80

Business Benefit

Consumer demand visibility

More accurate forecast

Increased service to distributor

Reduce inventories

Reduce planning / deployment costs

Reduce replenishment cycle

Simplified, exception-based process

Business Benefit

Reduce supply risk

Improved in-stock levels

Reduce inventories

Increased sales

Increased transparency

Simplified, exception-based process

CICO CICO / Supplier Supplier

Front end agreements

Joint business plan

Create Demand Forecast

Create Demand Forecast

Project planning & Daily planning

Exchange Project, Forecast and

Collaboration on ExceptionReview

project schedule, daily usage as part of

consensus meeting

Review Project and daily usage

forecast

Create order forecast Create order forecast

Collaboration Supply and Distribution

Planning

Gambar 3.13. Keuntungan CPFR Bagi CICO dan Pemasok

Keuntungan bagi pemasok

• Reduce supply risk

• Improved in-stock levels

• Reduce inventories

• Increased sales

• Increased transparency

• Simplified, exception-based process

Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR

NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan

Pembuatan Usage Plan

Standarisasi dari pembagian informasi

Usage plan di submit 6 bulan sebelum proyek berjalan atau setiap

awal tahun untuk perubahan kebutuhan

suku cadang

Pembuatan Forecast

Standarisasi metode forecast yang

digunakan

Penggunaan metode forecast time series,

holt's model dan winter's model

Review forecast

Standarisasi koreksi forecast

Disiplin dilakukan perkuartal

1 User dengan Inventory Control

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing berjalan lebih

maksimal mengenai kebutuhan material,

baik untuk proyek dan kegiatan rutin

81

Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR (lanjutan)

NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan

Pembuatan Forecast

Standarisasi metode forecast yang

digunakan

Penggunaan metode forecast time series,

holt's model dan winter's model

Pembuatan Kontrak

Standarisasi yang berhubungan dengan

tipe kontrak, parameter koordinasi,

pembagian keuntungan

Kontrak jangka panjang yang dapat

mengakomodasi kebutuhan dalam

periodenya

Proses Procurement

Standarisasi proses procurement

Proses procurement berjalan tepat waktu

Proses Pengorderan

barang

Standarisasi pengelompokkan

barang dan tingkat pemenuhan

Pengorderan sesuai jadual

2

Inventory Control dengan

Buyer/Procurement specialist

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing berjalan dengan baik

mengenai kemampuan pemasok, lead time

dan jadual pemesanan barang

Proses Procurement

Standarisasi proses procurement

Proses procurement berjalan tepat waktu

Pembuatan Kontrak

Standarisasi yang berhubungan dengan

tipe kontrak, parameter koordinasi,

pembagian keuntungan

Nilai kontrak jangka panjang yang lebih

akurat

Proses pengorderan

barang

Standarisasi proses pengorderan barang,

penjadualan order

Pengorderan sesuai jadual

3 Buyer dengan Pemasok

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing mengenai barang,

leadtime dan monitoring order

Mengontrol Level Inventory

Standarisasi kegiatan pengontrolan level

inventory

Level inventory selalu update dan semua

pihak dapat mengetahuinya

Menyeleksi barang yang

akan di writeoff

Standarisasi prosedure

penyeleksian barang yang tidak terpakai di

gudang

Barang yang tidak terpakai selama 5

tahun dapat segera di write-off 4 Inventory Control

dengan Warehouse

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing mengenai level

inventory, barang-barang yang tidak

digunakan lagi (dihapus/diwriteoff)

82

Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR (lanjutan)

NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan

Pengiriman Barang

Peningkatan kualitas pelayanan

Pengecekan barang

Standarisasi proses pengiriman barang

dan dokumentasinya Pekerjaan lebih cepat dilaksanakan

5 Warehouse dengan Pemasok

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing mengenai jumlah

barang yang dikirim, kecocokan dengan

order, Pengorderan

barang Pengorderan sesuai

jadual Pengiriman

Barang

Standarisasi proses pengiriman barang

dan dokumentasinya Peningkatan kualitas pelayanan

6 Warehouse dengan User

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing mengenai waktu

pengiriman, jumlah barang yang diorder

dan meng update data di sistem

b. Vendor Managed Inventory (VMI)

Strategi berikutnya dari inventory management adalah Vendor Managed Inventory

(VMI). Pada VMI ini pemasok diberi tanggungjawab untuk mengatur inventory dari

perusahaan. Pemasok memiliki akses ke inventory CICO dan bertanggung jawab

untuk mengeluarkan order permintaan. CICO akan memberikan atau

menginformasikan seberapa banyak inventory digudang dan juga jumlah kebutuhan.

Pada koordinasi dengan VMI ini, maka pemasok akan melakukan semua kegiatan

forecast dan pengorderan (lihat Gambar 3.14). Inventory control hanya mengawasi

aktivitas dari pemasok. Satu hal yang harus di perhatikan pemasok adalah level

inventory di gudang yang ada di lokasi. Pemasok akan memperhitungkan berapa

Apabila inventroy di gudang diperkirakan tidak mencukupi lagi memenuhi

kebutuhan user yang akan datang, maka pemasok akan memproses order dan

mengirimkan barang ke gudang user sesuai dengan kebutuhan. banyak barang yang

harus di simpan di gudang user di lapangan. Kinerja pemasok akan diukur dari

keberhasilannya mencapai target yang ditetapkan perusahaan (SAR, TOR, IPR dan

SL).

