Sistem Informasi Manajemen

Langkah-langkah Umum

Pengembangan Aplikasi Sistem

Informasi Berbasis Komputer

System Development Life Cycle (SDLC)

• Analisis Sistem

• Desain/Perancangan Sistem

• Implementasi dan Pengujian

• Operasional dan Pemeliharaan• Operasional dan Pemeliharaan

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

ANALISIS SISTEM

Perencanaan dan Analisis

Analisis Sistem

• Yang dilakukan :– Merencanakan pekerjaan

– Mempelajari dan mengidenifikasi sistem yang ada saat ini

– Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya.

– Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

• Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah :– Scope Scope Scope Scope Definition / Definition / Definition / Definition / DefinisiDefinisiDefinisiDefinisi RuangRuangRuangRuang LingkupLingkupLingkupLingkup

4

– Scope Scope Scope Scope Definition / Definition / Definition / Definition / DefinisiDefinisiDefinisiDefinisi RuangRuangRuangRuang LingkupLingkupLingkupLingkup• Tujuan : Mendeteksi sistem, apakah sistem saat ini semakin berkurang

manfaatnya (memburuk) atau ada penyesuaian kebutuhan. Mengevaluasikelayakan dari suatu proyek/sistem yang akan dikembangkan.

• Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistemserta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak

– Problem Problem Problem Problem Analysis / Analysis / Analysis / Analysis / AnalisisAnalisisAnalisisAnalisis permasalahanpermasalahanpermasalahanpermasalahan• Tujuan : Menganalisis penyebab dan akibat permasalahan yang diidentifikasi

pada tahapan sebelumnya

• Hasil : Penjelasan sistem saat ini.

• Requirement Requirement Requirement Requirement analysis analysis analysis analysis / / / / AnalisisAnalisisAnalisisAnalisis KebutuhanKebutuhanKebutuhanKebutuhan– Tujuan : Mendapatkan kebutuhan pemakai dari sistem informasi yang

ideal. (kebutuhan mengacu ke sistem yang lebih baik).

– Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem.

• Feasibility Study / Feasibility Study / Feasibility Study / Feasibility Study / StudiStudiStudiStudi KelayakanKelayakanKelayakanKelayakan ((((Hasil : Penilaian kelayakan))))– Teknis : Keterkaitan dengan infrastruktur yang tersedia (perangkat keras

dan pelaksana)

Analisis Sistem (lanjutan)

5

dan pelaksana)

– Ekonomi & Non Ekonomi : SI harus memberi manfaat bagi prosesmanajemen, baik materi maupun imaterial

– Legal : Legalitas atas hasil pekerjaan pengembangan SI, dampak setelah SI dioperasionalkan

– Operasional : Kelebihan dan kekurangan apabila SI dioperasionalkan

– Jadwal : Kesepakatan atas kepantasan jadwal penyelesaian pekerjaan

• Selection of proper system / Selection of proper system / Selection of proper system / Selection of proper system / MemilihMemilihMemilihMemilih sistemsistemsistemsistem yang yang yang yang tepattepattepattepat– Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan

menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistemyang paling baik, dan mengusulkannya kepadamanagement/System Owners/User.

– Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem serta sistem yang

Analisis Sistem (lanjutan)

– Hasil : Hasil-hasil dari studi sistem serta sistem yang direkomendasikan

Analisis Sistem

• Upaya pendalaman terhadap alasan adanya ‘gagasan/idedasar’ untuk membangun sistem informasi

• Teknik yang dilakukan

– Observasi

– Interview

– Kuesioner

– Sampling Document– Sampling Document

– Prototipe

• Dokumentasi yang dihasilkan

– Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalamsistem serta apakah sistem layak untuk dikembangkan atau tidak

– Penjelasan sistem saat ini.

– Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem

– Hasil Penilaian kelayakan

– Hasil-hasil dari studi sistem serta sistem yang direkomendasikan

Observasi (Observation)

• BagaimanaBagaimanaBagaimanaBagaimana metodemetodemetodemetode ituituituitu digunakandigunakandigunakandigunakan– Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan– Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan

pengolahan lembar kerja• KeuntunganKeuntunganKeuntunganKeuntungan metodemetodemetodemetode

– Mendapatkan fakta daripada pendapat (opinion) – Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan– Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak

mengetahui bahwa mereka sedang diamati)

8

mengetahui bahwa mereka sedang diamati) – Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users

• KerugianKerugianKerugianKerugian metodemetodemetodemetode– Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati) – Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin

tidak setepat dalam kondisi harian atau mingguan– Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis

• KapanKapanKapanKapan metodemetodemetodemetode tersebuttersebuttersebuttersebut baikbaikbaikbaik digunakandigunakandigunakandigunakan– Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya– Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak

terjadi (dibuat-buat).

