31

BAB IV

DESKRIPSI DAN PEMBAHASAN PROYEK AKHIR

4.1 Deskripsi Proyek Akhir

Nama Penulis Laporan Proyek Akhir pada divisi Aviation Region III :

Nama : Tiyas Ayu Setiawati

Nim : 08.39015.0018

Periode Kerja Praktek : 1 Maret s.d 31 Mei 2011

Lokasi : PT Pertamina (Persero) Surabaya

Pada saat Proyek Akhir di PT Pertamina (Persero) Aviation Region III,

Penulis mengerjakan tugas antara lain : product monitoring dengan menggunakan

sistem SAP, membuat surat keluar, membuat realease, dan memo. Dalam laporan

ini penulis lebih memfokuskan pembahasan ke pendokumentasian sesuai dengan

SOP (standard operating procedures).

Proses kerja yang dilakukan memiliki beberapa tahapan sebagai berikut :

1. Product Monitoring dengan menggunakan sistem SAP

2. Pengadaan material, yang di dalamnya terdapat proses-proses seperti

Purchase Requestion, Purchase Order, Realease Purchase Requition, dan

lain sebagainya.

3. Pendokumentasian sesuai prosedur operasional standar yang sudah

ditentukan.

32

4.2 Pembahasan Proyek Akhir

1) Menurut (Gosa, 2011) Beberapa Sistem Product Monitoring sebagai

berikut :

a) Semua lokasi DPPU & Depot di wilayah Region III Surabaya

menginput stock setiap hari yang bisa dimonitor melalui sistem SAP

& stock yang diinput merupakan stock awal untuk transaksi penjualan.

b) Pada setiap tanki penyimpanan di lokasi akan teridentifikasi status

tanki tersebut apakah sebagai produk jual atau product setting

(persediaan).

c) Kondisi stock yang dimonitor pada sistem ini bisa juga dipakai dasar

untuk data request untuk pemenuhan stock penjualan/persediaan

dimana harus memenuhi coverage days setiap lokasi, yang artinya

stock harus mampu mengcover kebutuhan lokasi setiap harinya.

2) T-Code (Transaction Code) yang di pakai adalah :

a) Zmobo, yang memuat initial tanki, initial lokasi, tanggal data, waktu

input, tinggi cairan, dan volume dalam satuan liter maupun barrel.

b) SIM S & D (Sistem Informasi Manajemen Sales & Distribution), yang

memuat data stock setiap lokasi, daya tahan stock yang bisa di jual,

dan data tanker yang akan mensuplay lokasi kondisi persediaan

terakhir.

4.2.1 Material Management/Pengadaan Material

Purchase requisition adalah dokumen yang mengidentifikasi lokasi

pengiriman dan tanggal yang dibutuhkan, nomor barang, deskripsi jumlah dan

harga setiap barang yang di rekuisisi.

33

Adapun Proses kerja dalam prosedur permintaan pembelian sebagai

berikut :

I. Proses membuat (Create) Purchase Requisition Transaksi ini

digunakan untuk membuat permintaan pembelian (Purchase

Requisition) secara manual untuk Stock Material, Non Stock,

Service, Urgent.

a. Gunakan transaction code ME51N, kemudian akan muncul

tabel seperti berikut :

Gambar 4. 1 create purchase requisition

b. Masukkan data-data purchase requisition, klik dan pilih

Purchase Requisition Type.

Pilih ZNS PR non Stock Item untuk pembelian material direct

charge (non stock).

34

Dan ZSO PR Service untuk pembelian jasa (service)

Gambar 4. 2 create purchase requisition

c. Source Determination “jangan di centang”

d. Untuk membuka frame HEADER klik gambar

<Expand>, maka akan muncul gambar frame HEADER

seperti dibawah ini.

Untuk minimize gambar frame header klik <Collapse>

e. Tab Text akan muncul dilayar pada gambar di atas.

f. Masukkan tujuan penerimaan barang atau service/ jasa

<Masukkan tujuan permintaan barang

disini>

35

g. Selanjutnya membuka frame:ITEM OVERVIEW, klik gambar

<Expand> akan muncul gambar frame ITEM

OVERVIEW seperti dibawah ini.

Gambar 4. 3 frame item overview

h. Selanjutnya isilah data-data yang diperlukan dalam Frame

Item overview tersebut.

