prosedur pengurusan surat menyurat …eprints.uns.ac.id/4835/1/209751411201104351.pdfkepala perum...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA

PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

ISWATI

D1508040

PROGRAM DIPLOMA TIGA JURUSAN MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user


commit to user

PERNYATAAN

Nama : Iswati

NIM : D1508040

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ Prosedur

Pengurusan Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre

III Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya

saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam

daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan

gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2011

Yang Membuat Pernyataan

ISWATI


commit to user

MOTTO

“TERSENYUM ITU INDAH, BAGI ORANG LAIN ITU ADALAH

PERHORMATAN MAKA JAGALAH SLALU SENYUM ITU”

( Penulis )

“ BILA KITA INGIN DIHORMATI MAKA HARUSLAH KITA

MENGHORMATI ORANG LAIN TERLEBIH DAHULU”

( Penulis )

“JANGANLAH MENCARI KAWAN YANG MEMBUAT ANDA MERASA

NYAMAN, TETAPI CARILAH KAWAN YANG MEMAKSA ANDA

UNTUK TERUS BERKEMBANG”

( Thomas J. Watson )

Iii iv


commit to user

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini ku persembahankan untuk orang-orang yang aku sayangi :

“Kedua orang tuaku yang membesarkanku, mendidik,

dan menyayangiku lebih dari segalanya”

“Semua yang telah membantu dan memberikan dorongan

dan semangat kepadaku dalam penulisan Tugas Akhir ini”

“Untuk masa depanku dan kehidupanku”

Iii v


commit to user

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya serta petunjuk-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Prosedur

Pengurusan Surat Menyurat Di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub

Divre III Surakarta” dengan baik dan lancar sebagai salah satu syarat

untuk memperoleh gelar atau derajad Ahli Madya Program Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini tidak terlepas

dari dukungan, bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak kepada penulis.

Maka dari itu, dalam kesempatan ini penulis ingin berterimakasih kepada :

1. Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku Pembimbing Tugas Akhir yang

membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga

penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

2. Drs. Sakur, MS selaku Ketua Program Manajemen Administrasi dan Drs.

Pramono, S.U selaku pembimbing akademik.

3. Prof. Drs. Pawito, Ph.D selaku dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Imu Politik

Univesitas Sebelas Maret.

4. Bapak Tri Fajaryanto dan Haryo Nugroho Broto selaku Kepala dan Wakil

Kepala Perum Bulog Sub Divre III Surakarta yang telah memberikan ijin

penulis untuk melakukan magang.

5. Bapak M. Soleh, Ibu Sri Lestari, Bapak Surendro, Bapak Ngadino, Bapak

Aribowo dan seluruh staf yang lain yang telah memberikan arahan dan

bantuan selama melaksanakan magang dan membantu dalam memperoleh

data-data yang mendukung Tugas Akhir ini.

6. Kedua orang tuaku yang selama ini menyayangiku dan mendoakanku

selalu.

7. Kakak-kakakku tercinta Yustina Hastuti dan MT. Aririn yang mendukung

dan mensuport aku untuk terus berjuang meraih cita-citaku.

Iii vi


commit to user

8. Thomy Hermawan yang senantiasa mengorbankan waktu dan tenaganya

untuk menemani aku serta memberikan dukungan dan semangat selama

ini.

9. Untuk teman-temanku angkatan 2008 jurusan Manajemen Administrasi,

kalian yang terbaik dan tetap semangat meraih cita dan cinta kalian.

10. Sahabat-sahabatku, Dian, Bulan dan Nita semoga persahabatan yang kita

jalin ini tidak akan pernah pudar.

11. Untuk semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang

selama ini telah banyak membantu, penulis ucapkan terima kasih.

Penulis menyadari dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak

kekurangan dan kesalahan. Untuk itu penulis berharap bagi pihak yang

berkepentingan untuk memberikan kritik dan saran yang membangun

untuk memperbaiki Tugas Akhir ini agar lebih sempurna. Harapan penulis

semoga laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca.

Surakarta, Mei 2011

penulis

Iii vii


commit to user

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ........................................................................................... ii

PENGESAHAN ............................................................................................ iii

MOTTO ........................................................................................................ iv

PERSEMBAHAN ......................................................................................... v

KATA PENGANTAR .................................................................................. vi

DAFTAR ISI ................................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... x

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi

ABSTRAK .................................................................................................... xii

ABSTRACT .................................................................................................. xiii

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah .................................................................... 1

B. Perumusan Masalah .......................................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ........................................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ......................................................................... 3

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 5

A. Pengertian Prosedur .......................................................................... 5

B. Surat Menyurat .................................................................................. 8

1. Pengertian Surat .......................................................................... 8

2. Pengertian Surat Menyurat .......................................................... 8

3. Fungsi Surat ................................................................................ 9

4. Macam Surat ............................................................................... 9

C. Pengertian Tata Usaha....................................................................... 15

D. Pengurusan Surat Menyurat .............................................................. 16

1. Pengurusan Surat Masuk ............................................................. 17

2. Pengurusan Surat Keluar ............................................................. 20

E. Prosedur Pengurusan Surat ............................................................... 22

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk.............................................. 22

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar.............................................. 23

Iii viii


commit to user

F. Metode Pengamatan .......................................................................... 25

1. Lokasi Pengamatan ..................................................................... 25

2. Jenis Pengamatan ........................................................................ 25

3. Sumber Data ................................................................................ 25

4. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 26

5. Teknis Analisis Data ................................................................... 26

BAB III.DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI ........................................... 28

A. Sejarah Singkat.................................................................................. 28

B. Visi dan Misi Perum BulogSub Divre III Surakarta ......................... 33

C. Tugas dan Fungsi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ................. 33

D. Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog ......................................................... 35

E. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ............... 36

BAB IV. PEMBAHASAN ............................................................................ 46

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk.................................................... 46

1. Penerimaan Surat ........................................................................ 47

2. Penyortiran Surat ......................................................................... 48

3. Pencatatan Surat .......................................................................... 49

4. Pengarahan Surat ......................................................................... 50

5. Pendistribusian Surat ................................................................... 50

6. Penyimpanan Surat...................................................................... 51

B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar.................................................... 53

1. Pembuatan Konsep Surat ............................................................ 53

2. Persetujuan Konsep Surat dan Pengetikan .................................. 53

3. Penandatanganan Surat ............................................................... 53

4. Pencatatan/ Pengagendaan Surat ................................................. 54

5. Pengiriman dan Penyimpanan Surat ........................................... 54

BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN ................................................. 56

A. Kesimpulan ....................................................................................... 56

B. Saran .................................................................................................. 57

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Iii ix


commit to user

DAFTAR GAMBAR

2.1. Bagan Prosedur Surat Masuk ............................................................... 21

2.2. Bagan Prosedur Surat Keluar ............................................................... 22

3.1 Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta ...... 35

5.1. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Masuk ........................................... 51

4.5. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar ........................................... 55

Iii x


commit to user

DAFTAR TABEL

3. 1. Daftar nama pegawai Perum Bulog Sub Divre III Ska ................... 36

3. 2. Daftar nama Gasman Se-Wilayah III Surakarta .............................. 39

4. 1. Contoh Buku Agenda Surat Masuk................................................. 48

4. 2. Buku Intern ( Ekspedisi ) ................................................................ 49

4. 3. Contoh Buku Agenda Surat Keluar................................................. 53

4. 4. Contoh Buku Ekspedisi Keluar ....................................................... 54

Iii xi


commit to user

ABSTRAK

Iswati, D1508040, PROSEDUR PENGURUSAN SURAT

MENYURAT DI BAGIAN TATA USAHA PERUM BULOG SUB DIVRE

III SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi,

Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas

Maret Surakarta, 2011, 57 halaman.

Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting

karena tanpa surat kegiatan organisasi tidak dapat berjalan atau terhenti

aktivitasnya. Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi

yang lain. Untuk itu penulis mengambil judul “ Prosedur Pengurusan Surat

Menyurat di Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta”. Tujuan

dari penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur surat

menyurat yang berhubungan dengan prosedur pengurusan surat masuk dan surat

keluar dan untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dalam bidang surat

menyurat.

Dalam melakukan pengamatan penulis menggunakan jenis pengamatan

deskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang bertujuan untuk menggambarkan,

memaparkan, menuturkan, dan menganalisis data yang ada secara mendalam.

Sumber data dalam pengamatan ini yaitu informan dan dokumen atau arsip untuk

mendukung dalam penulisan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara

observasi langsung, wawancara atau interview, dokumentasi serta data

kepustakaan.

Kesimpulan dari hasil pengamatan yang dilakukan penulis di Bagian Tata

Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta adalah sebagai berikut prosedur

pengurusan surat masuk yaitu surat masuk yang telah diterima oleh petugas/

agendaris kemudian disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan

tujuannya, lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat

segera disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/

lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada agendaris

untuk ditindaklanjuti.

Prosedur pengurusan surat keluar yaitu surat keluar harus dibuat dahulu

konsep suratnya oleh masing-masing bagian, kemudian konsep surat tersebut

diberi paraf oleh kepala bagian untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu,

konsep surat diajukan kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung

jawab atas surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke

agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi nomor sesuai

urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke amplop. Pada amplop

dibubuhi alamat tujuan surat kemudian didistribusikan oleh caraka dengan

mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa agendaris juga menyimpan surat keluar

sebagai dokumen.

Iii xii


commit to user

ABSTRACT

Iswati, D1508040, CORRESPONDENCE PROCESSING

PROCEDURE IN ADMINISTRATION DEPARTEMENT OF PERUM

BULOG SUB-DIVRE III SURAKARTA, A Final Assignment, Study Program

of Administration Management, Diploma III Program, Faculty of Social and

Politic Science, Sebelas Maret University of Surakarta, 2011, 57 pages.

Correspondence Processing in an office is the most important because

without letters, organizational activities can not be done or halt on its activities.

Correspondence processing is different between organizations. Therefore, the

author takes the title “ Correspondence Processing Procedure in Administration

Departement of Perum Bulog Sub-Divre III Surakarta”. The objective of this Final

Assignment is to know how the correspondence procedure related with entering

and exiting letters processing procedure and to develop an insignt in

correspondency.

In holding the observation, the author uses descriptive qualitative

observation type, that is the observation aimed to in-depthly describe, expose,

suggest, and analyze existing data. Data sources in this observation are informan

and document or archive to support the writing. Data collection technique used by

direct observation, interview, documentation and literature study.

