6/5/2010

1

Manajemen Program dan

SESI 2. MK. Manajemen Program Kesehatan“Prinsip-Prinsip Manajemen Program & Manajemen Proyek

Manajemen Proyek Kesehatan

Yodi Mahendradhata

Bagian IKM, Fakultas Kedokteran,Universitas Gadjah Mada

1

Struktur sesi

Mengapa kita memerlukan manajemenMengapa kita memerlukan manajemen proyek/program? Prinsip2x manajemen program kesehatanPrinsip2x manajemen proyekPrinsip2x manajemen proyek kesehatanReview RPKPS dan penugasan

2

6/5/2010

2

Bagian 1Bagian 1.

Mengapa kita memerlukan manajemen program/proyek? j p g p y

3

Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?

Proporsi pembelanjaan proyek dlmProporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatanJumlah proyek dlm sektor kesehatanDinamika lingkungan/perubahan sektor kesehatankesehatanProyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global

4

6/5/2010

3

Millennium development goals

1 Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim1. Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim2. Pencapaian pendidikan dasar universal3. Kesetaraan jender dan pemberdayaan wanita4. Menurunkan kematian anak5. Meningkatkan kesehatan maternal6. Memerangi HIV/AIDS, malaria, dan penyakit2x g , , p y

lain7. Menjamin sustainabilitas lingkungan8. Mengembangkan kemitraan gobal untuk

pembangunan5

Target2x kesehatan MDG 2015

Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2Menurunkan angka kematian balita -> 2/3Menurunkan angka kematian Ibu -> 2/3Menghentikan penyebaran HIV/AIDSMenghentikan penyebaran TB dan Malariag y

6

6/5/2010

4

Kesenjangan strategi-kinerja(Mankins dan Steele, 2005)

37%RealizedperformancePerformance loss

63%

7

Faktor2x kesenjangan strategi-kinerja (Mankins dan Steele, 2005)

2%2% Penganggaran21%

10%

12% pengadaanPerencanaan

Monitoring

Manajemen kinerja

Komunikasi

Birokrasi

23%

8%8%

14%

o as

Kepemimpinan

Komitmen

Lain2x

8

6/5/2010

5

Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?

Jumlah proyek dlm sektor kesehatanJumlah proyek dlm sektor kesehatanProporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatanDinamika lingkungan sektor kesehatanManajemen proyek kesehatan ->Manajemen proyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global

9

Bagian 2Bagian 2.

Prinsip2x manajemen program kesehatanp g

10

6/5/2010

6

Aplikasi ilmu manajemen dlm sektor kesehatan

LEMBAGA

PROGRAM

PROYEK 11

Definisi program kesehatan

Serangkaian tugas dan aktifitas yangSerangkaian tugas dan aktifitas yang dikelola berdasar beberapa tujuan khusus yang bermuara pada pengendalian suatu (atau beberapa) masalah kesehatan. Ex. Program pemberantasan tuberkulosis, program kesehatan Ibu

12

6/5/2010

7

Ruang lingkup manajemen program kesehatan

Pengembangan programPengembangan programImplementasi program

13

1. Pengembangan program

Tujuan : mengembangkan strategi programTujuan : mengembangkan strategi program yang berbasis pada kebijakan lembaga. Produk utama: strategi program Pengelola program dapat mempengaruhi perumusan kebijakan kelembagaan melalui:

AdvokasiAdvokasiPerumusan program.

