SINOPSIS MANAJEMEN PERPUSTAKAAN DIGITAL

Oleh: Sismanto, M.KPd.

Manajemen Perpustakaan Konvensional Masalah utama yang di hadapi bangsa kita, khususnya dalam

bidang pendidikan dalam menghadapi era globalisasi (terutama pasar

global) adalah rendahnya tingkat kualitas sumberdaya manusia.

Kecenderungan ini menuntut kita agar lebih proaktif dalam meningkatkan

profesionalime tenaga kerja dalam bidang pendidikan (pustakawan).

Hanya dengan tingkat kemampuan profesionalisme yang handal, dapat

mempengaruhi budaya pendidikan dari menejemen sumberdaya manusia

yang tradisonal menuju menejemen yang lebih modern.

Pengembangan dan peningkatan mutu profesionalitas di Indonesia

bukanlah persoalan mudah dan jangka pendek, melainkan persoalan pelik

dan jangka penjang. Oleh karena itu, baik SDM perpustakaan maupun

masyarakat dan pemerintah harus bersinergi dan berkomitmen untuk

mengembangkan dan meningkatkan mutu profesionalitas SDM

perpustakaan. Hal ini harus dilakukan secara berkelanjutan, tidak boleh

hanya sekali jadi, karena profesionalitas terus berkembang, tidak pernah

mengenal kata berhenti. Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas

sumberdaya manusia adalah pengembangan minat baca dan kebiasaan

membaca. Perpustakaan diharapkan sebagai pusat kegiatan

pengembangan minat baca dan kebiasaan membaca. Oleh karena itu,

peningkatan kualitas sumber daya manusia merupakan kenyataan yang

harus dilakukan secara terencana, terarah, intensif, efektif dan efisien

dalam proses pembangunan, kalau tidak ingin bangsa ini kalah bersaing

dalam menjalani era globalisasi tersebut dengan cara manajemen

perpustakaan dengan baik.

Kaitannya dengan manajemen, dahulu kala manajemen digunakan

dalam istilah bisnis, akan tetapi dewasa ini kata manajemen seringkali

digunakan dalam istilah pendidikan (manajemen pendidikan). Dari sini

saya ingin menguraikan manajemen sekolah yang lebih sempit (baca

perpustakaan).

Kata manajemen telah menjadi kosakata bahasa Indonesia dan

telah menjadi bahan pencaturan sehari-hari. Banyak orang yang

menyatakannya dalam makna yang tepat tapi banyak pula orang yang

menyatakannya tanpa tahu makna apa sebenarnya kata manajemen

tersebut. Secara ringkas dapat dikatakan manajemen adalah ilmu dan

seni meramu sumberdaya organisasi sehingga bisa dicapai hasil yang

semaksimal mungkin.

Manajemen disebut sebagai ilmu, sebab manajemen memang bisa

dipelajari, diteliti, dan dilakukan secara ilmiah. Hanya saja gaya seseorang

dalam melakukan manajemen tidak sama dengan orang lain, misalnya:

resep rawon, sate, pecel, dan sebagainya pasti mengandung bahan-

bahan sehingga masakan tersebut bisa disebut rawon, sate atau pecel.

Akan tetapi rawon nguling akan berbeda dengan rawon masakan kita

sendiri. Itulah barangkali yang disebut dengan manajemen sebagai suatu

seni.

Dalam kaitannya dengan perpustakaan, maka bisa dikatakan

bahwa manajemen perpustakaan yang dilakukan oleh sebuah lembaga

akan berbeda dengan lembaga yang lain, namun tetap ada ciri-ciri utama

yang sama yang bisa membuat manajemen perpustakaan berhasil.

Kelemahan umum kita dalam mengelola organisasi adalah terlalu

banyak seninya dibanding dengan ilmunya, sehingga gaya manajemen

yang dilakukan bersifat mencoba-coba (trial and eror).

Kelemahan kedua, adalah penerapan manajemen “gotong royong”

artinya semua orang melakukan semua pekerjaan, tidak ada pembagian

kerja yang tegas dan jelas, sehingga proses manajemen tidak

berlangsung secara efektif dan efisien. Bahkan sering terjadi benturan

antara satu unit dengan unit lainnya, sehingga menyebabkan

pendayagunaan sumberdaya organisasi tidak secara sinergis dan banyak

pemborosan. Dalam hal ini yang terjadi adalah sama-sama bekerja, tetapi

bukan kerjasama.

Kelemahan ketiga adalah gaya manajemen “tukang cukur”, yaitu

satu orang melakukan semua pekerjaan, mulai dari membuka kios,

menyapu, memotong rambut, menutup kios, dan mengelola keuangan

sekaligus. Dalam organisasi banyak orang yang “merasa” dirinya mampu

dalam segala hal (ngabehi) dan tidak memberikan porsi pekerjaan kepada

orang lain. Akibatnya organisasi yang semestinya dapat menjalankan

beban pekerjaan yang lebih banyak, justru tidak dapat melakukan

pekerjaan karena tersentralisasi di tangan beberapa orang saja, sedang

yang lain justru kurang pekerjaan.

Kelemahan lain adalah manajemen “sungkanisme”, yaitu suatu

manajemen yang tidak asertif. Budaya sungkan (segan) menegur

kesalahan teman dan budaya marah kalau ditegur teman membuat

organisasi berjalan kesana-kemari tak tentu arah, sehingga tak bisa

mencapai tujuan yang dikehendaki.

Atas dasar kelemahan-kelemahan umum (termasuk dalam

mengelola perpustakaan) tersebut diatas, marilah kita bahas bersama

“sekilas tentang manajemen perpustakaan”.

