MAKALAH

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

PERUSAHAAN MANUFAKTUR

(Studi Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill)

Dosen pengampu : Endang Kurniawan, S.Kom, MM.

Disusun oleh :

Suhairini (4113010)

Tri Amanuh Nur W. (4113018)

Deny Saputro (4113022)

Cici Kholifatuzziyah (4113023)

Astri Sri Utami (4113033)

Kelas A

FAKULTAS TEKNIK PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ‘ULUM

JOMBANG

2015

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan

Ridho dan Rahmatnya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas mata kuliah

Sistem Informasi Eksekutif, dengan judul makalah Sistem Informasi Eksekutif

Perusahaan Manufaktur.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada

pembaca. Kami menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak

kekurangan, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang

membangun demi kesempurnaan makalah ini. Dan semoga makalah ini dapat

bermanfaat bagi pembaca.

Jombang, November 2015

Penyusun

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................................ i

KATA PENGANTAR ......................................................................................... ii

DAFTAR ISI ...................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang....................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 2

1.3 Tujuan ................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ..................................................................................... 3

2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif ................................................... 3

2.2 Pengertian Perusahaan Manufaktur ........................................................ 4

2.3 Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur ...................... 4

2.3.1 Profil Perusahaan ............................................................................ 4

2.3.2 Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper ........................... 6

2.3.3 Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat Pulp & Paper ................ 8

BAB III PENUTUP ........................................................................................... 10

3.1 Kesimpulan.......................................................................................... 10

3.2 Saran ................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... iv

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis yang

dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan

keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data

disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masing-

masing objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai

tingkatan penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detail

ditujukan untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya

umum ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu

banyak informasi. Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi yang

disajikan merupakan gabungan informasi detail dan informasi umum.

Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam suatu perusahaan,

hal ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan

cukup menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Seiring dengan semakin

pesatnya laju informasi melalui fasilitas internet, maka kekurangan akan informasi

juga semakin terasa. Tanpa adanya sistem informasi eksekutif yang memadai,

maka laju perkembangan suatu perusahaan akan terhambat dan tidak mampu

bersaing dengan kompetitor.

Berdasarkan hal diatas, penulis mengambil judul makalah Sistem Informasi

Eksekutif pada Perusaahaan Manufaktur (Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp

& Paper Tangerang Mill).

2

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:

1. Apa pengertian Sistem Informasi Eksekutif?

2. Apa pengertian Perusahaan Manufaktur?

3. Bagaimana penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan

Manufaktur?

1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah, maka tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu

untuk mengetahui :

1. Pengertian Sistem Informasi Eksekutif.

2. Pengertian Perusahaan Manufaktur.

3. Penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur

(study kasus pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill)

3

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk

digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi

atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan

dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.

Dalam membangun SIE, para eksekutif menggunakan beberapa konsep

dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa

baiknya perusahaan dalam mencapain tujuannya.

Konsep Dasar SIE ada 3 yaitu :

a. Faktor penentu keberhasilan (critcal success factor), adalah hal-hal

(faktor) yang menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis

kegiatan organisasi. Faktor-faktor ini dalam setiap perusahaaan berbeda-

beda tergantung dari kegiatan yang dilakukan.

b. Management By Exception (MBE) yaitu perbandingan antara kinerja yang

direncanakan dengan kinerja aktual. Sehingga informasi dapat langsung

didapat dan digunakan untuk menyelesaikan setiap permasalahan.

c. Model Mental. Peran utama SIE adalah membuat sari dari data dan

informasi yang volumenya besar untuk meningkatkan kegunaannya.

Pengambilan sari ini disebut penempatan informasi (information

compression). Dimana menghasilkan suatu gambaran atau model mental

dari operasi perusahaan. Model tersebut memungkinkan seseorang

membuat penilaian dan perkiraaan untuk memahami, memutuskan

tindakan yang perlu diambil dan untuk mengembalikan pelaksanaannya.

4

2.2 Pengertian Perusahaan Manufaktur

Perusahaan adalah kesatuan teknis (unit ekonomi) yang mengombinasikan

Sumber Daya Alam (tanah dan unsur-unsurnya), Sumber Daya Manusia, Modal

dan Kewirausahaan (skill) untuk menghasilkan sejumlah barang dan jasa tertentu.

Manufaktur berasal dari kata manufacture yang berarti membuat dengan

tangan (manual) atau dengan mesin sehingga menghasilkan sesuatu barang.