14

6/5/2010

8

1.1. Komponen strategi program

Strategi teknisStrategi teknisDeteksiKriteria diagnostikTata laksana pasien

Petunjuk teknisjPetunjuk administratif

15

1.2. Efektifitas pengembangan program

Visi yang jelas akan strategi yang optimalVisi yang jelas akan strategi yang optimalKapasitas interpretasi operasional kebijakan stratejikKemampuan untuk merujuk pada bukti-bukti

analisis situasiliteratur ilmiahliteratur ilmiah

Kemampuan untuk menulis strategi program secara sistematis

16

6/5/2010

9

2. Implementasi program

Fungsi utamaFungsi utamaBantuan teknis

PelatihanCoaching dan supervisi

MonitoringEvaluasi

Fungsi penunjang: manajemen sumber daya

17

2.1. Manajemen sumber daya program

Team buildingTeam buildingUpaya jaminan mutuRencana kerja dan anggaranManajemen logistik

18

6/5/2010

10

Tipologi proyek

Tinggi Penelitian Penelitian

Ket

idak

past

ian

Tinggi Penelitian dasar Multicenter

GFATM

Kompleksitas TinggiRendah

K

Rendah PernikahanPerayaan

17 Agustus

19

Implikasi ketidakpastian bagi perencanaan proyek

Aspek KetidakpastianAspek perencanaan

Ketidakpastian

Tinggi Rendah

Tujuan Berkembang Fixed

Batasan Kabur Jelas

Rencana kerja Garis besar Detail

20

6/5/2010

11

Kendala2x utama manajemen proyek

SDMSDMPenganggaranBirokrasiEstimasiKomunikasiKomunikasi

21

Kesuksesan proyek?Kualitas

Pesawat ulang alik

WaktuBiaya

Konser musikGFATM

On time, on budget, high quality!22

6/5/2010

12

Bagian 2Bagian 2.

Prinsip2x manajemen proyek kesehatan

23

Standard2x manajemen proyekPMBOK Guide (The Project Management Institute)

A temporary endeavour undertaken to create a unique product service or resultInstitute) product, service or result

PRINCE2 A set of coordinated activities, with specific start and finish, pursuing specific goal with constraints on time, cost and resources

ISO A management environment that is created for the purpose of delivering one or more business products according to a specific business casebusiness case

APM (Association of Project Managers)

An endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way to deliver a unique scope of work of given specification, often within constraints of costs and time, and to achieve beneficial change defined by quantitative and qualitative objectives 24

6/5/2010

13

Kebutuhan kompetensi manajemen proyek?

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal Area knowledge, standards pskill

g ,& regulations

25

Project Management Body of Knowledge

Siklus kehidupan proyekSiklus kehidupan proyekLima proses manajemen proyekSembilan area pengetahuan

26

6/5/2010

14

Siklus kehidupan proyek?

Fase inisial Fase intermediate Fase final

n su

mbe

r day

a la

in

Waktu

Bia

ya, S

DM

dan

27

5 proses manajemen proyek

Inisiasi Perencanaan Implementasi Monitoring &Control Penutupan

28

6/5/2010

15

1. Proses inisiasi

Otorisasi dan definisi proyekOtorisasi dan definisi proyekOutput

Project charterPreliminary project scope statement

29

1.1. Seleksi

• Diskusi kepentingan proyek• Diskusi kepentingan proyek• Sinkronisasi tujuan proyek dengan

rencana stratejik organisasi• Penetapan prioritas proyek (vs. proyek

lain/kegiatan rutin)lain/kegiatan rutin)

30

6/5/2010

16

1.2. Teknik seleksi proyek

• Non numeric• Non-numeric– The sacred cow– The operating necessity– The competitive necessity– The product line extension– Comparative benefit model

• Numeric

31

2. Proses perencanaan

Project management plan Quality planningj g pScope planningScope definitionWork Breakdown StructureActivity definitionActivity sequencingActivity resource estimatingActivity duration estimating

y p gHR planningCommunication planningRisk management planningRisk identificationQualitative risk analysisQuantitative risk analysisRisk response planningActivity duration estimating

SchedulingCost estimatingCost budgeting

Risk response planningPurchasing planningContracting planning

32

6/5/2010

17

2.1. Perencanaan proyek

• Work breakdown structure• Work breakdown structure• Task sequencing• Schedule calculation• Resource assignment

Budgeting• Budgeting

Supported by project management softwares, e.g. Microsoft Project

33

2.2. Manajemen risiko

• Semua proyek mengandung unsur• Semua proyek mengandung unsur ketidakpastian/risiko

