Rapat Pleno Pertama - Makrab Kapa 2015Rapat dibuka pukul 20.10 pada hari Jumat, 20 Maret 2015Evaluasi waktu: terlambat 10 menit menunggu komponen rapat yg terlambat hadirEvaluasi komponen: haadir ninda, dane, shafrian, ava, eevi, sarnab, chika, edo silvaGa dateng, widya muker , rahma telat, ijut taka da kabar

Agenda 1 : konsep makrabNinda: 1. Tempat: outdoor, rencana di wall baru untuk showcase wall baru, lokasi memungkinkan karena ada tempat datar dan rerumptan sebagai penuansaan nostalgia jalan ops (didukung dekorasi) 2. Perkiraan peserta tahun lalu: 60 alumni, total sekitar 1003. Acara: sharing alumni tentang pengalaman di Kapa, kehidupan kerja, barbeque dan api unggun, presentasi dari bp dan panitia wall, pelantikan anggota alumni yang baru lulus 4. Tanggal acara: minggu kedua bulan Mei (sekitar Sabtu, 9 atau 16 Mei 2015)5. Dekorasi (koordinasi dengan dokum dan kasi dokta) dan konsumsi menyesuaikan6. Panitia makrab ikut bantu publikasi ke alumni dan anggota7. Pre-event untuk publikasi ke anggota aktif: barbequeKak sam: mempertimbangkan venue di luar, apa pertimbangannyaKak ninda: lebih ke tema nostalgia jalan ops dengan dukungan dekorasi

Agenda 2: pembahasan jobdesc dan joblist1. Ninda PO Makrab jobdescBertanggung jawab kasi hubungan alumniBertanggung jawab atas terlaksanaya makrab alumni 2015JoblistMembuat lpjMembuat barchart globalMembentuk kepanitiaan makrabMengadakan rappatFollow up bph

(catatan :mengirim parameter kepada bp)

2. Silva ka opsJodescBertanggung jawab kepada Po dan atas kelancaran terlaksananya Makrab

Joblistmemfollow up secara berkala pj dibawah kaopsMembuat BarchartMembuat Joblist dengan mengkoordinasikan dengan pjMemantau dan mengontrol secara acara berlangsung agar terlaksana sesuai dengan joblistMembuat lpjMengadakan rapat bidangBerkoordinasi dengan sekbenMerekap rab bidang

Kak sam: cara mengontrol sblm acaraSilva: tiap sore nanya perkembangan sesuai barchart, apakah terlaksana atau tidakKak sam: bentuk hanya menanyakan? Bedanya dengan mengontrol?Silva: apabila ada kesulitan dari pj dan joblist, bisa dibantu. Kalau sudah terlaksana, di foolow upKak nninda: gmn cara yg lain tau kalau pj sudah melaksanakan joblistSilva: ada rabid berkala apabila sudah berkembang dengan jauh, perkembangan kecil lewat grupKak sam: ada masalah dadakan, bagaimana mengatasinya? Tugas ka ops hanya menanyakan? Apa butuh evaluasi?Silva: dengan arahan, rekomendasiKak sam: mengontrol dengan menanyakan,mengarahkan dan memastikan sesuai dengan barchart seluruh pj dibawah ka ops

3. Ava pj acaraJobdescBertanggung jawab kepada ka ops dan atas segala konten di acaraJoblistMembuat barchartMembuat lpjKoordinasi dengan pj lain terkait rundown acaraMembuat rundown acara dan backup rundown acaraMembuat perencanaan acaraMembuat tim kerjaMembuat tema acaraMembuat rabKak sam: tema lebih ke acara, penurunan konsep dan apa yg dilakukan. Koordinasi sesuai dengan kebutuhan. Bidang lain penunjang temaDane: kegiatan berapa lama?Ninda: mulai jam 4 persiapan, acara jam 7, rata jam 10 sudah balik

4. Edo pj dokumentasijobdeskBertanggung jawab kepada ka opsBertanggung jawab atas pendokumentasian makrabJoblistMenyortir hasil dokumentasimembuat Sop alat dokumBriefing sopBriefing targetan dokumentasiMencari alat dokumentasiMembentuk tim kerjaMembuat rabMembuat barchartMembuat lpjBerkoordinasi dengan pj dekorasi

