikut ini :

Sistem ada!ah kumpulan dari e/emen-elemen yang herinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.1.1. Karakteristik Sistem

Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian saling berkaitan yang beroperasi

bcrsama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud:. Berarti, srbuah sistem

bukanlah seperangkat unsur yang tesusun secara rapi atau teratur, melainkan

terdiri dari unsur yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena memiliki

satu maksud, tujuan dan sasaran. Adapun karakteristik dari sistem tersebut antara

Iain :

! Komponen sistem

Komponen komponen sistem atau elemen-elemen si:;tem dapat berupa suatu

subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli

betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-

subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk

menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara

keseluruhan.

: Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang Iainnya atau dengan Iingkungan luamya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sabagai suatu kesatuan. Batas suatu

sistem menuajukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

: Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun di luar batas sualu sistcm yang

mcmpengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sist

! I>cngolah sisten1

Suatu sistcm dapat mcmpunyai sutu bagian pcngolah yang akan mcrubah

masukan mcnjadi kcluaran. Suatu sistcm produksi akan mcnzqlah rnasukai.

bcrupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain 1rn:njadi kcluaran bcrupa

barangjadi.

i! Sasnran sistcm

Suatu sistern pasti rnernpunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

111c111punyai suatu sasaran, maka operasi sistcm akan tidak bcrguna. Sasaran

dari sistern sangat rnenentukan sekali rnasukan yang dibutuhkan siskrn dan

kcluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bcrhasil bila

mcngcnai sasaran atau tujuannya.

- Boundary

- Interface

-""-----~ ---~ --

BouActary

--------~ .. BOLlfJctary

[ro'H~~'H'~ )

Gambar 2.1 Karaklerislik Sis/em

2.1.1.2 i\loclcl llmum Scbuah Sistcm

Model u111u111 scbuah sistcm terdiri dari masukan, pcngolah clan kcluaran.

lni tcntu saja sangat discdcrhanakan karcna scbuah sistcm mungkin 111c111iliki

bebcrnpa 111asukan dan keluaran.

Sctiap sistc111 tcrdiri dari bcbcrnpa subsistcrn atau bagian-bagian dari

sistcm, clan subsistcrn terdiri pula atas bcbcrapa sub-subsistcrn. Masing-rnasing

subsistcrn clibatasi oleh sernpadannya. Interaksi antara subsistern dihubungkan

olch suatu interface. Interface terjadi pada scmpadan clan berbentuk masukan atau

kc! uaran ( materi. energi, a tau informasi), conto!.nya, komputer merupakan

sistc111nya cla1' subsistemnya yaitu unit pengolah pusat, unit masukan, u111t

keluaran, penyimpan t~ C Sis1e1n Keluaran tv1odel Sistem Sederhana

Masukan 1 ; c:-:=1--~.,. l.\eluaran 1 f.ilasukan 2 -:-~ Sistem r l\6luaran 2

Masukan n ..., ___ --... ; Keluaran n

Sis.tern ciengan banyak rnasukan dan ~

lnfim1wsi adalah data yang dio/ah merzjadi bentuk yang lehilz herguna dun

leh1h herarti hagi yang menerinwnya.

2.1.2. I. Kualitas I nformasi

Kualitas dari suatu informasi yaitu:

lnfor111asi hanis bcbas dari kcsalahan-kcsalahan dan tidak bias atau

rncnycsatkan. Al urat juga berarti informasi harus jelas 111cncer111inkan

111aksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber infonna ;i sampai ke

pcncrima infonnasi kcmungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang d~pat

mcrubah atau rnerusak infonnasi tersebut.

: Tcpat pada waktunya

lnfonnasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karcna informasi merupakan

landasan di dalarn pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputlisan

tcrlarnbat, rnaka akan berakibat fatal bagi suatu organisasi.

: l{clcvan

lnfonnasi tersebut mempunyat manfaat untuk pemakainya. Rclevansi

infonnasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya bcrbeda.

2.1.3. Sistem Informasi

Si stem infonnasi didefinisikan oleh Robert dan. Roscoe ( 1983:6) scbagai

bcrikut :

S1sfe111 111fim11asi adalah suatu sis/em du/am .l'Ua/u orga111.1u1"i yang

111e111per1em11ka11 kebutulwn pe11.go/aha11 fmnsaksi haria11. 111e11duk111w

operasi, bersifi1t manajerial dan kegiatan s/rategi dari suu/u orgunisusi dw;

menyediakun pi/wk luar /ertentu dengan laporan-laporan yang diperlukun.

2. l.3.1. Kom poncn Sistcm lnformasi

John dan Gary (dalam Op.cit:37-40) n-.cngcmukakan bt.hwa sistcm

informasi tcrdiri dari komponcn-komponcn yang antara la111:

: Blok masukan

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini

tc1 masuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokurnen dasar.

: Blok model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang

akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan

cara yang sudah teiientu untuk menghasilkan keluaran yang dinginkan.

: Blok keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan infonnasi yang

berkualaas dan dokumentasi yang berguna untuk sernua tingkatan manajemen

sci-ta semua pemakai sistem.

! Blok telrnologi

Teknologi merupakan "kotak alat" (tool-box) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjal'lnkan model, mcnyimpan

dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu

pengcndalian dari sistem secara keseluruhan.

: Blok basis data

Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling bcrhubungan saltl

c!engan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputcr clan c!igunakan

pcrangkat lunak untuk memanipulasinya.

! Blok kcndali

Bcbcrapa pcngcndalian perlu din ncang dan ditcrapkan untuk 111cyakinkan

bahwa hal-hal yang dapat mcrusak sistem dapat diccgah ataupun bila tcrlanjt'.

terjadi kcsalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Pemakai Pemakai

Pemakai Pemakai

Uwnbar 2.3 Hlock Sis/em lnjimnasi yang beri/1/eraksi

2.1.4. Sistem Informasi Manajcmen

SIM (Sistcm Infommsi Manajemen) didefinisikan oleh George (l 986:66)

sebagai bcrikut :

Suatu Sllvf adclah kumpulan sub sistem informasi yang berinleraksi dan

111enyediaka11 il?fimnasi baik unluk kebutuhan manajerial ma11pu11

kebut11ha11 operas!.

Menurut Barry ( 1974:8) :

Suatu SJA4 adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal

di da!am suatu organisasi yang berlanggung jawab mengumpulkan dan

2. Investigation (Investigasi)

3. System proposal preparation (Persiapan ususlan sistem)

Sysli!lll design (Desain sistem)

I. Detailed analysis (analisis tcrinci)

2. /Jes1g11 decision (mendesain keputusan)

3. Design objective (mendesain sasaran)

4. System specification (rancang bangun sistem)

Programming (Pcmrograman)

1. Resolve specification (memecahkan kcmbali ranc,ang bangun)

2. Develop hiacro flowchart (mengembangkan bagan alir secara gans

besar)

3. Write program instruction (menulis instruksi proi,>ram)

4. Assemble program (merakit program)

5. Prepare Int data (mempersiapkan data untuk tes)

6. Make test run (melakukan pengetesan)

7. Check result (mengecek hasil)

8. !Jiagnose error (mendiai,'Tlosa kesalahan)

9. ( urrec/ program (membetulkan program)

I 0. mcmulai pengetesan sistem (begin system testing)

I Juc11111enla/ ion (Dokumentasi)

System installalio11 (Instalasi sistem)

.\)stem operation (Operasi sistem)

2.1.6. Analisis Sistem

Analisis sistem menurut Weinberg (1978 ) (dalam Kowal, 1992:7)

adalah suatu proses meneliti, mengidentifikasi, dan mengevaluasi

komponen-komponen dan inter relasi yang dilibatkan di dalam usaha

pengembangan sistem; definisi dari masalah, tujuan, kebutuhan-kebutuhan,

prioritas, dan batasan sistem; tennasuk identifikasi biaya, keuntungan, dan

perkiraanjadwal untuk solusi yang potensial.

