rancang bangun aplikasi pengendalian...

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN

OBAT DENGAN METODE REORDER POINT UNTUK

MENGURANGI STOCKOUT PADA RSIA ARAFAH ANWAR

MEDIKA

TUGAS AKHIR

Program Studi

S1 Sistem Informasi

Oleh:

YUDA PRADHIKA BINGKARA

14410100184

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

2019

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN OBAT

DENGAN METODE REORDER POINT UNTUK MENGURANGI

STOCKOUT PADA RSIA ARAFAH ANWAR MEDIKA

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program

Sarjana Sistem Informasi

Disusun Oleh:

Nama : Yuda Pradhika Bingkara

Nim : 14410100184

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA

2019

“Dreams never hurt anybody if he keeps working right behind the dream to

make as much of it come real as he can.”

“Mimpi tidak pernah menyakiti siapa pun jika dia terus bekerja tepat di belakang

mimpinya untuk mewujudkannya semaksimal mungkin.”

(F. W. Woolworth)

i

ABSTRAK

Rumah Sakit Ibu dan Anak Arafah Anwar Medika merupakan sebuah

organisasi yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat. Salah satu dari

pelayanan tersebut yaitu Instalasi Farmasi. Instalasi Farmasi memiliki kontribusi

besar dalam keuangan rumah sakit. Permasalahan yang terdapat pada RSIA

Arafah Anwar Medika adalah pengadaan dilakukan ketika stok mendekati habis,

serta pengadaan obat dilakukan sesuai dengan perkiraan dari data penjualan pada

bulan sebelumnya. Pengelolaan persediaan yang belum optimal menyebabkan

terjadinya stockout dan melakukan pembelian secara cito untuk memenuhi

kebutuhan pasien.

Berdasarkan Permasalahan diatas RSIA Arafah Anwar Medika

membutuhkan suatu sistem pengendalian persediaan obat agar persediaan obat

tidak terjadi stockout. Hal tersebut dapat dicapai melalui rancang bangun suatu

aplikasi yang dapat mengendalikan persediaan dengan menggunakan beberapa

metode. Metode yang akan digunakan adalah metode Reorder Point untuk

menentukan titik pemesanan kembali, serta Always-Better Control (ABC) untuk

menentukan prioritas obat yang dipesan terlebih dahulu.

Berdasarkan dari hasil pengujian sistem yang dilakukan didapatkan

bahwa aplikasi pengendalian persediaan obat dapat memberikan notifikasi kepada

Bagian Gudang ketika obat berada dibawah Reorder Point sehingga dapat

melakukan pemesanan obat sebelum obat habis, serta aplikasi dapat memberikan

rujukan obat mana yang akan dibeli terlebih dahulu sesuai dengan klasifikasi

ABC, dan aplikasi dapat membantu memperkirakan jumlah kebutuhan obat yang

dipesan.

Kata Kunci: Pengendalian, Persediaan, Reorder Point

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah

Subhanahu Wa Ta’ala, atas karunia dan rahmatNya akhirnya penulis dapat

menyelesaikan Tugas Akhir beserta laporannya yang berjudul : “Rancang Bangun

Aplikasi Pengendalian Persediaan Obat Dengan Metode Reorder Point untuk

mengurangi stockout pada RSIA Arafah Anwar Medika”.

Dalam pelaksanaan Tugas Akhir maupun pembuatan laporan Tugas

Akhir ini, berbagai pihak telah banyak memberikan dorongan, bantuan, serta

masukan sehingga dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih

yang sebesar-besarnya kepada:

1. Ayahanda yang penulis banggakan, dan Ibunda tercinta yang telah memberikan

dukungan dan pengorbanan serta kasih sayang yang tak terhingga banyaknya

sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini dengan baik.

2. Bapak Ir. Henry Bambang Setyawan, M.M, selaku Dosen Pembimbing I yang

telah meluangkan banyak waktu untuk memberikan pengetahuan dan

bimbingannya yang sangat bermanfaat sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini.

3. Ibu Vivine Nurcahyawati, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing II atas segala

motivasi, semangat, dan sabar dalam memberikan berbagai masukan, saran dan

waktu yang diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

4. Kepada Ibu Tan Amelia, S.Kom, M.MT, selaku Dosen Pembahas yang telah

banyak memberikan masukan kepada penulis.

iii

7. Teman-teman tercinta yang selalu menemani dan memberikan semangat kepada

penulis dalam pengerjaan Tugas Akhir ini

8. Berbagai pihak yang telah membantu penyusun laporan ini yang tidak dapat

disebutkan satu-persatu

Penulis menyadari bahwa dalam laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari

sempurna karena terbatasnya kemampuan dan pengalaman peneliti. Namun

demikian peneliti berharap semoga memberikan manfaat dalam membangun

keilmuan, masyarakat, bangsa, dan negara. Semoga Allah Meridhoi. Aamiin.

Surabaya, Agustus 2019

Penulis

iv

DAFTAR ISI

Halaman ABSTRAK ............................................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ vii

DAFTAR TABEL .................................................................................................. xi

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................ 1

1.1. Latar Belakang .......................................................................................... 1

1.2. Rumusan Masalah ..................................................................................... 5

1.3. Batasan Masalah ........................................................................................ 5

1.4. Tujuan ........................................................................................................ 6

1.5. Manfaat ...................................................................................................... 6

BAB II LANDASAN TEORI .................................................................................. 7

2.1. Obat ........................................................................................................... 7

2.2. Persediaan .................................................................................................. 8

2.3. Pengendalian Persediaan ........................................................................... 8

2.4. Metode Reorder Point ............................................................................... 8

2.5. Safety Stock ............................................................................................. 10

2.6. Service Level ........................................................................................... 11

2.7. Lead Time ................................................................................................ 13

2.8. Analisis Always-Better Control (ABC) ................................................... 13

2.9. System Development Life Cycle (SDLC) ................................................ 19

v

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ....................................... 22

3.1. Analisis Sistem ........................................................................................ 23

3.1.1. Analisis Proses Bisnis ..................................................................... 24

3.1.2. Analisis Kebutuhan Pengguna ........................................................ 29

3.1.3. Analisis Kebutuhan Fungsional ...................................................... 31

3.1.4. Analisis Kebutuhan Non Fungsional .............................................. 32

3.1.5. Analisis Kebutuhan Sistem ............................................................. 33

3.1.6. Desain Arsitektur ............................................................................ 34

3.1.7. Blok Diagram .................................................................................. 36

3.2. Desain Sistem .......................................................................................... 43

3.2.1. System Flow .................................................................................... 43

3.2.2. Data Flow Diagram (DFD) ............................................................ 58

3.2.3. Contect Diagram ............................................................................. 58

3.2.4. Diagram Berjenjang ........................................................................ 59

3.2.5. Data Flow Diagram Level 0 ........................................................... 60

3.2.6. Data Flow Diagram Level 1 ........................................................... 61

3.2.7. Conceptual Data Model (CDM) ..................................................... 65

3.2.8. Physical Data Model (PDM) .......................................................... 67

3.2.9. Struktur Tabel.................................................................................. 69

3.2.10. Desain Input/Output .................................................................... 76

3.2.11. Desain Uji Coba .......................................................................... 85

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI ..................................................... 87

4.1. Implementasi Sistem ............................................................................... 87

vi

4.1.1. Halaman Login ................................................................................ 87

4.1.2. Halaman Master Obat ..................................................................... 88

4.1.3. Halaman Master Supplier ................................................................ 89

4.1.4. Halaman Master Service Level ........................................................ 90

4.1.5. Halaman Transaksi Penjualan ......................................................... 91

4.1.6. Halaman Data Permintaan............................................................... 91

4.1.7. Proses Perhitungan Reorder Point dan Klasifikasi ABC ................ 92

4.1.8. Halaman Transaksi Pemesanan ....................................................... 93

4.1.9. Halaman Transaksi Penerimaan Obat ............................................. 94

4.1.10. Laporan Persediaan Obat ............................................................. 95

4.1.11. Laporan Penjualan ....................................................................... 96

4.1.12. Laporan Klasifikasi ABC ............................................................ 97

4.1.13. Laporan Penerimaan Obat ........................................................... 97

4.2. Pengujian Sistem ..................................................................................... 98

BAB V PENUTUP .............................................................................................. 108

5.1. Kesimpulan ............................................................................................ 108

5.2. Saran ...................................................................................................... 108

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 109

vii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3. 1 Tahapan Penelitian ........................................................................... 22

Gambar 3. 2 Document Flow proses bisnis RSIA Arafah Anwar medika ............ 26

Gambar 3. 3 Desain Arsitektur.............................................................................. 35

Gambar 3. 4 Blok Diagram Pengendalian Persediaan .......................................... 36

Gambar 3. 5 Blok Diagram Pengendalian Lanjutan ............................................. 37

Gambar 3. 6 System Flow Mengelola Master Obat .............................................. 46

Gambar 3. 7 System Flow Mengelola Master Supplier ........................................ 47

Gambar 3. 8 System Flow Mengelola Data Karyawan ......................................... 48

Gambar 3. 9 System Flow Mengelola Data Service Level .................................... 49

Gambar 3. 10 System Flow Penjualan Obat .......................................................... 50

Gambar 3. 11 System Flow Pengecekan Stok ....................................................... 51

Gambar 3. 12 System Flow Pemesanan Obat ........................................................ 52

Gambar 3. 13 System Flow Penerimaan Obat ....................................................... 53

Gambar 3. 14 System Flow Melihat Laporan Persediaan Obat ............................. 54

Gambar 3. 15 System Flow Melihat Laporan Penjualan Obat .............................. 55

Gambar 3. 16 System Flow Melihat Laporan Klasifikasi ABC ............................ 56

Gambar 3. 17 System Flow Melihat Laporan Penerimaan Obat ........................... 57

Gambar 3. 18 Context Diagram ............................................................................ 59

Gambar 3. 19 Diagram Berjenjang ....................................................................... 60

Gambar 3. 20 Data Flow Diagram level 0 ........................................................... 61

Gambar 3. 21 Data Flow Diagram level 1 mengelola data master ....................... 62

viii

Gambar 3. 22 Data Flow Diagram level 1 Transaksi Penjualan .......................... 62

Gambar 3. 23 Data Flow Diagram level 1 Perhitungan Reorder Point dan

Klasifikasi ABC .................................................................................................... 63

Gambar 3. 24 Data Flow Diagram level 1 Pemesanan Obat ................................ 64

Gambar 3. 25 Data Flow Diagram level 1 Penerimaan Obat ............................... 64

Gambar 3. 26 Data Flow Diagram level 1 Pembuatan laporan ............................ 65

Gambar 3. 27 CDM ............................................................................................... 66

.Gambar 3. 28 PDM .............................................................................................. 68

Gambar 3. 29 Desain halaman login ..................................................................... 76

Gambar 3. 30 Desain halaman master obat ........................................................... 77

Gambar 3. 31 Desain Tambah Data Obat ............................................................. 77

Gambar 3. 32 Desain Halaman Supplier. ............................................................. 78

Gambar 3. 33 Desain halaman Penjualan ............................................................. 79

Gambar 3. 34 Desain Halaman Data Permintaan.................................................. 79

Gambar 3. 35 Desain Halaman Service Level ....................................................... 80

Gambar 3. 36 Desain halaman Transaksi PO........................................................ 81

Gambar 3. 37 Desain Tambah Data PO ................................................................ 81

Gambar 3. 38 Desain Transaksi Penerimaan ........................................................ 82

Gambar 3. 39 Desain Tambah Penerimaan ........................................................... 82

Gambar 3. 40 Desain Laporan Klasifikasi ABC ................................................... 83

Gambar 3. 41 Desain Laporan Penjualan .............................................................. 83

Gambar 3. 42 Desain Laporan Persediaan ............................................................ 84

Gambar 3. 43 Desain Laporan Penerimaan Obat .................................................. 84

Gambar 4. 1 Halaman Login ................................................................................. 87

ix

Gambar 4. 2 Halaman Master Obat....................................................................... 88

Gambar 4. 3 Halaman Form Tambah Obat ........................................................... 88

Gambar 4. 4 Halaman Master Supplier ................................................................ 89

Gambar 4. 5 Halaman Ubah Data Supplier ........................................................... 89

Gambar 4. 6 Halaman Master Service Level ......................................................... 90

Gambar 4. 7 Form Mengaktifkan Service Level ................................................... 90

Gambar 4. 8 Halaman Transaksi Penjualan .......................................................... 91

Gambar 4. 9 Halaman Data Permintaan ................................................................ 92

Gambar 4. 10 Halaman Notifikasi perhitungan Safety Stock dan Reorder Point . 92

Gambar 4. 11 Halaman Notifikasi perhitungan Klasifikasi ABC ........................ 93

Gambar 4. 12 Halaman Transaksi Pemesanan ...................................................... 93

Gambar 4. 13 Halaman Tambah Pemesanan ........................................................ 94

Gambar 4. 14 Halaman Transaksi Penerimaan Obat ............................................ 94

Gambar 4. 15 Form penerimaan obat ................................................................... 95

Gambar 4. 16 Laporan Persediaan Obat ............................................................... 96

Gambar 4. 17 Laporan Penjualan .......................................................................... 96

Gambar 4. 18 Laporan Klasifikasi ABC ............................................................... 97

Gambar 4. 19 Laporan Penerimaan Obat .............................................................. 97

Gambar 4. 20 Informasi pengelolaan data obat .................................................... 98

Gambar 4. 21 Informasi pengelolaan data supplier .............................................. 99

Gambar 4. 22 Informasi berhasi menyimpan penjualan ..................................... 100

Gambar 4. 23 Berhasil mencetak nota penjualan. ............................................... 100

Gambar 4. 24 Berhasil menghitung Safety Stock dan Reorder Point ................. 101

Gambar 4. 25 Informasi ketika berhasil menghitung Klasifikasi ABC .............. 101

x

Gambar 4. 26 Informasi pesan ketika stok obat dibawah Reorder Point............ 102

Gambar 4. 27 Notifikasi ketika stok obat dibawah mencapai Reorder Point ..... 102

Gambar 4. 28 Informasi ketika PO telah diproses .............................................. 103

Gambar 4. 29 Berhasil mencetak PO .................................................................. 103

Gambar 4. 30 Tampilan ketika transaksi penerimaan berhasil. ......................... 104

Gambar 4. 31 Tampilan cetak penerimaan obat.................................................. 104

Gambar 4. 32 Laporan Persediaan Obat ............................................................. 105

Gambar 4. 33 Laporan klasifikasi ABC .............................................................. 106

Gambar 4. 34 Laporan Penjualan ........................................................................ 107

Gambar 4. 35 Laporan penerimaan Obat ............................................................ 107

xi

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1. 1 Daftar stok kosong persediaan obat. ...................................................... 3

Tabel 1. 2 Klasifikasi ABC. .................................................................................... 4

Tabel 2. 1 Tabel kebutuhan rata-rata obat Ponsamic ............................................ 12

Tabel 2. 2 Klasifikasi ABC ................................................................................... 14

Tabel 2. 3 Tabel Penjualan Obat periode Juli 2018-Juni 2019 ............................. 15

Tabel 2. 4 Akumulasi nilai persediaan .................................................................. 16

Tabel 2. 5 Klasifikasi ABC ................................................................................... 17

Tabel 2. 6 Klasifikasi ABC terhadap nilai dari investasi. ..................................... 17

Tabel 2. 7 Klasifikasi Hasil ABC. ......................................................................... 18

Tabel 3. 1 Identifikasi Masalah ............................................................................. 27

Tabel 3. 2 Analisis Kebutuhan Pengguna ............................................................. 29

Tabel 3. 3 Struktur Tabel Karyawan ..................................................................... 69

Tabel 3. 4 Struktur Tabel Jabatan ......................................................................... 69

Tabel 3. 5 Struktur Tabel Obat .............................................................................. 70

Tabel 3. 6 Struktur Tabel Jenis_satuan ................................................................. 70

Tabel 3. 7 Struktur Tabel Kartu_stok .................................................................... 71

Tabel 3. 8 Struktur Tabel Supplier ........................................................................ 71

Tabel 3. 9 Struktur Tabel Penjualan ...................................................................... 71

Tabel 3. 10 Struktur Tabel Detil_penjualan .......................................................... 72

Tabel 3. 11 Struktur Tabel Permintaan ................................................................. 72

Tabel 3. 12 Struktur Tabel Klasifikasi ABC ......................................................... 73

xii

Tabel 3. 13 Struktur Tabel Kebutuhan .................................................................. 73

Tabel 3. 14 Struktur Tabel PO .............................................................................. 74

Tabel 3. 15 Struktur Tabel Detil_PO .................................................................... 74

Tabel 3. 16 Struktur Tabel Penerimaan................................................................. 75

Tabel 3. 17 Struktur Tabel Detil_Penerimaan....................................................... 75

Tabel 3. 18 Struktur Tabel Service Level .............................................................. 75

Tabel 3. 19 Desain Uji Coba ................................................................................. 85

Tabel 4. 1 Pengujian terhadap pengelolaan data master obat ............................... 98

Tabel 4. 2 Pengujian terhadap pengelolaan data master supplier ......................... 99

Tabel 4. 3 Pengujian terhadap transaksi penjualan ............................................... 99

Tabel 4. 4 Pengujian terhadap perhitungan Safety Stock dan Reorder Point ...... 100

Tabel 4. 5 Pengujian terhadap perhitungan Klasifikasi ABC ............................. 101

Tabel 4. 6 Pengujian terhadap pengecekan stok obat ......................................... 102

Tabel 4. 7 Pengujian terhadap proses pemesanan obat ....................................... 103

Tabel 4. 8 Pengujian terhadap transaksi penerimaan obat .................................. 104

Tabel 4. 9 Pengujian untuk mencetak laporan persediaan obat .......................... 105

Tabel 4. 10 Pengujian untuk mencetak laporan klasifikasi ABC ....................... 106

Tabel 4. 11 Pengujian untuk mencetak laporan penjualan .................................. 106

Tabel 4. 12 Pengujian untuk mencetak laporan penjualan .................................. 107

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi saat ini begitu pesat sehingga mampu

menarik perhatian banyak organisasi untuk mendukung kegiatan operasional

organisasi tersebut. Adanya aplikasi teknologi maupun sistem informasi yang baik

membuat pengelolaan data penunjang kegiatan operasional menjadi lebih baik dan

terstruktur sehingga dapat meningkatan kinerja dan produktivitas dari sebuah

organisasi.

