RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI MANAJEMENPEMELIHARAAN MESIN PERCETAKAN DIGITAL PRINTING

BERBASIS DESKTOP MENGGUNAKAN VB.NET(STUDI KASUS: CV. WUJUD UNGGUL)

Virgina Septiara1, Awalludiyah Ambarwati2, Aryo Nugroho1

1,2,3Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama1meme.virgina@gmail.com, 2ambarwati1578@yahoo.com, 3aryonugroho@narotama.ac.id

Abstrak

CV. Wujud Unggul merupakan suplier percetakan digital printing yang memfokuskan padapelayanan pemeliharaan mesin pelanggan dengan baik. Sistem yang saat ini berjalan masih manual, danpengecekan status pemeliharaan masih belum optimal. Hal tersebut mendorong kegiatan pemeliharaanmutlak dibutuhkan oleh perusahaan. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk membuat rancangbangun sebuah perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan yang dapat memberikansolusi dari permasalahan perusahaan. Rancang bangun sistem informasi manajemen pemeliharaanmenggunakan metode waterfall dengan pendekatan SSADM (Structured Systems Analysis and DesignMethod). Teknik perancangan sistem informasi berupa document flowchart, system flowchart, contextdiagram, DFD (Data Flow Diagram), CDM (Conceptual Data Model), dan PDM (Physical Data Model).Sistem informasi dikembangkan dengan pembuatan databaseyang diimplementasikan ke dalamperangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan mesin percetakan digital printing. Hasilpenelitian ini adalah perangkat lunak sistem informasi manajemen pemeliharaan berbasis desktopmenggunakan tools Microsoft Visual Basic yang sesuai kebutuhan CV. Wujud Unggul. Sistem informasiini dibuat untuk memberikan informasi mengenai status dan report pemeliharaan mesin yang dilakukanoleh teknisi kepada mesin pelanggan, penggantian sparepart yang dilakukan, penyelesaian perjalanandinas, dan komisi yang diterima teknisi.

Kata kunci : rancang bangun, sistem informasi, pemeliharaan, waterfall Pressman, SSADM, suplier, digitalprinting, vb.net, CV. Wujud Unggul

1. Pendahuluan

Berkembangnya persaingan teknologi padaera globalisasi, menuntut industri percetakan untukdapat memperoleh informasi pemeliharaan secaratepat, cepat dan relevan. Untuk mendapatkaninformasi tersebut, tentunya harus menggunakanteknologi informasi. Saat ini banyak perusahaanpercetakan yang sedang berkompetisi untukmemberikan pelayanan pemeliharaan yang optimalmelalui penggunaan dan pengembangan teknologiinformasi dalam segala bidang.

Semakin meningkatnya kebutuhan akanproduktivitas dalam penggunaan mesin percetakandan fasilitas pendukungnya, maka kebutuhan akanfungsi pemeliharaan akan semakin bertambah besar.Perkembangan ini menimbulkantantangan bagi CV.Wujud Unggul, sebagaisuplier percetakan berskalanasional,untuk dapat memenuhi kebutuhan fungsipemeliharaan dengan cara meningkatkankemampuanpemeliharaan dalam perawatan dan perbaikanmesin.CV. Wujud Unggul merupakan salah satu

perusahaan yang bergerak dalam industri percetakandigital printing, yang menjual mesin-mesin digitalprinting dan bahan consumable. Sistempemeliharaan yang saat ini berjalan pada perusahaantersebut masih bersifat manual, dan prosespengecekan status pemeliharaan mesin parapelanggan masih belum bekerja secara optimal.Dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi,sistem informasi manajemen pemeliharaan pada CV.Wujud Unggul yang dirancang sesuai dengankebutuhan perusahaan, agar memudahkan dalammengontrol pemeliharaan mesin-mesin digitalprinting milik para pelanggan. Sistem informasimanajemen pemeliharaan yang baru merupakansolusi dari permasalahan perusahaan saat ini.

Untuk mengatasi masalah yang dihadapiperusahaan, maka dibuatsistem informasimanajemen pemeliharaan berbasis desktopmenggunakan tools VB.Net. Fitur yang dimilikiperangkat lunak ini antara lain, informasi mengenaistatus dan report pemeliharaan mesin yangdilakukan oleh teknisi kepada mesin pelanggan,

penggantian sparepart yang dilakukan, penyelesaianperjalanan dinas, dan komisi yang diterima teknisi.