83

Dengan adanya target yang telah ditetapkan perusahaan, maka diharapkan jumlah

inventory akan berkurang. Pada akhirnya perusahaan dapat meningkatkan profit,

dengan adanya penghematan uang, waktu dan tenaga kerja, dan peningkatan kualitas

pelayanan dari penerapan VMI ini.

Vendor Managed Inventory (VMI)

Pemasok melakukan semua

kegiatan forecasting dan

pengorderan

Pemasok mengirimkan

langsung barang ke user

Tugas inventory control berkurang

Pemasok harus memenuhi target

Perusahan (SL, SAR, IPR,

TOR)

Saving money, time and man

power

Jumlah inventory berkurang

Kualitas pelayanan meningkat

Gambar 3.14. Diagram Solusi VMI

Untuk bisnis proses VMI dapa dilihat pada Gambar 3.15 Kegiatan berawal dari

pemberian usage plan oleh user dan historical data dari inventory control. Data-

data tersebut menjadi dasar bagi para pemasok untuk menentukan estimasi nilai

kontrak VMI. Setelah para pemasok menentukan estimasi nilai kontrak, maka

estimasi tersebut akan diberikan ke procurement untuk dilakukan penyeleksian

(proses procurement). Hasil dari proses procurement adalah VMI kontrak.

Pemasok yang memenangkan VMI kontrak akan melayani order langsung dari

user. Jadi inventory control tidak lagi melayani orde dari user. Inventory control

hanya menerima informasi dan juga mengawasi untuk setiap order yang

dikeluarkan oleh user dan setiap barang yang dikirm oleh pemasok. Pemasok

akan mengirimkan order selama nilai kontrak belum tercapai. Apabila nilai VMI

kontrak sudah berakhir, maka procurement akan melakukan proses procurement

yang baru untuk VMI kontrak. Pengiriman barang langsung ke user di lapangan.

Apabila barang dikirim, maka proses pembayaranpun juga menyertai. Semua

inventory berada dipemasok dan user. Kinerja pemasok akan dipantau dari

service level dalam pemenuhan order.

84

Gambar 3.15. Bisnis Proses untuk VMI

85

Tabel 3.4. Mekanisme yang ada pada penerapan VMI

NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan

Pembuatan Usage Plan

Standarisasi dari pembagian informasi

Usage plan akan diberikan ke pemasok pada awal tahun dan 6 bulan sebelum proyek

berjalan

Pembuatan Forecast

Standarisasi metode forecast yang

digunakan

Pemasok membuat forecast berdasarkan

kebutuhan user di lapangan

Review forecast

Standarisasi koreksi forecast

Pemasok melakukan koreksi terhadap

forecast

1 User dengan Pemasok

Standarisasi

pembagian informasi yang dibutuhkan

Information Sharing berjalan lebih

maksimal mengenai kebutuhan material,

baik untuk proyek dan kegiatan rutin dari user

2 Inventory Control dengan pemasok Data

Standarisasi pembagian informasi

yang dibutuhkan

Information Sharing berjalan lebih

maksimal mengenai kebutuhan data

periode sebelumnya

Monitoring order and

performance

Standarisasi penilaian hasil kerja

(service level)

Semua informasi berkaitan dengan

order dan pengiriman barang harus

diinformasikan ke inventory control

3 Procurement dan pemasok

Proses Pembuatan

kontrak

Standarisasi dalam hal tipe kontrak dan parameter kontrak,

Kontrak lebih jelas dan memberi keuntungan

untuk kedua belah pihak

3.1.3. Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt’s model dan Winter’s

model)

Langkah-langkah dalam membuat forecast

Gambar 3.16. Langkah-langkah pembuatan Forecast

86

Untuk penjelasan langkah-langkah pembuatan forecast Gambar 3.16 adalah sebagai

berikut:

1. Tujuan dari Forecast

Tahap awal dari pembuatan forecast adalah penentuan tujuan dari

pembuatan forecast itu sendiri. Di Chevron Indonesia Company (CICO),

Forecast yang dibuat adalah forecast kebutuhan untuk barang-barang stok.

Barang-barang stok tersebut dapat berupa suku cadang mesin atau

peralatan. Apabila ada kerusakan atau kegiatan perawatan pada mesin

atau peralatan tersebut, maka diharapkan suku cadang selalu tersedia di

gudang. Kerusakan pada mesin atau peralatan tidak dapat diprediksikan.

Kecuali kegiatan perawatan yang sesuai dengan buku panduan dari pabrik.

Ketidakpastian kebutuhan tersebut harus diantisipasi dengan

menyediakan stok suku cadang di gudang. Maka didapatlah tujuan dari

pembuatan forecast yaitu untuk memperkirakan kebutuhan suku cadang

dikemudian hari agar nantinya kita bisa menentukan jumlah stok suku

cadang yang harus disediakan di gudang.

