BAB I PENDAHULUANPada Bab I ini akan dijelaskan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan responsi, manfaat responsi, serta batasan dan asumsi dari pengerjaan modul responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM).

1.1Latar BelakangManajemen merupakan hal yang tidak bisa lepas dalam suatu perusahaan maupun organisasi. Manajemen merupakan pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya (Daft, 2003). Manajemen memiliki empat fungsi yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (directing), dan pengawasan/pengontrolan (controlling) sumber daya secara efektif dan efisen dalam mencapai tujuan perusahaan (Ricky W. Griffin, 2005). Keempat fungsi ini harus berjalan beriringan. Hal ini karena keempat fungsi inilah yang membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya, mulai dari menentukan strategi yang diterapkan, bagaimana menyusun strategi yang telah ditentukan menjadi struktur organisasi, bagaimana mengarahkan pihak dalam perusahaan ataupun organisasi untuk melaksanakan strategi yang telah disusun, serta bagaimana mengontrol agar strategi yang telah ditentukan berjalan dengan baik sehingga tujuan perusahaan tercapai. Strategi sendiri dapat diartikan sebagai cara untuk mencapai tujuan jangka panjang (David, 2004). Strategi bisnis dapat berupa perluasan geografis, diversifikasi, akuisisi, pengembangan produk, penetrasi pasar, rasionalisasi karyawan, divestasi, likuidasi, dan joint venture. Strategi bisnis yang dibuat perusahaan haruslah mendukung misi perusahaan. Strategi yang diterapkan perusahaan akan mempengaruhi perkembangan dan pencapaian tujuan perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan peninjauan strategi perusahaan secara berkala untuk memastikan bahwa strategi perusahaan yang diterapkan masih relevan dengan tujuan dan kondisi perusahaan. Hal inilah yang mendorong pengembangan strategi agar strategi yag diterapkan relevan dengan kondisi perusahaan. Ada tiga elemen yang berkaitan dengan pengembangan strategi perusahaan. Adapun ketiga elemen tersebut yaitu hubungan strategi bisnis dengan manajemen sumber daya manusia, hubungan antara strategi bisnis dengan struktur organisasi perusahaan, serta hubungan struktur organisasi perusahaan dengan manajemen sumber daya manusia. Gambar XXX di bawah merupakan alignment framewrok dari elemen tersebut.

Gambar 1.1 Alignment framework Sumber : W8 Organizational Design and Strategy, 2011

Gambar 1.1 di atas menunjukkan tiga elemen penting dalam pengembangan perusahaan yaitu business strategy, human resources management, dan organization structure. Berdasarkan Gambar 1.1 dan penjelasan sebelumnya dapat kita ketahui bahwa strategis bisnis yang diterapkan perusahaan akan mempengaruhi manajemen sumber daya manusia perusahaan serta struktur organisasi dalam perusahaan. Serta keberlangsungan manajemen sumber daya dan struktur organisasi haruslah mendukung dari startegi perusahaan yang telah ditetapkan. Sehingga ketiga elemen tersebut haruslah sejalan, karena apabila dari salah satu elemen saja tidak berfungsi dengan benar, maka akan mengganggu keberlangsungan perusahaan. Sehingga dalam menyusun struktur perusahaan haruslah sesuai dengan penjabaran visi dan misi perusahaan. Dan dalam pemilihan sumber daya harus benar-benar memperhatikan struktur organisasi perusahaan, agar dalam melakukan recruitment pegawai sesuai dengan posisi dalam struktur organisasi dan pegawai yang terpilih haruslah memiliki keahlian sesuai posisinya dalam struktur organisasi. Mengingat pentinganya ketiga elemen ini dalam pengembangan bisnis, maka penting pula bagi seorang industrial engineer untuk mempelajari elemen-elemen ini. Karena pada akhirnya nanti seorang industrial engineer yang mana bekerja diperusahaan diuntut untuk mampu mengembangkan perusahaan, yang salah satu caranya yaitu dengan menerapkan alignment framework dengan baik dalam perusahaan. Maka, dalam responsi Mata Kuliah MOSDM ini, mahasiswa perlu untuk mempelajari secara langsung strategi bisnis di sebuah perusahaan. Sehingga diharapkan dari situ mahasiswa akan mampu menganalisis strategi bisnis perusahaan. Adapun obyek amatan yang digunakan kelompok A7 yaitu Asuransi Bumiputera di Surabaya. Comment by acer: Langsung state perusahaan amatan dan benchmark dan tujuan dilakukan penulisan laporan. Tanpa harus menyatakan ini hanya sekedar pengerjaan responsi

1.2 PerumusanMasalahBeberapa permasalahan yang ingin diselesaikan dan dijawab melalui Responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM) ini antara lain adalah: 1. Bagaimana menganalisa kondisi internal dan eksternal Asuransi Bumiputera ?2. Bagaimana menganalisa strategi eksisting Asuransu Bumiputera serta bagaimana merumuskan perbaikan strategi baru berdasarkan kondisi internal dan ekternal perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan perusahaan ?3. Bagaimana menyusun struktur organisasi yang relevan dengan strategi yang telah ditetapkan oleh Asuransi Bumiputera ? 4. Bagaimana menyusun human resource management berdasarkan strategi yang ditetapkan perusahaan ?5. Bagaimana menyusun job desccription, job specification, dan job competence dari struktur organisasi perusahaan (jabatan) ?6. Bagaimana menganalisa performance appraisal terhadap suatu jabatan di Asuransi Bumiputera ?

1.3 Tujuan Responsi Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam Responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM) ini antara lain: 1. Mampu menganalisa kondisi internal dan eksternal Asuransi Bumiputera.2. Mampu menganalisa strategi eksisting Asuransi Bumiputera serta bagaimana merumuskan perbaikan strategi baru berdasarkan kondisi internal dan ekternal perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan perusahaan.3. Mampu menyusun struktur organisasi yang relevan dengan strategi yang telah ditetapkan oleh Asuransi Bumiputera.4. Mampu menyusun human resource management berdasarkan strategi yang ditetapkan perusahaan.5. Mampu menyusun job desccription, job specification, dan job competence dari struktur organisasi perusahaan (jabatan). 6. Mampu menganalisa performance appraisal suatu jabatan di Asuransi Bumiputera.

1.4 Manfaat Responsi Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari Responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM) ini adalah:1.4.1 Bagi peserta responsi1. Mengetahui aplikasi langsung di perusahaan dari teori MOSDM yang telah didapat dari perkuliahan.2. Mengetahui kondisi internal dan eksternal Asuransi Bumiputera. 3. Mengetahui kondisi eksisting Asuransi Bumiputera baik visi, misi, strategi, struktur organisasi serta pengelolaan sumber daya manusia di Asuransi Bumiputera.4. Mengetahui hubungan antara visi dan misi Asuransi Bumiputera dengan penetapan strategi perusahaan.5. Mengetahui hubungan antara strategi perusahaan dengan struktur organisasi nya dan manajemen sumber daya manusia nya.6. Mengetahui performance appraisal karyawan Asuransi Bumiputera.1.4.2Bagi perusahaanMendapatkan bahan masukan terkait dengan kesesuaian strategi terhadap visi dan misi Asuransi Bumiputera, kesesuaian struktur organisasi terhadap strategi, analisa jabatan terkait dengan job desccription, job specification dan job competence, performance appraisal suatu jabatan.

1.5. Batasan dan AsumsiBerikut ini adalah batas dan asumsi dari Responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM) dengan objek amatan Asuransi Bumiputera.1.5.1BatasanBatasan pada Responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM) ini adalah:1. Asuransi Bumiputera yang diamati hanya yang berlokasi di Surabaya.2. Data yang diambil yaitu mengenai visi, misi, struktur organisasi, dan performance appraisal serta beberapa data tambahan mengenai organsasi dan sumber daya manusia di Asuransi Bumiputera.3. Obyek benchmark yang digunakan yaitu Prudential.1.5.2 AsumsiAsumsi pada Responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia (MOSDM) ini adalah:1. Data yang diambil jumlahnya dianggap telah mencukupi untuk diolah pada laporan MOSDM di Asuransi Bumiputera.Comment by acer: Tidakm perlu2. Visi dan misi serta struktur organisasi perusahaan merupakan yang terupdate dan tidak mengalami perubahan saat pengambilan data hingga sekarang.Comment by acer: Tambahkan asumsi bahwa perusahaan benchmark memilki beberapa keunggulan pada aspek2 yg diamati

BAB IIGAMBARAN UMUM UNIT KERJA 2.1 Profil Unit Kerja Pada subbab ini akan dijelaskan mengenai profil unit kerja dari kedua perusahaan baik objek amatan maupun objek benchmark.