Pada penelitian terdahulu yang berjudulPerancangan Sistem Informasi Perawatan MesinProduksi (Studi Kasus di Divisi Teknik/MaintenancePT. Indonesia Steel Tube Works, Ltd, Semarang)meneliti tentang sistem sebelumnya masih dilakukanmanual yaitu pencatatan pada buku dan kertas dapatmenimbulkan hal negatif. Sulitnya melakukanpencarian data lampau dan pembuatan laporankarena data yang diperlukan untuk membuatnyatidak tersusun dengan baik (Aminnudin, 2008).Keluaran penelitian tersebut berupa aplikasi programMaintenance Information System yang menyediakanfasilitas untuk mengelola informasi perawatan mesinproduksi. Penelitian sebelumnya menjelaskan bahwasistem informasi juga sangat dibutuhkan sebagaisolusi proses bisnis perusahaan dalam segala bidang,dimana perusahaan yang bergerak di bidangpercetakan saat ini kurang menghiraukannya.

Pada penelitian ini, dilakukan rancang bangunsistem informasi manajemen pemeliharaan padamesin-mesin digital printing milik pelanggan,menggunakan toolsMicrosoft Visual Basic. Tahapanselanjutnya dapat digunakan untuk saran kepadaperusahaan agar dapat memperbaharui sistem yanglama. Tujuan dari penelitian ini adalah membuatrancang bangun sistem informasi manajemenpemeliharaan yang dapat memberikan solusi daripermasalahanpada CV. Wujud Unggul sebagaisuplier percetakan digital printing.

2. Metode

Model perancanganpenelitian ini mengadopsipendekatan sistematis SSADM dari metodewaterfall yang dipopulerkan oleh Pressman (2010).Pada rancang bangun sistem informasi manajemenpemeliharaan ini 5 (lima) tahapan,yaitu:communication, planning, modeling,construction, dan deployment. Untuk selanjutnya,digambarkan bagan alir penelitian pada Gambar 1.

Gambar 1. Bagan Alir PenelitianCommunication

Merupakan tahap awal dalam penelitian,dimulai dari berkomunikasi dengan perusahaanuntuk mengerti dan memahami maksud serta tujuanutama pembuatan rancang bangunsistem manajemenpemeliharaan. Selain itu, juga untuk pengumpulaninformasi dan data-data yang diperlukan sertamenyusun dan menganalisa kebutuhan pengguna(user requirement). Ada 2 (dua) tahapan dalamteknik pengumpulan data, antara lain:a. Tahap Wawancara

Wawancara adalah tahapan dalam metodepengumpulan data yang dilakukan gunamendapatkan informasi yang akurat, dilakukanlangsung terhadap narasumber yaitu supervisorteknisi (technical).

b. Tahap Studi Literatur dan DokumentasiStudi literatur adalah pencarian referensi teoriyang relevan dengan kasus atau masalah yangditemukan, berisi teori tentang: pemeliharaansecara umum, digital printing, sistem informasipemeliharaan. Tujuannya adalah untukmemperkuat permasalahan yang diteliti sertasebagai dasar teori dalam melakukan penelitianrancang bangun sistem pada manajemenpemeliharaan. Sedangkan dokumentasi padapenelitian ini dimaksudkan untuk pengumpulandata-data atau dokumen yang dibutuhkan dalampembuatan rancang bangun sistem manajemenpemeliharaan yang baru yang didapatkan dariCV. Wujud Unggul.

PlanningTahapan ini merupakan tahap lanjutan dari

communication. Hasil dari tahap planning berupadokumen kebutuhan pengguna (seperti: data yangberhubungan dengan keinginan pengguna dalampembuatan perangkat lunak, asumsi-asumsi, danrencana yang dilakukan).Gambaran sementara untukperancangan sistem ini terlihat seperti pada BlokDiagram seperti pada Gambar 2.

Gambar 2.Blok Diagram Penelitian

Penelitian ini juga menggunakan beberapa tools,antara lain:

Output :Laporan Pegawai,Laporan Pelanggan,LaporanMesin,Laporan Job Order,Laporan Komisi,LaporanPenggantianSpare part,Laporan PerjalananDinas,Laporan StatusPemeliharaanMesin.