Memanage atau mengelola perpustakaan artinya mengatur agar

seluruh potensi perpustakaan berfungsi secara optimal dalam mendukung

tercapainya tujuan perpustakaan. Jadi kepala perpustakaan mengatur

agar konsumen dan staf lainnya mau bekerja secara optimal, dengan

mendayagunakan sarana/prasarana yang dimiliki serta potensi

masyarakat demi mendukung ketercapaian tujuan perpustakaan.

Agar manajemen suatu organisasi bisa berjalan dengan berhasil,

paling tidak ada 4 (empat) unsur pokok manajemen yang harus dilakukan,

yaitu: (1) perencanaan/ planning; (2) organisasian/ organizing; (3)

pelaksanaan/ actuating; dan (4) pengendalian/ controlling. Keempat unsur

tersebut sering disingkat POAC, yaitu singkatan dari Planning, Organizing,

Actuating, dan Controlling.

Peran dan Fungsi Perpustakaan Perpustakaan bertujuan memberi bantuan bahan pustaka yang

diperlukan oleh para pemakai. Tujuan perpustakaan sekolah adalah

sebagai berikut: (1) agar timbul kecintaan terhadap membaca, memupuk

kesadaran membaca dan menanamkan kebiasaan membaca, (2)

membimbing dan mempercepat penguasaan teknik membaca, (3)

memperluas dan memperdalam pengalaman belajar, (4) membantu

perkembangan percapakan bahasa dan daya pikir murid, (5) dapat

menggunakan dan memelihara bahan pustaka secara baik, (6)

memberikan dasar-dasar kemampuan penelusuran informasi, dan (7)

memberikan dasar-dasar kemampuan ke arah studi sendiri.

Selain itu, tujuan perpustakaan sekolah juga untuk menunjang

proses kegiatan belajar mengajar di sekolah yang bersangkutan.

perpustakaan sekolah memiliki peran penting dalam memacu tercapainya

tujuan pendidikan di sekolah. Dengan demikian perpustakaan sekolah

merupakan suatu unit kerja dari sebuah lembaga persekolahan yang

berupa tempat menyimpan koleksi bahan pustaka penunjang proses

pendidikan yang diatur secara sistematis. tujuannya adalah untuk

digunakan secara berkesinambungan sebagai sumber informasi untuk

mengembangkan dan memperdalam pengetahuan baik oleh guru, siswa

maupun warga sekolah.

Keberadaan perpustakaan sekolah juga memiliki manfaat. Secara

rinci manfaat perpustakaan sekolah, baik yang diselenggarakan di tingkat

sekolah dasar, menengah, maupun perguruan tinggi sebagaimana

dikemukakan oleh Bafadal, adalah sebagai berikut.

1. Perpustakaan sekolah dapat menimbulkan kecintaan murid-murid

terhadap membaca.

2. Perpustakaan sekolah dapat memperkaya pengalaman belajar

murid-murid.

3. Perpustakaan sekolah dapat menanamkan kebiasaan membaca.

4. Perpustakaan sekolah dapat mempercepat penguasaan teknik

membaca.

5. Perpustakaan sekolah dapat melatih murid-murid ke arah tanggung

jawab.

6. Perpustakaan sekolah dapat memperlancar murid-murid dalam

menyelesaikan tugas-tugas sekolah.

7. Perpustakan sekolah dapat membantu guru-guru menemukan

sumber-sumber pengajaran.

8. Perpustakaan sekolah dapat membantu murid-murid, guru-guru,

dan anggota staf sekolah dalam mengikuti perkembangan ilmu

pengetahuan dan teknologi.

Jika dikaitkan dengan segi pelayanan, perpustakaan tidak hanya

terbatas di ruangan atau gedung saja, tetapi juga pelayanan sampai pada

tingkat kelas. Secara umum tujuan perpustakaan sebagai fungsi

pelayanan adalah sebagai berikut:

1. Memupuk kegemaran dan kebiasaan membaca.

2. Membantu mengembangkan ketrampilan berbahasa baik bahasa

sendri maupun bahasa lainnya.

3. Membantu anak didik mengembangkan minat, bakat, serta

kegemaran

4. Membantu anak didik agar dapat menggunaan dan memanfaatkan

bahan-bahan pustaka secara baik.

5. Membimbing anak didik untuk belajar bagaimana menggunakan

dan memanfaatkan perpustakaan secara efektif dan efisien

terutama dalam menelusuri bahan pustaka yang diinginkan.

Sedangkan menurut Andoyo, tujuan perpustakaan sekolah adalah

membantu meningkatkan pengetahuan, ketrampilan serta nilai dan sikap

hidup siswa dan guru dalam rangka meningkatkan mutu pendidikan.

Sumpeno, menyatakan bahwa fungsi perpustakaan adalah sebagai

berikut: (1) fungsi informasi, (2) fungsi pendidikan, (3) fungsi administrasi,

(4) fungsi rekreatif, (5) fungsi sosial, dan (6) fungsi riset.

Perpustakaan sekolah menyediakan berbagai informasi yang

meliputi bahan tercetak, terekam maupun koleksi lainnya agar siswa

dapat:

1. Mengambil berbagai ide dari buku yang ditulis oleh para ahli dari

berbagai bidang ilmu.

2. Menumbuhkan rasa percaya diri dalam menyerap informasi dalam

berbagai bidang serta mempunyai kesempatan untuk dapat memilih

informasi yang layak yang sesuai dengan kebutuhannya.

3. Memperoleh kesempatan untuk mendapatkan berbagai informasi

yang tersedia di peprustakaan dalam rangka mencapai tujuan yang

diinginkan.

4. Memperoleh informasi yang tersedia di perpustakaan untuk

memmecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan sehari-

hari di masyarakat.