2.1.1 Profil dan Histori Unit Usaha Objek AmatanAJB Bumiputera 1912 adalah perusahaan asuransi terkemuka di Indonesia. Perusahaan ini didirikan 10 3 tahun yang lalu untuk memenuhi kebutuhan spesifik masyarakat Indonesia. Pendekatan modern, produk yang beragam, serta teknologi mutakhir yang ditawarkan didukung oleh nilai-nilai tradisional yang melandasi pendirian AJB Bumiputera 1912. Perusahaan ini merupakan perusahaan asuransi mutual yang dimiliki oleh pemegang polis Indonesia, dioperasikan untuk kepentingan pemegang polis Indonesia, dan dibangun berdasarkan tiga pilar yaitu mutualisme, idealisme, dan profesionalisme. Dalam 100 tahun berdirinya AJB Bumiputera, terdapat beberapa kejadian/peristiwa yang menandai tonggak sejarah berdirinya perusahaan yang akan disajikan dalam bentuk tabel berikut.

Tabel 2.1 Tonggak Sejarah AJB BumiputeraTahunPeristiwa/Kejadian

1908Peluncuran gerakan pemuda Boedi Oetomo, dengan Mas Ngabehi Dwidjosewojo sebagai sekretaris.

1912Mas Ngabehi Dwidjosewojo, Mas Karto Hadi Soebroto dan Mas Adimidjojo, membentuk perusahaan asuransi jiwa bersama nasional pertama, yang disebut Onderlinge Levensverzekering Maatschappj PGHB (OLMij.PGHB), yang berpusat di Magelang.

1914OLMij.PGHB disingkat menjadi OLMij. Rapat anggota pertama yang diadakan di Semarang

1921Kantor perusahaan pindah ke Yogyakarta.

1958Kantor pusat perusahaan pindah ke Jakarta.

1966Perusahaan mengubah namanya menjadi Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumiputera 1912.

1985Peresmian Gedung Museum AJB Bumiputera 1912 di Magelang.

2012Seratus tahun AJB Bumiputera 1912.

2.1.2 Profil dan Histori Unit Usaha BenchmarkObjek benchmark pada response ini adalah Prudential Asurance. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1995,PT Prudential Life Assurance (Prudential Indonesia)merupakan bagian dari Prudential plc, sebuah grup perusahaan jasa keuangan terkemuka di Inggris. Sebagai bagian dari Grup yang berpengalaman lebih dari 165 tahun di industri asuransi jiwa, Prudential Indonesia memiliki komitmen untuk mengembangkan bisnisnya di Indonesia.Sejak meluncurkan produk asuransi yang dikaitkan dengan investasi (unit link) pertamanya di tahun 1999, Prudential Indonesia merupakan pemimpin pasar untuk produk tersebut di Indonesia. Di samping itu, Prudential Indonesia juga menyediakan berbagai produk yang dirancang untuk memenuhi dan melengkapi setiap kebutuhan para nasabahnya di Indonesia.Sampai 30 Juni 2014, Prudential Indonesia memiliki kantor pusat di Jakarta dan kantor pemasaran di Medan, Surabaya, Bandung, Denpasar, Batam dan Semarang. Prudential Indonesia melayani lebih dari 2,3 juta nasabah melalui lebih dari 200.000 tenaga pemasar di 371 Kantor Pemasaran Mandiri (KPM) di seluruh nusantara (termasuk di Jakarta, Surabaya, Medan, Bandung, Yogyakarta, Batam, dan Bali).2.2 Visi, Misi, dan Strategi Unit Kerja Pada subbab ini akan dijelaskan mengenai visi, misi, serta strategi unit kerja yang digunakan oleh kedua perusahaan baik objek amatan maupun objek benchmark.

2.2.1 Visi, Misi, dan Strategi Unit Kerja Objek AmatanSuatu perusahaan atau organisasi tentunya memiliki visi, misi dan strategi unit kerja dalam menjalankan proses kerjanya. Visi, misi dan strategi unti kerja terletak pada bagian manajemen perusahaan. Visi adalah tujuan jangka panjang sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan kata lain, visi merupakan cita-cita atau tujuan yang akan dicapai dalam waktu yang akan datang. Misi merupakan pernyataan tentang apa yang akan dilakukan dalam mencapai visi tersebut. Secara singkat, misi adalah serangkaian kegiatan atau langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai visi. Sebuah misi akan memberikan arahan sekaligus batasan proses pencpaian tujuan. Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumiputera memiliki visi yaitu, Menjadikan AJB Bumiputera 1912 sebagai Perusahaan Asuransi Jiwa Nasional yang kuat, modern dan menguntungkan. didukung oleh sumber daya manusia (SDM) profesional yang menjunjung tinggi nilai-nilai idealisme serta mutualisme. Berdasarkan visi yang dicantumkan, dapat diketahui bahwa AJB memiliki suatu cita-cita atau impian dimasa mendatang menjadi sebuah perusahaan yang kuat, modern dan menguntungkan dibidang asuransi jiwa. Dalam menggapai keinginan perusahaan tidak lupa juga memperhatikan keinginan konsumen, sehingga kedua belah pihak dapat dikatakan mutualisme atau saling menguntungkan. Untuk menggapai visi tersebut, tentunya ada misi yang akan dilakukan perusahaan AJB Bumiputera.Adapun misi dari Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera adalah sebagai berikut:1. AJB Bumiputera 1912 menyediakan pelayanan dan produk jasa asuransi jiwa berkualitas sebagai wujud partisipasi dalam pembangunan nasional melalui peningkatan kesejahteraan masyarakat Indonesia. 2. AJB Bumiputera 1912 senantiasa mengadakan pendidikan dan pelatihan untuk menjamin pertumbuhan kompetensi karyawan, peningkatan kesejahteraan, dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan3. AJB Bumiputera 1912 mendorong terciptanya iklim kerja yang motivasif dan inovatif untuk mendukung proses bisnis internal perusahaan yang efektif dan efisien.Dari penjabaran misi diatas, dapat dilihat langkah-langkah atau usaha perusahaan dalam mencapai visi perusahaan adalah didominasi oleh peningkatan mutu internal perusahaan . Meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat dengan memberikan pelayanan dengan kualitas terbaik, meningkatkan keterampilan karyawan dalam menjalankan kualitas pelayanan adalah hal yang sangat diperhatikan perusahaan AJB Bumiputera.Setiap perusahaan tentunya mempunyai tujuan untuk berkembang atau tetap bertahan ditengah persaingan yang semakin hari semakin ketat. Tujuan tersebut hanya bisa dicapai jika perusahaan mampu mempertahan dan maningkatkan jumlah nasabah dengan melakukan strategi strategi unit kerja bersaing dengan menganalisis lingkungan internal dan eksternal. Perusahaan harus mampu memaksimalkan peluang dan meminimalkan kelemahan sehingga kedudukan perusahaan mampu dipertahankan. Adapan strategi unit kerja Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumiputera terbagi menjadi 1. Strategi pasarMenciptakan lingkungan kerja yang mampu menciptakan ide-ide baru serta mampu memberikan dukungan terhadap perusahaan2. MasyarakatMenawarkan pelayanan dan produk yang berkualitas untuk kesejahteraan masyarakat3. PersonilKaryawan diberikan pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan keterampilan karyawan perusahaan. Dalam menjalankan strateginya, perusahaan Asuransi Jiwa Bersama (AJB) Bumiputera memiliki dua aspek penting sebagai acuan, yaitu:1. Aspek sosial yakni perusahaan membantu memenuhi kebutuhan masyarakat Indonesia, membantu memperhatikan pendidikan, bantuan sosial kepada masyarakat serta kesehatan masyarakat.2. Aspek ekonomi yakni cara perusahaan bekerja sama dengan berbagai rumah sakit, klinik serta beberapa perusahaan seperti PT. Bumiputera Wisata lainnya yang ada di Indonesia