Conclusion from the observation result held by the author in

Administration Departement of Perum Bulog Sub-Divre III Surakarta is as the

following : processing procedure on entering letters is the entering letter accepted

by the officer or agendary then being assorted, opened and checked on the

correctness on the originination and designation, then entering to agenda into

agenda book. After the agenda, the letters immediately conveyed to the Head/

Chief of Sub-Departement enclosed with the introductory/ disposition sheet. After

disposition, the letters are sent back to agendary for follow up.

The procedures of exiting letters is the exiting letters must be made first on

the concept by each department, then the concept signed by the Head of

Departement to obtain approval. Afterwards, the concept submitted to the Head

Of Office to be signed as the caretaker in the letters. After signed, then the letters

sent to the agendary to be noted in exiting letters agenda book to be numbered

according to the order, stamped and entered to an envelope. On the envelope,

there is designation addres added then distributed to messenger by write it down

in exepedition book. Unforgetably, agendary is also keep the exiting letters as

document.

Iii xiii


commit to user

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dengan sistem yang semakin berkembang Perum Bulog terus berusaha

meningkatkan kemampuannya untuk dapat mencapai tujuan dan sasaran yang

diinginkan. Setiap organisasi pasti mempunyai tujuan, dan dalam pencapaian

tujuan itu mau tidak mau ditunjang dari berbagai hal. Salah satunya dalam hal

pengurusan surat menyurat yaitu surat masuk maupun surat keluar. Maka dari

itu diperlukan pengurusan dan penataan surat menyurat di dalam perusahaan

tersebut.

Pengurusan surat menyurat dalam suatu kantor adalah hal terpenting.

Pengurusan surat menyurat berbeda dari satu instansi ke instansi yang lain.

Dalam suatu instansi yang besar pengurusan surat-menyurat dapat dikerjakan

secara sentralisasi maupun desentralisasi.

Sentralisasi adalah pemusatan kekuasaan dan wewenang pada

tingkatan atas suatu organisasi, misalnya bagian atau seksi Tata Usaha.

Sedangkan desentralisasi adalah penyebaran atau pelimpahan secara meluas

kekuasaan dan pembuatan keputusan ketingkatan-tingkatan organisasi yang

lebih rendah.

Pada umumnya suatu organisasi menggunakan pengurusan ekspedisi

surat menyurat dengan cara sentralisasi atau dipusatkan, karena dapat

menghemat penggunaan alat-alat ekspedisi sehingga tidak akan ada duplikasi

alat-alat tersebut.

Surat itu merupakan urat nadi dari suatu organisasi, apabila kegiatan

surat menyurat hilang atau berhenti berarti organisasi tersebut juga ikut

berhenti. Surat menyurat bertujuan untuk menyampaikan informasi bagi

penerima serta menghubungkan antara organisasi yang satu dengan organisasi

yang lain. Maka dibutuhkan prosedur surat menyurat untuk mengelola surat

agar tidak menimbulkan suatu kemacetan, keterlambatan, dan kegagalan

dalam pencapaian tujuan surat.

1 1


commit to user

Dalam mewujudkan kelancaran pengurusan surat menyurat tersebut

dapat dilakukan dengan cara membuat suatu prosedur kerja. Prosedur kerja

ini dibuat bertujuan supaya mempermudah dan memperlancar kegiatan yang

akan dilaksanakan. Seorang kepala atau manajer dituntut untuk dapat

membuat suatu prosedur kerja yang harus dilakukan oleh pegawai yang

mengurusi bagian surat menyurat dengan melihat dari apa yang harus

dikerjakan, waktunya penyelesaiannya kapan, dan alur kegiatannya

bagaimana. Pelaksanaan prosedur kerja itu sendiri harus sistematis dan logis,

sehingga setiap langkah yang dilakukan oleh pegawai dapat terkoordinasi

dengan baik dan lancar tanpa ada hambatan yang berarti.

Prosedur kerja terdiri dari tahapan-tahapan yang berkesinambungan,

apabila ada tahap yang terlewatkan atau berada diluar dari tahap tersebut

maka surat menyurat akan terjadi kegagalan prosedur. Prosedur kerja

merupakan tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan

pelaksanaannya antara bagian satu dengan yang lainnya, dengan tugas dan

tanggung jawab masing-masing. Oleh karena itu, batas-batas waktu perlu

ditetapkan dalam suatu prosedur kerja agar dapat dipastikan bahwa masing-

masing tugas maupun hasil akhir dapat dilaksanakan dan tujuan dapat

tercapai. Ketepatan waktu pelaksanaan kegiatan tidak menimbulkan

penumpukan tugas atau pekerjaan dan pekerjaan atau tugas sudah dapat

berjalan dengan teratur sesuai dengan peraturan atau jadwal yang telah

ditetapkan.

Suatu koordinasi juga diperlukan untuk mendapatkan hasil yang

memuaskan. Untuk itu diperlukan juga suatu koordinasi yang baik karena

prosedur kerja tidak akan dapat berjalan tanpa adanya koordinasi.

Dari uraian diatas peranan terpenting adalah surat menyurat yang

dalam pengurusan surat menyurat tersebut diperlukannya suatu penanganan

yang baik dan benar maka dari itu penulis menulis Tugas Akhir dengan judul

“PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MENYURAT DI BAGIAN

TATA USAHA PERUM BULOG SUB DIVRE III SURAKARTA”.

2


commit to user

B. Perumusan Masalah

Dari uraian tersebut diatas, dengan berbagai tata cara pengurusan

surat menyurat maka pokok permasalahan untuk merumuskan masalah yaitu,

“Bagaimana Pengurusan Prosedur Surat Menyurat di Bagian Tata Usaha

Perum Bulog Sub Divre III Surakarta?”

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional

a. Untuk mengetahui dan memahami bagaimana prosedur surat

menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III

Surakarta.

b. Untuk menggambarkan secara terperinci melalui magang terhadap

pelaksanaan prosedur surat menyurat di Perum Bulog Surakarta.

2. Tujuan Fungsional

Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi semua

pihak khususnya bagi penulis, pembaca pada umumnya maupun bagi

Perum Bulog Surakarta, baik pengetahuan maupun saran dalam

melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur

surat menyurat di perusahaan tersebut, sehingga bisa meningkatkan

kualitas kegiatan yang dilakukan.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini bertujuan sebagai salah satu syarat dalam

memenuhi Tugas Akhir untuk memperoleh sebutan memperoleh sebutan

vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) dalam bidang Manajemen Administrasi,

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Manfaat dari pengamatan ini antara lainnya adalah sebagai berikut :

1. Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi kantor Perum Bulog Sub

Divre III Surakarta untuk meningkatkan kualitas kegiatannya yang sesuai

dengan perkembangan teknologi yang semakin maju.

3


commit to user

2. Memberikan masukan dalam pelaksanaan prosedur kerja di berbagai

organisasi secara baik dan benar.

3. Dapat menambah pengetahuan dan memberikan informasi yang jelas

kepada penulis lain yang ada hubungannya dengan penulisan masalah ini.

4


commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Dalam penulisan ini masalah dimulai dari prosedur yang tepat dan cepat

dalam proses pengurusan surat menyurat di bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub

Divre III Surakarta. Prosedur kerja ini dibuat untuk memperlancar setiap

pekerjaan yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut.

E. Pengertian Prosedur

Pengertian prosedur dalam Ensiklopedia Administrasi adalah sebagai

berikut:

“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan

suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Misalnya prosedur

pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu

rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya,

cara mengetiknya pada kertas surat, atau cara menakliknya yang

kesemuanya telah pasti. Rangkaian prosedur ini, pada akhirnya akan

menjadi suatu sistem.” ( Pariata Westra, S.H. dan Drs. Ibnu Syamsi, 1989 :

352).

Sedangkan dalam bukunya Ig. Wursanto ( 1991 : 20 ), pengertian prosedur

adalah :

“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan

suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur

penyimpanan arsip. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkaian

ketentuan-ketentuan mengenai penyimpanan arsip yang antara lain

meliputi : memisahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan

(assembling), mengklasifikasikan (classification), mengindeks (indexing),

mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan mem-file”.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi Ketiga ( 2007 : 899 )

menyatakan prosedur adalah :

1. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan aktivitas.

2. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan suatu

problem.


commit to user

Sedangkan menurut Moekijat dalam bukunya Ida Nuraida ( 2008 : 35 )

menyatakan prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-

langkah ( atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan ), dimana pekerjaan

tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana

melakukannya, bilamana melakukannya, dimana melakukannya dan siapa yang

melakukannya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan :

1. Metode-metode yang dibutuhkan untk menangani aktivitas-aktivitas

yang akan datang.

2. Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Pedoman untuk bertindak.

Menurut Moekijat (1995: 106), metode menunjukkan cara pelaksanaan

pekerjaan dari suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat

tulis-menulis oleh seorang pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang

disatukan akan membentuk suatu prosedur.

Moekijat juga berpendapat dalam Kamus Manajemen (1984 : 475),

Prosedur adalah “ Serangkaian daripada tugas-tugas yang saling berhubungan

yang merupakan urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melakukan

pekerjaan yang harus diselesaikan”. Urutan kronologis ( waktu ) daripada tugas-

tugas ini merupakan cirri daripada setiap prosedur, biasanya suatu prosedur

meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus

diselesaikan. Proses-proses menggambarkan cara atau metode dengan mana

pekerjaan yang diselesaikan.

Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu arah

tindakan tertentu sesuai dengan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah

ditentukan. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu kepada tugas-

tugas dan menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas demikian dalam

kebijaksanaan-kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih

dahulu.

6


commit to user

Pendapat lain dikemukakan oleh Norman H. Barish dalam buku yang telah

diterjemahkan oleh Prof. Drs. S. Pamudji, MPA. ( 1981 : 5 ), menurutnya

prosedur adalah “Instruksi-instruksi tertulis dan lisan yang memberi sangsi legal

pada suatu system. Prosedur merupakan naskah resmi lazimnya tertulis dan

dibagankan, yang menentukan dan mengambarkan keseluruhan pekerjaan yang

merupakan suatu sistem.”

Secara terperinci beberapa manfaat yang diperoleh dari analisa sistem dan

prosedur ialah :

1. Memperpendek jangka waktu pekerjaan yang dapat mempercepat saat

penyerahan;

2. Menekan barang-barang inventaris;

3. Mengurangi kesalahan-kesalahan dalam memperhitungkan beaya-beaya dan

saat penyerahan.

4. Menghilangkan fungsi-fungsi dan aktivitas-aktivitas yang tidak perlu.

5. Mempercepat perputaran modal kerja dan mengurangi kebutuhan akan modal

kerja tersebut.

6. Memperbesar keluwesan kerja mempercepat pelaksanaan keputusan-

keputusan pucuk pimpinan (top management);

7. Menghilangkan ketidak-cocokan sistem dan pekerjaan yang bertemu pada

maksud-maksud yang bersilang.

