Perangkat Lunak Enterprise

Aplikasi Enterprise dan

Kegunaannya dalam

Suatu Organisasi

Tugas 01

Kelompok 1. Yohanes Dwiki Witman / 1407077482. Sebastian Bagya G. / 140707815

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada suatu organisasi dengan bisnis yang kompleksitasnya tinggi– memiliki

banyak departemen dengan menjalankan proses bisnisnya masing-masing, kerap terjadi

kesalahan informasi, persepsi dan pengambilan keputusan antar unit departemen. Oleh

karenanya, diperkenalkan salah satu solusi bagi perusahaan besar, yaitu Sistem ERP

(Enterprise Resource Planning) yang mampu merencanakan dan mengelola sumber daya

perusahaan mulai dari manajemen paling atas hingga operasional.

Sistem ERP adalah sistem pendukung proses bisnis yang menyediakan informasi

tiap waktu (realtime) dan terintegrasi antar divisi-divisi fungsional perusahaan. Manfaat

ERP bagi perusahaan adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitias, automasi

keseluruhan proses bisnis, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih

baik, serta mendukung penggunaan teknologi terbaru. Perusahaan dapat memanipulasi

data atau informasi internal yang jumlahnya sangat besar untuk kemudian diolah,

dianalisis dan ditampilkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, sistem

ERP memiliki peran yang vital untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan

sekaligus bagi keunggulan kompetitif perusahaan.

Sistem ERP telah banyak dikembangkan oleh raksasa perusahaan software, antara

lain Microsoft, Oracle, Infor, dan SAP. Salah satu sistem ERP yang paling banyak

dipakai oleh perusahaan-perusahaan saat ini adalah SAP (Systems, Applications, and

Products in Data Processing). SAP telah lama dikembangkan sejak tahun 1986 dari versi

R1 dan terakhir sudah menjadi versi SAP S/4 pada tahun 2015.

Dewasa ini, SAP merupakan salah satu pra-syarat dasar bagi perusahaan.

Perusahaan-perusahaan besar di Indonesia telah lama mengaplikasikan SAP dibidang

industri, perbankan, telekomunikasi, penerbangan, perminyakan, dan sebagainya. Paper

ini akan menjelaskan mengenai aplikasi enterprise pada salah satu perusahaan yang

berkecimpung pada distribusi traktor dan pertambangan, yaitu PT. United Tractor, Tbk.

yang berhasil mengaplikasikan SAP versi R/3 bidang logistik (modul Sales and

Distribution, Material Management, dan Production Planning). Paper ini diharapkan

mampu memberi gambaran mengenai aplikasi dan kegunaan SAP serta memberikan

informasi mengenai pengaruh ERP dari SAP terhadap sistem PT. United Tractor, Tbk.

Rumusan Masalah

1. Aplikasi enterprise apa yang digunakan PT. United Tractor, Tbk. dan divisi mana

saja yang menerapkannya?

2. Kegunaan dan manfaat apa yang diperoleh PT. United Tractor, Tbk. setelah

mengaplikasikan sistem ERP ?

Tujuan

1. Memberi gambaran mengenai aplikasi dan kegunaan aplikasi enterprise di

perusahaan PT. United Tractor, Tbk.

2. Memberi informasi mengenai pengaruh ERP dari SAP terhadap efisiensi dalam

sistem di perusahaan PT. United Tractor, Tbk.

Isi

a. Profil PT. United Tractor, Tbk.

PT. United Tractors, Tbk atau United Tractors Group adalah distributor peralatan

berat terbesar dan terkemuka di Indonesia– memiliki aset total melebihi Rp 5.58 triliun

pada akhir tahun 2000. United Tractors (UT) menyediakan produk-produk dari merek

ternama dunia seperti Komatsu, UD Trucks, Scania, Bomag, Tadano, dan Komatsu

Forest.

UT didirikan pada 13 Oktober 1972 dan melaksanakan penawaran umum saham

perdana di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya pada 19 September 1989

menggunakan nama PT United Tractors Tbk (UNTR), dengan PT Astra International Tbk

sebagai pemegang saham mayoritas. Saat ini, UT memiliki saham – saham penting dalam

bidang manufaktur, pertambangan dan energi, dan dalam bidang ekspor industri.

Saat ini jaringan distribusi UT mencakup 19 kantor cabang, 22 kantor pendukung,

dan 11 kantor perwakilan di seluruh penjuru negeri. Perusahaan ini juga memainkan

peran aktif di bidang kontraktor penambangan dan baru-baru ini telah memulai usaha

pertambangan batu bara. UT menjalankan berbagai bisnisnya melalui tiga unit usaha

yaitu Mesin Konstruksi, Kontraktor Penambangan dan Pertambangan.

b. ERP (Enterprise Resource Plannning)

Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi.

Berikut ini merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources Planning.

1. ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna

mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu.

2. ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang

mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem

informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan

sumber daya manusia pada perusahaan.( O‟Brien, 2006)

3. ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya

perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan

kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga

operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk

menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder)

atas perusahaan tersebut.

4. ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja

transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan

penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan

distribusi serta keuangan.

5. Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk

mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketing,

produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu

database yang digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting

tools (Brady, Monk dan Wagner 2001).

c. SAP (System Application and Product)

SAP adalah produk perangkat lunak ERP buatan perusahaan German corporation

SAP AG yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi

bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu. Pada SAP transaksi

keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time. SAP mempunyai

kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Produk utama dari SAP adalah SAP R/3 yang diluncurkan pada tanggal 6 Juli

1992. Kata ‘R’ pada versi R/3 bermakna pemrosesan data secara real time dan

berhubungan dengan arsitektur aplikasi tiga lapisan (3-tier) yaitu : database, application

server, dan presentation (client SAPgui). Tujuan penggunaan SAP pada perusahaan yaitu

untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan

menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan.

SAP menggunakan bahasa pemrograman generasi keempat yang dinamakan

Advance Business Application Programming (ABAP). ABAP mempunyai banyak fitur

dari bahasa pemrograman modern lainnya seperti C, Visual Basic dan Power Builder.

SAP graphical user interfaces (SAPGUI) berjalan pada Windows / NT / Unix / AS400.

Beberapa keuntungan yang didapat dari penggunaan SAP yaitu:

1. SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi

individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan

implementator.

2. SAP merupakan a table drive customization software, sehingga perubahaan

persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan

program umum.

3. Penambahan program sumber menggunakan User-exits.

4. Perangkat seperti variasi layar untuk melakukan pengesetan terhadap atribut

field baik itu untuk disembunyikan, ditampilkan atau menjadikan field utama.

Area fungsional (modul aplikasi) SAP dikategorikan kedalam 3 area, yaitu:

1. Logistics

• Sales and Distribution (SD) • Material Management (MM) • Warehouse

Management (WM) • Production Planning (PP) • General Logistics (LO) •

Quality Management (QM)

2. Financial

• Financial Accounting (FI) • Controlling (CO)

• Enterprise Controlling (EC) • Investment Management (IM)

• Treasury (TR)

3. Human Resources

• Personnel Administration (PA)

• Personnel Development (PD).

d. SAP di United Tractor (UT)

Pada tahun 2002, UT terus mengupayakan perbaikan sistem manajemennya

dengan melaksanakan proses bisnis yang baik. Diterapkannya program SAP R/3 telah

sangat bermanfaat dalam membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan suku cadang dan

material, pengendalian dan perencanaan produksi, pengendalian biaya, dan sebagainya.

Kegunaan Serta Keuntungan SAP di Bidang Production Planning (PP) dan

Material Management (MM) pada Perusahaan PT. United Tractor Tbk,

PT. Komatsu Remanufacturing Asia (KRA) adalah anak perusahaan PT. United

Tractor Tbk, dengan kantor pusat dan fasilitas produksi di Balikpapan, Kalimantan

Timur. KRA menjadi distributor alat berat serta produk rekondisi yang berkualitas di

Balikpapan. KRA tengah mengembangkan fasilitas kedua serta membangun fasilitas

ketiga, semuanya berlokasi di Balikpapan, dan KRA didukung oleh sistem SAP terpadu

untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses produksi.

Keberhasilan KRA dapat dilihat pada tahun 2009. Total pendapatan KRA

meningkat mencapai Rp601 miliar (unaudited), atau naik 48% dari posisi Rp404 miliar

pada tahun sebelumnya. Prospek usaha yang tinggi seiring dengan peningkatan kegiatan

di sektor pertambangan, dimana ketersediaan alat berat menjadi kunci utama operasi,

membuat KRA terus meningkatkan fasilitas produksinya.

Kegunaan serta Keuntungan SAP di Bidang Sales and Distribution (SD) pada

Perusahaan PT. United Tractor Tbk.