• Manajemen risiko: identifikasi dan antisipasi risiko– Prediksi skenario masa depanp– Sistim kewaspadaan dini– Penguatan komunikasi

34

6/5/2010

18

3. Proses implementasi

Manajemen implementasiManajemen implementasiManajemen mutuPembentukan & pengembangan tim proyekDiseminasi informasiDiseminasi informasiBidding

35

4. Monitoring & Control

Pemantauan & Pengendalian mutuPemantauan & pengendalian aktifitas proyekPengendalian perubahan terpaduVerifikasi ruang lingkup

Pengendalian mutuPengendalian kinerja timPelaporan kinerjaMengelola stakeholdersPengendalian dan

Pengendalian ruang lingkupPengendalian jadualPengendalian biaya

e ge da a dapemantauan risikoAdministrasi kontrak

36

6/5/2010

19

5. Penutupan

Pembubaran infrastruktur proyekPembubaran infrastruktur proyekSDMAsset

Pembelajaran proyek

37

Area pengetahuan

Project integration managementProject integration managementProject scope managementProject time managementProject cost managementProject quality managementProject human resource managementProject communication managementProject risk managementProject procurement management

38

6/5/2010

20

Kebutuhan kompetensi manajemen proyek

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal Area knowledge, standards pskill

g ,& regulations

39

Understanding project environment

Lingkungan sosio budayaLingkungan sosio-budayaLingkungan politis lokal, nasional dan internasionalLingkungan fisik

40

6/5/2010

21

Kebutuhan kompetensi manajemen proyek

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal Area knowledge, standards pskill

g ,& regulations

41

General management

Manajemen pembiayaan dan akuntansij p yPembelian dan pengadaanPemasaran dan penjualanHukum kontrakDistribusiLogistikPerencanaan stratejik, taktis dan operasionalStruktur dan perilaku organisasiManajemen SDMKeselamatan dan kesehatan kerjaTeknologi informasi

42

6/5/2010

22

Kebutuhan kompetensi manajemen proyek

Project Management Body of Knowledge

Interpersonal Area knowledge, standards pskill

g ,& regulations

43

Interpersonal skill

Komunikasi efektifKomunikasi efektifMempengaruhiKepemimpinanMotivasiPemecahan masalahPemecahan masalahNegosiasi dan manajemen konflik

44

6/5/2010

23

Catatan2x akhirCatatan2x akhir

45

Manajemen proyek vs program

PersamaanPersamaanBerbasis SDMKeterbatasan sumber dayaPerencanaan, pelaksanaan dan pengendalian

PerbedaanPerbedaanProgram: berkelanjutan dan repetitifProyek: temporer dan unik

46

6/5/2010

24

Manajemen proyek vs program

Proyek Program

Baru, belum pernah dilakukan sebelumnya

Rutin, repetitif, berkesinambungan

Dapat dikelola lintas divisi/bidang/seksi

Dikelola dlm satu divisi/bidang/seksi

Risiko tinggi Risiko rendahRisiko tinggi Risiko rendah

Manfaat berupa produk/hasil/layanan yg jadi tepat waktu sesuai anggaran

Nilai tambah berupa perbaikan inkremental berkesinambungan

47

‘Hukum’ manajemen proyekTidak ada proyek besar yang mencapai target tepat waktu sesuaimencapai target tepat waktu sesuai anggaranPerencanaan yg buruk membuat proyek memerlukan waktu 3x lebih lamaPerencanaan yg baik membuat proyek memerlukan waktu 2x lebih lama

48

6/5/2010

25

Review RPKPS dan penugasanReview RPKPS dan penugasan

49

Penugasan kelompok

• Pohon masalah• Pohon masalah• Pohon tujuan• LogFrame• Rencana Kerja

Anggaran• Anggaran

50

6/5/2010

26

Batas pengumpulan: Jumat, 27 November 2009

Cover dg daftar nama dan nomor mahasiswa(hard + soft copy)

51