rpl ijut

5/17/2018 rpl ijut - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/rpl-ijut 1/10

SEMINAR NASIONAL VISDM TEKNOLOGI NUKLIRYOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010

ISSN 1978-0176

Muhammad Alex Syaekhoni , dkk 385 STTN-BATAN & Fak. Saintek UIN SUKA

SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN KONSEP

COLLABORATIVE CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

Muhammad Alex Syaekhoni, Agus Mulyanto dan Shofwatul ‘Uyun

Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Sains dan Teknologi, UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta,Jl. Marsda Adisucipto, Yogyakarta, 55281

Abstrak

SISTEM INFORMASI AKADEMIK DENGAN KONSEP COLLABORATIVE CUSTOMER

RELATIONSHIP MANAGEMENT . Pihak sekolah-sekolah selama ini memang masih sulit untuk mengetahui informasi perkembangan akademik dari alumni sekolah tersebut yang sedang belajar diuniversitas tertentu. Selain itu juga belum adanya wadah khusus untuk sarana berkomunikasi antara pihak

universitas dengan pelanggan (sekolah-sekolah).

Dalam makalah ini, dibangun sebuah Sistem Informasi Akademik dengan konsep Collaborative

Customer Relationship Management (CCRM) berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP, basis data

MySQL dan desain sistem UML. Struktur sistem dikembangkan dengan Object Oriented Programming

(OOP) dan konsep Model View Controller (MVC). Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode

Unified Software Development Process (USDP) yang terdiri dari Requirement Capture and Modelling,

Requirement Analysis, Class Diagram, Interface Design, Data Management Design, Construction dan

Testing.

Melalui sistem tersebut informasi perkembangan akademik alumni dari sekolah yang telah terdaftar

menjadi anggota dapat diakses dengan mudah. Selain itu sistem tersebut juga memberikan fasilitas

komunikasi antara pihak universitas dengan sekolah-sekolah serta komunikasi antar sesama sekolah yangtelah terdaftar menjadi anggota.

Katakunci: collaborative, universitas, sekolah, pelanggan.

Abstract

ACADEMIC INFORMATION SYSTEM BY THE CONCEPT OF COLLABORATIVECUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT . Schools are still difficult to find information on the

academic development of its alumni who are currently studying at the university. In addition, there is not a

special feature for communicating between the university with customers (schools).

In this manuscript, constructed a web-based Academic Information System with the concept of

Collaborative Customer Relationship Management (CCRM) with PHP programming language, MySQLdatabase and system design UML. System structure is developed by Object Oriented Programming (OOP)

with the concept of Model View Controller (MVC). Research carried out by using Unified Software

Development Process (USDP) consisting of Requirement Capture and Modelling, Requirement Analysis,

Class Diagram, Interface Design, Data Management Design, Construction and Testing.

By the system, information about alumni academic development of schools that registered to be member

can be accessed easily. In addition the system also provides communication facilities between the university

with the schools as well as communication among schools that have registered to be member.

Keywords: collaborative, university, school, customer.



SEMINAR NASIONAL VISDM TEKNOLOGI NUKLIR

YOGYAKARTA, 18 NOVEMBER 2010

ISSN 1978-0176

STTN-BATAN & Fak. Saintek UIN SUKA Muhammad Alex Syaekhoni, dkk 386

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Keberadaan pelanggan bagi sebuah perusahaan

saat ini bukan hanya sebagai sumber pendapatanperusahaan saja, melainkan juga sebuah aset jangka panjang yang perlu dikelola dan dipelihara

melalui Customer Relationship Management (CRM). Cara pandang perusahaan saat ini telahmenganggap pelanggan menjadi hal penting dalammenentukan arah dan kebijakan perusahaan [1].

