Penulisan Pesan Bisnis

Retno Budi Lestari, SE, M.Si

• Direct request atau permintaan langsung suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi)

• Contoh : informasi tentang produk baru, menggunakan faks, e-mail, telepon dsb.

A. Direct Request

Pengorganisasian direct request :

1. Bagian awal :

sajikan ide pokok dengan diikuti dengan fakta-fakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat pembuka :

….Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku Diponegoro dan terarik untuk..

Gunakan bahasa yang sopan :

“Saya senang sekali atau saya sangat berterima kasih..

Pengorganisasian Direct Request

2. Bagian Pertengahan :

Biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya “ Saya ingin sekali memesan buku Komunikasi Bisnis, dengan pengaran Djoko Purwanto.

3. Bagian Akhir :

Nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah.

Pengorganisasian Direct Request

I. PembukaanPada kalimat permulaan Anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat.

II. Penjelasan Rinci Jika permintaan Anda lebih dari satu jenis, Anda sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya.

III. PenutupSebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan khusus Lengkap dengan batas waktunya. Unutk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja dan petugas yang dapat dihubungi.

Permintaan Informasi Rutin

Dibagi dua :1. Permintaan di dalam organisasi

contoh : memo,Memo mempunyai beberapa kelebihan, yaitu :

• Memberikan suatu catatan permanen• Menghemat waktu dan pertanyaan• Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan untuk

dilakukan

2. Permintaan ke luar organisasi.Meminta informasi produk baru, buku-buku terbaru, keinginan untu berlangganan koran, majalah

Menulis Direct request untuk Pengaduan.

• Pengembalian arang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali.

• Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan

• Penjelasan atas perubahan kebijakan atau proedur, dsb..

Menulis Direct request untuk Pengaduan.

Dalam menulis surat pengaduan perludiperhatikan beberapa hal berikut ini :

1.Jelaskan masalah yang Anda hadapi secara rinci2.Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian3.Usahakan nada surat Anda tidak marah atau emosional4.Permintaan tindakan khusus.

Contoh direct request untuk pengaduan.Palembang, 16 Mei 2011Yh. Manajer Departemen Pakaian Olah RagaRaganata Store

Dengan hormat,

Saya kirimkan kembali sweater yang telah Bapak kirim pada tanggal 14 Mei 2011 karena ukurannya tidak sesuai dengan yang saya pesan. Saya mohon agar sweater tersebut diganti dengan ukuran dan warna yang saya inginkan yaitu ukuran L warna biru muda.

Melalui telepon 9 Mei 2011, saya telah memesan sweater yang berukuran L warna biru muda agar segera dikirim ke rumah saya. Namun yang saya terima adalah sweater ukuran S warna merah dan tentu saja saya tidak dapat memakainya.

Saya mohon agar dikirim kembali sweater ukuran L warna biru muda secepatnya. Apabila sweater yang saya pesan tidak tersedia, mohon uang saya dikembalikan saja. Terima kasih.

Hormat saya,

(Nama..)

Contoh direct request untuk meminta rekomendasi :Palembang, 16 Mei 2011

Kepada Yth. Prof. Justin Beiber MDP Business SchoolJl Rajawali 14 Palembang

Dengan hormat,Perkenalkan saya Joana Lamora, mahasiswa bapak di MDP business school program studi sistem informasi

dan sudah wisuda bulan Maret lalu. Saya baru saja lolos seleksi tahap wawancara di PT X. PT X meminta surat rekomendasi dari dosen sewaktu kuliah. Bolehkah saya meminta rekomendasi dari bapak justin ? Mengingat Bapak Justin adalah Ketua Program Studi Sistem Informasi.

Jika Bapak berkenan, surat rekomendasi tersebut harus diterima oleh Bapak Blackmon di bagian HRD paling lambat tanggal 30 Mei 2011. Untuk itu saya sertakan juga alamat dan amplop beserta perangko.

Saya sangat menghargai waktu dan usaha Bapak untuk surat rekomendasi ini. Atas perkenannya saya ucapkan banyak terima kasih.

Hormat saya,

(Nama..)