Menurut Alan (1989:2) analisis sistem menspesifikasikan tipe-tipe

infonnasi yang harus diproses oleh komputer dan mengapa infonnasi

tersebut perlu pemrosesan komputer. Proses analisis sistem dapat

2.1.7. Perancangan Sistem

Menurut Robert (1982) (dalam Jogiyanto, 1999:196) perancangan

sistem dapat didefinisikan sebagai: tahap setelah analisis dari siklus

pengembangan sistem yaitu pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan

fungsional dan persiapan untuk rancang ban gun

implementasi;menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Menurut

John Burch (1986) (dalam Jogiyanto, 1999:196) perancangan sistem dapat

didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa

atau aturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi. Menurut George M Scott (1986) (dalam Jogiyanto,

1999: 196) perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan

menyelesaikan apa yang hams diselesaikan; taha.p ini menyangkut

konfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras

dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar

memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis

sistem.

Menurut Jeffry (1986) (dalam Jogiyanto, 1999:197) tahap

perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu :

l. Untuk rnemenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.

2. Untuk mernberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pernrograrn komputer dan

yang terlibat.

0

Untuk membuat perancangan sistem maka digunakan beberapa tools,

diantaranya :

1. Diagram Aliran Data

Menurut Jogiyanto (2001 :700) Diagram aliran data merupakan alat yang

sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem

baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik tujuan data tersebut mengalir atau Iingkungan fisik lokasi data

tersebut akan disimpan. Diagram aliran data (DAD) juga ;nerupakan alat yang

digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur (structured

analysis and design).

Simbol Diagram Aliran Data

Beberapa simbol yang digunakan dalam diagram aliran data antara Iain:

! External entity (kesatuan luar)

External entity disimbolkan dengan suatu notasi kotak.

D External entity merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem

lainnya yang berada di lingkungan luamya yang akan

memberikan input atau menerima output dari sistem

! Data flow (ams data)

Arus data di Diagram aliran data di beri simbol suatu panah.

Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan

data (data store) dan kesatuan Iuar (external entity).

0 Suatu proses ditunjukkan dengan simbol lingkaran. Suatu

proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh

orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang

masuk kedalam proses untuk dihasi lkan arus data yang

akan keluar dari proses.

: Simpanan data (data store)

2. Kamus Data

Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat

berupa ; suatu file atau database di si~.tem komputer, suatu

arsip, suatu kotak tempat data, suatu tabel acuan manual,

suatu agenda atau buku. Simpanan data dapat disimbolkan

dengan sepasang garis horisontal paralel yang tertutup di

salah satu ujungnya.

Kamus data atau data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan

kebutuhan-kebutuhan infonnasi dari suatu sistem infonnasi. Kamus data dibuat

pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis ltlaupun tahap

perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat di1:,>unakan sebagai alat

komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang

mengalir ke sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk

merancang input, merancang laporan-Japoran dan database.

Di dalam kamus data digunakan notasi-notasi sebagai berikut ini :

Tabel 2.1 Notasi dalam Kamus Data

terbentuk dari atau sama dengan

+ dan (and)

[] salah satu dari

sama dengan simbol []

{) iterasi

() optional

* keterangan setelah tanda ini adalah komentar

3. Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram yaitu suat~1 model yang menggambarkan dan

menjelaskan obyek data dengan relasinya, digunakan untuk rnengidentifikasikan

dan rnengorganisasikan infrmnasi

4. Normalisasi

lstilah nonnalisasi berasal dari E.F.Codd, salah seorang perintis teknologi

basis data. Selain dipakai sebagai metodologi tersendiri untuk menciptakan

struktur label (relasi) dalam basis data (dengan tujuan untuk mengurangi

kemubaziran data), normalisasi terkadang hanya dipakai sebagai perantara

verifikasi terhadap ta,bel-tabel yang dihasill:an oleh metodologi lain (misalnya E-

R). Normalisasi mernberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembangan

untuk mencegah penciptaan struktur tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi

ketidakefisienan

Kroenke ( dalam Abdul Kadir,200 l) mendefinisikan normalisasi sebagai

proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua

buah relasi atau lebih yang tak memiliki masalah tersebut. Masalah yang

dimaksud sering disebut anomaly.

Anomali adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping

yang tidak diharapkan (misalnya menyebabkan ketidakkonsistenan data atau

membuat sesuatu data menjadi hilang ketika data lain dihapus).

Relasi yang didapatkan dari ER_ Diagram sebaiknya di normalisasikan

dahulu, caranya yaitu dengan melakukan penelitian terhadap relasi tersebut,

dengan melihat dependency (ketergantungan) dari tiap-tiap atribut yang ada pada

setiap relasi. Sebelurn mengenal lebihjauh rnengenai normalisasi ada beberapa ha!

yang hams diketahui terlebih dahulu yaitu :

1. Field (Attribut Key)

Setiap file terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu field yang

dapat mewakili record misalnya Kode Produk, jadi pencarian cukup code

tersebut, jenis -jenis kunci itu antara lain :

a. Candidate key (Kunci Candidate)

Adalah satu atribut atau set minimal atribut yang mendefinisikan

secara utuh suatu kejadian spesifik dari entity. Jika satu kunci

kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut

composite key (kunci campuran).

b. Primary Key (Kunci Utama)

Adalah salah satu attribute atau satu set minimal atribut yang tidak

hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik tetapi

juga dapat mewakili setiap kejadian dari satu entity.

c. Alternate Key (Kunci Alternatif)

Adalah kunci alternatif yang tidak dipakai sebagai pnmary key.

Seringkali alternate key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam

la po ran.

d. Foreign Key (Kunei Utama)

Adalah satu atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan)

yang menunjukan ke induknya. Hubungan antara entity dengan anak

hubungan satu lawirn banyak (one to many relationship).

2. Bentuk Nonna! :

Aturan-aturan normalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk nonnal. Bentuk

normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis

data dan hams dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level

normalisasi. Suatu relasi dikatakan berada dalam bentuk normal tertentu

jika memenuhi kondisi-kondisi tertentu. Misalnya, suatu relasi berada

dalam bentuk nonrial pertama (biasa disebut JNF) jika dan hanya jika

setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris. Beberapa level yang biasa

digunakan pada normalisasi adalah

a. Bentuk normal pertama (I NF)

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk nonnal pertama jika dan hanya

jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap ba.ris ..

b. Bentuk normal kedua (2NF)

Suatu relasi berada dalam bentuk nonnal kedua jika dan hanya jika

berada pada bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci

memiliki depedensi sepenuhnya tcrhadap kunci primer. Atribut bukan

kunci adalah atribut yang bukan rn~rupakan bagian kunci primer.

c. Bentuk normal ketiga (3NF)

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk nonnal ketiga jika berada dalam

beantuk normal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak memiliki

depedensi transitifterhadap kunci primer.

d. Normalisasi Boyce-Codd Normal Fonn (BCNF)

Suatu relasi disebut memenuhi l.;entuk normal Boyce-Codd jika dan

hanyajika semua penentu (determinan) adalah kunci kandidat (atribut

yang bersifat unik) .

e. Bentuk normal keempat ( 4NF)

Suatu relasi memenuhi bentuk nonnal keempat jika telah berada pada

BCNF, dan tidak mengandung C:ua atribut atau Jebih yang bernilai

ban yak.

f Bentuk normal kelima (5NF)

Suatu relasi barada dalam bentuk nonnal kelima jika dan hanya jika setiap

depedensi gabungan dalam R tersirat oleh kunci kandidat relasi R. Secara praktis

dikatakan bahwa suatu relasi R berada dalam bentuk nonnal kelima jika data yang

ada padanya tidak dapat lagi didekomposisi menjadi relasi-relasi yang lebih kecil

ini tidak sama dengan kunci kandidat relasi.