Begitupun dalam sebuah instansi pendidikan,misalnya universitas, kemudahan dan hasil yangmaksimal menjadi prioritas yang harus selalu

diutamakan. Selain faktor biaya, kualitas

pelayanan adalah tujuan masyarakat memilihtempat yang tepat untuk menuntut ilmu. Untuk

mendapatkan hasil dan pelayanan yang optimaldalam proses pengembangan dibutuhkan waktuyang tidak sedikit. Melalui data dan informasi

yang telah dikumpulkan sesuai kebutuhan darisistem Customer Relationship Management

(CRM) di universitas, akan diperoleh informasiyang dapat dipergunakan sebagai pendukungdalam menghasilkan keputusan untuk mengambil

langkah jangka panjang. Kemudian melaluisistem CRM pelanggan akan mendapatkaninformasi tentang universitas tersebut dengan

lebih mudah dan juga dapat menciptakanhubungan kerjasama yang baik antara pihak pelanggan (Sekolah-Sekolah Menengah Atas atau

Sekolah-Sekolah yang sederajat) dengan pihak universitas, dan hal itu sangat membantu untuk menjaga aset jangka panjang.

Sekolah-sekolah selama ini masih sulit dalammendapatkan informasi perkembangan akademik dari alumni sekolah tersebut yang sedang belajardi universitas tertentu. Selain itu juga belum

adanya wadah khusus untuk saranaberkomunikasi antara pihak universitas dengansekolah-sekolah. Dengan membangun sistem

informasi akademik yang sesuai dengan konsepCollaborative Customer Relationship

Management berbasis web diharapkan dapat

menjadi solusi yang tepat dari permasalahan-permasalahan tersebut. Karena dengan adanyasistem seperti itu, informasi akademik dari alumnisekolah tertentu dapat diakses dengan mudah,serta dapat memfasilitasi komunikasi antara pihak

universitas dengan sekolah-sekolah.

Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini

adalah merancang sistem informasi akademik dengan menggunakan konsep Collaborative

Customer Relationship Management berbasis webdengan menekankan komunikasi interaktif antara

pihak universitas dengan pihak sekolah-sekolah.

Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalahsebagai berikut:

1. Aplikasi ini dapat menampilkan data mahasiswaberdasarkan statusnya, yaitu mahasiswa aktif danmahasiswa alumni atau sudah lulus.

2. Aplikasi dapat menampilkan data mahasiswaberdasarkan sekolah asal mahasiswa ataupunsesuai kebutuhan dengan memanfaatkan fasilitas

searching.

3. Aplikasi dilengkapi sarana komunikasi antarapihak sekolah-sekolah dengan pihak universitas

serta komunikasi antar sesama pihak sekolahmelalui forum, pesan dan chatting.4. Aplikasi ini diimplementasikan menggunakan

bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.

TEORI

Customer Relationship Management (CRM)

Secara umum, dapat disimpulkan bahwa CRMmerupakan strategi dan usaha untuk menjalin

hubungan dengan pelanggan dan memberikanpelayanan yang memuaskan bagi pelanggan. CRMdidefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan,

pemasaran dan pelayanan yang terkoordinasi [2].

Dengan CRM perusahaan dapat mengetahuikebutuhan dan perilaku pelanggannya dengan lebih

baik. CRM juga memperkenalkan proses danprosedur yang dapat dipercaya guna berinteraksi sertamembangun hubungan yang kuat antara perusahaandengan pelanggannya [3].

Dalam konsep pelaksanaan yang sederhana,CRM adalah suatu bentuk kegiatan mendengarkan

apa yang dikatakan oleh pelanggan serta bertindak sesuai dengan yang mereka (pelanggan) inginkan,guna membentuk hubungan yang saling

menguntungkan antara pelanggan dan perusahaan.Bagi pelanggan hal ini dapat diartikan sebagaipemahaman kondisi bagaimana cara perusahaan

melakukan bisnis serta tingkat kualitas produk yangtelah diterima oleh pelanggannya dengan harga yangkompetitif. Dan tantangannya bagi perusahaan adalah

bagaimana mewujudkan apa yang diinginkan olehpelanggan, tentunya dengan memahami apa yangmereka inginkan, atau bahkan dapat mengantisipasi

apa yang diinginkan oleh pelanggannya tersebut [4].