1. Untuk minimize gambar tersebut klik <Collapse>

2. Field Item tidak perlu diisi

3. Field A (Acct. Assignment Cat) diisi dengan K (artinya cost

centre) ganti F Khusus Upms II dan Upms VIII

(menggunakan Internal Order)

1 2 3 4 5 6 7 9 8 10

12 11

13

36

4. Field I (Item Category)

a) Untuk Service, diisi dengan D atau klik flield tersebut

dan pilih D.

b) Untuk Material tidak perlu diisi

5. Field Material

a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service)

6. Field Short text

a) Untuk Material : diisi nama barangnya.

b) Untuk Service : diisi nama pekerjaannya

7. Field Quantity

a) Untuk Material : diisi jumlahnya

b) Untuk Service : diisi angka 1 (satu)

8. Field Unit of Measure

a) Untuk Material : diisi satuannya misal Kg, M, dll

b) Untuk Service : diisi AU (Activity unit)

9. Field Delivery date

a) Untuk Material : tanggal kapan barang harus tiba

b) Untuk Service : tanggal kapan pekerjaan harus sudah

selesai

10. Field Material group

a) Untuk Material : diisi dengan kode main groupnya

b) Untuk Service : diisi dengan kode main group service

11. Field Plant

a) Untuk DPPU FKS : M817

37

12. Field Storage location

a) Tidak perlu diisi (baik untuk Material maupun Service)

13. Field Purchasing Group

1. Untuk DPPU FKS : P29

Keterangan :

1. Jika anda mengisi PR material lanjutkan dengan “Pengisian Frame

Item Details. Untuk MATERIAL” .

2. jika anda mengisi PR Service lanjutkan dengan “Pengisian Frame

Item Details. Untuk SERVICE.

38

i. Pengisian Frame Item Details Untuk MATERIAL

Untuk screen Item Details Consumable Material seperti

terlihat dalam gambar dibawah ini.

Gambar 4. 4 frame item details

Untuk minimize gambar tsb klik <Collapse>

1. Tab Valuation

a. Isikan harga barang per-satuan unit satuan (bukan harga

totalnya).

2. Tab Account Assignment

a. Isi G/L Account No dengan nomor G/L yang sesuai

dengan anggaran.

b. Isi Cost Centre dengan nomor cost Center yang sesuai

dengan anggaran

39

a. Untuk DPPU FKS cost centre : AD482980NXX

3. Tab Text

a. Pilih /klik Material PO Text , lalu isi keterangan

yang ada di field Short Text dengan nama/

spesifikasi material.

4. Tab Contact Person

a. Isi MRP Controller sesuai dengan lokasi masing-

masing.

b. Untuk DPPU FKS : Y29

5. Klik <Check> untuk memeriksa kelengkapan data. Jika

masih ada kesalahan, perbaiki data tersebut. Data-data sudah

benar bila di kiri bawah screen ada text “No messages issued

during check”.

6. Klik <Save> - Nomor Purchase Requisition akan muncul

di kiri bawah screen.

Setelah sesi SAP R/3:

Apabila diperlukan, catat nomor dokumen Purchase Requisition

yang ada di kiri bawah screen.

40

j. Pengisian Frame Item Details untuk SERVICE. Untuk screen

Item Details PR Service seperti terlihat dalam gambar di

bawah ini.

Gambar 4. 5 frame item detalis PR Service

Tab Services

Isi data-data yang diperlukan yaitu :

a. Service nomor : tidak perlu diisi

b. Short Text : Diisi nama singkat pekerjaan

c. Quantity : 1

d. Unit of Measure : AU

e. Gross Price : Nilai pekerjaan.

Keterangan :

Untuk service yang masa berlakunya satu tahun dimana

pembayarannya tiap bulan mempunyai nilai yang sama, maka

pengisiannya diperbolehkan sebagai berikut:

a. Quantity : 1 2

b. Unit of Measure : AU

41

c. Gross Price : Nilai pekerjaan per bulan.

II. Proses Reset Release Purchase Requisition

Transaksi ini dibuat untuk membatalkan transaksi release purchase

requisition (PR) yang telah dilakukan sebelumnya.