5. State Transition Diagram (STD)

State Transition Diagram (STD) rnerupakan suatu modelling tool yang

menggambarkan sifat ketergantungan pada waktu dari suatu sistem.

Notasi yang digunakan pada STD adalah :

State

Perubahan State

6. Bagan Terstruktur

Bagan terstruktur digunakan untuk mendefinisikan clan mengilustrasikan

organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalarn bentuk rnoclul clan

subrnodul. Bagan terstruktur juga dapat rnemberikan penjelasan yang Iengkap dari

sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul clan hubungan antar

moduinya.

Simbol-Simbol Dasar

Bagan terstruktur hanya menggunakan sedikit simbolsimbol, sehingga

mudah untuk dipahami. Simbol-simbol dasar yang cligunakan adalah sebagai

berikut ini :

Module, Simbol ini menunjukkan suatu modul.

0

Connection, Simbol ini digunakan untuk menghubungkan suatu

modul dcngan modul yang lainnya.

Loop, simbol ini menwtjukkan suatu perulangan di dalam moduL

0 Decision, simbol ini menunjukkan suatu penyeleksian kondisi di dalam rnoduL

I Coupl:C, simbol ini menunjukkan suatu data atau elemen kontrol yang d1kirimkan dari suatu modul ke modul yang lainnya. ,,

2.2. Visual Basic 6.0

Visual Basic pada dasurnya adalah sebl!ah bahasa pemrograman komputer.

Bahasa pemrograman ncb!ah pcrintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh

komputer untuk mcL1kukan lugas-tugas tertentu. Visual basic kini seakan-akan

menjadi kiblat bagi parci .\()/iwure developer, dan menjadi salah satu bahasa yang

wajib dipelajari oich ~icrbagai kalangan, jika mereka ingin sukses di dunia 0

komputer.

Visual Basic (yang sering juga disebut dengan VB) sela.in disebut sebagai

sebuah bahasa pcmrogru1nan, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk

menghasilkan program-program berbasiskan Windows. Beberapa kemampuan 0

atau manfaat dari Visual Basic di antaranya seperti :

untuk mcmbuat proram berbasiskan Windows.

Untuk mcmbuat objck-objek pembantn program seperti misalnya control

ActivcX, File lldp, aplikasi internet, dan sebagainya.

Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir

berakhirnn EXE y@g bersifat executable, atau langsung dapat dijalankan.

Visual l3asic adalah bahasa yang sebenamya cukup mudah untuk

dipelajari. Bagi p1ugrn:m11c:r pcmula yang barn ingin belajar program, lingkungan

Visual Basic dap:il 1rwmbantu membuat program berbasis Windows dengan

sekejap mata. Scdang bagi programmer tingkat lanjut, kemauannya yang besar

dapat digunakan untuk mernbuat program-program yang kompleks, misalnya

seperti dalam lingkungan ndworktng atau client-server.

Untungnya balmsa Visual Basic cukup sederhana dan menggunakan kata-

kata bahasa lnggrisyang u1m1m digunakan. Anda pun tidak perlu lagi

menghafalkan sintaks-sintnks maupun format-format bahasa yang bermacam-

macam. Di dalam Vistnl basic semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan

yang tinggal diambii scsuai dcngan kebutuhan. Selain itu, sarana

pengembangannya '"mg bcrsifat visual memudahkan untuk mengembangkan

program aplikasi hcrhasis Windows, bcrsifat mouse-driven (digerakkan dengan

mouse) dan bcrdaya gtina tinggi.

2.2.1. keistimewn'rn

Keistimewaan V1swil llasic diantaranya antarn lain:

0

0

v

I. Menggunakan platform pembuatan program yang dibe:ri nama Developer

Studio, yang mcmiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C-H-

dan Visual J++.

2. Memiliki coo'ip!lcr handal yang dapat menghasilkanji/e executable yang

lebih cepat clan lcbih cfisien dari sebelumnya.

3. Memiliki bd1crapa tambahan sarana Wizard yang ba.ru. Wizard adalah

sarana yang rncmpcrmudah di dalam pembuatan aplikasi dengan

mengotomalisasi tugas-tugas tcrtentu.

4. Tambahan contrn!-kontrol barn yang lebih canggih serta peningkatan

kaidah strnktur bahasa Visual Basic.

5. Kemampuan mcmbuat ActiveX0dan fasilitas internet yang lebih banyak.

6. Sarana akscs data yang lcbih cepat dan andal untuk membuat aplikasi

database ya::g bcrkcmampuan tinggi.

7. Visual Basic 6 mcmiliki bcberapa versi atau edisi yang disesuaikan dengan

kebutuhan pcmakai nya.

2.2.2. Versi-versi Visual Basic.

Versi-versi Visual Basic diantaranya:

1. Standard Edition I Learning Edition: ini adalah versi standar yang sudah

mencakup bcrbagai sarana dasar dari Visual Basic 6 untuk

mengembangkan aplikasi.

2. Profesional Edition : vcrsi ini memberikan berbagai sarana ekstra yang

dibutuhkan okh para programmer professional misalnya seperti control-

kontrol tambahan , dukungan untuk pemrograman internet , compiler

untuk mcmbuat Ilk llclp, serta pengembangan database yang lebih baik.

3. Enterprise Edition : vcrsi ini dikhususnya untuk para programmer yang

ingin mcngcrnbangkan aplikasi remote computing atau client I server.

Biasanya vcrsi ini digunakan untuk membuat aplikasi padajaringan.

2.2.3. Crystal Report.

Crystal Report mcrupakan program khusus untuk membuat laporan yang

terpisah dengan program Visual Basic tetapi keduanya dapat dilakukan Linkage.

Mencetak data dcngan Crystal r{eport hasilnya jauh lebih baik dan lebih mudah,

hal ini dikarenakan pada Ciystal Report banyak objck-objck maupun komponen

yang mudah digunakon. 0

2.3. Penawaran

Mcnurut Sadono Sukirno(l997'86) Tcori penawaran menerangkan tentang

sifat para pcnjual di dalam menawarkan sesuatu barang yang akan dijualnya.

Bagaimana tingkah ldw pcnj ual di dalam menyediakan, atau menawarkan,

barang-barang yang diperlukan masyarat di pasar? Apakah faktor-faktor yang

mempengaruhi prnduksi dan penawaran barang yang akan dijua.lnya.

2.3.1. Pencntu-l'en{;ntu Pcnawarnn

Sarnpai di mana kcinginan para penjual menawarkan barangnya pada

berbagai tingkat harga ditcntukan oleh beberapa faktor. Diantaranya yang

terpenting adalah :

1. Harga barang itu scndiri.

11. Harga barnng-barang lain.

111. Ongkos produksi, yaitu biaya untuk memperoleh faktor-faktor produksi

dan bahan mcntal1.

iv. Tujuan -tujuan dari perusahaan tcrsebut.

v. Tingkat lcknologi yang digunakan .

