Sekilas SIM SDM

Secara umum aplikasi ini untuk membantu UPN “Veteran” Yogyakarta mengelola

kompentensi sumber daya manusianya. Dalam hal ini pengelolaan memiliki lingkup :

1. Pengelolaan biodata dan identitas untuk kebutuhan data pokok pegawai.

2. Pengelolaan pada pendidikan formal dan non-formal.

3. Pengelolaan uraian Riwayat Kepangkatan Pegawai.

4. Pengelolaan deskripsi jabatan Pegawai.

5. Pengelolaan daftar keluarga Pegawai.

6. Pengelolaan Asuransi yang dimiliki Pegawai.

Cara Membuka Situs SIM SDM

Untuk memulai akses terhadap Aplikasi SIM SDM UPN “Veteran” Yogyakarta :

1.1 Cara Membuka Situs

Cara memulai akses pada Aplikasi SIM SDM UPN “Veteran” Yogyakarta

1. Bukalah Aplikasi SIM SDM UPN “Veteran” Yogyakarta melalui browser (Mozila Firefox,

Google Chrome atau lainnya) masukan alamat/URL SIM SDM UPN “Veteran” Yogyakarta

sdm.upnyk.ac.id

2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik go pada browser.

3. Tampilan halaman utama sebelum login seperti di bawah ini:

4. Sebelum pengelolaan pegawai diperlukan login, masukan Username dan Password

dengan menggunakan NIP atau NPY (tanpa menggunakan spasi) dari masing-

masing pegawai UPN “Veteran” Yogyakarta lalu masukan captcha dan klik button login

atau tekan tombol enter pada keyboard. Jika belum berhasil login, maka Refresh atau

F5 pada keyboard kemudian masukan kembali Username dan Password sesuai dengan

NIP atau NPY Anda.

1.2 Menu Utama

Halaman Utama menampilkan SIM SDM UPN “Veteran” Yogyakarta yang berisi menu-

menu untuk pengelolaan Biodata Pegawai.

1. Jika berhasil login maka akan muncul tampilan dibawah ini :

2. Klik menu Data SDM, seperti gambar di bawah ini.

3. Setelah klik menu Data SDM, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

1.3 Menu Data Pokok

Data pokok pegawai berisi semua biodata pokok seperti no. identitas, data fisik dan lain-

lain sesuai dengan dokumen dari pegawai yang bersangkutan.

1. Setelah muncul Biodata SDM sudah menampilkan data pokok Pegawai UPN “Veteran”

Yogyakarta. Pastikan NIP/NPY serta data pokok lainnya sudah terisi dengan lengkap

dan benar. Jika menginginkan edit data pegawai terdapat tombol di

bagian bawah tampilan utama. Setelah klik tombol edit, akan muncul form edit pegawai,

isikan semua data yang masih kosong sesuai dokumen yang ada. Tampilan form edit

pegawai seperti di bawah ini:

2. Pastikan isian data pokok pegawai sudah lengkap dan benar, sesuai kondisi dan

dokumen yang ada pada saat ini. Kemudian klik tombol . Jika terjadi

data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data

yang sudah di update.

1.4 Menu Pendidikan

Menu Pendidikan berisi tentang semua pendidikan formal yang sudah di tempuh dan

sudah dinyatakan lulus.

1. Klik pada link pendidikan untuk melihat pendidikan riwayat pendidikan pegawai. Menu

pendidikan terdapat pada bagian atas seperti gambar di bawah ini:

2. Setelah klik link Pendidikan akan muncul tampilan seperti di bawah ini :

3. Pilih link Pendidikan Formal, seperti gambar di bawah ini :

4. Setelah klik link Pendidikan Formal akan muncul Form Riwayat Pendidikan Umum,

seperti gambar di bawah ini :

5. Isikan satu per satu data pendidikan formal. Kemudian klik tombol . Jika

terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk

menampilkan data yang sudah di update.Pengisian data sesuai dengan riwayat

pendidikan formal yang sudah di jalani pegawai yang bersangkutan mulai dari yang

terendah.

6. Untuk edit data pendidikan formal yang sudah diisikan terdapat di bagian bawah Form

Riwayat Pendidikan Umum. Klik link edit, seperti gambar di bawah ini :

7. Edit data pendidikan yang sesuai dengan data pendidikan sebenarnya, jangan lupa

untuk klik tombol . Jika terjadi data belum terupdate, maka Refresh

atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.

8. Setelah selesai mengisikan seluruh data pendidikan formal kemudian klik tombol

untuk kembali ke menu utama pendidikan.

9. Kemudian muncul link Pendidikan Formal dan Pendidikan Non Formal. Kali ini klik pada

link Pendidikan Non Formal. Pendidikan Non Formal adalah pendidikan yang di tempuh

atau di jalani dari pegawai yang sifatnya tidak wajib seperti kursus atau pelatihan.