2.2.2 Visi, Misi dan Strategi Unit Kerja Benchmark Visi dari perusahaan benchmark yaitu PT Prudential Life Assusance (Prudential Indonesia) adalahMenjadi Perusahaan Nomor Satu di Asia, dalam hal: Pelayanan nasabah Memberikan hasil terbaik bagi para pemegang saham Memperkerjakan orang-orang terbaikAdapun Misi PT Prudential Life Assusance (Prudential Indonesia), Menjadi perusahaan Jasa Keuangan Ritel terbaik di Indonesia, melampaui pengharapan para nasabah, tenaga pemasaran, staf dan pemegang saham dengan memberikan pelayanan terbaik, produk berkualitas, staf serta tenaga pemasaran profesional yang berkomitmen tinggi serta menghasilkan pendapatan investasi yang menguntungkan.Adapan strategi unit kerja yang dijadikan sebagai fondasi yang merupakan dasar berdiri dan berkembangnya perusahaan serta yang membedakannya dengan perusahaan-perusahaan lain yang disebut sebagai Empat Pilar Misi Prudential Indonesia. Berikut ini adalah Empat Pilar: Semangat untuk selalu menjadi yang terbaik.Untuk memberikan yang terbaik dan memperbaiki kemampuan untuk mendapatkan hasil yang terbaik pula. Organisasi yang memberikan kesempatan belajarMemberikan kesempatan kepada setiap orang di perusahaan untuk mendapatkan pengetahuan, keahlian dan pengembangan pribadi melalui berbagi training. Bekerja sebagai suatu keluargaBekerja bergandengan tangan sebagai satu keluarga besar memperlakukan satu sama lainnya dengan rasa hormat dan penuh kasih untuk menciptakan suasana penuh pengertian. Integritas dan Keuntungan yang merata bagi semua pihak yang terkait dengan perusahaan. Komitmen untuk selalu memiliki integritas dalam setiap hal, menyediakan pelayanan terbaik untuk nasabah, menghargai setiap orang dengan adil berdasarkan nilai tambah bisnis, berkomunikasi dengan jelas dan memberikan pendapatan penghasilan yang baik ke setiap orang (tanpa diskriminasi).Nilai-nilai Inti Prudential Indonesia PT Prudential Life Assurance adalah menjalankan Core Values (nilai-nilai inti) yang dikembangkan oleh Prudential Corporation Asia (PCA) sebagai panduan kepada setiap orang di perusahaan dalam bekerja. Berinovasi dan menciptakan peluang kita terus berinovasi dan menantang diri untuk menciptakan peluang. Menunjukkan rasa peduli dan memahami kita mengerti dan peduli akan kebutuhan dan harapan para karyawan, nasabah, agen, mitra kerja, dan para pemegang saham. Bekerja sama kita menegakkan keterbukaan, saling percaya, dan kerja sama tim di seluruh tingkatan organisasi. Memberikan yang terbaik kita memenuhi janji kita dan memberikan yang terbaik berdasarkan harapan yang jelas dari para stakeholders, sambil terus menjaga integritas kita di setiap waktu. 2.3 Struktur Organisasi Unit Kerja Pada subbab ini akan dijelaskan mengenai struktur organisasi yang digunakan oleh kedua perusahaan baik objek amatan maupun objek benchmark.

2.3.1 Struktur Organisasi Unit Kerja Objek AmatanTerdapat dua tingakatan struktur organisasi AJB Bumiputera 1912, yaitu tingkat pusat dan tingkat kantor wilayah. Berikut ini adalah organigram dari strutktur oragnisasi AJB Bumiputera 1912

Gambar 2.1 Organigram struktur organisasi AJB Bumiputera 1912 tingkat pusatSumber : http://www.bumiputera.com/

Gambar 2.2 Organigram struktur organisasi AJB Bumiputera 1912 tingkat kantor wilayahSumber : http://www.bumiputera.com/

Dari kedua gambar diatas, dapat diketahui bahwa AJB Bumiputera 1912 memiliki struktur organisasi yang kompleks. Hal ini dapat dilihat dari jumlah level dari struktur organisasi AJB Bumiputera 1912 yang berjumlah 11 level.2.3.2 Struktur Organisasi Unit Kerja Objek BenchmarkData struktur organisasi dari AXA Mandiri yang dapat dikumpulkan hanya pada tingkat pusat atau nasional. Berikut adalah organigram dari struktru organisasi dari AXA Mandiri.

Gambar 2.3 Organigram struktur organisasi AXA Mandiri tingkat pusatSumber : AXA Mandiri Annual Report

Dari organigram diatas, dapat dilihat bahwa struktur organisasi dari AXA Mandiri lebih kompleks dari pada struktur organisasi dari AJB Bumiputera. Hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi pada tingkat pusat AXA Mandiri yang lebih level organisasi yang lebih banyak.

2.4 Tambahan Kondisional Comment by acer: Ganti judul sub bab Asuransi Bumiputera merupakan salah satu asuransi lokal terbaik di Indonesia. Tak heran jika Asuransi Bumiputera menyabet penghargaan. Beberapa penghargaan yang pernah dianugrahkan kepada Asuransi Bumiputera yaitu dari Top Brand, SWA Network, Islamic Finance Award, Indonesian Best Brand Award, dan lain sebagainya. Asuransi Bumiputera dari tahun 2012 hingga 2015 ini berturut turut menyabet penghargaan dari Top Brand untuk kategori asuransi jiwa. Dari SWA Network, Asuransi Bumiputera dianugrahi Customer Loyalty Award 2015 kategori asuransi jiwa. Pada tahun 2013, Islamic Finance Award menganugerahkan penghargaan kepada Asuransi Bumiputera sebagai First Rank The Best Risk Management and Islamic Life Insurance. Sedangkan dari Indonesias Best Brand Award, Asuransi Bumiputera dinobatkan sebagai Best Brand untuk kategori asuransi jiwa. Selain kualitas pelayanan jasa asuransi yang baik yang dibuktikan dengan berbagai penghargaan yang telah diraih, Asuransi Bumiputera tidak mengindahkan tanggungjawabnya ke sosial masyarakat. Asuransi Bumiputera memiliki program Corporate Social Responsibility (CSR), yang mana program ini terdiri atas beberapa kegiatan. CSR dalam bidang kemanusiaan, Asuransi Bumiputera secara rutin tiap 3 bulan sekali mengadakan acara donor darah. Dalam bidang pendidikan, Asuransi Bumiputera merupakan mitra jangka panjang Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Selain itu Asuransi Bumiputera juga melakukan kegiatan CSR lainnya seperti memberikan beasiswa, penggalangan dana untuk korban bencana, dan lain-lain. CSR ini merupakan bagian dari perusahaan untuk mendekatkan diri dengan masyarakat yang mana merupakan target customer perusahaan.

(Halaman ini sengaja dikosongkan )

BAB IIITINJAUAN PUSTAKAPada bab ini akan dijelaskan mengenai manajemen strategi, pengertian MSDM, struktur organisasi, Human Resources Strategies (HR Strategies) Job Analysis, dan Performance Appraisal. 3.1 Manajemen Strategi Berikut ini akan dijelaskan mengenai manajemen strategi yang meliputi definisi dari manajemen strategi dan strategi, lima tahapan manajemen strategi, tahapan dalam merumuskan strategi, analisis SWOT, dan matriks TOWS.3.1.1 Definisi manajemen strategi dan strategi Manajemen strategi adalah proses untuk membantu organisasi dalam mengidentifikasi apa yang ingin mereka capai, dan bagaimana seharusnya mereka mencapai hasil yang bernilai. Besarnya peranan manajemen strategis semakin banyak diakui pada masa-masa ini dibanding masa-masa sebelumnya (Hitt). Sementara itu, menurut Craig & Grant (1996) strategiadalah penetapan sasaran dan tujuan jangka panjang (targeting and long-term goals) sebuah perusahaan dan arah tindakan serta alokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan tujuan (achieve the goals and objectives).Dari kedua definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen strategi adalah penetapan sasaran dan tujuan baik jangka pendek maupun jangka panjang guna mengetahui apa yang ingin dicapai dan bagaimana cara untuk memperolehnya.