Berikut adalah langkah-langkah dari Reset Release Purchase

Requisition :

1. Sebelum reset kita masuk ke screen Release Purchase Requisition

terlebih dahulu gunakan transaction code ME54

Gambar 4. 6 release purchase requisition

42

2. Akan muncul Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen

Gambar 4. 7 PR release code

3. Masukkan nomor PR dan Release Code Anda.kemudian tekan

Enter.

4. Kemudian akan muncul Screen: Release Purchase Requisition

Item Overview

Gambar 4. 8 PR item overview

43

5. Pilih dari tab menu: Edit � Release � Reset

Gambar 4. 9 edit release

6. Akan muncul informasi untuk konfirmasi.

7. Tekan <Enter>.

Pesan konfirmasi akan muncul di bagian bawah layar.

8. Tekan <Save>. Maka sistem akan membawa Anda kembali ke

Screen: Release Purchase Requisition Initial Screen dengan pesan

konfirmasi di bagian bawah layar bahwa PR telah diubah.

9. Klik <Exit> untuk keluar.

44

III. Proses Monitoring Purchase Order

Pemesanan barang yang akan dibeli dimulai dari tanda

terima purchase requisition yang akan memicu proses pembelian

barang yang dilakukan oleh purchasing agent. Dokumen yang

dihasilkan proses ini berupa purchase order, yaitu dokumen yang

secara formal meminta vendor untuk menjual dan mengirim

produk yang diminta dengan harga yang sesuai.

Adapun langkah-langkah proses monitoring product sebagai

berikut :

Dengan menggunakan Tcode ME2W :

1. Ketikkan ME2W pada command field kemudian tekan ENTER

atau klik.

Gambar 4. 10 purchase order

45

1.

Gambar 4. 11 screen purchasing document

Akan muncul pada gambar 4.11 Screen Purchasing Document per

Supplying Plant

2. Ketikkan Kode Purchasing Organization pada field Purchasing

Organization.

3. Ketikkan PODELVCOMP pada field Selection parameters.

4. Ketikkan HYD pada field Purchasing grup.

5. Ketikan Kode Lokasi pada field Plant.

6. Ketikkan Tanggal atau Rentang Waktu yang diinginkan pada

field Delivery date.

7. Ketikkan Kode Material pada field Material

8. Klik Execute.s

2

3

4

5

6

7

8

ME2W

46

Gambar 4. 12 Purchasing document

9. Double click pada nomor Purchase Order.

10. Periksa apakah ada Items Detail lembar Purchase order

history:

a. Jika belum ada dokumen Outbound Delivery, maka delete

item pada purchase order.

b. Jika sudah ada dokumen Outbound Delivery namun belum

dilaksanakan Goods Issue, maka delete Outbound delivery

untuk selanjutnya delete item pada purchase order.

c. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue

dan produk tersebut tidak diterima, maka sampaikan kepada

pihak pengirim untuk menghapus Purchase Order

dimaksud.

9

47

d. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Issue

dan produk tersebut memang diterima, maka laksanakan

Delivery Confirmation sesuai actual receipt dan di

postingkan pada bulan berjalan.

11. Jika tahapan sudah sampai pada pelaksanaan Goods Receipt,

maka klik pada lembar Delivery.

Gambar 4. 13 PO material

10

11

48

12. Klik untuk mengubah Purchase Order dimaksud.

2.

3.

Gambar 4. 14 change purchase order

12

49

13. Klik kotak pada field Delivery Complete

14. Klik , untuk menyimpan perubahan yang sudah dilakukan

Gambar 4. 15 field PO material

13

14

50

4.3 Proses Distribusi dan Standar Kualitas Produk Aviation

Gambar 4. 16 Fuel Distribution Scheme

Sebelum di serahkan ke pesawat, penerimaan, penyimpanan dan

penanganan produk pada prosedur standar pengendalian mutu untuk setiap

langkah dari rantai distribusi BBM. Produk harus memiliki Sertifikat Kualitas

(coq) dokumen dari kilang sebelum dapat diberikan ke depot intermediate/ tangki

depot terbang. Dokumen itu menunjukkan dan menegaskan bahwa produk yang

diterima telah memenuhi spesifikasi edisi terbaru (lihat Avtur atau Avgas Metanol

Campuran). Secara umum, aviation melakukan kontrol kualitas produk yang

diterima dari kapal atau pipa dengan melakukan cek visual sebelum dan selama

51

proses pembuangan. Setelah menerima ke dalam tangki, aviation melakukan

sertifikasi ulang kualitas produk dengan melakukan uji laboratorium.

Aviation telah melakukan kegiatan pengendalian mutu selama produk

berada dalam tangki (storage) dan memiliki peralatan standar, metode dan orang-

orang kompeten yang mengambil tanggung jawab, pengeringan, uji visual, dan

pengambilan sampel adalah contoh prosedur pengendalian kualitas pada

pernerbangan produk.

Prosedur pengiriman produk ke dalam sistem hydrant atau Bridger

(modil tangki) sampai waktu pengiriman ke pesawat yang dilakukan selalu sesuai

dengan prosedur standar internasional dan persyaratan pengendalian mutu seperti

visual, pengeringan dan prosedur kebersihan. Untuk memastikan produk yang

akan diserahkan ke dalam tangki pesawat bebas dari air (atau di bawah batas

maksimum yang diijinkan), aviation selalu melakukan SWD (Shell Water

Detector) pengujian yang dilihat dan disetujui oleh perwakilan Airlines.

Peralatan utama aviation adalah untuk mencegah kotoran (partikel

padatan) dan air dari bahan bakar di setiap langkah rantai distribusi filtrasi,. Setiap

rantai distribusi memiliki sistem filtrasi sendiri. Aviation menggunakan kapal

standar internasional dan unsur-unsur produk filtrasi aviation, yaitu :

1. Air filter separator, yang dipasang pada produk menerima ke pipa tangki dan

ke dalam sistem hydrant, mobil tangki, dan pipa refueler pengiriman,

bertindak sebagai filter untuk memisahkan air dari bahan bakar dan mencegah

kotoran.

2. Mikro filter, adalah pra filter sebelum air/separator filter pada produk

menerima ke pipa tangki. Hal ini mencegah terjadinya kotoran pada mikro.

52

3. Filter Monitor, yang dipasang di refueler dan dispenser hydrant merupakan

pencegahan utama air kita mengisi nozzel.

Filter atas dan peralatan dipelihara oleh orang yang kompeten dan

mereka menggunakan prosedur standar internasional, peralatan dan alat-alat

sebagai pedoman. Depot airfield kami diperiksa pada interval yang sering

(internal dan audit independen). “Serve for Safe Flight”.

1.3.1 Membuat dokumen sesuai Standard Operating Procedures (SOP)

Standard Operating Procedures (SOP), berisi tentang detil instuksi serta

jadwal aktifitas setiap tim, grup, atau departemen. Dokumen ini menggambarkan

langkah-langkah rutin yang harus dikerjakan untuk menyelesaikan sebuah

pekerjaan.

4.3.2 Proses dokumentasi

Langkah-langkah kerja yang dilakukan di Aviation Region III sebagai

berikut :

a. Alur Surat/dokumen masuk

Keterangan :

Surat masuk

1

Catatan dalam

Agenda Kendali

4

Catat dalam

agenda & isi

disposisisinya

5

Pejabat yang

action untuk

follow up

3

Catat isi disposisi

& pejabat yang

follow up

2

Pejabat Ybs

(disposisi)

53

Keterangan :

Asli surat surat Masuk setelah didisposisi oleh Pejabat diteruskan kepada

pejabat yang akan follow up. Sedapat mugkin hindari memperbanyak surat

masuk/keluar dan lampirannya agar dapat mengurangi duplikasi surat (tidak

berlebihan). Para Sekretaris dalam satu fungsi agar dapat mengoptimalkan

Agenda Kendali untuk mencatat surat masuk/kelua;Pr.

b. Alur Surat/dokumen keluar

Keluar

3

Catat dalam

Agenda

2

Otorisasi

tanda tangan

5

Catat dalam

agenda

1

Konsep surat

4

Simpan surat

carbon copy

Simpan

photocopy surat

yang sudah

ditandatangani

54

Keterangan :

Surat yang sudah ditandatangani pejabat berwenang (sesuai otorisasinya)

maka Sekretaris pejabat ybs mengirim surat asli tersebut ke alamat yang dituju,

dan menyimpan carbon copy surat tersebut. Lakukan koordinasi dengan para

sekretaris terkait. Hindari fotokopi/duplikasi surat.