RAPAT

Operational Division-PT. MITRA HUTAMA ENGINEERING

DEFINISI

pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

TUJUAN

Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu permasalahan.

Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi.

Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat), dll.

Jenis – Jenis Rapat

a)   Berdasarkan tujuanb)   Berdasarkan sifatc)   Berdasarkan jangka waktud)   Berdasarkan frekuensie)   Berdasarkan namaf) Berdasarkan format

a)   Berdasarkan tujuan

Rapat PenjelasanRapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

Rapat Pemecahan MasalahRapat yang diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

Rapat PerundinganRapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b)    Berdasarkan sifat

Rapat formalRapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

Rapat informalRapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

Rapat terbukaRapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

Rapat tertutupRapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c)   Berdasarkan jangka waktu

Rapat mingguanRapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

Rapat bulananRapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.

Rapat semester.Rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

Rapat tahunan.Rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan jangka panjang.

d)   Berdasarkan frekuensi

Rapat rutinRapat rutin adalah rapat yang waktunya tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan, dll.

Rapat insidentalRapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e)   Berdasarkan nama

Rapat kerja.Yaitu rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

Rapat dinas.Yaitu rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

Musyawarah kerja.Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

f) Berdasarkan format

Rapat Resmi Yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.

Rapat tidak resmi Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.

Syarat – Syarat Rapat

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai

Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:a. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan

organisasi, perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.c. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat

terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka).d. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen,

moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Syarat-syarat rapat yang baik, menyangkut:a. Persiapan rapatb. Pelaksanaan rapat

a)   Persiapan rapat

1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.

2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3. Penentuan tempat.4. Akomodasi.5. Konsumsi.6. Media/peralatan.

b) Pelaksanaan rapat

1. Suasana rapat berlangsung terbuka.2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.3. Adanya kendali dari ketua rapat4. Hindarkan debat kusir.5. Bahasa harus komunikatif.6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.7. Terdapat keputusan dan kesimpulan

rapat.8. Adanya notulen.9. Acara rapat.10.Media rapat.11.Waktu.

Tipe pemimpin rapat:

Tipe otoriter Yaitu tipe pemimpin yang suka memaksakan kehendak, merasa paling berkuasa, dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya.

Tipe demokratisYaitu tipe pemimpin rapat yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok.

Tipe laizess-faireYaitu tipe pemimpin rapat yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja.

Tipe peserta rapat: Tipe pemberi semangat

Yaitu tipe peserta rapat yang memiliki kemauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakkan orang lain.

Tipe penyerangYaitu tipe peserta rapat yang selalu menentang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta yang lain.

Tipe pendengar Yaitu tipe peserta rapat yang biasanya bersifat pasif. Peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan hanya mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau saran, dan lebih bersifat pendiam.

Fungsi pemimpin rapat:

Sebagai pengarah.   Yaitu seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang  telah ditentukan dapat tercapai.

Sebagai penggerakYaitu seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat.

Fungsi peserta rapat: Sebagai penyumbang data

Yaitu dimana pendapat-pendapat yang disampaikan oleh para peserta rapat haruslah berdasarkan data-data yang benar dan rasional. Peranan para peserta rapat sebagai penyumbang data sangat penting dalam membantu pimpinan rapat untuk menentukan langkah-langkah yang diambil dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dibahas dalam rapat.

Sebagai perumus kesimpulanYaitu dimana semua saran, pendapat, ide, gagasan dari seluruh peserta rapat tentunya perlu dipertimbangkan dan didiskusikan bersama-sama, agar menghasilkan kesimpulan yang diharapkan semua pihak.

Sebagai penerima hasil rapat Yaitu dengan diadakannya suatu rapat diharapkan dapat dicapai suatu kesimpulan/keputusan yang merupakan hasil kesepakatan bersama dari peserta rapat, terhadap suatu permasalahan yang dihadapi. Oleh karena itu, hasil keputusan rapat ini harus diterima dan dijalankan oleh seluruh peserta rapat dengan senang hati, walaupun mungkin saja itu bukan merupakan saran/pendapatnya.

Diagram Kompleksitas Rapat

Strategi Kepemimpinan Rapat (1)

Mulai dan akhiri pertemuan tepat waktu

Minta seorang relawan untuk menjadi notulis, yang juga memonitor kemajuan rapat berdasarkan afenda dan menjaga ketepatwaktuan

Bukalah rapat dengan menyebutkan sasaran-sasaran dari rapat tersebut

Klarifikasi pokok pembahasan atau permasalahan

Dorong terciptanya suasana terbuka dan informal

Dorong peserta untuk turut berpartisipasi

Bahaslah pokok bahasan satu per satu dan jadilah pendengar yang baik

Hindari memotong pembicaraan peserta lain

Buatlah daftar dari topik-topik penting tetapi tidak masuk dalam agenda, untuk dibahas di waktu berbeda atau format berbeda

Strategi Kepemimpinan Rapat (2)

Rangkum secara teratur pembicaraan yang berlangsung

Ajukan pertanyaan dan beri apresiasi atas masukan yang ada

Hormati pendapat orang lain dan tunjukkan ketidaksetujuan secara bersahabat

Dukunglah opini-opini dan solusi-solusi yang berbeda dengan bukti

Strategi Kepemimpinan Rapat (3)