BAB II

PEMBAHASAN

A. Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian

barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan

spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami

kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok.

B. Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Fungsi Gudang

2. Fungsi Pembelian

3. Fungsi pengiriman

4. Fungsi Akuntansi

1. Fungsi Gudang. Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang kepada

fungsi pengiriman, seperti yang tercantum dalam tembusan memo debet yang

diterima dari fungsi pembelian.

2. Fungsi Pembelian. Betanggung jawab untuk mengeluarkan memo debet

untuk retur pembelian.

3. Fungsi Pengiriman. Bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang

kepada pemasok sesuai perintah retur pembelian dalam memo debet yang

diterima dari fungsi pembelian.

4. Fungsi Akuntansi. Bertanggung jawab untuk mencatat:

a. Transaksi retur penjualan dalam jurnal retur pembelian atau jurnal umum.

b. Bekurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian dalam kartu

persediaan.

c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam

arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu utang.

C. Dokumen Yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah:

1. Memo Debit. Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang

memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali

barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk

mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.

2. Laporan Pengiriman Barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman

untuk melaporkan jenis kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada

pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debet dari

fungsi pembelian.

D. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Untuk mencatat transaksi retur pembelian:

1. Jurnal Retur Pembelian Atau Penjulan Umum. Digunakan untuk mencatat

transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang

dagang.

2. Kartu Persediaan. Digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok

persediaan karena dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada

pemasoknya.

3. Kartu Utang. Digunakan untuk mencatat berkurangnya utang kepada debitur

akibat pengembalian barang.

E. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian

Sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur Perintah Retur Pembelian. Retur pembelian terjadi atas perintah

fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali

barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan (dalam sistem akuntansi

pembelian) kepada pemasok yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan

adalah memo debit.

2. Prosedur Pengiriman Barang. Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada

pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam

memo debit.

3. Prosedur Pencatatan Utang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa

dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan

menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau

mengarsipkan dokumen memo debet sebagai pengurang utang.

F. Unsur Pengendalian Intern

Unsur pokok pengendalian intern terdiri dari:

1. Organisasi

a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

b. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian,

fungsi pengiriman, fungsi pencatatan utang, fungsi akuntansi yang

lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara

lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.

2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.

b. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh

fungsi pengiriman barang.

c. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan

pada memo debet yang didukung dengan laporan pengiriman barang.

d. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3. Praktik yang Sehat

a. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pembelian.

b. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya

dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.

c. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik

direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.

G. Bagan Alir (Flowchart) Sistem Retur Pembelian

Bagan alir sistem retur pembelian sebagai berikut:

65

4

1

Bagian PembelianMu

laiMembuat mem

o debit

2

32

Memo 1 debit

N Dikirim ke pemasok sbg packing slip

3

Bagian Pengiriman

Bagian Gudang1

Menerima barang dari

Bagian Gudang & mengirimk

annya

Membuat

laporan pengiriman

barang5Memo debit 42Lapor

an 1 penerimaan barang

4N

2

Memo 3 debit

Mengirimkan

barang ke

Bagian Pengiri

manMemo 3 debitKartu

gudang

N

2Laporan 1 penerimaan barang

Bagian Jurnal

LPB 1

Dikirim ke pemasok

3

Bagian Utang

Bagian Kartu Persediaan

6

Membandingkan kuantitas

dalam LPB dgn memo debit

Kartu persediaan

Memo 2 debit

Jurnal retur pembelian

7

4

2Memo 1 debit

Surat pengantar

LPB 12

Memo 1 debit

5

7

LPB 1Me

mo 2 debit

N

5

Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar

LPB 1Me

mo 2 debit

Mengisi

harga pokok persediaanLPB 1Me

mo 2 debit

6

H. Prosedur Pencatatan Utang

Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang atau kewajiban

perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan atau rekenig

utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit.

Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang

dan prosedur distribusi pembelian. Prosedur pencatatan utang

Ada dua Account: Account payable procedure dan Voucher payable procedure.

1. Account Payable Procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah:

a. Faktur dari pemasok.

b. Kwitansi tanda terima auang yang ditandatangani oleh pemasok atau

tembusan pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim pemasok, yang berisi

keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:

a. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada

tiap kreditur.

b. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.

c. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran

utang dan pengeluaran kas yang lain.

Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah

sebagai berikut :

Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :

a. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.

b. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu

utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.

Pada saat jumlah dalam faktur dibayar:

a. Cek dalam jurnal pengeluaran kas.

b. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan

pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.

2. Voucher Payable Procedures

Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah:

Bukti kas keluar, Formulir ini mempunyai tiga fungsi :

a. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran

kas sesuai yang tercantum didalamnya.

b. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya

(sebagai remittance advice).

c. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi

lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah

sebagai berikut:

a. Register bukti kas keluar (voucher register).

b. Register cek (check register).

Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat

dibagi menjadi berikut:

a. One-Time Voucher Procedures

One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:

1) One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis)

Dalam procedure ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok

disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.

Faktur 3

Pada saat jatuh tempo

Membuat bukti kas

keluar

32

Faktur 1 dari pemasok

T

Jurnal pengeluar

an kas

32

Bukti kas 1 keluar

N

Dikirim ke kreditur bersama dgn cek

A

Faktur disimpan sementara menunggu jatuh temponya

2) One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).

Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari

pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian

atas dasr dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register

bukti kas keluar (voucher register).

b. Build-Up Voucher Procedures

Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk

menampung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip

SO

P

3

Me

mbu

a t b

uk ti kas ke

l uar

Fak tur

d ari

pem

as

ok

A

Re

gister ce

k

32

Bu

kti ka

s 1

kel ua

r

ND

ik irim

ke

pem

aso

k

A

Fak tur

3

2B

ukti

kas 1

ke

l uar

1

Re

giste

r bukti

kas

kel ua

r

1

Me

ngisi

cek

Fak tur

3

2B

ukti

kas 1

ke

l uar

Ce

k

bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang

diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis).

I. Distribusi Pembelian

Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media

(faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk

keperluan pembuatan laporan.

Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul

dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan &

Mencatat faktur dalam

bukti kas keluar

Faktur dari pemasok

A

32

Bukti kas 1 keluar

Dikirim ke Bagian Kasa pada saat bukti kas keluar

jatuh tempo

32

Bukti kas 1 keluar

Register bukti

kas keluar

Faktur dari pemasok

Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar merupakan catatan utang yg diselenggarakan atas dasar waktu

Bukti kas keluar

diambil dari arsip pada saat akan dilakukan

pembayaran

pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian

menyangkut persediaan & biaya.

Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian

terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.

Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian

bersumber dari:

• register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau

dari

• distribusi faktur yg diterima dari pemasok

Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg

timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :

1. Untuk Bahan Baku

a. Jenis bahan baku

b. Produk yg menggunakan bahan baku tsb

c. Kombinasi diantara keduanya

2. Untuk Suku Cadang

a. jenis suku cadang

3. Untuk Biaya Yg Berasal Dari Pembelian Jasa

a. menurut jenis biaya

b. menurut fungsi atau pusat pertanggung-jawaban

c. kombinasi jenis & pusat pertanggung-jawaban

Metode Distribusi Pembelian

Metode distribusi:

1. metode jurnal berkolom 4. metode tiket tunggal

2. metode rekening berkolom 5. metode distribusi dgn komputer

3. metode rekening tunggal

1. Metode jurnal berkolom

a. jurnal pengeluaran kas c. register bukti kas keluar

b. jurnal pembelian

a. Jurnal Pengeluaran Kas

Faktur dari pemasok

APada saat faktur jatuh tempo

Jurnal pengeluara

n kas berkolom Lapora

n keuangan

Buku besar

Jurnal pengeluaran kas berkolom merupakan alat distribusi

Faktur dari pemasok

b. Jurnal Pembelian

c. Register Bukti Kas Keluar

Fak tur d

ari p

ema

sok

Dis tribu

s i pem

belia

n d

ilakuka

n atas d

asar w

ak tu (a

c crual ba

sis )

Jur na

l p

emb

elian

Lap

oran

keu a

nga

n

Bu

ku b

es ar

2. Metode rekening berkolom

Bukti kas keluar

Membuat rekapitulasi

register bukti kas keluar

Laporan keuangan

Buku pemban

tu

Rekapitulasi register bukti kas keluar

Register bukti kas

keluar

Bu

kti kas

kel ua

r

Lap

oran

keu a

nga

n

Re

kenin

g

ber ko

lom

Re

gister

buk ti kas ke

l uar

Metode distribusi dgn komputer

Kerangka kode rekening biaya

3. Metode rekening tunggal

1 2

Jenis Biaya

7 83 4 5 6

Pusat Pertanggu

ng-jawaban

Produk

Faktur

Faktur yg disortasi menurut klasifikasi rekening tunggal

Menjumlah posting dalam

rekening tunggal

Sortasi faktur

Pre-list tapeFaktur

Rekapitulasi posting dalam rekening tunggal

Buku besar

Laporan keuangan

Rekening

tunggal

Dibandingkan untuk membuktikan ketelitian posting ke dalam rekening tunggal

4. Metode tiket tunggal

Bukti kas keluar

Membuat rekapitulasi tiket tunggal

Rekapitulasi tiket tunggal

Membuat tiket

tunggal dari bukti kas

keluar

Tiket tunggal

N

Pada akhir bulan tiket tunggal diambil dari arsip

Buku besar

Posting

Tiket tunggal

Menurut nomor rekening

Membuat rekapitulasi tiket tunggal

Rekapitulasi tiket tunggal

Bukti kas keluar

Summary strip berfungsi sebagai laporan