3.1.2 Lima tahapan manajemen strategi Comment by acer: Beri kata pengantar, dan buat dlm bentuk point2. Biar lebih jelas

Gambar 3.1 Lima tahapan strategic managementBerdasarkan gambar 3.1 dapat diidentifikasi lima tahapan dalam strategic management. Tahapan pertama adalah pengembangan visi dan misi strategi, yang berguna sebagai dasar dari sebuah perusahaan untuk menentukan arah yang akan ditempuh guna mencapai tujuannya. Selain itu hal ini juga berguna sebagai pemberi gambaran yang jelas bagi karyawan maupun anggota masyarakt mengenai posisi perusahaan dalam persaingan. Tahapan kedua yaitu menetapkan tujuan organisasi yang merupakan usaha untuk menterjemahkan misi organisasi ke dalam bentuk sasaran yang lebih jelas dan spesifik tentang sesuatu yang ingin dicapai. Penentapan tujuan organisasi mencakup dua sasaran baik yang sifatnya jangka pendek maupun jangka panjang.Tahapan ketiga yaitu penyusunan dan pemilihan alternatif strategi. Hal ini akan dilakukan sebagai langkah preventif bagi perusahaan untuk menghadapi ketidakpastian dalam persaingan usaha. Langkah ini juga digunakan untuk menghadapi perubahan lingkungan, yang akhirnya akan mengarahkan perusahaan untuk dapat menghasilkan sesuatu yang tepat pada waktu yang tepat pula.Langkah keempat adalah implementasi atas strategi yang dipilih. Langkah ini ditujukan guna memastikan bahwa strategi yang dipilih adalah yang paling cocok dan dapat dilaksanakan tepat pada waktunya. Langkah terakhir yaitu evaluasi kinerja dan tindakan koreksi. Hal ini dilakukan guna memperbaiki kekurangan dari strategi yang telah diimplementasikan melalui evaluasi kinerja yang nantinya akan digunakan sebagai dasar untuk mengembangkan strategi di masa mendatang.

3.1.3 Tahapan dalam merumuskan strategi Dalam merumuskan strategi terdapat tiga tahapan dalam merumuskan strategi (Fred, 2006) yang akan dijelaskan sebagai berikut.1. Tahap InputPada tahap input, akan dilakukan analisis terhadap faktor eksternal dan faktor internal dari perusahaan. Tahapan ini merungkas informasi dasar yang dibutuhkan dalam perumusan strategi pada tahapan berikutnya.2. Tahap PencocokanPada tahap ini akan dilakukan pencocokan mengenai peluang dan ancaman pada faktor eksternal serta kekuatan dan kelemahan pada faktor internal guna menghasilkan strategi alternatif yang efektif.3. Tahap KeputusanPada tahap akhit ini, akan digunakan software Expert Choice untuk mengetahui pembobotan dari setiap faktor yang nantinya akan berguna dalam pengambilan keputusan berdasarkan bobot yang dihasilkan. Hasil pembobotan selanjutnya akan diterjemahkan kedalam SWOT map.

3.1.4 Analisis SWOT Analisa SWOT merupakan suatu metoda penyusunan strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal. SWOT merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness (W), Opportunities (O), dan Threats (T). Metoda ini dapat membantu mengidentifikasi faktor-faktor eksternal (O dan T) serta faktor internal (S dan W) Berikut ini adalah langkah-langkah dalam SWOT Analysis.1. Mengidentifikasi faktor internal meliputi strengths dan weakness, serta faktor eksternal meliputi opportuinities dan threats.

Gambar 3.2 Contoh SWOT Analysis(Sumber : http://articles.bplans.com/business/how-to-perform-swot-analysis/116)

2. Memberikan pembobotan untuk setiap faktor baik internal maupun eksternal dalam perusahaan

Gambar 3.3 Contoh Pembobotan Faktor Internal dan Eksternal dalam SWOT Analysis(Sumber : http://yumasgiananda.blogspot.com/2014/09/analysis-of-business-corporate-strategy.html)

3. Melakukan plotting hasil pembobotan pada SWOT Maps

Gambar 3.4 Contoh SWOT Maps(Sumber : http://bpmu.unud.ac.id/ind/analisis-swot)

Dari langkah-langkah tersebut, dapat diketahui langkah pertama yaitu mengidentifikasi faktor internal dan eksternal perusahaan yang selanjutnya akan di tempatkan pada SWOT, selanjutnya dari faktor-faktor tersebut akan dilakukan pembobotan dari faktor eksternal dan internal. Setelah itu akan dilakukan perhitungan selisih dari faktor internal dan eksternal. Langkah terakhir yang dilakukan adalah melakukan plotting dari hasil perhitungan selisih pada SWOT Maps yang akan menunjukkan posisi dari perusahaan.

3.1.5 Matriks TOWS Matriks TOWS adalah alat lanjutan yang digunakan untuk mengembangkan 4 tipe pilihan strategi: SO, WO, ST dan WT . Kunci keberhasilan penggunaan matriks TOWS adalah mempertemukan faktor kunci internal dan eksternal untuk membentuk satu strategi.1. Strategi SO adalah strategi yang dibuat dengan menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk mengambil keuntungan dari kesempatan eksternal.2. Strategi WO adalah strategi yang dibuat untuk memperbaiki kelemahan internal dengan menggunakan kesempatan eksternal. WO juga menunjukkan kesempatan yang ada dalam jangkauan yang bisa diraih oleh perusahaan jika berhasil memperbaiki kelemahan internal.3. Strategi ST dibuat untuk mengantisipasi ancaman eksternal dgn menggunakan kekuatan internal yang dimiliki.4. Strategi WT mungkin saja terjadi terutama jika perusahaan menghadapi faktor-faktor kelemahan dan ancaman yang tidak dapat ditangani dengan menggunakan kekuatan dan peluang yang ada. Secara nyata, bentuk pelaksanaan strategi WT adalah merger, pernyataan bangkrut, restrukturisasi, atau likuidasi.

Gambar 3.5 Contoh Matriks TOWS(Sumber :2e http://www.mba-tutorials.com/strategy/96-swot-or-tows-analysis-tows-matrix.html)

3.2 MSDM Berikut ini akan dijelaskan mengenai definisi MSDM serta penjelasan mengenai delapan pilar dalam MSDM.3.2.1 Definisi MSDM Menurut Edwin B Flippo dalam buku Bambang Wahyudi Manajemen Sumber Daya Manusia (2002:9), manajemen sumber daya manusia merupakan perencanaan, pengorganisasain, pengarahan, dan pengawasan daripada pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian, pemeliharaan dan pemisahan sumber daya manusia ke suatu titik akhir dimana tujuan-tujuan perorangan, organisasi, dan masyarakat. Selanjutnya menurut Malayu S.P. Hasibuan (2002:10), manajemen sumber daya manusia adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujaun perusahaan, karyawan, dan masyarakat. Dari kedua definisi diatas maka ditarik kesimpulan bahwa manajemen sumber daya manusia adalah perencanaan dan pengarahan dalam mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja guna mencapai tujuan perusahaan.

3.2.2 Penjelasan Delapan Pilar MSDM Dalam -buku saktiJManajemen Sumber Daya Manusia Abad 21 karya Dr.Darsono P. SE. SF. MA. MM & Tjatjuk Siswandoko SE. MM.dijelaskan bahwa pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar.Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.8 pilar ini antara lain:1. Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik.2. Pelatihan dan Pengembangan(Training and Development) Berfungsimenjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.3. Kompensasi and Benefit(Compensation and Benefit)Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.4. Manajemen Kinerja(Performance Management)Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standar kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan.Bisa juga disebut denganmaintenence kinerja.5. Perencanaan Karir(Career Planning)Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi.