2.3.2. Hukum Pcnawarnn

Hukum pcnawaran adalah suatu pernyataan yang menjelaskan sifat

perkaitan di antara harga sesuatu barang dan jumlah barang tersebut yang

ditawarkan para pe1~jual. Di dalam hukum ini dinyatakan bagaimana keinginan

para penjual untuk mcnawarkan barangnya apabila harganya tinggi, dan

bagaimana pula kcinginan untuk menawarkan barngnya tersebut apabila harganya

rendah. Hukum pcmmaran pada dasarnya mengatakan, makin tinggi harga sesuatu

barang, makin ban yak j um I ah barang tcrsebut yang akan ditawarkan oleh para

penjual; scbaliknya 111akin rcndah harga sesuatu barang makin sedikit jumlah

barang terscbut yang ditawarkan oleh para penjual.

BAB HI

i\lETODOLOGI PENELITIAN 0

Dalam pcngcmbangan sistcm informasi yang akan berjalan ini terdapat

siklus pengembangan untuk mcngembangkan sistem yaitu system development life

cycle (siklus hidup pcngcmbangan sistem) seperti yang telah disebutkan pada Bab

I dan diuraikan pada !fob II. Dimana siklus hidup dari pengembangan sistem

merupakan suatu bcntuk yang digunakan untlk menggambarkan tahapan utama

dan Jangkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya.

Siklus ;iidup pcngcmbangan sistem dapat diuraikan tahapan-tahapan

utamanya sebagai bcrikut yaitu dimulai dari analisis sistem, perancangan sistem,

penerapan sistem dan pcn;watan sistcm.

Analisis Sistem 0

Perancangan Si stem

Pcnerapan Si>tem

'

Pcmeliharaan Si stem

Gambnr 3.1 siklus hidup pengembangan sistem

Dalam pengernbangan sistem, alur atau siklus pengembangan dapat diikuti

111asing-111asing tahapnya. Namun dalam pengembangan, ada beberapa tahap yang

dapat dilakukan sccarn bersfimaan, ha! ini dilakukan untuk mempercepat

mendapatkan basil yang diingir.kan dan memuaskan. Di bawah ini akan diuraikan

secara garis besar rnengcnai tahapan dari siklus pengembangan sebagai berikut :

3.1. Analisis Sistem

Scpcrti yang tclah dijelaskan pada Bab II, analisis sistem ini akan

rnenganalisis pcnnwaran alat rurnah sakit pada Divisi Pcnjualan yang telah

berjalan saat ini dan untuk mengusulkan sistem yang akan berjalan agar

dapat meningkatkan pclayanan kepada customer sehingga menjadi lebih

baik.

Pada proses analisis sistem akan diuraikan mengenai:

l. Garnbaran Um um Organisasi

Gambarnn tmrnm ini alum menguraikan tentang PT Galah Solusindo

Enginecrin~. tcmpat dilakukannya observasi.

2. Sistem Bc1:jalan Saal lni

Akan diuraikan mcngenai sistem penawaran alat rumah sakit yang

tclah bc~jalan saat ini pada Divisi Penjualan.

3. Analisis Sistern

Analisis sistem ini akan menguraikan analisis dari sistem yang telah

berjalan saat ini.

3.2. Perancangan Sistcm

Setclah dilakukannya analisis sistem, maka yang dilakukan

berikutnya adalah mdakukan perancanga.1 sistem infonnasi penawaran alat

rumah sakit yang akan bcrjalan. Dengan adanya rancang bangun sistem

informasi penawaran alat rumah sakit yang akan berjalan maka akan

mempermudall pcnerapan sistem. Perancangan sistem mempunyai dua

maksud atau tujuan utarna, yaitu:

: Untuk mcmenuhi kebutuhan kepada pemakai sist

3. Perancangan basis data

Pada perancangan basis data penawaran alat rnmah sakit ini

menggunakan beberapa tools yaitu Entity Relationship Diagram - pada

diagram ini dapat dilihat bagaimana relasi antar entitas dan bentuk

hubungan rclnsinya yang ada pada sistem penawaran alat rumah sakit

yang akan bc1jalan, normalisasi - nonnalisasi ini bertujuan membuat

tabel-tabel agar menjadi nonnal dengan menerapkan seuumlah peraturan

clan kamus di\ta dan tabel data yang digunakan untuk melihat struktur

tabel yang akan dibuat.

4. Perancangan screen dialog/Grajic User Interface (perancangan

tampilan).

Pada perancangan ini bagaimana tampilan atau inte1face akan dibuat

sehingga didapal tampilan yang userfi-iendly.

3.3. Pemrogtarnan Sis!em

Setelah dilakukan perancangan sistem yang akan berjalan, tahap

berikutnya yang dilakukan adalah pemrograman sistem yang akan berjalan

menggunakan Ms Access 97 sebagai basis data, Visual Basic 6.0sebagai

bahasa pemrograman yang telah ditentukan pada analisis sistem.

Pada tahap pcmrograman ini terdapat beberapa hal yang dilakukan,

yaitu

Merancang alirnn program

Pada perancangan ini melihat dari sistem manual yang telah berjalan

untuk mcnggarnbarkan Iogika program sistem yang akan berjalan.

0 Pemrograman

Yaitu mcntransfor hasil pcrancangan ke bahasa pemrograman yang

telah ditcntukan pada analisis sistem ..

" Pengetesan

Dalam pengctcsan program m1 terdapat beberapa maeam pegetesan,

yaitu:

Unit Test

Dalam unit !

program untuk m-::ngetahui apakah bagian program dapi;t berfungsi

dcngan baik ketika dimasukkan atau uhtuk menannpilkan data.

Integration Test

Dalarn integration test ini dilakukan pengetesan terhadap program

yang telah selesai secara kesemruhan, dari awal sampai akhir

program.

User A cceplence Test

Dalam user acceptence test ini yang melakukan pengetesan

terhadap program yang telah selesai adalah user. Untuk

mengctahui apakah program yang dibuat dapat dimengerti dan

dijalankan dengan mudah oleh user.

3.4. Penerapan Sistcm

Setelah melakukan pemrograman sistem tahap yang selanjutnya

dilakukan adalah penerapan sistem. Dalam penerapan sistem ini dilakukan

persiapan Go-Live dan penerapan Go-Live sistem yang akan berjalan

Dalam pcrsiapan

BAB IV

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

4.1 Latar Belakang Pcrusahaan

PT. Galah Solusi11do Engineering adalah perusahaan swasta nasional yang

terletak di Jalan Raya Lcnteng Agung Gg. Kancil No.132 Jakarta Selatan.

Perusahaan ini didirikan di Jakarta pada tanggal 12 Februari 1993 dengan akta

notaris No.56 oleh notaries Agus Majid, SH. Akta Pendirian ini telah

memperoleh pengcsahan dari Departemen Kehakiman Republik Indonesia dengan

surat keputusan No.C2. J I 87.HT.O 1.0 J-Th.1993

PT Galah Solusindo Engineering bergerak dalam bidang pengadaan

barang clan service alat-alat kcsehatan, laboratorium clan hospital furniture. Tujuan

dari pemasaran barang-barang tcrsebut untuk memenuhi kehutuhan alat-alat di

rumah sakit, klinik-klinik, doktcr clan sekolah kedokteran

4.2. Pemodalan.

Pemodalan PT.Galah Solusindo Engineering berbentuk PMDN

(Penanaman Modal Dalam Ncgeri) yang terdiri dari :

I. Saham pemilik perusahaan.

2. Kredit permodalan pcrbankan.

4.3. Stiruktur Organisasi.

Struktur organisasi perusahaan pada dasamya merupakan alat bagi

pimpinan untuk rnengatur kegiatannya dalam melaksanakan segala aktivitas

organisasi, sehingga ttijuan yang ditetapkan dapat tercapai. Keberhasilan dalam

mencapai tujuan organisasi ;:ierusahaan ini tidak lepas dari dukungan Surnber

Daya Manusia (SDM) yang tepat.