8. Meningkatkan efektivitas pengawasan dengan mengurangi waktu yang

diperlukan untuk membetulkan kesalahan-kesalahan, menggarap keluhan-

keluhan dan mengambil tindakan-tindakan disiplin. Waktu untuk membaca

laporan-laporan/ keterangan-keterangan yang tidak perlu dapat dihilangkan

waktu yang disediakan untuk memperoleh keterangan-keterangan yang

diperlukan dapat dipersingkat.

9. Memperkuat struktur organisasi perusahaan dengan menyingkapkan dan

menyingkirkan praktek-praktek yang melanggar prinsip-prinsip organisasi

yang sehat.

10. Mengurangi beaya tata usaha penyelenggaraan koordinasi, kontrol dan

fungsi-fungsi pelayanan yang diperlukan dalam perusahaan.

7


commit to user

F. Surat Menyurat

1. Pengertian Surat

Berikut adalah beberapa definisi surat yang diambil dalam bukunya

Ida Nuraida (2008 : 42 ) yang dikemukakan oleh Moekijat, yaitu:

J. Wajong

Surat adalah pernyataan atau ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa

orang yang tidak hadir.

S. Hidayat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan

atau berita sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan

pada orang lain.

Prajudi Atmosudirdjo

Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas

nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat

tertentu dan memuat bahan komunikasi.

Sedangkan sesuai Keputusan Direksi Perum Bulog nomor : Kep-

123/DIR/04/2004, dikemukan bahwa “ Surat merupakan tulisan yang

berisi pernyataan dari penulisnya dengan tujuan menyampaikan informasi

kepada pihak lain berupa pemberitahuan, pertanyaan, permintaan,

pelaporan, pemikiran, pengesahan, dan sebagainya”.

2. Pengertian Surat Menyurat

Surat menyurat sama artinya dengan istilah korespondensi yang

berarti suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus

antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

Korespondensi dalam suatu kantor atau organisasi dibagi menjadi

dua, yaitu :

a) Korespondensi Eksteren

Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor atau

bagian-bagiannya dengan pihak luar.

8


commit to user

b) Korespondensi Intern

Yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang

dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan

kantor cabang.

(sumber:http://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespond

ensi-bahasa-indonesia.pdf )

3. Fungsi Surat

Secara umum fungsi surat telah tercantum di dalam pengertiannya yaitu

sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau

informasi. Akan tetapi, secara khusus fungsi surat antara lain :

a. Duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

b. Alat pengingat atau berpikir karena surat dapat diarsipkan dan dapat

dilihat lagi bila diperlukan.

c. Pedoman untuk bertindak, seperti surat keputusan atau surat

instruksi.

d. Bukti tertulis yang otentik terutama surat-surat perjanjian.

e. Dokumen historis ( sejarah ) misalnya surat-surat perubahan dan

perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratife.

f. Alat untuk menjamin keamanan, misalnya surat keterangan jalan.

4. Macam Surat

Surat ada berbagai macam atau jenis surat, menurut :

a. Fungsinya, surat dibagi menjadi 2 macam, yaitu :

1) Surat penting yaitu merupakan dokumen yang isinya

mengandung :

− Kepentingan yang mengikat

− Pemrosesan lebih lanjut

− Informasi yang diperlukan dalam jangka waktu lama atau

bersifat permanen atau tetap.

9

http://veronikacloset.files.wordpress.com/2010/07/korespondensi-bahasa-indonesia.pdf




commit to user

− Kemungkinan kerugian tertanggungnya kelancaran atau

terganggunya keberhasilan tugas pekerjaan apabila surat

tersebut hilang.

− Sifat kedinasan.

2) Surat tidak penting, isinya bersifat :

− Tidak mengikat

− Tidak memerlukan tindak lanjut atau proses lebih lanjut

− Bersifat informasi umum

b. Isinya, surat dibagi menjadi 3 macam, yaitu :

1) Surat resmi

Misal dari surat-surat resmi :

Peraturan

Keputusan

Instruksi

Surat Edaran

Pengumuman

Surat memo dan nota

2) Surat bisnis, misal dari surat bisnis :

Surat perintah kerja

Surat tagihan

Surat penawaran

Surat pembelian

Surat izin

Cek (cheque)

Kuitansi

Surat pemintaan

10


commit to user

3) Surat pribadi, misal dari surat pribadi :

Surat lamaran pekerjaan

Surat permohonan yang bersifat pribadi

c. Maksud dan tujuannya surat dibagi menjadi 12 macam yaitu :

1) Surat pemberitahuan

2) Surat perjanjian

3) Surat perintah

4) Surat peringatan

5) Surat keterangan

6) Surat kuasa

7) Surat pengantar

8) Catatan

9) Laporan

10) Risalah

11) Berita acara

12) Naskah serah terima

d. Wujudnya surat dibagi menjadi 4, yaitu :

1) Kartu pos

Kartu pos adalah surat yang dibuat di atas kartu/ kertas karton,

umumya berukuran 1,5x10 cm. Kartu pos digunakan untuk

mengirim berita yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia

atau dapat dibaca orang lain.

2) Warkat pos

Warkat pos merupakan surat terbuka dan tidak beramplop,

Wujud warkat pos berupa lipatan-lipatan kertas. Bagian yang

tertutup merupakan isi surat dimana pada bagian luar tercantum

alamat surat dan alamat pengirimnya. Jenis surat ini cukup

terjamin kerahasiaannya dan pengirim tidak perlu menyediakan

amplop serta biaya pengiriman yang relative lebih murah.

11


commit to user

3) E-mail

E-mail atau Electronic mail merupakan wahana untuk mengakses

informasi yang memungkinkan seorang individu mengirimkan

pesannya langsung ke individu lain dalam waktu yang cepat.

Fasilitas ini digunakan untuk berkirim surat atau berita dengan

orang lain, tanpa mengenal batas, waktu, ruang, bahkan birokrasi.

4) Faksimili

e. Jaminan dan keamanan isinya dibagi menjadi 4, yaitu :

1) Surat sangat rahasia ( SR )

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen

yang erat hubungannya dengan keamanan Negara. Surat ini

ditandai dengan kata SANGAT RAHASIA.

2) Surat rahasia ( R )

Hanya dipergunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen

yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain kecuali orang

yang dimaksud dalam surat itu. Surat ini biasanya ditandai

dengan kata RAHASIA atau R.

3) Surat Konfidensial/ terbatas ( T )

Dokumen / data yang dianggap perlu untuk diketahui oleh

Pengurus-pengurus tertentu saja dan bila pelaksanaannya sudah

berjalan maka nilai keterbatasan / kerahasiaannya sudah tidak

berlaku lagi.

4) Surat Biasa

Surat biasa adalah surat bukan rahasia dimana jika isi surat

tersebut terbaca oleh organisasi atau pejabat yang bersangkutan,

misalnya surat undangan dan surat edaran.

Sebagai media komunikasi tertulis, surat memiliki beberapa keunggulan

dibandingkan dengan media komunikasi lainnya, antara lain :

Dapat merekam informasi secara panjang lebar;

Praktis (mudah);

Dapat menyimpan rahasia;

12


commit to user

Efektif ( informasi dapat langsung sampai ke tujuan);

Ekonomis.

Namun, dalam surat juga terdapat beberapa hal yang bisa menjadi

kelemahan dan mengganggu proses komunikasi, yaitu :

1. Susunan surat yang ruwet;

2. Kalimat yang tidak lengkap, berbelit-belit dan bertele-tele;

3. Kata-kata dalam kalimat tidak jelas dan terpotong-potong.

4. Pemakaian istilah-istilah yang tidak tepat;

5. Tata bahasa yang tidak tepat;

6. Pengungkapan gagasan yang tidak sopan atau terlalu memuji, kasar atau

terlalu merendah;

7. Pengetikan yang ceroboh, huruf bertumpuk dan kotor.

Sehingga kelemahan-kelemahan tersebut menimbulkan akibat diantaranya :

a) Berita yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai tujuan.

b) Berita yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh penerima surat.

c) Penerima salah menafsirkan sehingga salah mengambil keputusan.

d) Berita tidak ditanggapi sebagaimana mestinya atau bahkan tidak

ditanggapi sama sekali.

Surat juga mempunyai beragam model atau bentuk. Bentuk-bentuk surat

dapat dibedakan menjadi beberapa surat yaitu antara lain :

Surat biasa

Surat keputusan

Surat Edaran

Adalah penjabaran dari peraturan perusahaan ( Surat Keputusan/

Instruksi) yang bersifat petunjuk pelaksanaan teknis dan mengikat

banyak orang (pegawai).

Surat Perjanjian

Adalah surat kesepakatan mengenai hak dan kewajiban masing-

masing pihak yang saling mengikatkan diri dengan membuat

perjanjian diatas kertas bermeterai cukup.

13


commit to user

Berita acara

Merupakan catatan yang memuat ( tentang ) suatu kegiatan. Kegiatan

tersebut berupa serah terima barang, serah terima jabatan pekerjaan

dan lain-lain. Macam-macam berita acara :

1. Berita acara penyerahan barang, merupakan bukti sah

pengalihan hak atas suatu barang dari pihak pertama kepada

pihak kedua.

2. Berita acara pelantikan/ sumpah jabatan, merupakan berita

acara pengukuhan seseorang untuk sesuatu jabatan yang akan

dipangkunya dengan kesaksian orang lain.

Surat perintah

Surat keterangan

Merupakan pernyataan dan keterangan dari pejabat tentang

keterangan sesuatu hal yang dinyatakan secara tertulis dan dapat

dipertanggungjawabkan. Surat keterangan ada 2 macam yaitu :

a. Surat Pernyataan merupakan pernyataan dari seseorang atau

pejabat tentang kebenaran sesuatu hal yang dinyatakan secara

tertulis dan dapat dipertanggungjawabkan.

b. Surat Izin merupakan keterangan dari pejabat kepada seseorang

bawahan yang berisikan izin untuk melakukan atau menjalankan

sesuatu kegiatan dalam batas waktu tertentu.

Pengumuman

Merupakan pemberitahuan secara tertulis dari unit kerja atau

organisasi mengenai sesuatu hal yang perlu diketahui oleh banyak

orang penyampaiannya dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan.

Memorandum dan Nota Intern

Surat singkat yang berisi pokok-pokok masalah untuk pelaksanaan

aktivitas rutin kantor. Surat singkat umumnya dibuat oleh atasan

kepada bawahan.