Collaborative Customer Relationship

Management (CCRM)

Collaborative CRM (CCRM) didefinisikan sebagai

kumpulan dari aplikasi yang memiliki fungsi utama




ISSN 1978-0176


untuk membantu manajemen dan karyawanperusahaan dalam menjalin aktifitas komunikasi,kooperasi dan kolaborasi secara efektif dengan

para pelanggan perusahaan. Dengan menggunakanberagam kanal akses (multi channel), seperti:

website, teleconference, email, chatting, fax dan

lain-lain, diharapkan akan diperoleh sebuahmekanisme interaksi yang dapat memuaskanpelanggan karena seluruh kepentingan dan

kebutuhannya dapat dipenuhi oleh perusahaan.Collaborative CRM merupakan bentuk perluasandari CRM sederhana, karena CCRM menyediakan

penggunaan informasi secara bersama antardepartemen dalam suatu organisasi [5].Sehubungan dengan pengelolaan hubungandengan pelanggan, peran CCRM sangat penting

karena lebih menekankan pada interaksi yangterjadi antara perusahaan dengan pelanggandimana interaksi yang terjadi ini dapat bersifat

personal. CCRM lebih bersifat fleksibeldibandingkan dengan sistem otomatis karenamelibatkan orang dalam berinteraksi.

Tujuan dari diselenggarakannya CCRMadalah untuk memaksimalkan tingkat kepuasan

pelanggan serta memperoleh keuntungan bagiperusahaan. CCRM merupakan bentuk improvisasi terhadap penawaran layanan serta

bentuk akomodasi dari permasalahan yangdihadapi oleh departemen penjualan, dukungan

teknik dan dukungan penjualan di dalamperusahaan. Sebagai alat yang dinamis, CCRMmemungkinkan perusahaan untuk dapat membagiatau menggunakan segala bentuk informasi secara

bersama yang dikumpulkan dari beragam bentuk interaksi yang dilakukan pelanggan terhadapperusahaan. Dengan CCRM memungkinkan

terjadinya sinkronisasi (synchronize) danpengelolaan secara efisien terhadap datapelanggan serta dapat berinteraksi secara

produktif dengan pelanggan melalui ragam kanalkomunikasi (communication channel).

METODE

Dalam melakukan pengembangan sistem inidilakukan dengan menggunakan metode yang

mengikuti tahapan-tahapan Unified Software

Development Process (USDP) yang diperluas olehBennet, yaitu (Uyun dkk, 2008):

a. Requirement Capture and Modelling

Adalah aktivitas pengumpulan bahan-bahanyang diperlukan untuk pengembangan sistem

dan memodelkan bahan-bahan tersebut. b. Requirement Analysis

Adalah proses analisis kebutuhan sistem

berdasarkan daftar kebutuhan yang sudah

dikumpulkan pada aktivitas sebelumnya.c. Class Design

Yaitu proses analisis kebutuhan kelas-kelas yang

akan digunakan.d. Interface Design

Adalah proses melakukan perancangan antarmuka

dari sistem yang dibangun.e. Data Management Design

Adalah proses melakukan perancangan basis data

dari sistem yang dibangun. f. Construction

Yaitu tahap penerjemahan hasil desain menjadi

baris-baris kode.g. Testing

Yaitu tahap pengujian terhadap sistem yangdibangun.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Requirement Capture and Modelling

Requirement Capture and Modelling adalah aktivitaspengumpulan bahan-bahan yang diperlukan untuk

pengembangan sistem dan memodelkan bahan-bahantersebut. Aktivitas ini dibagi lagi menjadi:

Requirement Gathering (Pengumpulan Kebutuhan)

a. Struktur Organisasi

Adapun struktur organisasi dari pengguna sistem

informasi akademik dengan konsep CollaborativeCustomer Relationship Management yang dibangun

dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 1. Struktur organisasi pengguna SIACCRM

b. Aktivitas Interaksi dalam Penggunaan Sistem

Berdasarkan observasi yang dilakukan makadiperoleh aktivitas interaksi dalam penggunaan sistemsebagai berikut:

1) AdministratorAdministrator adalah orang yang mempunyai hak penuh dalam melakukan manajemen data dalam

database. Administrator dapat melakukan





ISSN 1978-0176


Gambar 2. activity diagram sistem informasi akademik dengan konsep

Customer Relationship Management

Gambar 3. use case diagram sistem informasi akademik dengan konsepCustomer Relationship Management




ISSN 1978-0176


penambahan, pengubahan dan penghapusandata, termasuk konfigurasi data username dan

password pengguna.2) Operator Sekolah

Operator sekolah adalah pengguna dari pihak

sekolah yang telah didaftarkan olehadministrator sehingga dirinya menjadianggota dari sistem informasi akademik

CCRM dengan memperoleh username dan password secara default yang telah ditetapkanoleh administrator. Dan nantinya username dan

password tersebut dapat diganti oleh operatoritu sendiri.

3) PengunjungPengunjung adalah user biasa yang hanya

dapat melihat informasi-informasi yang dapatditampilkan secara umum, dan tidak dapatmelakukan komunikasi khusus dengan pihak

administrator atau dengan anggota.

Activity diagram atau diagram aktifitas digunakanuntuk menggambarkan proses apa saja yangterjadi di dalam sistem. Activity diagram merupakan salah satu diagram yang digunakan

untuk menggambarkan alur kerja sistem. Activity

diagram serupa dengan flowchart yangmendeskripsikan rangkaian perubahan dari satu

aktivitas ke aktivitas yang lain. Karenamenggambarkan aliran kerja aktifitas, activity

diagram sangat cocok untuk menggambarkanbisnis proses dari suatu sistem. Selain itu, activity

diagram juga dapat menggambarkan aktivitasyang dilakukan oleh operator (dalam hal ini

manusia), maupun aktivitas yang dilakukan olehmesin.

Ketika user memasuki sistem informasi

akademik ini, user dapat melihat informasiuniversitas, informasi fakultas, informasimahasiswa, informasi kegiatan dan informasi

berita. Selain itu user dapat juga melakukan login.Saat user melakukan login, sistem akanmenganalisa level dari user . Jika user tersebut

sebagai level anggota maka dapat melakukankomunikasi baik dengan administrator ataupundengan sesama anggota. Selain itu anggota jugadapat melakukan manajemen terhadap data

account miliknya.Jika seorang user melakukan login sebagai

administrator maka user tersebut dapatmelakukan manajemen data secara keseluruhan.Dalam sistem informasi akademik yang dibangun,

administrator merupakan aktor utama yangterlibat dalam sistem. Dan administratorlah yangdapat melakukan semua aktifitas manipulasi data

akademik dalam database.

Actor dan Use Case

Kemudian actor-actor yang dimungkinkan menjadiuser sistem akan dikembangkan dalam use case

diagram. Adapun use case diagram untuk sistem

informasi akademik dengan konsep Collaborative

Customer Relationship Management ditunjukkan padaGambar 3.

Requirement Analysis

Aktivitas requirement analysis merupakan proses

analisis kebutuhan sistem berdasarkan daftarkebutuhan yang sudah dikumpulkan pada aktivitassebelumnya. Aktivitas ini digambarkan dalam

Sequence Diagram (diagram sekuen). Langkahselanjutnya adalah melakukan analisis kebutuhandengan diagram sekuen. Adapun diagram sekuen

untuk sistem informasi akademik dengan konsepCollaborative Customer Relationship Management adalah sebagai berikut:

Gambar 4. diagram sequence menampilkan informasi

universitas

Pada diagram di atas dijelaskan bahwa ketika seorang

user memilih menu untuk menampilkan informasi

universitas, maka digunakanlah fungsi setkampus() yang menyimpan parameter bernilai tampilkan yangnantinya informasi universitas akan ditampilkanberdasarkan id_universitas.

