AKAD SALAMDisusun untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah Sistem Akuntansi

Dosen Pengampu : Siswanto, M.Pd.

Disusun oleh:

Yulia Puspitaningrum (14803244007)

Shaka Kinanti (14803244008)

Adjie Pambudhi (14803244010)

PENDIDIKAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2015

DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang..............................................................................................2

B. Rumusan Masalah.........................................................................................2

BAB II PEMBAHASAN

FORMULIR.............................................................................................................3

A. Pengertian Formulir......................................................................................3

B. Formulir elektronik.......................................................................................3

C. Manfaat formulir...........................................................................................5

D. Golongan formulir menurut sumber.............................................................8

E. Golongan formulir menurut tujuan penggunaannya.....................................8

JURNAL..................................................................................................................9

A. Pentingnya Jurnal..........................................................................................9

B. Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Jurnal...................................11

C. Jenis Jurnal..................................................................................................13

D. Metode Pencatatan Data Ke dalam Jurnal..................................................14

E. Langkah Perancangan Jurnal......................................................................16

BAB III KESIMPULAN

BAB I

PENDAHULUAN

(FORMULIR DAN JURNAL)

A. Latar Belakang

B. Rumusan Masalah

a. Apa yang dimaksud dengan formulir dan jurnal ?

b. Apa saja golongan-golongan formulir ?

c. Apa saja jenis-jenis jurnal ?

d. Apa metode pencatatan data ke dalam jurnal ?

e. Bagaimana perancangan jurnal ?

BAB II

PEMBAHASAN

(FORMULIR DAN JURNAL)

FORMULIR

A. Pengertian Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Faktur

penjualan tunai di gambar merupakan contoh formulir, yang berupa secarik

kertas yang akan diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga

dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, dan tanda tangan

wiraniaga.

B. Formulir elektronik

Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar

komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam

pengolahan data elektronik. Penggunaan formulir elektronik sebagai media

untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik

memiliki berbagai manfaat berikut ini :

1. Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat

terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya

dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.

2. Tidak pernah ketinggalan jaman

Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera formulir kertas

menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan

dengan perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan

dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.

3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari

Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera

penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan

sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan

kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa

penggunaan formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai,

karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.

4. Tidak dimungkinka penggunaan formulir yang salah

Penerapan hukum Murphy terhadap formulir berbunyi sebagai berikut :

Jika formuliryang salah dapat dipakai, hal ini akan terjadi. Penggunaan

formulir kertas membuka kemungkinan penggunaan formulir yang untuk

tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak.

5. Kecepatan pengisian formulir.

Kecepatan pengisian formulir elektronik jauh melebihi kecepatan

pengisian formulir kertas. Cursor akan berhenti di setiap ruang kosong

yang harus diisi data, dan membimbing pengisi ke dalam urutan pengisian

formulir secara logis. Jika diperlukan “help window” dapat disediakan

untuk setiap ruang yang harus diisi data. Formulir elektronik dapat

melakukan perhitungan (penambahan, pengurangan, perkalian,

pembagian ) dan pencantuman secara otomatis hasil perhitungan pada

ruang tertentu dalam formulir.

6. Penangkapan data dilakukan sekali.

Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir,

kemudian orang lain harus membaca data diri formulir untuk keperluan

pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan

formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam

sistem informasi tidak akan terjadi.

7. Tidak ada data yang mengambang . dengan formulir elektronik, data

dimasukkan dan dikirimkan dari suatu tempat ke tempat lain secara

elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir

kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan

untuk mentransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.

8. Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan

formulir menjadi pekerjaan yang besar dan kompleks. Dengan penggunaan

formulirelektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap

formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem

komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah

digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan

berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data

tersebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak

macamnya didalam perusahaan.