Proses

Pengolahan DataMaster

Pembuatan SuratJalan

Pembuatan JobOrder

PenghitunganKomisi

Penghitungan BiayaPerjalanan Dinas

Input data:PegawaiPelangganMesinSpare partTarif komisiTarifperjalanandinas

a. Microsoft Visio 2007, digunakan dalampembuatan document flow, system flow, diagramberjenjang, dan perancangan user interface.

b. Power Designer 6 dan 15, digunakan dalampembuatan context diagram, DFD (Data FlowDiagram), CDM (Conceptual Data Model), danPDM (Physical Data Model).

c. Microsoft Visual Basic Studio, digunakan dalamimplementasi pembuatan perangkat lunak.

ModelingPembuatan model atau sketsa dimulai agar

peneliti dapat lebih mudah memahami permasalahanyang ada pada CV. Wujud Unggul. Kemudiandesain dibuat agar dapat menerjemahkan syaratkebutuhan yang diinginkan pengguna.Rangkaiantahapan perancangan sistem yang nantinya dibuatdalam bentuk model, meliputi: pembuatan alurdokumen (flowchart document), pembuatan alursistem aplikasi (system flow), diagram berjenjang,context diagram,DFD Level 0, DFD Level 1, CDM(Conceptual Data Model), PDM (Physical DataModel), struktur tabel, perancangan user interface,dan perancangan laporan keluaran sistem.

ConstructionPada tahap construction ini, peneliti

memulai mengimplementasikan perancangan yangdirancang dalam pembuatan kode (coding) baiksecara manual atau otomatis. Perangkat lunak yangdibangun dengan perancangan sistem informasimanajemen pemeliharaan ini berbasis desktop danmenggunakan Microsoft Visual Basic Studio, danmenggunakan MySQL sebagai database-nya.Apabila sudah selesai, maka pengujian (testing)harus langsung dilakukan.

Pengujian yang dilakukan dalam penelitianini adalah pengujian black-box (Pressman, 2010).Guna dari uji coba black-box adalah untukmeminimalisir kesalahan dalam coding danmenghasilkan perangkat lunak yang sesuai dengankebutuhan CV. Wujud Unggul dalam bidangmanajemen pemeliharaannya.

DeploymentSelanjutnya adalah tahapan deployment,

yang merupakan tahapan akhir dari penelitiandengan menggunakan model perancangan waterfall,juga menjadi tahapan akhir dalam rancang bangunperangkat lunak sistem informasi manajemenpemeliharaan. Setelah melakukan analisis, desain,dan coding (implementasi), maka perangkat lunakdengan menggunakan sistem yang barudiimplementasikan dan digunakan oleh pengguna.Perangkat lunak yang sudah dibangun dandiimplementasikan wajib dilakukan pemeliharaanatau maintenancesecara rutin.

3. Hasil Dan Pembahasan

Berdasarkananalisa yang dilakukanpadatahapan communication, maka didapat hasilwawancara dengan pihak terkait yakni supervisorteknisi CV. Wujud Unggul. Hasil wawancara diolahsedemikian rupa untuk mendapatkan alur prosesbisnis perusahaan pada saat sistem yang lama masihberjalan. Peneliti dapat menganalisa lebih lanjutpada tahapan planning, dimulai dari analisakebutuhan, asumsi-asumsi yang digunakan, dananalisa pengguna. Selanjutnya, penelitimenggambarkannya dalam documentflowchart.Document flowchart kunjungan teknisidiperlihatkan pada Gambar 3, menjelaskan urutanprosedur yang dilakukan pada saat pemeliharaanterhadap mesin pelanggan akan dilakukan.

Document flowchart kunjungan teknisiadalah prosedur awal saat teknisi mendapat joborder. Dimulai dari persiapan spare part, pembuatansurat jalan, pembuatan form job order sebelumkeberangkatan, hingga bekal uang saku saat teknision-site ke luar kota/pulau. Semua dipersiapkansesuai dengan kebutuhan masing-masing kategoripemeliharaan. Kategori pemeliharaan ada 3 (tiga),yaitu: instalasi, service, maintenance. Instalasiadalah perakitan mesin digital printing danpemasangannya, service adalah pemeliharaan mesindigital printing yang dikenakan biaya karena masagaransi telah habis/tidak berlaku, dan maintenanceadalah pemeliharaan mesin digital printing yangtidak dikenakan biaya karena masa garansi masihberlaku. Masa garansi mesin adalah 1 tahun daritanggal beli/tanggal invoice.

Untuk document flowchart pemeliharaanmenunjukkan urutan prosedur saat pemeliharaandilakukan hingga selesainya pemeliharaan mesinpelanggan yang dilakukan tersebut. Documentflowchart pemeliharaan ditampilkan pada Gambar 4.