Contoh lain Direct Request

• Surat Undangan

• Surat pesanan dan Reservasi.

B. Pesan Rutin, Good News dan Good Will

• Menulis surat undangan, proposal untuk internal maupun eksternaldan memo merupakan hal yang rutin.

• Berikut ini pengorganisasi untuk pesan rutin dan good news :

B. Permintaan Rutin dan good News

Routin messages (Pesan Rutin) Good News (Berita baik)

• Pembuka :Pernyataan ide pokok (main)

• Pembuka : Pernyataan good News

•Pertengahan /isi : Penjelasan Rinci • Pertengahan /Isi : Penjelasan rinci

•Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.

• Penutup : Mengingatkan kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang berorientasi masa depan.

Strategi Permintaan Pesan – Pesan Rutin

1. Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan.

2. Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca

3. Bagian penutup : kemukakan pernyataan keramahan, penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan.

C. Strategi penulisan pesan-pesan positif (good will)

Goodwill : suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis. •Dapat menggunakan pendekatan langsung•Apapun bentuk permintaan yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah dan tidak emosional.•Usahakan bagian awal pesan positif dimulai dengan pernyataan yang jelas dan tegas dan mampu menarik perhatian pembaca.

Strategi penulisan pesan-pesan positif (good will)

• Hal-hal yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan positif :

a. Ide pokok yang jelas,

b. Penjelasan rinci

c. Penutup Surat.

Contoh pesan good news dan Good will :

Finansial Nonfinansial

Kenaikan gaji Promosi jabatan

Bonus lembur kerja Tanda penghargaan

Insentif Fasilitas kendaraan atau perumahan

THR Proposal (usulan ) suatu proyek diterima.

Kredit bunga sangat ringan

Contoh goodwill :

1. Ucapan Selamat (Congratulations)

Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan ucapan selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu.

2. Ucapan penghargaan (messages of appreciation)

Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan apa yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih secara tertulis. Di bawah ini contoh penghargaan yang ditujukan kepada pemasok :

Contoh goodwill :

3. Ucapan belasungkawa (condolence)

Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan yang lebih cerah.

Contoh pernyataan goodwill

• Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat membutuhkan AC.

• Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya sangat kami hargai.

Good news :

1. Surat persetujuan kredit

Bagian pembuka berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit mencakup beberapa hal

a. batas maksimal jumlah kredit yang diberikan.

b. tanggal rekening dikirim,

c. beban administrasi dan bunga

d. tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan kredit tsb.

Berita baik untuk pelamar pekerjaan.

Selamat datang ke Lake Valley rehabilitation Center. Anda berhasil terpilih dari sekian banyak pelamar yang telah diwawancarai. Anda berhasil menduduki posiis koordinator catatan medis karenapendidikan dan pengalaman Anda di Memorial Hospital.

Anda diharapkan datang pada hari senin tanggal 9 mei 2001, pukul 09.00 untuk menemui Ibu Nancy staf HRD untuk mendapatkan orientasi lebih mendalam.

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Nick Oshinski)Manajer HRD

C. Bad News.

Strategi Pengorganisasian Pesan bad News :

1. Menciptakan Audience centered tone

2. Memilih pendekatan organisasionala. Pendekatan langsung :

– Pembuka

– Alasan

– Bad news

– Penutup

C. Bad News

b. Pendekatan tidak langsung

Suatu pendekatan organisasional direct approach dapat diterapkan jika :

1. Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.

2. Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan.

3. Pesan disampaikan secara empati.

Berita BurukNyatakan berita buruk dg jelas dan

singkat. Tekankan berita baik apapun kurangi tekanan berita buruk

Berita BurukNyatakan berita buruk dg jelas dan

singkat. Tekankan berita baik apapun kurangi tekanan berita buruk

Penutup PositifTutup dengan pernyataan positif, menyenangkan melihat ke depan.

Penutup PositifTutup dengan pernyataan positif, menyenangkan melihat ke depan.

