1

MATERI TRAINING SOP(Standard Operating Procedure)

by Citra Inti Trainingwww.cit-system.com

021-32922419085216826422

2

Definisi SOP

DEFINISI SOP• “Detailed, written instruction to achieve uniformity of the

performance of a specific function”, International Conference on Harmonisation (ICH)

• “Tulisan yang dibuat, diakui dan ditetapkan dalam suatu organisasi untuk menjelaskan suatu pekerjaan bagaimana melakukannya, siapa yang mengerjakan, kapan waktunya, dimana tempatnya, apa tujuannya dan seperti apa laporannya.

• Prosedur / tata cara kerja / urutan pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan sebagi suatu standar kerja.

• Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis.

• Tata cara atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu

3

Definisi SOP

DEFINISI SOP• Rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya, sehingga

menunjukan adanya urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara-cara yang harus ditempuh dalam rangka penyelesaian suatu bidang tugas

• Aturan / ketentuan tertulis pada perusahaan yang dapat dijadikan pedoman untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok dalam menjalankan kegiatan operasionalnya untuk mencapai tujuannya.

• Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponen-komponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional

4

Alasan Penyusunan SOP

• Pekerjaan berdampak pada Mutu• Pekerjaan memiliki resiko kecelakaan• Pekerjaan mempunyai dampak pada kesehatan• Pekerjaan mempunyai dampak pada lingkungan• Pekerjaan dapat dilakukan oleh orang lain

5

Prinsip SOP

• Harus ada pada setiap kegiatan baik proses produksi maupun jasa

• Dinamis, Bisa berubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan.

• Harus didokumentasikan• Prinsip SOP berdasarkan ISO 9001?

6

Tujuan SOP

• Pekerjaan dapat dilakukan secara secara benar dan konsisten

• pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. • Mengetahu dengan jelas peran dan fungsi posisi dalam

organisasi• Memperjelasalur tugas, wewenagn dan tanggung jawab• Menghindari kesalahan atau kegagalan proses• Menghindari duplikasi pekerjaan yang tidak efisien• Melindungi organisasi dari kesalahan administrasi

7

Manfaat SOP• Adanya Standard dan prosedur yang Jelas, Perusahaan memiliki standard

operasional yang baku. • Dengan adanya prosedur yang jelas dan baku akan lebih lancar aktivitas

karyawan semua bagian karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung jawabnya.

• Dokumen yang digunakan sudah Standard, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya.

• Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi.

• Memudahkan dalam mengontrol system ataupun mengetahui jika terjadi kebocoran di perusahaan ataupun untuk menganalisa titik lemah dari perusahaan untuk menjadi bahan koreksi kembali.

• Administrasi perusahaan yang lebih rapih. • Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO

(International Organization for Standarization)

8

Fungsi Penerapan SOP

• Memperlancar  Tugas dari petugas/pegawai atau tim/unit kerja

• Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan• Mengetahui  dengan jelas hambatan hambatan nya dan ‐

mudah dilacak • Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama sama disiplin ‐

dalam bekerja • Sebagai pedoman dalam melaksankan pekerjaan rutin

9

Jenis-jenis SOP

Aturan/ketentuan umum • SOP memuat aturan/ketentuan umum yang berlaku

pada perusahaan.

Aturan/ketentuan khusus • Surat edaran memuat aturan/ketentuan khusus

yang berlaku pada perusahaan.

10

Tipe/Format SOP

1. SOP Teknis (technical SOP)SOP teknis disusun untuk berbagai kegiatan teknis. Model teknis biasanya banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium.

2. SOP Administratis (administrative SOP)SOP administratif digunakan untuk menyusun berbagai macam kegiatan administratif, biasa untuk menggambahan alur kerja dan prosedur kerja di kantor, untuk prosedur audit pekerjaan dna sebagainya.

3. SOP Gabungan model teknis dan model administratif.SOP ini merupakan gabungan dari dua jenis SOP diatas. Biasanya ini digunakan untuk menemtukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan administratif.

11

Tipe/Format SOPBerikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana.

1. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap.

2. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula.

3. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan, diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang akan diluput dan mana yang tidak.

4. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai.

5. Penyelesaian kegiatan, pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda , tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan.

6. Keterangan tentang kegiatan, tergantung pada kebutuhan organisasi, yang menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan, oleh siapa, bagian atau unit mana, mengapa, kapan dimana dan bagaimana. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema.

7. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas.

12

Bentuk SOP

1. Sederhana: Disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek, singkat dan tidak rinci

2. Hirarki : Disusun bila suatu pekerjaan terdapatlangkah-langkah yang lebih rinci, panjang, dan banyakkeputusan-keputusan yang harus dilakukan.

3. Grafis: Prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar, foto atau diagram sebagai ilustrasi.

4. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerjabaik secara fisik maupun logis

13

Teknilogi dalam SOP

• MANUAL SOP: DILAKUKAN SECARA MANUAL

CONTOH: PENYERAHAN SURAT PELANGGARAN LALU LINTAS, SIDANG PENGADILAN, PENGURUSAN IJIN, DSB.

• COMPUTERISASI: ONLINE/ MENGGUNAKAN SISTEM SOFTWARE UNTUK MENGATUR ALUR KERJA

CONTOH: SISTEM OPERATOR TELEPON, HOTLINE, RESERVASI PENERBANGAN/HOTEL, PEMBAYARAN VIA CREDIT CARD, DSB

• SEMI KOMPUTERISASI : CAMPURAN ANTARA MANUAL DAN COMPUTERIZED

CONTOH: PELAYANAN KTP/SIM/STNK.

14

Step Menyusun SOP

15

Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP

Analisis Kebutuhan SOP• Lingkungan operasional• Peraturan perundangan dan petunjuk teknis pelaksanaan• Kebutuhan instansi dan stake holder• Kejelasan proses penilaian kebutuhan, didasarkan pada aspek : Dukungan lembaga Action plan Penilaian kebutuhan Daftar SOP yang akan dikembangkan Analisis SOP yang telah ada Terbitnya dokumen penilaian kebutuhan dalam bentuk laporan

16

Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP

Pengembangan SOP• Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP• Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif• Analisis dan pemilihan alternatif• Penulisan SOP• Pengujian da review SOP• Pengesahan SOP

17

Langkah & Pendekatan Pengembangan SOPPenerapan SOP1. Perencanaan penerapan SOP• Berapa banyak SOP yang akan diterapkan• Siapa yang menjadi target penerapan• Informasi apa yang akan disampaikan kepada target• Bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif• Bagaimana pemantauan pelaksanaan

2. Distribusi kiepada unit-unit

3. Pelatihan pemahaman SOP• Penilaian kebutuhan penilaian• Materi pelatihan• Pemilihan peserta• Pemilihan instruktur• Kompetensi yang diharapkan dari hasil pelatihan• Penjadwalan dan administrasi

4. Supervisi

18

Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP

Monitoring dan Evaluasi1. Monitoring, metode yang digunakan antara lain :• Observasi supervisor• Interview dengan pelaksana• Interview dengan user• Pertemuan dan diskusi kelompok kerja• Pengarahan dalam pelaksanaan

2. Evaluasi

19

Ini hanya sebagian dari materi Training SOP. Untuk materi selengkapnya silahkan mengikuti

training yang diadakan oleh

CITRA INTI TRAINING

info selengkapnya bisa diakses diwww.cit-system.com

atau menghubungi kami di 021-32922419

atau085216826422