Tahapan selanjutnya adalah pembuatancontext diagram penelitian ini yang dirancang daridocument flowchart yang dijabarkan sebelumnya.Terdapat 7 (tujuh) entitas yang berperan dalamsistem ini, yaitu pelanggan, admin teknisi, adminnota, technical, HRD, finance accounting, danDirektur. Seluruh kegiatan yang terjadi dalam sisteminformasi manajemen pemeliharaan ini dapat dilihatpadadiagram konteks (Gambar 5), selanjutnyadilakukan perancangan database(Gambar 6) danperancangan user interface(Gambar 7), sertaimplementasi ke dalam perangkat lunak berbasisVB.Net (Gambar 8).

4. Kesimpulan dan Saran

1. Analisa kebutuhan sistem informasipemeliharaan pada CV. Wujud Unggul dilakukanmelalui tahapan communication terhadapsupervisor teknisi yang bersangkutan, supayapeneliti mengetahui sistem yang sedang berjalanpada perusahaan saat ini, dan memahamipermasalahan yang muncul akibat sistem lama.

Kemudian peneliti melakukan pengumpulandata-data yang diperlukan.Data-data ataudokumen yang dikumpulkan peneliti berupasurat jalan, laporan komisi, form bon sementara,formjob order, data surat tugas luar kota/pulau,dan form penyelesaian biaya perjalanan dinas.

2. Sebuah perancangan user interface dan databaseyang mampu menunjang kebutuhan CV. WujudUnggul dalam pemeliharaan mesin pelanggan.Tampilan rancangan dokumen laporan keluaransistem dan rancangan user interface lebihinformatif, adanya pengamanan sistem loginpada setiap pengguna dan pengaksesan database.

3. Perangkat lunak yang menggunakan bahasapemograman Visual Basic yang sesuai dengantampilan desktop dengan rancangan userinterface dan database yang dibuat sebelumnya,untuk dapat menghasilkan dokumen laporanberupa: laporan pegawai, laporan pelanggan,laporan mesin, laporan job order, laporanpenggantian spare part, laporan komisi, laporanperjalanan dinas, laporan status penyelesaianpemeliharaan mesin.

Adapun saran-saran konstruktif oleh penelitiuntuk CV.Wujud Unggul dalam mendukung hasildari analisis dan perancangan sistem informasimanajemen pemeliharaan yang baru adalah:1. Menambahkan fiturlaporan mesin pelanggan

untuk dapat mengetahui mesin-mesin yangdimiliki para pelanggan secara akurat.

2. Menambah formsurat kuasa dalam sistemkomisi dan perjalanan dinas, apabila rekeningyang diberikan teknisi untuk transferadalahbukan rekening sendiri.

3. Mengembangkan dan mengimplementasikansistem informasi manajemen pemeliharaanCV. Wujud Unggul ke dalam basis web.

Daftar Pustaka

Aminnudin, Salim, 2008,Perancangan SistemInformasi Perawatan Mesin Produksi(Studi Kasus di Divisi Teknik/MaintenancePT. Indonesia Steel Tube Works, Ltd,Semarang),diperoleh darihttp://eprints.undip.ac.id/6958/, Diaksestanggal 25 September 2014

Corder, Antony,1992, Teknik ManajemenPemeliharaan, Jakarta: Erlangga.

Goodland, Mike., dkk, 1995,SSADM a PracticalApproach, Vers. 4, New York: McGrawHill Inc.

Pressman, Roger S, 2010,Software Engineering: APracticioner's Approach, 7th Edition, NewYork: McGraw-Hill Inc.

Shelly, Gary B., dan Harry J. Rosenblatt,2010,Systems Analysis and Design, VideoEnhanced (8th Edition), Boston: CengageLearning Inc.

Septiara, Virgina, dan Awalludiyah Ambarwati.Perancangan Sistem Informasi ManajemenPemeliharaan Pada Suplier Mesin DigitalPrinting (Studi Kasus: CV. Wujud Unggul).Surabaya: Magister Manajemen TeknologiInstitut Teknologi Sepuluh Nopember.,ISBN: 978-602-70604-1-8, 2015.