Gambar link Pendidikan Non Formal Seperti di bawah ini :

10. Setelah klik link PENDIDIKAN NON FORMAL, akan muncul Form pendidikan Non

Formal. Seperti gambar di bawah ini.

11. Isikan data riwayat pendidikan non formal, sesuai dengan pendidikan non formal yang

sudah di jalani pegawai yang bersangkutan. Kemudian klik tombol . Jika

terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk

menampilkan data yang sudah di update.

1.5 Menu Kepangkatan

Menu Kepangkatan merupakan riwayat kenaikan pangkat regular yang diberikan kepada

pegawai UPN “Veteran” Yogyakarta

1. Klik pada link kepangkatan seperti gambar dibawah ini :

2. Setelah klik link pendidikan akan muncul form Riwayat Pangkat, seperti gambar di

bawah ini :

3. Isikan data Riwayat Pangkat, sesuai dengan kenaikan pangkat reguler yang sudah di

jalani pegawai yang bersangkutan. Kemudian klik tombol . Jika terjadi

data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data

yang sudah di update.

4. Untuk edit data Riwayat Pangkat dapat dilakukan dengan klik link edit pada bagian

bawah Form Pangkat. Seperti gambar di bawah ini:

5. Setelah edit pangkat selesai diisi dengan benar, maka klik tombol . Jika

terjadi data belum terupdate, maka Refresh atau F5 pada keyboard untuk

menampilkan data yang sudah di update.

1.6 Menu Jabatan

Menu Jabatan merupakan riwayat jabatan yang sudah di jabat maupun saat ini di jabat.

Menu jabatan ini terdapat Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional.

1. Klik link Jabatan, seperti gambar di bawah ini:

2. Setelah klik link jabatan maka muncul tampilan halaman jabatan yang terdapat pilihan

jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional. Bagi yang tidak mempunyai Jabatan

Strktural maka tidak perlu diisi. Kemudian pilih Jabatan Struktural. Seperti gambar di

bawah ini :

3. Setelah klik link Jabatan Struktural maka muncul Form Riwayat Jabatan Struktural,

seperti gambar di bawah ini :

Penjelasan :

a. Pada pilihan menu Utama,

Pilih YA : untuk jabatan yang masih di jabat saat ini.

Pilih TIDAK : untuk jabatan yang sudah pernah di jabat tetapi saat

ini sudah tidak di jabat lagi.

b. Pada pilihan menu Aktif,

Pilih YA :untuk jabatan yang masih di jabat saat ini.

Pilih TIDAK : untuk jabatan yang sudah pernah di jabat tetapi saat

ini sudah tidak di jabat lagi.

4. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Jabatan Struktural dengan

benar kemudian klik tombol . Jika terjadi data belum terupdate, maka

Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.

5. Setelah selesai isikan data Riwayat Jabatan Struktural kemudian klik tombol

untuk kembali ke menu utama Jabatan.

6. Langkah berikutnya adalah pengisian Jabatan Fungsional sesuai dengan jabatan yang

pernah di jabat. Pengisian kolom Jabatan Fungsional seperti gambar di bawah ini:

7. Setelah klik link Jabatan Fungsional maka akan muncul Form Riwayat Jabatan

Fungsional. Seperti gambar di bawah ini :

8. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Jabatan Fungsional dengan

benar kemudian klik tombol . Jika terjadi data belum terupdate, maka

Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.

1.7 Menu Keluarga

Menu Keluarga berisi tentang Data Keluarga sesuai dengan Kartu Keluarga atau KK.

1. Klik link keluarga, seperti gambar di bawah ini:

2. Setelah klik link keluarga maka muncul Form Riwayat Keluarga, seperti gambar di bawah

ini :

3. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Keluarga dengan benar

kemudian klik tombol . Jika terjadi data belum terupdate, maka

Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.

1.8 Menu Asuransi

Menu Asuransi merupakan data asuransi yang di miliki oleh pegawai .

1. Klik link Asuransi, seperti gambar di bawah ini :

2. Setelah klik link Asuransi maka muncul Form Riwayat Asuransi, seperti gambar di bawah

ini :

3. Setelah melakukan pengisian semua kolom data Riwayat Asuransi dengan benar

kemudian klik tombol . Jika terjadi data belum terupdate, maka

Refresh atau F5 pada keyboard untuk menampilkan data yang sudah di update.

1.9 Menu Ganti Password

Menu Ganti Password berfungsi untuk mengganti Passwrod Login. Langkah mengganti

Password sebagai berikut:

1. Masuk ke menu setting, dengan cara klik menu setting pada bagian kiri web sehingga

muncul menu Ganti Password. Seperti gambar di bawah ini :

2. Kemudian muncul Form Ganti Password maka muncul Form Ganti Password. Masukan

Password lama, Password Baru dan Verifikasi Password, seperti gambar di bawah ini: