Sistem Administrasi

Dokumen Perusahaan

PB-13-001

Daftar Isi

Daftar Isi1

Mengapa Penting?2

Alur Pembuatan3

Guidelines4

Form Standard5

Hal.

Hal.

Hal.

Hal.

Hal.

1

Berita Acara6

Pengumuman7

Surat Edaran8

Surat Eksternal9

Instruksi10

Hal.

Hal.

Hal.

Hal.

Hal.

Surat Internal11

Surat Keputusan12

Surat Penunjukkan13

Hal.

Hal.

Hal.

Surat Sebagai Identitas Perusahaan

Tipe font, format surat kedinasan, serta kop surat yang berbeda dibandingkan

perusahaan lainnya menjadi salah satu bentuk identitas perusahaan yang

bermanfaat dalam proses identifikasi ketika terjadi pemalsuan surat atau dokumen

Surat Sebagai Media Komunikasi#1

#2

Surat Sebagai Bukti Otentik

Surat mencantumkan tanda tangan dan cap perusahaan atau instansi secara jelas,

sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti otentik apabila terjadi perselisihan

antara perusahaan atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi

#3

Mengapa Penting?

Surat dipandang sebagai media komunikasi yang efektif karena mampu merekam

informasi secara terperinci dan terurai, serta lebih mampu menyimpan informasi

yang bersifat rahasia bila dibandingkan dengan telepon yang berpotensi untuk

disadap

2

Menyusun DraftTulisan Dinas

Penomoran Surat Keluar Dinas &

Pencatatan Pada Buku Surat

Keluar Dinas

Ditandatangani

oleh Direksi/VP?

Alur Pembuatan

Pembubuhan Paraf

oleh Manager

Pembubuhan Paraf oleh VP

(untuk surat dari Direksi) / GM

(untuk surat dari VP)

Penandatanganan oleh Direksi / VP

Pemberian Nomor Registrasi

Penandatanganan

oleh GM

Penggandaan & Scan Surat yang Telah

Ditandatangani untuk Disimpan

Pengiriman Surat Asli

ke Unit Pengguna

3

Penomoran Surat

Penomoran surat berdasarkan pada buku surat keluar dinas yang mengacu

pada format yang telah ditentukan (lihat Form Standard) dan dapat

dikoordinasikan dengan sekretaris masing-masing

Definisi tulisan dinas

Tulisan dinas adalah semua tulisan yang dikeluarkan dan/atau diterima oleh

pejabat berwenang di lingkungan GMF dalam rangka memberikan

pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan dari/kepada pejabat lain di

dalam dan/atau di luar lingkungan perusahaan

#1

#2

Pembubuhan paraf

Tulisan dinas oleh general manager membutuhkan paraf dari manager. Tulisan

dinas oleh VP membutuhkan paraf dari GM. Sedangkan tulisan dinas oleh

direksi membutuhkan paraf dari VP. Paraf tersebut dibubuhkan di sisi kiri

sejajar dengan nama pejabat pembuat dokumen atau yang mengeluarkan

tulisan dinas

#3

Pemberian Nomor Registrasi

Pemberian nomor registrasi dilakukan oleh sekretaris untuk tulisan dinas yang

ditandatangani oleh Direksi atau VP. Sekretaris adalah pengelola dokumen unit

kerja yang ditunjuk oleh Direksi atau pejabat satu dan dua tingkat di bawah

Direksi

#4

Definisi Pengguna Dokumen

Pengguna dokumen adalah unit satuan kerja/pihak yang diberi tanggung

jawab untuk menyelesaikan arahan sesuai disposisi yang diterima oleh masing-

masing unit kerja

#5

Guidelines

4

Form Standard

5

Berita Acara

6

Pengumuman

Pengumuman merupakan pemberitahuan yang ditunjukkan kepada seluruh pegawai dan tidak

memuat soal-soal cara pelaksanaan teknis menurut suatu peraturan

7

Surat Edaran

Surat edaran merupakan tulisan dinas yang memuat pemberitahuan tentang tata cara yang berlaku

ataupun hal-hal lain yang perlu diperhatikan berdasrkan suatu kebijaksanaan

8

Surat Eksternal

Surat Eksternal merupakan tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan

tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan kepada pihak

lain di luar perusahaan

9

Instruksi

Instruksi merupakan tulisan dinas yang memuat arahan pelaksanaan suatu kebijakan yang tertuang

dalam ketentuan yang berlaku

10

Surat Internal

Surat Internal merupakan tulisan dinas yang dibuat oleh seorang pejabat dalam melaksanakan tugas

jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat

lain dalam lingkungan perusahaan

11

Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan tulisan dinas yang mengatur atau menetapkan suatu hal dan bersifat

mengikat, termasuk namun tidak terbatas pada: Organisasi (Struktur Organisasi Unit, Pembentukan

Tim, Panitia, dan lain sebagainya), Implementasi Kebijakan, Pengelolaan Sumber Daya Manusia

12

Surat Penunjukkan

Surat Penunjukkan merupakan tulisan dinas yang memuat tentang penunjukkan personil pada suatu

tugas dan atau peran tertentu yang diberikan pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh

seseorang/beberapa orang dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi

13

Corporate Secretary