Gambar 3. DocumentFlowchart Kunjungan Teknisi

Gambar 4. DocumentFlowchart Pemeliharaan

Gambar 5. Context Diagram

Gambar 6. Conceptual Data Model (CDM)

data roledata hak akses

data pelanggan

data pegawai

laporan komisi

laporan perjalanan dinas

laporan pelanggan

laporan status penyelesaian pemeliharaan

laporan penggantian sparepartslaporan mesin

data master komisi

data tarif perjalanan dinas

laporan penggantian spareparts

laporan perjalanan dinaslaporan komisi

laporan job orderkonfirmasi login

periode

laporan pegawai

laporan mesinlaporan pelanggan

laporan komisi

username password

laporan perjalanan dinas

laporan job order

laporan komisi

konfirmasi login

periode

username password

username password

periodelaporan job order

konfirmasi login

username password

laporan status penyelesaian pemeliharaan

data tarif komisi

data detail surat jalan

data perjalanan dinas

data STDLKPdata spareparts

data mesinusername password

periodekonfirmasi login

data job orderdata master surat jalan

data jabatanperiodeusername password

periodekonfirmasi login

laporan penggantian spareparts

laporan job order

laporan perjalanan dinas

periodekonfirmasi loginlaporan perjalanan dinaslaporan penggantian spareparts

laporan status penyelesaian pemeliharaan

laporan job order

laporan job order

username password

konfirmasi loginlaporan pegawai

laporan perjalanan dinas

Finance Accounting

Pelanggan

Technical

Admin Nota

Admin Teknisi

Direktur

HRD

0

Sistem Informasi Manajemen PemeliharaanCV Wujud Unggul

+

Relation_110

Relation_354

Relation_363

Relation_370Relation_371

Relation_379

Relation_380

Relation_382

Relation_386

Relation_390

Relation_391

Relation_394

Relation_397

Relation_400

Relation_401

Relationship_17

Pelangganid_pelanggannm_perusahaanalamat_perusahaankota_perusahaanphone_perusahaanfax_perusahaannm_pelangganhp_pelangganemail_pelanggancatatan_pelangganusername_pelpassword_pel...

Job Orderid_jobordertgl_joborderstatusreportreasonpre_diagnosekategori_jobstatus_jobpointparam1param2param3ket_mcekket_tambahantgl_belitgl_akhir_garansiket_garansikomisi_jobacc_dir1acc_fa1acc_spvacc_at1...

<pi>

Sparepartspn_sparepartsnm_sparepartsket_spareparts

Pegawainikno_ktpnm_pegawaitempat_lahirtgl_lahirjns_kelamintlp_pegawaitgl_mulaikerjausernamepasswordalamat_pegagamapendidikangolongan...

Mesinsn_mesinmerk_mesintype_mesinfirm_versdongle_mesincatatan_mesin

Tarif Perjalanan Dinasid_tperdinnm_tarifperdintarif_perdinkotakategori_perdincatatan_tperdin

<pi>

Jabatanid_jabatanjabatandeskripsi_jab...

Master Komisiid_komisiperiode_komisitotal_komisifee_spv...

<pi>

Perjalanan Dinasid_perdintgl_perdintiket_dari1tiket_ke1tgl_tiket1nominal_tiket1ket_tiket1tiket_dari2tiket_ke2tgl_tiket2nominal_tiket2ket_tiket2tiket_dari3tiket_ke3tgl_tiket3nominal_tiket3ket_tiket3tiket_dari4tiket_ke4tgl_tiket4nominal_tiket4ket_tiket4tiket_dari5tiket_ke5tgl_tiket5nominal_tiket5ket_tiket5total_tikettaxibbmparkirtolsewa_motortotal_transpket_transpbiaya_hoteluang_makanuang_sakumakanminumairport_taxentertainmentlaundrylainlaintotal_biayaket_biayajumlah_biayasisa_kasbonkendaraantgl_bbmq_literkilo_meteraverageket_bbmstatus_perdin

<pi>

Tarif Komisiid_tkomisinm_komisitarif_komisicatatan_komisikategori_komisi...

<pi>

Master Surat Jalanno_sjqty_totaltgl_sjcatatan_sjkategori_sj...

<pi> VA25N5DVA250VA25

Detail Surat Jalanid_detsjqty

<pi> NO11N4

STDLKPno_sttgl_sttgl_brkttgl_kembalijam_brktjam_kembalitotal_kasbonacc_hrdacc_fa2acc_dir2acc_at2...

<pi>Role

id_rolenm_roledeskripsicat_role

<pi>

Hak Aksesid_hakwaktu_akses

Gambar 7. Perancangan User Interface

Gambar 8. Implementasi Perangkat Lunak