2. Analisis data

Apabila mesin tersebut baru, maka kebutuhan suku cadang berdasarkan

perkiraan saja atau hanya untuk kepentingan perawatan yang terencana

saja. Sedangkan untuk mesin lama, maka kita bisa menjadikan data

penggunaan masa lalu sebagai acuan awal dalam pembuatan forecast

kebutuhan.

Dari data masa lalu akan terlihat apakah penggunaan suku cadang

tersebut memiliki satu pola tertentu atau pola yang berubah ubah setiap

tahun. Untuk perhitungan forecast di CICO, penulis menggunakan

variabel Level (L), Trend (T) dan Seasonal. Level dan trend dapat telihat

dari grafik penggunan suku cadang. Untuk lebih jelasnya mengenai

langkah-langkah pembuatan forecast, dapat dilihat pada Gambar 3.17.

87

Eval

uate

Ext

erna

l Fac

tors

Ev

alua

te In

tern

al

Fact

ors

Dev

elop

and

R

efin

e a

Fore

cast

M

odel

Col

lect

and

Ana

lyze

His

toric

al D

ata

Def

ine

the

purp

ose

/ rea

son

for t

he

Fore

cast

Gambar 3.17. Langkah-langkah pembuatan Forecast

3. Setelah kita menentukan termasuk ke jenis apakah kebutuhan suku

cadang ini, maka kita bisa melakukan forecast model. Untuk jenis pola

kebutuhan tanpa ada level atau trend, maka kita menggunaakan metode

time series saja, yaitu moving average dan simple exponential smoothing.

Apabila pola kebutuhan terdapat level dan trend tapi tidak ada seasonal,

88

maka kita menggunakan Holt’s model. Apabila semua faktor ada, Level,

Trend, dan Seasonal, maka kita menggunakan Winter;s model. Setelah

dilakukan perhitungan berdasarkan metode forecast yang sesuai, maka

kita bisa menyusun forecast untuk periode yang akan datang.

4. Setelah forecast dibuat, maka kita akan mengkaji faktor-faktor internal

yang tidak tercermin di data masa lalu. Seperti kegiatan proyek, jadual

perawatan mesin, atau penambahan mesin baru. Semua kebutuhan

kegiatan tersebut ditambahkan ke dalam forecast yang kita buat

berdasarkan waktu kebutuhan yang telah ditentukan.

5. Faktor terakhir yang harus diperhitungkan juga adalah faktor ekternal.

Faktor eksternal tersebut dapat berupa keadaan ekonomi negara secara

umum, perubahan peraturan dan lain-lain yang akan mempengaruhi

proses pengadaan suku cadang di masa datang.

Untuk dapat membuat forecast dengan tingkat akurasi yang tinggi, maka terlebih

dahulu kita harus mengetahui faktor apa saja yang diperlukan untuk membuatnya.

Gambar 3.18. Forecasting model

Dua faktor utama yang untuk membuat forecast adalah metode forecast dan data

(lihat Gambar 3.18). Penjelasan lebih lanjut mengenai kedua faktor tersebut adalah

sebagai berikut.

89

a. Data

Data-data yang dimaksud disini adalah data pemakaian tahun atau periode

sebelumnya, data rencana kerja rutin tahun atau periode kedepan yang

membutuhkan barang-barang stok, kegiatan projek, data adanya perubahan

jumlah mesin atau peralatan dan modifikasi mesin yang nantinya menentukan

jumlah stok untuk suku cadang. Semua data tersebut harus memiliki kejelasan

dalam hal jumlah barang yang dibutuhkan, waktu pemakaian, deskripsi

barang, tempat pemakaian dan yang melakukan pengorderan. Untuk saat ini,

usage plan hanya berisi nilai maksimum dan minimum.

b. Metode

Apabila metode forecast yang dipakai dapat mendeteksi penurunan

kebutuhan, baik dari data-data tahun sebelumnya ditambah usage plan,

kemudian membuat forecast kebutuhan lebih detail (baik itu dalam bulan atau

perkuartal) sehingga inventory control dapat memperhitungkan standar

deviasi dari forecast kebutuhan, maka akan didapat nilai parameter baru yang

mungkin lebih akurat. Dengan adanya parameter yang lebih akurat, maka

kemungkinan untuk kelebihan inventory juga dapat diperkecil.

Metode yang digunakan dalam proyek akhir ini ada tiga, yaitu time series

(moving average dan simple exponential smoothing) Holt’s model dan

Winter’s model.

• Moving average

Kita menggunakan metode ini ketika pola kebutuhan tidak menunjukkan

adanya trend atau seasonality.