Pendapat serupa juga dikemukan oleh Darmono, bahwa

perpustakaan sekolah sangat diperlukan keberadaannya dengan

pertimbangan sebagai berikut:

1. Perpustakaan merupakan sumber belajar.

2. Merupakan salah satu komponen sistem instruksional.

3. Sumber untuk penunjang peningkatan kualitas dan pembelajaran

4. Sebagai laboratorium belajar yang memungkinkan peserta didik

dapat mempertajam dan memperluas kemampuan untuk membaca,

menulis, berpikir dan berkomunikasi.

Dalam kaitannya dengan sumber belajar, maka perpustakaan

merupakan salah satu dari beberapa sumber belajar yang ada di

lingkungan sekolah. Secara organisatoris persekolahan, perpustakaan

cenderung berada di bawah koordinasi pusat suber belajar (PSB) yang

dikoordinatori oleh koordinator PSB. Namun demikian, ada juga

perpustakaan sekolah yang secara langsung berada di bawah kepala

sekolah sebagai badan otonom dan bertanggungjawab langsung kepada

kepala sekolah.

Model yang kedua di atas, umumnya dikembangkan oleh sekolah

yang mengerti dan sadar betul akan pentingnya peran dan fungsi

perpustakaan. Mengingat, dengan berada dibawah komando langsung

pemegang kebijakan di tingkat satuan pendidikan sehingga secara

operasional manajemen lebih baik, penambahan koleksi, dan

pengembangan perpustakaan jauh lebih terarah daripada berada di

bawah koordinasi Pusat Sumber Belajar (PSB). Namun demikian, kedua

model di atas tidak terjadi perbedaan yang menyolok, baik dari segi

aktifitas maupun pengembangannya, dengan catatan bahwa

perpustakaan harus dikelola secara proporsional dan sistem manajerial

yang handal.

Perpustakaan Ideal

Perpustakaan adalah suatu unit kerja dari suatu badan atau

lembaga tertentu yang mengelola bahan-bahan pustaka, baik berupa

buku-buku maupun bukan berupa buku (non book material) yang diatur

secara sistematis menurut aturan tertentu sehingga dapat digunakan

sebagai sumber informasi oleh setiap pemakainya. Sedangkan Soetopo

(2002), mengatakan perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang

diselenggarakan di sekolah yang bermaksud menunjang program belajar

mengajar di lembaga pendidikan formal. Perpustakaan adalah suatu unit

kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan dan

pemeliharaan berbagai jenis bahan pustaka, dikelola secara sistematis

untuk digunakan sebagai informasi bagi pemakai perpustakaan.

Sebagai salah satu unsur penunjang dalam penyelenggaraan

kegiatan pendidikan di sekolah adalah perpustakaan sekolah.

Perpustakaan adalah salah satu lembaga pendidikan non formal

merupakan pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan dan teknologi,

rekreasi serta pelestarian khasanah budaya bangsa.

Banyak sekolah yang masih belum mempunyai perpustakaan dan

ada sebagaian yang kondisinya sangat menyedihkan. Perkembangan

perpustakaan belum optimal dikarenakan faktor dana, membaca belum

membudaya di kalangan masyarakat Indonesia serta tenaga

perpustakaan yang kurang kompeten di bidangnya. Namun demikian,

harus diakui bahwa profesi pustakawan belum sepenuhnya diakui oleh

masyarakat karena mereka secara langsung belum mendapatkan manfaat

dan jasa dari pustakawan secara optimal.

Kebijakan pemerintah tersebut tidak diiringi pengawasan terhadap

kinerja pustakawan, sehingga berdampak pada kinerja, mutu dan kualitas

pustakwan semakin berkurang dan cenderung menurun. Oleh karena itu,

perlu dilakukan suatu upaya peningkatan mutu dan kualitas pustakawan

dengan jalan mengadakan seminar, diskusi, pelatihan, dan pendidikan

bagi pustakawan.

Pembinaan dan pengembangan sumber daya Manusia

(pustakawan) sebagai upaya untuk meningkatkan wawasan dan

pengetahuan perpustakaan untuk saling tukar informasi serta

pengembangan kemampuan dan kreatifitas antara para peserta.

Disamping itu pembinaan ini juga dimaksudkan untuk menciptakan

kesamaan pandang akan pentingnya fungsi perpustakaan. Diantara fungsi

perpustakaan adalah sebagai penyimpan, pendidikan, penelitian,

informasi, dan rekreasi kultural.

Salah satu upaya untuk meningkatkan kualitas sumberdaya

manusia adalah pengembangan minat baca dan kebiasaan membaca.

Perpustakaan diharapkan sebagai pusat kegiatan pengembangan minat

baca dan kebiasaan membaca, sehingga semakin disadari bahwa

masyarakat gemar membaca (reading society) merupakan persyaratan

dalam mewujudkan masyarakat gemar belajar (learning society) yang

merupakan salah satu ciri masyarakat maju dan beradab.

Menurut Soetopo, perpustakaan yang ideal harus memenuhi

pedoman-pedoman diantaranya adalah lokasi, tata ruang, administrasi,

pelayanan terhadap anggotanya dan koleksi buku-buku perpustakaan.

Sedangkan menurut Rachmananta, perpustakaan dikatakan ideal apabila

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

a). Berani memantapkan keberadaan lembaga perpustakaan sesuai

dengan jenisnya

b). Selalu meningkatkan mutu melalui pelatihan-pelatihan bagi

tenaga pustakawan

c). Melakukan promosi dan menyelenggarakan jaringan kerja sama

baik dalam negeri maupun luar negeri

d). Melakukan upaya-upaya pengembangan dan pembinaan

perpustakaan terus menerus dari segi sistem menejemen dan

teknis operasional.

Standar perpustakaan sekolah sangat berhubungan erat dengan

keadaan sekolah yang memiliki program pendidikan dan pengajaran.

Setiap negara menentukan syarat-sayarat ataupun patokan yang dijadikan

dasar dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

Perpustakaan Sebagai Pusat Pengembangan Membaca

Salah satu upaya pengembangan minat dan kegemaran membaca

adalah dengan adanya distribusi buku. buku merupakan salah satu syarat

mutlak yang diperlukan untuk pengembangan program ini, khususnya bagi

anak-anak kecil yang tentunya belum begitu banyak mengenal teknologi

informasi. Artinya, bahwa fungsi buku memberikan tempat tersendiri bagi

perkembangan anak.hal inilah yang kemudian berimplikasi pada semakin

maraknya industri perbukuan/penerbit di Indonesia secara khusus dan

dunia perbukuan secara global.

Industri perbukuan yang dikemukakakan oleh Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan Bapak Wardiman Djojonegoro yang dikutip oleh Paembonan,

bahwa ada 4 (empat) pilar utama yang ada dalam industri perbukuan. 4

pilar utama tersebut, yaitu: (1) pengarang, (2) penerbit (maupun

percetakan), (3) distributor, dan (4) konsumen.

Gambar Empat pilar utama dalam industri perbukuan

Berangkat dari keempat pilar tersebut kemudian dielaborasi

menjadi beberapa varian yang mendukung perkembangan industri

perbukuan. Pertama, pengarang merupakan pilar utama yang harus ada

dalam penggalakkan industri perbukuan. Penggalakkan upaya

pengembangan dan perkembangan perbukuan nasional diharapkan

adanya adanya pengarang/penulis berbakat dan hasil karya yang berupa

buku-buku yang berkualitas, jurnal, dan semisalnya. Sehingga memberi

peluang kepada penulis-penulis ataupun pengarang-pengarang untuk

mengembangkan potensinya.

Kedua, selain adanya pengarang juga dibutuhkan adanya penerbit

yang bersinergi dengan pengarang. Pengarang menghasilkan karya,

sedangkan penerbit berfungs menerbitkan hasil karya pengarang. Namun

tidak dapat dinafikan, sulitnya pengarag menembus ketatnya persaingan

dalam menerbitkan karya, mengindikasikan bahwa hanya karya-karya

bermutu dan berkualitas sajalah yang layak terbit. Sehingga, dibutuhkan

suatu wahana untuk memuluskan hasil karya anak bangsa ini misalnya

ditelorkannya kebijakan pemerintah menerbitkan karya tersebut walaupun

Konsumen

Industri Perbukuan

Penerbit

Distributor Pengarang

hanya sekedar sebagai prototif buku-buku “drop-dropan” dari pemerintah

dengan catatan karya tersebut sesuai dengan budaya, corak, dan

kebutuhan sekolah penerima.

Ketiga, distributor ini merupakan kepanjangan tangan dari penerbit

dan pengarang untuk mendistribusikan hasil terbitan penerbit yang

bersangkutan. Dan keempat, adalah konsumen yang menjadi objek dalam

pengembangan dan perkembangan industri perbukuan. Konsumen

membeli buku-buku yang mereka perlukan. Jika anak sudah dbiasakan

membaca di usia dini, maka sudah barang tentu ide besar Wardiman

Djojonegoro akan menjadi sebuah kenyataan.

Managemen Perpustakaan Digital Perpustakaan sekolah mempunyai tanggungjawab yang besar

terhadap peningkatan dan pengembangan minat dan kegemaran

membaca, baik itu untuk peserta didik ataupun guru maupun karyawan

yang menginginkan informasi dari perpustakaan. Hal ini dilatari oleh peran

dan fungsi perpustakaan sebagai pusat pengembangan minat baca.

Perkembangan informasi global semakin tampak dirasakan oleh

masyarakat, baik dalam kebutuhan barang, layanan maupun jasa.

Kebutuhan akan layanan yang prima tentunya membutuhkan suatu

manajemen dan perangkat yang berkelas. Dan salah satu alternatif yang

saat ini lagi menjadi komoditi publik adalah berkembangnya penggunaan

teknologi informasi yang bersinergi dengan operasional manajemen

perpustakaan.

Teknologi informasi mampu menyalurkan data dalam jumlah sangat

besar dan waktu sangat cepat berupa data berbentuk suara, gambar, dan

teks, atau data dalam multimedia. Erat kaitannya dengan hubungan kerja

sama yang saling dapat memanfaatkan sumber daya tadi, maka terhadap

adanya pendapat bahwa pusat studi harus didukung oleh perpustakaan

yang djadikan sebagai pusat pengembangan, hal tersebut dapat diartikaN

sebagai sekolah tidak harus mempunyai perpustakaan sendiri di mana

sekolah berada.

Hal tersebut yang dikemukakan di muka tidak lebih karena

jamannya sudah lain, mengingat jaman sekarang juga disebut dengan

“The Age of Networked Intelligence”, yang dibackup oleh jaringan

informasi modern sehingga segala urusan dapat dilakukan tanpa harus

berada ditempat kegiatan dilaksanakan.

Selain menggagas tentang kemungkinan pengembangannya ke

depan, maka untuk menghindari kemungkinan terjadinya salah tafsir

terhadap kemungkinan-kemungkinan itu sejak sekarang telah diantisipasi

beberapa alternatif antara lain yang terkait dengan keberadaan

perpustakaan. Sudah selayaknya kalau ada pihak yang mendapat

manfaat, pihak itu juga harus membantu kelangsungan keberadaannya.