6. Hubungan Karyawan(Employee Relations)Berfungsi sebagai internal PR(Public Relation)bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan.7. Separation ManagementFungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).8. Personnel Administration and HRISPersonnel Administration yang biasa dikenal dengan personalia atau kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR(Human Resource)yang lain.

3.3. Struktur Organisasi Keberadaan sebuah struktur organisasi sangat penting bagi keberlangsungan suatu organisasi. Oleh karena itu, pada sub bab ini akan dibahas mengenai definisi struktur organisasi, jenis-jenis dari struktur organisasi, serta karakteristik dair masing-masing jenis struktur organisasi

3.3.1 Definisi struktur organisasi Berdasarkan KBBI struktur berarti cara sesuatu susunan atau dibangun, sedangkan organisasi suatu kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan yang memiliki tujuan tertentu. Sehingga, dapat disimpulkan bahwa menurut KBBI struktur organisasi adalah susunan dari suatu sekelompok orang tertentu yang di dalamnya terdapat bagian-bagian dan memiliki suatu tujuan tertentu. Menurut Robbins (1999), organisasi merupakan sebuah kesatuan sosial yang dikoordinasikan dengan kesadaran yang mempunyai suatu batasan tertentu dan dapat didefinisikan, serta bekerja atas landasan atau pedoman tertentu secara terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sedangkan struktur organisasi mempunyai susunan dan relasi antara satu bagian (posisi) dengan bagian lain yang ada pada suatu organisasi dalam kegiatan yang dijalankan oleh organisasi tersebut untuk mencapai tujuan organisasi. Pada konsep struktur organisasi, terdapat empat elemen struktur organisasi diantaranya adalah spesialisasi, standarisasi, dan koordinasi kegiatan kerja, serta besaran seluruh organisasi.Dari kedua pengertian diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa struktur organisasi adalah suatu susunan orang-orang yang bergabung dalam suatu organisasi yang mana dalam susunan tersebut terdapat suatu pembagian bedasarkan kategori tertentu dan memiliki tujuan tertentu.

3.3.2 Jenis struktur organisasi (fungsional, divisional, dan matriks) Terdapat beberapa jenis struktur organisasi, yaitu stuktur organisasi fungsional, divisional, matriks. Berikut ini adalah definisi dari masing-masing jenis struktur organisasi.

3.3.2.1 Struktur organisasi fungsionalPada struktur organisasi fungsional, setiap setiap anggota organisasi dikelompokkan pada bagian-bagian tertentu berdasarkan skill yang dimiliki oleh masing-masing anggota organisasi. Berikut ini adalah gambar hirarki dari struktur organisasi fungsional.

Gambar 3.6 Contoh Struktur Organisasi Fungsional3.3.2.2 Struktur organisasi divisionalPada struktur organisasi divisional, setiap anggota organisasi dikelompokka ke dalam bagian berdasarkan kesamaan program, produk, pasar atau market, dan/atau letak geografis. Berikut ini adalah gambar hirarki dari struktur organisasi fungsional.

Gambar 3.7 Contoh Struktur Organisasi Divisional3.3.2.3 Struktur organisasi matriksStruktur organisasi matriks merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi divisional, sehingga diharapkan dapat mengambil keuntungan dari kedua struktur organisasi tersebut dan dapat meminimalkan kekurangan dari struktur organisasi.

Gambar 3.8 Contoh Struktur Organisasi Matriks3.3.3 Karakteristik masing-masing struktur organisasi Berikut ini akan dijelaskan mengenai karakteristik yang mencakup kelebihan dan kekurangan dari masing-masing jenis struktur organisasi yang dikemukakan oleh Richard L. Daft (2000).

3.3.3.1 Struktur organisasi fungsionalBerikut ini adalah kelebihan serta kekurangan dari struktur organisasi fungsional.

Tabel 3.1 Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi FungsionalKelebihanKekurangan

Sumber daya yang digunakan efisien dan ekonomisKoordinasi antar departemen buruk

Adanya pendalaman dan pengembangan pada tiap spesialisasinyaRespon terhadap perubahan lingkungan lambat, sehingga mengakibatkan ketinggalan inovasi

Koordinasi pada tiap internal fungsi atau departemen sangat baikPengambilan keputusan yang terkonsentrasi pada hirarki teratas mengakibatkan setiap keputusan lambat untuk diputuskan

Setiap masalah teknis dapat diselesaikan dengan baikPegawai kurang bisa memahami sasaran organisasi

Karir dalam suatu departemen baikKurangnya pelatihan manajemen yang ditujukan untuk pegawai

3.3.3.2 Struktur organisasi divisionalBerikut ini adalah kelebihan serta kekurangan dari struktur organisasi divisional.

Tabel 3.2 Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi DivisionalKelebihanKekurangan

Respon terhadap perubahan lingkungan sangat baikSumber daya dapat merangkap pada dua atau lebih divisi

Kebutuhan pasar diperhatikanKurangnya pendalaman operasional teknis dan spesialisasi dalam setiap divisi

Koordinasi lintas departemen fungsional yang baikKoordinasi lintas divisi buruk

Keterampilan manajemen umum yang secara intens dikembangkanPegawai kurang bisa memahami sasaran organisasi

Keseluruhan produk dan tujuan divisi ditekankanKurangnya pelatihan manajemen yang ditujukan untuk pegawai

3.3.3.3 Struktur organisasi matriksBerikut ini adalah kelebihan serta kekurangan dari struktur organisasi matriks.

Tabel 3.2 Kelebihan dan Kekurangan Struktur Organisasi MatriksKelebihanKekurangan

Penggunaan sumber daya yang efisien dibandingkan dengan struktur organisasi divisionalMuncul kebingungan dikarenakan komando yang ganda

Respon yang baik terhadap perubahan lingkunganTerjadi konflik pada dua sisi matriks

Terdapat pengembangan terhadap keterampilan manajemen secara umum maupun secara spesialisLebih banyak diskusi dibandingkan tindakan

Team workantar bidang keahlian yang baik, serta adanya setiap bidang keahlian pada setiap divisiDibutuhkan pelatihan hubungan antar manusia atau pegawai

Cakupan tugas pegawai diperluasSalah satu sisi matrik mendominasi

3.4 Human Resources Strategies (HR Strategies)Pada bagian ini akan dipaparkan mengenai defenisi HR Strategis dan langkah-langkah menyusun HR Strategis.3.4.1 Defenisi HR StrategiesHuman Resourece Strategies (HR Strategies) adalah strategi organisasi atau perusahaan dalam menggunakan sumber daya manusia yang dimiliki untuk membantu atau menjaga keberlangsungan organisasi dalam menjalankan aktivitasnya. HR Strategies berupa rencana strategis dari sebuah organisasi untuk memanfaatkan sumber daya manusia secara efektif. HR Strategies digunakan untuk mengantisipasi dan mengontrol supply of and demand dari sumber daya manusia serta menyediakan cara untuk mengembangkan sumber daya manusia. Ada dua macam model HR Strategies, yaitu control based model dan resource based model. Control based model adalah peran kinerja karyawan langsung dimonitor dan dikontrol oleh pihak manajemen. Sedangkan resource based model adalah berhubungan dengan perilaku karyawan, kualitas hubungan subordinat manajer dan pertukaran antar pekerja.