Adapun tugas pokok, wewenang dan tanggung jaw.ab serta hubungan

organisatoris dari struktur organisasi pada PT. Galah Solusindo Engineering

sebagai berikut :

Direktur

Kepalu /J11gia11 Kepulu /Jtlj;iu1t Kep11/a /J11gifu1 Kepala /Jagian Kepa/

4.3.1. Direktur.

! Memimpin dan mengelola perusahaan berdasarkan ketentuan-ketentuan dalam

Anggaran Dasar atau Akta Pendiri Perusat.aan, Hasil Rapat Umum Pemegang

Saham (RUPS) dan kctentuan perundang-undangan lainnya yang berlaku.

! Mewakili perusahaan di dalam dan diluar pengadilan tentang segala ha! dan

dalam segala kejadian.

! Bertanggungjawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

! Memikirkan dan merumuskan kcbijaksanaan dalam bidang keuangan dan

administrasi, pcrsonalia.

! Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan secara langsung tugas para

rnanaJer

! Mengusahakan dan memelihara hubungan serta kerja sama yang baik dengan

instansi pcmerintah, para rclasi dun lembaga masyarakat pada umumnya untuk

mencapai ttijuan pcrusahaan.

! Mengendalikan jalannya roda pcrusahaan secara menyeluruh dan bertanggung

jawab scpcnuhnya atas kclangsungan hidu!J pernsahaan.

4.3.2. Kepala Hagian l'cmbelian.

! Memimph para staf seksi pembelian, memberikan bimbingan,

mengkoordinasi dan rnengawasi pelaksanaan tugas yang di delegasikan

irnpada stafyang dipimpinnya.

! Merencanakan pcm be I ian barang-barang. klasifikasi barang, kualitas barang

yang di beli se1ia mel'1gatur penyimpanan barang ke bagian gudang.

! Melaksanakan ketentuan yang digariskan perusahaan dalam bidang

pembelian, baik untuk jangka pcndek maupun jangka par~ang sesuai dengan

pola rencana perusahaan, termasuk rcncana anggarannya.

! Mengadakan rapat dengan para staf di lingkungannya dengan tujuan dapat

meningkatkan efekti fitas dan efesiensi kerja.

! Mengusahakan dan menjaga suasana kerja sama yang sebaik-baiknya diantara

stafyang dipimpinnya.

4.3.3. Kepala Bagian Kcuangan.

! Memimpin seksi-seksi treasury, accounting yang ada dibawahnya.

! Memberikan bimbingan, mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan tugas

yang didelcgasikan kcpada seksi yang dipirnpinnya.

! Mcrumuskan rencana kebijaksanaan dalam bidang keuangan dan rencana

anggarannya.

! Mengusahakan dan me11jaga suasana kerja sama yang sebaik-baiknya diantara

para stafyang dipimpinnya.

4.3.4. Kepala Baghrn Personalia.

! Menyusun konscp kebijaksanaan, mengevaluasikan dan Iaporan secara

periodik atau insidentil kcpada Direktur dalam bidang personalia (SDM).

! Menyusun konsep surat keputusan kepegawaian yang meliputi, pangangkatan,

pemberhentian, clan mutasi/promosi pegawai, atas masukan dari masing-

masing bagian per-unit yang akan ditandatangani oleh Direktur.

0

! Mengusahakan tersedianya karyawan yang cukup dan berpendidikan, memilih

dan menempalkan karyawan sesuai dengan pengetahuan karyawan, pendidikan

dan pengalaman ke1ja.

~ Mengusahakan dan menjaga suasana kerja sama yang sebaik-baiknya diantara

para stafyang dipimpinnya.

4.3.5. Kepala Bagian Pemasaran.

! Membuat Rencana pemasaran.

! Menjalankan program pemasaran yang telah dibuat dan mengawasi program

pemasaran yang tclah disetujui Direktur.

! Meneliti pembuatan perencanaan dalam pengadaan barang-barang sesum

dengan situasi dan target pasar.

! Mengelola masalah pemasaran barang-barang dari perusahaan.

! Mengusahakan clan menjaga suasana kerja sama yang sebaik-baiknya diantara

para stafyang dipimpinnya.

4.3.6 Kepala Bagian Produksi.

! Membuat rencana produksi

! Menjalankan program produksi yang telah dibuat dan mengawasi program

produksi yang telah clisetlijui direktur

! Meneliti pembuatan produksi barang-barang sesuai dengan situasi dan target

pasar dengan bekcrja sama bersama team pemasaran

! Membuat inovasi /rancangan - raneangan produksi alat-alat sesum dengan

tuntutan pasar.

4.4. Kegiatan PT. Galah Solusindo Engineering.

Kegiatan PT. Galah Solusindo Engineering dibagi menjadi 3 (t1ga) divisi:

I. Divisi penjt;alan barang-barang alat kesehatan, laboratorium, dan peralatan

rumah sakit..

2. Divisi produksi pcralatan rumah sakit.

3. Divisi pengadaan.

4.4. l. Divisi Penjualan Harang-Harang Alat Kesehatan, Laboratorium, clan

Peralatan Rumah Sa kit

Pada divisi ini dibagi me11jadi 2 (dua) sub bagian yaitu:

1. Bagi an penj ualan, yang mana pada bagian ini bertanggung jawab pen uh atas

aktivitas penjualan alat-alat kcsehatan, laboratorium dan peralatan rumah sakit.

Adapun produk yang dipasarkan yaitu :

a. Produk-produk Alat Kesehatan. Seperti meja operasi, anaesthesi, ventilator,

larnpu operasi, instrument, ECG, EKG, USG, treadmill, ESWL, microwave

diathenni, nebulizer, suction, traction, tens, patient monitor, stetoscope,

tensimetcr, digital blood, pressure 'monitor, x-ray, hanger, cassette x-ray,

fxer, developer, CT-scan, MRI dan lain-lain.

b. Prociuk Laboratorium. Scpcrti : photometer, spectrophotometer, centrifuge, .

shaker, microscope, micropipette, gelas-gelas Jaboratorium, reagen dan lain-

lain.

c. Prociuk Peralatan Rumah Sakit. Seperti : tempat tidur pasien, meja periksa

pasien, meja ginaccology, kursi ginaecoiogy, box bayi, box anak, incubator,

lernari obat, lemari pasient, trolley, tiang infuse dan lain-lain.

2. Bagian Service

Bagian ini dibcntuk untuk mcnunjang penjualan dan after sales service

produk-produk alat kesehatan, laboratorium dan peralatan rumah sakit. Apabila

produk-produk yang terjual kepada pelanggan (customer) dan masih dalam

garansi mengalami kcrusakan maka bagian service akan turun tangan dan

bertanggung jawab penuh untuk memperbaikinya. Selain itu untuk

mengoptimalkan divisi service maka dituPtut kerjasama team antara bagian

service dan bagian penjualan. Bagian penjualan dapat rnengambil kontrak

service tahunan atau order service alaktlat kesehatan, laboratorium, dan

peralatan rumah sakit dari merek yang tidak dijual oleh PT. Galah Solusindo

Engineering atau alat yang dijual oleh perusahaan lain. Order service

disampaikan pada bagian service untuk diproses dan diperbaiki. Untuk

menunjang aktivitas bagian service ini dilengkapi dengan workshop dan alat-

alat tools, alat -alat kalibrasi dan testing.