Area utama modul Sales and Distribution adalah:

1. Aktivitas pre-sales, termasuk pembuatan Inquiry dan Quotation.

2. Pembuatan dan pemrosesan Sales Order (SO).

3. Pengiriman (shipping), termasuk pembuatan Outbound Delivery document.

4. Penagihan (billing), termasuk pembuatan dokumen penagihan dan invoice.

Gambaran umum proses penjualan pada PT United Tractor, Tbk.

Alur proses penjualan yang saat ini berjalan dapat dipersingkat sebagai berikut

dari konsumen yang hendak memesan barang lalu diterima oleh perusahaan melalui

bagian Controlling Order Processor (COP) yang menerima dokumen tersebut lalu

barang tersebut dicek untuk ketersediaannya, jika tersedia maka barang tersebut diproses

dalam managing warehouse jika belum tersedia maka proses nya akan dilanjutkan ke

bagian inventory untuk menyediakan barang yang diminta melalui proses inventory

planning. Setelah diproses dalam inventory planning maka akan dilakukan order stok ke

bagian purchasing melalui proses purchasing. Setelah barang dikirim oleh supplier, maka

barang akan dicek kesesuaiannya, apabila sesuai maka barang tersebut akan dikirim ke

bagian inventory kembali dan diproses melalui managing inventory kemudian dilakukan

mutasi stok dan dilanjutkan ke managing warehouse. Dan bagian purchasing akan

melakukan proses pembayaran (payment) kepada pihak supplier. Apabila barang yang

diterima dari supplier tidak sesuai atau mengalami cacat, maka perusahaan akan

melakukan retur. Setelah barang tersedia, maka bagian COP akan membuat customer

deliver dan membuat transfer order (TO) kepada bagian inventory. Bagian inventory

mengkonfirmasi TO yang telah dibuat dan melakukan Good Issue. Setelah itu, bagian

COP akan membuat billing dan harus disetujui terlebih dahulu oleh Parts department

Head sebelum membuat Surat Pengantar Barang (SPB) dan faktur pajak (invoice) untuk

dikirim ke konsumen bersama dengan barang nya. Jika terdapat kesalahan dalam

pengiriman atau barang cacat, maka konsumen dapat meretur kembali dan barang

tersebut akan diproses melalui binning. Setelah masing-masing bagian menyelesaikan

proses nya maka akan dibuat laporan yang akan dikumpulkan dan diarsip dalam Parts

Organization Report.

Keuntungan yang diperoleh oleh penggunaan SAP di United Tractor (UT):

1. Dengan adanya aplikasi pendukung ERP SAP R/3, salesman dan konsumen dapat

langsung melakukan inquiry, mengisi quotation, dan mengisi sales order secara

langsung melalui media internet sehingga akan mempercepat pemrosesan

quotation dan sales order yang dilakukan oleh Customer Support atau Customer

Order Processor (COP);

2. Dengan adanya aplikasi pendukung ERP SAP R/3 yang mencakup desktop

application, yakni SMS Gateway, semakin memudahkan salesman perusahaan

yang tersebar di daerah – daerah di seluruh Indonesia untuk mengecek dan

mendapatkan informasi produk perusahaan dalam hal stok barang yang tersedia.

Daftar Pustaka

Johan, Y. S. (2010, Desember 20). Analisis dan Perancangan Aplikasi Pendukung ERP

SAP R 3. Diambil kembali dari research-dashboard.binus.ac.id: http://research-

dashboard.binus.ac.id/uploads/paper/document/publication/Proceeding/

ComTech/Vol.%2001%20No.%202%20Desember%202010/38%20-%20Johan-

Analisis%20dan%20Perancangan%20Aplikasi%20Pendukung%20ERP%20SAP

%20R%20%203.pdf

PT. United Tractor Tbk. (2009). Laporan Tahunan PT. United Tractor Tbk. Diambil

kembali dari unitedtractors.com:

http://www.unitedtractors.com/sites/default/files/unitedtractors/investor_report/

UT_AR2009_EN.pdf

Andriana, Y. (t.thn.). SAP (System Application and Product in data processing). Diambil

kembali dari academia.edu:

https://www.academia.edu/11010355/SAP_System_Application_and_Product_in

_data_processing

Anonymous. SAP R/3. Diambil kembali dari wikipedia.org:

https://en.wikipedia.org/wiki/SAP_R/3

Prakash, J. (2014, Oktober 8). ERP Sales and Distribution. Diambil kembali dari

wiki.scn.sap.com: http://wiki.scn.sap.com/wiki/display/ERPLO/ERP+SD