14


commit to user

G. Pengertian Tata Usaha

Ig. Wursanto dalam bukunya Durotul Yatimah (2009 : 25)

mengemukakan bahwa semua istilah administrarive, administrative work,

clerical work, office work mempunyai arti yang sama dengan tata usaha, yaitu

aktivitas yang meliputi pencatatan dan tulis-menulis.

Hal lain juga dikemukakan oleh The Liang Gie bahwa baik office work

maupun fungsi kantor cukup dinyatakan dalam bahasa Indonesia dengan

istilah „tata usaha‟, yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,

mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan

yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tata usaha menurut The Liang

Gie, pada intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan yang berwujud

pada enam pola perbuatan, yaitu :

1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang semula belum ada atau berserakan di mana-mana

sehingga siap untuk dipergunakan apabila diperlukan.

2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan keterangan-keterangan yang

diperlukan dengan berbagai peralatan tulis sehingga berwujud tulisan

yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3. Mengolah, yaitu bermcam-macam kegiatan mengerjakan berbagai

keterangan dengan maksud agar keterangan disajikan dalam bentuk yang

lebih berguna.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan yang memperbanyak dengan berbagai

cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat

dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di

tempat tertentu yang aman.

Pendapat Prajudi (hal. 23), “Keberesan tata usaha berarti organisasi dan

manajemen dari instansi atau perusahaan yang bersangkutan”, maka tata usaha

dipergunakan sebagai cermin atau ukuran manajemen.

15


commit to user

Tata usaha dapat juga didefinisikan sebagai system informasi yang

berlangsung melalui berbagai macam kertas ( paper work ) dan

diselenggarakan oleh unit organisasi yang disebut kantor ( office ).

Sementara itu, dalam Kamus Bahasa Indonesia, Poerwadarminta ( hal.

24) menjelaskan bahwa tata usaha adalah penyelenggaraan urusan tulis-

menulis (keuangan dan sebagainya) di Perusahaan Negara dan sebagainya.

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi, baik organisasi kecil

maupun besar dan tentu terjadi hubungan kerja yang disebut dengan hubungan

tata usaha, yaitu kontak di antara segenap satuan organisasi yang tidak

menyangkut unsur pemerintah, melainkan penyampaian keterangan dalam

rangka memberikan pelayanan pada pelaksanaan pekerjaan operatif sesuai

dengan pengertian tata usaha sebagai rangkaian kegiatan menghimpun,

mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan.

H. Pengurusan Surat Menyurat

Penanganan surat ( pengurusan surat ) adalah kegiatan menata surat

masuk, pengolahan atau penyelesaiannya sampai surat tersebut disimpan.

Untuk surat keluar, dimulai dari perintah membuat surat sampai surat tersebut

dikirim dan tindasannya disimpan.

Menurut Prajudi Atmosudirdjo dalam bukunya Durotul Yatimah ( 2009 :

123) , untuk mengembangkan sistem surat menyurat yang baik dalam

organisasi terdapat tiga syarat, yaitu :

1. Harus ditegaskan siapa yang boleh menandatangani surat, mengenai apa,

dan sampai di mana mereka boleh mengikat organisasi, walaupun hanya

merupakan pernyataan belaka atau pemberian informasi.

2. Harus ada fasilitas-fasilitas korespondensi, misalnya penyediaan

stenografis, mesin dikte dan sebagainya.

3. Harus ada sistem yang menjamin dan meningkatkan mutu surat-surat

keluar karena surat adalah duta organisasi (wakil). Bila mutunya rendah,

kesan luar terhadap organisasi pun akan rendah.

16


commit to user

Sedangkan penanganan surat menyurat yang baik adalah sebagai berikut :

Proses penyampaian informasi dapat berjalan dengan efektif sehingga

informasi bisa langsung sampai ke tujuan.

Dapat memuat informasi yang semestinya disampaikan, dengan

menarik, jelas, padat, sopan dan simpatik.

Menghindari termuatnya informasi yang tidak perlu, terlewat,

tertinggal atau lalai termuat dalam surat yang ditulis.

Dapat segera menanggapi surat yang masuk sebagai mana mestinya,

dan terhindar dari salah menafsirkan atau salah mengambil keputusan.

Oleh karena itu, suatu organisasi perlu mengetahui langkah-langkah

pengurusan surat secara garis besar sebagai pegangannya.

a. Pengurusan Surat Masuk

1) Penerimaan Surat

Kegiatan yang dilakukan dalam penerimaan surat, antara lain :

a. Mengumpulkan dan menghitung surat yang masuk

b. Memeriksa kebenaran alamatnya. Apabila salah alamat,

surat segera dikembalikan pada pengirim.

c. Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku

sebagai bukti bahwa surat telah diterima. Biasanya

penerimaan dicatat pada buku penerimaan surat.

d. Memisahkan surat berdasarkan alamat yang dituju ( unit

pengolah / nama pejabat).

e. Membuka surat ( kecuali surat rahasia) dan memeriksa

kelengkapannya ( bila ada lampirannya, kalau lampirannya

tidak lengkap buat catatan seperlunya ).

Saat membuka surat ada beberapa hal yang harus

diperhatikan, yaitu:

Menjaga agar isi amplop tidak terpotong atau rusak.

Amplop dibuka bagian tepinya agar surat tidak rusak.

Oleh karena itu, usahakan lipatan surat tidak sampai

ke tepi amplop.

17


commit to user

Hati-hatilah dalam mengeluarkan isi amplop, jangan

sampai sobek karena terkena lem amplop.

Bila sobek/ rusak rekatkan kembali dengan pita

plastik tembus pandang.

Satukan isi surat dengan sampulnya dengan

menggunakan cap (mungkin sampul masih

diperlukan).

f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima

dibalik surat atau pada sampul surat.

2) Penyortiran Surat

Penyortiran surat adalah kegiatan memisahkan dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis dan golongannya.

Surat-surat masuk dapat dikelompokkan menjadi dua macam

yaitu :

Surat pribadi, yaitu semua surat yang ditulis dengan

mencantumkan nama-nama pribadi, walaupun kadang-

kadang disertai jabatan formalnya.

Surat dinas, dapat dikelompokkan menjadi :

1. Surat rahasia atau surat tertutup, yang harus segera

disampaikan kepada pejabat yang berkepentingan dalam

keadaan masih tertutup.

2. Surat-surat dinas yang boleh dibuka dan dibaca oleh

pegawai yang bertugas untuk diproses lebih lanjut (untuk

keperluan pengarahan). ( Ig. Wursanto, 1991 : 111).

Kegiatan penyortiran surat dimaksudkan untuk :

a. Mengetahui banyak dan seringnya surat masuk;

b. Mengelompokkan/ memisahkan surat masuk untuk

memudahkan penanganan surat sebagaimana mestinya;

c. Mempermudah pengawasan.

18


commit to user

Hal yang dilakukan dalam penyortiran surat meliputi :

a. Menggolongkan atau membagi surat ke dalam surat pribadi

dan dinas.

b. Memisahkan surat pribadi untuk pimpinan atau pegawai

lainnya.

c. Membagi surat dinas menjadi tiga golongan, yaitu dinas

rutin, penting, dan rahasia.

d. Membaca dan meneliti isi surat untuk memberi saran kepada

pimpinan, apabila diberi wewenang untuk masalah itu.

3) Pencatatan Surat

Pencatatan surat masuk dilakukan dengan menggunakan buku

agenda atau kartu tertentu. Agenda berfungsi sebagai pencatat

surat, sedangkan pencatatan surat berarti mencatat surat sesuai

dengan jenis surat masuk.

4) Pengarahan Surat

Dalam menentukan arah surat, perlu adanya lembar disposisi dari

pimpinan tertinggi. Surat yang disampaikan langsung pada

pimpinan tertinggi adalah surat yang berisi masalah-masalah yang

berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal lain yang ditentukan

oleh pimpinan. Adapun surat yang berkenaan dengan pekerjaan

yang sifatnya rutin disampaikan langsung kepada pengolah atau

Tata Usaha. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimpinan

memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa

instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada

bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan

kepada para pimpinan yang sederajat.

5) Penyimpanan Surat

Surat yang telah didistribusikan kepada pihak-pihak yang

berkepentingan, selanjutnya harus disimpan karena bila sewaktu-

waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat ditemukan dan dibaca

kembali.

19


commit to user

Penyimpanan surat memiliki beberapa tujuan, yaitu :

a. Sebagai referensi bila organisasi memerlukan keterangan

tertentu.

b. Memberikan data/ informasi kepada pimpinan yang bisa

dijadikan dasar dalam mengambil keputusan.

c. Memberikan keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai

bukti dengan kententuan hukum.

b. Penanganan Surat Keluar

Pengiriman surat keluar dimulai dari instruksi pimpinan tentang

perlunya dibuat surat.

1) Membuat Konsep Surat

Untuk membuat konsep surat terdapat beberapa metode atau cara

yaitu,

Berdasarkan dikte pimpinan.

Pimpinan menyusun naskah surat secara tertulis dan

menyerahkan naskah tersebut kepada pegawai untuk diketik.

Pimpinan mencatat init surat dan menyuruh pegawai

menyusun surat.

Pimpinan menyerahkan sepenuhnya kepada pegawai untuk

menyusun konsep surat dan menyelesaikannya.

Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dari pimpinan segera

langsung diketik dengan bentuk tertentu.

2) Penandatanganan oleh pimpinan tertinggi

Setelah selesai pengetikan konsep surat dan sudah melalui proses

penyuntingan surat maka penandatanganan surat dapat dilakukan

oleh pimpinan.

3) Pencatatan surat

Pegawai atau pencatat surat mencatatnya dalam buku verbal ( yaitu

buku untuk mencatat surat yang dikirim atau dikeluarkan pada

pengurusan surat system buku agenda ).

20


commit to user

4) Pengiriman dan penyimpanan.

Tahap penyimpanan surat harus dilakukan agar sewaktu-waktu

dibutuhkan surat dapat diketemukan lagi dengan mudah.

Tahap pengiriman surat merupakan bagian dari kegiatan ekspedisi.

Ekspedisi adalah kegiatan di bidang tata usaha yang bertugas

menyampaikan atau mengirimkan surat-surat. Semua surat yang

diantarkan dicatat pada sebuah buku yang dinamakan buku

ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan untuk mencatat surat-

surat yang akan diantarkan juga berfungsi sebagai tanda bukti

penerimaan surat karena dilengkapi dengan kolom tanda tangan

penerima.

21


commit to user

I. Prosedur Pengurusan Surat

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Gambar 2.1. Bagan Pengurusan Surat Masuk

Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )

Keterangan :

1) Penerimaan surat pada loket penerima surat masuk.

2) Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.

3) Pencatatan pada buku agenda oleh agendaris.

4) Pencarian / pencocokan referensi surat lain pada kontrol agenda.

