Sistem Informasi Kesehatan

1. Sistem Informasi Administrasi

Sistem informasi administrasi merupakan sistem informasi yang bertujuan

meringankan beban administrasi, baik dari banyaknya tumpukan kertas, lamanya proses

dan sulitnya perhitungan. Sistem informasi akan merupakan bagian dari proses efisiensi

pelaksanaan yang berhubungan dengan pencatatan, perhitungan dan pelaporan. Proses

administrasi di RS, biasanya yang tercakup dengan:

1) Keuangan RS, baik dari pasien dan untuk kepentingan RS

2) Kepegawaian

3) Penerimaan pasien

4) Administrasi umum, seperti ketatusahaan dan pengarsipan

Sistem informasi ini dikembangkan untuk memperoleh:

1) Kemudahan proses

2) Mengurangi beban kerja

3) Mengurangi jumlah kertas dan arsip

4) Mempercepat proses

Sistem informasi administrasi, mempunyai beberapa karakteristik antara lain:

1) Menangani pencatatan

Sistem informasi administrasi, berusaha menangani pencatatan yang semakin rumit

dan kompleks, seperti penagihan pada pasien, karena banyaknya pelayanan, maka

semakin rumit dan lama, dilain pihak asien butuh kecepatan.

2) Menangani perhitungan

Seperti pada jumlah barang yang beredar di RS sangat banyak jenis dan jumlahnya,

monitoring stock obat akan jadi masalah, maka sistem informasi akan menolong

perhitungan secara cepat.

3) Menangani pengarsipan

Adanya arsip yang bertumpukan dari kertas-kertas dapat dikurangi dengan sistem

informasi administrasi ini, sehingga akan menghemat ruang dan tempat

penyimpanan.

4) Bila dilihat di atas akan berperan secara jelas pada kegiatan yang sekarang ini

banyak melibatkan karyawan dan deretan meja serta kertas

Akan tetapi ada yang harus diperhatikan secara hati-hati:

1) Sistem informasi administrasi, dapat dikembangkan dengan sistem komputerisasi

secara baik bila sistem manualnya telah ditata dengan baik, jadi sebelum

mengembangkan komputerisasi, perbaiki sistem manualnya.

2) Dalam komputerisasi administrasi ada baiknya dikembangkan secara bertahap dan

individual, terus ke arah local area network, karena bila langsung secara intergrasi

akan memerlukan memory yang besar.

Karakteristik yang ada, berperan pada proses sehari-hari, dan contoh yang sudah

digarap diantaranya:

No Kelompok Contoh

1 Keuangan 1. akuntansi piutang

2. akuntansi hutang

3. akuntansi “General Ledger”

4. cost accomuting

5. budget comparations

6. inventory

2 Kepegawaian 7. payroll accounting

3 Penerimaan pasien 8. inpatient daily cencus

9. inpatient pre-admision

10. out patient clinic appointment

Terlihat bahwa yang sekarang ini banyak dipakai adalah dalam segi keuangan

rumah sakit. Hal ini memang disadari proses keuangan itu makin rumit dan

membosankan. Manfaat yang diperoleh dari kemudahan proses, mengurangi beban

kerja, mengurangi kertas dan arsip, mempercepat proses, adalah adanya efisiensi dari

segi biaya, waktu, dan arsip.

Seperti dikemukakan di depan, bahwa komputerisasi tidak dapat dikembangakan

secara baik tanpa pengembangan sistem manual, juga ada keterbatasan yaitu:

1) Keterbatasan sistem

Sistem informasi administrasi yang menggunakan computer, harus secara jelas

disadari oleh manual, jadi manualnya harus dirapihkan dulu, baru sistem yang

komputerisasi dikembangkan.

2) Keterbatasan perangkat sistem

Perangkat yang dipergunakan memiliki keterbatasan memori dan kecepatan,

sehingga beban kerja computer harus disesuaikan, makan dianjurkan pengembangan

yang bertahap.