PenyanggaMulai dengan pernyataan netral

atau positif

PenyanggaMulai dengan pernyataan netral

atau positif

BeritaBurukNyatakan berita buruk di depan

BeritaBurukNyatakan berita buruk di depan

AlasanSecara logis, netral dan singkat

jelaskan alasan berita buruk.

AlasanSecara logis, netral dan singkat

jelaskan alasan berita buruk.

Alasan Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan

beberapa alternatif bila memang ada

Alasan Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan

beberapa alternatif bila memang ada

Penutup PositifTutup dengan pernyataan positif, sesuatu yang bermaksud untuk

menenangkan pembaca.

Penutup PositifTutup dengan pernyataan positif, sesuatu yang bermaksud untuk

menenangkan pembaca.

C. Bad News

Mengkomunikasikan informasi dan jawaban negatif.

1.Bad news tentang produk ,

Kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, kadaluwarsa produk, produk rusak atau cacat.

2. Penolakan undangan.

3. Penolakan kerja sama

PT.CITRA NIAGAJL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta

Kepada Yth. Ibu Sri EkantiKetua Panitia Lomba Lukis dan mewarnaiJl. Palagan Tentara Pelajar No. 1

Dengan hormat,Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan memberikan kegiatan yang positif. Namun demikian, sebagaimana Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan bisnis dengan bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami menyesal tidak dapat membantu Saudara.Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung dengan sukses.

Hormat kami,TtdBintang Dini HariDirektur

Bacalah contoh surat yang menolak permintaan bantuan

1. Menolak undangan dan permintaan bantuan1. Menolak undangan dan permintaan bantuan

C. Bad News

Penyampaian bad news ke pelanggan

1.Bad news tentang pesanna

2.Penolakan surat pengaduan dan keluhan.

3.Mengganti produk

4.Tidak memenuhi pesanan.

Bad News tentang orang

1.Penolakan menulis surat rekomendasi

2.Penolakan lamaran pekerjaan

3.Surat penolakan kredit.

D. Pesan Persuasif

• Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif.:

1. Analisis Audiens

2. Pertimbangan perbedaan budaya

3. Memilih pendekatan organisasional

• Mengembangkan pesan-pesan persuasif :

1. Menetapkan kredibilitas

2. Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan persusif mengikuti rencana organisasional AIDA

D. Pesan Persuasif

AIDA :

A = Attention (perhatian)

I = Interest ( Minat)

D = Desire (hasrat)

A = Action (tindakan)Memilih daya pemikat :

1. Pemikat emosional

2. Pemikat logika

3. Pertimbangan etika

D. Pesan PersuasifContoh pesan persuaif

HOST MARRIOT SERVICESINTERNAL MEMORANDUM

To : Larry Paige, ControllerFrom : Randy Hunt, Manajer pembelianTgl : 20 Mei 2011Subyek : Pemotongan bahan baku plastik.

Sebagai mana diketahui,perusahaan setiap tahun membeli lima ton bahan baku plastik. Harga polyeti terus mengalami fluktuasi seperti harga BBM. Bapak meminta saya untuk segera mencari jalan untuk memotong biaya pembelian bahan baku plastik. Dalam memo saya sebelumnya saya menyarankan untuk membeli dalam jumlah besar bahan baku plastik selama musim dingin ketika harga BBM turun. Saya telah mengestimasi penghematan yang dicapai sebesar 10% per tahun.

Biaya untuk membuat plastic container perusahaan terlalu tinggi ($ 2juta). Ditambah lagi kami menerima banyak surat pelanggan yang mengeluh tentang minimnya program daur ulang perusahaan. Saya telah melakukan penelitian awal dan muncul beberapa ide sebagai berikut :1. Menyediakan recycling container di semua restotan bandara Host Marriot 2. Menawarkan insentif keuangan untuk maskapai penerbangan yang memisahkan kontainer berbahan plastik3. Bekerja sama dengan Batt Wate Management.Saya telah melampirkan laporan rinci tentang biaya-biaya. Pengehmatan yang dapat dicapai $ 500.000,-Proses daur ulang polyetil akan membantu meningkatkan citra perusahaan. Jika Bapak setuju kita bisa mengadakan pertemuan minggu depan untuk memulai rencana ini.