5) Penyampaian kepada unit yang bersangkutan untuk mendapatkan tanggapan.

6) Selesai ditanggapi, dikembalikan ke loket penerimaan surat.

7) Surat diteruskan kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

8) Dikembalikan kepada kontrol agenda.

9) Penyimpanan oleh juru kontrol agenda ke file arsip pusat.

Loket penerimaan surat masuk

Kepala bagian TU

agendaris

Unit-unit/ bagian-bagian

Kepala bagian TU

Loket penerimaan surat masuk

Arsip surat

22


commit to user

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Gambar 2. 2. Bagan Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Sumber : Pengantar Manajemen Perkantoran ( Drs. Aries Susilo )

Konsep Surat

Kepala bagian TU

verbalis

pengetikan

Ekspedisi

Pihak berwenang

Arsip surat

23


commit to user

Keterangan :

1. Konsep surat diserahkan kepada penerima surat keluar.

2. Penyortiran dan pemberian disposisi oleh Kepala Bagian Tata Usaha.

3. Penyerahan kepada verbalis.

4. Penyerahan kepada unit pusat pengetikan.

5. Selesai diketik, diberikan kepada unit pembuat konsep.

6. Setelah cocok materinya, dibubuhi paraf, lalu diteruskan kepada pejabat yang

berwenang menandatanganinya, kemudian mengembalikan lagi ke pusat

pengetikan.

7. Penerusan ke unit ekspedisi untuk pencatatan dalam buku ekspedisi dan lain-

lain hal yang berhubungan dengan surat keluar.

8. Pengiriman surat keluar dengan kurir atau lewat pos, dan satu tembusan ke

pembuat konsep.

9. Pengiriman tembusan ke unit pembuat konsep yang berkepentingan dengan

surat pengantar sebagai pengecekan bahwa surat tersebut sudah dikirim

kepada alamat surat.

10. Pengiriman kembali tembusan tersebut kepada bagian Tata Usaha.

24


commit to user

J. Metode Pengamatan

Metode yang digunakan penulis dalam pembuatan tugas akhir ini

menggunakan metode pengamatan dengan mengambil beberapa langkah

dalam metode pengamatan yaitu :

1. Lokasi Pengamatan

Lokasi pengamatan dalam penulisan Tugas Akhir ini berada di

bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta. Adapun alasan

pemilihan lokasi ini berdasarkan pertimbangan-pertimbangan berikut ini :

a. Pihak Perum Bulog Sub Divre Surakarta sangat mendukung

pengamatan ini, dengan memberikan ijin yang memungkinkan

penulis mendapatkan data-data dan informasi yang diperlukan sesuai

dengan permasalahan yang akan diteliti.

b. Karena penulis ingin mengetahui prosedur surat menyurat karena

surat sangat mendukung untuk proses kegiatan di Perum Bulog

tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Jenis pengamatan yang digunakan adalah jenis pengamatan

deskriptif kualitatif. Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu pengamatan

yang bertujuan untuk menggambarkan, memaparkan, menuturkan, dan

menganalisis data yang ada secara mendalam. Penulis menganalisis data

dengan keseluruhan data yang sedekat mungkin dengan bentuk aslinya

seperti pada saat mencatat. Untuk mendapatkan data teori dan konsep

yang berhubungan dengan obyek maka penulis juga di dukung dengan

study kepustakaan atau mencari di perpustakaan.

3. Sumber data

a. Narasumber/ informan

Informan yang yang dipilih penulis untuk mendapatkan informasi

yang tepat dan akurat antara lain adalah :

Wakil Kepala Perum Bulog Sub Divre Surakarta

Staff Bagian Tata Usaha

25


commit to user

b. Dokumen dan arsip

Semua data yang dibutuhkan sudah terkumpul tahap selanjutnya

menganalisa data tersebut untuk dipahami dan diolah dalam bentuk

penjelasan-penjelasan atau keterangan-keterangan yang bukan

merupakan suatu bentuk matematis dan tidak sepenuhnya hanya

berbentuk penjelasan dan uraian-uraian panjang tetapi penulis juga

menyertakan tabel, gambar dan bagan sehingga dapat memudahkan

pembaca dalam memahami isi dari hasil penulisan ini.

4. Teknik Pengumpulan Data

Pengamatan ini menggunakan cara pengumpulan data antara lain :

a. Observasi langsung yaitu dilakukan secara informal. Misal secara

informal dapat dilakukan selama kuliah kerja magang dengan

mengamati situasi contohnya kondisi bangunan, atau iklim

organisasi.

b. Interview atau wawancara adalah proses dimana memperoleh data

atau informasi untuk pengamatan dengan cara bertatap muka secara

langsung atau dapat pula dikatakan dilakukan secara informal antara

pewawancara dengan respoden.

c. Dokumentasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara

mencari, membaca atau mempelajari dokumen-dokumen, petunjuk,

keputusan yang dijadikan sumber data mengenai perusahaan yang

diperoleh dari bagian / seksi Tata Usaha di lokasi pengamatan.

d. Data kepustakaan adalah data yang dikumpulkan dari buku-buku

referensi dan literature yang berhubungan dengan pengamatan yang

penulis bahas pada Tugas Akhir ini.

5. Teknis Analisis Data

Teknik analisa data yang digunakan adalah Analisis Model

Interaktif. Di dalam model analisis ini terdapat 3 komponen analisis,

yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau

verifikasinya. Kegiatan ini dilakukan secara serempak dengan proses

pengumpulan data dalam bentuk siklus interaksi.

26


commit to user

Adapun 3 dari komponen yang menjadi bagian dari Analisis

Interaktif adalah sebagai berikut :

a. Reduksi data

Merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan

pengabstrakan data kasar yang muncul dari catatan yang tertulis di

lapangan. Proses ini berlangsung secara terus menerus selama

pelaksanaan riset.

b. Penyajian data

Penyajian data merupakan pengumpulan informasi tersusun yang

memberikan kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan

pengambilan tindakan penyajian data dapat berupa kalimat, cerita

ataupun tabel. Dengan melihat suatu penyajian data, peneliti akan

mengerti apa yang terjadi dan mungkin untuk mengerjakan sesuatu

pada analisa atau tindakan lain.

c. Penarikan kesimpulan

Kesimpulan tidak akan terjadi sampai pengumpulan data selesai.

Kesimpulan tersebut pada awalnya kurang jelas kemudian meningkat

secara eksklusif dan memiliki landasan yang kuat. Kesimpulan yang

diversifikasi dapat berupa pengulangan yang cepat sehingga

pemikiran kedua yang timbul dari pemikiran pada waktu melihat

kembali catatan lapangan.

Pengumpulan data

Sajian data

Penarikan kesimpulan

Reduksi data

27


commit to user

BAB III

DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI

A. Sejarah Singkat

1. Sejarah Bulog Sebelum Menjadi Perum

Sejarah Bulog tidak dapat terlepas dari sejarah lembaga pangan di

Indonesia sejak zaman sebelum kemerdekaan sampai pemerintahan

sekarang ini. Secara umum tugas lembaga pangan tersebut adalah untuk

menyediakan pangan bagi masyarakat pada harga yang terjangkau

diseluruh daerah serta mengendalikan harga pangan di tingkat produsen

dan konsumen. Instrumen untuk mencapai tujuan tersebut dapat berubah

sesuai kondisi yang berkembang.

Campur tangan pemerintah dalam komoditas beras diawali sejak

Maret 1933 yaitu di zaman pemerintahan Belanda. Saat itu, untuk pertama

kalinya pemerintah Belanda mengatur kebijakan perberasan, yaitu dengan

menghapus impor beras secara bebas dan membatasi impor melalui sistem

lisensi.

Latar belakang ikut campurnya pemerintah Belanda dalam

perberasan waktu itu adalah karena terjadinya fluktuasi harga beras yang

cukup tajam (tahun 1919/1920) dan sempat merosot tajam pada tahun

1930, sehingga petani mengalami kesulitan untuk membayar pajak.

Menjelang pecahnya Perang Dunia II, pemerintah Belanda

memandang perlu untuk secara resmi dan permanen mendirikan suatu

lembaga pangan. Tanggal 25 April 1939, lahirlah suatu lembaga pangan

yang disebut Voeding Middelen Fonds (VMF). Lembaga pangan ini

banyak mengalami perubahan nama maupun fungsi.

Secara ringkas, perkembangannya sebagai berikut:

Tugas BULOG semakin bertambah. Komoditi yang dikelola bertambah

menjadi gula pasir (1971), terigu (1971), daging (1974), jagung (1978),

kedelai (1977), kacang tanah (1979), kacang hijau (1979), telur dan daging

28


commit to user

ayam pada Hari Raya, Natal/Tahun Baru. Kebijaksanaan Stabilisasi Harga

Beras yang berorientasi pada operasi bufferstock dimulai tahun 1970.

Stabilisasi harga bahan pangan terutama yang dikelola BULOG

masih tetap menjadi tugas utama di era 1980-an. Orientasi bufferstock

bahkan ditunjang dengan dibangunnya gudang-gudang yang tersebar di

wilayah Indonesia. Struktur organisasi BULOG diubah sesuai Keppres No.

39/1978 tanggal 6 Nopember 1978 dengan tugas membantu persediaan

dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan petani maupun

konsumen sesuai kebijaksanaan umum Pemerintah. Penyempurnaan

organisasi terus dilakukan. Melalui Keppres RI No. 50/1995 BULOG

ditugaskan mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula,

tepung terigu, kedelai, pakan, dan bahan pangan lainnya. Namun, seiring

dengan perkembangan ekonomi global, tugas pokok BULOG dipersempit

melalui Keppres No. 45 / 1997 tanggal 1 Nopember 1997 yaitu hanya

mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula. Selang

beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, Bulog hanya

memonopoli beras saja.

Liberalisasi beras mulai dilaksanakan sesuai Keppres RI no.

19/1998 tanggal 21 Januari 1998 dan tugas pokok BULOG hanya

mengelola beras saja. Tugas pokok BULOG diperbaharui kembali melalui

Keppres no. 29/2000 tanggal 26 Pebruari 2000 yaitu melaksanakan tugas

umum pemerintahan dan pembangunan di bidang manajemen logistik

melalui pengelolaan persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan

usaha jasa logistik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku. Tugas tersebut tidak berjalan lama karena mulai 23 Nopember

2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana tugas pokoknya melaksanakan

tugas pemerintah bidang manajemen logistik sesuai dengan ketentuan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Akhirnya, Keppres No. 103/2001 tanggal 13 September 2001

mengatur kembali tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan

tugas pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan

29


commit to user

perundang-undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga

pemerintah non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada

presiden.