Gambar 5. diagram sequence mengirim pesan

Pada diagram di disamping dijelaskan bahwa ketika





ISSN 1978-0176


seorang user memilih menu untuk mengirimpesan, maka digunakanlah fungsi punyapesan()

yang menyimpan parameter bernilai kirim yangnantinya akan dikirim berdasarkan id_pesan.

Class Design

Class diagram menggambarkan struktur dan

deskripsi class, package dan objek beserta

hubungan satu sama lain seperti containment ,pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. Dalam sistem yang

dibangun ini ada beberapa class yang dibangun danmemiliki keterkaitan satu sama lain. Adapun diagram

kelas dari sistem informasi akademik dengan konsepCollaborative CRM ini adalah sebagai berikut:

Gambar 6. class diagram sistem informasi akademik dengan konsep

Customer Relationship Management




ISSN 1978-0176


Interface Design

Interface Design pada sistem yang dibangun dapat

dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 7. Tampilan halaman depan sistem

Gambar 8. Tampilan halaman depan

administrator

Data Management Design

Adapun tabel-tabel yang digunakan ada delapanbelas tabel, yaitu: tabel tbagenda, tbberita,tbdosen, tbfakultas, tbforum, tbhubungi,tbkategori, tblevel, tbl_captcha, tbl_konfigurasi,tbmahasiswa, tbprodi, tbsentitem, tbuniversitas,

tbuser, tbskul, tbsemester dan tabel detforum.

Construction

Sistem Informasi Akademik dengan konsep

Collaborative Customer Relationship

Management ini dibangun dengan bahasa

pemrograman PHP dan basis data MySQL.

Testing

Pengujian sistem dilakukan dengan menggunakanteknik black box dan alfa test . Pengujian teknik

black box yaitu pengujian dengan memperhatikanhasil keluaran apakah telah berjalan sebagaimanayang diharapkan.

Pengujian teknik alfa test , yaitu pengujian yangdilakukan oleh pengguna dengan mengaksesaplikasi melalui komputer lokal (localhost ).Kemudian pengguna mengisi form kuisioner yang

telah disediakan. Pengujian dilakukan terhadap

fungsional sistem serta interface dan

pengaksesan.

KESIMPULAN.

Kesimpulan yang di dapat dari penelitian ini antaralain:a. Sistem informasi akademik dibangun dengan

konsep Collaborative Customer Relationship

Management berbasis web di universitas denganmenampilkan banyak informasi tentang

universitas..b. Sistem memberikan fasilitas berbasis web

sebagai sarana untuk berkomunikasi antarsekolah ataupun antara pihak universitas dengansekolah-sekolah, yaitu dengan forum, pesan,

chatting dan saran.

c. Aplikasi ini merupakan langkah awal

pengembangan sistem Collaborative Customer Relationship Management di universitas,

sehingga dapat dikembangkan lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

1. HERDIANSYAH, PRADITA, Skripsi Sarjana,Program Studi Teknik Informatika, InstitutTeknologi Bandung. Indonesia (2008)

2. KALAKOTA and ROBINSON, Customer

Relationship Management, ITToolbox Portal for

CRM (2001)3. NUGROHO, HENDRO, Tesis Magister,

Program Studi Magister Informatika, InstitutTeknologi Bandung. Indonesia (2008)

4. BECK, BRIAN AND SUMMER, JACK, NotJust Operational and Collaborative. (2001)

http://www.dmreview.com/issues/20010901/3956-1.html, diakses pada tanggal 24 Juni 2008.