4.4.2. Divisi Produksi Pcralatan Rumah Sakit

Divisi ini bertugas untuk membuat alat-alat rumah sakit berdasarkan order

pesanan dari divisi pcnjualan dan bertanggungjawab atas kondisi atau posisi stock

barang-barang atau protl.uk digudang.

4.4.3, Divisi Pengadaan.

Divisi pcngadaan be1iugas dan bertanggung jawab penuh atas pembelian

barang-barang sesuai dengao order pesanan dari divisi penjualan clan produksi.

Disini divisi pcngadaan harus bckcrja sama dengan divisi penjualan dan divisi

produksi.

4.5. Tata Laksana Sistem Manual Yang Berjalan

4.5.1. Sistem Pcnawaran.

Dalam proses pcnawaran produk, dilalui lewat beberapa tahap yang telah

dijelaskan dalam data flow diagram dibawah im. Yaitu:

! Data flow diagram sistem penawarnn

Data flow diagram sistem pennwaran tampak seperti pada gambar 4.2 dan

4.3, yang digambarkan dalam bentuk diagram konteks (level 0) dan

diagram nol (level I) dimana DFD ini merupakan gambaran sistem yang

telah berjalan di Pcrusahaan ini dan yang akan dibangun oleh penulis.

! Uraiall kcgiatitn sistem penawaran

CustiHl!cr i .

I. Customer mcmberikan inquery /permintaan produk

2. Customer mencrima surat penawaran /Quotation dari divisi penjualan

Divisi Protluksi

I. Mencrima sutat pcrminlftan produk /inquery dari Customer

2. Verifikasi dengan data prodtlk yang ada.

3. Membuat surat persctujuan pehgadaan produk.

Lembar I : dibcrikan kc divisi pengadaan

Lembar 2 : diarsip berdasarkan nomor urut.

Divisi Pengadaan

I. Menerima persetttjuan surat pengadaan barang dari divisi produksi

2. Memproses pengadaan produk

3. Membuat surat pertanggungjawaban pengadaan produk

Lembar I : dibcrikan ke divisi penjualan

Lembar 2 : dibcrikan ke divisi produksi

Lembar 3 : diarsip berdasarkan nomor umt

4. Pengadaan produk &jasa

Divisi Pcnjualan

I. Menerima surat persetujuan pertanggungjawaban pengadaan produk

2. Membuat surat pcnawaran /Quotation

Lembar I : dibcrikan ke Customer

Lcmbar 2 : diarsip berdasarkan nomor urut

Diagram Konteks (Level 0)

lnquery

I Customer

r Quotation

Laporan_inquery -1 r-P:::-e-,..-:tu'"'iu_a_n_ye_n_g-ad7a_a_n---l>l_::_:j

. -~ /. '\ Sistem lnformas

l'ermintaan_pengadaan _Prociuk

I Penawaran Pertanggungjawaban

Alat Rumah Sakit _pengadaan_Produk

J

Oivisi Pengadaan

- Pemberian_no_penawaran ~----'~~

Divisi Penjuatan

Laporan_P ertanggungjawaban_pennadaan_produ1

Gambar ./.2 Diagram Konteks Sistem Injormasi Penawaran

A/at Rumah Sa kit PT Ga/ah Solusindo Engineering

Diagram Nol (Level l)

lnqucry

Customer

Pcnnintmm_Produk

Div. Produksi

lr.l_Produk

Div. Pcnjuulan Surnt~ prtn~i\\bn_ Jll.?-ngadaan + stuck _11nxluk

nosural+stock .. .Pro

4.6. Permasalahan pada Sistcm Pcnawaran

beberapa ha! yang menjadi permasalahan pada sistem penawaran adalah:

1. Sistem yang be~jalan kurang terjamin keamanannya karena sistem

penawaran yang ada dibuat dengan menggunakan Microsoft Excel

sehingga yang disimpan hanya data, jadi apabila kita ingin membuat

penawaran baru yang sama kita harus menyimpan dengan nama yang

Jain atau menimpa data yang lama.

2. Desain dan perancangan sistem sulit dikembangkan dikarenakan belum

terdokumentasi dengan baik.

4.7. Pemecahan Masalah

Dari pcrmasalahan yang ditemukan maka penulis meqcoba untuk

menyelesaikan dcngan cara :

I. Membuat dcsain program yang fleksibel.

2. Menggunakan database yang mudah didalam pengembangannya.

3. Merancang struktur tabel yang mampu memiberikan informasi

penawaran, tan pa harus membuat ulang data yang ada.

BABV

PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

5.1 Batasan Uanc:rngan Sistem Yang Akan Berjalan

Adapun batasan si~tem yang akan berjalan dalam bah ini digambarkan

dalam bentuk : diagram aliran data yang terdiri dari diagram konteks (level 0),

diagram Nol (level I), entity relationship diagram, STD, bagan terstruktur, dan

proses spesifikasi.

5.1.1 Diagram Konteks (Level 0)

Diagram konteks dari Sistem Informasi Penawaran Alat Rumah Sakit PT.

Galah Solusindo Engineering terdapat pada gambar di bawah ini.

Laporm,_lnquery -Persetujuan_pengadaan . Divisi Produksl

Permintaan_pengadaan v fnquery _, _Produk

I ~stem lnfonn~ Divisi Pengadaan Penawaran Pertanggungjawaban

Alat Rumah Saki t _pengadaan Produk Customer )

Pemberian_no_penawaran I

i QmW,\1.ion Divisi Penjualan

Laporan_Pertanggungjawaban~pengadaan_produkl

Gambar 5. I Diagram konleks Sistem lnformasi Penawaran

5.1.2 Diagram Nol (Level 1)

Customer I '----------'

Di\. Pmduksi

fuqt11.:ry

Pcnnintnan Prnduk

Jd __ Produk

Sumi __ prtngjwbn pcngmfmm ' ~tock .iiro

5.2 Rancangan Struktur Data

5.2.1 Entity Relationship Diagram

Diagram yang memperlihatkan relasi atau nubungan dari tiap-tiap objek yang ada

pada Sistem Informasi Penawaran Alat Rumah Sakit PT Galah Solusindo

Engineering (versi James Martin) seperti berikut:

Produk In query

Kodc Produk '

Pc:.'Illlinlnan Produk K

! Bentuk normal pe11a111a ( 1 NF)

Ciri 1 NF adalah tabcl dengan domain yang sederhana (simple) dan tidak ada

"Repeating Goup''.

Tab el lnquery

Cofnqucry Datclnqucry Code Description Origin Qty Pricclisl Customer Address ! City ! Postulzip I Attn I Tc!p Tabet Surat_Penawaran

Qtn DatcQln Custrn'ncr A~!Jrcss -[fl;,: Postulzip Attn Code Description I Origin I Qty Pricelist J

: Bentuk normal ketiga (3NF)

Suatu relasi dikatakan dalam bentuk nom1al ketiga jika b1~rada daiam bentuk

nonnal kedua dan setiap atribut bukan kunci tidak rnemiliki depedensi

transitif terhadap kunci primer.