2. Peralihan Menjadi Perum

Selama lebih dari 30 tahun Bulog telah melaksanakan penugasan

dari pemerintah untuk menangani bahan pangan pokok khususnya beras

dalam rangka memperkuat ketahanan pangan nasional. Manajemen Bulog

tidak banyak berubah dari waktu ke waktu, meskipun ada perbedaan tugas

dan fungsi dalam berbagai periode. Dalam rangka melaksanakan tugas dan

fungsinya, status hukum Bulog adalah sebagai Lembaga Pemerintah Non

Departemen (LPND) berdasarkan Keppres RI No. 39 tahun 1978. Namun,

sejak krisis ekonomi yang melanda Indonesia pada tahun 1997 timbul

tekanan yang sangat kuat agar peran pemerintah dipangkas secara drastis

sehingga semua kepentingan nasional termasuk pangan harus diserahkan

sepenuhnya kepada mekanisme pasar. Tekanan tersebut terutama mucul

dari negara-negara maju pemberi pinjaman khususnya AS dan lembaga

keuangan internasional seperti IMF dan World Bank.

Konsekuensi logis yang harus diterima dari tekanan tersebut adalah

Bulog harus berubah secara total. Dorongan untuk melakukan perubahan

datangnya tidak hanya dari luar negeri, namun juga dari dalam negeri.

Pertama , perubahan kebijakan pangan pemerintah dan

pemangkasan tugas dan fungsi Bulog sehingga hanya diperbolehkan

menangani komoditas beras, penghapusan monopoli impor seperti yang

tertuang dalam beberapa Keppres dan SK Menperindag sejak tahun 1998.

Keppres RI terakhir tentang Bulog, yakni Keppres RI No. 103 tahun 2001

menegaskan bahwa Bulog harus beralih status menjadi BUMN selambat-

lambatnya Mei 2003.

Kedua , berlakunya beberapa UU baru, khususnya UU No. 5

Tahun 1999 tentang larangan praktek monopoli, dan UU No. 22 Tahun

2000 tentang Otonomi Daerah yang membatasi kewenangan Pemerintah

Pusat dan dihapusnya instansi vertikal.

30


commit to user

Ketiga , masyarakat luas menghendaki agar Bulog terbebas dari

unsur-unsur yang bertentangan dengan tuntutan reformasi, bebas dari

KKN dan bebas dari pengaruh partai politik tertentu, sehingga Bulog

mampu menjadi lembaga yang efisien, efektif, transparan dan mampu

melayani kepentingan publik secara memuaskan.

Keempat , perubahan ekonomi global yang mengarah pada

liberalisasi pasar, khususnya dengan adanya WTO yang mengharuskan

penghapusan non-tariff barrier seperti monopoli menjadi tariff barrier serta

pembukaan pasar dalam negeri. Dalam LOI yang ditandatangani oleh

pemerintah Indonesia dan IMF pada tahun 1998, secara khusus ditekankan

perlunya perubahan status hukum Bulog agar menjadi lembaga yang lebih

efisien, transparan dan akuntabel.

Sehubungan dengan adanya tuntutan untuk melakukan perubahan,

Bulog telah melakukan berbagai kajian-kajian baik oleh intern Bulog

maupun pihak ekstern.

Pertama , tim intern Bulog pada tahun 1998 telah mengkaji ulang

peran Bulog sekarang dan perubahan lembaganya di masa mendatang. Hal

ini dilanjutkan dengan kegiatan sarasehan pada bulan Januari 2000 yang

melibatkan Bulog dan Dolog Selindo dalam rangka menetapkan arahan

untuk penyesuaian tugas dan fungsi yang kemudian disebut sebagai

"Paradigma Baru Bulog".

Kedua , kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun

1999 yang menganalisa berbagai bentuk badan hukum yang dapat dipilih

oleh Bulog, yakni LPND seperti sekarang, atau berubah menjadi Persero,

Badan Hukum Milik Negara (BHMN), Perjan atau Perum. Hasil kajian

tersebut menyarankan agar Bulog memilih Perum sebagai bentuk badan

hukum untuk menjalankan dua fungsi bersamaan, yaitu fungsi publik dan

komersial.

Ketiga , kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun

1999 yang telah mengaudit tingkat efisiensi operasional Bulog. Secara

khusus, Bulog disarankan agar menyempurnakan struktur organisasi, dan

31


commit to user

memperbaiki kebijakan internal, sistim, proses dan pengawasan sehingga

dapat memperbaiki efisiensi dan memperkecil terjadinya KKN di masa

mendatang.

Keempat , kajian bersama dengan Bernas Malaysia pada tahun

2000 untuk melihat berbagai perubahan yang dilakukan oleh Malaysia dan

merancang kemungkinan penerapannya di Indonesia.

Kelima , kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers

(PWC) pada tahun 2001 yang telah menyusun perencanaan korporasi

termasuk perumusan visi dan misi serta strategi Bulog, menganalisa core

business dan tahapan transformasi lembaga Bulog untuk berubah menjadi

lembaga Perum.

Keenam , dukungan politik yang cukup kuat dari anggota DPR RI,

khususnya Komisi III dalam berbagai hearing antara Bulog dengan Komisi

III DPR RI selama periode 2000-2002.

Berdasarkan hasil kajian, ketentuan dan dukungan politik DPR RI,

disimpulkan bahwa status hukum yang paling sesuai bagi Bulog adalah

Perum. Dengan bentuk Perum, Bulog tetap dapat melaksanakan tugas

publik yang dibebankan oleh pemerintah terutama dalam pengamanan

harga dasar pembelian gabah, pendistribusian beras untuk masyarakat

miskin yang rawan pangan, pemupukan stok nasional untuk berbagai

keperluan publik menghadapi keadaan darurat dan kepentingan publik

lainnya dalam upaya mengendalikan gejolak harga.

Disamping itu, Bulog dapat memberikan kontribusi operasionalnya

kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi dengan

melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan hukum dan

kaidah transparansi. Dengan kondisi ini gerak lembaga Bulog akan lebih

fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya sebagian dapat digunakan untuk

mendukung tugas publik, mengingat semakin terbatasnya dana pemerintah

di masa mendatang. Dengan kondisi tersebut diharapkan perubahan status

Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat

luas.

32


commit to user

Dan pada akhirnya era baru itu datang juga, sejak tanggal 20

Januari 2003 LPND Bulog secara resmi berubah menjadi Perum Bulog

berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 7 Tahun 2003 yang kemudian

direvisi menjadi PP RI No. 61 Tahun 2003. Peluncuran Perum Bulog ini

dilakukan di Gedung Arsip Nasional Jakarta pada tanggal 10 Mei 2003.

B. Visi dan misi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

Perum Bulog memiliki visi dan misi dalam pelaksanaan kegiatannya

yaitu sebagai berikut :

1. Visi

“ Menjadi Perusahaan yang handal dalam mewujudkan Pangan yang

Cukup, Aman dan Terjangkau Bagi Rakyat”.

2. Misi

“ Memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat menyelenggarakan tugas

pelayanan publik untuk menunjang keberhasilan pelaksanaan kebijakan

pengan nasional, menyelenggarakan kegiatan ekonomi di bidang pangan

secara berkelanjutan, serta memberikan manfaat kepada perekonomian

nasional, menyelenggarakan ekonomi di bidang pangan dan usaha lain

secara berkelanjutan dan bermanfaat bagi stakeholder, dan menjalankan

usaha produksi, pemasaran dan jasa komoditi pangan guna mendukung

program pengembangan hasil pertanian khususnya bidang pangan dan

bidang usaha lain dengan upaya memaksimumkan produksivitas, efisiensi

dan kemampuan untuk menghasilkan laba”.

C. Tugas dan Fungsi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

1. Tugas Pokok

Tugas Pokok Perum Bulog adalah menyelenggarakan usaha logistik

pengan pokok yang bermutu dan memadai bagi pemenuhan hajat hidup

orang banyak dan dalam hal tertentu menyelenggarakan tugas-tugas

tertentu yang diberikan pemerintah dan distribusi pangan pokok

pengelolaan cadangan makanan/ pangan Pemerintah dan distribusi pangan

33


commit to user

pokok kepada golongan masyarakat tertentu, khususnya pangan pokok

beras dan pangan pokok lainnya yang ditetapkan oleh Pemerintah dalam

rangka ketahanan pangan. Secara operasional, tugas-tugas Perum Bulog

Sub Divre Jawa Tengah di daerah dilaksanakan oleh sub-subdivre se-Jawa

Tengah.

2. Fungsi

Sebagai perum, Bulog Divre Jateng menjalankan dua fungsi

sekaligus secara bersamaan yaitu fungsi publik dan fungsi komersial.

Fungsi publik yang dilakukan atau dilaksanakan oleh Perum Bulog adalah

menjalankantugas public yang dibebankan oleh Pemerintah terutama

dalam pemupukan stock nasional untuk berbagai keperluan publik seperti

RASKIN dan cadangan beras pemerintah (CBP) yang digunakan untuk

menghadapi keadaan darurat dan upaya mengendalikan gejolak harga

pemupukan stock ini dilakukan melalui program pengadaan gabah/ beras

dalam negeri sekaligus untuk pengamanan harga pembelian pemerintah

(HPP).

Disamping itu Perum Bulog juga dapat memberikan kontribusi

operasionalnya kepada masyarakat sebagai salah satu pelaku ekonomi

dengan melaksanakan fungsi usaha yang tidak bertentangan dengan

hukum dan kaidah transparansi (tugas komersial). Melalui kondisi ini

gerak Perum Bulog akan lebih fleksibel dan hasil dari aktivitas usahanya

sebagian dapat digunakan untuk mendukung tugas publik, mengingat

semakin terbatasnya dana pemerintah di masa mendatang.

Dengan kondisi dua fungsi tersebut, diharapkan perubahan status

Bulog menjadi Perum dapat lebih menambah manfaat kepada masyarakat

luas. Pada saat ini komoditi yang dikelola secara langsung oleh Perum

Bulog Divre Jateng khususnya hanyalah beras yang prosedur pengadaan

maupun penyalurannya sepenuhnya ditentukan oleh pusat.

34


commit to user

D. Nilai-Nilai Dasar Perum Bulog

Perum Bulog mempunyai nilai-nilai dasar untuk melaksanakan tugas dan

fungsinya sehingga tujuan dapat tercapai sesuai dengan harapan, nilai-nilai

dasar itu antara lain sebagai berikut :

1. KUALITAS

Perusahaan dengan seluruh jajaran manajemen dan pegawai sepakat untuk

berorientasi pada kualitas produk dan pelayanan pada rakyat (konsumen)

sesuai dengan visi dan misi.