3) Keterbatasan perangkat lunak

Perangkat lunak yang ada banyak dibuat secara tailor made yaitu sesuai dengan RS

tertentu, maka bila mengaplikasikan dari program yang ada, perlu dengan benar

diketahui keterbatasan yang ada, juga sistem yang baik perlu lengkap, tetapi makin

lengkap program akan makin rumit, jadi program juga dipilih secara cukup

sederhana, maka hal ini otomatis ada keterbatasannya.

4) Keterbatasan operator

Penggunaan sistem harus terlatih, karena bila salah mengisi maka akibatnya hasil

yang terjadi akan salah juga, latihlah operatos yang terampil dan selalu ada

cadangan petugas yang dapat menggantikan bila berhalangan, bila hal ini tidak

disiapkan akan terjadi kelumpuhan, bila salah seorang operator berhalangan.

Selain itu keterbatasan teknis lainnya seperti kestabilan aliran listrik, dan virus.

Hendaklah penggunaan komputer dinas tidak dicampur dengan komputer perorangan,

hal ini untuk mencegah penularan virus.

2. Sistem Informasi Klinis

Sistem informasi klini meliputi interaksi langsung antara dokter dan perawat

dengan sistem untuk memasukkan dan mengambil kembali data, berguna untuk

aktivitas langsung yang berhubungan dengan asuhan pasien.

Manfaat dari sistem informasi klinis merupakan integrasi dalam hal:

1) Informasi dapat akses otomatis

2) Informasi baru dapat segera digunakan yang akan mempermudah membuat

keputusan

3) Keputusan dapat dibuat sesuai basis ilmu yang disiapkan

4) Keputusan bersifat sesuai dengan kebiasaan yang ada

5) Karena bersifat data driven, maka keputusan akan dapat cepat diambil

6) Dapat disesuaikan dengna perkembangan ilmu baru.

Secara umum konsep sistem informasi klinis merupakan wahana yang

menjembatani antara pasien dengan dokter dalam rangka pelayanan, maka sebenarnya

yang sekarang dan sebelumnya telah ada disebut dalam era manual, dengan catatan

buku dan ingatan dokter dengan timnya. Ada 3 komponen penting yang terkait:

1) Pengguan, yaitu dokter dan petugas kesehatan lainnya

2) Sistem, mulai pengumpulan data sampai membantu dalam pengambilang keputusan

3) Manfaat bagi pasien, dalam artian diberikan terapi berupa resep obat atau tindakan.

Sistem ini mirip dengan sistem informasi manajemen, dimana keputusan

manajemen menjadi keputusasn klinis oleh dokter. Penting pula diperhatikan bahwa

informasi harus jelas sampai pada manfaat bagi pasien. Sistem informasi klinis akan

terkait dengan peningkatan efektivitas pelayanan dan peningkatan mutu pelayanan, dan

terutama aspek-aspek yang sifatnya tulis-menulis, kegiatan yang berulang, pencarian

data, keterkaitan data akan sangat dipercepat, dipermudah.

Komponen yang terkait baik secara langsung atau tidak dapat dilihat seperti

berikut ini

No Kelompok Uraian

1 Tujuan 1. efektivitas

2. efisiensi

3. peningkatan mutu

4. pencapaian harapan

2 Terkait langsung 1. pasien

2. sistem informasi

3. pengetahuan dokter

4. dokter

3 Tahapan 1. pengumpulan data

2. proses pembuatan informasi

3. penampilan informasi

4. pengguna informasi untuk keputusan klinis

Elemen penting yang terkait dengan sistem informasi klinis terutama dengan

aspek kerahasiaan data, juga pada keamanan penggunaan informasi sesuai dengan

kebutuhan, elemen itu antara lain:

1) Availability, kapan dan dimana dibutuhkan

2) Anthentication, kebenaran data

3) Access control, siapa penanggung jawab dan kewenangannya

4) Intergrity, data dan informasi harus merupakan hal yang dapat

dipertanggungjawabkan

5) Attribution, kejelasan data dan cara penelusurannya

Aplikasi sistem informasi klinis sangat ditentukan oleh kerjasama berbagai

pihak yang terkait, sehingga faktor yang dapat mendorong keberhasilan dapat

menghambat dapat diselesaikan secara bersama, diantaranya terkait pelayanan, sistem,

waktu, pemanfaatan, sehingga secara bertahap dapat dilakukan perbaikan yang terus

menerus. Faktor yang dapat mendorong keberhasilan diantaranya:

1) Kejelasan konsep

Konsep yang jelas dari pelayanan dan keterkaitan dengan sistem informasi

2) Dukungan

Dukungan kebijakan, professional dan dana sangat penting

3) Focus

Secara jelas mana prioritas dan tahapan serta aspek penting yang terkait

4) Ketegasan dokter

Dokter sebagai pemegang kunci perlu tegar mengadapi berbagai kesulitan

5) Komunikasi

Komunikasi dari berbagai professional dan fleksibilitas diperlukan agar tidak buntu.

Perlu mendapat perhatian dari segi:

1) Jadwal, mana yang lebih dulu, dan keterkaitan dengan proses yang lainnya yang

terkait

2) Jajaran dokter, seperti dokter, perawat, farmasi, dll yang secara langsung terkait agar

terlibat dari awal dan terus menerus

3) Penyesuaian antara data, tulisan, sistem informasi dan pemanfaatan agar jelas

terlihat hasilnya

Kompleksitas dan spesialisasi pelayanan akan menambah jumlah data dan keterkaiatan,

makan diakomodasi dengan sistem yang sesuai agar tetap dapat menjaga mutu

pelayanan.

Dalam kaitan dengan sistem informasi klinis terkait berbagai jenis, dari sekian

banyak jenis yang ada dari sistem informasi klinis, dan yang lebih maju adak bersatu

dengan alatnya. Diantaranya dapat digambarkan seperti berikut:

Komputer pembantu diagnosa. Jenis ini meliputi pengumpulan data baik dari

anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium yang diperlukan; penilaian atas data itu

sehingga dapat dibandingkan dengna yang normal dan ciri khusus suatu penyakit,

sehingga akan membantu menentukan diagnose.

Komputer pembantu pengobatan dan tindak lanjut. Jenis ini, akan

membantu patokan terapi dan jadwal yang harus dipenuhi. Biasanya untuk terapi jangka

panjang dan sensitive, misalnya terapi kanker dengna radiologi dan kemoterapi. Contoh

diantaranya komputer yang berisi gambaran protocol pengobatan suatu penyakit, dan

upaya untuk mengingatkan bila sampai pada waktunya, disebut computerized patien

follow up system.

Sistem pemantauan pasien. Sistem ini akan memantau pasien terus menerus

tanpa lelah seperti oleh manusia. Hal ini penting pada pelayanan ICU (Intensive Care

Unit), kamar operasi, ICCU (Intensive Cardiac Care Unit).

3. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen telah banyak diguanakan berbagai kalangan di

rumah sakit, karena memang sedang naik daun, dari sudut pengertian penggunaan,

walaupun disadari disana sini terasa ada kesulitan dalam penerapan secara praktis. Hal

ini karena:

1) Adanya anggapan bahwa sistem informasi manajeman harus pakai komputer,

sebenarnya secara manual pun dapat

2) Menganggap bahwa informasi yang dihasilakn adalah jawaban masalah, padahal

informasi hanya merupakan alat bantu

3) Sistem informasi manajemen dianggap menjadi rumit, karena proses yang diketahui

tidak secara lengkap, kenyataanya dapat dipilih berbagai jenis yang sederhana.

Selain itu ada beberapa hal penting yang perlu diperhatiakn dalam sistem informasi

manajemen di RS yaitu:

1) Pengadaan sistem informasi itu apakah secara keseluruhan, atau masing-masing

bagian?

2) Dalam rangka transfer informasi, apakah harus terkait keseluruhan atau tiap area

tertentu?

3) Siapa saja petugas yang boleh menggunakan?, sebatas mana kerahasiaan data?

4) Apakah RS mengembangkan sistem sendiri atau membeli yang sudah jadi?

5) Apakan yang menjalankan sistem itu orang rumah sakit, atau petugas sewaan dari

luar?

6) Teknologi jenis mana yang akan digunakan, agar tidk ketinggalan zaman?