3.4.2 Langkah-langkah Menyusun HR StrategiesLangkah-langkah yang dilakukan dalam penyusuna HR Strategies adalah sebagai berikut:1) Mengidentifikasi misi unit Human Resource dan mengidentifikasi sasaran strategis perusahaan.Pada tahapan ini dilakukan identifikasi terhadap misi dari organisasi atau perusahaan. Dari misi yang disusun di identifikasi kata kunsi yang ada didalam unit Human Resources yang akan direflleksikan dalam peta strategi.2) Mengidentifikasi stakeholder, output unit, dan ekspektasinyaPada tahapan ini akan dilakukan identifikasi stakeholder, yaitu customer yang dilayani oleh unit Human Resources. Customer yang dilayani adalah internal customer yang berasal dari unit lain. Setelah melakukan langkah tersebut, hal selanjutnya adalah mengenali output hasil kerja utama dari yang bersangkutan. Hasil kerja tersebut digunakan sebagai dasar untuk menilai tingkat kinerja unit. Hal yang paling penting adalah mengidentifikasi ekspektasi customer. 3) Memformulasikan sasaran strategis unit human resourcesSasaran strategis unit human resource adalah hal yang sangat vital dalam menyusun HR Strategis karena akan menentukan terhadap jalannya organisasi/perusahaan. Oleh karena itu sasaran strategis dilakukan pada level unit. Susunan strategi yang dilakukan harus mengacu pada strategi korporat yang dipandang relevan terhadap unit yang bersangkutan. 4) Menyusun Hubungan Sebab Akibat antar sasaran strategis human resourceDalam menjalankan sebuah strategi tentunya akan menimbulkan suatu hubungan sebab akibat. Dalam pelaksanaannya tentunya melibatkan sumber daya, waktu yang yang digunakan dan menghasilkan output tertentu. Jika dalam pengaplikasiannya meninmbulkan banyak banyak inisiatif, maka dibuat prioritas kriteria yang dampaknya terhadap implementasi strategi korporat dan tingkat urgensi dari inisiatif.5) Menetapkan inisiatif strategis sebagai human resource strategies yang baru. Setelah melakukan keempat tahapan tersebut, langkah selanjutnya adalah merancang strategi perbaikan yang dikeluarkan oleh human resources sabagai landasan strategi yang akan diimplementasikan.

Langkah-langkah pembuatan HR strategies ditunjukkan pada gambar 3.9.

Gambar 3.9 Langkah-langkah pembuatan HR strategiesSumber: http://borjaburguillos.files.wordpress.com/Berdasarkan gambar 3.9 diatas, langakh dalam penyusunan HR Strategies. Langkah pertama yang dilakukan adalah menyususn strategi perusahaan yang terdiri dari elemen - elemen strategi antara lain teknologi informasi, keungan, pemasaran, produksi, penjualan dan R&D. Strategi yang dijalankan perusahaan difokuskan pada misi mengenai sumber daya manusia (human resources). Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap sumber daya manusia. Setalah itu, langkah selan jutnya adalah melakukan analisa terhadap lingkungan dan merencanakan pemilihan strategi sumber daya manusia. Berikutnya adalah merencanakan penerapan langsung strategi HR. Setelah melakukan langkah tersebut dilakukan review dan evaluasi untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik. Setelah melakukan evaluasi maka dapat dilakukan analisa terhadap organisasi atau perusahaan. Proses ini terjadi secara terus menerus dan bersifat kontinyu. HR Strategies sejajar dengan visi dan misi serta tujuan dari organisasi atau perusahaan. Untuk mengaplikasikannya, organisasi atau perusahaan tersebut harus menganalisa karakteristik industri, mengidentifikasi proses dan sumber daya manusia serta menentukan keunggulan kompetitif. Pengembangan HR Strategies akan lebih mudah dengan menjawab pertanyaan kunsi strategis, yaitu dimana posisi kita sekarang, dimana posisi yang diinginkan serta bagaimana mencapai posisi tersebut.

3.5 Job AnalysisPada subbab ini akan dibahas mengenai pengertian job analysis, gambaran mengenai job description, job competence dan job specification dan metode yang digunakan untuk menyusun job analysis.

3.5.1 Definisi Job analysisMenurut Bambang Wahyudi, Job analysis adalah suatu usaha untuk mengetahui apa isi dari suatu jabatan (job content) dan syarat-syarat yang dibutuhkan seseorang untuk melaksanakan tugas-gas dalam jabatan itu dengan baik (job qualification/job spesification).Secara umum, job analysis adalah proses untuk mengidentifikasi serta menentukan tugas-tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan. Menurut Faustino Cardoso Gomes (2003), ada 12 macam tujuan job analysis, antara lain:1. Job description, yaitu berisi informasi mengenai identifkasi pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban pekerjaan dan pertanggunjawaban serta informasi mengenai standar pekerjaan.2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok berdasarkan rencana sistematika tertentu.3. Job Evaluation suatu prosedur pengklasifikasin pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi.4. Job desain restructuring, meliputi usaha-usaha untuk merelokasi dan merestrukturilsasilkan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.5. Personil requirement/specifications, adalah berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau sepesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan keterampilan dan ciri-ciri yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.6. Performance appraisal, merupakan suatu penilaian sistimatis yang dilakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari pada penilaian perpormasi ini adalah dengan maksud mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan-keputusan adimistrasi seperti promosi, pmberhentian sementara (lay off), pemindahan (transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada pekerja tentang kemanpuan-kemanpuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaan masing-masing.7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan.Pelatiahn adalah proses sistematis yang sengaja dirancang dan dilakukan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan tertentu.8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja yaitu dinamika keluar masuknya seorang dalam posisi pekerjaan tertentu.9. Efficiency,mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedur-prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja.10. Safety,perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi fisik dan kondisi lingkungan.11. Human resource planning, meliputi kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan bahwa organisasi tersebut masih memiliki dan akan terus menerus memiliki jumlah dan macam orang yang tepat pada tempat yang tepat.12. Legal/quasi legal reqruitments, merupakan aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

Job analysis berfungsi untuk mengumpulkan data dan membuat pertimbangan mengenai semua informasi yang berhubungan dengan pekerjaan tertentu. Dengan menempatkan seseorang pada jabatan yang sesuai dengan kemampuannya, maka pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengmbangkan dirinya dan merealisasikan potensi yang dimilikinya seoptimal mungkin. Menurut Sedarmayanti (2009, h.151), manfaat yang didapatkan dengan adanya Job analysis, antara lain:a. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerjab. Sebagai petunjuk dasar dalam menyusun program latihan dan pengembanganc. Menilai kinerja atau pelaksanaan pekerjaand. Memperbaiki cara kerja pegawaie. Memperbaiki struktur organisasi sesuai dengan fungsi jabatanf. Merencanakan dan melaksanakan promosi serta transfer pegawaig. Bimbingan dan penyuluhan pegawai.

3.5.2 Gambaran Mengenai Job Description, Job Competence dan Job SpecificationJob description atau uraian jabatan adalah suatu daftar tanggung jawab, tugas-tugas, kondisi kerja, hubungan laporan dan tanggung jawab penyelesaian suatu jabatan (Dessler, 2003). Selain itu, memurut Pujangkoro, 2004, uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tangggung jawab sutu jabatan tertentu yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini penting untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, perbedaan pengertian dan untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya meliputi: Identifikasi jabatan, berisi tentang informasi nama jabatan dan bagian serta kode jabatan dalam suatu perusahaan. Ikhtisar jabatan, berisi penjelasan singkat mengenai jabatan tersebut yang bertujuan untuk memberikan defenisi singkat mengenai identifikasi jabatan Tugas-tugas yang harus dilaksanakan, merupakan bagian inti dari uraian jabatan. Penyusunan tugas-tugas jabatan dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan dan bagaimana cara melaksanakannya. Pengawasan yang harus dilakukan dan diterima, menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan dibawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dengan hubungan dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan Kondisi kerja, menjelaskan tentang konsidi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya berdebu, dingin, panas, bising dan lain-lain Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki sebuah jabatan agar dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya. Spesifikasi jabatan dapat disusun secara bersama maupun terspisah dengan uraian jabatan (Pujangkoro, 2004). Beberapa hal yang biasanya pada spesifikasi jabatan, antara lain: Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja Persyaratan fisik dan mental Persyaratan pengetahuan dan keterampilan Persyaratan umur dan jenis kelamin