Kak efi: gmn dengan penyiapan alat? Ke pj alat atau dokum?Edo: masuk ke pj dokum

5. Widya publicJobdesc 1Bertanggung jawab kepala Bidang penunjangJoblist 1Membuat lpjJobdesc 2Bertanggung jawab dengan Publikasi acara Joblist 2Membuat rab dan barchartMembuat tim kerjaMemfollow up tim kerjaBerkoordinasi dengan kasi alumni terkait dengan data baseBerkoordinasi dengan design jurnalistik terkait pembuatan posterBerkoordinasi dengan kasi medkom terkait sosmed kapaMembuat sop publikasiMembuat sistem registrasi pesertaMembuat publikasi acara ke anggota aktif

Efi: tanggung jawab ke anggota aktif?Dane: cara publikasi?Widya: sms, jarkom, posterNinda: masuk strategi publikasi

Ava: minta pendapaat ke alumni, masuk ke pj mana? jawab: acara, alumni bisa kasih masukanEdo: masuk strategi soal saranKak iim: cara komunikasi dengan alumni, poin utama cara memasarkan kesanggupan pj acara, dengan menjelaskan konsep acara yang matang dan inputan baru dari alumni untuk memperbaiki acara. Jangan ada pilihan untuk mengubah acara, lebih ke masukan/saran

Edo: perekapan foto masuk ke mana>

6. Rahma - Pj konsumJobdescBertanggung jawab kepada Ka ops Bertanggung jawab atas konsumsi saat acara perlangsungJoblist Membuat pilihan menuMembuat rab sementaraMembuat list kebutuhan alatMembuat tim kerjaMembuat scenario konsumsimelakukan pemensanan konsumMengambi pesanan konsumKarantina konsum dan peralatanJadwal konsumsiMembuat lpj konsumsiMembuat barchart

7. Shafrian kabid penunjangjobdescBertanggung jawab kepada po makrab alumniBertanggung jawab atas ketersediaan sarana prasarana penunjang makrab alumnijoblistMembuat lpjMembuat Barchart kabidMembuat barchart globalRapat bidangmemfollow up pj dibawah kabid penunjangMerekap rab bidang

Kak iim, ava: pembuatan rab tanggung jawab siapa? jawab: di buat oleh pj lalu direkap kabid

8. Sarnab pj dekorjobdescBertanggung jawab kepada kepala bidang penunjangBertanggung jawab atas dekorasi acara makrabjoblistMembuat lpjMembuat barchartMembuat rabberkoordinasi dengan pj lainMembentuk dan follow up tim kerjaMembuat list kebutuhan alat dekorasiMelaksanakan dekorasi dengan tim kerja

Ninda: instalasi dekor? Masuk jobdesc mana? Iim: pertanggung jawaban dekor tim kerja siapa? Pembagian ke alat dan dekor?

9. Chika sekbenJobdescBertanggung jawab kpd poBertanggung jawab atas kesekretariatan alumniBertanggung jawab atas kebendaharaan makrab alumniBertanggung jawab atas PJ dibawahnyaJoblistBerkoordinasi dengan PJ bidang lainBerkoordinasi dan mengontrol PJ DanusMembuat LPJMembuat RABMembuat BarchartMerekap LPJ dan RAB bidangNotulensi pada setiap rapatBerkoordinasi dengan sekum bpkf (surat, proposal)Mengontrol RAB bidang lainMembuat dan briefing SOP kebendaharaan dan kesekretariatan

Kak Sam: tujuan RAB apa?Chika: memastikan agar dana terkumpul sesuai RAB. Kak Sam: lo kan harus mengarahkan budget yang sesuai. Yang ngontrol barchart siapa?

Chika: mengontrol RAB bidang lain

10. Dane pj danusjobdescBertanggung jawab kepada sekbenBertanggung jawab atas terlaksananya pencarian danaJoblistMembuat strategi pencarian danaMembuat barchart pj danusMembuat barchart kegiatan pencarian danaBerkoordinasi dengan kasi pencarian dana terkait arahan dan sopBerkoordinasi dengan sekben terkait keperluan dana, rab dan penyetoran pemasukanMembuat tim kerja tetapMembuat lpj

Kak Ninda: barchart, strategi bakal beda dengan barchart keseluruhan?Kak efi: dana yang dibutuhin lebih besar dari rab , gmn cara buat ngontrol biar sesuai, sistem apa? ngelebihin dari rab Kak sam: alur kerja gimana? Bingung nyari uang berapa, starting point gimana? Menuntut rab. starting point langsung nyari dana, tim kerja buat strategi nyari dana Kak sam: ga bisa nentuin kapan danus klo tools ga dari sendiri, gmn bagusnya? Udh ada target, terus ngapain? - (alur) berkoordinasi dengan kasi pencarian dana, menentukan strategi pencarian dana, baru buat barchart, berkoordinasi dengan sekben terkait target, tim kerja, dan melaksanakan pencarian danaKak iim: target masuk joblist? Target masuk joblist, target dicapai tapi ga dilebihin masuk ke berkoordinasi dengan sekben

Kak Iim: rab pesimis itu apa?Chika: paspasan yang penting acara jalan. Iim: kalo paspasan berarti acara berjalan apa adanya. RAB pesimis gimana acara jalan tanpa ada kekurangan/kelebihanSam: RAB pesimis hanya melihat kuantitas,kalau kualitas beda tingkatnya (RAB optimis).

