simars pemprov dki
TRANSCRIPT
SistemSistem InformasiInformasi ManajemenManajemen ArsipArsip
(SIMARS)(SIMARS)(SIMARS)(SIMARS)
SIMARS
• Pengertian
– Sistem Informasi Manajemen Arsip adalah suatu
program aplikasi komputer yang membantu
penyelenggaraan kegiatan pengelolaan
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
penyelenggaraan kegiatan pengelolaan
arsip/dokumen.
SIMARS
�Maksud :1. Mengembangkan Sistem Pengelolaan Kearsipan.2. Menunjang peningkatan daya guna dan hasil guna
pengelolaan arsip/dokumen dalam kegiatan administrasi.
� Tujuan :
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
� Tujuan :� Terciptanya Sistem Pengelolaan Arsip dan Dokumen
yang efektif, efisien, lengkap dan terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang sudah berjalan
�Manfaat :� Terselamatkannya fisik dan informasi arsip/dokumen.� Percepatan penemuan kembali arsip/dokumen.
• Modul :1. Data Entry Alih Media
2. Penyimpanan Data
3. Pencarian & Tampilan
SIMARS
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
3. Pencarian & Tampilan
4. Pelaporan
5. Pencarian & Tampilan melalui Web/Browser
• Teknologi :– Microsoft dan IMR Alchemy
� Keunggulan :• Tingkat Keamanan Data yang tinggi
• Mudah digunakan, bahkan oleh pengguna awamsekalipun
SIMARS
sekalipun
• Mudah dalam perawatan data
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
CD(BackUp)
•KAD Web-pages•Alchemy Web Server &Active Server Pages (ASP)•SIMARS Server &Alchemy Server•MS SQL Server•MS Windows NT Server
Print Server
Scanner Station
Scanner
Document Server (WEB)Siap dihubungkanKe Intranet/Internet
Users Work-Station(WEB interface)
Unit Kerja (Intranet)
Ne
two
rk B
ac
kb
on
e
Balai Kota
Jl. Merdeka Selatan
Internet
Simars Server
KPTIN
etw
ork
Ba
ck
bo
ne
Telkom Leased - Line
KAD
TIM - Cikini
Firewelll
www.dki.go.id
SIMARS
Tampilan versi Web
untuk Intranet/Internetuntuk Intranet/Internet
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
CONTOH
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
SIMARS
Tampilan Data
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
SIMARS
Tampilan Penyimpanan
(Arsip Bayangan)(Arsip Bayangan)
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
SIMPENADI
Sistem informasi Pengelolaan Naskah Dinas
1. Mempercepat penyampaian informasi yang terkandung dalam naskah
TUJUAN :
Melengkapi kelemahan sistem pengolahan kearsipan yang bersifat manual
MAKSUD :
1. Mempercepat penyampaian informasi yang terkandung dalam naskah
dinas kepada pihak terkait secara timbal balik, agar meningkatkan
kecepatan dan ketepatan pengolahan naskah dinas
2. Mempercepat penyampaian informasi arsip yang nantinya akan
ditransfer ke kantor arsip daerah
3. Terdapat kesatuan sistem dalam sistem informasi manajemen kearsipan
(semenjak surat masuk sampai dengan tata simpan arsip)
Manfaat
• Meningkatkan kecepatan penyampaian informasi data naskah
dinas
� Meningkatkan kecepatan penyampaian surat dan dokumen
� Meningkatkan efektifitas pengendalian dan pengolahan naskah dinas
masukmasuk
� Meningkatkan kecepatan pengolahan dan proses penerbitan naskah
dinas
� Meningkatkan efektifitas penyusutan arsip in-aktif di kantor arsip daerah
• Modul :
1. Surat Masuk
2. (Konsep Perbal dan) Surat Keluar
3. Dokumentasi Surat
4. Informasi Eksekutif
• Teknologi :
Modul & Teknologi
• Teknologi :
– IBM Lotus Domino
• Keunggulan :
• Kemampuan Replikasi Data sangat efisien, sesuai dengan kondisi Unit Kerja yang tersebar/tidak dalam satu kantor/lokasi
• Tingkat Keamanan Data yang tinggi
Alur Surat Masuk
Contoh Surat Masuk
Contoh Surat Masuk
Keamanan
Hanya pihak yang dituju bisa melihat ISI disposisi
Disposisi
Baris ini menyatakan sebuah informasi Surat Masuk yang telah diproses
Kolom “Tanggal”:
Menyatakan tanggal diprosesnya Surat Masuk
Kolom “Oleh” :
Menyatakan bahwa Sub Bag A telah melakukan proses pada Surat Masuk
Kolom “Status” :
Menyatakan bahwa Sub Bag A telah mengirim informasi ke TU Wakil Gubernur
Alur Konsep Perbal dan Surat Keluar
Perbal
Konsep Perbal
Konsep Perbal (Lanjutan)
Sistem Informasi Manajemen Dokumen &
Proses Kerja
Pemantauan Otomatis
Tampilan Layar
Terima kasihatas dukungan para sponsor yang ikut mengsukseskan acara
Document Solution Day 2010Document Solution Day 2010