Seperti untuk melakksanakan fungsi pusat studi, perpustakaan ini tidak

dapat bekerja sendiri, atau mengandalkan kekuatan sendiri. Karena itu

jalinan kerjasama antara berbagai pihak secara sinergis merupakan

keharusan, terlebih lagi dalam rangka berbagi pemanfaatan sumber daya.

Karena itu masyarakat ilmu pengetahuan dunia juga diharapkan akan

memberikan bantuan terhadap keberadaannya. Dengan demikian, maka

himbauan kepada semua fihak untuk memberikan dukungan dan bantuan,

bukan saja pada tahap pembangunannya tetapi juga pada tahap operasi

seterusnya, menjadi sangat memenuhi syarat-syarat kepatutan

perpustakaan secara universal.

Beberapa hal yang mendasari pemikiran tentang perlunya

dilakukannya digitasi perpustakaan adalah sebagai berikut:

a). Perkembangan teknologi informasi di Komputer semakin membuka

peluang-peluang baru bagi pengembangan teknologi informasi

perpustakaan yang murah dan mudah diimplementasikan oleh

perpustakaan di Indonesia. Oleh karena itu, saat ini teknologi

informasi sudah menjadi keharusan bagi perpustakaan di

Indonesia, terlebih untuk mengahadapi tuntutan kebutuhan bangsa

Indonesia sebuah masyarakat yang berbasis pengetahuan -

terhadap informasi di masa mendatang.

b). Perpustakaan sebagai lembaga edukatif, informatif, preservatif dan

rekreatif yang diterjemahkan sebagai bagian aktifitas ilmiah, tempat

penelitian, tempat pencarian data/informasi yang otentik, tempat

menyimpan, tempat penyelenggaraan seminar dan diskusi ilmiah,

tempat rekreasi edukatif, dan kontemplatif bagi masyarakat luas.

Maka perlu didukung dengan sistem teknologi informasi masa kini

dan masa yang akan datang yang sesuai kebutuhan untuk

mengakomodir aktifitas tersebut, sehingga informasi dari seluruh

koleksi yang ada dapat diakses oleh berbagai pihak yang

membutuhkannya dari dalam maupun luar negeri.

c). Dengan fasilitas digitasi perpustakaan, maka koleksi-koleksi yang

ada dapat dibaca/dimanfaatkan oleh masyarakat luas baik di

Indonesia, maupun dunia internasional.

d). Volume pekerjaan perpustakaan yang akan mengelola puluhan ribu

hingga ratusan ribu, bahkan bisa jutaan koleksi, dengan layanan

mencakup masyarakat sekolah (peserta didik, tenaga

kependidikan, dan masyarakat luas), sehingga perlu didukung

dengan sistem otomasi yang futuristik (punya jangkauan

kedepan), sehingga selalu dapat mempertahanan layanan yang

prima.

e). Saat ini sudah banyak perpustakaan, khususnya di perguruan

tinggi dengan kemampuan dan inisiatifnya sendiri telah merintis

pengembangan teknologi informasi dengan mendigitasi

perpustakaan (digital library) dan library automation yang saat ini

sudah mampu membuat Jaringan Perpustakaan Digital Nasional

(Indonesian Digital Library Network).

f) Awal adanya perpustakaan digital di Indonesia adalah eksperimen

sekelompok orang di perpustakaan pusat Institut Teknologi

Bandung (ITB). Mereka memprakarsai Jaringan Perpustakaan

Digital Indonesia bekerja sama dengan Computer Network

Research Group (CNRG) dan Knowledge Management Research

Group (KMRG). Proyek ini dimaksudkan untuk meningkatkan mutu

pendidikan tinggi, menumbuhkan semangat berbagi pengetahuan

antar pendidikan tinggi dan lembaga penelitian melalui

pengembangan jaringan nasional perpustakaan. Proyek kecil ini

kemudian mendapat sambutan positif dari berbagai pihak sehingga

marak. Perpustakaan yang beralamat di www.indonesiadln.org itu

melibatkan seratus lembaga lebih untuk menjadi mitra dalam

penyebaran pengetahuan berupa koleksi file digital melalui jaringan

internet. Para anggota, di antaranya Litbang Depkes, Universitas

Muhammadiyah Malang (UMM), Magister Manajemen (MM ITB),

Institut Agama Islam Negeri (IAIN), Universitas Cendrawasih

(Uncen), Papua, Universitas Tadulako (Untan), Sulawesi Tengah,

dan Universitas Yarsi, Jakarta, aktif melakukan tukar-menukar data.

Perpustakaan Digital

Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai

layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi

tesebut melalui perangkat digital. Layanan ini diharapkan dapat

mempermudah pencarian informasi di dalam koleksi obyek informasi

seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan

cepat, tepat, dan akurat.

Menurut Widayawan, beberapa istilah yang digunakan untuk

mengungkapkan konsep perpustakaan digital seperti perpustakan

elektronik, perpustakaan maya, perpustakaan hyper, dan perpustakaan

tanpa dinding. Pada dasarnya, perpustakaan digital itu sama saja dengan

perpustakaan biasa, hanya saja memakai prosedur kerja berbasis

komputer dan sumber informasinya digital.

Jaringan informasi semacam internet memberikan kesempatan luas

untuk mengakses lembaga yang menyediakan informasi. Jaringan ini

berfungsi sebagai perpustakaan yang dinamakan perpustakaan tanpa

dinding.

Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri, melainkan terkait

dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi

pengguna di seluruh dunia. Koleksi perpustakaan digital tidaklah terbatas

pada dokumen elektronik pengganti bentuk cetak saja, ruang lingkup

koleksinya malah sampai pada artefak digital yang tidak bisa digantikan

dalam bentuk tercetak. Koleksi menekankan pada isi informasi, jenisnya

dari dokumen tradisional sampai hasil penelusuran. Perpustakaan ini

melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai informasi. Semuanya ini

demi mendukung manajemen koleksi, menyimpan, pelayanan bantuan

penelusuran informasi.