Tabel Produk

Description ~Origin ! Pricciisl

Cuslorner Address City Postalzip Telp

Tahcl lnqucl)'

Colnqu::~ ------- ------~~~-~-~~~---~--IQLY

D;1tclnquery Attn Code C11Customcr L_ ---~

Tabet Surat,.Penawaran

! CoCustomcr I Code I Qty

Gambar5.6 Bentuk Normal Ketiga

5.2.3 Kamus Data

Berikut ini rnerupakan garnbaran kamus data yang mendifinisikan aliran data

dalam diagram alir data diatas yang terdiri dari data store dan laporan

: Data Store

Inquery ={Colnquiry + Datelnquiry +Attn+ Code+ CoCustomer

+Qty)

Product =(@Code+ Description+ Origin + Price:list}

Customer ={@CoCustomer +Customer+ Address+ City+ Postalzip

+ Telp}

Surat Penawaran ={Qtn + DateQtn +Customer+ Address+ city+

! Laporan

Cetak Inquery

Postalzip + Attn + Subject+ Code+ Qty+ Description +

Pricelist }

= { Colnquery + Customer+ Address + City+ Postalzip

+ Attn + Telp + Date'nquery +Code+ Qty+ Description

+ pricelist +Total}

Cetak Data Customer = {@CoCustomer + Customer + Address + City +

Postalzip + Telp}

Cetak Produk = {@Code+ Description+ Origin+ Price list}

Cetak Quotation = { Qtn + Customer+ Address+ City+ Postalzip +Attn

+ DateQtn + Code+ Qty+ Description+ Pricelist +

Total}

5.2.4. Rancangan Tabel

Rancangan tabel dalam Microsoft Visual Basic 6.0 terbentuk dalam satu nama file

dengan extension MDB. Adapun rancangan tabel sistem informasi penawaran alat

rumah sakit PT Galah Solusindo Engineering adalah sebagai berikut :

! Tabel Customer

Keterangan : Bcrisi Idcntitas dari pelanggan.

Key : CoCustomer

.['ield

CoCustomcr

Customer

Address

City

Postalzip

Attn

Telp

! Tabel Produk

Tabel 5.1 Rancangan File Customer

Character 25 Kode Pelanggan

Character 55 Nama Instansi /Nama Pelanggan

Character 225 Alamat Instansi /Pelanggan

Character 50 Nama Kota Instansi

Character 5 Kode Pos

Character 15 Ditujukan Atas Nama/Perwakilan

Character 35 Nomor Telepon yang dapat

dihubungi.

Keterangan : Berisi Produk -Produk yang ditawarkan PT Galah Solusindo

Engineering

Key : Code

Tabel 5.2 Rancangan File Produk

Code

Description

Origin

Pricelist

! Tabel Inq uery

Character

Character

Character

Currency

25 Kode barang

225 Uraian barang

55 Negara Pembuatnya

Harga barang

Keterangan : Berisi Dafrar list perrnintaan barang dari customer

Key

Tabel 5.3 Rancangan File Inquery

Coinquery Character 25 Kode Inquery /Pennintaan

Datelnquery Date Tanggal Inquery /Permintaan

Attn Character 15 Ditujukan Atas Nama!Perwakilan

Code Character 25 Kode barang

CoCustomer Character 25 Kode Customer I Pelanggan

Qty Numerik Jumlah barang

! Tabel Surat_ Penawaran

Keterangan : Berisi field Penawaran dari divisi penjualan.

Key

Tabel 5.4 Rancangan File Surat_Penawaran

Qtn

DateQtn

CoCustomer

Code

Qty

Character

Date

Character

Character

Numerik

5.2.5 Rancangan Layar

! Rancangan Form Inquery

25

25

25

25

Nomor Surat Penawaran

Tanggal Quotation /Penawaran

Kode Customer I Pelanggan

Kodebarang

Jumlah barang

No1nor Inqucry

Tgl Inqucry

Atas Nruna

Kodc Produk

Kodc Pclanggnn

Quantity

xxx.xx.xx.xxxx.x.x

xxxx.xxxxxx.xxxxxxx.xxx

xxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

999

Gambar 5. 7 Rancangan Form lnquery

Operasi yang terdapat dalam Form Inquery

Data Baru

Perbaharui

Cari : menampilkan Nomor Inquery yang sudah pernah ada

Hap us

Cetak

Pindah ke record sebelumnya

Pindah ke record selanjutnya Keluar

: Rancangan Form Prociuk

Description

Origin

Pricclist

xx.x..xxxxxxxx.xxx

X.'XXXXX:\..."'XXXXXXXXXXXXXXX.XX

xxxxxxxxxx

99.999.999

Gambar5.8 Rancangan Form Produk

Operasi yang terdapat dalam Form Produk:

Data Baru

Perbaharui

Cari : menampilkan Kode Produk yang sudah pemah ada

Pindah ke record sebelumnya

Pindah ke record selanjutnya

Hapus

Cetak

! Ran:cangan Form Customer

Form Custon1cr

Kodc Pclanggan

Pclanggan

Alanu1l

Kata

Kodc Pos

Tclp

xxx.xxxxxxx

xxxxxxx.x.xxxxxxxxx

x.xx.xx.xx.xxx.x.xx.xxxx

xxxxx

Gambar 5.9 Rancangan Form Customer

Operasi yang terdapat dalam Form Customer:

Data Barn

Perbaharui

Cari : menampilkan Kode Pelanggan /Customer yang sudah pemah ada

Pindah ke record sebel umnya

Pindah ke record selanjutnya

Hapus

Cetak

! Rancarrgan Form Quotation

NomorQln

Tgl Qtn

Kodc Produk

Kodc Pclanggan

Quantity

XXXXXX."-X..XXXXX

99-99-99

XXXXXXXX'.\...'XXX.X.X

999

Gambar 5.10 Rancangan Form Quotation

Operasi yang terdapat dalam Form Quotation:

Data Baru

Perbaharui

Cari : menampilkan Nomor Quotation /Penawaran

Hapus

Cetak

Pindah ke record sebelumnya

Pindah ke record selanjutnya

Keluar

I

5.2.6 Rancangan Laporan

! Rancangan Laporan Quotation I Surat Penawaran

Customer xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx x:xxxxxxxxxxxxx xxxxx

Attn : xxxxxxx Subject : Quotation OF xxxxxxxx

Dear : Sir /Madam

Office : J1 Raya Lenteng Agung Gg Kancil No. 132

JAKARTA SELA TAN l?.610 l'clp : 021-7817725 Fax : 021-7817725 Email : galah@cbn.net.id

QUOTATION Ql'N : xxx/xx/xx/xx

Dat1) : 99-99-99

Refer to your inquery regarding to the above subject, we are pleased to offer as follows.

No Code : Qtv . .

I xxxxxxxx 99 xxxxxxxxx 999.999 99.999.999 2 xxxxxxxx 99

.. , Total '. 99 .. , ... ,),, ' . ,, ''

Condition 1. Delivery= Ex-Stock 2. Delivery =Franco Jakarta 3. Payment= 30 days 4. Validy = 30 days 5. Others =Prices Excluded Tax I 0%

We trust above quotation will meets with your requirement, if you have any query please do note to contact us. Thank you very much for your kind attention and co-operation.