C. Manfaat formulir

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk :

a. Menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan

Dalam duatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi

dari pejabat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi

tersebut. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggungjawab atas

terjadinya transaksi membubuhkan tandatangan atau paraf, sebagai bukti

pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi

yang terjadi. Dengan demikian formulir digunakan dalam organisasi

untuk menetapkan tanggungjawab timbulnya transaksi. Dalam transaksi

pembelian misalnya Kepala Bagian Pembelian yang bertanggungjawab

atas transaksi tersebut membubuhkan tandatangan diatas formulir tersebut

memperlihatkan siapa yang bertanggungjawab atas terjadinya transaksi

pembelian barang yang telah dilakukan oleh perusahaan. Jika ada

berbagai pejabat yang bertanggungjawab atas terjadinya transaksi, dalam

formulir perlu disediakan ruang untuk pencantuman tanda tangan

berbagai pejabat. Dalam formulir bukti kas keluar ( voucher ), disediakan

ruang untuk beberapa pejabat yang :

(a) Mengisi formulir dan memverifikasi perhitungan dan kelengkapan

dokumen pendukung oleh kepala bagian utang

(b) Memberikan otoritas pengeluaran uang oleh Kepala Departemen

Keuangan atau Direktur Keuangan

(c) Melaksanakan pembayaran oleh Kasa

(d) Mencatat transaksi pengeluaran ks oleh Kepala Bagian Utang dalam

register bukti kas keluar ( voucher register) dan oleh Kasa dalam

register cek ( check register )

b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan

Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan

dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifiksi transaksi

direkam pertama kali dalam formulir. Dalam transaksi penjualan tunai,

perusahaan memeberlukan data berikut ini dalam formulir faktur

penjualan tunai :

(a) Tanggal penjualan

(b) Nama wirniaga ( dan kodenya ) yang melayani penjualan

(c) Nama barang yang dijual

(d) Kuantitas barang yang dijual

(e) Harga jual persatuan

(f) Total harga jual setiap jenis barang yang dijual

(g) Total harga jual semua barang yang dijual

(h) Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan

(i) Tanda tangan penerima kas dari bagian kasa

(j) Tanda penyerahan barang kepda pembeli

(k) Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi

Semua data perlu direkam dalam formulir, sebagai bukti telah

dilaksanakannya transaksi penjualan tunai. Dengan demikian perancang

formulir perlu menyediakan ruang dalam formulir faktur penjualan tunai

untuk memungkinkan perekaman semua data tersebut.

c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua

kejadian dalam bentuk tulisan.

Dalam kehidupan kita, jika seseorang tertipu oleh janji orang lain, kita

memberi komentar “memang lidah tidak bertulang”. Karena semua orang

memiliki lidak bertulang inilah, formulir diperlukan dalam organisasi.

Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu

formulir untuk mengurangi kemungkinan order ini dierima salah oleh

pemasok adalah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang

disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan,

biasanya disusul kemudian dengan pengiriman surat order pembelian

kepada pemasok.

d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain dalam

organisasi yang sama atau ke organisasi lain

Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi

secara intern organisasi atau antarorganisasi. Bagian gudang

menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu

bsgian pembelian bahwa bagian gudang memperlukan barang dengan

spesifikasi dan kuantitas seperti yang ditulis dalam formulir tersebut.

Formulir faktur penjualan tunai ini disamping digunakan untuk

memberitahukan informasi pokok kepada unit-unit organisasi intern

( bagian kasa, basgian pembungkusan, dan bagian akuntansi ), juga yang

harus di bayarkan ke bagian kasa untuk buku yang telah dipilih oleh

pembeli.

D. Golongan formulir menurut sumber

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut

sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3

golongan :

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

Forrmulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan

kemudian disimpan dalam perusahaan. Contoh formulir ini adlah surat

permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti

permintaan dan pengeluaran barang gudang.

2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

Formulir ini dibuat dalam perusahan dan digunakan untuk menyampaikan

informasi epada pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini

adalah faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order

pembelian, surat permintaan harga, bukti kas keluar, dan surat order

penjualan.

3. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis

antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir

ini adalah faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang

yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank

E. Golongan formulir menurut tujuan penggunaannya

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan

penggunaannya :

1. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi intuk

meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit

organisasi peminta. Sebagai contoh adalah formulir surat pemintaan

pembelian. Formulir ini digunakan oleh bagian gudang untuk meminta

bagian pembelian melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi

kebutuhan persediaan barang di bagian gudang. Contoh lain formulir yang

termasuk dalam golongan ini adalah

- Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang

- Surat permintaan penawaran harga

- Memo kredit dan memo debit

2. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah

dilaksanakan.

Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi

yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan

permintaan barang. Formulir ini digunakan oleh bagian penerimaan untuk

mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh lain yang

termasuk dalam golongan ini adalah :

- Faktur penjualan

- Faktur pembelian

- Kartu jam kerja

- Surat muat

- Pernyataan piutang

JURNAL

A. Pentingnya Jurnal

Pencatatan akuntansi yang pertama kali adalah jurnal. Jurnal merupakan

catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat

transaksi keuangan perusahaan.

Jurnal Umum

Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua

kolom, debit dan kredit, sudah memadai sebagai catatan akuntansi pertama.

Jurnal digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian,

penerimaan dan pengeluaran kas, depresiasi aktiva tetap dan transaksi

lainnya.

Kolom-kolom dalam jurnal umum tersebut diisi data berikut ini:

a. Kolom Tanggal. Kolom ini diisi tanggal terjadinya transaksi yang diisi

secara berurutan sesuai dengan kronologi terjadinya transaksi.

b. Kolom Keterangan. Kolom ini diisi dengan keterangan lengkap mengenai

transaksi yang terjadi, seperti nama rekening yang didebit dan dikredit,

serta penjelasan ringkas yang bersangkutan.

c. Kolom Nomor Bukti. Kolom ini digunakan untuk mencatat formulir

(dokumen sumber) yang dipakai sebagai dasar pencatatan data dalam

jurnal tersebut.

d. Kolom Nomor Rekening. Kolom ini diisi dengan nomor rekening yang

didebit dan nomor rekening yang dikredit dengan adanya transaksi.

e. Kolom Debit dan Kredit. Kolom inin diisi dengan jumlah rupiah transaksi.

Jumlah-jumlah rupiah dalam kolom ini diringkas (dijumlahkan) menurut

nomor rekening yang tercantum dalam kolom nomor rekening.

Jurnal Khusus

Jika usaha perusahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih

banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung

berbagai transaksi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi.

Dalam hal ini mulai diperlukan jurnal khusus. Jika transaksi semakin banyak

dan frekuensi terjadinya semakin tinggi, jurnal khusus perlu diperluas lagi

dengan membuatnya berkolom-kolom, agar dapat dihemat waktu yang

diperlukan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dan mengecek

ketelitian pencatatan didalam buku pembantu.

Timbul pertanyaan, mengapa jurnal umum harus dipecah? Ada berbagai

alasan mengapa jurnal umum perlu dipecah:

1. Untuk mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang

frekuensi terjadinya tinggi.

2. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan ke dalam buku besar dan untuk

menggolongkan transaksi yan dicatat.

3. Untuk memungkinkan pengerjaan pencatatan transaksi ke dalam jurnal

dilakukan oleh beberapa orang.

4. Untuk menciptakan pengendalian intern.

B. Prinsip Dasar Yang Melandasi Perancangan Jurnal.

Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal adalah

sebagi berikut:

1. Harus tersedia jurnal dalam jumlah memadai sehingga memungkinkan

perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan segera

transaksi keuangan yang terjadi.

2. Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam

penggolongan pokok tertentu seperti permintaan kas, pengeluaran kas,

penjualan dan pembelian.

3. Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan

kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan

(posting) jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan di dalam

buku besar.

4. Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang

bersangkutan dalam buku besar, yang akan menerima jumlah yang akan

dibukukan dijurnal.

5. Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang

akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

6. Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga

pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat

minimum.

7. Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal

sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.

Berikut ini diuraikan secara rinci masing-masing prinsip dasar

perencanaan jurnal tersebut diatas.

1. Jumlah jurnal yang memadai. Jika jenis transaksi yang ditangani

perusahaan semakin banyak, dengan frekuensi kejadian yang semakin

tinggi, keadaan ini menuntut penyelenggaraan berbagai jurnal untuk

mengimbangi kenaikan kegiatan bisnis perusahaan tersebut.

2. Jurnal digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan

pokok tertentu. Jika kegiatan bisnis perusahaan menjadi besar, transaksi

perusahaan yang bersangkutan dengan penjualan, pembelian, penerimaan

dan pengeluaran kas menjadi semakin tinggi frekuensinya. Oleh karena itu

diperlukan jurnal-jurnal khusus untuk menggolongkan transaksi

perusahaan ke dalam klasifikasi sesuai dengan kegiatan pokok perusahaan

seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian

tersebut.