Tanya Jawab (Interview)

• BBBBagaimanaagaimanaagaimanaagaimana metodemetodemetodemetode ituituituitu digunakandigunakandigunakandigunakan. . . . – Memilih orang yang akan diinterview dengan tepat– Membuat perjanjian interview, dan harus dicarikan waktu yang panjang– Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas

• KeuntunganKeuntunganKeuntunganKeuntungan metodemetodemetodemetode. . . . – Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya

sesuai situasi yang terjadi. – Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal

ini dapat terjadi ?.– Menunjukkan kesan menangani pekerjaan secara pribadi.

9

– Menunjukkan kesan menangani pekerjaan secara pribadi. – Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan.

• KerugianKerugianKerugianKerugian metodemetodemetodemetode– Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit– Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara– Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah

• KapanKapanKapanKapan metodemetodemetodemetode tersebuttersebuttersebuttersebut baikbaikbaikbaik digunakandigunakandigunakandigunakan– Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci– Membandingkan sesuatu yang sudah diketahui dengan sumber kebalikannya– Memantapkan kredibilitas team.

Kuesioner

• BagaimanaBagaimanaBagaimanaBagaimana metodemetodemetodemetode ituituituitu digunakandigunakandigunakandigunakan. . . . – Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner– Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users– Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi.

• KeuntunganKeuntunganKeuntunganKeuntungan metodemetodemetodemetode. . . . – Murah dan cepat dari pada interviews– Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan

untuk mendesain kuesioner)– Mudah untuk memperkirakan hasil yang ingin diproses sejak pembuatan

kuesioner

10

kuesioner– Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user

• KerugianKerugianKerugianKerugian metodemetodemetodemetode– Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user– Tidak dapat menampakkan pribadi end-user– Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk

mengembalikan kuesioner• KapanKapanKapanKapan metodemetodemetodemetode tersebuttersebuttersebuttersebut baikbaikbaikbaik digunakandigunakandigunakandigunakan

– Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua– Membutuhkan pendapat dari end-user– Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.

Sampling Dokumen

• Bagaimana metode digunakan

– Mendesain dengan dasar sistem yang sudah ada

– Sistem yang akan dibuat untuk menangani proses yang sudahberjalan

• Mengumpulkan contoh koleksi dokumen, form danrecord yang dapat merepresentasikan sistem– Dokumentasi sistem yang sudah ada

11

– Dokumentasi sistem yang sudah ada

– Contoh form-form yang sudah ada

– Contoh screen dan laporan

– Contoh SOP, job outline

– Strategi bisnis perusahaan

– Dsb.

• Cukup efektif bila prosedur kerja di perusahaan tsb sudahberjalan dengan baik

Prototipe

• Bagaimana metode digunakan

– Membuat model software

– Bersama user meng-evaluasi model software

• User mudah untuk memperkirakan kebutuhannya

• Cukup efektif bila tujuan pekerjaan memang untuk membuat

12

• Cukup efektif bila tujuan pekerjaan memang untuk membuat

software aplikasi

• Cukup efektif digunakan bila perusahaan sudah memiliki

prosedur kerja yang baik

DESAIN SISTEM

Disain Sistem

• Tujuan : menghasilkan suatu model yang merepresentasikan entitas yang akan dibangun

• Hasil yang hendak dicapai :

– Tersedia rancangan yang memenuhi kebutuhan sesuai analisis sistemsesuai analisis sistem

– Tersedia spesifikasi rancangan yang rinci dan mudah diwujudkan pada saat pemrograman

• Terbagi menjadi 2 tahap

– Disain Konseptual

– Disain Fisik

Disain Konseptual

• Sifat : Perancangan logis

• Berisi pertimbangan-pertimbangan alternatifrancangan hasil analisis sistem dikaitkandengan kemudahan implementasi

• Tujuan : Mempermudah perancangan secarafisik (tampak mata)