2. INTEGRITAS

Keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang mencerminkan

konsistensi antara prinsip dengan perilaku.

3. TEAMWORK

Seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total secara

terintegrasi dalam rangka pencapaian visi dan misi perusahaan.

4. INOVATIF

Kemampuan untuk berfikir dan mengembangkan nilai-nilai kreatifitas dan

inovasi dalam bekerja.

5. RESPONSIF

Kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan melakukan

upaya-upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap

perubahan lingkungan strategis. Pada tingkat invidivu, nilai ini

direfleksikan oleh sikap awareness yang tinggi terhadap setiap kebijakan

perusahaan.

E. Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

Struktur organisasi Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

dibentuk bertujuan agar pencapaian sasaran dapat berjalan efektif dan efisien

(khususnya sasaran manajemen perkantoran).

Berikut penjabaran mengenai bagan dan daftar karyawan Perum Bulog

Sub Divre III Surakarta,

35


commit to user

Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

36

Gambar 3. 1. Bagan Struktur Organisasi Perum Bulog Sub Divre III

Surakarta.

KEPALA SUB DIVRE III SKA

TRI FAJARYANTO

SEKSI SPI

Djoko Rahardjo, SH

Seksi PPU

Drs.Sugeng Riyanto

Seksi Pel. Publik

Ir. Ninik Setyowati

Seksi Akuntasi

Dra.Hartini Listiyaningsih

Seksi Gasar

Murtopo, SIP

Seksi Minkeu

As „Adi, S.Sos

WAKIL KEPALA

HARYO NUGROHO

BROTO

TU&HUMAS Staf PP PQC Staf PPU Staf Akuntansi Staf Gasar Staf Minkeu

GB.301

Klaten

GB.302

Masaran

GB. 304

Delanggu

GB.305

Grogol

GB. 306

Mojolaban

GB. 307

Wonogiri

GB.308

Karangwuni

GB. 309

Duyungan

GB.303

Kartasura


commit to user

Tabel. 3. 1. Daftar nama sekaligus jabatan pegawai Perum Bulog Sub Divre III

Surakarta dan Gudang Se-Wilayah III Surakarta di Kantor Perum Bulog Sub

Divre III Surakarta.

No NAMA KARYAWAN/WATI Keterangan

1 Drs. Tri Fajarwanto Kepala Sub Bagian

2 Haryo Nugroho Broto Wakil Kepala

SEKSI PELAYANAN PUBLIK

3 Ir Ninik Setyowati Kepala Seksi

4 Edi Haryana Staf

5 Naniek Kurniasih, S.Kom. Staf

6 Suparna Staf

7 Walidi Staf

8 Yoyo, S.Sos Staf

9 M. Ihsan Suraadilaga, S.E. Staf

10 Widjono Staf

11 Mungin Staf

SEKSI GASAR

12 H. M u r t o p o, SIP. Kepala Seksi

13 Bambang Suhartoyo Staf

14 Bhenny Budiatno Staf

SEKSI PPU

15 Drs. Sugeng Riyanto Kepala Seksi

16 Agus Purwantoro Staf

17 Sri Mardjoko, B.Sc. Staf

18 Arya Gathasidharma, STP,Msi Staf

19 Drs. TH. Basuki Subandrio Staf

SEKSI ADM & KEUANGAN

20 A s ' a d i, S.Sos. Kepala Seksi

21 Drs. Ngadiman Ismanto Staf

22 Siti Muryani Staf

23 Ngadino Staf

24 Sri Lestari Staf

25 Tugimin Staf

26 Aribowo Nurcahyono, B.A. Staf

27 Surendro Staf

37


commit to user

28 Totok Praptomo, S.E. Staf

29 Mokhamad Soleh, S.E. Staf

SEKSI AKUNTANSI

30 Dra. Hartini Listyaningsih Kepala Seksi

31 Sudarto Staf

32 Wahyu Widiartono, S.H. Staf

S P I

33 Djoko Rahardjo. SH Assisten Pengawas

34 Agus Supriyanto, S.E. Assisten Pengawas

35 Suparno. D Staf

36 H. Suhardi Assisten Pengawas

GB. 301 KLATEN

37 Eusthacius R Birowo Kepala Gudang

38 Surata Staf

39 Purwadi Yuwono Staf

40 Irawan Staf

GB. 302 MASARAN

41 Solikin, SH Kepala Gudang

42 Purwanto,Ahmad Staf

43 M. Chamim Staf

44 Sarman Staf

45 Dedali

Staf

46 Ferdian Dharma Atmaja Staf

47 Sih Joko Staf

GB. 303 KARTO SURO

48 Joko Iswanto Kepala Gudang

49 Sartomo Budianto Staf

50 Joko Sarwono Staf

51 Lilik Washi Irawanto Staf

52 Rachmadi, S.H. Staf

53 Drs. Budi Hariyono Staf

54 Masratno Staf

GB. 304 DELANGGU

55 Slamet Kepala Gudang

56 Sardjono Staf

38


commit to user

57 Ary Saputro Staf

58 Sutopo Staf

59 Suradi Staf

GB. 305 GROGOL

60 Joko Suwondo Kepala Gudang

61 Nur Fuad Indra Mitra Staf

62 Herry Handrito Staf

63 Marwanto Staf

64 M. Sofian Nugroho Staf

GB. 306 MOJO LABAN

65 Santosa Kepala Gudang

66 Kamijo Staf

67 Mulyoko Staf

68 Suryo Edi Prabowo Staf

69 Sujinto Staf

GB. 307 WONOGIRI

70 Nugroho Setya Adi Kepala Gudang

71 Surip Staf

72 Wisnu Sancoyo Sukaswo Staf

73 Mahfudz Staf

GB. 308 KARANG WUNI

74 Purwoko Kepala Gudang

75 Sumardiyono Staf

76 Agus Supriyanto Staf

77 Samsoel Bahary Staf

GB. 309 DUYUNGAN

78 Sriyono Kepala Gudang

79 Jumbadi Staf

80 Purnomo Staf

81 Luki Tantono Staf

82 Sri Hartoyo Staf

Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

39


commit to user

Tabel 3. 2. Daftar Nama Gasman ( Petugas Keamanan ) Se-Wilayah III Surakarta

di Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

NO. NAMA GASMAN SUB DIVRE DAN

GUDANG

1 Samin Sub Divre

2 Sugiyarto Sub Divre

3 Didik Yokanan Sub Divre

4 Amrun Nasrudin Sub Divre

5 Winarno GB. 301 Klaten

6 Heru Purnomo GB. 301 Klaten

7 Hariyanto GB. 302 Masaran

8 Iwan Setyawan GB. 302 Masaran

9 Maryono GB. 302 Masaran

10 Sahlan GB. 302 Masaran

11 Lukas Suripto GB. 303 Kartasura

12 Edi Sasmito GB. 303 Kartasura

13 Irfan Ardiansyah GB. 303 Kartasura

14 Suyanto GB. 304 Delanggu

15 Abdul Rochman GB. 304 Delanggu

16 Suratman GB. 304 Delanggu

17 Warsito GB. 305 Grogol

18 Hermawan Suseno GB. 305 Grogol

19 Eko Prawiyanto GB. 305 Grogol

20 Wawan Sartono GB. 306 Mojolaban

21 Dwi Agung Bs GB. 306 Mojolaban

22 Purwo Utomo Heryono GB. 306 Mojolaban

23 Agus Prawoto GB. 307 Wonogiri

24 Sutardi GB. 307 Wonogiri

25 Sawaldi GB. 308 Karangwuni

26 Walidjo GB. 308 Karangwuni

27 Aris Kirdiyanto GB. 308 Karangwuni

28 Mardani GB. 308 Karangwuni

29 Swandito GB. 309 Duyungan

30 Saman GB. 309 Duyungan

31 Herlan Praseno GB. 309 Duyungan

32 Kurniadi Gaspir Sub Divre

40


commit to user

Sumber : Kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta.

Berikut merupakan tugas, fungsi dan tanggung jawab masing-masing

bagian secara singkat, yaitu :

1. Kepala Sub Bagian (Kasub)

Kasub memiliki tugas sebagai motivator dan innovator. Cakupan

tugas-tugasnya merupakan ruh yang dapat menggerakkan seluruh unsur,

baik berupa sumber daya manusia, dana maupun lainnya untuk dapat

dikelola dan dimanfaatkan menjadi kekuatan-kekuatan yang potensial bagi

instansi. Kegiatan utama yang diemban adalah pelayanan masyarakat yang

membutuhkan suatu informasi bersumber dari buku, dokumen dan media

informasi lainnya.

2. Wakil Kepala Sub Bagian (Wakasub)

Wakasub mempunyai tugas menjadi motivator dan menggantikan

pimpinan pada saat pimpinan tidak berada ditempat dan mengambil semua

tanggung jawab yang dikerahkan kepadanya baik dalam hal keuangan,

kebijakan dan fungsi dari pimpinan.

3. Jabatan Fungsional

Jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan Jabatan

Fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan

yang berlaku.

a. Kasi Minkeu (Administrasi dan Keuangan)

Pada bagian ini beranggotakan 10 orang termasuk bagian Tata

Usaha (TU) dan Humas. Secara umum pekerjaan yang dilakukan

adalah :

1) Mengurusi atau memberikan pembinaan personalia atau

kepegawaian.

2) Mengurusi gaji karyawan dan kesejahteraan karyawan.

3) Mengurusi pembayaran SPP pengadaan gabah kepada mitra kerja.

4) Bertanggung jawab penuh atas masalah keuangan baik

pengeluaran dan pemasukan uang.

5) Mengurusi anggaran rumah tangga.

41


commit to user

6) Mengurusi belanja keperluan ATK.

7) Mengurusi atau membawahi tata usaha.

8) Membuat daftar gaji pegawai dan TKB.

9) Membuat daftar presensi pegawai.

10) Membuat isi berita faksimili.

Kasi ini membawahi bagian Tata Usaha dan bagian Humas, berikut

adalah pekerjaan dari Tata Usaha dan Humas :

1. Tata Usaha

Bagian tata usaha mempunyai fungsi :

a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan urusan surat

menyurat dan ekspedisi.

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan kearsipan.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan perjalanan

dinas.

Sedangkan tugasnya antara lain adalah sebagai berikut:

a) Mengurusi semua aktifitas surat menyurat baik surat dari luar

kantor yang masuk ke kantor maupun dari dalam keluar.

b) Mengarsip semua surat menyurat dan SPPD.

c) Mengagendakan setiap surat baik surat masuk maupun surat

keluar.

d) Mengantar surat kepada pimpinan untuk kemudian didisposisi

pimpinan.

e) Mengefak surat, laporan-laporan keuangan dan lainnya.

f) Membuat SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas).

g) Pelaksanaan dan pelayanan administrasi meliputi :

perencanaan, evaluasi dan pelaporan, keuangan, umum dan

kepegawaian.