Sedangkan Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah

barang mentah menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual

kepada pelanggan.

2.3 Sistem Informasi Eksekutif pada Perusahaan Manufaktur

Study Kasus Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill.

2.3.1 Profil Perusahaan

PT. Indah Kiat Pulp & Paper Tangerang Mill merupakan perusahaan

manufaktur yang berdiri sejak tahun 1978. Menjadi pabrik kertas nomor satu di

dunia dan terus melampaui kepuasan pelanggan dengan terus menerus melakukan

perbaikan berkesinambungan, merupakan visi dan misi yang dipegang

perusahaan.

Dengan menimbang visi dan misi perusahaan, pangsa pasar dan peluang

ekspansi, banyaknya pesaing yang bermunculan, maka diperlukan analisa

mendalam mengenai situasi pasar, kebijakan pemerintah, kendala di lapangan dan

kekuatan pesaing. Untuk itulah, sistem informasi eksekutif diperlukan untuk

memenuhi harapan perusahaan dalam mencapai visi dan misi dengan

memanfaatkan berbagai informasi internal maupun informasi exsternal yang

secara aktual, cepat dan terpercaya.

Sistem Informasi Eksekutif berfungsi untuk memberikan informasi

mengenai kinerja organisasi, informasi keuangan, statistik industri, dan situasi

pasar terkini untuk dijadikan sebagai patokan dalam mengambil keputusan oleh

pemimpin sesuai dengan visi dan misi organisasi.

5

Pokok kegiatan organisasi berpusat pada manufaktur kertas yang ditujukan

pada pasar internasional dengan memanfaatkan fasilitas pengiriman melalui kapal

di pelabuhan Merak. Produk yang dihasilkan oleh PT. Indah Kiat Pulp & Paper

Tangerang Mill adalah kertas specialty, yaitu kertas warna dengan ukuran sheet

lebar.

Struktur organisasi dari PT. Indah Kiat terbagi beberapa bagian berdasarkan

fungsionalitas, adapun struktur secara vertical, yaitu :

1. Mill Service Department

a. HRD

b. Accounting

c. General Affairs

d. Material Management

e. Procurement

2. Production Department

a. Stock Preparation

b. Paper Machine

c. Finishing Converting

3. Quality Assurance Environment

a. Quality Control

b. Water Supply

c. Quality System Control

4. Business Department

a. Marketing

b. PPIC

c. Document & Logistic

d. Finished Goods Warehouse

5. Engineering Department

a. Engineering

b. Workshop

6

2.3.2 Sistem Informasi di PT. Indah Kiat Pulp & Paper

A. Sistem informasi dalam media komunikasi internal

Asia Pulp and Paper memandang komunikasi internal karyawan menjadi

aset yang sangat berharga yang harus dijaga serta dilakukan kegiatan investasi di

dalamnya. Sistem informasi yang digunakan dalam hal ini adalah sistem informasi

dengan penggunaan jaringan Lotus Note.

Lotus Note sendiri adalah media komunikasi internal perusahaan yang

dipergunakan untuk mengirim berbagai pesan perusahaan yang dapat dilakukan

oleh antar individu, individu ke kelompok, bahkan perusahaan ke kelompok.

Lotus Note memiliki kecepatan yang sangat tinggi, sehingga dapat

mendukung berbagai kegiatan komunikasi antar karyawan. Sifat dasar dan cara

kerja Lotus Note sebenarnya sama dengan email pada umumnya, namun dalam

Lotus Note terdapat satu kebijakan dimana seorang atasan dapat melihat

komunikasi yang dijalankan oleh bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau

segala jenis bentuk komunikasi karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan.

Hal ini untuk mempermudah atasan melakukan pengawasan serta melakukan

koordinasi dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan

dengan segera.

B. Lotus Note mendukung Good Corporate Governance

Dalam praktek kerja sehari-hari, Asia Pulp and Paper sangat menekankan

akan pentingnya Good Corporate Governance. Hal ini berkaitan dimana

perusahaan menghargai karyawannya sebagai aset serta balasan dari prestasi

karyawan. Hal menariknya adalah, Asia Pulp and Paper sangat menekankan

kejujuran dari karyawannya, dan jika terdapat sebuah pelanggaran yang

berhubungan dengan pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus

membuat surat pernyataan permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan

pelanggaran etika dan surat pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang

akun Lotus Note Karyawan di unit usaha Asia Pulp and Paper di seluruh dunia

yang dapat diakses serta dibaca oleh seluruh karyawan Asia Pulp and Paper.