Menjawab hal diatas merupakan pekerjaan yang sulit, tetapi hendaklah dilihat patokan

dasar yang perlu diperhatikan yaitu kebutuhan yang ada dan kemampuan yang dipunyai.

Dalam rangka menjawab beberapa segi penting yang berhubungan dengan sistem

informasi manajemen seperti di atas, berikut ini akan digambarkan secara singkat

tentang kebutuhan SIM di RS, keterbatasan SIM di RS, pengembangan SIM di RS,

dengan demikian akan merupakan acuan pokok dalam mempertimbangkan sejauh mana

SIM di RS kita dimanfaatkan . diantaranya manfaat yang dapat dicapai antara lain

kecepatan dan ketepatan informasi yang didapat, kemudahan pengoperasian,

mengurangi beban kerja.

Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen

Dirumah sakit SIM, secara umum dibutuhkan untuk:

1) Penetuan tujuan dan rancangan jangka panjang

2) Forecasting kebutuhan dan penyediaan layanan

3) Alokasi sumber daya dan penyediaan biaya

4) Penilaian kinerja dan pengendalian mutu

5) Evaluasi program

Kondisi lingkungan RS yang cepat berubah, bai sosial dan ekonomi memerlukan

adanya informasi yang handal yang dapat dipergunakan untuk penyesuaian perencanaan

jangka panjang kemudian bila perencanaan jangka panjang sudah dapat disusun, maka

langkah berikutnya informasi perlu agar pelayanan yang akan disediakan benar-benar

sesuai dengan kebutuhan masyarakat, sehingga menghindari pemborosan.

Dalam rangka efisensi RS yang merupakan salah satu komponen kualitas

pelayanan RS, maka adanya alokasi sumberdaya dan penghematan biaya dapat berjalan

secara cepat dan akurat bila didukung oleh adanya informasi yang tepat dan akurat.

Dukungan SIM di RS ditantang untuk dapat menginterpretasi dan mengolah informasi

itu menjadi keputusan atau pemecahan masalah yang sesuai. Hasil akhir upaya RS dapat

diukur dari beberapa kinerja, baik pelayanan medis atau administrative seperti

keuangan, dan sistem informasi manajemen RS yang dapat memberikan gambaran

keberhasilah atau kegagalan, termasuk pula aspek mutu seperti kepuasan dan keamanan

pasien. Perubahan masyarakat yang pesat, ditambah perubahan teknologi peralatan

kedokteran yang cepat pula, maka program atau kegiatan harus senantiasa mengikuti

dan disesuaikan. Dalam rangka evaluasi program inilah informasi akan sangat berperan

bagi manajemen dan pengambilan keputusan untuk penyesuaian diri. Dari gambaran di

atas betapa penting sistem informasi manajemen, bagi perkembangan RS. Masalah yang

sulit sebenarnya mencari informasi yang relevan, juga kembali ke dasar dapat tidak

informasi itu digunakan oleh manajemen dalam pemecahan masalah dan pengambilan

keputusan, karena informasi hanya alat, bukan jawaban. Penting diingat SIM

mempunyai keterbatasan.

Keterbatasan Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen di RS buakn merupakan sistem yang dapat

membantu dalam segala hal, ia mempunyai keterbatasan. Seperti sifat umum yaitu

GIGO (garbage in garbage out), bila data yang masuk salah maka pasti informasi yang

dihasilkan akan salah pula. Keterbatasan secara khusus diantaranya:

1) Keterbatasan teknologi

2) Keterbatasan ekonomi

3) Faktor luar RS

4) Keterbatasan konsep

5) Keterbatasan pemahaman

Perkembangan teknologi komputer yang pesat, secara langsung akan memperbaiki mutu

dan dapat lebih mudah. Hirarki model dari PC sampai mainframe, mempunyai

kecepatan dan kecanggihan tertentu.