3. Penggunaan jurnal berkolom. Jika frekuensi transaksi yang menyangkut

rekening tertentu tinggi, untuk mengurangi pekerjaan pembukuan (posting)

yang rinci, harus digunakan kolom khusus dalam jurnal, sehingga

memudahkan pembukuan jumlah kolom ke dalam rekening yang

bersangkutan dalam buku besar.

4. Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dalam nama rekening yang

bersangkutan dalam buku besar.

5. Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang

akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.

6. Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga

pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat

minimum.

7. Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal

sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.

C. Jenis Jurnal

Jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relatif besar

adalah sebagai berikut:

1) Jurnal Penjualan

2) Jurnal Pembelian

3) Jurnal Pemerimaan Kas

4) Jurnal Pengeluaran Kas

5) Jurnal Umum

Jurnal Penjualan. Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan,

baik penjualan kredit maupun penjualan tunai.

Jurnal Pembelian. Jurnal pembelian ini digunakan untuk mencatat

transaksi pembelian kredit.

Jurnal penerimaan Kas. Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat

transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan

umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.

Jurnal Pengeluaran Kas. Jurnal pengeluaran as digunakan untuk mencatat

transaksi pengeluaran kas.

Jurnal Umum. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang

selain dicatat di jurnal khusus.

D. Metode Pencatatan Data Ke dalam Jurnal

Ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam

jurnal:

1. Dengan pena

2. Dengan mesin pembukuan

3. Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagi jurnal

4. Dengan computer

Dengan Pena. Informasi dalam dokumen sumber disalin dalam jurnal

dengan menggunakan tulisan tangan.

Dengan mesin pembukuan. Informasi dalam dokumen sumber dicatat

dalam jurnal dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke

dalam rekening buku pembantu.

Dokumen sumber sebagai jurnal. Dengan arsip dokumen sumber yang

berfungsi sebagi jurnal. Dalam cara ini jurnal berupa arsip dokumen sumber

yang disusun menurut terjadinya waktu transaksi

.

Dengan Komputer. Data dalam dokumen sumber dimasukan kedalam

sistem komputer melalui keyboard dan dicatat ke dalam arsip transaksi

(transaction file) yang berfungsi sebagai jurnal.

E. Langkah Perancangan Jurnal

Berikut ini adalah langkah-langkah yang biasa ditempuh oleh ahli sistem

dalam merancang jurnal:

1. Mengumpulkan informasi mengenai karakteristik yang terjadi dalam

perusahaan.

2. Membuat jurnal standar (standard journal entriest) untuk setiap jenis

transaksi yang frekuensi terjadinya tinggi.

3. Merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut.

Studi terhadap Karakteristik Transaksi Perusahaan Perancangan jurnal

dimulai dari studi terhadap karakteristik transaksi yang dilaksanakan oleh

perusahaan. Transaksi yang frekuensi yterjadinya tinggi dalam jangaka waktu

sebulan, perlu dibuatkan jurnal khusus, sedangkan transaksi yang

frekuensinya rendah perlu ditampung dalam jurnal umum bersama dengan

transaksi berfrekuensi rendah yang lain.

Pembuatan Jurnal Standar. Setelah transaksi yang berfrekuensi tinggi

diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mempelajari ciri khas transaksi

tersebut untuk dapat menentukan rekening-rekening buku besar yang terkait

dalam pencatatan transaksi tersebut. Atas dasar ini dibuat jurnal standar untuk

mencatat transaksi-transaksi yang berfrekuensi tinggi.

Perancangan Jurnal. Jurnal standar kemudian dipakai sebagi dasar untuk

menentukan kolom-kolom yang harus dicantumkan dalam jurnal khusus.

Kolom dalam jurnal ditentukan atas dasar tingginya frekuensi terkaitnya

rekening tertentu yang didebit atau dikredit dalam pencatatan transaksi.