Contoh pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang

perusahaan yang dapat menguntungkan pribadi.

7

Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam

pengembangan prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang

melakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep

yang telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari

karyawan dari divisi lainnya. Prestasi karyawan yang membanggakan juga akan

disebarkan melalui Lotus Note ke seluruh unit usaha Asia Pulp and Paper, hal ini

dapat memacu karyawan untuk lebih mengembangkan prestasinya di masa yang

akan datang. Maka dari itu dapat dikatakan bahwa sistem informasi dengan

menggunakan media Lotus Note dapat dikatakan dapat mendukung proses good

corporate governance di perusahaan yang dapat menghasilkan iklim kerja yang

positif antar karyawan.

C. Sistem informasi mendukung proses produksi

Tidak hanya dalam bidang komunikasi saja yang didukung oleh

keberadaan sistem informasi, dari sisi produksi mulai dari bahan baku sampai

produk siap didistribusikan juga tidak lepas dari peran sistem informasi yang

sangat kuat. Contoh nyatanya adalah dari mulai bahan baku selesai di panen dari

lapangan, material tersebut sampai di pabrik dengan menggunakan truk, dan

begitu turun dari truk itulah, peran sistem informasi sudah mulai digunakan.

Pencatatan kayu masuk sampai dengan penyimpanan di gudang kayu harus

tercatat detail.

Dapat kita bayangkan betapa sulitnya proses pencatatan tersebut jika

dilakukan secara manual oleh manusia. Tentunya akan memakan waktu yang

sangat lama dan juga ketelitian yang sangat detail. Belum lagi, prakatek-praktek

negatif seperti pencurian kayu, dan penyelewengan kayu kepada pihak lain dapat

terjadi disini. Maka dalam hal ini peran sistem informasi menjadi bagian yang

sangat penting dan juga dapat dikatakan menjadi bagian yang sangat vital.

Investasi yang ditanamkan untuk sistem informasi di bagian produksi ini juga

terbilang cukup besar, dimulai dari perencanaan, instalasi, mempelajari, serta

perawatan menjadi satu bagian yang tidak dipisahkan.

8

D. Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan

Satu hal yang sangat penting lagi adalah dalam bagian proses distribusi

dan penjualan. Pencatatan secara detail sangat dibutuhkan disini, hal ini karena

besarnya skala usaha yang dilakukan oleh Asia Pulp and Paper yang menjangkau

beberapa negara di seluruh dunia.

Proses barang keluar yang tercatat untuk didistribusikan adalah barang

yang keluar dari pabrik dimana produk tersebut siap didistribusikan. Misalnya,

barang tersebut keluar dari pabrik PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper Industry

akan didistribusikan ke wilayah negara Singapura dan Malaysia berarti barang

tersebut akan tercatat keluar dari pabrik PT. Lontar Papyrus Pulp and Paper

Industry dan hasil penjualannya akan tercatat sebagai pemasukan bagi PT. Lontar

Papyrus Pulp and Paper Industry.

Klasifikasi barang keluar dari masing-masing pabrik ini perlu dilakukan,

karena hal ini juga dipakai sebagai pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan

yamg dihasilkan dari masing-masing pabrik sebagai prestasi karyawan dari

masing-masing pabrik-pabrik tersebut.

Namun tentunya, barang yang keluar dari masing-masing pabrik juga

diketahui dan tercatat oleh kantor pusat. Hal ini dilakukan sebagai bahan

monitoring kantor pusat, agar seluruh kegiatan yang dijalankan oleh perusahaan

tidak keluar dari standart operasional procedure (SOP) perusahaan dan tetap

dalam koridor yang diinginkan oleh manajemen kantor pusat.

2.3.3 Sistem Informasi Eksekutif PT. Indah Kiat Pulp & Paper

Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting dalam perusahaan, hal

ini dapat dilihat dari kelebihan sistem informasi eksekutif yang ditawarkan cukup

menunjang eksekutif dalam mengambil keputusan. Misalnya dalam Sistem

informasi dalam media komunikasi internal, para eksekutif dapat melihat

komunikasi yang dijalankan oleh bawahannya, sehingga seluruh kegiatan atau

segala jenis bentuk komunikasi karyawan dapat dipantau langsung oleh atasan.

