sekretaris, sebuah profesi Mira Veranita Effendy

Bila kita berbicara mengenai sekretaris, maka kita membayangkan seseorang yang menangani korespondensi, menyimpan catatan dan file dan membantu memperhatikan agar detil-detil dalam sebuah kantor berfungsi efisien.

Dalam konteks lain, konotasi kita bisa menuju ke seseorang yang mengurus semua administrasi organisasi seperti Sekjen PP, Sekjen Departemen dan lain-lain. Kemampuan administrasi yang kuat yang dimiliki seseorang sekretaris memang merupakan ciri khas dan persyaratan utama, dimana hal ini memungkinkan seseorang atasan melimpahkan banyak tugas kepada sekretarisnya.

Berbeda dengan seorang eksekutif, seorang sekretaris tidak mempunyai “garis instruksi” dalam skema organisasi. Seorang sekretaris adalah perpanjangan tangan atasannya, dia adalah seorang king maker yang membuat atasannya mampu berkonsentrasi pada masalah-masalah besar sementara hal-hal rutin dan detil ditangani oleh sekretaris.

Selain berhadapan dengan alat-alat perkantoran, tugas sekretaris didominasi oleh hubungannya dengan manusia, yaitu dengan dunia luar dan di dalam organisasi.

Dunia luar berarti pihak-pihak di luar kantor. Dalam hubungan ini biasanya seorang sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasannya. Selain itu seringkali ia menjadi satu-satunya contact person yang ingin dihubungi orang dalam berhubungan dengan perusahaan atau si atasan.

Terkadang hubungan dengan dunia luar tersebut hanya menyangkut hal-hal yang rutin. Tetapi dapat pula hubungan tersebut berdampak mengembangkan atau merusakkan hubungan/ masa depan perusahaan dengan orang/perusahaan lain. Beberapa pengertian Sekretaris dapat kita lihat di bawah ini :

Prajudi Atmosudirdjo Secretaris Pribadi atau privat secretary : seorang pegawai yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (surat menyurat, pendiktean, stenografi).

Wursanto SeSekretaris ialah seseorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya. Jadi fungsi sekretaris adalah sebagai pembantu seorang kepala atau pembantu seorang pimpinan.

Pariata Westra Seorang petugas yang pekerjaan pokoknya ialah menyelenggarakan urusan urat menyurat termasuk penyimpanannya, bagi seorang pejabat pimpinan atau suatu organisasi. Apabila petugas ini menyelenggarakan urusan surat menyurat dari seorang pejabat (instansi resmi maupun perusahaan swasta) yang bersifat pribadi atau rahasia sebutan lazimnya ialah privat secretary (sekretaris pribadi)

Louis C Nanassy and William Selden Secretary : An office employee has a more responsible potition than a stenographer and whose duties usally include taking and transcribing dictation : dealing with the public by answering telephone, meeting callers, and making appointments and maintaining of records, letter, etc. A secretary frequently acts as an administrative asistance or junior executive.

MIRAVE/01/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’ Page 1 of 2

MIRAVE/01/IX/ ‘SEKRETARIS PROFESIONAL’ Page 2 of 2

Berdasarkan luas lingkup tanggung jawabnya, Profesi Sekretaris bisa dibedakan menjadi Sekretaris Organisasi dan Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan. Sekretaris organisasi adalah seseorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu. Sekretaris organisasi di samping bekerja atas instruksi pimpinan, juga memiliki wewenang untuk ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, pengerahan, melakukan koordinasi atas pengawasan, melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja. Contoh : Sekretaris Jendral di Depatemen, Sekretaris Wilayah daerah di Pemerintah Daerah, Sekretaris Perusahaan dan sebagainya. Sekretaris Pribadi ialah seseorang yang mengerjakan kegiatan kantor, untuk membantu seseorang tertentu, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perorangan, adapun Sekretaris pimpinan adalah : seorang pembantu pimpinan yang bertugas mengerjakan tugas kantor untuk seorang pimpinan tertentu. Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staf dari suatu organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman bekerja, ada Sekretaris Junior (Junior Secretary) dan Sekretaris Senior (Senior Secretary). Sekretaris Junior yaitu sekretaris yang baru bekerja atau baru memulai kariernya sebagai sekretaris. Karena masih belum mempunyai pengalaman dalam melaksanakan pekerjaannya. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah mempunyai kemampuan bekerja dengan baik, dapat bekerja sendiri atau tanpa harus selalu dibimbing, dan mempunyai cukup pengalaman bekerja. Seseorang yang di samping memiliki keterampilan dan kemampuan bekerja sebagai sekretaris, kadang-kadang juga memilikiatau memahami pengetahuan khusus atau keahlian di bidang tertentu. Contohnya :

- Bidang hukum - Bidang kedokteran / farmasi - Bidang akuntansi dan sebagainya.

Bedasarkan contoh tersebut, maka akan ada jabatan : a. Sekretaris dalam bidang hukum b. Sekretaris dalam bidang kedoteran farmasi c. Sekretaris dalam bidang akuntansi

Pekerjaan seorang sekretaris dapat digolongkan dalam tata usaha umum, yaitu untuk membantu memperlancar jalannya pekerjaan dan komunikasi pimpinan organisasi, hanya sifatnya lebih luas, jika dibandingkan dengan pekerjaan tata usaha. Untuk memberi gambaran yang lebih jelas, maka berikut ini adalah beberapa perbedaan antara kedudukan, tugas atau pekerjaan sekretaris pimpinan dengan pegawai. MIRA VE