Yang dilakukan

• Mempersiapkan disain secara detil

– Pemodelan Data • Entity Relationship Diagram, Data Dictionary

– Pemodelan Proses• Data Flow Diagram, System Flowchart, Program Flowchart

– Pemodelan Object– Pemodelan Object

• Object Relationship Model, Class Spesification

• Penyiapan alternatif rancangan

• Evaluasi berbagai alternatif

• Penentuan rancangan yang sesuai konfigurasi

• Penyiapan spesifikasi rancangan terpilih

Penyiapan Spesifikasi Rancangan

• Rancangan sudah lebih menjurus ke satu pilihan dari berbagaialternatif

• Bersifat penjelasan yang memudahkan rancangan fisik

• Elemen-elemen dalam spesifikasi rancangan :

– Logical Model / Model Logis

• Tujuan : Memodelkan kebutuhan-kebutuhan sistem

• Hasil : Model Aktifitas Sistem (Diagram Activity : DFD, ERD)• Hasil : Model Aktifitas Sistem (Diagram Activity : DFD, ERD)

– Keluaran : Berisi rancangan output / laporan / informasi

mencakup periode laporan, isi laporan, bentuk laporan, media laporan (layar/printer)

– Penyimpanan Data (Data Storage) : Data dirinci lebih detil (nama, panjang, letak dlm berkas)

– Masukan : Aspek data yang perlu dimasukan ke dalam sistem

– Prosedur pemrosesan dan operasi : Penjelasan bagaimana data diprosesdan disimpan dalam rangka menghasilkan laporan

Disain Fisik

• Disain platform– sistem operasi apa ? Windows, Linux, DOS

– Perngkat keras dan lunak yang digunakan

• Disain Basis Data– Berkas/database yang digunakan

– Menentukan struktur data (field, file, tabel database)

• Disain input– Rancangan layar untuk memasukan data

– Menggunakan kontrol GUI yang sesuai : isian berupa pilihan gunakan– Menggunakan kontrol GUI yang sesuai : isian berupa pilihan gunakancheckbox atau RadioButton

– Pemrosesan penyimpanan data dengan cara : Batch atau Online

• Disain output– Rancangan bentuk-bentuk laporan/informasi/tabel

– Bentuk output harus sesuai dengan kebutuhan pemakai

• Disain Antarmuka pemakai dengan sistem– Rancangan interaksi antara pemakai dengan software

– Berupa menu pilihan, toolbar, icon

Data Modeling

Data modeling – teknik mengorganisasikan dan

mendokumentasikan sistem data.

Entity relationship diagram (ERD) –

19

Entity relationship diagram (ERD) –

menunjukan relasi antar data dengan entiti

tertentu.

Entiti• Entiti adalah obyek yang dapat diidentifikasi secara unik.

• Entiti dikarakterisasi dan dipresentasikan dengan suatu gugusatribut. Contoh gugus atribut dari entiti PEKERJA adalah nama, tanggal lahir, NIP, golongan/pangkat.

• Sekelompok entiti yang memiliki karakterisasi entiti disebut gugusentiti (entity set). Setiap entiti dari gugus tersebut disebut anggotagugus (member of set). Contoh gugus entiti adalah gugus entiti

20

gugus (member of set). Contoh gugus entiti adalah gugus entitipegawai bank, gugus entiti nasabah bank. Dari beberapa gugus tadimungkin terjadi suatu relasi, misalnya relasi antara gugus bank dengan gugus nasabah bank.

• Berdasarkan jumlah gugus yang terlibat maka relasi antar entitidibedakan menjadi :– Relasi biner (binary), yaitu relasi antar 2 gugus entiti. – Relasi trio (ternary), yaitu relasi antar 3 gugus entiti. – Relasi N-ary, yaitu relasi antar n gugus entiti.

Relasi Biner

• Khusus untuk relasi biner maka relasi antar anggotadari dua gugus yang terlibat (kardinalitas relasi biner) dapat bersifat : – Relasi 1-1 (one-to-one relationship). Adalah satu entiti

anggota gugus diasosiasikan dengan tepat satu entitianggota gugus yang lain. Relasi 1-M (one-to-many relationship). Adalah satu entiti

21

anggota gugus yang lain. – Relasi 1-M (one-to-many relationship). Adalah satu entiti

anggota gugus diasosiasikan dengan satu atau lebih entitianggota gugus yang lain. Sebaliknya satu entiti anggotagugus yang lain tersebut diasosiasikan dengan tepat satuentiti anggota gugus pasangannya.

– Relasi M-1 (many-to-one relationship). Adalah satu entitianggota gugus diasosiasikan dengan satu atau lebih entitianggota gugus yang lain dan berlaku pula sebaliknya.