Dari sekian banyak faktor ekonomi seperti inflasi, harga, suku bunga bank, yang

pasti harus dipertimbangkan lebih dahulu adalah harga, karena sistem informasi

membutuhkan biaya. Tak selamanya yang manual dengan kertas grafik saja dan murah

akan lebih informative dari hasil komputer, tetapi kertas dan grafik tak akan cukup

mengolah data yang banyak dan rumit. Pertimbangkanlah keterbatasan biaya agar SIM

yang dipilih sesuai dengan kemampuan membiayainya. Faktor luar yang berpengaruh

adalah antara lain pelaporan yang diharuskan dan kelengkapan informasi. Keadaan ini

perlu diperhitungkan sebagai keterbatasan, dalam hal dapat tidaknya memenuhi

kebutuhan itu, informasi manajemen yang ada dan dibutuhkan sebenarnya berjumlah

besar dan tak terbatas, maka untuk menyederhanakan dipilih informasi penting yang

relevan sehingga keterbatasannya kecil, bila relevansi informasi yang ada telah berubah,

maka kebutuhan jenis informasi lain diperlukan. Dalam hal ini dapat tidak memenuhi

kebutuhan itu, keterbatasannya akan diuji.

Persoalan dasar dan pokok yang sering terlupakan adalah pemahaman.

Pemahaman bahwa yang dihasilkan oleh SIM di RS adalah informasi yang merupakan

alat bantu bagi proses berjalannya fungsi manajemen, jadi sekali lagi tidak dapat

menggantikan kemampuan manajerial pada pemimpin RS. Seharusnya manajer yang

mampu akan sangat terbantu dengan adanya informasi, dan informasi yang handal tanpa

manajer yang dapat menggunakannya, hanya akan menjadi tabel dan grafik atau kata-

kata yang memusingkan. Keterbatasan akan lebih menonjol terjadi bila pemahaman

pada pelaksanaan dari SIM dan pemimpin RS yang memanfaatkannya ada perbedaan.

Jadikanlah keterbatasan itu ibarat rem pada mobil, yang mungkin bermanfaat difikirkan,

sebab pada waktunya pasti dibutuhkan.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen

Dalam pengembangan SIM di RS perhatikanlah beberapa hal penting berikut

No Kelompok Uraian

1 Perencanaan 1. kejelasan tujuan rumah sakit

2. identitas informasi yang dibutuhkan

3. tentukan keadaan sekarang

4. tentukan sistem yang akan dikembangkan

5. buat perencanaan kebutuhan sistem yang jelas

2 Biaya 6. tentukan kebutuhan biaya secara rinci

3 Manfaat 7. perincian manfaat yang akan diperoleh

4 Operasional 8. tentukan dengan jelas kebutuhan operasional

9. latihan bagi petugas harus optimal

5 Pemeriksaan 10. tentukan cara pemeriksaan perangkat sistem secara

dini

6 Peningkatan 11. sejak awal harus diketahui dari sudut mana dapat

ditingkatkan

7 Keterbatasan 12. keterbatasan sistem ketahuilah secara jelas dan

sedini mungkin

4. Sistem Informasi Rekam Medis

Termasuk dalam sistem informasi ini adalah hal-hal yang berhubungan dengan

pengolahan data yang ada pada status pasien, kemudian termasuk pula bagaimana

pengelolaan dan pencarian kembali status. Isinya antara lain seperti data identitas

pasien, resume hasil anamnesa, resume hasil pemeriksaan fisik, resume terapi, alergi

obat, dan lain-lain.

Pengertian rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang

terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnose segala

pelayanan dan tindakan medic yang diberiakn kepada pasien, dan pengobatan baik yang

rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapat pelayanan gawat darurat. Kegunaan

rekam medis secara umum seperti komunikasi, merencanakan, bukti tertulis, bahan

yang digunakan, kepentingan hukum, data yang berguna, dasar di dalam perhitungan,

dokumentasi. Manfaat rekam medis yaitu untuk administrasi, hukum, keuangan, riset

dan edukasi, dokumentasi. Indicator komponen rekam medis yang umum seperti umur,

jenis kelamin, pendidikan, agama, asal pasien, pekerjaan, status, cara masuk pasien, jam

masuk pasien, pasien datang, cara pembayaran, keadaan keluarga pasien, 5 besar

kunjungan poliklinik, 5 besar diagnose pasien rawat inap.