3.5.3 Cara atau Metode Yang Digunakan Dalam Penyusunan Job Analysis Dalam menyusun job analysis, ada beberapa metode yang digunakan, antara lain:a. ObservasiMetode observasi adalah pelaksana analisa jabatan secara langsung mengamati di tempat bagaimana tugas tersebut dilaksanakan serta mencatatnya menjadi informasi. Metode observasi digunakan untuk mendapatkan jabatan khusus. Kelebihan metode observasi dibandingkan secara tertulis adalah mampu mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan seperti kondisi kerja, arus kerja, keterampilan yang dibutuhkan serta peralatan yang digunakan.b. WawancaraMetode wawancara adalah petugas analisa melakukan wawancara secara langsungpemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang telah disusun serta mencatat jawaban yang diolah menjadi informasi yang dibutuhkan. Jabatan yang sebaiknya dikaji melelui wawancara adalah jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif.c. Kuesioner (Daftar Pertanyaan)Pengumpulan data dilakukan dengan menyebarkan daftar pertanyaan kepada karyawan untuk mendapatkan informasi. Daftar pertanyaan dapat bersifat terbuka maupun tertutup. Bersifat terbuka artinya responden menjawab pertanyaan sesuai keinginan dan cara sendiri, tanpa adanya batasan. Bersifat tertutup artinya pertanyan sudah dibuat sedemikian rupa sesuai dengan keinginan pembuat daftar pertanyaan. Sehingga responden biasanya menjawab ya/tidak, atau benar/salah. Untuk mendapatkan informasi yang baik, sebaiknya karyawan diberikan kuisioner tersendiri sesuai, karena tidak semua karyawan mampu membaca dan menulis dengan baik. Sehingga ada kategori tersendiri untuk menjaga kesalahpahaman dalam mengertikan pertanyaan. d. Log atau Buku HarianBuku harian adalah tempat karyawan untuk mencatat setiap kegiatan yang mereka lakukan sepanjang hari. Didalam buku tersebut dicantumkan segala kegiatan yang melibatkan karyawan tersebut. Setiap kegiatan dicatat beserta waktu untuk melakukan kegiatan tersebut.e. Metode Studi ReferensiMetode studi referensi mengandalkan pengetahuan dan ahli rujukan yang ada serta perbandingan dengan organisasi lain yang ada. Metode ini dilakukan dengan menganalisa buku harian untuk mendapatkan suatu informasi jabatan atau posisi. Kekurangan metode ini adalah sulit untuk diaplikasikan karena tidak semua catatan harian berguna. Selain itu masih banyak karyawan yang tidak membuat catatan karian seperti mekanik

3.6 Performance Appraisal Performance appraisal adalah kegiatan sistematis yang diterapkan oleh organisasi atau perusahaan untuk memberikan penilaian individu karyawan. Kinerja karyawan yang dimaksud adalah pelaksanaan tugas yang dikerjakan oleh masing-masing karyawan. Penilaian kinerja yang dilakukan mencakup kinerja pada saat ini maupun masa lalu berdasarkan standar penilaian tertentu. Dari sisi pelaku penilai, maka penilaian dapat dilakukan oleh: Atasan: yaitu penilaian langsung dilakukan oleh atasan kepada karyawan. Kelebihan dari proses ini adalah pelaksanaanya sangat praktis karena dapat dilaksanakan secara langsung tanpa melibatkan banyak orang Penilaian oleh sekelompok lini, adalah penilaian yang dilakukan oleh atasan dan atasannya lagi. Penilaian dilakukan secara bersama-sama dengan membahas tingkat kinerja dari bawahannya. Kelebihan dari metode ini adalah memiliki objektivitas keakuratan yang lebih tinggi. Penilaian oleh bawahan atau sederajat. Penilaian yang dilakukan dengan metode ini mungkin penilaian yang paling subjektif. Tetapi sebagai atasan karyawan tidak akan memiliki kendala psikologis karena hasilnya diserahkan kepada karyawan.

Untuk melakukan Performance Appraisal ada beberapa metode yang digunakan, antara lain:a. Metode yang berorientasi terhadap masa laluDengan menggunakan metode masa lalu, maka dapat ditentukan prestasi kerja yang telah dicapai. Proses evaluasi yang diberikan kepada karyawan akan memberikan gambaran untuk memperbaiki tingkat kinerja dimasa laulu. Kekurangan dari metode ini adalah tidak mampu mengubah keadaan yang sudah terjadi, tetapi dapat dijadikan referensi untuk masa mendatang. Metode ini meliputi:1. Rating scaleTeknik ini merupakan teknik yang paling lama dan paling banyak digunakan. Penilaian dilakukan langsung oleh atasan berdasarkan tingkat kinerja yang dilakukan. Proses penilaian bersifat subjektif sesuai dengan prestasi karyawan. kelebihan dari teknik ini antara lain: Biaya administrasi yang digunakan tidak besar Tidak diperlukan biaya tambahan untuk pelatihan bagi penilai Waktu yang digunakan untuk menilai adalah sedikit Sangat cocok digunakan untuk karyawa skala besarKelemahan dari metode ini adalah sulitnya menentukan faktor-faktor yang relevan untuk melaksanakan pekerjaan dan besarnya unsur subjektif yang digunakan dalam penilaian. Oleh karen itu hasil penilaian ini cenderung bias.2. Checklist Teknik ini digunakan untuk memudahan penilai untuk memberikan penilaian terhadap karyawan. Penilai akan dengan mudah memilih item-item yang berisi prestasi kerja. penilaian dilakukan sama dengan metode rating scale, yaitu dilakukan secara langsung oleh atasan. Kelebihan menggunakan metode ini adalah sebagai berikut: Ekonomis Proses administrasi mudah dilakukan Tidak memerlukan pelatihan untuk penilai Sudah terstandarisasiSedangkan kekurangan dari metode ini antara lain: Ada penggunaan faktor kepribadian selain prestasi Adanya pengaruh halo effect yang dapat mengakibatkan penilaian menjadi bias Salah menginterpretasikan item-item yang ada dalam daftar checklist Pemberian bobot yang tidak tepat terhadap item-item tertentu.

3. Metode peristiwa kritis (critical incident method)Teknik penilain ini menggunakan catatan-catatan penilai yang berisi gambaran-gambaran perilaku karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya. Catatan-catatan tersebut disebut sebagai peristiwa-peristiwa kritis. Perilaku yang dicatat selama periode tertentu dievaluasi terhadap setiap karyawan. teknik ini sangat berguna untuk memberikan feedback kepada karyawan untuk meminimalisir kesalahan. Kekurangan dari metode ini adalah para penilai cenderung tidak tertarik atau tidak berminat dalam melakukan penilaian. Sehingga hasil yang dicapai tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.4. Tes dan observasi prestasi kerjaTest obseravasi prestasi kerja akan efektif dilakukan bila jumlah karyawan sedikit. Karyawan akan diberikan tes pengetahuan dan keterampilan berupa tes tertulis atau peraga keterampilan. Dalam pelaksanaannya, tes harus bersifat reliable dan valid. Observasi yang dilakukan dapat bersifat langsung maupun tidak langsung. Observasi langsung adalah penilaian yang secara langsung melihat karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Sedangkan obervasi tidak langsung adalah penilaian yang dilakukan menggunakan tiruan pelaksanaan pekerjaan. Oleh karena itu, hasil yang didapat dari observasi memungkinkan penilain yang tidak valid.

b. Metode evaluasi kelompokMetode evaluasi kelompok dilakukan secara langsung oleh atasan atau penilai. Penilaian ini biasanyaa dilakukan untuk mengambil keputusan tentang hal-hal yang berkaitan dengan pemberian kompensasi, promosi jabatan dan beberapa penghargaan operasional lainnya. Dengan menerapkan metode ini akan memudahkan untuk menentukan rangking karyawan dari yang terbaik hingga terburuk. Ada beberapa metode evaluasi kelompok, antara lain:1. Metode rangking Metode ini diaplikasikan dengan membandingkan antar karyawan yang satu dengan karyawan lainnya. Setelah itu diurutkan karyawan dari yang terbaik hingga terburuk. Kelebihan dari teknik ini adalah proses administrasi yang mudah serta mudah dalam menjelaskan. Sedangkan kekurangannya adalah sulit dalam menentukan faktor-faktor pembanding.2. Grading/ Forced DistributionGrading adalah penilai memisah-misah atau mengelompokkan karyawan kedalam kelas berbeda. Pada umumnya suatu proporsi ditetapkan pada suatu kategori.3. Point Allocation MethodPoint Allocation Method adalah bentuk lain dari metode grading. Penilai diberikan sejumlah poin yang dialokasikan kepada karyawan didalam kelompok. Kelebihan metode ini adalah penilai dapat mengevaluasi perbedaan relatif antara masing-masing karyawan. Sedangkan kelemahannya adalah ada kemungkinan halo effect yang mengakibatkan hasil yang bias.