ERD ke Tabel

22

Normalisasi

• Proses yang berkaitan dengan model data relational untukmengorganisasi himpunan data dengan ketergantungandan keterkaitan yang tinggi atau erat. Hasil dari prosesnormalisasi adalah himpunan-himpunan data dalambentuk normal (normal form). Ada beberapa bentuknormal, yaitu : – Bentuk Normal I (First Normal Form / 1-NF). – Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF).

23

– Bentuk Normal II (Second Normal Form / 2-NF). – Bentuk Normal III (Third Normal Form / 3-NF). – Bentuk Normal IV (Fourth Normal Form / 4-NF). – Bentuk Normal Boyce-Codd (Boyce-Codd Normal Form / BCNF).

• Kegunaan normalisasi : – Meminimasi pengulangan informasi. – Memudahkan indentifikasi entiti / obyek.

Bentuk Normal 1 (1-NF)

• Suatu relasi memenuhi 1-NF jika dan hanya jika setiapatribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggaldalam satu baris atau record.

24

Non 1-NF table

1-NF table

Bentuk Normal 2 (2-NF)• Suatu relasi memenuhi 2-NF jika dan hanya jika :

– Memenuhi 1-NF. – Setiap atribut yang bukan kunci utama tergantung secara

fungsional terhadap semua atribut kunci dan bukan hanyasebagian atribut.

• Jika suatu relasi memenuhi 1-NF dan relasi tersebut memiliki tepatsatu atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebutmemenuhi 2-NF.

25

satu atribut yang membentuk kunci utama, maka relasi tersebutmemenuhi 2-NF.

Bentuk 2-NF table (satisfying 1-NF)

Bentuk Normal 3 • Ketergantungan Fungsional dilakukan untuk

– StudentID => Student, BirthDate (SC1). – CourseID => Course, Credit (SC2). – StudentID, CourseID => Grade (SC3, SC3A). – Grade => Weight (SC3B).

26

Memenuhi 2-NFMemenuhi 3-NF

3-NF & BCNF

• Suatu relasi memenuhi bentuk III (3-NF) jika dan hanyajika : – Relasi tersebut memenuhi 2-NF. – Setiap atribut bukan kunci tidak tergantung secara fungsional

kepada atribut bukan kunci yang lain dalam relasi tersebut. Suatu relasi yang memenuhi 2-NF dan hanya memiliki satuatribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF.

27

atribut bukan kunci selalu memenuhi 3-NF. • Akhirnya semua tabel SC1, SC2, SC3A, SC3B berada

dalam kondisi 3-NF, sehingga semua databases mengalami kondisi 3-NF.

• Boyce Codd Normal Form– Suatu relasi memenuhi BCNF jika dan hanya jika setiap

determinan yang ada pada relasi tersebut adalah kunci kandidat(candidate keys). Determinan adalah gugus atribut dimanaa satuatau lebih atribut lain tergantung secara fungsional.

DFD

• DFD pada dasarnya sebuah diagram yang menjelaskan bagaimana hubungan bersama daribagian file, laporan, sumber dokumen dansebagainya.

• DFD termasuk alat komunikasi medium yang baikantara analyst dan pemakai karena mudah dipahami

28

antara analyst dan pemakai karena mudah dipahami(hanya berisi 4 simbol).

• Tujuan dari DFD adalah membuat/mengetahui aliran(track) aliran data seluruhnya dari sistem. Data danproses adalah hal yang kritis untuk dipahami.

• DFD berbeda dengan flow sistem (systems flowcharts) dan flow program (program flowcharts) karenakeduanya lebih mengarah ke hasil (orientation).

Context Diagram

• Context Diagram adalah bagian dari Data Flow Diagram (DF) yang berfungsi memetakan model lingkungan, yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem

• Sering disebut DFD Level 0

• Hanya Ada satu proses

• CD menyoroti sejumlah karakteristik penting sistem, yaitu : 1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan

29

1. Kelompok pemakai, organisasi atau sistem lain dimana sistem melakukan komunikasi (sebagai terminator).

2. Data masuk, yaitu data yang diterima sistem dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

3. Data keluar, yaitu data yang dihasilkan sistem dan diberikan ke dunia luar.

4. Penyimpanan data (storage), yaitu digunakan secara bersama antara sistem dengan terminator. Data ini dapat dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem. Hal ini berarti pembuatan simbol data storage dalam CD dibenarkan, dengan syarat simbol tersebut merupakan bagian dari dunia diluar sistem.