Perhitungan awal

NDDDL Ntttt /)...( 1 +−− +++=

tt LF =+1 dan tnt LF =+

Perhitungan estimasi

12211 ,/)...( +++−++ =+++= ttNtttt LFNDDDL

Catatan:

Systematic component of demand = Level (L)

t = periode

90

Lt = estimasi dari level pada akhir periode t

Tt = estimasi dari trend pada akhir periode t

St = estimasi dari faktor seasonal untuk periode t

Ft = Forecast kebutuhan untuk periode t (dibuat pada periode t-1 atau

sebelumnya)

Dt = aktual kebutuhan pada periode t

Et = Forecast error pada periode t

• Simple exponential smoothing

Estimasi awal dari Level

∑=

=n

itD

nL

10

1

Forecast untuk semua periode

tt LF =+1 dan tnt LF =+

Setelah melakukan observasi kebutuhan pada periode tertentu maka estimasi

level menjadi

ttt lDL )1(11 αα −+= ++

∑+

=−++ −=

1

011 )1(

t

nnt

nt DL αα

• Holt’s model

Systematic component of demand = level + trend

batDt +=

Estimasi Level (Lt) dan Trend (Tt) untuk periode berikutnya

ttt TLF +=+1 dan ttnt nTLF +=+

Setelah melakukan observasi kebutuhan pada periode tertentu maka estimasi

level dan tren menjadi

))1()())(1(

11

11

tttt

tttt

TLLTTLDL

ββαα

−+−=+−+=

++

++

α = smoothing constant untuk level, 0<α<1

β = smoothing constant untuk trend, 0<β<1

91

• Winter’s model

Systematic component of demand = (Level + trend)x Seasonal factor

Forecast untuk periode berikutnya

11 )( ++ += tttt STLF dan ltttt SlTLF ++ += )(1

1111

11

111

)1()/()1()(

))(1()/(

+++++

++

+++

−+=−+−=

+−+=

tttpt

tttt

ttttt

SLDSTLLT

TLSDL

γγββαα

α = smoothing constant untuk level, 0<α<1

β = smoothing constant untuk trend, 0<β<1

γ = smoothing constant untuk seasonal, 0<γ<1

(Sumber: Chopra dan Meindl, 2004, p.179-199)

Setelah kedua faktor tadi terpenuhi, dimana data cukup dan metode yang sesuai,

maka inventory control akan mengolah data dengan metode tersebut dan

menghasilkan satu forecast untuk periode kedepan. Dari forecast tersebut, inventory

control akan mengeluarkan Purhcase Request (PR) dimana nanti akan diproses

Buyer. Buyer kemudian mengadakan pembelian dari pemasok. Kemudian pemasok

akan mengisi stok di gudang. Selain mengeluarkan PR, inventory control juga

menetapkan parameter berupa ROP, ROQ dan SS yang menjadi alat kontrol untuk

melakukan proses pengisian ulang. Semua kegiatan di atas secara terus menerus

dilakukan.

User akan mengeluarkan Warehouse Request (WR) ke warehouse.Barang kemudian

dikirimkan ke user apabila stok tersedia. Apabila level inventory mencapai ROP,

maka inventory control akan mengeluarkan delivery order ke pemasok untuk

mengisi kembali stok sebesar ROQ. Setiap adanya WR dari user akan di up date ke

sistem. Inventory control akan selalu memonitoring apakah forecast sesuai dengan

kebutuhan aktual. Apabila ada penyimpangan, maka inventory control harus

menyesuaikan parameter yang ada.

Contoh perhitungan pembuatan Forecast untuk 976 adalah sebagai berikut

92

Tabel 3.5. Data dua tahun kebutuhan barang 976

976

0

20

40

60

80

100

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Periode

Nila

i

Demand (Dt)

Deseasonaliszed Demand(Dt")

Grafik 3.1. Grafik kebutuhan 976

Dari Grafik terlihat bahwa tidak ada trend dan seasonality. Oleh karena itu

pengolahan data menggunakan metode Four-Period Moving average dan simple

exponential smoothing.

Nilai Level dan trend

L 54.442T -0.788

Period Demand (Dt)

Deseasonaliszed

Demand

Deseasonaliszed

Demand (Dt")

Seasonal Factor (St)

1 63 54 1.1742 40 53 0.7573 53 46 52 1.0084 70 51 51 1.3655 89 55 51 1.7526 90 53 50 1.8007 67 51 49 1.3698 45 48 48 0.9359 50 44 47 1.05610 63 45 47 1.34211 70 46 1.52912 79 45 1.745

000000976

Tabel 3.6. Rata-rata kebutuhan dalam periode 12 bulan

Periode 000000976Jan-05 86Feb-05 30Mar-05 65Apr-05 80May-05 100Jun-05 79Jul-05 80Aug-05 50Sep-05 60Oct-05 85Nov-05 75Dec-05 57Jan-06 40Feb-06 50Mar-06 40Apr-06 60May-06 77Jun-06 100Jul-06 54Aug-06 40Sep-06 40Oct-06 40Nov-06 65Dec-06 100

93

Tabel 3.7. Perhitungan model Simple exponential smoothing Simple exponential Smoothing

α = 0.1

Period Demand Level (Lt) Forecast (Ft) Error (Et) Absolute Error (At)

Mean Absolute Error (MSEt) MADt % Error MAPEt TSt

0 64.711 63 65 65 2 2 0.05 2 3 3 12 40 62 65 25 25 15 13 61 32 23 53 61 62 10 10 13 12 18 27 34 70 62 61 -9 9 11 11 13 24 25 89 65 62 -26 26 17 14 30 25 06 90 67 65 -25 25 23 16 28 25 -27 67 67 67 0 0 31 14 0 22 -28 45 65 67 22 22 57 15 49 25 09 50 63 65 15 15 56 15 30 26 110 63 63 63 1 1 45 13 1 23 111 70 64 63 -7 7 41 13 10 22 112 79 65 64 -14 14 39 13 18 22 -1