Gagasan perpustakaan digital ini diikuti Kantor Kementerian Riset

dan Teknologi dengan program Perpustakaan Digital yang diarahkan

memberi kemudahan akses dokumentasi data ilmiah dan teknologi dalam

bentuk digital secara terpadu dan lebih dinamis. Upaya ini dilaksanakan

untuk mendokumentasikan berbagai produk intelektual seperti tesis,

disertasi, laporan penelitian, dan juga publikasi kebijakan. Kelompok

sasaran program ini adalah unit dokumentasi dan informasi skala kecil

yang ada di kalangan institusi pemerintah, dan juga difokuskan pada

lembaga pemerintah dan swasta yang mempunyai informasi spesifik

seperti kebun raya, kebun binatang, dan museum.

Sayangnya, pertumbuhan perpustakaan digital masih dilakukan

dengan trial and error, sehingga timbul kesan pemborosan dan kesia-

siaan. Keadaan seperti ini sebenarnya bisa dikurangi sehingga menekan

biaya dan waktu yang tidak perlu, antara lain dengan survei dan studi

banding yang kuat. Kajian yang jeli pada ketersambungan dan

aksesibilitas yang erat kaitannya dengan infrastruktur informasi akan

menghindarkan kita dari kerugian karena investasi besar sia-sia.

Lahirnya perpustakaan digital di Indonesia ini disambut baik para

pengelola informasi atau pustakawan. Kebanyakan pustakawan terbuka

terhadap perubahan teknologi, tetapi juga masih mengingat fungsi

tradisional mereka, yaitu membantu orang untuk mencari informasi, baik

dalam bentuk digital atau tercetak.

Sosialisasi program perpustakaan digital terhadap para anggota

jaringan dan para pengguna itu penting. Dalam hal ini, perlu peningkatan

kesadaran akan fungsi utama mereka, yaitu memberikan kemudahan

akses pengguna terhadap informasi. Untuk mempermudah akses,

pustakawan perlu mendorong pengguna perpustakaan digital untuk melek

informasi (information literate). Pengguna perpustakaan yang seperti ini

adalah mereka yang sadar kapan memerlukan informasi dan mampu

menemukan informasi, mengevaluasinya, dan menggunakan informasi

yang dibutuhkannya itu secara efektif dan beretika

Digitasi Perpustakaan

Pada tahap pembangunan dan pemberdayaan perpustakaan,

perhatian diarahkan pada penyelesaian bangunan fisik, penyediaan

sarana lainnya seperti utilities, jaringan informasi, pengisian dengan isi

materi koleksi. Pada tahap pengembangan perpustakaan secara umum,

termasuk pengembangan fungsi dan program kegiatan, serta

pengembangan koleksi terus menerus.

Untuk kategori operasi, fokusnya makin diberikan pada

pengembangan organisasi pengelola, pengembangan sistem operasi

perpustakaan, pelaksanaan pemberian pelayanan, pembuatan program-

program baru, upaya untuk makin mandiri dengan mengurangi

ketergantungan pada sumbangan, serta mobilisasi dana dan sumber daya

baik secara berkala maupun permanen. Semua penjelasan ini adalah

untuk meyakinkan semua pihak bahwa rangkaian pekerjaan yang harus

dilakukan ke depan adalah masih sangat panjang karena itu harus

dilakukan dengan sebaik-baiknya melaldigital sinergisitas peran dan

fungsi semua pihak. Untuk inilah, himbauan dukungan dan bantuan itu

disampaikan.

Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk melayani 1 orang pengguna

jasa perpustakaan dalam pelayanan sirkulasi kurang lebih 3 sampai

dengan 5 menit. Sedangkan, apabila menggunakan sistem komputer

dibutuhkan waktu kurang dari 30 detik. Hal ini mengindikasikan bahwa

perpustakaan yang masih menggunakan sistem konvensional kurang

optimal dalam hal pelayanan. Salah satu jawaban atas permasalahan

tersebut adalah adanya suatu aplikasi program perpustakaan yang serba

komputer (perpustakaan digital).

Digitasi perpustakaan merupakan salah satu jawaban terhadap

pelayanan sirkulasi dan pelayanan informasi yang selama ini dikeluhkan

masyarakat pengguna jasa perpustakaan. Hal ini tentunya dapat

mengeliminir image negatif terhadap perpustakaan beralih fungsi menjadi

tempat nongkrong, gosip, dan sebagainya dan bukan tidak dapat

memainkan perannya yang signifikan sebagai bagian dalam dunia

informasi, baik yang bersifat ilmiah, edukatif, rekreatif, ataupun fungsi-

fungsi lainnya.

Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah

sebagai berikut: (1) long distance service, (2) akses yang mudah, (3)

murah (cost efective), (4) pemeliharaan koleksi secara digital, (5) jawaban

yang tuntas, (6) jaringan global.

Keuntungan lain dari peran perpustakaan digital adalah: (1)

Manfaat perpustakaan digital diantaranya, (2) sebagai sumber

pengetahuan, (3) media penyebaran pengetahuan, (4) untuk

penyimpanan (repository), (5) untuk perawatan/preservasi, (6) media

promosi/etalase hasil karya civitas akademika, dan (7) mencegah

duplikasi dan plagiat.

Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan

dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney

(1996), mengemukakan empat alasan yaitu: institusi dapat berbagi koleksi

digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak

pada tingkat lokal, penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik,

dan nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan

dengan pemeliharaan dan penyampaiannya. Di sisi lain, Internet sebagai

media dimana bahan digital tersedia, standar dan teknologinya akan terus

mengalami pertumbuhan dan perkembangan.