5. Batasan, antara sistem dan lingkungan.

Contoh Context Diagram

30

Komponen DFD

• Proses (fungsi)

31

• Proses (fungsi) – Dipresentasikan dalam bentuk lingkaran (circle) atau bujursangkar

dengan sudut melengkung (a rounded rectangle). Setiap proses ditandai dengan nomor. Nomor berfungsi menjelaskan tingkatan proses dari hierarchy chart. Setiap proses dinamai dengan sepasang kata kerja yang simple, contoh : screen customer-order, record customer-order. Dalam physical DFD, lokasi atau program yang memproses seringkali dituliskan dibagian bawah simbol, tetapi dalam logical DFD tidak perlu disebutkan. Untuk menunjukkan transformasi dari masukan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses umumnya didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana. Fokus simbol ini adalah apa yang dikerjakan atau tindakan yang dilakukan (proses), bukan orang atau melakukan kegiatan apa.

Komponen DFD (2)• Aliran data (data arrow).

– Dipresentasikan dalam bentuk anak panah yang menuju ke atau dari proses. Digunakan untuk menggambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke atau dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran yang digambarkan sebagai panah dengan dua ujung menggambarkan terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data

32

terjadinya dialog. Nama data yang digambarkan dalam aliran disebut data packet dan dituliskan diatas garis panah. Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut : • Formulir atau dokumen yang digunakan di perusahaan. • Laporan tercetak yang dihasilkan oleh sistem. • Tampilan atau output dilayar komputer yang dihasilkan oleh sistem. • Masukan untuk komputer. • Komunikasi lisan / ucapan. • Surat-surat atau memo. • Data yang dibaca atau direkamkan ke suatu file. • Suatu sistem yang dicatat pada buku agenda. • Transmisi data dari suatu komputer ke komputer yang lain.

Komponen DFD (3)• Penyimpanan (data stores)

– Komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segiempat dengan sudut melengkung atau persegi panjang, atau open-ended rectangle on the right side. Nama (database atau file) dari penyimpanan disebutkan dalam simbol Dalam kasus notasi ini dapat mendefinisikan file atau basis data seperti tape magnetic, disk, dan model DBMS lainnya, atau seringkali mendefinisikan bagaimana penyimpanan diimplementasikan dalam sistem komputer. Penyimpanan kadangkala didefinisikan sebagai suatu mekanisme di antara dua proses yang dibatasi oleh jangka waktu tertentu.

• Terminator (external or internal entities) – Dipresentasikan dengan simbol persegi panjang yang mewakili entiti luar atau dalam dimana sistem

berkomunikasi dan disebut dengan sources (data, masukan ke sistem) atau destinations (informasi, keluaran dari sistem). Seringkali sulit untuk menentukan mana external dan internal entity. Pertanyaan kunci untuk menjawabnya adalah "apakah pelaku (person) atau group ini melakukan

33

Pertanyaan kunci untuk menjawabnya adalah "apakah pelaku (person) atau group ini melakukan proses dari bagian sistem? Jika jawabannnya tidak, entity tersebut adalah external. External entity jika jelas bahwa entity tersebut diluar sistem organisasi, seperti customers, vendors, pemerintah, orang, kelompok orang, perusahaan, departemen. Contoh dalam order entry system adalah customer, order inventory system adalah suppliers. Internal entity jika mewakili unit-unit fungsi suatu organisasi, yang meliputi pemakai. External dan internal entity juga dapat didefinisikan sebagai batasan sistem. Untuk mengidentifikasi terminator tidak sulit. Kadangkala terminator berupa pemakai sistem itu sendiri. Hal itu bisa terjadi jika pemakai punya sikap sikap seperti berikut : "Saya menyediakan data x, y, z bagi sistem, dan saya mengharapkan sistem dapat memberikan informasi/data a, b, dan c" Pada kasus lain pemakai berpikir bahwa dia merupakan bagian dari sistem sehingga mempermudah pemodelan untuk mengidentifikasi terminator yang relevan. Hal itu bisa terjadi jika pemakai bersikap : "Kami menerima transaksi penerimaan dari Departemen Akuntasi, dan kami harus menyerahkan laporan mingguan biaya ke Komisi Keuangan". Simbol untuk entity external adalah sebuah bujur sangkar (square). Untuk mengidentifikasinya adalah dengan memberikan tanda alfabet huruf kecil yang dituliskan pada sudut kiri atas dari bujur sangkar, selanjutnya diberi sebuah nama tunggal.