000000976

Tabel 3.8. Perhitungan model Four-period Moving Average

Period Demand Level (Lt) Forecast (Ft) Error (Et) Absolute

Error (At)Mean Absolute Error (MSEt) MADt % Error MAPEt TSt

1 632 403 534 70 635 89 75 63 -26 26 663 26 29 29 -16 90 79 75 -14 14 435 20 16 23 -27 67 73 79 12 12 336 17 18 21 -28 45 63 73 28 28 441 20 61 31 09 50 56 63 13 13 386 18 26 30 110 63 57 56 -6 6 328 16 10 27 011 70 65 57 -13 13 306 16 19 26 012 79 70 65 -13 13 290 16 17 24 -1

000000976

Tabel 3.9. Kesimpulan metode Forecast

Min Max

Four-period moving average 16 24 -2 1

Simple exponential smoothing 13 22 -2 3

Forecasting Method MAD MAPE(%) TS Range

Dari data perhitungan di atas terlihat bahwa Simple exponential Smoothing memiliki

nilai MAD dan MAPE yang lebih kecil dibandingkan dengan Four-period Moving

average. Standar deviasi untuk Simple exponential smoothing adalah 1.25 X MAD,

yaitu 16,25. Sedangkan standar deviasi untuk Four-period moving average 20. Oleh

karena itu, untuk 976 inventory control bisa menggunakan metode forecast simple

exponential smoothing untuk penyusunan forecast periode berikutnya. Untuk

forecast periode ke 13, 14, 15, 16 sama dengan level untuk periode 12 yaitu 65.

94

Setelah penentuan forecast di atas, maka langkah selanjutnya adalah penentuan nilai

parameter SS, ROP dan ROQ. Nilai parameter ini akan dievaluasi perkuartal. Untuk

kuartal pertama (periode 13 s/d 16) perhitungan nya sebagai berikut:

Tabel 3.10. Tabel forecast kuartal pertama Periode Forecast

13 6514 6515 6516 65

Lead Time 14 (hari)/ 0.47 (bulan)Service level 99.99% Z = 3.72STD 13d 65D 706Price 16.4198Order cost 100Holding cost 20%*price

207)4198,16*%20(

)100*706*2(

)Pr*%20()cos_**2(

63)47,0*65(33

)_*(33

47,0*72.3*13

_**

=

=

=

=+=+=

==

=

ROQ

ROQ

icetOrderDROQ

ROPROP

timeleaddSSROPSSSS

timeLeadZSTDSS

SS 33ROP 63ROQ 207

Catatan:

• Standar deviasi didapat dari data demand kuartal pertama tahun sebelumnya.

Untuk standar deviasi kuartal kedua akan diambil dari standar deviasi data aktual

demand kuartal pertama tahun yang sama. Begitu seterusnya.

95

• Untuk forecast periode 17 s/d 20 (kuartal kedua), akan ditentukan dari Level data

aktual demand kuartal pertama (sebelumnya). Rumusnya adalah sebagai berikut

ttt lDL )1(11 αα −+= ++

Setelah didapat Levelnya, maka level tersebut akan menjadi forecast untuk

periode 17 s/d 20. Begitu seterusnya.

• Order cost dan setup cost tidak berubah.

Dari hasil perhitungan di atas, terlihat bahwa nilai parameter yang baru jauh lebih

kecil jika dibandingkan dengan nilai parameter sebelumnya.

Tabel 3.11. Perbandingan nilai parameter lama dan baru Parameter Lama Baru Selisih

SS 400 33 367ROP 600 63 537ROQ 600 207 393

Inventory level dengan metode forecast yang baru

0

50

100

150

200

250

300

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25

Periode

Jum

lah Inventory level

ROP

Grafik 3.2. Simulasi level inventory dengan metode Forecast yang baru

Dari Grafik 3.2 di atas, maka dapat dilihat bahwa terjadinya penurunan level

inventory tetapi tidak mengurangi kualitas pelayanan atau tidak terjadi stock out.

Dengan kata lain, ketika kita menurunkan nilai-nilai parameter, kualitas pelayanan

tetap terjaga. Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya level inventory yang minus.

96

Hal lain yang dicapai dari nilai parameter yang baru adalah penurunan jumlah

inventory dalam satu periode dibandingkan dengan jika kita tetap memakai nilai

parameter yang lama.

3.1.4. Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang.

Selama ini belum semua barang stok yang dicover oleh kontark jangka panjang.

Ada beberapa alasan kenapa tidak dicover oleh kontrak jangka panjang, yaitu:

• Pemasok tidak bersedia melakukan kontrak jangka panjang karena mekanisme

kontrak yang tidak menguntungkan bagi pemasok. Tidak adanya ikatan atau

minimum pembelian dari Chevron dalam satu periode kontrak. Ketidakpastian

kuantitas pembelian dari Chevron membuat pemasok menanggung lebih besar

risiko. Pemasok harus menyetok barang di gudang apabila barang tersebut susah

didapat. Apabila tidak ada pembelian terhadap barang tersebut, atau pembelian

kurang dari perkiraan awal, maka kelebihan stok akan menjadi beban pemasok.

Melihat alasan-alasan di atas, penulis mencoba memberikan solusi mengenai

kontrak jangka panjang tersebut, yaitu:

• Adanya kepastian minimum pembelian dari Chevron. Kepastian itu didapat

dari forecast yang dibuat besama antara inventory control dengan pemasok.

• Meningkatkan rasa saling percaya antara CICO dengan pemasok dengan cara

berbagi informasi berkaitan dengan rencana kerja kedepan dari CICO.

• Adanya mekanisme pemberian diskon bagi CICO apabila pencapaian nilai

target lebih dari 70%.

3.2. Analisis Solusi Bisnis

3.2.1. Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan peraturan

perusahaan.

Setelah dilaksanakannya kebijakan-kebijakan yang menyangkut tingkat kedisiplinan

dan juga mekanisme koordinasi, maka penulis mencoba untuk memberikan

97

gambaran tentang hasil dari penerapan tersebut. Untuk lebih jelas dapat melihat

Tabel 3.12.

Pada Tabel 3.12 tersebut dapat dilihat perbandingan antara kondisi sebelum dan

sesudah adanya kebijakan. Tingkat kedisiplinan dalam pengisian usage plan

meningkat dari kondisi sebelumnya. Selain itu review meeting juga selalu dilakukan

dan berjalan lebih efektif. Tingkat akurasi forecast meningkat karena information

sharing yang telah berjalan lebih baik dan juga penggunaan metode forecast yang

lebih akurat. Dukungan dari user juga akan lebih baik terutama dalam hal forecasting

dan inventory control. Evaluasi kinerja juga dilakukan lebih baik dimana setiap pihak

(user, inventory control, procurement dan pemasok) memiliki KPI dan targetnya

masing-masing. Apabila target tercapai, maka akan ada reward bagi pihak yang

melakukan. Begitu juga sebaliknya, apabila tidak tercapai maka akan ada punishment

untuk pihak tersebut.

Tabel 3.12. Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah adanya Kebijakan

Aspek Kondisi sebelum Kondisi setelah adanya kebijakan

Pengisian usage plan tidak selalu dilakukan

Disiplin melakukan pengisian usage

plan

Review meeting Dilakukan apabila perlu

Lebih sering dilakukan dan lebih

efektif

Forecast Tingkat akurai rendah

Tingkat akurasi lebih baik

Koordinasi Informastion

sharing belum berjalan maksimal

Information sharing berjalan lebih baik

Dukungan dari user Masih kurang

dalam hal forecasting

User memiliki komitment yang kuat

dalam hal forecasting dan

inventory

Evaluasi nilai target Hanya untuk

internal departemen SCM

Disosialisasikan ke seluruh departemen dan menjadi target

bersama

Pemberian Reward and punishment Tidak ada Sudah dilakukan

98

3.2.2. Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan pemasok.

Penjelasan perbandingan antara koordinasi dalam bentuk CPFR dan VMI dapat

dilihat pada Tabel 3.13.

Tabel 3.13. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini

NO Kegiatan Kondisi saat ini Kondisi setelah penerapan CPFR

Kondisi setelah penerapan VMI

Dilakukan oleh Inventory control

Dilakukan secara bersama-sama dengan User, inventory control,

dan pemasok

Dilakukan oleh vendor dan diawasi oleh inventory control

Data usage plan tidak lengkap dengan waktu penggunaan

Data usage plan lebih terperinci dalam hal waktu penggunaan

dan jumlahnya

Data usage plan akan diolah oleh

vendor/pemasok

Forecasting

User tidak selalu mengirimkan usage plan

Disiplin dalam mengirimkan usage

plan

Disiplin dalam mengirimkan usage

plan

Kurangnya koordinasi dalam hal pembagian

informasi keadaan dilapangan

Inventory control atau buyer mengunjungi

user di lapangan sehingga mendapat informasi yang lebih

akurat

Inventory control memberikan semua

informasi yang didapat dari user ke pemasok

Jadual forecasting yang belum jelas

Forecasting diadakan setiap akhir tahun dan

dievaluasi setiap kuartal

Forecast merupakan tanggung jawab dari

pemasok

1

Masih menggunakan

metode forecast sederhana

Metode forecast lebih akurat

Pemasok akan memastikan forecast tidak akan jauh dari aktual kebutuhan

Kinerja pemasok yang belum jelas

Penyeleksian pemasok dengan syarat-syarat

yang lebih rinci

Penyeleksian pemasok lebih ketat dan

terperinci 2

Procurement

Internal lead time tidak dapat diprediksi

Internal lead time dapat dikurangi karena adanya blanked order

contract

Internal lead time dapat dikontrol oleh pemasok

sehingga kinerja pelayanan tetap memenuhi target

Tidak semua barang stok dicover oleh blanked order

contract

Persentase barang stok yang dicover

blanked order contract meningkat (target

100%)

Blanked order kontrak diganti dengan kontrak

kerja sama (out sourching)

Buyer harus mencari tahu harga

barang setiap dilakukannya

proses procurement

Harga barang tetap untuk satu periode

kontrak

Harus ada mekanisme penyesuai harga

barang apabila harga yang telah ditetapkan melebihi atau kurang dari harga pasar yang

berlaku

99

Tabel 3.13. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini (lanjutan)