RSIA Arafah Anwar Medika Sukodono merupakan Rumah Sakit khusus

untuk Ibu dan Anak yang tergolong ke tipe C serta beralamatkan di jalan Sawo 2

Dungus, Kecamatan Sukodono, Kabupaten Sidoarjo. RSIA Arafah Anwar Medika

Sukodono memiliki pelayanan jasa medis seperti poli umum, spesialis kandungan,

spesialis anak, spesialis penyakit dalam, spesialis THT, spesialis ortopedi,

spesialis radiologi, kecantikan, Insalasi Gawat Darurat, Laboratorium klinik X

Ray, Instalasi Farmasi, layanan ambulan dan lain-lain.

Pada RSIA Arafah Anwar Medika memiliki proses bisnis penjualan obat

yaitu dimulai saat pasien menyerahkan resep obat kepada apoteker. Kemudian

apoteker mengecek ketersediaan obat pada kartu stok. Ketika obat tersedia maka

apoteker membuat nota untuk pasien. Di dalam nota penjualan tersebut terdapat

rincian obat yang diminta sesuai dengan resep beserta harga sehingga pasien dapat

membayar sesuai dengan tagihan. Setelah pasien membayar apoteker melakukan

2

pengecekan pembayaran terhadap nota penjualan, apabila sesuai apoteker

memberikan obat ke pasien dan status pembayaran menjadi lunas.

Untuk proses pengadaan dimulai ketika stok obat dalam keadaan

persediaan mendekati habis. Apoteker melakukan pengecekan stok pada kartu

stok serta membuat catatan kecil untuk obat-obat yang dirasa kurang dan

membutuhkan penambahan stok. Kemudian apoteker melakukan pemesanan obat

dengan membuat Purchase Order (PO) yang akan diberikan ke Supplier.

Untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan Bagian Gudang

melihat data penjualan atau pemakaian obat pada bulan sebelumnya. Proses

perhitungan dengan merata-rata data penjualan dengan periode 3 bulan. Tidak ada

prioritas obat yang dipesan terlebih dahulu, bilamana obat habis maka akan dicatat

untuk dilakukan pemesanan.

Dokumen PO akan diberikan ke supplier untuk pemesanan obat, setelah

itu supplier akan membuat faktur serta mengirim obat. Bagian Gudang menerima

obat serta melakukan pengecekan terhadap PO dengan faktur. Bila obat sesuai

maka obat akan disimpan serta membuan laporan penerimaan obat dan

memperbarui kartu stok dengan menambah stok obat yang masuk. Kemudian

Bagian Gudang membuat laporan persediaan yang diserahkan ke kepala instalasi

farmasi sebagai acuan dalam mengambil keputusan.

Permasalahan yang terjadi yaitu terjadinya stok kosong pada instalasi

farmasi. Stok kosong tersebut diakibatkan karena terlambatnya pengiriman obat

dari supplier maupun jumlah pembeli yang lebih banyak daripada jumlah stok

yang ada. Contoh stok kosong dapat dilihat pada Tabel 1 daftar stok kosong

persediaan obat.

3

Tabel 1. 1 Daftar stok kosong persediaan obat.

No Bulan Jumlah Obat Kosong 1 Mei 2019 41 Obat 2 April 2019 165 Obat 3 Maret 2019 217 Obat 4 Februari 2019 253 Obat 5 Januari 2019 205 Obat 6 Desember 2018 195 Obat 7 November 2018 282 Obat 8 Oktober 2018 165 Obat

Sumber: Data Stock Opname RSIA Arafah Anwar Medika

Terjadinya stok kosong pada gudang yang berdampak mengganggu

aktifitas pelayanan kesehatan atau distribusi obat ke pasien sehingga

menyebabkan konsumen kurang puas. Dampak lain yaitu Instalasi Farmasi

menambahkan aktifitas pengadaan dengan melakukan pemesanan secara langsung

ke supplier untuk memenuhi kebutuhan pasien. Pemesanan langsung tersebut

seharusnya tidak dianjurkan karena tidak setiap pemesanan obat dapat diterima

pada saat itu juga, sehingga Instalasi Farmasi tidak dapat memenuhi permintaan

obat tersebut. Selain itu pemesanan yang tidak sesuai jadwal tersebut dapat

menambah biaya baik administrasi pemesanan maupun biaya pengiriman.

Berdasarkan Permasalahan diatas RSIA Arafah Anwar Medika

membutuhkan suatu sistem agar persediaan obat tidak terjadi stockout. Hal

tersebut dapat dicapai melalui rancang bangun suatu aplikasi yang dapat

mengendalikan persediaan dengan menggunakan beberapa metode. Metode yang

akan digunakan adalah metode Reorder Point, beserta perhitungan Safety Stock.

Metode Reorder Point digunakan untuk menentukan kapan suatu obat

harus dipesan kembali yaitu dengan cara perhitungan yang tergantung pada rata-

rata permintaan (Demand), lead time, dan Safety Stock. Demand (D) dihitung

4

dengan jumlah kebutuhan per-bulan dibagi dengan jumlah hari pada bulan

tersebut. Safety Stock adalah persediaan pengaman yang digunakan untuk

menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stockout), dan akan

dihitung menggunakan metode Service Level karena dengan metode ini

menghitung Safety Stock menjadi lebih teliti.

Sedangkan analisis Always Better Control (ABC) digunakan untuk

mengelompokkan permintaan obat berdasarkan jumlah pemakaian dan nilai

investasinya. Analisis ABC memiliki 3 kategori, yaitu kelompok barang

persediaan yang memiliki nilai investasi tinggi serta membutuhkan kontrol secara

ketat, pengawasan dilakukan secara harian (kelompok A). Kelompok barang

persediaan yang memiliki nilai investasi sedang serta membutuhkan kontrol

secara sedang, pengawasan dilakukan secara mingguan (kelompok B). Kelompok

barang persediaan yang memiliki nilai investasi rendah serta membutuhkan

kontrol secara sederhana, pengawasan dilakukan secara bulanan (kelompok C).

Untuk mengklasifikasikan inventori yang sesuai dengan aturan pada Tabel 2.

Tabel 1. 2 Klasifikasi ABC.

Klasifikasi inventori

Jumlah dari jenis inventori terhadap total jenis

inventori

Nilai inventori akumulasi terhadap total nilai inventori

Kelompok

A 0,2 0,8 0-80%

B 0,3 0,15 81-95%

C 0,5 0,05 96-100% Sumber: Martono, 2013

Hasil dari pengelompokan ABC digunakan sebagai salah satu acuan bagi

apoteker dalam menyusun rencana pengadaan obat. Kelompok A memiliki

5

prioritas paling tinggi dalam rencana pengadaan obat serta didahulukan dalam

melakukan pemesanan, selanjutnya kelompok B dan kelompok C. Dari

pengelompokan ABC tersebut dapat diketahui obat mana yang perlu diperhatikan

atau diprioritaskan, sehingga dapat berkonsentrasi pada obat yang jumlahnya

sedikit tetapi memiliki prioritas tinggi. Dengan pengelompokan ABC maka cara

pengelolaan obat akan lebih mudah sehingga pengendalian stok serta perencanaan

obat akan lebih baik.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka perumusan masalahnya adalah

bagaimana merancang bangun aplikasi pengendalian persediaan obat dengan

metode Reorder Point untuk mengurangi stockout pada RSIA Arafah Anwar

Medika.

1.3. Batasan Masalah

Batasan masalah pada rancang bangun aplikasi pengendalian persediaan

obat dengan metode Reorder Point untuk mengurangi stockout Pada Rsia Arafah

Anwar Medika, adalah sebagai berikut :

1. Aplikasi yang dibuat menangani masalah pengendalian persediaan pada

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Arafah Anwar Medika.

2. Aplikasi yang dibuat menggunakan metode Reorder Point untuk

menentukan waktu pemesanan obat.

3. Safety Stock dihitung dengan menggunakan metode Service Level.

6

4. Aplikasi yang dibuat menggunakan metode Analisis Always-Better

Control (ABC) untuk menentukan prioritas obat mana yang harus dipesan.

1.4. Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai dalam penyusunan Tugas Akhir ini, yaitu:

menghasilkan rancang bangun aplikasi pengendalian persediaan obat dengan

metode Reorder Point untuk mengurangi stockout pada RSIA Arafah Anwar

Medika.

1.5. Manfaat

Berdasarkan hasil penelitian adapun manfaat yang diharapkan dari

aplikasi ini bagi Apoteker adalah sebagai berikut.

1. Membantu dalam proses merekap data penjualan.

2. Membantu dalam proses pengendalian obat agar tidak terjadi stockout.

3. Membantu dalam proses pembuatan laporan.

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Obat

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34

Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian Di Rumah Sakit, obat adalah

bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk

mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam

rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan

kesehatan dan kontrasepsi untuk manusia.

Obat adalah bahan atau panduan bahan, termasuk produk biologi yang

digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan

patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan,

pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia. (Undang-

Undang Kesehatan No. 23 tahun 1992).

Menurut Deden (2015), Obat adalah bahan atau campuran bahan yang

digunakan pengobatan, peredaan, penegahan atau diagnose suatu penyakit,

kelainan fisik atau gejala-gejalanya pada manusia atau hewan; atau dalam

pemulihan, perbaikan atau pengubahan fungsi organic pada manusia atau hewan.

Obat dapat merupakan bahan yang disintesis di dalam tubuh atau merupakan

bahan-bahan kimia yang tidak disintesis di dalam tubuh.

8

2.2. Persediaan

Persediaan didefinisikan sebagai barang yang disimpan untuk digunakan

atau dijual pada periode mendatang. Persediaan dapat berbentuk bahan baku yang

disimpan untuk diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses

manufaktur dan barang jadi yang disimpan untuk dijual (Hendra, 2002).

Persediaan merupakan bahan-bahan, bagian yang disediaakan dan bahan-

bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta

barang-barang jadi atau produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari

konsumen atau pelanggan setiap waktu (Freddy, 2007).

2.3. Pengendalian Persediaan

Pengendalian Persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas dalam

pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin kelancaran proses

produksi (contoh Industri Farmasi) atau persediaan obat di apotek dan Farmasi

Rumah Sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya secara efektif dan

efisien. Untuk pengaturan ini perlu ditetapkan kebijaksanaan-kebijaksananan yang

berkenaan dengan persediaan, baik mengenai pemesanannya maupun mengisi

tingkat persediaan yang optimum. (Soerjono S, Yunita N, Lily T, 2004)

2.4. Metode Reorder Point

Menurut Freddy (2007), Reorder Point atau bisa disebut titik pemesanan

kembali adalah suatu titik/batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat

dimana pemesanan harus diadakan kembali. Dalam menentukan titik ini kita harus

memperhatikan besarnya penggunaan selama bahan-bahan yang dipesan belum

9

diterima dintentukan oleh dua faktor yaitu lead time dan tingkat penggunaan rata-

rata. Jadi besarnya penggunaan bahan selama bahan-bahan yang dipesan belum

diterima (selama lead time) adalah hasil perkalian antara waktu yang dibutuhkan

untuk memesan dan jumlah penggunaan rata-rata bahan tersebut.

Reorder Point adalah saat titik dimana harus diadakan pesanan lagi

sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu

adalah tepat pada saat dibutuhkan. Pemesanan kembali ini perlu dilakukan oleh

perusahaan pada setiap periode untuk mencegah terjadinya kekurangan barang,

sehingga aktifitas perusahaan tidak terganggu (Elwood, 1996).

Cara menghitung Reorder Point menurut Heizer dan Render (2010),

adalah:

Reorder Point = (D x L) + SS

Dimana:

D (Demand) = jumlah kebutuhan per hari

L (Lead Time) = waktu antara pemesanan sampai barang diterima

SS (Safety Stock) = persediaan pengaman

Contoh perhitungan:

Kebutuhan obat Ponsamic tablet Instalasi Farmasi RSIA Arafah Anwar Medika,

periode Juli 2018 - Juni 2019 = 10887 tablet.

Hari Kerja = 360 hari.

Lead Time = 2 hari.

Safety Stock = 814 Tablet.

10

Reorder Point = (D x L) + SS

= ((11312 / 360 hari dalam 1 tahun ) X lead time 2 hari ) + 814

= (30,24 * 2 ) + 814

= 60,48 + 814

= 874,48 = 874 Tablet.

2.5. Safety Stock

Pengertian persediaan pengaman (Safety Stock) menurut Martono (2013)

adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga

kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stockout).

Persediaan pengaman/Safety Stock adalah persediaan tambahan yang

diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan

persediaan (stockout) yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar

dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai di

gudang penyimpanan (lead time yang lebih lama dari perkiraan semula).

(Soerjono Seto, 2004)

Fungsi persediaan pengaman atau Safety Stock adalah menyangkut

perubahan jangka pendek, baik dalam permintaan maupun dalam pengisian

kembali. Kebutuhan akan persediaan pengaman adalah disebabkan oleh

ketidakpastian mengenai penjualan di masa depan dan pengisian kembali

persediaan. Pertama, ketidakpastian mengenai penjualan yang melebihi ramalan

selama periode pengisian kembali. Yang kedua adalah ketidakpastian mengenai

keterlambatan (delays) dalam penerimaan pesanan, pengolahan pesanan, atau

keterlambatan transportasi selama pengisian kembali (Buwersox, 1995).

11

2.6. Service Level

Dibagian yang mengurus inventori perusahaan, Service Level merupakan

ukuran mengenai seberapa baik bagian tersebut mampu mengisi kembali tingkat

inventori atau tingkat pemenuhan kebutuhan inventori dari bagian lain yang

membutuhkan. (Martono, 2013)

Menurut Martono (2013) menentukan tingkat Safety Stock inventory

untuk mencapai Service Level yang dikehendaki dengan tujuan mengantisipasi

kemungkinan kehabisan inventori.

Adapun Service Level sesuai dengan tingkat pemenuhan permintaan

konsumen sesuai dengan uang diharapkan dihitung dengan.

Service Level =

Contoh perhitungan: dalam satu tahun RSIA Arafah Anwar Medika

mengirim 50 kali permintaan obat, misal yaitu 100 tablet. Anugrah Argon Medica

(pemasok obat) mampu mengirim 95 kali, masing-masing 100 tablet. Lima

pengiriman hanya mampu mengirim, 80 tablet, 76 tablet, 70 tablet, 95 tablet dan

49 tablet. Maka Service Level = .

Safety factor didapat probabilitas Service Level dengan nilai Z dari distribusi

normal

Safety Stock = safety factor X standart deviation

12

Perusahaan dapat menentukan sendiri Service Level yang diinginkan,

bergantung kebijakan perusahaan atau mengikuti standart industri. Standart

Deviation dihitung sebagai berikut:

Tabel 2. 1 Tabel kebutuhan rata-rata obat Ponsamic

Periode Penjualan Keb. Rata-rata (Keb. Rata-rata) 2

Jun-19 1323 416 172848

May-19 563 -344 118508

Apr-19 378 -529 280106

Mar-19 343 -564 318378

Feb-19 879 -28 798

Jan-19 501 -406 165039

Dec-18 403 -504 254268

Nov-18 636 -271 73577

Oct-18 1541 634 401639

Sep-18 1317 410 167895

Aug-18 1588 681 463421

Jul-18 1415 508 257810

Total 10887 2674286

Rata-rata 907 Sumber: Logistic RSIA Arafah Anwar medika.

Standart Deviation =

Standart Deviation = = = 493,0689

Nilai Z dari Service Level 95% = 1,65

Safety Stock = safety factor X standart deviation

= 1,65 x 493,0689 = 814 Tablet.

13

2.7. Lead Time

Lead time atau waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan untuk

menunggu mulai dari pemesanan dilakukan sampai barang diterima.

Dalam masalah inventory¸lead time yang digunakan adalah waktu dalam

satuan horizon perencanaan. Dalam pemenuhan atau pengisian kembali

persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat

mengadakan pesanan (order) untuk pengisian kembali persediaan dengan saat

penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukkan ke

dalam persediaan (stok), perbedaan waktu inilah yang dinamakan lead time

(Gasperz, 2004).

2.8. Analisis Always-Better Control (ABC)

Menurut Freddy Rangkuti (2007), Analisis ABC Merupakan salah satu

cara pengendalian persediaan dengan cara mengurutkan dan mengelompokkan

jenis barang.

Analisis ABC adalah sebuah analisis persediaan dari prinsip Pareto.

Prinsip Pareto menyatakan bahwa terdapat sedikit hal yang penting dan banyak

hal yang sepele. Tujuannya adalah membuat persediaan yang memusatkan sumber

daya pada komponen persediaan penting sedikit dan bukan pada banyak tapi

sepele.

Menurut Martono (2013), Langkah-langkah menjalankan konsep ABC:

1. Mengumpulkan semua jenis inventory dan jumlah pemakaiannya per-tahun

serta harga unit. Kemudian menjumlahkan total nilai untuk tiap jenis

inventory.