Petunjuk Membuat DFD

• Pilih nama yang jelas maksudnya (bagi proses, aliran, penyimpanan, dan terminator)– Untuk proses sebaiknya menggunakan nama yang mengacu pada fungsi,

yaitu gabungan antara kata kerja yang spesifik dan obyek, misalnya memproses laporan inventori, validasi nomer telepon dan lain-lain. Untuk terminator lebih mengacu pada orang atau kelompok orang, sedangkan untuk aliran dan penyimpanan mengacu pada paket data atau informasi yang terkandung didalamnya.

34

yang terkandung didalamnya. – Jangan menggunakan nama yang terlalu umum, misalnya proses data,

tangani masukan dan lain-lain. – Gunakan nama yang familiar bagi pemakai.

• Menomori proses untuk memperjelas sistematika. – Tidak jadi masalah bagaimana urutan ditempatkan. – Nomor tidak menunjukkan urutan. – Penomoran dimaksudkan sebagai identifikasi proses dan memudahkan

penurunan ke level yang lebih rendah atau ke proses berikutnya.

Petunjuk Membuat DFD (2)• Menggambar kembali DFD hingga beberapa kali, sehingga cukup estetik.

Penggambaran kembali yang kadang-kadang bahkan lebih dari sepuluh kali digunakan untuk menjaga secara teknis gambar tersebut sudah benar, dapat diterima oleh pemakai, misalnya tingkat operasional yang akan mengoperasikan dan dapat diterima oleh pimpinan yang dalam hal ini menentukan strategi organisasi. Ketika penggambaran dilakukan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

– Ukuran dan bentuk lingkaran sebaiknya tetap sama, karena jika tidak dapat menimbulkan kesan lingkaran yang lebih besar memproses sesuatu yang juga lebih besar.

– Panah yang melengkung dan lurus tidak jadi masalah tetapi sebaiknya tidak menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama.

35

menggunakan kedua cara tersebut pada gambar yang sama. – Menggambar dengan tangan atau menggambar dengan perangkat tertentu, tidak

merupakan masalah. Menggambar dengan tangan seringkali memberikan sesuatu yang lain katakanlah sentuhan seni, tetapi menggambar dengan mesin, seringkali lebih memudahkan modifikasi.

• Mencegah DFD yang terlalu kompleks dan tidak perlu. – Kegunaan DFD bukan hanya menggambarkan fungsi dan interaksinya dalam sistem

secara akurat tetapi juga untuk dibaca dan dimengerti oleh bukan hanya penganalisa sistem, tetapi juga pemakai yang berpengalaman dalam sistem yang dimodelkan. Hal ini berarti : jangan membuat DFD dengan terlalu banyak proses, aliran, penyimpanan dan terminator.

• Menjamin konsistensi DFD tersebut secara intern ataupun yang berkaitan dengan DFD. Konsistensi dalam hal ini juga menyangkut konsistensi dengan model lain (misalnya : entity relationship diagram, state transition diagram, dan process specification).

Perhatikan !• Mencegah proses yang mempunyai

masukan tetapi tidak mempunyai keluaran yang dikenal dengan lubang hitamlubang hitamlubang hitamlubang hitam (black-hole)

• Mencegah proses yang mempunyai keluaran tetapi tidak punya masukan, misalnya penghasil bilangan acak. Hati-hati dengan aliran dan proses

36

• Hati-hati dengan aliran dan proses yang tidak dinamakan karena dapat mengakibatkan elemen data yang saling tidak berhubungan menjadi satu.

• Hati-hati dengan penyimpanan yang punya status hanya dapat dibaca atau hanya dapat ditulis dan berkaitan dengan proses yang hanya memproses masukan atau hanya memproses keluaran.

Penurunan Level DFD

• Setiap penurunan ke level yang lebih rendah harus mampu mempresentasikan proses tersebut dalam spesifikasi proses yang jelas, sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke level yang lebih rendah.

• Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu. • Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level yang

sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.

• Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down.

37

• Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-down. • Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level harus

berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level x+1. Dimana level x+1 tersebut mendefinisikan sub proses pada level x tersebut.

• Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk mengindentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon. External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan respon.

Penurunan Level DFD

38