NO Kegiatan Kondisi saat ini Kondisi setelah penerapan CPFR

Kondisi setelah penerapan VMI

2 Procurement

Tingkat kepercayaan buyer dengan pemasok

masih rendah

Tingkat kepercayaan buyer dengan

pemasok lebih tinggi

Buyer percaya kepada pemasok untuk

melakukan sebagian dari tugas mereka

3 Kontrak Kontrak jangka

panjang yang tidak mengikat

Kontrak jangka panjang yang

mengikat dan saling menguntungkan

Kontrak jangka panjang yang mengikat dan

saling menguntungkan

4

Pengisian Ulang

Adanya keterlambatan

pengiriman

Barang dikirim tepat waktu

Perusahaan menetapkan target KPI

Pemasok tidak siap

dengan barang stok

Pemasok harus siap setiap saat apabila ada

order

Pemasok dapat mengetahui kapan

order akan tiba

Pemasok tidak

mengetahui kondisi inventory level

Pemasok dapat memonitor inventory

level

Pemasok dapat mengatur inventory level sesuai dengan kebutuhan user dan

harus mencapai target perusahaan

Pengisian ulang

Masih melibatkan buyer untuk

menerbitkan PO

Pemasok langsung mengirimkan barang ketika sampai ROP dengan persetujuan

inventory control (adanya DO) / tidak melibatkan buyer

Keterlibatan procurement hanya di

awal pembuatan kontrak kerja sama.

5 Kebijakan

dan peraturan

Belum adanya kebijakan mengenai koordinasi

langsung dengan pemasok

Adanya kebijakan dan peraturan yang

mengatur pelaksanaan CPFR

Adanya kebijakan dan peraturan yang

mengatur pelaksanaan VMI

6 Biaya Biaya pengorderan barang adalah 20% dari harga barang

Perlu adanya pengkajian terhadap

biaya yang harus dikeluarkan (apakah lebih besar dari cara

sebelumnya atau lebih kecil)

Perlu adanya pengkajian terhadap

biaya yang harus dikeluarkan (apakah lebih besar dari cara

sebelumnya atau lebih kecil)

Kedua alternatif di atas apabila dilakukan oleh CICO akan membantu dalam

melakukan aktifitas inventory management-nya. Satu hal yang menjadi perhatian

CICO adalah seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan dan bagaimana

perbandingannya dengan biaya sistem saat ini. Tetapi biaya yang besar akan

dirasakan pada awal penerapan (jangka pendek). Untuk jangka panjang, CICO akan

dapat menghemat biaya dan meningkatakan profit perusahaannya lebih dari saat ini.

100

Untuk pemilihan alternatif, penulis mengusulkan untuk menerapkan CPFR untuk

koordinasi inventory management di CICO. Dengan adanya CPFR, maka kita dapat

memaksimalkan koordinasi antara user, inventory Control dan pemasok.

Untuk VMI, penulis menilai metode ini bisa dilaksanakan. Tetapi ada beberapa

persyaratan yang harus dipenuhi CICO, yaitu pemasok harus memiliki akses

langsung ke user dan tersedianya gudang/ tempat penyimpanan barang di lokasi kerja

(masing-masing wilayah operasi). Saat ini, pemasok tidak diizinkan untuk dapat

langsung ke lokasi kerja dan juga tidak tersedianya gudang pada lokasi kerja. Hal-hal

ini harus dipertimbangkan CICO apabila menerapkan VMI.

3.2.3. Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt’s model dan Winter’s

model)

Keuntungan yang didapat apabila menerapkan metode forecast yang baru dapat

dilihat pada Tabel 3.13.Dari tersebut terlihat jelas bahwa dengan menggunakan

metode baru yaitu Time series atau Holt’s model atau Winter model, dimana

memperhitungkan adanya kecenderungan dari data sebelumnya dan juga

memperkirakan kebutuhan akan datang, maka inventory control dan pemasok dapat

membangun forecast yang lebih akurat atau tingkat kesalahan yang rendah. Sehingga

kinerja pelayanan dari inventory management dapat meningkat. Berdasarkan analisa

tesebut, penulis mengusulkan untuk penggunaan metode forecast yang baru.

Tabel 3.14. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru

Aspek Metode sebelumnya Dengan metode baru (Time

series, Holt's model dan Winter's model)

Tingak akurasi Rendah Lebih baik dan cenderung meningkat

Waktu pengerjaan Tidak memerlukan waktu yang lama

Dengan bantuan software akan lebih cepat

Nilai parameter (SS, ROP dan ROQ)

Tidak sesuai dengan aktual kebutuhan Sesuai dengan aktual kebutuhan

Pihak yang terlibat Inventory control Inventory control, User dan pemasok

Jumlah inventory Cenderung tidak terkontrol (ada kenaikan)

Bisa dikontrol dan cenderung turun

Koreksi Forecast terkadang tidak dilakukan Selalu dilakukan

101

Tabel 3.14. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru (lanjutan)

Aspek Metode sebelumnya Dengan metode baru (Time

series, Holt's model dan Winter's model)

Pembagian jenis kebutuhan

Kebutuhan barang proyek dan rutin dijadikan satu

Pemisahan antara kebutahan proyek dengan kebutuhan rutin

Kinerja pelayanan Adanya stock out Akan lebih baik (stok out dapat diminimalisasi)

3.2.4. Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang

Untuk memperlihatkan perbedaan mekanisme pembuatan kontrak jangka panjang

sebelumnya dan mekanime baru, maka penulis merangkumnya dalam Tabel 3.15.