BAB III

KESIMPULAN

(FORMULIR DAN JURNAL)

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Definisi ini

dibuat pada waktu komputer belum digunakan secara luas dalam bisnis. Formulir

memilliki peran penting dalam sistem informasi akuntansi. Tujuan formulir

digunakan untuk : (1) menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis

perusahaan. (2) merekam data transaksi bisnis perusahaan. (3) mengurangi

kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk

tulisan, dan (4) untuk menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang

lian dalam organisasi ke organisasi lain.

Formulir dapat berupa kertas atau dapat berupa formulir elektronik. Formulir

elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang

digunakan menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Penggunaan formulir elektronik memiliki berbagai manfaat : (1) tidak pernah

kehabisan formulir. (2) tidak pernah ketinggalan jaman. (3) ketidakefisienan

formulir dapat dihindari. (4) tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.

(5) kecepatan pengisian formulir. (6) penangkapan data dilakukan sekali. (7) tidak

ada data yang mengambang. (8) kemudahan dalam pengelolaan formulir.

Menurut sumbernya, formulir dapat digolongkan menjadi : (1) formulir yang

dibuat dan disimpan dalam perusahaan. (2) formulir yang dibuat dan dikirimkan

kepada pihak luar perusahaan. (3) formulir yang diterima pihak luar perusahaan.

Menurut tujuan penggunanya, formulir dapat dibagi menjadi dua golongan :

(1) formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. (2) formulir

yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

Formulir dapat diperlukan ketika ada empat keadaan yang mendasari

perlunya penggunaan formulir : (1) jika suatu keadaan harus dicatat. (2) jika

informasi tertentu harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan

mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. (3) jika informasi yang saling

berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, penggunaan formulir

memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya. (4)

jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi.

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, formulir atau dokumen yang

digolongkan menjadi dua macam : (1) dokumen sumber (source document) dan

dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document).

Dokumen sumber dalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke

dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah

dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya yang direkam

dalam dokumen sumber.

Dalam pengolahan data akuntansi, jurnal menduduki posisi yang unik. Disatu

pihak jurnal digunakan sebagai petunjuk untuk menemukan sumber data transaksi,

dan pihka lain, merupakan penyedia ringkasan data yang akan ditampung dalam

rekening-rekening buku besar.

Ada beberapa alasan dalam pemecahana jurnal umum adalah : (1) untuk

mengumpulkan dan menggolongkan transaksi yang sama yang frekuensi

terjadinya tinggi. (2) untuk mengurangi pekerjaan pembukuan dalam buku besar

dan untuk menggolongkan transaksi yang dicatat. (3) untuk memungkinkan

pengerjaan pencatatan transaksi kedalam jurnal dilakukan beberapa orang. (4)

untuk menciptakan pengendalian intern.

Dalam perancangan jurnal, harus memperhatikan prinsip-prinsip dasar berikut

ini : (1) harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga

memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat

dengan segera transaksi keuangan yang terjadi. (2) jurnal akan digunakan utnuk

memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu. (3) untuk

mengurangi pembukuan yang rinci, harus menggunkan kolom-kolom khusus

dalma jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan (posting) jumlah per kolom ke

dalam rekening yang bersangkutan di dalam buku besar. (4) nama kolom dalm

jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar,

yang akan menerima jumlah yang akan dibukukan dari jurnal. (5) kolom kolom

dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam

rekening yang bersangkutan dalma buku besar. (6) sedapat mungkin jurnal harus

dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen

sumbernya dibuat sangat minimum. (7) harus ditetapkan hubungan antara

dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran

informasi dapat ditentukan.

Disamping jurnal umum, jurnal khusus yang biasanya dipakai oleh

perusahaan adalah jurnal penjualan, jurnal pembelian, jurnal penerimaan kas,

jurnal pengeluaran kas. Perancangan berbagai jurnal khusus dilakukan dengan

langkah-langkah berikut ini : (1) mengumpulkan informasi mengenai karakteristik

transaksi yang terjadi dalam perusahaan (2) membuat jurnal standar (standard

journal entries) untuk setiap jenis transaksi yang frekuensi terjadinya tinggi. (3)

merancang jurnal berdasarkan jurnal standar tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. Sistem Akuntansi: Edisi ke-3. Jakarta: Salemba Empat, 2001