14

2. Mengurutkan inventory dari nilai total terbesar ke nilai yang terkecil, lalu

menghitung akumulasi nilai.

3. Mengklasifikasikan inventori yang sesuai dengan aturan pada Tabel 3.

Tabel 2. 2 Klasifikasi ABC


Jumlah dari jenis inventori terhadap total jenis

inventori

Nilai inventori akumulasi terhadap total nilai inventori

Kelompok

A 20% 80% 0-80%

B 30% 15% 81-95%

C 50% 5% 96-100% Sumber: Martono (2013).

Untuk kelompok A dilakukan pengontrolan secara ketat lengkap dan

akurat, proses kontrol dilakukan harian atau mingguan. Untuk kelompok B

dilakukan pengontrolan secara normal, pencatatan baik, proses kontrol dilakukan

mingguan. Dan untuk kelompok C dikontrol secara sederhana, menjamin

ketersediaan, proses kontrol dilakukan setiap bulan atau beberapa bulan sekali.

Langkah-langkah menjalankan konsep ABC (Martono, 2013)

1. Mengumpulkan semua data obat dan jumlah penjualan per-tahun serta harga

per-unit. Kemudian menjumlahkan total nilai untuk tiap obat. Contoh di bawah

ini menunjukkan pemakaian/penjualan obat periode Juli 2018 – Juni 2019.

15

Tabel 2. 3 Tabel Penjualan Obat periode Juli 2018-Juni 2019

No Nama Obat Harga Obat/tahun Total harga

1 BETADIN 1ML Rp250 5.507 Rp 1.376.750

2 EMIBION CAP Rp2.000 4.561 Rp 9.122.000

3 NEUROHAX TAB Rp1.800 1.439 Rp 2.590.200

4 PROMAVIT KAPSUL Rp4.300 5.244 Rp 22.549.200

5 SPUIT 5CC BD Rp3.330 5.067 Rp 16.873.110

6 MEFINAL TAB Rp1.800 8.188 Rp 14.738.400

7 LAPISIF T TAB Rp1.700 7.959 Rp 13.530.300

8 METHYLON TAB Rp3.400 11.799 Rp 40.116.600

9 SIRPLUS TAB SERBUK Rp650 12.488 Rp 8.117.200

10 ALINAMIN F TABLET Rp1.200 410 Rp 492.000

11 IBUPROFEN 400MG FM Rp300 534 Rp 160.200

12 ORINOX 60MG TAB Rp8.600 1.065 Rp 9.159.000

13 SALBUTAMOL 2MG KF Rp100 948 Rp 94.800

14 AMOXSAN CAP Rp4.400 4.161 Rp 18.308.400

15 ANALSIK TB Rp2.100 2.230 Rp 4.683.000

16 NEW DIATAB Rp700 4.225 Rp 2.957.500

17 BENOVIT C Rp2.200 6.199 Rp 13.637.800

18 CEFAT DRY SYR Rp59.500 228 Rp 13.566.000

19 DIADIUM TAB Rp150 998 Rp 149.700

20 CAVIPLEX TAB Rp550 633 Rp 348.150 Sumber: Logistic RSIA Arafah Anwar Medika

2. Mengurutkan obat dari nilai total terbesar ke nilai yang terkecil, lalu

menghitung akumulasi nilai

16

Tabel 2. 4 Akumulasi nilai persediaan

No Nama Obat Harga Obat/tahun Total harga Akumulasi

1 METHYLON TAB Rp3.400 11799 Rp40.116.600 Rp40.116.600

2 PROMAVIT KAPSUL Rp4.300 5244 Rp22.549.200 Rp62.665.800

3 AMOXSAN CAP Rp4.400 4161 Rp18.308.400 Rp80.974.200

4 SPUIT 5CC BD Rp3.330 5067 Rp16.873.110 Rp97.847.310

5 MEFINAL TAB Rp1.800 8188 Rp14.738.400 Rp112.585.710

6 BENOVIT C Rp2.200 6199 Rp13.637.800 Rp126.223.510

7 CEFAT DRY SYR Rp59.500 228 Rp13.566.000 Rp139.789.510

8 LAPISIF T TAB Rp1.700 7959 Rp13.530.300 Rp153.319.810

9 ORINOX 60MG TAB Rp8.600 1065 Rp9.159.000 Rp162.478.810

10 EMIBION CAP Rp2.000 4561 Rp9.122.000 Rp171.600.810

11 SIRPLUS TAB SERBUK Rp650 12488 Rp8.117.200 Rp179.718.010

12 ANALSIK TB Rp2.100 2230 Rp4.683.000 Rp184.401.010

13 NEW DIATAB Rp700 4225 Rp2.957.500 Rp187.358.510

14 NEUROHAX TAB Rp1.800 1439 Rp2.590.200 Rp189.948.710

15 BETADIN 1ML Rp250 5507 Rp1.376.750 Rp191.325.460

16 ALINAMIN F TABLET Rp1.200 410 Rp492.000 Rp191.817.460

17 CAVIPLEX TAB Rp550 633 Rp348.150 Rp192.165.610

18 IBUPROFEN 400MG FM Rp300 534 Rp160.200 Rp192.325.810

19 DIADIUM TAB Rp150 998 Rp149.700 Rp192.475.510

20 SALBUTAMOL 2MG KF Rp100 948 Rp94.800 Rp192.570.310

Rp192.570.310 Sumber: Logistic RSIA Arafah Anwar Medika

3. Mengklasifikasikan inventori dengan aturan ABC

17

Tabel 2. 5 Klasifikasi ABC


Jumlah dari jenis inventori terhadap total jenis inventori

Nilai inventori akumulasi

terhadap total nilai inventori

Kelompok

A 0,2 0,8 0-80%

B 0,3 0,15 81-95%

C 0,5 0,05 96-100% Sumber: Martono, 2013

Tabel 2. 6 Klasifikasi ABC terhadap nilai dari investasi.

Nama Obat Harga Obat/ tahun

Total harga Akumulasi % Akumulasi

Kelas

METHYLON TAB Rp3.400 11799 Rp40.116.600 Rp40.116.600 0,2083 A

PROMAVIT KAPSUL Rp4.300 5244 Rp22.549.200 Rp62.665.800 0,3254 A

AMOXSAN CAP Rp4.400 4161 Rp18.308.400 Rp80.974.200 0,4205 A

SPUIT 5CC BD Rp3.330 5067 Rp16.873.110 Rp97.847.310 0,5081 A

MEFINAL TAB Rp1.800 8188 Rp14.738.400 Rp112.585.710 0,5846 A

BENOVIT C Rp2.200 6199 Rp13.637.800 Rp126.223.510 0,6555 A

CEFAT DRY SYR

Rp59.500 228 Rp13.566.000 Rp139.789.510 0,7259 A

LAPISIF T TAB Rp1.700 7959 Rp13.530.300 Rp153.319.810 0,7962 A

ORINOX 60MG TAB Rp8.600 1065 Rp9.159.000 Rp162.478.810 0,8437 B

EMIBION CAP Rp2.000 4561 Rp9.122.000 Rp171.600.810 0,8911 B

SIRPLUS TAB SERBUK Rp650 12488 Rp8.117.200 Rp179.718.010 0,9333 B

ANALSIK TB Rp2.100 2230 Rp4.683.000 Rp184.401.010 0,9576 B

NEW DIATAB Rp700 4225 Rp2.957.500 Rp187.358.510 0,9729 C

18

Nama Obat Harga Obat/ tahun

Total harga Akumulasi % Akumulasi

Kelas

NEUROHAX TAB Rp1.800 1439 Rp2.590.200 Rp189.948.710 0,9864 C

BETADIN 1ML Rp250 5507 Rp1.376.750 Rp191.325.460 0,9935 C

ALINAMIN F TABLET Rp1.200 410 Rp492.000 Rp191.817.460 0,9961 C

CAVIPLEX TAB Rp550 633 Rp348.150 Rp192.165.610 0,9979 C

IBUPROFEN 400MG FM Rp300 534 Rp160.200 Rp192.325.810 0,9987 C

DIADIUM TAB Rp150 998 Rp149.700 Rp192.475.510 0,9995 C

SALBUTAMOL 2MG KF Rp100 948 Rp94.800 Rp192.570.310 1,0000 C

Rp192.570.31

0

Sumber: Logistic RSIA Arafah Anwar Medika

Tabel 2. 7 Klasifikasi Hasil ABC.

KATEGORI JUMLAH PROSENTASE

A 8 40,00%

B 4 20,00%

C 6 30,00%

20 90,00%

Dari pengelompokan diatas yang termasuk klasifikasi A terdapat 8 dari 20

obat, 40% dari total keseluruhan obat. Nilai akumulasi obat kategori A mencapai

79,61% dari nilai total investasi. Klasifikasi B terdapat 4 dari 20 obat, 20% dari

total keseluruhan obat. Nilai akumulasi obat kategori B mencapai 16,17% ( =

95,75% - 79,61%). Kategori C terdapat 6 dari 20 obat (30%) dari total

keseluruhan obat.

19

2.9. System Development Life Cycle (SDLC)

Menurut Kadir (2014), System Development Life Cycle (SDLC)

merupakan metodologi klasik yang digunakan untuk mengembangkan,

memelihara, dan menggunakan sistem informasi. Metodologi ini mencakup

sejumlah fase atau tahapan. Waterfall merupakan model SDLC yang menawarkan

pembuatan perangkat lunak secara lebih nyata yaitu sesuai dengan tahapan analisa

sistem, desain sistem, implementasi sistem, operasi dan pemeliharaan. Untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar2.1.

Gambar 2. 1 System Development Life Cycle Waterfall Sumber: (Kadir, 2014)

Penjelasan mengenai tahap-tahap SDLC model waterfall adalah sebagai

berikut (Kadir, 2014):

20

a. Analisis Sistem

Tahap analisis sitem dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem

baru, mengembangkan sistem yang sudah ada atau mengatasi masalah-masalah

yang belum tertangani. Manfaat analisa sistem adalah untuk menentukan hal-hal

detail tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan. Analisis sistem

terdiri dari analisis kebutuhan. Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan

spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi rinci tentang hal-

hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Dengan adanya

spesifikasi kebutuhan dapat membuat kesepahaman antara pengembang sistem,

pemakai, manajemen dan mitra kerja yang lain. Langkah-langkah yang dilakukan

dalam analisis sistem adalah seperti wawancara, riset terhadap sistem sekarang,

observasi lapangan, kuisioner, dan pengamatan terhadap sistem yang serupa.

b. Desain sistem

Desain sistem dilakukan setelah kebutuhan pemakai dan pemecahan

masalah teridentifikasi dari tahap analisis sistem. Desain sistem terbagi menjadi

dua tahapan yakni perancangan konseptual dan perancangan fisik. Perancangan

konseptual/logis adalah membuat rancangan masukkan & keluaran sistem,

rancangan penyimpanan data dan prosedure pemrosesan dan operasi. Hasil dari

perancangan konseptual ini berupa desain ERD/CDM basis data yang akan

digunakan dan system flowchart dari sistem. Setelah perancangan konseptual

dilakukan tahap selanjutnya adalah perancangan fisik. Perancangan fisik adalah

membuat rancangan antarmuka pemakai dan sistem, rancangan platform,

rancangan basis data, rancangan modul, rencana pengujian dan rencana konversi.

21

c. Implementasi sistem

Pada implementasi sistem tedapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan.

Tahapan tersebut adalah pemrograman, pengujian dan konversi. Pemrograman

adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan intruksi untuk mengatur

komputer agar bekerja sesuai dengan hasil desain/perancangan sistem. Sedangkan

pengujian adalah aktivitas untuk memastikan program bebas dari kesalahan ketika

dijalankan. Pengujian ini dapat terdiri dari pengujian integrasi, pengujian sistem,

pengujian penerimaan dan pengujian instalasi. Tahap selanjutnya setelah

pengujian adalah tahap konversi. Konversi adalah pengoperasian sistem baru guna

menggantikan sistem yang lama. Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan

untuk melakukan konversi. Tahapan tersebut yaitu konversi paralel, konversi

langsung, konversi pilot dan konversi modular.

d. Operasi dan Pemeliharaan

Setelah sistem baru berjalan sepenuhnya sistem memasuki tahapan

operasi dan pemeliharaan. Pemeliharaan sistem diperlukan karena sistem suatu

saat dapat berubah karena adanya perubahan bisnis atau lingkungan, adanya

permintaan kebutuhan baru, adanya masalah-masalah yang tidak terdeteksi selama

pengujian, dan menurunnya kinerja sistem sehingga perlu adanya perubahan

dalam penulisan program.

22

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Penyusunan pada pembuatan aplikasi pengendalian persediaan obat ini

menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) Waterfall Model. Metode

penelitian tersebut digunakan untuk menggambarkan tahapan-tahapan melakukan

perancangan sistem serta langkah-langkah yang harus dikerjakan pada setiap

tahapan. model Waterfall memiliki 4 tahap yaitu analisis sistem, rancangan

sistem, implementasi sistem, serta operasi dan pemeliharaan. Namun dalam

membangun sistem ini, hanya sampai tahapan implementasi sistem. Tahapan yang

dilakukan dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Gambar 3. 1 Tahapan Penelitian

23

3.1. Analisis Sistem

Tahap ini merupakan tahapan awal yang dilakukan dalam pembuatan

rancang bangun aplikasi pengendalian persediaan obat pada RSIA Arafah Anwar

Medika. Tahapan ini merupakan proses pengenalan terhadap objek studi,

menganalisis permasalahan yang terjadi apa penyebab dan dampaknya,

menganalisa spesifikasi kebutuhan baik data yang diperlukan, pengguna aplikasi

yang akan dibuat, kebutuhan fungsional berdasarkan fungsionalitas pengguna,

kebutuhan nonfungsional seperti keamanan serta hak akses pengguna terhadap

aplikasi. Untuk mengetahui spesifikasi yang dibutuhkan dalam membangun

aplikasi diperlukan wawancara, observasi, dan studi literatur guna mengetahui

permasalahan, kebutuhan, serta solusi yang akan ditawarkan.

A. Wawancara

Pada tahap ini, dilakukan wawancara untuk mengumpulkan berbagai

informasi tentang proses bisnis berjalan dan mengetahui permasalahan yang ada.

Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi RSIA Arafah Anwar

Medika. Berikut ini adalah beberapa point pertanyaan untuk wawancara yaitu:

profil RSIA Arafah Anwar Medika, proses bisnis, data dan fakta perusahaan, dan

permasalahan.

B. Observasi

Observasi dilakukan untuk mengamati secara langsung proses yang

terjadi penjualan obat dan pengadaan persediaan pada instalasi farmasi RSIA

Anwar Medika. Sehingga mengerti proses dari mulai penjualan, pengecekan stok,

pemesanan obat, penerimaan, dan pembuatan laporan.

24

C. Studi literatur

Studi literatur yang dilakukan dalam penelitian Tugas Akhir ini adalah

dengan mencari sumber ilmu atau teori melalui buku, jurnal, dan website

mengenai masalah masalah persediaan serta solusi untuk mengatasi masalah

persediaan tersebut. Mempelajari beberapa metode yaitu, metode Reorder Point

untuk mentukan kapan melakukan pemesanan obat, untuk menghitung Safety

Stock (persediaan pengaman) menggunakan metode Service Level, untuk menjaga

kemungkinan terjadinya kekurangan stok dan Klasifikasi ABC untuk

mengklasifikasikan inventori sesuai dengan nilai dan tingkat kepentingannya.

3.1.1. Analisis Proses Bisnis

Pada tahap analisis proses bisnis dilakukan analisis terhadap proses bisnis

yang terjadi mulai dari proses penjualan, pengecekan stok, pemesanan,

penerimaan hingga pembuatan laporan. Proses bisnis dimulai saat pasien

menyerahkan resep obat kepada Bagian Penjualan. Kemudian Bagian Penjualan

akan mencatat permintaan serta memberikan kepada Bagian Gudang untuk

dilakukan pengecekan ketersediaan obat pada kartu stok. Ketika obat tersedia

maka Bagian Penjualan membuat nota untuk pasien. Di dalam nota penjualan

tersebut terdapat rincian obat yang diminta sesuai dengan resep beserta harga

sehingga pasien dapat membayar sesuai dengan tagihan. Setelah pasien membayar

Bagian Penjualan melakukan pengecekan pembayaran terhadap nota penjualan,

apabila sesuai Bagian Penjualan memberikan obat ke pasien dan status

pembayaran menjadi lunas.

25

Ketika stok obat dalam keadaan persediaan mendekati habis. Bagian

Gudang melakukan pengecekan stok pada kartu stok serta membuat catatan kecil

untuk obat-obat yang dirasa kurang dan membutuhkan penambahan stok.

Kemudian Bagian Gudang akan melakukan pemesanan obat dengan membuat

Purchase Order (PO).

Untuk menentukan jumlah obat yang akan dipesan Bagian Gudang

melihat data penjualan atau pemakaian obat pada bulan sebelumnya. Proses

perhitungan dengan merata-rata data penjualan dengan periode 3 bulan. Tidak ada

prioritas obat yang dipesan terlebih dahulu, bilamana obat habis maka akan dicatat

untuk dilakukan pemesanan.

Dokumen PO akan diberikan ke Supplier untuk pemesanan obat, setelah

itu supplier akan membuat faktur serta mengirim obat. Bagian Gudang menerima

obat serta melakukan pengecekan terhadap PO dengan faktur. Bila obat sesuai

maka obat akan disimpan serta membuan laporan penerimaan obat dan

memperbarui kartu stok dengan menambah stok obat yang masuk. Kemudian

Bagian Gudang membuat laporan persediaan, laporan penerimaan dan laporan

penjualan yang diserahkan ke Kepala Instalasi Farmasi sebagai acuan dalam

mengambil keputusan.

26

Document Flow Proses Bisnis Instalasi Farmasi RSIA Arafah Anwar Medika

Kepala Instalasi FarmasiBagian Gudang SupplierPasien Bagian PenjualanP

hase

Membuat daftar obat yang akan

dipesan

Penerimaan Obat dan Membuat

Laporan

selesai

2

2

Laporan persediaan Obat, Laporan Penerimaan,

Laporan Penjualan

start

Resep ResepCek

Ketersediaan Obat

Stok Tersedia

Membuat Nota

Penjualan

2

Ya

Kartu Stok

Tidak

Memperbarui kartu stok

1Nota Penjualan

2Nota Penjualan

1

Laporan persediaan Obat, Laporan Penerimaan,

Laporan Penjualan

Faktur PembelianDan obat

PO

Membuat Faktur dan menyiapkan

obat

Faktur PembelianDan obat

POPO

Mencatat Permintaan

Permintaan Obat

Permintaan Obat

Gambar 3. 2 Document Flow proses bisnis RSIA Arafah Anwar medika

27

1. Identifikasi Masalah

Dari hasil wawancara serta observasi yang telah dilakukan dan melihat proses

bisni yang ada dapat diuraikan beberapa permasalahan serta dampak yang terjadi

sesuai dengan Tabel 3.1 Identifikasi Masalah.

Tabel 3. 1 Identifikasi Masalah

No Masalah Dampak Solusi

1 Pengadaan dilakukan ketika stok mendekati habis dan pengawasan persediaan pada kartu stok

1. Memungkinkan terjadinya kekosongan stok pada saat obat dibutuhkan.

2. Terganggunya aktifitas pelayanan kesehatan serta

3. Menambah aktifitas pengadaan dengan melakukan pemesanan secara langsung ke supplier untuk memenuhi kebutuhan pasien, sehingga menambah biaya

1. Membuat aplikasi pengendalian obat dengan Penerapan notifikasi terhadap obat kurang dari Reorder Point yang digunakan untuk menentukan pemesanan kembali.

2. Pengaman persediaan/ Safety Stock dengan menggunakan perhitungan Service Level

2 Proses pencatatan keluar masuk obat, pengecekan stok, catatan obat yang kosong dan pengadaan dilakukan secara manual

Membutuhkan waktu lama untuk melakukan pengecekan obat, penyusunan pengadaan obat dan pembuatan laporan

Pencatatan transaksi dan pembuatan laporan berbasis aplikasi

3 Pengadaan obat dilakukan sesuai dengan perkiraan dari data penjualan pada bulan sebelumnya.

Tidak ada prioritas obat yang dipesan menyebabkan pembelian obat kurang maksimal.

Penerapan Analisis ABC untuk membantu memberikan informasi obat yang terlebih dahulu dipesan sesuai nilai investasi obat.

28

2. Identifikasi Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi RSIA Arafah

Anwar medika pengguna yang terlibat pada Aplikasi Pengendalian Persediaan

Obat pada RSIA Arafah Anwar medika adalah Bagian Penjualan, Bagian Gudang

serta Kepala Instalasi Farmasi.

3. Identifikasi Kebutuhan Data

Dari hasil wawancara, data yang dibutuhkan untuk membangun Aplikasi

Pengendalian Persediaan Obat, disesuaikan dengan fungsional masing-masing

pengguna. Adapun data-data yang dibutuhkan adalah data obat, data persediaan

obat, data stok obat, data penjualan obat, data permintaan obat, data Service Level,

data PO, data penerimaan obat, data supplier dan data karyawan.

4. Identifikasi Kebutuhan Fungsional

Dari hasil wawancara, pengguna yang terlibat dalam aktifitas-aktifitas

sesuai dengan fungsinya. Adapun kebutuhan fungsional adalah: (1) fugsional

pengelolaan data master yang meliputi obat, supplier, Service Level dan

karyawan, (2) fungsional penjualan obat, (3) fungsional perhitungan Reorder

Point dan Klasifikasi ABC, (4) fungsional pemesanan obat, (5) fungsional

penerimaan obat serta (6) fungsional pembuatan laporan berupa laporan

persediaan, laporan penjualan, laporan penerimaan dan laporan klasifikasi ABC.

5. Identifikasi Kebutuhan Non Fungsional

Berdasarkan hasil wawancara kebutuhan non fungsional meliputi keamanan,

notifikasi, dan hak akses.

29

3.1.2. Analisis Kebutuhan Pengguna

Analisis kebutuhan pengguna dilakukan untuk mengetahui kebutuhan-

kebutuhan mengenai perilaku pengguna yang terlibat dalam proses persediaan

obat serta memahami informasi yang dibutuhan.

Tabel 3. 2 Analisis Kebutuhan Pengguna

No Pengguna Tugas Dan Tanggung Jawab

Kebutuhan Data

Kebutuhan Informasi

Kebutuhan Dokumen

1 Kepala Instalasi Farmasi

Melihat Laporan Persediaan Obat

Data Obat -

Laporan Persediaan Obat Data kartu

stok

Melihat Laporan Penjualan Obat

Data penjualan obat

- Laporan Penjualan Obat

Melihat Laporan Penerimaan Obat

Data penerimaan obat

- Laporan Penerimaan Obat

Melihat Laporan Klasifikasi ABC

Data Obat Informasi Klasifikasi

ABC

Laporan Klasifikasi ABC Data

Penjualan

Mengelola data user

Data Karyawan, Data Jabatan

- -

2 Bagian Gudang

Mengelola Data Obat

Data Obat - - Data Jenis

Satuan

Mengelola Data Supplier

Data supplier - -

Perhitungan Safety Stock

Data Permintaan

- - Data Service Level

Perhitungan ROP Data Permintaan

Safety Stock -

30

No Pengguna Tugas Dan Tanggung Jawab

Kebutuhan Data

Kebutuhan Informasi

Kebutuhan Dokumen

Lead Time

Perhitungan Klasifikasi ABC

Data Obat - - Data

Penjualan

Pengecekan Stok Obat

Data Obat Reorder Point

Informasi Stok Obat

yang dibawah Reorder

Point

-

Data Obat Reorder Point

Notifikasi Daftar

Obatdengan Stok

dibawah Reorder

Point

Melakukan Pemesanan Obat

Data Obat Informasi Klasifikasi

ABC -

Data Penjualan

Data Obat Informasi obat dengan stok dibawah

Reorder Point

Reorder Point

Melakukan Penerimaan Obat

Data PO - -

3 Bagian Penjualan

Mencatat Permintaan Obat

Data Obat

- - Data Permintaan Obat

Melakukan Penjualan Obat

Data Obat

- - Data Stok Obat

31

3.1.3. Analisis Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional merupakan suatu layanan sistem yang harus

disediakan dan bagaimana sistem berinteraksi dengan pengguna, seperti pengguna

dapat melakukan apa saja dalam sistem. Aplikasi ini dirancang harus mampu

memenuhi kebutuhan fungsionalitas sebagai berikut:

A. Fungsi pengelolaan data master

Fungsi ini digunakan untuk mengelola data master seperti obat, jenis

satuan, Service Level, supplier, karyawan dan jabatan. Dalam fungsi ini

pengguna dapat menambah data baru, melakukan ubah data, serta

menghapus data yang dikehendaki.

B. Fungsi Penjualan Obat

Fungsi ini digunakan dalam transaksi penjualan, mulai dari melihat data ,

melakukan pengecekan stok obat mencatat jumlah penjualan serta

permintaan dan menghasilkan nota penjualan.

C. Fungsi Pengecekan Stok

Fungsi ini digunakan mengecek stok obat berada dibawah Reorder Point.

Proses pertama yaitu melakukan perhitungan Safety Stock dengan

menggunakan data permintaan, Service Level. Reorder Point dihitung

dengan menggunakan data permintaan, Safety Stock serta lead time.

Perhitungan untuk mengklasifikasikan obat dengan Klasifikasi ABC

menggunakan data penjualan. Hasil dari perhitungan Reorder Point

digunakan untuk notifikasi obat yang harus dipesan (dibawah Reorder

Point), sementara hasil dari Klasifikasi ABC digunakan sebagai

pertimbangan dalam menentukan prioritas obat yang akan dibeli.

32

D. Fungsi Pemesanan Obat

Fungsi ini dimulai dari melakukan pengecekan stok obat yang dibawah

Reorder Point, kemudian melakukan pemesanan sesuai dengan jumlah

yang ditentukan. Data pemesanan akan disimpan dan menghasilkan PO /

surat pesanan.

E. Fungsi Penerimaan Obat

Fungsi ini dimulai dari mencari PO / mencocokkan penerimaan dengan

PO. Kemudian data akan disimpan, serta menghasilkan dokumen

penerimaan obat.

F. Fungsi Pembuatan Laporan

Fungsi ini digunakan untuk mencetak persediaan obat yang diambil dari

data keluar masuk stok obat, laporan penjualan dari data penjualan pada

periode tertentu, laporan Klasifikasi ABC merupakan laporan dari hasil

pengelompokan sesuai dengan nilai investasi obat, laporan penerimaan

dari data penerimaan obat berdasarkan periode yang ditentukan.

3.1.4. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi

kebutuhan diluar kebutuhan fungsional, terdiri dari:

A. Keamanan

Menjaga keamanan data pengguna yang menggunakan login dan

password. Terdapat pembatasan hak akses untuk tiap pengguna.

33

B. Notifikasi

Memberikan notifikasi bila terjadi kesalahan, contoh data formulir yang

belum diisi. Selain itu terdapat notifikasi untuk obat yang dibawah

Reorder Point.

C. Hak Akses

Pengaturan hak akses untuk masing-masing pengguna dapat dilihat pada

Tabel 3.3.

Tabel 3.3: Hak Akses

Pengguna Pengelolaan

Data Penjualan

Obat Pemesanan

Obat Penerimaan

Obat

Pengecekan Obat

dibawah Reorder

Point Bagian Penjualan

- CRUD - - -

Bagian Gudang

CRUD - CRUD CRUD CR

Kepala Instalasi Farmasi

CRUD R R R -

3.1.5. Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk menentukan spesifikasi

kebutuhan yang diperlukan dalam membangun aplikasi pengendalian persediaan

obat pada RSIA Arafah Anwar Medika. Berdasarkan analisis sistem yang dibuat

membutuhkan beberapa kebutuhan pendukung, berupa perangkat keras dan

perangkat lunak.

34

A. Kebutuhan perangkat keras

Perangkat keras yang dibutuhkan untuk mendukung komputer

menjalankan fungsinya dengan baik, seharusnya memiliki spesifikasi dan kriteria

yang baik. Kebutuhan yang dibutuhkan antara lain:

1. Processor Intel Core i3 3.2 Ghz

2. RAM 4 Gigabytes DDR3

3. Hardisk Drive 100 Gigabytes

4. USB 2.0 Port

5. Keyboard, Monitor, dan Mouse

B. Kebutuan perangkat lunak atau software

Kebutuan perangkat lunak atau software merupakan suatu program yang

digunakan untuk menjalankan aplikasi atau sistem yang telah dibangun. Adapun

perangkat lunak yang digunakan adalah:

1. Notepad++

2. Xampp

3. MySQL

4. Google Chrome/Mozila Firefox

3.1.6. Desain Arsitektur

Arsitektur sistem ini menggambarkan rancangan arsitektur dari aplikasi

yang akan dibuat. Aplikasi ini berbasis client server yang dapat diakses oleh 3

pengguna yaitu Bagian Penjualan, gudang dan kepala instalasi farmasi. Masing-

masing pengguna memiliki fungsi dan tugas masing-masing serta dibedakan

dengan hak aksesnya.

35

Bagian Penjualan bertugas melakukan transaksi penjualan serta

memasukkan data transaksi penjualan dan data permintaan. Bagian Gudang

bertugas mengelola data master, melakukan pemesanan obat serta penerimaan

obat. Sedangkan Kepala Instalasi Farmasi dapat mengelola dan memberi akses

kepada karyawan. Kepala Instalasi Farmasi juga melihat laporan penjualan,

persediaan obat, penerimaan dan Klasifikasi ABC. Desain arsitektur dapat dilihat

pada Gambar 3.3.

KEPALA INSTALASI FARMASI

PENJUALAN

GUDANG

Server

Database

INPUT DATA PENJUALANINPUT DATA PERMINTAAN

MELIHAT DATA OBATCEK STOK OBAT

NOTIFIKASI OBAT DIBAWAH ROPCEK OBAT DIBAWAH ROP

MELIHAT DATA OBATMELIHAT DATA SUPPLIER

CEK DATA POCEK DATA PENERIMAAN

SERVER

MELIHAT LAPORAN PERSEDIAANMELIHAT LAPORAN PENJUALAN

MELIHAT LAPORAN PENERIMAANMELIHAT LAPORAN KLASIFIKASI ABC

MELIHATDATA KARYAWAN

DATABASE

MENGELOLA DATA OBATMENGELOLA DATA SUPPLIER

INPUT DATA POINPUT DATA PENERIMAAN

MENGELOLA DATA

KARYAWAN

APLIKASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN OBAT

Gambar 3. 3 Desain Arsitektur

36

3.1.7. Blok Diagram

Untuk menganalisis dan mengetahui apa saja Input, Process, Output pada

sistem pengendalian persediaan obat pada RSIA Arafah Anwar Medika

digambarkan menggunakan blok diagram atau diagram Input Process Output

(IPO). Berikut merupakan blok diagram yang akan dibuat sebagai berikut:

Block Diagram Sistem Pengendalian Persediaan Obat

INPUT PROCESS OUTPUT

Pha

se

Menghitung Safety Stock

(Standart Deviasi X nilai Z (Service Level))

Pengelolaan data master

obat

Menghitung Reorder Point

((Demand X Lead Time)+Safety Stock)

Safety Stock

Reorder Point

Data Obat

Data Supplier

Data Master Obat

Data Master Supplier

Data Penjualan

Obat

Lead Time

1

Data Permintaan

Obat

Data Permintaan

Obat

Pencatatan Permintaan

Transaksi Penjualan

1

2

Pengelolaan data master

supplier

Data Jenis Satuan

Data Karyawan Data Master

Karyawan

Pengelolaan data

karyawanData

Jabatan

Kartu Stok

Kartu Stok

Data Master Service Level

Pengelolaan data Service

Level

Data Service

level

3

3

1

3

3

4

5

6

5

11

11

Gambar 3. 4 Blok Diagram Pengendalian Persediaan

37

Block Diagram Sistem Pengendalian Persediaan Obat

INPUT PROCESS OUTPUTP

hase

Menggolongkan obat sesuai Klasifikasi ABC

(Always Better Control)

Membuat laporan Persediaan

Pengecekan stok Obat dibawah

Rerorder PointData obat yang

Dibawah Rerorder Point

Data Klasifikasi Obat ABC

Notifikasi untuk

pemesanan

Laporan Persediaan Obat

Laporan Penjualan Obat

Laporan Penerimaan

Obat

Laporan Klasifikasi ABC

Membuat Laporan Penjualan

Membuat Laporan Penerimaan Obat

Membuat Laporan Klasifikasi ABC

Data Penerimaan

ObatPenerimaan

obat

Data POPemesanan

Obat

Kartu Stok

7

8

9

10

1

4

1

6

7

8

9

1

2

4

6

10

Gambar 3. 5 Blok Diagram Pengendalian Lanjutan

38

A. Input

Data Obat: berisi informasi tentang obat meliputi, kode obat, nama obat,

stok, harga jual, harga beli, tanggal kadaluarsa.

Data Satuan Obat: berisi informasi mengenai satuan obat satuan obat

diperlukan agar data satuan yang dimasukkan sama.

Data supplier: berisi informasi tentang supplier meliputi kode, nama

supplier, alamat, contact person, dan telp.

Data Karyawan: berisi informasi tentang data karyawan berupa nama

karyawan jabatan, username, password.

Data Jabatan: berisi data jabatan karyawan sebagai akses pada aplikasi

apakah Bagian Penjualan, gudang maupun kepala instalasi farmasi.

Data Service Level: berisi informasi tentang Service Level.

Data Penjualan Obat: berisi informasi mengenai data transaksi penjualan

obat.

Data Permintaan Obat: berisi hasil Informasi tentang permintaan obat baik

melalui transaksi penjualan (obat masih ada) ataupun tanpa melalui

transaksi penjualan (obat habis). Data permintaan digunakan sebagai

sumber data untuk menghitung Safety Stock dan Reorder Point.

Lead Time: Berisi data selisih antara waktu pemesanan dan waktu obat

diterima.

Safety Stock: berisi hasil data perhitungan Safety Stock per-obat.

Lead Time: berisi data lead time (selisih waktu pemesanan obat dengan

waktu obat diterima).

Reorder Point: berisi informasi hasil perhitungan Reorder Point per-obat.

39

Data Klasifikasi ABC: berisi informasi tentang data obat yang telah

diklasifikasikan menggunakan Klasifikasi ABC, mana obat yang

tergolong klasifikasi A, B, dan C.

Data Obat dibawah Reorder Point: Berisi data list obat yang berada

dibawah Reorder Point yang akan digunakan sebagai pengingat Bagian

Gudang untuk melakukan pemesanan obat sesuai dengan data obat

dibawah Reorder Point.

Data PO: merupakan data yang diambil dari pemesanan obat ke supplier.

Data ini disimpan untuk melakukan pengecekan ketika penerimaan obat.

Data Penerimaan Obat: berisi informasi penerimaan obat yaitu kode

penerimaan, kode obat, nama obat, kuantitas, harga, jumlah (kuantitas

dikali harga), tanggal obat dipesan, tanggal obat diterima.

B. Proses

Pengelolaan data master obat: merupakan proses untuk mengelola data-

data master obat, pengelolaan seperti menambah data, merubah data dan

menghapus data

Pengelolaan data master supplier: merupakan proses untuk mengelola

data-data master supplier, pengelolaan seperti menambah data, merubah

data dan menghapus data

Pengelolaan data master karyawan: merupakan proses untuk mengelola

data-data master karyawan, pengelolaan seperti menambah data, merubah

data dan menghapus data

40

Pengelolaan data master Service Level: merupakan proses untuk mengelola

data-data master Service Level, pengelolaan seperti menambah data,

merubah data dan menghapus data

Pencatatan Permintaan: merupakan proses pencatatan permintaan baik

sekaligus dengan transaksi penjualan maupun tanpa transaksi penjualan.

Transaksi penjualan: merupakan proses transaksi penjualan obat mulai dari

mencatat resep, mencatat permintaan obat, membuat nota penjualan dan

memperbarui stok obat.

Menghitung Safety Stock: merupakan proses untuk menentukan stok

pengaman dengan menggunakan perhitungan Service Level yang

bergantung dengan kebutuhan rata-rata dari permintaan obat serta Service

Level dari pengiriman Supplier dengan menggunakan rumus standart

deviasi x nilai Z dari Service Level.

Menghitung ROP: merupakan proses untuk menentukan kapan melakukan

pemesanan kembali dengan menggunakan metode ROP yang bergantung

demand (kebutuhan rata-rata), Safety Stock dan lead time. Rumus ROP

yaitu (demand x lead time) + Safety Stock.

Menggolongkan Obat sesuai Klasifikasi ABC: merupakan proses untuk

mengklasifikasikan obat berdasarkan nilai investasi. Klasifikasi ABC

terbagi menjadi kelas A (prioritas utama dengan investasi tinggi dan

memerlukan pemantauan yang ketat), kelas B (prioritas sedang dengan

investasi sedang), dan C (prioritas rendah dengan investasi rendah).

41

Pengecekan Stok Obat: merupakan proses untuk menyaring stok obat yang

dibawah Reorder Point sebagai acuan dalam mentukan obat mana yang

dipesan.

Pemesanan Obat: merupakan proses untuk memesan obat kepada supplier

pemesanan obat dilakukan ketika stok obat berada dibawah Reorder

Point.

Penerimaan Obat: merupakan proses untuk menerima obat sesuai dengan

pemesanan obat / data PO yang telah dibuat.

Pembuatan Laporan penjualan: proses pembuatan laporan dari data-data

penjualan obat.

Pembuatan Laporan Penerimaan: proses pembuatan laporan dari data-data

penerimaan obat.

Pembuatan Laporan Klasifikasi ABC: proses pembuatan laporan dari

pengolahan data penjualan, obat menjadi penggolongan obat kelas A, B

atau C.

Membuat Laporan Persediaan: proses pembuatan laporan dari data obat.

Laporan persediaan berisi keluar masuk obat selama periode tertentu.

C. Output

Data Master Obat: berisi informasi tentang daftar obat.

Kartu Stok: berisi data keluar masuk stok obat. Berisi data seperti stok

awal, stok masuk, stok keluar, stok akhir dan tanggal.

Data Master Supplier: berisi informasi tentang daftar Supplier.

Data Master Karyawan: berisi informasi tentang karyawan.

42

Data Penjualan Obat: berisi informasi mengenai data transaksi penjualan

obat, seperti kode penjualan, tanggal penjualan, nama obat yang terjual,

kuantitas, harga jual, total.

Data Permintaan Obat: digunakan sebagai dasar untuk menentukan

demand, berisi informasi mengenai data permintaan obat baik yang

terjual/terpenuhi maupun yang tidak, data permintaan, seperti kode

permintaan, tanggal permintaan, nama obat, kuantitas.

Safety Stock: berisi hasil perhitungan Safety Stock per-obat.

Reorder Point: berisi informasi hasil perhitungan Reorder Point per-obat.

Data Klasifikasi ABC: berisi informasi tentang data obat yang telah

diklasifikasikan menggunakan Klasifikasi ABC, mana obat yang

tergolong klasifikasi A, B, dan C.

Notifikasi untuk pemesanan : pemberitahuan untuk apoteker bahwa

terdapat obat yang harus segera dipesan karena stok obat telah mencapai

Reorder Point.

Data obat dibawah Reorder Point: berupa data obat mana saja yang

mencapai titik pemesanan kembali yang harus segera dilakukan

pemesanan.

Data PO : berisi data tentang pemesanan obat. Obat mana saja yang

dipesan, jumlah pemesanan obat, waktu pemesanan, nama supplier dan

harga.

Data Penerimaan Obat: berisi data obat yang diterima serta telah di cek

dari data PO.

43

Laporan Penjualan Obat: Laporan yang berisi daftar penjualan obat per-

periode yang telah ditentukan. Daftar penjualan terdiri dari kode obat,

nama obat, tanggal penjualan, kuantitas, harga, total.

Laporan Penerimaan Obat: Laporan yang berisi tentang daftar penerimaan

obat. Daftar penerimaan obat terdiri dari kode obat, nama obat, tanggal

pesan, kuantitas pesan, tanggal penerimaan, kuantitas, harga, total.

Laporan Klasifikasi ABC: Laporan yang berisi daftar obat serta klasifikasi

obat tersebut. Klasifikasi ABC terdiri dari, kode obat, nama obat jumlah

penjualan period 1 tahun terakhir, harga, nilai investasi, akumulasi nilai

investasi, prosentase akumulasi nilai investasi, Klasifikasi.

Laporan Persediaan Obat: laporan yang berisi daftar persediaan obat per-

periode yang telah ditentukan. Daftar persediaan terdiri dari kode obat,

nama obat, stok awal, stok masuk, stok keluar, dan stok akhir.

3.2. Desain Sistem

Tahap desain sistem merupakan tahap perancangan sistem yang memenuhi

kebutuhan sistem yang telah ditentukan pada analisis sistem. Pada tahap ini dibuat

sistem flow, diagram berjenjang, context diagram, data flow diagram, conceptual

data model, physical data model dan desain Input/output yang dibutuhkan dalam

pembuatan sistem.

3.2.1. System Flow

System Flow merupakan bagan yang menampilkan prosedur pekerjaan

dari sistem. Mulai dari awal proses hingga output. Dari kebutuhan fungsionalitas

44

dapat ditentukan bagaimana sistem berinteraksi dengan pengguna, seperti

pengguna dapat melakukan apa saja dalam sistem. Melalui Sistem Flow dapat

diketahui apa saja yang dilakukan oleh sistem dan pengguna baik input dari

pengguna proses sistem dan output yang dikeluarkan oleh sistem. Terdapat 12

System Flow yang terbagi dalam 6 fungsi yaitu mengelola data master, penjualan,

perhitungan Reorder Point dan Klasifrikasi ABC, pemesanan obat, penerimaan

obat serta pembuatan laporan.

Mengelola data master pengelolaan data pendukung seperti data obat,

data supplier, data karyawan, dan data Service Level. Pengelolaan dapat bersifat

menambah data baru, memperbarui data yang lama maupun menghapus data.

Proses pengelolaan data master obat dapat dilihat melalui Sistem Flow pada

Gambar 3.6, pengelolaan data master supplier dapat dilihat pada Gambar 3.7,

pengelolaan data karyawan dapat dilihat pada Gambar 3.8, dan pengelolaan data

Service Level dapat dilihat pada Gambar 3.9.

Transaksi Penjualan dimulai setelah Bagian Penjualan telah melakukan

login. Bagian penjualan akan memilih menu transaksi penjualan serta mengisikan

data penjualan dan permintaan. Setelah berhasil melakukan penjualan sistem akan

menyimpan data permintaan, penjualan, dan memperbarui stok obat serta

mencetak nota penjualan. Transaksi penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.10.

Pengecekan stok dimulai ketika sistem melakukan perhitungan Reorder

Point dan Klasifikasi ABC. Setelah melakukan perhitungan data disimpan dan

ketika stok obat melewati Reorder Point maka sistem akan menampilkan

notifikasi bahwa stok obat melewati Reorder Point. Pengecekan stok dapat dilihat

pada Gambar 3.11.

45

Transaksi pemesanan obat dimulai ketika Bagian Gudang telah

melakukan login. Bagian Gudang akan memilih menu pemesanan obat serta

mengisikan data obat yang dipesan. Setelah berhasil sistem akan menyimpan data

pemesanan dan mencetak PO sebagai bukti pemesanan obat. Transaksi pemesanan

obat dapat dilihat pada Gambar 3.12.

Transaksi penerimaan obat dimulai ketika Bagian Gudang telah

melakukan login. Bagian Gudang akan memilih menu penerimaan obat. Bagian

obat akan mencari PO yang telah dibuat sebelumnya serta mencocokan dengan

penerimaan. Setelah itu Bagian Gudang akan mengisi data penerimaan. Setelah

mengisi data sistem akan menyimpan data penerimaan dan mencetak bukti

penerimaan obat. Transaksi penerimaan obat dapat dilihat pada Gambar 3.13.

Melihat laporan dimulai ketika Kepala Instalasi Farmasi telah melakukan

login. Serta terdapat 4 menu laporan yaitu laporan persediaan obat, laporan

penjualan obat, laporan Klasifikasi ABC dan laporan penerimaan obat. Kepala

Instalasi Farmasi dapat melihat data keempat laporan tersebut sesuai dengan menu

laporan yang telah dipilih. Laporan dapat dicetak sesuai dengan periode yang

telah ditentukan. Format cetak dalam bentuk PDF. Untuk lebih jelasnya laporan

persediaan dapat dilihat pada Gambar 3.14, laporan penjualan dapat dilihat pada

Gambar 3.15, laporan Klasifikasi ABC dapat dilihat pada Gambar 3.16, dan

laporan penerimaan obat dapat dilihat pada Gambar 3.17.

A. System Flow Mengelola Master Obat

46

Sistem Flow Mengelola Master Obat

systemBagian Gudang

Pha

se

mulai

Login

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Master Obat

Menampilkan halaman Obat

Input Data Obat

ya

selesai

Tambah?Menyimpan Data

Obat

Ubah?Pilih Tombol Ubah

Menampilkan Form Berdasarkan Obat

yang dipilih

Input Data Perubahan

Menyimpan Data Perubahan Obat

Hapus?Pilih Tombol Hapus

pada obat yang dihapus

Menghapus Data Obat

Ya

Tidak

ya

tidak

ya

tidak

Halaman Obat

Form Ubah Data Obat

Cek data karyawanSesuai level/jabatan

Atidak

Pilih Aktifitas

Menampilkan data obat

Daftar Obat

Lihat data obat

ya

tidak

A

Username & password

salah

Karyawan

Obat

Kartu Stok

Gambar 3. 6 System Flow Mengelola Master Obat

B. System Flow Mengelola Master Supplier

47

Sistem Flow Mengelola Master Supplier

systemBagian Gudang

Pha

semulai

Login

Username & password

Login Sukses?Pilih Menu Master Supplier

Menampilkan Halaman Supplier

Memasukkan Data Supplier

ya

selesai


Supplier

Ubah? Pilih Tombol Ubah

Menampilkan Form Berdasarkan

Supplier yang dipilih

Memasukkan Data Perubahan

Menyimpan Data Perubahan Supplier

Hapus? Pilih Tombol Hapus pada Supplier yang

dihapus

Menghapus Data Supplier

Ya

Tidak

ya

tidak

ya

tidak

Halaman Supplier

Form Ubah Data Supplier


A

Username & Password

Salah

Atidak

Pilih Aktifitas

Menampilkan data supplier

Daftar Supplier

Lihat data obat

ya

tidak

Karyawan

Supplier

Gambar 3. 7 System Flow Mengelola Master Supplier

C. System Flow Mengelola Data Karyawan

48

Sistem Flow Mengelola Master Karyawan

systemKepala Instalasi Farmasi

Pha

semulai

Login

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Karyawan

Menampilkan halaman Karyawan

Memasukkan Data Karyawan

ya

selesai


Karyawan

Ubah?Pilih Tombol Ubah

Menampilkan Form Berdasarkan

Karyawan yang dipilih

Memasukkan Data Perubahan

Menyimpan Data Perubahan Karyawan

Hapus? Pilih Tombol Hapus pada Karyawan yang

dihapus

Menghapus Data Karyawan

Ya

Tidak

ya

tidak

ya

tidak

Halaman Karyawan

Form Ubah Data Karyawan


Atidak

Pilih Aktifitas

Lihat data

tidak

yaMenampilkan data

karyawan

Daftar karyawan

A

Username & password

salah

Karyawan

Karyawan

Gambar 3. 8 System Flow Mengelola Data Karyawan

D. System Flow Mengelola Service Level

49

Sistem Flow Mengelola Master Service Level

systemBagian GudangP

hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Service Level

Menampilkan halaman Service

Level

Memasukkan Data Service Level

ya

selesai


Service Level

Hapus? Pilih Tombol Hapus pada Service Level

yang dihapus

Menghapus Data Service Level

Ya

tidak

ya

tidak

Halaman Service Level


Atidak

Pilih Aktifitas

Lihat data

tidak

yaMenampilkan data

Service Level

Daftar Service Level

A

Username & password

salah

Karyawan

Service Level

Gambar 3. 9 System Flow Mengelola Data Service Level

E. System Flow Penjualan Obat

50

Sistem Flow Penjualan

systemBagian PenjualanP

hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

Pilih tambah transksi penjualan

Menampilkan form tambah penjualan

Input data permintaan dan

penjualan

Menyimpan data penjualan dan

permintaan

Update stok obat

Cetak nota

Nota penjualan

ya

selesai

Pilih selesai

Form Tambah Penjualan


A

A

Username & password

salah

tidak

Penjualan

Permintaan

Obat

Kartu Stok

Karyawan

Gambar 3. 10 System Flow Penjualan Obat

F. System Flow Pengecekan Stok

51

Sistem Flow Perhitungan Pengecekan Stok


hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

selesai

ya

Cek waktu perhitungan

Apakah bulan ini pernah dihitung

Menghitung Safety Stock

Menghitung Reorder Point (ROP)

Menghitung Analisis ABC

tidak

Obat Dibawah ROP

Menampilkan Notifikasi

yaNotifikasi Obat Dibawah ROP

A

Username & Password

Salah

A


tidak

ya

Cek Obat Dibawah ROP

tidak

Karyawan

Obat

Permintaan

Penjualan

Analisis ABC

kebutuhan

Service Level

Gambar 3. 11 System Flow Pengecekan Stok

G. System Flow Pemesanan Obat

52

Sistem Flow Pemesanan Obat


hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

Pilih menu pemesanan obat

Menampilkan Form Pemesanan Obat

Memasukkan data Pemesanan Obat

Menyimpan Data Pemesanan Obat

Mencetak PO

PO

ya

selesai

Form Pemesanan Obat

Halaman Utama

Username & Password

Salah

A


A

tidak

Karyawan

obat

Kebutuhan

PO

Gambar 3. 12 System Flow Pemesanan Obat

H. System Flow Penerimaan Obat

53

Sistem Flow Penerimaan Obat


hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

Karyawan

Pilih menu Penerimaan Obat

Menampilkan Form Penerimaan Obat

Memasukkan Data Penerimaan Obat

Menyimpan Data Penerimaan Obat

Mencetak Penerimaan

Nota / bukti penerimaan obat

ya

selesai

Form Penerimaan

Obat

Halaman Utama

Memperbarui Stok Obat

Username & Password

Salah

A


A

tidak

Penerimaan

PO

Obat

Kartu Stok

Gambar 3. 13 System Flow Penerimaan Obat

I. System Flow Melihat Laporan Persediaan Obat

54

Sistem Flow Melihat Laporan Persediaan Obat

systemKepala Instalasi FarmasiP

hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Laporan Persediaan Obat

Menampilkan Halaman Laporan dengan Data Obat

ya

selesai

Halaman Laporan

Halaman Utama

Pilih periode

Menampilkan data obat sesuai periode

Pilih cetak

Mencetak Laporan

Laporan Persediaan Obat


Atidak

A

Username & Password

Salah

Obat

Karyawan

Kartu Stok

Gambar 3. 14 System Flow Melihat Laporan Persediaan Obat

J. System Flow Melihat Laporan Penjualan Obat

55

Sistem Flow Melihat Laporan Penjualan Obat


hase

mulaiLogin

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Laporan Penjualan Obat

Menampilkan Halaman Laporan

dengan Data Penjualan

ya

selesai

Halaman Laporan

Halaman Utama

Pilih periode

Menampilkan data penjualan sesuai

periode

Pilih cetak

Mencetak Laporan

Laporan Penjualan Obat


Atidak

A

Username & Password

Salah

Penjualan

Karyawan

Gambar 3. 15 System Flow Melihat Laporan Penjualan Obat

K. System Flow Melihat Laporan Klasifikasi ABC

56

Sistem Flow Melihat Laporan Klasifikasi ABC


hase

mulai Login

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Laporan Klasifikasi ABC


dengan data klasifikasi ABC

ya

selesai

Halaman Laporan

Halaman Utama

Pilih periode

Menampilkan data klasifikasi ABC sesuai

periode

Pilih cetak

Mencetak Laporan

Laporan Klasifikasi ABC


Atidak

A

Username & Password

Salah

Karyawan

Obat

Klasifikasi ABC

Gambar 3. 16 System Flow Melihat Laporan Klasifikasi ABC

L. System Flow Melihat Laporan Penerimaan Obat

57

Sistem Flow Melihat Laporan Penerimaan Obat


hase

mulai Login

Username & password

Login Sukses?

Pilih Menu Laporan Penerimaan Obat


dengan Data Penerimaan

ya

selesai

Halaman Laporan

Halaman Utama

Pilih periode

Menampilkan data penerimaan sesuai

periode

Pilih cetak

Mencetak Laporan

Laporan Penerimaan Obat


Atidak

Username & password

salah

A

Penerimaan

Karyawan

Gambar 3. 17 System Flow Melihat Laporan Penerimaan Obat

58

3.2.2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada

atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa

mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. DFD

menjelaskan arus data dari mulai pemasukan sampai dengan keluaran data

tingkatan diagram arus data mulai dari diagram konteks yang menjelaskan secara

umum suatu sistem atau batasan sistem dari level 0 dikembangkan menjadi level 1

sampai sistem tergambarkan secara rinci.

3.2.3. Contect Diagram

Context Diagram menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Aplikasi

pengendalian persediaan obat pada RSIA Arafah Anwar Medika memiliki 3

pengguna yaitu Bagian Penjualan, gudang serta kepala instalasi farmasi.

Bagian Penjualan memiliki fungsi untuk melakukan transaksi penjualan

serta menyimpan data permintaan dan penjualan. Bagian Gudang memiliki fungsi

melakukan pengecekan stok obat yang kosong atau dibawah Reorder Point,

melakukan pengelolaan data master, melakukan pemesanan obat dan penerimaan

obat. Kepala Instalasi Farmasi memiliki fungsi untuk melihat laporan-laporan

yaitu laporan penjualan, laporan persediaan, laporan penerimaan dan laporan

klasifikasi ABC. Untuk lebih jelasnya digambarkan dengan Context Diagram

pada Gambar 3.18.

59

Data Penjualan

Data Permintaan

Data Klasifikasi ABC

Data Obat dibawah Reorder Point

Data Supplier

Data Obat

Data PO

Data Penerimaan

laporan penjualan

laporan klasifikasi abc

laporan persediaan

laporan penerimaan

Data Stok Obat

Data ObatNotifikasi stok

kurang dari Reorder Point

Data PO

Data Supplier

Data Karyawan

Data Service Level

1

RSIA

gudang

penjualan

kepala_instalasi_farmasi

Gambar 3. 18 Context Diagram

3.2.4. Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang merupakan gambaran secara umum aplikasi

pengendalian persediaan obat yang terdapat dalam Data Flow Diagram (DFD).

Terdapat 6 fungsi yaitu pengelolaan Master, Penjualan, Perhitungan Reorder

Point dan Klasifikasi ABC, Pemesanan Obat, Penerimaan Obat dan Pembuatan

Laporan. Adapun secara garis besar sistem dapat digambarkan pada Gambar 3.19

sebagai berikut:

60

1

Aplikasi Pengendalian

Persediaan

1.1

Pengelolaan Master

1.2

Penjualan

1.3

Perhitungan Reorder Point dan

Klasifikasi ABC

1.4

Pemesanan Obat

1.6

Pembuatan Laporan

1.1.1

Mengelola Master Obat

1.1.2

Mengelola Master Supplier

1.2.1

Pengecekan Stok

1.2.2


1.3.1


1.3.2

Perhitungan Reorder Point

1.3.3

Perhitungan Analisi ABC

1.3.4

Notifikasi Data Obat Dibawah

Reorder Point

1.4.2

Transaksi Pemesanan

1.4.1

Cek Obat dibawah

Reorder Point

1.6.1

Membuat Laporan

Persediaan

1.6.2

Membuat Laporan

Penjualan

1.6.3

Membuat Laporan

Analisis ABC

1.6.4

Membuat Laporan

Penerimaan

1.5

Penerimaan Obat

1.2.3

Transaksi Penjualan

1.5.1

Cek PO dengan

penerimaan

1.5.2

Transaksi Penerimaan

obat

1.1.3

Mengelola Data

Karyawan

1.1.4

Mengelola Data Service

Level

Gambar 3. 19 Diagram Berjenjang

3.2.5. Data Flow Diagram Level 0

DFD level 0 merupakan hasil decompose dari context diagram, hasil

decompose tersebut dijabarkan lebih detil menjadi aliran dari proses yang sesuai

dengan fungsi masing-masing pengguna. Terdapat proses yaitu pengelolaan

master, penjualan, perhitungan Reorder Point dan Klasifikasi ABC, Pemesanan

Obat, Penerimaan Obat dan pembuatan laporan. DFD level 0 dapat dilihat pada

Gambar 3.20.

61

data_penjualan

data_permintaan

data_obat

data_supplier

data_pemesanan

data_penerimaan

Notifikasi_Reorder_Point

data_klasifikasi_abc

laporan_penjualan

laporan_persediaan

laporan_klasifikasi_abc

laporan_penerimaan

menyimpan

simpan

cek_stok

membaca

simpan

simpan

menyimpan

menyimpan

membaca Reorder Point

membaca klasifikasi abc

menyimpan

cek_po

menyimpan

membaca penerimaan

membaca_penjualan

membaca_obat

membaca

membaca

membaca

membaca

membaca_abc

Data Karyawan

simpan

simpan jabatan

menyimpan

simpan

simpan

baca

data_obat_dibawah_Reorder_Point

simpan

baca_karyawan

Resource Flow_29

cek deti l_po

baca_karyawan

detil_penerimaan

tambah kartu stok

Flow_15

simpan

baca

baca

baca_kartu_stok

data_Klasifikasi_ABC

simpan

simpan

Data Service Level

PenjualanGudang


1.1

pengelolaan data master

1.2

penjualan

1.3

perhitungan Reorder Point dan klasifikasi

ABC

1.4

pemesanan obat

1.5

penerimaan obat

1.6

pembuatan laporan

1 obat

2 supplier

3 permintaan

4 penjualan

5 kebutuhan

6 klasifikasi_abc

7 PO

8 penerimaan

9 jabatan

10 karyawan

11 deti l_penjualan

12 kartu_stok_obat

13 deti l_po

14 detil_penerimaan

15 jenis satuan

16 service level

Gambar 3. 20 Data Flow Diagram level 0

3.2.6. Data Flow Diagram Level 1

1. Data Flow Diagram level 1 pengelolaan data master

DFD level 1 mengelola data master merupakan alur data dari proses

pengololaan data master. Terdapat 4 data master yang dapat dikelola yaitu

data obat, supplier, karyawan dan Service Level. Pengelolan berupa

menambah, merubah atau menghapus data. DFD level 1 pengelolaan data

master dilihat pada Gambar 3.21.

62

menyimpan

membaca

menyimpan

membaca

data_obat

data_supplier

data karyawanbaca

simpan

simpan

baca

baca

simpansimpan

Data Service LevelSimpan

Baca

Gudang

1 obat

2 supplier

1.1.1

Mengelola Master Obat

1.1.2

Mengelola Master Supplier

Kepala Instalasi Farmasi1.1.3

Mengelola Data Karyawan

10 karyawan

9 jabatan

15 jenis satuan12 kartu_stok_obat

16 service level1.1.4

Mengelola Data Service Level

Gambar 3. 21 Data Flow Diagram level 1 mengelola data master

2. Data Flow Diagram level 1 Penjualan

DFD level 1 Penjualan merupakan alur data dari proses penjualan. Terdapat 3

proses yang dilakukan oleh Bagian Penjualan yaitu pengecekan stok,

pencatatan permintaan dan transaksi penjualan, yang dapat dilihat pada

Gambar 3.22.

data_permintaan

data_penjualan

cek_stok

menyimpan

menyimpan

update_obat

simpanmelakukan transaksi penjualan

tambah

Penjualan

1 obat

3 permintaan

4 penjualan

1.2.1

Pengecekan Stok

1.2.2


1.2.3

Transaksi Penjualan

11 detil_penjualan10 karyawan

12 kartu_stok_obat

Gambar 3. 22 Data Flow Diagram level 1 Transaksi Penjualan

63

3. Data Flow Diagram level 1 Perhitungan Reorder Point dan Klasifikasi ABC

Berikut merupakan alur data dari proses perhitungan Reorder Point dan

Klasifikasi ABC, yang dimulai dari perhitungan Safety Stock, selanjutnya data

Safety Stock digunakan untuk menghitung Reorder Point, perhitungan

Klasifikasi ABC dan hasil dari perhitungan tersebut yaitu memberikan

notifikasi obat dibawah Reorder Point.

membaca

Membaca

membaca

menyimpan

menyimpan

membaca

membacamembaca

menyimpan

membaca Reorder Point

membaca_klasifikasi_abc

notifikasi obat dibawah Reorder

Point

membaca

baca

Gudang

1 obat

5 kebutuhan

6 klasifikasi_abc

1.3.1


1.3.2

Perhitungan Reorder Point

1.3.3

Perhitungan Klasifikasi ABC

3 permintaan

4 penjualan

1.3.4

notifikasi obat dibawah Reorder

Point

11 detil_penjualan

16 service level

Gambar 3. 23 Data Flow Diagram level 1 Perhitungan Reorder Point dan

Klasifikasi ABC

4. Data Flow Diagram level 1 Pemesanan Obat

DFD level 1 Pemesanan Obat merupakan alur data dari proses pemesanan

obat. Terdapat 2 proses yang dilakukan oleh Bagian Gudang yaitu

pengecekan stok obat dibawah Reorder Point dan transaksi pemesanan obat,

yang dapat dilihat pada Gambar 3.24.

64

membaca

membaca

membaca

menyimpan

data_pemesanan

membaca

data obat dibawah Reorder Point

menyimpan

baca

baca

data_klasifikasi_abc

Gudang

5 kebutuhan

6 klasifikasi_abc

7 PO

1 obat

1.4.1

Cek stok obat dibawah Reorder

Point

1.4.2

transaksi pemesanan obat

13 deti l_po

10 karyawan

2 supplier

Gambar 3. 24 Data Flow Diagram level 1 Pemesanan Obat

5. Data Flow Diagram level 1 Penerimaan Obat

DFD level 1 Penerimaan Obat merupakan alur data dari proses penerimaan

obat. Terdapat 2 proses yang dilakukan oleh Bagian Gudang yaitu PO dengan

penerimaan obat dan transaksi penerimaan obat, yang dapat dilihat pada

Gambar 3.25.

cek deti l po

cek po

baca

baca

baca

tambah

simpan data

simpan

simpan

data po

data_penerimaanGudang

7 PO

8 penerimaan

1 obat

13 detil_po

10 karyawan

14 deti l_penerimaan

1.5.1

Cek po dengan penerimaan

1.5.2

Transaksi penerimaan obat

12 kartu_stok_obat

Gambar 3. 25 Data Flow Diagram level 1 Penerimaan Obat

65

6. Data Flow Diagram level 1 Pembuatan laporan

DFD level 1 Pembuatan Laporan merupakan alur data dari proses pembuatan

laporan. Terdapat 4 laporan yang dibuat yaitu laporan persediaan obat,

laporan penjualan, laporan Klasifikasi ABC dan laporan penerimaan

obat.DFD pembuatan laporan dapat dilihat pada Gambar 3.26.

membaca

membaca

membaca

membaca

laporan persediaan obat

laporan_penjualan

laporan_klasifikasi_abc

laporan penerimaan

membaca

membaca

baca


8 penerimaan

4 penjualan

1 obat

6 klasifikasi_abc

1.6.1

membuat laporan persediaan obat

1.6.2

membuat laporan penjualan

1.6.3

membuat laporan klasifikasi abc

1.6.4

membuat laporan penerimaan

14 deti l_penerimaan

11 deti l_penjualan

12 kartu_stok_obat

Gambar 3. 26 Data Flow Diagram level 1 Pembuatan laporan

3.2.7. Conceptual Data Model (CDM)

CDM menggmbarkan struktur basis data yang dirancang untuk suatu

sistem. CDM menampilkan hubungan antar entitas beserta atributnya. Terdapat 13

entitas pada aplikasi pengendalian persediaan obat, diantaranya adalah penjualan,

permintaan, supplier, obat, jenis satuan, karyawan, jabatan, Service Level,

penerimaan, PO, Klasifikasi ABC dan kebutuhan. CDM dapat dilihat pada

Gambar 3.27.

detil_penjualan

menyimpan_permintaan

menyimpan hasil klasifikasi abcmemiliki_jabatan

memiliki_satuan

update_stok

menyimpan perhitungan safety stock dan reorder point

memilih_supplier

detil_po

detil_penerimaan

melakukan_transaksi_penjualan

melakukan_transaksi_penerimaan

melakukan_pemesanan

membutuhkan

menerima

Obat

#ooooo

kd_obatnama_obatharga_supplierharga_jualjumlah_obattanggal_kadaluarsa...

Variable characters (10)Variable characters (20)IntegerIntegerIntegerDate

penjualan

#oooo

nota_penjualantotalpembayarankembalitanggal_penjualan

Variable characters (10)IntegerIntegerIntegerDate

permintaan

#oo

id_permintaantanggal_permintaanjumlah_permintaan

IntegerDateInteger

supplier

#ooo

kode_suppliernama_suppliercontact_persontelp_supplier...

IntegerVariable characters (20)Variable characters (20)Variable characters (20)

jenis_satuan

#o

id_jenissatuan...

IntegerVariable characters (20)

kartu_stock

#oooo

id_kartutanggal_update_stockstok_awalstok_masukstok_akhir

IntegerDateIntegerIntegerInteger

klasifikasi_abc

#ooooo

id_klasifikasikelasprosentasetanggal_abcjumlah_penjualantotal_abc...

IntegerCharacters (2)Float (3)DateIntegerInteger

kebutuhan

#oooooo

kode_kebutuhantanggal_kebutuhanrerata_kebutuhanjumlah_kebutuhansafety_stockropstdeviasi

IntegerVariable characters (10)FloatFloatIntegerIntegerFloat

karyawan

#ooo

id_karyawanusernamepasswordnama_karyawan...

IntegerVariable characters (20)Variable characters (20)Variable characters (30)

jabatan

#o

id_jabatanlevel_jabatan...

IntegerVariable characters (20)

po

#oo

No_pototal_potanggal_po

Variable characters (10)IntegerDate

penerimaan

#oo

kode_penerimaantanggal_penerimaanstatus

Variable characters (10)DateVariable characters (10)

Service Level

#ooo

Id_Service_Levelservicelevelsafety_factorstatus_sl...

Variable characters (8)IntegerFloatintger

Gambar 3. 27 CDM

66

67

3.2.8. Physical Data Model (PDM)

PDM menggambarkan secara detil tentang basis data yang dirancang

sesuai dengan pemetaan CDM. PDM dapat dengan jelas menampilkan relasi antar

tabel beserta primary key dan foreign key yang diimplementasikan secara

lengkap. Berbeda dari CDM, memiliki 16 tabel sesuai dengan generate dari CDM.

Tabel tersebut diantaranya yaitu, penjualan, detil penjualan, permintaan, supplier,

obat, jenis satuan, karyawan, jabatan, Service Level, penerimaan, detil

penerimaan, po, detil po, Klasifikasi ABC dan kebutuhan. PDM dapat dilihat pada

Gambar 3.28.

Obat

kd_obatid_jenisnama_obatharga_supplierharga_jualjumlah_obattanggal_kadaluarsa...

varchar(10)intvarchar(20)intintintdate

<pk>

penjualan

nota_penjualanid_karyawantotalpembayarankembalitanggal_penjualan...

varchar(10)intintintintdate

<pk>

permintaan

id_permintaankd_obattanggal_permintaanjumlah_permintaan...

intvarchar(10)dateint

<pk><fk>

supplier

kode_suppliernama_suppliercontact_persontelp_supplier...

intvarchar(20)varchar(20)varchar(20)

<pk>

jenis_satuan

id_jenissatuan...

intvarchar(20)

<pk>

kartu_stock

id_kartukd_obattanggal_update_stockstok_awalstok_masukstok_akhirstok_keluar...

intvarchar(10)dateintintintint

<pk><fk>

klasifikasi_abc

id_klasifikasikd_obatkelasprosentasetanggal_abcjumlah_penjualantotal_abc...

intvarchar(10)char(2)float(3)dateintint

<pk><fk>

kebutuhan

kode_kebutuhanId_Service_Levelkd_obattanggal_kebutuhanrerata_kebutuhanjumlah_kebutuhansafety_stockropstdeviasiId_Service_Level2...

intvarchar(8)varchar(10)varchar(10)floatfloatintintfloatvarchar(8)

<pk><fk2><fk1>

karyawan

id_karyawanid_jabatanusernamepasswordnama_karyawan...

intintvarchar(20)varchar(20)varchar(30)

<pk><fk>

jabatan

id_jabatanlevel_jabatan...

intvarchar(20)

<pk>

po

No_pokode_penerimaanid_karyawankode_suppliertotal_potanggal_po...

varchar(10)varchar(10)intintintdate

<pk><fk3>

<fk1>

penerimaan

kode_penerimaanNo_poid_karyawantanggal_penerimaanstatus...

varchar(10)varchar(10)intdatevarchar(10)

<pk><fk2>

Service Level

Id_Service_Levelservicelevelsafety_factorstatus_si...

varchar(8)intfloatint

<pk>

detil_penjualan

nota_penjualankd_obatjumlahsubharga...

intintintint

<pk,fk1><pk,fk2>

detil_po

No_pokd_obatjumlah_posubharga_po...

varchar(10)varchar(10)intint

<pk,fk1><pk,fk2>

detil_penerimaan

kd_obatkode_penerimaanjumlah_terimaselisih_polead_time...

varchar(10)varchar(10)intintint

<pk,fk1><pk,fk2>

.Gambar 3. 28 PDM

68

69

3.2.9. Struktur Tabel

Pada struktur tabel ini dijelaskan tentang semua tabel yang digunakan

dalam perancangan aplikasi pengendalian persediaan obat. Pada tiap tabel

dijelaskan nama tabel, struktur kolom, tipe data masing-masing kolom, key

(primary dan foreign), fungsi masing-masing kolom serta keterangan tabel yang

dijelaskan sebagai berikut:

a. Tabel Karyawan

Nama Tabel : Karyawan

Primary Key : Id_karyawan

Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan

Tabel 3. 3 Struktur Tabel Karyawan

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_karyawan Integer Primary Key

2 Username Varchar(20) 3 Password Varchar(20) 4 Nama_karyawan Varchar(30) 5 Id_jabatan Int(11) Foreign Key

b. Tabel Jabatan

Nama Tabel : Jabatan

Primary Key : Id_jabatan

Fungsi : Untuk menyimpan data jabatan

Tabel 3. 4 Struktur Tabel Jabatan

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_jabatan Integer Primary Key 2 Level_jabatan Varchar(20)

70

c. Tabel Obat

Nama Tabel : Obat

Primary Key : Kd_obat

Fungsi : Untuk menyimpan data obat

Tabel 3. 5 Struktur Tabel Obat

No Field Tipe Data Constraint 1 Kd_obat Varchar(10) Primary Key 2 Id_jenis Integer Foreign Key 3 Nama_obat Varchar(20) 4 Harga_supplier Integer 5 Harga_jual Integer 6 Jumlah_obat Integer 7 Tanggal_kadaluarsa Date

d. Tabel Jenis Satuan

Nama Tabel : Jenissatuan

Primary Key : Id_jenis

Fungsi : Untuk menyimpan data jenis_satuan

Tabel 3. 6 Struktur Tabel Jenis_satuan

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_jenis Integer Primary Key 2 Satuan Varchar(20)

e. Tabel Kartu_stok

Nama Tabel : Kartu_stok

Primary Key : Id_kartu

Fungsi : Untuk menyimpan data stok

71

Tabel 3. 7 Struktur Tabel Kartu_stok

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_kartu Integer Primary Key

2 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key

3 Stok_awal Integer 4 Stok_masuk Integer 5 Stok_keluar Integer 6 Stok_akhir Integer

f. TabelSupplier

Nama Tabel : Supplier

Primary Key : Kode_supplier

Fungsi : Untuk menyimpan data supplier

Tabel 3. 8 Struktur Tabel Supplier

No Field Tipe Data Constraint 1 Kode_supplier Integer Primary Key 2 Nama_supplier Varchar(20) 3 Contact_person Varchar(20) 4 Telp_supplier Varchar(20)

g. Tabel Penjualan

Nama Tabel : Penjualan

Primary Key : Nota_penjualan

Fungsi : Untuk menyimpan data penjualan

Tabel 3. 9 Struktur Tabel Penjualan

No Field Tipe Data Constraint 1 Nota_penjualan Varchar(10) Primary Key

2 Id_karyawan Integer Foreign Key

3 Total Integer

4 Pembayaran Integer

72

No Field Tipe Data Constraint 5 Kembali Integer

6 Tanggal_penjualan Date

h. Tabel Detil Penjualan

Nama Tabel : Detil_penjualan

Foreign Key : Nota_penjualan, Kd_obat

Fungsi : Untuk menyimpan data detil_penjualan

Tabel 3. 10 Struktur Tabel Detil_penjualan

No Field Tipe Data Constraint 1 Nota_penjualan Integer Foreign Key 2 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key 3 Jumlah Integer Null 4 Subharga Integer

i. Tabel Permintaan

Nama Tabel : Permintaan

Primary Key : Id_permintaan

Fungsi : Untuk menyimpan data permintaan

Tabel 3. 11 Struktur Tabel Permintaan

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_permintaan Integer Primary Key 2 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key

3 Tanggal_permintaan date

4 Jumlah_permintaan Integer

73

j. Tabel Klasifikasi ABC

Nama Tabel : Klasifikasi ABC

Primary Key : Id_klasifikasi

Fungsi : Untuk menyimpan data hasil pengelompokan obat dengan

Klasifikasi ABC

Tabel 3. 12 Struktur Tabel Klasifikasi ABC

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_klasifikasi Integer Primary Key 2 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key 3 Kelas Char(2) 4 Prosentase_abc Float(3) 5 Tanggal_hitung_abc Date 6 Jumlah_penjualan Integer 7 Total_abc Integer

k. Tabel Kebutuhan

Nama Tabel : Kebutuhan

Primary Key : Id_kebutuhan

Fungsi : Untuk menyimpan data hasil perhitungan Safety Stock dan

Reorder Point

Tabel 3. 13 Struktur Tabel Kebutuhan

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_kebutuhan Integer Foreign Key 2 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key 3 Safetystock Integer 4 Standar_deviasi Double 5 ROP Integer 6 Rerata_kebutuhan Integer 7 Tanggal_hitung date 8 Id_service_level Varchar(8) Foreign Key

74

l. Tabel PO

Nama Tabel : PO

Primary Key : kode_po

Fungsi : Untuk menyimpan data po

Tabel 3. 14 Struktur Tabel PO

No Field Tipe Data Constraint 1 No_po Varchar(10) Primary Key 2 Kode_supplier Integer Foreign Key 3 Kode_penerimaan Varchar(10) Total_po Integer 4 Tanggal_po Date 5 Id_karyawan Integer Foreign Key 6 Status_po Varchar(20)

m. Tabel Detil PO

Nama Tabel : Detil_po

Foreign Key : No_po, Kd_obat

Fungsi : Untuk menyimpan data detil_po

Tabel 3. 15 Struktur Tabel Detil_PO

No Field Tipe Data Constraint 1 No_po Varchar(10) Foreign Key 2 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key 3 Jumlah_po Integer 4 Subharga_po Integer

n. Tabel Penerimaan

Nama Tabel : Penerimaan

Primary Key : Kode_penerimaan

Fungsi : Untuk menyimpan data penerimaan

75

Tabel 3. 16 Struktur Tabel Penerimaan

No Field Tipe Data Constraint 1 Kode_penerimaan Varchar(10) Primary Key 2 No_po Varchar(10) Foreign Key 3 Id_karyawan Integer 4 Tanggal_penerimaan Date 5 Status_penerimaan Varchar(10)

o. Tabel Detil Penerimaan

Nama Tabel : Detil_penerimaan

Foreign Key : Kd_obat, Kode_penerimaan

Fungsi : Untuk menyimpan data detil penerimaan

Tabel 3. 17 Struktur Tabel Detil_Penerimaan

No Field Tipe Data Constraint 1 Kd_obat Varchar(10) Foreign Key 2 Kode_penerimaan Varchar(10) Foreign Key 3 Jumlah_terima Integer 4 Selisih_po Integer 5 Lead_time Integer

p. Tabel Service Level

Nama Tabel : Service_Level

Primary Key : Id_service_level

Fungsi : Untuk menyimpan data Service Level

Tabel 3. 18 Struktur Tabel Service Level

No Field Tipe Data Constraint 1 Id_service_level Varchar(8) Primary Key 2 Servicelevel Integer 3 Safety_factor Float 4 Status_sl Enum(Aktif,

Tidak Aktif)

76

3.2.10. Desain Input/Output

Perancangan desain Input/ output merupakan tampilan yang akan di

sajikan kepada pengguna. Desain Input/outpu diharapkan dapat mempermudah

pengguna dalam menggunakan atau mengoperasikan aplikasi. Adapun desain

Input/output apliksai pengendalian persediaan obat sebagai berikut:

A. Halaman Login

Halaman login digunakan untuk mengamankan akses aplikasi agar tidak

disalah gunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Desain halaman login

dilihat pada Gambar 3.29.

Gambar 3. 29 Desain halaman login

B. Desain Halaman Obat

Halaman master obat menampilkan data obat. Pada master obat ini dapat

melakukan tambah data baru, ubah data maupun menghapus data terdapat juga

notifikasi apabila stok obat berada dibawah Reorder Point. Desain halaman

master obat dapat dilihat pada Gambar 3.30.

77

Gambar 3. 30 Desain halaman master obat

C. Desain Halaman Tambah Obat

Halaman tambah obat digunakan untuk menambah obat baru yang akan

disimpan ke dalam database. Halaman tambah obat dapat dilihat pada Gambar

3.30.

Gambar 3. 31 Desain Tambah Data Obat

78

D. Desain Halaman Supplier

Halaman supplier menampilkan data yang dapat melakukan aktifitas

tambah data, ubah data maupun hapus data supplier. Halaman supplier dapat


Gambar 3. 32 Desain Halaman Supplier.

E. Desain Halaman Penjualan

Halaman penjualan digunakan untuk mencatat transaksi baik permintaan

maupun transaksi penjualan. Halaman penjualan dapat dilihat pada Gambar 3.33.

79

Gambar 3. 33 Desain halaman Penjualan

F. Desain Halaman Permintaan

Halaman Permintaan digunakan utuk menyimpan data permintaan, baik

permintaan melalui transaksi penjualan ataupun melalui form tambah permintaan.

Gambar 3. 34 Desain Halaman Data Permintaan

80

G. Desain Halaman Service Level

Data Service Level digunakan untuk menghitung serta mendapatkan Safety

Stock. Data Service Level yang dijadikan sebagai acuan dalam menghitung Safety

Stock adalah data yang berstatus aktif. Bagian Gudang dapat menambah data,

menghapus data, memilih atau mengganti Service Level.

Gambar 3. 35 Desain Halaman Service Level

H. Desain Halaman PO

Halaman PO digunakan untuk melakukan atau menyimpan data transaksi

pemesanan obat. Pada halaman PO ini juga terdapat table obat yang berada di

bawah Reorder Point sehingga memudahkan dalam mencari obat yang harus

dipesan. Halalaman PO dapat dilihat pada Tabel 3.36.

81

Gambar 3. 36 Desain halaman Transaksi PO

I. Desain tambah data PO

Input data PO adalah form ketika pengguna menekan tombol tambah po

yang digunakan untuk menyimpan data obat yang dipesan.Tambah data po dapat


Gambar 3. 37 Desain Tambah Data PO

J. Desain Transaksi Penerimaan

Halaman Transaksi Penerimaan digunakan ketika transaksi penerimaan

obat. Penerimaan obat disesuaikan dengan PO. Transaksi penerimaan dapat dilihat

pada Gambar 3.38.

82

Gambar 3. 38 Desain Transaksi Penerimaan

K. Desain Tambah Penerimaan

Form tambah penerimaan digunakan untuk menyimpan data quantity

penerimaan obat berdasarkan PO yang telah dipilih. Tambah penerimaan dapat


Gambar 3. 39 Desain Tambah Penerimaan

83

L. Desain Laporan Klasifikasi ABC

Laporan Klasifikasi ABC merupakan laporan dari hasil perhitungan

Klasifikasi ABC pada periode perhitungan terakhir. Laporan Klasifikasi ABC

dapat dilihat pada Gambar 3.40.

Gambar 3. 40 Desain Laporan Klasifikasi ABC

M. Desain Laporan Penjualan

Laporan penjualan digunakan untuk menampilkan data penjualan. Dapat

dipilih sesuai periode yang ditentukan. Laporan penjualan dapat dilihat pada

Gambar 3.31.

Gambar 3. 41 Desain Laporan Penjualan

84

N. Desain Laporan Persediaan Obat

Laporan persediaan menampilkan data persediaan obat atau keluar masuk

obat dengan periode yang dapat ditentukan. Laporan persediaan obat dapat dilihat

pada Gambar 3.42.

Gambar 3. 42 Desain Laporan Persediaan

O. Desain Laporan Penerimaan

Laporan penerimaan menampilkan data penerimaan obat. Dapat

ditentukan periode laporan. Laporan penerimaan dapat dilihat pada gamber 3.43

.

Gambar 3. 43 Desain Laporan Penerimaan Obat

85

3.2.11. Desain Uji Coba

Desain uji coba dilakukan untuk memastikan fungsionalitas dari sistem

yang telah dibangun sesuai dengan hasil yang diharapkan. Uji fungsionalitas yang

digunakan adalah blackbox testing. Desain uji coba pengendalian persediaan obat

dapat dilihat pada Tabel 3.19.

Tabel 3. 19 Desain Uji Coba

No Fungsionalitas Skenario Hasil yang diharapkan

1 Mengelola data master obat

Masuk ke menu obat untuk mengelola data obat maupun jenis obat. Pengelolaan berupa menambah, mengubah atau menghapus data.

Aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi sesuai dengan aktifitas pengelolaan data, serta menampilkan data obat yang telah diperbarui.

2 Mengelola data master supplier

Masuk ke menu obat untuk mengelola data obat maupun jenis supplier. Pengelolaan berupa menambah, mengubah atau menghapus data.

Aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi sesuai dengan aktifitas pengelolaan data, serta menampilkan data supplier yang telah diperbarui.

3 Melakukan transaksi penjualan

Masuk ke menu penjualan, pilih obat serta memasukkan data penjualan seperti jumlah obat yang akan dibeli, kemudian cetak nota penjualan

Aplikasi akan menyimpan data penjualan serta menampilan pesan notifikasi “berhasil menyimpan penjualan”, dan aplikasi akan mencetak nota penjualan.

4 Mencetak nota penjualan

Masuk ke menu penjualan dan selesaikan transaksi penjualan.

Aplikasi akan mencetak nota penjualan dalam bentuk pdf.

5 Melakukan perhitungan Safety Stock

Masuk ke dalam aplikasi setelah login terlebih dahulu, lalu sistem akan melakukan perhitungan Safety Stock secara otomatis.

Aplikasi akan menyimpan data Safety Stock, kemudian aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi “Safety Stock dan Reorder Point telah dihitung”

6 Melakukan Perhitungan Reorder Point

Masuk ke dalam aplikasi setelah loginterlebih dahulu, lalu sistem akan melakukan perhitungan

Aplikasi akan menyimpan data Reorder Point. kemudian aplikasi akan menampilkan pesan

86


Reorder Point secara otomatis.

notifikasi “Safety Stock dan Reorder Point telah dihitung”

7 Melakukan Pengelompokan obat dengan Klasifikasi ABC

Masuk ke dalam aplikasi setelah login terlebih dahulu, lalu sistem akan melakukan pengelompokan data obat sesuai Klasifikasi ABC secara otomatis.

Aplikasi akan menyimpan data klasifikasi ABC dan akan menampilkan pesan notifikasi “Klasifikasi ABC telah dihitung”;

8 Pengecekan stok obat dibawah Reorder Point

Masuk ke dalam menu obat lihat data obat, atau terdapat link/tombol pesan di navigasi bar.

Aplikasi akan menampilkan data obat mana saja yang dibawah Reorder Point

9 Pemesanan obat

Masuk ke menu PO, pilih tambah transaksi po, pilih obat dan isikan form seperti supplier, jumlah obat yang dipesan kemudian tekan simpan

Aplikasi akan menyimpan data PO, serta akan mencetak po.

10 Penerimaan Obat

Masuk ke menu Penerimaan, pilih tambah transaksi penerimaan cari PO dan tekan tambah penerimaan serta masukkan jumlah penerimaan dan tekan simpan

Aplikasi akan menyimpan data penerimaan, serta mencetak bukti penerimaan.

11 Melihat laporan persediaan obat

Masuk ke menu laporan persediaan

Aplikasi akan menampilkan data persediaan obat, laporan berbentuk PDF.

12 Melihat laporan Klasifikasi ABC

Masuk ke menu laporan Klasifikasi ABC

Aplikasi akan menampilkan data Klasifikasi ABC, laporan berbentuk PDF.

12 Melihat laporan penjualan

Masuk ke menu laporan penjualan, tekan pilih periode dan cetak

Aplikasi akan menampilkan data penjualan, laporan berbentuk PDF.

13 Melihat laporan penerimaan

Masuk ke menu laporan penerimaan

Aplikasi akan menampilkan data penerimaan obat berdasarkan periode yang ditentukan, laporan berbentuk PDF.

87

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

4.1. Implementasi Sistem

Tahap implementasi sistem merupakan pembuatan aplikasi dari

perancangan sistem atau analisis sistem yang telah dibuat dengan proses coding

hingga pengujian sistem. Proses coding menggunakan bahasa pemrograman PHP,

dengan menggunakan database MySQL serta menggunakan tools XAMPP.

4.1.1. Halaman Login

Halaman Login merupakan halaman yang digunakan sebagai akses masuk

ke dalam aplikasi. dengan mengisikan username dan password sesuai dengan hak

ases pengguna. Berikut merupakan tampilan login yang dapat dilihat pada Gambar

4.1.

Gambar 4. 1 Halaman Login

88

4.1.2. Halaman Master Obat

Halaman Master Obat digunakan untuk melakukan pengelolaan data obat

seperti mnyimpan data obat baru, mengubah data obat dan menghapus data obat.

Pada master obat juga terdapat notifikasi stok obat yang berada dibawah Reorder

Point. Halaman Master obat dapat dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4. 2 Halaman Master Obat

Untuk melakukan tambah obat terdapat form tambah obat yang dapat


Gambar 4. 3 Halaman Form Tambah Obat

89

4.1.3. Halaman Master Supplier

Halaman Master Supplier digunakan untuk mengelola data Supplier.

Pengelolaan meliputi penambahan data baru, mengubah data dan menghapus data.

Form master Supplier dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Gambar 4. 4 Halaman Master Supplier

Untuk melakukan ubah data terdapat form untuk mengubah data Supplier,

seperti yang dapat dilihat pada gamber 4.5.