AlatBertanggung kabid penunjangPenyediaan, pemeliharaan, pengembalian alaT

Membuat lpjMembuat barchartTim kerjaSopalatBerkoordinasi dengan kasi alat, sekben, dekor, konsumsi dan acara terkait peralatan yang diperlukanMendata alatMeminjam alatMenchecklist alatMengkarantina alatMengontrol penggunaan alatMencuci alat yang digunakanMengembalikan alat Agenda 3: perencanaan1. PoMengadakan rapat bph pada hari kamis, 26 mei jam 7 pada tanggalMengadakan rapat pleno pada hari jumat, 4 april jam 7Follow up bph dua hari sekaliMengirimkan barchart global tanggal 20 april

2. Sekbenmengumpulan rab perkiraan pada pukul 11 malam, selasa, 24 maretmengumpulkan barchart bidang pada pukul 11 malam, minggu, 22 maretmengumpulkan rab pasti pukul 11 malam, minggu 29 maret 2015menyerahkan rab perkiraan kepada pj danus pada hari rabu, 25 maretmenyerahkan rab pasti kepada pj danus pada hari, selasa 31 maretberkoordinasi dengan sekum dan bendum mengenai sop sekbenmemfollow pj danus dua hari sekali setelah penyerahan rab perkiraan

3. Dane - DanusMembuat barchart pj danusBerkoordinasi dengan kasi pencarian danaMencari data terkait pemasukan danaBerkoordinasi dengan sekbenMenentukan tim kerja tetap

4. Silva ka opsMembuat barchart untuk ketiga pjFollow up dan menghafal joblistMemberi target ke pj dalam bentuk barchartMerencanakan rapat bidang seminggu sekali (online atau ketemu)Merekap rab perkiraan maksimal senin malam rab kirim ke email (sivlaamanat@gmail.com)Merekap rab tetap maksimal minggu malam

5. Ava pj acaraMembuat barchart pada hari sabtu, 21 maret 2015Membuat rundown sementara (berkoordinasi dengan po)Membuat tim kerjaMembuat rabBerkoordinasi dengan pj yang berkaitan dengan acara

Dane: tempat outdoor, gmn mastiin acara berjalan? tim kerja bertugas mengontrolKak sam: implementasian konsep, butuh kriteria tempatAva: butuh sound dan lain-lain? - tanggung jawab pj alat

6. Edo pj dokumMembuat barchart pada sabtu malamMembbuat rab perkiraan senin malam, rab pasti sabtu malamKoordinasi dengan kasi dokta terkait sop, targetan, dan penyortiran hasil dokumentasi Membuat tim kerja7. Shafrian kabid penunjangMembuat barchart minggu siangMengadakan rabid seminggu sekaliMerekap rab senin malamFollow up pj

Kak sam: knp harus seminggu sekali? Dasarnya apa? seminggu waktu yang efektif

8. Rahma pj konsumsiMencari tim kerjaMulai menentukan menuMembuat barchart malam sabtuMembuat rab malam seninSurvey harga makanan

9. Widya pj publikasiMembuat barchart sabtu malamMembuat rab perkiraan senin malamMembuat tim kerja sabtu minggu depanBerkoordinasi dengan kasi hubungan alumniBerkoordinasi dengan kasi medkomMembuat strategi publikasiMelakukan publikasi

10. Sarnab Pj DekorBerkoordinasi dengan pj acara terkait konsepMenentukan tim kerja sabtu minggu depanMembuat barchart sabtu malamMembuat rab kasar senin malamMembuat list kebutuhanMembuat opsi dekor berdasarkan rab

11. AlatBarchart sabtuRab kasar mingguTim kerja sabtu minggub depanBerkoordinasi dengan sekben terkait surat peminjaman alatMembuat list barang yang dibutuhkan

4: dan lain-lainNotulensi di share ke email masing-masingPenutupan rapat pleno 22.34Syafira_chika@yahoo.com