Perpustakaan yang mengembangkan perpustakaan digital apabila

infrastruktur dan peralatan yang diperlukan sudah tersedia. Lankah

selanjutnya, pustakawan harus mampu mengidentifikasi sumberdaya yang

tersedia di dalam sekolah terutama sumberdaya manusia yang dapat

dijadikan mitra dalam pengembangan. Kolaborasi sebagai hubungan

formal dalam proses pengembangan mulai dari formulasi ide,

perancangan, pengujian produk hingga implementasi adalah sangat

penting.

.

Prinsip-Prinsip Pengembangan Perpustakaan digital Dalam digitasi perpustakaan, ada 2 prinsip dasar pengembangan

yang menjadi isu sentral dalam pengembangan digital library. Prinsip-

prinsip tersebut yaitu: (1) koleksinya meliputi materi dari berbagai sumber,

(2) pemakai harus disajikan suatu pandangan homogen dan beragam

sumber. Dari pandangan di atas kemudian dielaborasi menjadi empat isu

strategis yang berkaitan dengan pengembangan dan pendayagunaan

perpustakaan di lingkungan sekolah seperti berikut ini.

1. Penyediaan sarana layanan merupakan suatu keharusan untuk

mendorong peningkatan pemanfaatan Komputer yang pada

gilirannya bermuara pada peningkatan kualitas dan produktivitas

warga sekolah.

2. Publikasi dengan perpustakaan digital mampu mendorong

peningkatan kualitas karya yang dihasilkan oleh warga sekolah.

3. Penyediaan infrastruktur Komputer di dalam sekolah mampu

meningkatkan efisiensi penyediaan layanan.

4. Kolaborasi antara bahan pustaka dan perpustakaan sesuai dengan

fungsinya masing-masing mampu dikembangkan dengan

pelayanan informasi berbasis Web yang sesuai dengan harapan

warga sekolah.

Berdasarkan isu strategis seperti yang dikemukakan di atas dapat

dirumuskan strategi pengembangan perpustakaan digital. Setiap

perpustakaan memiliki strategi pengembangan yang berbeda satu sama

lain, tergantung pada kondisi awal masing-masing perpustakaan. Belajar

dari pengalaman perpustakaan lain akan dapat membantu dalam

perumusan strategi yang sesuai dengan kondisi masing-masing

perpustakaan.

Beberapa faktor yang berpengaruh dalam perumusan strategi

tersebut antara lain adalah: (a) berapa besar perpustakaan digital yang

akan dibangun; (b) pustaka apa saja yang menjadi kebutuhan akses di

dalam sekolah; (c) komponen apa saja yang akan dibutuhkan; (d) siapa

saja praktisi yang mempunyai keahlian, (e) pengguna, (f) pengembang, (g)

tenaga teknis yang akan disertakan dalam pengembangan; dan (h) fungsi-

fungsi apa saja yang dapat didukung secara lokal atau apa saja yang

harus dipasok oleh pemasok.

Dalam sistem digitasi perpustakaan (digital library system)

dipersyaratkan berbagai unsur yang mendukung dan saling berkaitan satu

dengan yang lainnya sebagaimana ditulis oleh Arif (2003) dalam

makalahnya yang berjudul konsep dan perencanaan dalam automasi

perpustakaan. Unsur-unsur yang dimaksud adah sebagai berikut: (1)

Pengguna (user), (2) Perangkat keras (hardware), (3) Perangkat lunak

(software), (4) Data, (5) Network/LAN, dan (6) Manual/prosedur

penjelasan.

Rencana Pendigitasian Rencana pengembangan Perpustakaan digital harus dinyatakan

secara jelas dan detail. Rencana tersebut menjadi dasar pijakan untuk

melakukan seluruh kegiatan rutin perpustakaan. Salah satu ciri rencana

yang baik adalah bila rencana itu dirumuskan di dalam visi dan misi

Perpustakaan. Visi dan misi perpustakaan harus relevan dengan visi dan

misi sekolah. Tujuan, sasaran, dan strategi pun harus dinyatakan secara

jelas dan detail di dalam rencana strategis perpustakaan (telah dibahas

pada bagian perencanaan perpustakaan).

Selanjutnya, rencana perpustakaan yang baik harus mampu

mencerminkan kebutuhan dari seluruh stakeholder perpustakaan. Secara

sederharna, stakeholder perpustakaan dapat dikelompokkan ke dalam

tiga kelompok:

a. Personal atau kelompok yang mempengaruhi arah pengembangan

perpustakaan (kepala sekolah atau yayasan bila sekolah tersebut

swasta)

b. Pengelola perpustakaan, yakni yang melakukan pekerjaan atau

tugas-tugas perpustakaan

c. Personal atau kelompok yang menggunakan perpustakaan dan

layanannya (siswa, guru, karyawan, dan masyarakat)

Kebutuhan seluruh stakeholder harus mampu diterjemahkan dalam

rencana kerja perpustakaan yang sebelumnya diakomodir erlebih dahulu

dalam need assesment kebutuhan (meliputi analisis situasi dan perangkat

yang diperlukan), sehingga rencana kerja yang ada dilaksanakan sesuai

dengan sasaran yang ditetapkan dan memenuhi kebutuhan dan kepuasan

(stakeholder satisfication). Untuk mendukung terlaksananya rencana

perpustakaan digital tersebut, beberapa usaha yang diperlukan dapat

berupa:

1. Mengembangkan rencana strategis perpustakaan. Rencana

strategis adalah proses yang berulang yang meliputi evaluasi,

pembaharuan, dan verifikasi terhadap rencana strategis yang

dibuat biasanya dilakukan 5 tahun sekali. Rencana strategis itu

harus dikomunikasikan dengan seluruh staf perpustakaan dan

menjamin akan adanya dukungan penuh dalam

implementasinya.