Gambar 4. 5 Halaman Ubah Data Supplier

90

4.1.4. Halaman Master Service Level

Halaman Master Service Level digunakan untuk mengelola data Service

Level. Pengelolaan meliputi penambahan data baru dan menghapus data. Data

Service Level digunakan dalam menghitung Safety Stock yang memiliki status

Aktif. Halaman master Service Level dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Gambar 4. 6 Halaman Master Service Level

Bagian Gudang dapat mengubah Service Level yang dijadikan sebagai

acuan perhitungan untuk mendapatkan safety Stock. Service Level yang diubah

statusnya menjadi aktif, sedangkan Service Level yang aktif sebelumnya menjadi

tidak aktif.

Gambar 4. 7 Form Mengaktifkan Service Level

91

4.1.5. Halaman Transaksi Penjualan

Halaman transaksi penjualan merupakan halaman yang digunakan untuk

mencatat data penjualan obat. Pada halaman ini Bagian Penjualan dapat memilih

obat yang dibeli beserta mengisi jumlah obat yang dibeli serta mencatat

permintaan obat. Halaman transaksi penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4. 8 Halaman Transaksi Penjualan

4.1.6. Halaman Data Permintaan

Halaman data permintaan difungsikan untuk melihat data permintaan yang

telah masuk. Data permintaan dicatat melalui transaksi penjualan bila stok obat

masih ada, ataupun data dapat dicatat melalui form tambah permintaan bila stok

obat telah habis atau kosong.

92

Gambar 4. 9 Halaman Data Permintaan

4.1.7. Proses Perhitungan Reorder Point dan Klasifikasi ABC

Proses perhitungan Reorder Point dan Klasifikasi ABC dimulai dengan

melakukan pengecekan tanggal saat ini. Jika bulan ini belum dilakukan

perhitungan maka sistem secara otomatis melakukan perhitungan Reorder Point

dan Klasifikasi ABC. Jika perhitungan Safety Stock dan Reorder Point berhasil

dihitung maka sistem akan menampilkan pesan seperti pada Gambar 4.10.

Gambar 4. 10 Halaman Notifikasi perhitungan Safety Stock dan Reorder Point

93

Bila Klasifikasi ABC telah dihitung maka akan muncul notifikasi seperti pada

Gambar 4.11.

Gambar 4. 11 Halaman Notifikasi perhitungan Klasifikasi ABC

4.1.8. Halaman Transaksi Pemesanan

Halaman tambah data po merupakan halaman transaksi data PO. Pada

halaman PO menampilkan data obat yang berada dibawah Reorder Point dan

terdapat klasifikasi obat sesuai perhitungan Klasifikasi ABC sehingga

memudahkan dalam memilih obat yang akan dipesan. Transaksi pemesanan dapat

dilihat pada Tabel 4.12.

Gambar 4. 12 Halaman Transaksi Pemesanan

94

Form tambah PO digunakan untuk mengisi obat yang akan dipesan,

terdapat quantity yaitu perhitungan rata-rata kebutuhan periode 12 bulan

sebelumnya. Form tambah po dapat dilihat pada Gambar 4.13.

Gambar 4. 13 Halaman Tambah Pemesanan

4.1.9. Halaman Transaksi Penerimaan Obat

Halaman transaksi penerimaan obat digunakan untuk menerima obat yang

telah dipesan sebelumnya. Data penerimaan akan dicatat, dan form transaksi

penerimaan dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Gambar 4. 14 Halaman Transaksi Penerimaan Obat

95

Form tambah penerimaan digunakan untuk mengisi obat yang diterima

dari data pemesanan (No po) yang telah dipilih, data jumlah penerimaan obat

diisikan di quantity terima sesuai pada Gambar 4.15.

Gambar 4. 15 Form penerimaan obat

4.1.10. Laporan Persediaan Obat

Laporan persediaan adalah laporan yang menyajikan sisa stok persediaan

akhir obat dari kartu stok untuk masing-masing obat pada periode yang telah

ditentukan. Laporan persediaan dapat berfungsi untuk mengetahui informasi

jumlah dan kondisi obat akhir periode tertentu. Laporan persediaan dapat dilihat

pada Gambar 4.16.

96

Gambar 4. 16 Laporan Persediaan Obat

4.1.11. Laporan Penjualan

Laporan penjualan berisi kumpulan informasi penjualan yang disajikan

sebagai bahan untuk menganalisa penjualan.

Gambar 4. 17 Laporan Penjualan

97

4.1.12. Laporan Klasifikasi ABC

Laporan Klasifikasi ABC berisi data obat berdasarkan klasifikasi ABC,

obat digolongkan sesuai dengan nilai investasi obat obat dengan nilai investasi

tertinggi memiliki kelas A yang menjadi prioritas utama dalam pemesanan obat.

Gambar 4. 18 Laporan Klasifikasi ABC

4.1.13. Laporan Penerimaan Obat

Laporan penerimaan obat berisi data penerimaan obat dari pemesanan

obat. Data penerimaan obat dapat ditentukan sesuai dengan periode yang

dikehendaki.

Gambar 4. 19 Laporan Penerimaan Obat

98

4.2. Pengujian Sistem

Tahap pengujian sistem dilakukan untuk dapat mengetahui atau menguji

fungsionalitas dari aplikasi yang dibangun. Uji fungsionalitas yang digunakan

adalah blackbox testing. Hasil pengujian aplikasi pengendalian persediaan obat

dapat dilihat pada Tabel 4.1.

Tabel 4. 1 Pengujian terhadap pengelolaan data master obat


Hasil

1 Mengelola data master obat

Masuk ke menu obat untuk mengelola data obat maupun jenis obat. Pengelolaan berupa menambah, mengubah atau menghapus data.

Aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi sesuai dengan aktifitas pengelolaan data, serta menampilkan data obat yang telah diperbarui.

Berhasil melakukan pengelolaan data obat, dapat dilihat pada Gambar 4.20.

Informasi berhasil melakukan penambahan, pengubahan dan menghapus data

obat.

Gambar 4. 20 Informasi pengelolaan data obat

99

Tabel 4. 2 Pengujian terhadap pengelolaan data master supplier


Hasil

1 Mengelola data master supplier

Masuk ke menu obat untuk mengelola data obat maupun jenis supplier. Pengelolaan berupa menambah, mengubah atau menghapus data.

Aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi sesuai dengan aktifitas pengelolaan data, serta menampilkan data supplier yang telah diperbarui.

Berhasil melakukan pengelolaan data, dapat dilihat pada Gambar 4.21.

Informasi berhasil melakukan penambahan, pengubahan dan menghapus data supplier.

Gambar 4. 21 Informasi pengelolaan data supplier

Tabel 4. 3 Pengujian terhadap transaksi penjualan


Hasil

1 Melakukan transaksi penjualan

Masuk ke menu penjualan, pilih obat serta memasukkan data penjualan seperti jumlah obat yang akan dibeli, kemudian cetak nota penjualan

Aplikasi akan menyimpan data penjualan serta menampilan pesan notifikasi “berhasil menyimpan penjualan”, dan aplikasi akan mencetak nota penjualan.

Berhasil melakukan pengelolaan data, dapat dilihat pada Gambar 4.22.

2 Mencetak Nota Penjualan

Masuk ke menu penjualan dan selesaikan transaksi penjualan.

Aplikasi akan mencetak nota penjualan dalam bentuk pdf.

Berhasil mencetak nota penjualan yang dapat dilihat pada Gambar 4.23.

100

Gambar berhasil menyimpan data penjualan berupa pesan.

Gambar 4. 22 Informasi berhasi menyimpan penjualan

Sebagai tanda berhasilnya transaksi penjualan yaitu nota penjualan dapat dicetak

Gambar 4. 23 Berhasil mencetak nota penjualan.

Tabel 4. 4 Pengujian terhadap perhitungan Safety Stock dan Reorder Point


Hasil

1 Melakukan Perhitungan Safety Stock

Masuk ke dalam aplikasi setelah login terlebih dahulu, lalu sistem akan melakukan perhitungan Safety Stock secara otomatis.

Aplikasi akan menyimpan data Safety Stock, kemudian aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi “Safety Stock dan Reorder Point telah dihitung”

Berhasil melakukan perhitungan Safety Stock, dapat dilihat pada Gambar 4.24.

101


Hasil

2 Melakukan Perhitungan Re-Order Point (ROP)

Masuk ke dalam aplikasi setelah loginterlebih dahulu, lalu sistem akan melakukan perhitungan ROP secara otomatis.

Aplikasi akan menyimpan data Reorder Point. kemudian aplikasi akan menampilkan pesan notifikasi “Safety Stock dan Reorder Point telah dihitung”

Berhasil melakukan perhitungan Reorder Point, dapat dilihat pada Gambar 4.24.

Pesan yang muncul ketika Safety Stock dan Reorder Point telah dihitung

Gambar 4. 24 Berhasil menghitung Safety Stock dan Reorder Point

Tabel 4. 5 Pengujian terhadap perhitungan Klasifikasi ABC

No Fungsionalitas

Skenario Hasil yang diharapkan

Hasil

1 Melakukan Pengelompokan obat dengan klasifikasi ABC

Masuk ke dalam aplikasi setelah login terlebih dahulu, lalu sistem akan melakukan pengelompokan data obat sesuai klasifikasi ABC secara otomatis.

Aplikasi akan menyimpan data klasifikasi ABC dan akan menampilkan pesan notifikasi “klasifikasi ABC telah dihitung”;

Berhasil melakukan perhitunganklasifikasi ABC, dapat dilihat pada Gambar 4.25.

Tampilan ketika telah berhasil menghitung klasifikasi ABC.

Gambar 4. 25 Informasi ketika berhasil menghitung Klasifikasi ABC

102

Tabel 4. 6 Pengujian terhadap pengecekan stok obat


Hasil

1 Pengecekan stok obat dibawah Reorder Point

Masuk ke dalam menu obat lihat data obat, atau terdapat link/tombol pesan di navigasi bar.

Aplikasi akan menampilkan data obat mana saja yang dibawah Reorder Point

Menampilkan notifikasi stok dibawah Reorder Point sesuai pada Gambar 4.26. dan Gambar 4.27.

Tampilan yang muncul ketika stok obat dibawah Reorder Point berupa notifikasi

pada tabel obat dan dapat dilihat pada tombol pesan.

Gambar 4. 26 Informasi pesan ketika stok obat dibawah Reorder Point

Pada transaksi penjualan juga terdapat notifikasi apabila obat telah mencapai

Reorder Point seperti yang terlihat pada Gambar 4.27.

Gambar 4. 27 Notifikasi ketika stok obat dibawah mencapai Reorder Point

103

Tabel 4. 7 Pengujian terhadap proses pemesanan obat


Hasil

1 Pemesanan obat

Masuk ke menu PO, pilih tambah transaksi po, pilih obat dan isikan form seperti supplier, jumlah obat yang dipesan kemudian tekan simpan

Aplikasi akan menyimpan data PO, serta akan mencetak po.

Menampilkan pesan PO telah berhasil sesuai pada Gambar 4.28 dan berhasil mencetak nota pada Gambar 4.29.

Tampilan ketika proses pemesanan berhasil akan menampilkan pesan ‘PO telah

Berhasil’.

Gambar 4. 28 Informasi ketika PO telah diproses

Tampilan ketika berhasil mencetak PO. Dapat mencetak PO merupakan tanda

bahwa PO telah berhasil diproses.

Gambar 4. 29 Berhasil mencetak PO

104

Tabel 4. 8 Pengujian terhadap transaksi penerimaan obat


Hasil

1 Penerimaan Obat

Masuk ke menu Penerimaan, pilih tambah transaksi penerimaan cari PO dan tekan tambah penerimaan serta masukkan jumlah penerimaan dan tekan simpan

Aplikasi akan menyimpan data penerimaan, serta mencetak bukti penerimaan.

Menampilkan transaksi penerimaan telah berhasil sesuai pada Gambar 4.30 dan berhasil mencetak nota sesuai dengan Gambar 4.31.

Tampilan ketika transaksi penerimaan telah berhasil akan menampilkan ‘pesan

transaksi pemesanan berhasil disimpan’.

Gambar 4. 30 Tampilan ketika transaksi penerimaan berhasil.

Tampilan ketika berhasil mencetak penerimaan obat. Berupa bukti penerimaan

obat yang berbentuk pdf, sehingga dapat di cetak maupun simpan.

Gambar 4. 31 Tampilan cetak penerimaan obat

105

Tabel 4. 9 Pengujian untuk mencetak laporan persediaan obat


Hasil

1 Melihat laporan persediaan obat

Masuk ke menu laporan persediaan

Aplikasi akan menampilkan data persediaan obat, laporan berbentuk PDF.

Berhasil mencetak laporan persediaan obat pada Gambar 4.32.

Tampilan ketika mencetak laporan persediaan obat, terdiri dari tanggal masuk atau

keluar, kode obat nama obat stok awal, stok masuk, stok keluar dan stok akhir.

Gambar 4. 32 Laporan Persediaan Obat

106

Tabel 4. 10 Pengujian untuk mencetak laporan klasifikasi ABC


Hasil

1 Melihat laporan klasifikasi ABC

Masuk ke menu laporan klasifikasi ABC

Aplikasi akan menampilkan data klasifikasi ABC, laporan berbentuk PDF.

Berhasil mencetak laporan klasifikasi ABC yang sesuai pada Gambar 4.33.

Tampilan ketika mencetak laporan klasifikasi ABC yang dapat dicetak maupun

disimpan.

Gambar 4. 33 Laporan klasifikasi ABC

Tabel 4. 11 Pengujian untuk mencetak laporan penjualan


Hasil

1 Melihat laporan penjualan

Masuk ke menu laporan penjualan, tekan pilih periode dan cetak

Aplikasi akan menampilkan data penjualan, laporan berbentuk PDF.

Menampilkan notifikasi PO telah berhasil sesuai pada Gambar 4.34.

107

Tampilan laporan penjualan yang berisikan tanggal penjualan, nama obat jumlah

harga jual serta subharga dan total.

Gambar 4. 34 Laporan Penjualan

Tabel 4. 12 Pengujian untuk mencetak laporan penjualan


Hasil

1 Melihat laporan penerimaan

Masuk ke menu laporan penerimaan

Aplikasi akan menampilkan data penerimaan obat berdasarkan periode yang ditentukan, laporan berbentuk PDF.

Menampilkan notifikasi PO telah berhasil sesuai pada Gambar 4.35.

Tampilan laporan penerimaan obat berisi informasi tentang penerimaan obat

Gambar 4. 35 Laporan penerimaan Obat

108

BAB V

PENUTUP 5.1. Kesimpulan

Berdasarkan uji coba pada aplikasi pengendalian persediaan obat pada

RSIA Arafah Anwar medika, disimpulkan bahwa:

1. Alikasi ini dapat membantu dalam mengatasi masalah stockout dengan

memberikan notifikasi kepada pengguna untuk melakukan pemesanan ketika

stok obat berada dibawah Reorder Point.

2. Aplikasi ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk

menentukan prioritas obat mana yang dipesan terlebih dahulu sesuai dengan

perhitungan klasifikasi Always-Better (ABC)

3. Aplikasi ini dapat menghasilkan laporan persediaan obat, laporan penjualan,

laporan penerimaan dan laporan klasifikasi ABC.

5.2. Saran

Dalam membangun Aplikasi Pengendalian Persediaan Obat ini masih

banyak kekurangan, sehingga membutuhkan saran dalam pengembanganya.

Berikut beberapa saran dalam pengembangan aplikasi ini yaitu:

1. Aplikasi ini dapat ditambahkan metode peramalan sehingga dalam

menentukan jumlah pemesanan obat, mendapatkan hasil yang lebih akurat.

2. Aplikasi ini dapat dikembangkan untuk memberikan informasi obat secara

terperinci, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti aplikasi

rekam medis.

109

DAFTAR PUSTAKA

Arsyad, Lincolin. 2001. Peramalan Bisnis: Edisi pertama. Yogyakarta: BPFE-

Yogyakarta.

Assauri, Sofjan. 2004. Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Lembaga

Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Buwersox, Donald, J. 1995. Manajemen Logistik 1. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Dermawan, Deden. 2015. Farmakologi Untuk Keperawatan. Yogyakarta: Gosyen

Publishing.

Elwood, Buffa. 1996. Manajemen Operasi/Produksi Modern. Jakarta: Penerbit

Binarupa Aksara.

Gasperz, Vincent. 2004. Production Planning And Inventory Control. Jakarta:

Penerbit Gramedia Pustaka Utama.

Heizer, Jay dan Render, Barry. 2010. Manajemen Operasi. Jakarta: Salemba

Empat.

Kadir, A. 2014.Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Penerbit

Andi.

Martono, Ricky. 2013. Practical Inventory Management Menciptakan

Keunggulan Operasional Melalui Sediaan. Jakarta: Penerbit PPM

Manajemen.

Pemerintah Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 Tentang

Kesehatan. Lembaran Negara Republik Indonesia. Tahun 2009 No. 144.

Sekretariat Negara. Jakarta.

110

Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang Bisnis.

Jakarta: PT. Raja Grafindo Perkasa.

Seto, Soerjono. Yunita, N. Lily, T. 2004.Manajemen Farmasi Lingkup: Apotek,

Farmasi Rumah Sakit, Pedagang Besar Farmasi, Industri Farmasi.

Surabaya: Universitas Airlangga.

Wawan, Dhewanto dan Falahah. 2007. Enterprice Resource Planning:

Menyelaraskan Teknologi informatika dan Strategi Bisnis. Bandung:

Informatika.

rancang bangun aplikasi pengendalian...

Documents