Tabel 3.15. Perbandingan mekanisme kontrak lama dengan kontrak baru

Aspek Mekanisme kontrak sekarang Mekanisme kontrak yang baru

Risiko

Risiko dalam kegiatan inventory management

masih belum teratasi dengan baik, seperti tidak

tersedianya barang/suku cadang pada saat

dibutuhkan.

Berusaha mengurangi risiko dengan melakukan information sharing yang lebih efektif dan

efisien.

Pembelian minimum

Tidak ada pembelian minimum

Mekanisme pembelian lebih baik karena tingkat akurasi forecast

yang tinggi

Target pemenuhan Tidak adanya target pemenuhan nilai kontrak

Apabila tercapai target nilai kontrak tercapai(misalnya 80%)

maka akan ada pemotongan harga / diskon

Jumlah barang yang dicover oleh

blanked order kontrak

Tidak semua tercover Akan meningkat

Penentuan nilai kontrak

Estimasi kasar dari inventory control dan user

Adanya koordinasi antara inventory control, user dan

pemasok

Dari tabel di atas, maka penulis mengusulkan agar CICO menggunakan mekanisme

kontrak yang baru. Dengan mekanisme kontrak yang baru tersebut, hubungan bisnis

102

antara CICO dengan pemasok dapat lebih baik karena kontrak yang dibuat dapat

saling menguntungkan.

3.2.5. Kajian Key Performance Indicator (KPI)

Untuk dapat melihat kinerja masing-masing pihak, yaitu user, inventory control dan

pemasok, maka performance indicator harus selalu dijaga. Performace indicator

tersebut adalah:

• Order fulfiment, baik dari pemasok dan juga dari inventory control. Target

dari pemenuhan order adalah 99,99%.

• Delivery On time, pengiriman barang oleh pemasok. Target pengiriman

barang oleh pemasok adalah 100% tepat waktu.

• Stock Available at warehouse, dimana targetnya adalah barang tersedia pada

saat waktu yang dibutuhkan.

• Average total inventory. Untuk PI ini, targetnya adalah terjadi penurunan

jumlah inventory setiap tahunnya.

• Annual production. PI ini tergantung dari kondisi di lapang. Pihak inventory

management tidak bisa mengontrol PI ini.

• Total usage, merupakan total pemakaian user selama satu periode. Semua

pemakaian harus dicatat dan dievaluasi.

Performance indicator sebagai faktor yang akan dipakai dalam perhitungan KPI.

Apabila performace indicator terus berada pada level yang baik (sesuai target), maka

perhitungan KPI akan memberikan hasil yang baik pula.

• Apabila order fullfilment dan delivery on time meningkat, maka service level

dapat meningkat.

• Apabila stock available at warehouse dapat dijaga pada level optimum,

dimana stok yang tersedia sesuai dengan kebutuhan user (total kebutuhan

user), maka Stock Available Ratio juga dapat meningkat.

• Average total inventory berhubungan dengan annual production. Apabila

produksi dalam satu tahun menurun, diharapkan total inventory tahun yang

sama juga menurun.

103

Delivery On time

Average Total Inventory

Annual production

Stock available at warehouse

Service Leve

Service Available Ratio

Inventory to Production Ratio

Turn Over Ratio

Order fulfillment

Total Usage

Performance Indicator

Key Performance Indicator (KPI)

Gambar 3.19. Hubungan PI dan KPI

Untuk melihat pengaruh solusi terhadap masalah yang dihadapi, maka penulis

menggambarkan diagram hubungan solusi dan hasil yang dicapai pada Gambar 3.20.

Penjelasanya adalah sebagai berikut:

• Pemakaian metode forecast yang baru telah dilakukan, maka tingkat

kesalahan dalam forecast dapat dikurangi.

• Apabila semua kebijakan telah diterapkan, maka user akan disiplin dalam

mengisi usage plan dan melaksanaan review meeting. Dengan tingkat akurasi

forecast yang meningkat maka pengorderan akan sesuai dengan kebutuhan.

Pada akhirnya jumlah inventory dapat dikontrol pada level optimal. Koreksi

level optimal pada inventory akan dapat menurunkan jumlah inventory.

• Penerapan CPFR telah dijalankan maka koordinasi antara user, inventory

control, procurement dan pemasok akan berjalan lebih efektif dan efisien.

• Mekanisme kontrak yang telah diperbaharuhi, maka kerjasama antara CICO

dengan pemasok dapat lebih ditingkatkan. Semua barang stok dapat dicover

104

oleh Blanked Order Contract dan kegiatan procurement dapat diminimalisasi

sehingga internal lead time dapat di kurangi. Internal lead time yang

berkurang akan mempercepat proses pengorderan dan pemasok juga dapat

tepat waktu untuk mengirim barang.

• Kinerja dari semua akan terus dikontrol dari hasil yang dicapai, yaitu jumlah

penurunan inventory dan kualitas pelayanan.

105