5. EDWARD, JOHN. (2008, June 24). Get ItTogether with Collaborative CRM.

6. Available:http://www.insidecrm.com/features/collaborative-crm-112907/





ISSN 1978-0176


LAMPIRAN

Tabel 1. Skenario pengujian Black Box

No Nama ModulTeknik

PengujianKriteria Evaluasi

Hasil

1 Menampilkaninformasi

halaman depan

Black Box Sistem menampilkaninformasi halaman

depan ketika sistemdibuka

2 Menampilkaninformasiuniversitas

Black Box Sistem menampilkaninformasi universitasbeserta keterangantentang universitas

tersebut

3 Menampilkaninformasifakultas

Black Box Sistem menampilkaninformasi fakultasbeserta program

studi dari fakultastersebut

4 Menampilkaninformasimahasiswa

Black Box Sistem menampilkaninformasimahasiswaberdasarkan status

mahasiswa aktif ataualumni

5 Menampilkaninformasikegiatan

Black Box Sistem menampilkaninformasi kegiatandalam satu bulan

6 Menampilkanberita

Black Box Sistem menampilkanberita

7 Authentifikasi Black Box Sistem memeriksaproses login apakahsebagai

administrator atauanggota, sertamemeriksa benartidaknya username,

password dangambar captcha

yang dimasukkan.Kemudianmenyimpan sessionuser pada saatproses login, danmematikan session

pada saatadministrator sudah logout , sehinggasistem tidak bisadibuka lagi, kecualiharus login kembali.

No Nama Modul

Teknik

Pengujian

Kriteria Evaluasi

Hasil

8 Ubah usernamedan password

pengguna

Black Box Sistem mengubahusername dan

password milik sehingga username dan password bisadiganti, password

yang ditampilkanketika prosespenggantian sudahterenkripsi denganmd5 sehingga

password yang asli

tidak kelihatan.

9 Ubah kontendatabase

Black Box Administrator yangtelah melakukanlogin dapatmelakukan

manajemen sistemdengan meng-update, tambah danhapus data akademik mahasiswa yang adadi dalam tabeldatabase.

10 Mengirimpesan

Black Box User dapatmelakukanpengiriman pesanterhadap user lain,

baik sesama anggotamaupunadministrator

11 MelakukanChatting

Black Box User dapatmelakukan chatting

secara realtime terhadap user lain,baik sesama anggotamaupunadministrator

Tabel 2. Hasil pengujian Alfa Test pada fungsional

sistem

No PernyataanSS S TS STS

1 Sistem menampilkan

informasi halaman depandengan memberikaninformasi tentanguniversitas, fakultas,program studi secara jelas

3 17 - -

2 Sistem menampilkaninformasi mahasiswadengan mudah

4 16 - -

3 Sistem menampilkan

informasi agenda kegiatandan berita dengan jelas

- 16 2 2

4 Sistem memberikankemudahan dan keamanan

login 2 14 4 -




ISSN 1978-0176


No PernyataanSS S TS STS

5 Sistem memberikemudahan dalammelakukan kirim pesanbagi anggota

2 14 4 -

6 Sistem memberikemudahan dalam chatting

- 15 3 2

7 Sistem memberikemudahan dalammelakukan kirim pesan

bagi administrator

2 14 4 -

8 Sistem memberikemudahan dalam chatting bagi administrator

- 15 3 2

9 Proses login atau logout berhasil

4 16 - -

10 Administrator setelahmelakukan logout , makasession nya tidak bisa di

back

4 16 - -

Tabel 3. Hasil pengujian Alfa Test pada Interface

dan pengaksesan

No Pernyataan SS S TS STS

1 Form inputan dalamsistem memberikemudahan sehinggamemudahkan dalampenggunaan aplikasi.

2 15 2 1

2 Pesan kesalahan saatpengisian form memudahkanmemudahkan dalampenggunaan aplikasi.

2 14 4 -

3 Aplikasi memilikinavigasi yang mudah. - 15 3 2

4 Waktu loading relatifcepat. - 15 5 -

5 Menu dan navigasipada sistem sudahberfungsi

3 17 - -





ISSN 1978-0176


rpl ijut

Documents