Hal ini untuk mempermudah atasan melakukan pengawasan serta melakukan

9

koordinasi dengan cepat jika ada hal-hal yang dirasa perlu untuk dikoordinasikan

dengan segera.

Dengan Lotus Note, para eksekutif dapat mengetahui kejujuran dari

karyawannya, dan jika terdapat sebuah pelanggaran yang berhubungan dengan

pelanggaran etik karyawan, karyawan tersebut harus membuat surat pernyataan

permintaan maaf bahwa dirinya telah melakukan pelanggaran etika dan surat

pernyataan tersebut disebarkan ke seluruh pemegang akun Lotus Note. Contoh

pelanggaran etika yang biasa terjadi adalah penyelewengan uang perusahaan yang

dapat menguntungkan pribadi.

Tidak hanya dari sisi hal yang negatif, Lotus Note juga berperan dalam

pengembangan prestasi karyawan. Sebagai contoh, jika dalam satu divisi sedang

melakukan proses mengikuti lomba atau awarding, mereka melemparkan konsep

yang telah mereka miliki, dan mereka akan mendapatkan feedback langsung dari

karyawan dari divisi lainnya.

Dengan adanya Lotus Note, eksekutif juga dapat mengambil keputusan

jika ada karyawan yang melanggar etika akan diberi sanksi, dan jika ada karyawan

yang berprestasi maka akan diberi penghargaan.

Sistem informasi mendukung proses distribusi dan penjualan,

eksekutif dapat mengetahui klasifikasi barang keluar dari masing-masing pabrik,

hal ini dipakai sebagai pengukuran kinerja serta besarnya pemasukan yamg

dihasilkan dari masing-masing pabrik sebagai prestasi karyawan dari masing-

masing pabrik-pabrik tersebut.

Pada intinya sistem informasi yang dijalankan oleh Asia Pulp and Paper

telah membawa dampak yang positif bagi perusahaan. Sistem informasi Eksekutif

dirasakan dapat menunjang kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah

para eksekutif dalam melakukan pengawasan berbagai aspek dan dalam

pengambilan keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan tujuan utama dari

diterapkannya sistem informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan

dalam melakukan koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.

10

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem yang dibuat hanya untuk

digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi

atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan

dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.

Perusahaan Manufaktur adalah perusahaan yang mengubah barang mentah

menjadi produk jadi melalui proses produksi kemudian dijual kepada pelanggan.

Sistem Informasi Eksekutif cukup berperan penting pada PT. Inda Kiat Pulp

& Paper Tangerang Mill, hal ini dapat dilihat dari Sistem informasi Eksekutif

yang dapat menunjang kebutuhan data perusahaan dan dapat mempermudah para

eksekutif dalam melakukan pengawasan berbagai aspek dan dalam pengambilan

keputusan. Hal ini tentunya sejalan dengan tujuan utama dari diterapkannya

sistem informasi di perusahaan guna mempermudah perusahaan dalam melakukan

koordinasi dan untuk meningkatkan profit dari perusahaan.

3.2 Saran

Didalam Sistem Informasi Eksekutif, pasti terdapat kelebihan dan

kekurangan. Maka diperlukan pengembangan secara terus menerus untuk

memperbaiki kelemahan dari sistem informasi eksekutif yang dipergunakan.

Diharapkan kelak, dengan adanya pengembangan Sistem Informasi Eksekutif,

dapat mempertahankan keakuratan informasi yang disajikan.

iv

DAFTAR PUSTAKA

________(2012).http://www.othe.org/ilmupengetahuan/ekonomi/2237/pengertian

difinisiarti-sistem-informasi-eksekutif-sie/, diakses pada tanggal 31 Oktober 2015

Riadi,Muclisin.(2014) http://www.kajianpustaka.com/2014/01/industri-

manufaktur.html, diakses pada tanggal 31 Oktober 2015.

________(2015) http://www.berpendidikan.com/2015/06/pengertian-perusahaan-

jasa-dagang-manufaktur-perseorangan-terlengkap.html, diakses pada tanggal 31

Oktober 2015

Indah, Monica . (2013). http://mon2nic.blogspot.co.id/2013/12/sistem-informasi-

manajemen-asia-pulp.html, diakses pada tanggal 1 November 2015

www.asiapulppaper.com, diakses pada tanggal 1 November 2015