c. Metode yang Berorientasi Terhadap Masa DepanMetode ini memberikan perhatian terhadap prestasi karyawan dimasa depan melalui potensi yang dimiliki karyawan. Berikut ini adalah beberapa metode yang berorientasi terhadap masa depan, antara lain:1. Penilaian diri sendiri (Self Appraisal)2. Kegunaan dari teknik ini adalah untuk melanjutkan pengembangan diri karyawan. Apabila karyawan menilai diri sendiri berfungsi untuk mengurangi perilaku defensif. Sehingga perbaikan diri dapat dilakukan dengan efektif.3. Penilaian psikologis (psychological appraisal)4. Untuk melakukan penilaian ini ada beberapa hal yang dilakukan antara lain wawancara secara mendalam, tes psikologis, diskusi secara langsung dengan atasan dan review-review lainnya. Pada umumnyan penilaian dilakukan oleh para psikolog. Dengan menggali potensi yang dimiliki, maka dapat diperkirakan potensi karyawan dimasa depan. Hasil dari evaluasi digunakan sebagai dasar pertimbangan untuk penempatan dan pengembangan diri karyawan.5. Pendekatan management by objectives (MBO)6. Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan seluruh karyawan, manajer dan direksi untuk membahas dan menetapkan tujuan organisasi serta pelaksanaan kerja dimasa depan. 7. Teknik pusat penilaian (assessment centers)8. Teknik pusat penilaian adalah bentuk penilaian yang dilakukan oleh karyawan yang telah distandarisasikan sesuai dengan tipe penilai. Pusat penilaian digunakan untuk membantu mengembangkan potensi manajemen dimasa yang akan datang. Penilaian ini tersiri dari wawancara, tes psikologi, simulasi serta diskusi kelompok untuk mengevaluasi potensi karyawan dimasa yang akan datang.Comment by acer: Beri pernyataan, metode mana yg dipakai dalam pengerjaan laporan

(Halaman ini sengaja dikosongkan)

BAB IVMETODOLOGI PENGERJAAN MODUL RESPONSI

4.1 Flowchart Comment by acer: Flowchartnya ada yg kurangPada bagian ini akan ditampilkan flowchart yang menggambarkan keseluruhan

4.2 Penjelasan Flowchart Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai flowchart yang menggambarkan urutan proses pengerjaan modul responsi Manajemen Organisasi dan Sumber Daya Manusia. Hal ini bertujuan supaya flowchart dapat dipahami baik oleh responser maupun oleh perusahaan amatan.Sesuai dengan flowchart yang digambarkan pada sub bab sebelumnya, tahap awal pengerjaan modul ini adalah identifikasi masalah pada perusahaan amatan terkait dengan manajemen organisasi dan sumber daya manusia. Dari identifikasi masalah tersebut, kemudian dibuatlah rumusan dari masalah yang sudah teridentifikasi beserta tujuan dari pemecahan masalah tersebut. Setelah itu, dilakukan studi lapangan yang dilakukan pada perusahaan amatan dan studi kepustakaan yang dinukil dari berbagai sumber referensi terkait dengan manajemen organisasi dan sumber daya manusia.Langkah selanjutnya adalah pengumpulan data yang didapatkan dari studi lapangan. Data-data tersebut meliputi visi dan misi, strategi objektif, struktur organisasi, dan lain sebagainya. Data yang sudah dikumpulkan tersebut, kemudian dilakukan pengolahan terhadapt data tersebut. Data diolah dengan cara menganalisa SWOT dari strategi perusahaan dan perumusan strategi yang akandiberikan sebagai saran untuk perusahaan. Selain itu juga dilakukan penetapan strategi dengan menggunakan metode Tracy Wieserma.Tahap selanjutanya adalah strategic alignment untuk strategi obyektif. Pada tahap ini dilakukan penyesuaian struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan terhadap visi, misi dan strategi perusahaan. Kemudian dilanjutkan dengan penyusunan desain struktur organisasi baru berdasarkan penyesuaian yang telah dilakukan sebelumnya.Kemudian dilanjutkan dengan tahap strategic alignment untuk HR strategies. Pada tahap ini akan dilakukan penyesuaian strategi HR terhadap strategi perusahaan dengan cara menyesuaikan visi, misi, strategi organisasi, dan strategi perusahaan.Tahap selanjutnya adalah job analysis, job evaluation, dan performance appraisal. Pada tahap ini dilakukan observasi pada job description pada setiap tingkat jabatan untuk dianalisa kekurangan dalam penetapan job description. Dari kekurangan yang ditemukan, kemudian dibut job description perbaikan dan PA.Dari keseluruhan hasil pelaksanaan responsi ini, dilakukan analisis dan interpretasi data. Pada tahap ini dilakukan analisa dan interpretasi data terhadap SWOT, perumusan strategi, perancangan struktur organisasi, PA, dan lain sebagainya. Kemudian dilanjutkan pada tahap terakhir, yaitu penarikan kesimpulan dari keseluruan hasil responsi ini. Selain itu, juga akan diberikan saran terkait pelaksanaan responsi ini.

Referensi : Bumiputera, A. Profil Perusahaan [Online]. Available: http://www.bumiputera.com/pages/default/our_company/company_profile/0 [Accessed 27 Maret 2015].Craig. Pengertian Strategi Menurut Beberapa Ahli. www.apapengertianahli.com. [Online] [Cited: Maret 14, 2015.] http://www.apapengertianahli.com/2014/12/pengertian-strategi-menurut-beberapa-ahli.html.Darsono. 2011. Sumber Daya Manusia dan Sistem Personalia. http://sdmsistempersonalia.blogspot.com/. [Online] Mei 21, 2011. [Cited: Maret 15, 2015.] http://sdmsistempersonalia.blogspot.com/.Dessler, G. (2003) Manajemen Sumber Daya Manusia. Jilid 2. Edisi Kesembilan. PT Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta.Fred, David. 2006. Perumusan Strategi Komprehensif. http://aderafiansyah.blogspot.com/. [Online] 2006. [Cited: Maret 15, 2015.] http://aderafiansyah.blogspot.com/2012/11/perumusan-strategi-komprehensif.html.Gunadarma. wsilfi.staff.gunadarma.ac.id. [Online] [Cited: Maret 15, 2015.] http://wsilfi.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/24248/1_Manajemen-SDM.pdf.Harahap, insan. 2008. Analisis TOWS. insanharahap.blogspot.com. [Online] Mei 13, 2008. [Cited: Maret 15, 2015.] http://insanharahap.blogspot.com/2008/05/analisis-tows.html.Hitt, Michael A. Konsep Manajemen Strategis. http://kuliah.dinus.ac.id/. [Online] [Cited: Maret 14, 2015.] http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/mbbi/bab2.html.Prudential. Tentang Prudential Indonesia [Online]. Available: http://www.prudential.co.id/corp/prudential_in_id/header/aboutus/index.html [Accessed 27 Maret 2015].Pujangkoro, Sugih Arto. Job Analysis (Analisa jabatan) e-USU Depository 2004 Universitas Sumatera UtaraSirait T.J. (2006) Memahami Aspek-Aspek Pengelolaan Sumber Daya Manusia Dalam Organisasi. Grasindo, Jakarta. Suryana, 2010, Manajemen Strategik Untuk Bisnis dan Organisasi Non Profit, Universitas Galuh Ciamis, diakses tanggal 15 Maret 2015WIga, A. 2013. Bentuk Struktur Organisasi : Fungsional, Divisional dan Matriks. Available from:http://anjanimega.blogspot.com/2013/11/bentuk-struktur-organisasi-fungsional.html [Accessed 27 Maret 2015].

35