2. Menyiapkan dan menyusun draf rencana tahunan, yang

biasanya dikenal dengan perencanaan operasional. Pengelola

perpustakaan kemudian mengkomunikasikannya, memnta

persetujuan kepala sekolah dan meminta restu dari komite

sekolah. Penyusunan rencana operasional tahunan harus

melibatkan seluruh staf perpustakaan.

3. Menetapkan kebijakan perpustakaan (library policy decition) dan

standar pelaksanaan tugas-tugas perpustakaan dalam bentuk

Standard Operating Procedure (SOP).

4. Memonitor dan mengevaluasi kinerja perpustakaan (monitoring

and evaluating library performance) selama triwulan (tiga bulan

sekali).

5. Membuka kotak saran yang memungkinkan seluruh pengguna

perpustakaan dapat memberikan masukan, komentar, saran,

usulan, dan kritikan terhadap penyempurnaan program kerja

perpustakaan.

Sistem Berbasis Komputer di Perpustakaan Langkah yang diperlukan dalam pembuatan dan pengembangan

software yang akan digunakan dalam perpustakaan digital, diperlukan

studi banding pada perpustakaan yang telah menggunakan software yang

serupa yang kemudian akan di setup dalam perpustakaan kita. Studi ini

sangat membantu operasional perencanaan program digitasi, disamping

memperoleh informasi pengembangan software yang digunakan oleh

perpustakaan itu, juga memperluas jaringan dengan perpustakaan yang

lain. Adapun informasi yang diperlukan dalam pengembangan sistem

berbasis komputer adalah sebagai berikut:

1. Gambaran umum tentang sistem yang akan digunakan

Sebelum mengaplikasikan program yang akan digunakan dalam

mendigitasi perpustakaan, terlebih dahulu melihat gambaran dari sistem

yang akan diigunakan. Dalam hal ini apakah sistem tersebut khusus

interal perpustakaan atau dipublikasikan melalui internet/berbasis WEB

(dari software-sofware open source) seperti yang kembangkan di

beberapa perguruan tinggi maupun instansi pemerintah.

2. Kelebihan dan kelemahan sistem yang digunakan

Dengan menggunakan analisis SWOT (Strenght, Weakness,

Opertunity, dan Threat) keunggulan dan kelemahan sistem dapat

teridentifikasi dengan baik. Adapun analisis SWOT telah diuraikan pada

bagian ketiga dalam buku ini, yakni tentang manajemen perpustakaan.

3. Alternatif solusi yang dapat diterapkan.

Setiap kebijakan yang diambil akan berdampak pada nilai (value).

Nilai yang dimaksud bisa positif atau yang lebih tragis lagi bahwa nilai

tersebut berdampak negatif pada lembaga yang mengambil keputusan

tersebut. Misalnya saja terjaadi perubahan lingkungan kerja yang dilihat

dari perspektif pelayanan pengguna, perpustakaan sekolah harus

memperkenalkan suatu pelayanan baru yang berkaitan dengan akses

sumberdaya informasi dan publikasi melalui Web (sistem yang

digunakan). Layanan digital berfungsi menyediakan fasilitas dan

bimbingan penggunaan perpustakaan sekolah, mengidentifikasi berbagai

sumberdaya yang tersedia melalui sistem dan menyebarluaskannya

kepada kelompok pengguna, melakukan penelusuran atas pesanan

pengguna, dan mendigitalisasi semua koleksi perpustakaan untuk

dipublikasikan melalui sistem komputerisasi yang digunakan di

perpustakaan.

4. Alokasi biaya

Alokasi biaya yang digunakan dalam penyediaan layanan digital

seperti layaknya pengenalan suatu pelayanan baru memerlukan

pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Berapa

besar biaya yang diperlukan adalah tergantung pada berbagai faktor

diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal

layanan akses yang akan disediakan, jenis server yang akan digunakan,

dan tenaga pengembang yang tersedia di lingkungan sekolah.

Sumber pendanaan untuk layanan digital berasal dari anggaran

perpustakaan atau anggaran sekolah yang dialokasikan untuk

perpustakaan. Perpustakaan harus mengalokasikan biaya pengadaan

peralatan komputer dan peralatan pendukung lainnya dalam Rencana

Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPBS).

Sistem Informasi Manajemen Dalam upaya mencapai keberhasilan, para pengelola selayaknya

menyadari pengaruh dari lingkungan perpustakaan. Perpustakaan

berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus

sumber daya termasuk informasi. Sumber daya informasi perpustakaan

mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup

pula perangkat keras, fasilitas, perangkat lunak, data, para spesialis

informasi dan para pemakai informasi.

Kegiatan mengidentifikasi sumber daya informasi yang akan

dibutuhkan perpustakaan di masa depan, mendapatkan sumber daya

tersebut, dan mengelolanya disebut perencaaan sumber daya informasi

secara strategis (strategic planning for information resources), atau SPIR.

SPIR adalah tanggung jawab semua manajer, tetapi manajer organisasi

jasa informasi (information service) memainkan peranan penting. Jabatan

CIO, yaitu chief information officer, menjadi semakin populer untuk

menggambarkan manajer jasa informasi.

Dari semua inovasi terbaru dalam penggunaan komputer, tidak ada

yang dampaknya sebesar end-user computing. IRM adalah konsep yang

mengintegrasikan konsep-konsep keunggulan kompetitif lain, CIO, IRM,

SPIR dan end-user computing. Dengan demikian, IRM memberikan

kerangka kerja bagi pemanfaatan komputer yang efektif.