Yours Faithfully PT GALAH SOLUSINDO ENGINEERING

JUMADJ MARKETING

Gambar 5. I 1 Rancangan Laporan Quotation I Surat Penawaran

! R:rncangan Laporan Inquery I Surat Permintaan

Customer xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxx

Attn : xxxxxxxxxx Telp: xxxxxxxxxx

No Code J xxxxxx

Total

Oty '

99 99

Office: rI Raya Lenteng Agung Gg Kaucil No.132 JAKARTA SELATAN 12610 Telp : 021-7817725 Fax : 021-7817725 E-mail : galah@cbn.net.id

INOUERY lNQ : xxxlxxtxxfxx

Description ,, xxxxxxxxxxxxxxxxxx

,' !:, ' '

Date : 99-99-99

PriCe!isi' \;';- i:'::'T,\

999.999 909.999 - .--,-"_

~ 99.999.999 99.999:999 ;;

Gambar 5. 12 Rancangan Laporan Jnque1y I Surat permintaan

: Rancangan Laporan Data Customer

No I

Kode Customer Customer xxxxxxxxxx xxxxxxxx

Office : JI Raya Lenteng Agung Gg Kancil No.132 JAKARTA SELATAN 12610 Telp : 021-7817725 Fax : 021-7817725 E-mail : galah@cbn.n,t.id

Date 99-99-99 Address City:: Postalzip Telepon xxxxxxxx xxxxxxx xxxxx xxxxxxx

Gamhar 5. I 3 Rancangan Laporan Data Customer

PT Ga/ah Solusindo Engineering

! Rancangan Laporan Produk

PT

Office: Jl Raya Lenteng Agung Gg Kancil No.132 JAKARTA SELATAN 126!0 Telp : 021-7817725 Fax : 021-7817725 E-mail : galah@cbn.n

5.2.7 State Transisi Diagram (STD)

State Transisi Diagram (STD) merupakan suatu mode:lling tool yang

menggambarkan sifat ketergantungan pada waktu dari suatu sistem. Gambar

dibawah ini menggambarkan dari sistem yang akan berjalan.

-idle -

Press "STAR.r' Press "RESET" atau Pm;swonl salah

I Jisplay tvtmmkkan Jlu:>t>worJ" ----Clear Screen

' Menungi,'1.1 Password

Press "KELUAR" Clear Screen

Press "KELUAR" Menunggu

Display "Pilih" Pilihan

I

~

I Produk II Customer II Inquery II Quotation JI Cetak quotatio1~I Keluar

Gambar 5. I 5 State Transition Diagram (STD)

5.3 Perancangan Struktur Proses

5.3.l Bagan Terstruktur

Bagan terstruktur (structured chart) digunakan untnk mendefinisikan dan

mengilustrasikan organisasi dari sistem infonnasi secara berjenjang dalam bentuk

modul dan submodul, juga menunjukkan hubungan elemen data dan elemen

kontrol antara hubungan modulnya sehingga dapat memberikan penjelasan yang

lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan

hubungan antar modul.

! Bagan Terstruktur Proses 1.0 (Pengolahm1 Data Inquery)

Detil lnquery , - o,/

Statu!i_fnqucry O

Entri Jnqucry

Pcngolnhun f} ta In{ ucry

Oetil_ cJ/ \

Custome Oetil_ Custome Detil

lnquery

Entri Custotncr RckamCusto1ncr

f' Detil

Rekam Inqucry Cctak lnqucry

'I 'r K

! Bagan Terstruktur Proses 2.0 (Cek Data Produk)

Cck Data Prociuk

Dclil_produk q\ Dctil_produk '1

Stutu>_pnxluk /;~ llctil_prnduk 1 Enlry

Data Prociuk

K

! Bagan Terstrnktur Proses 5.0 (Penawaran Produk)

Pcrinwurun

.f

Pcnuwaran Produk

Detil_Pcnuwarnn ,.-:J Deti.1 Pcnuwuwn '~ -

J)ctil_Pcninvunm q".,

Entri Pcnawaran

Kd_ '"., Produk

"

'\i

flc1il 1 \"-Pcnawnran . \

Kd CuS1omer

Kd Produk

Tulis

Keterangan: Rekam penawaran produk herkondisi dike1jakan hi/a status

P enawaran produk ok.

Gambar 5./8 Bagan Terstruktur Proses 5.0 (Penawaran Produk)

5.3.2 Process Specification

Setiap proses (bubble) di DFD harus memiliki proses specification. Tanpa

m1 kita tidak akan dapat mengetahui apa yang terjadi di dalam proses(bubble)

tersebut.

Metode yang digunakan untuk menggambarkan proses pada top level

berbeda dengan metode yang digunakan untuk proses yang ada pada level yang

paling bawah. Spesifikasi proses menjadi pedoman bagi programmer dalam

membuat pro!,>ram (coding).

: Spesifikasi modul untuk pengolahan data inquery

Module pengolaan _data_ inquery

Input File File Customer, indexed by Kd._Customer

File Inquery, Indexed by No_Inquery

Module Pengolahan_data_Inquery

Key_in No_Inquery_ln

Read file Inquery for No_Inquery =No_inquery __ In

If not found

Display error message

Return

Endif

Display Date _lnquery, Attn, Kd _Produk, Kd _Customer, Qty

Until no more data

Append to file inquery

Update file inquery

End if

Read file Inquey

If overflow

Print heading-line

End if

Print detail_line

Key_in No_Inquery

Repeat

Repeat

Key_in Kd_Customer_In

Read file customer for Kd _Customer =Kd _Customer _In

Until Kd _ Customer=Kd _Customer _In

Display Nama_ Customer, Address, City, PostalZip, Telp

Until no more data

Append to file Customer

Update file Inquery

End module.

! Spesifikasi modul untuk eek data produk

Module : Cek data Prociuk - --

Input File : File Produk, Indexed by Kd Prociuk

Module eek data _produk

Key_in kd_produk_in

Read file produk for kd_produk=kd_produk_in

If not found

Display error message

Return

End if

Display Decsription,origin, pricelist

Repeat

Repeat

Read file produk

lf overflow

Print heading-line

End if

Print detail line

End module

! Spesifikasi modul untuk pe11awara11 produk

Module : penawaran _produk

Input file : file penawaran, Indexed by no_ penawaran

File customer, indexed by kd _customer

File Produk, indexed by Kd _produk

Module penawaran _produk

Key_in No_penawaran_ln

Read file penawaran for No _penawaran =No _penawaran_In ,

If not found

Display error message

Return

Endif

Display Date_penawaran, Attn, Kd_Produk, Kd __ Customer, Qty

Until no more data

Append to file penawaran

Update file penawara

Endif

Read file penawaran

If overflow

Print heading-line

End if

Print detail line

Key_in No_penawaran

Repeat Repeat

Key_in kd_produk_in

Read file produk for kd_produk=kd_produk_in

If not found

Display error message

Return

End if

, Display Decsription,origin, pricelist

Repeat Repeat

Key _in Kd _Customer _In

Read file customer for Kd _Customer =Kd _Customer _In

Until Kd _ Customer=Kd _ Customer_In

Display Nama_ Customer, Address, City, PostalZip, Telp

End module

5.4 Im plementasi

5.4.1 User

Pemakaian Sistem Informasi Penawaran Alat Rumah sakit Pada PT Galah

Solusindo Enginering hanya melibatkan Administrator yang berada pada divisi

penjualan yang mempunyai kontrol penuh untuk menghapus, menambah,

mengedit seluruh data pada database, memberikan nomor penawaran beserta

daftar harga dari permintaan customer /Inquery.

5.4.2 Desain Program

Sesuai dengan jenis User maka pemogram menggunakan sistem Single User dan

program executenya sebanyak satu buah yaitu satu program EXE untuk

administrator.

I Admin.cxc 11--------f>I~ :::, '------' , Quotntion.MD!~

Gambar 5.19 Desain Program

5.5 Tampilan Program

Berikut ini merupakan tam pi Ian pro&>ram yang terdapat dalam setiap fonn.

! Form Login

Form ini merupakan form validasi sehingga tidak semua orang bisa mengakses

program aplikasi ini. Apabila ada kesalahan password maka assisten dari program

ini akan mengeluarkan suara wrong password, please try again.

Gambar5.20 Form Login

! Form Menu Utama

Form ini merupakan file induk (MDI Form) dimana pada form ini terdapat

Toolbar yang menghubungkan antar form seperti form produk, customer, inquery,

quotitation, cetak quotitation, keluar dari prog