2. Humas

Bagian Humas (Hubungan Masyarakat) mempunyai fungsi yaitu :

a) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan hubungan

masyarakat.

42


commit to user

b) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan kerjasama

kelembagaan.

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan pembinaan

media elektronik berbasis internet.

Tugas yang dilaksanakan oleh bagian humas diantaranya :

a) Menerima dan menemui setiap tamu yang datang dan

menanyakan keperluannya, dari mana, mencari siapa dan

sebagainya.

b) Menerima setiap telepon yang masuk.

c) Mengkliping artikel yang berhubungan dengan raskin atau

bulog.

d) Mengurus belanja rumah tangga

e) Memesan hotel atau penginapan untuk para pejabat yang dinas

ke Surakarta.

f) Memesan tiket pesawat apabila ada salah satu pejabat bulog

yang akan dinas ke bulog Surakarta, menjemput serta

mengantar sampai bandara.

g) Merencanakan, mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi

dan melakukan kegiatan peningkatan citra dan mutu pelayanan

serta mengkomunikasikannya kepada masyarakat dan

pelanggan

h) Pembinaan hubungan dengan media massa melalui kegiatan

pemberitaan, pembuatan press release dan konferensi pers

i) Menganalisa berita dan informasi.

b. Kasi Akuntansi

Tugas dari kasi akuntansi diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Mencatat semua transaksi keuangan baik pemasukan dan

pengeluaran.

2. Membuku setiap ada barang yang masuk ke tiap gudang, dalam hal

ini penyaluran beras atau gabah.

43


commit to user

3. Membuku setiap barang yang masuk ke tiap gudang, dalam hal ini

pengadaan beras atau gabah.

4. Menyediakan dan mencatat jumlah biaya-biaya untuk pelaksanaan

kantor, dan semua terangkum dalam neraca rugi laba.

5. Mencatat semua inventaris kantor.

Inventarisasi adalah kegiatan pendataan fisik terhadap barang-

barang yang meliputi kegiatan penghitungan, penilaian kondisi,

pemberian nomor, untuk pendaftaran dan pengumpulan barng yang

kondisinya rusak serta membuat laporan hasil kegiatan tersebut.

Hal ini dilakukan untuk mengetahui eksistensi barang yang

dimiliki kantor. Ini juga merupakan usaha pencapaian pengawasan

yang efektif terhadap keuangan dan kekayaan milik kantor dalam

mewujudkan tertib administrasi.


commit to user

Selain itu manfaat lain yang didapat adalah :

Menyediakan data bagi para perencana dan penentuan

kebutuhan barang.

Memberi pedoman dalam rangka pendistribusian barang.

Memberi petunjuk dalam rangka pemeliharaan.

Memberi informasi sebagai bahan pengarahan dalam

pengadaan barang.

c. Kasi PP (Pelayanan Publik)

Pada dasarnya ada tiga hal yang paling penting dalam tugas

pelayanan publik yaitu mengamankan harga pembelian pemerintah,

pengadaan pangan di dalam negeri (pemupukan stok nasional) dan

penyaluran beras untuk masyarakat miskin (Raskin).

d. Kasi PPU (Pelayanan Publik dan Komersial)

Tugas PPU antara lain adalah :

1. Mengelola dan memanfaatkan asset bulog.

Misalnya gedung yang tidak dipakai oleh bulog disewakan kepada

orang lain.

2. Di bidang komersial seperti merencanakan perdagangan ( beras

atau gabah, komoditas).

e. Kasi Gasar (Harga Dasar)

Tugas Gasar meliputi :

1. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data.

2. Mengkoordinasikan dengan instansi lain yang berkaitan dengan

masalah pangan.

f. Kasi SPI ( Subbagian Pelaporan Internal)

SPI mempunyai fungsi :

1) Melaksanakan pemeriksaan intern bidang pelayanan publik,

perencanaan dan pengembangan usaha, keuangan, SDM dan

umum, kesekretariatan, pendidikan dan pelatihan, penelitian dan

pengembangan serta teknologi informasi.

44


commit to user

2) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi

dan melaksanakan kegiatan penatausahaan, pelayanan adminstrasi

dan keuangan serta dokumentasi di lingkungan SPI dan

menghimpun, memilah dan memantau serta mengevaluasi kegiatan

pelaksanaan pengawasan sesuai dengan permasalahan yang

dilaporkan dari bidang pengawasan.

3) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan, mengevaluasi

dan melaksanakan kegiatan pemeriksaan di bidang pelayanan

publik, perencanaan dan pengembangan usaha serta administrasi

dan keuangan di lingkungan Sub Divre.

Sedangkan tugas SPI secara umum adalah :

1) Merekap semua kegiatan baik keluar masuk dan penyaluran

barang, kegiatan administrasi dan keuangan dan kemudian setelah

disusun rapi rekapannya kemudian dikirim ke Kantor Pusat Perum

Bulog Divisi Regional ( Divre ) Jawa Tengah yang berada di

Semarang.

2) Mengawasi stok yang ada baik barang maupun keuangan dan

kegiatan adminsitrasi di kantor dan tiap- tiap gudang.

3) Mengawasi dan mengetahui seluruh tugas atau seluruh kegiatan

baik di kantor maupun yang ada di tiap-tiap gudang.

Setiap sebulan sekali kasi PP, kasi Minkeu, dan SPI

mengadakan rekonsiliasi stok barang dan keuangan.

45


commit to user

BAB IV

PEMBAHASAN

Surat mempunyai peranan yang sangat penting dalam menjembatani

hubungan komunikasi antara organisasi satu dengan yang lainnya, meskipun alat

komunikasi sudah sangat berkembang dan canggih namun surat masih tetap

bertahan. Surat merupakan komunikasi yang dibuat dan atau diterima oleh suatu

instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang

bersangkutan.

Pengurusan surat mempunyai tiga fungsi atau kegunaan antara lain :

1. Sebagai sarana untuk mempermudah penelusuran arsip.

2. Sebagai bukti tanda terima barang atau catatan kantor.

3. Sebagai sarana untuk mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak

berwenang.

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk harus dikelola dengan tepat untuk itu surat sebaiknya

dicatat dalam buku agenda atau kartu kendali. Surat masuk merupakan surat

yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu

perusahaan, baik yang berasal dari instansi lain atau dari bagian lain pada

instansi yang sama.

Peralatan yang menunjang kegiatan surat menyurat, antara lain :

1. Buku Agenda

Buku agenda adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat

yang masuk atau diterima oleh suatu organisasi. Ada tiga macam buku

agenda, yaitu :

a. Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang

berurutan (campuran) pada setiap halaman, dan hanya untuk satu

tahun.

46


commit to user

b. Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat masuk

dan surat keluar secara masing-masing (buku tersendiri).

c. Buku agenda berpasangan/ berganda, yaitu buku agenda yang

dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu

buku.

2. Baju surat ( lembar disposisi )

Dipergunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staf

yang diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat.

3. Ordner

Adalah semacam map dari karton tebal dan dapat menampung banyak

arsip serta di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang telah di

perforator atau dilubangi pada bagian pinggir arsip tersebut.

4. Lemari arsip

Adalah lemari yang terbuat dari kayu yang berfungsi untuk menyimpan

berbagai macam bentuk arsip, seperti ordner dan sebagainya.

5. Map

Sebagai tempat untuk menyertakan surat beserta lembar disposisi yang

akan diserahkan kepada pimpinan.

Disini penulis menekankan bahwa laporan penulisan ini hanya dibatasi

pada pengurusan surat dinas dan surat pribadi. Berdasarkan pengamatan dan

pengumpulan data maka prosedur pengurusan surat menyurat di kantor Perum

Bulog Sub Divre III Surakarta dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Setiap surat yang diterima baik melalui kantor pos, caraka maupun

faksimili yang dialamatkan ke kantor Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

diterima oleh petugas unit kerja yang diberi tanggung jawab untuk menerima

surat masuk. Setelah itu,memeriksa kebenaran alamatnya, apabila salah alamat

surat segera dikembalikan pada pengirim. Penerimaan semua surat masuk

ditangani oleh satu unit saja atau melalui satu pintu biasa disebut sentralisasi.

47


commit to user

Semua surat masuk yang diterima harus segera diproses dan tidak boleh

membiarkan surat sampai menumpuk di atas meja. Demikian pula surat-surat

yang sifatnya segera, karena surat penting dan harus segera mendapat

pengarahan sehingga informasi yang diberikan dapat langsung ditangani.

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan dan

mengelompokkan surat-surat menurut jenis/ golongannya dan klasifikasi surat.

Penyortiran surat masuk dapat dikelompokkan menjadi 2, yaitu :

a. Surat pribadi,

Surat pribadi oleh petugas penerima surat langsung disampaikan

kepada yang bersangkutan tanpa harus dibuka.

“ Surat yang atas nama Bapak/Ibu jangan langsung dibuka, langsung

diberikan kepada yang bersangkutan karena itu merupakan surat

pribadi. Namun surat yang diatasnamakan kepada kepala bagian

(Kasub) atau wakil kepala subbagian ( Wakasub ) boleh dibuka.

Setelah itu dilihat tanggal dan nomor surat. Apabila dalam buku

agenda sudah ada tidak perlu dicatat lagi.”

( Sumber data : Bapak Surendro, 07 Februari 2011 )

b. Surat dinas

Untuk surat dinas langsung dibuka dan diagendakan dan diberi

lembar disposisi ( baju surat ). Pembukaan surat merupakan kegiatan yang

dilakukan oleh seorang petugas dalam membuka dan mengeluarkan surat

dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan

lebih lanjut.

“ Pembukaan surat harus hati-hati jangan sampai memotong atau

sampai sobek, dan apabila terdapat lampiran-lampirannya dijadikan

satu. Kemudian dibukukan dalam buku agenda surat masuk dengan

menyertakan baju surat”.

( Sumber data : Bapak Ngadino, 09 Februari 2011 ).

48


commit to user

Pada saat surat masuk dibaca oleh petugas, kemudian petugas

menentukan pokok masalah surat, yaitu penting ataukah biasa. Beberapa

hal penting yang harus diperhatikan dalam pembacaan surat, diantaranya :

i. Membaca surat secara seksama dan teliti, mulai dari pengirim,

tanggal, isi lengkapnya, lampiran dan sebagainya.

ii. Mencatat surat pada buku agenda.

Penyampaian surat masuk di kantor Perum Bulog Sub Divre III

Surakarta menggunakan lembar yang disebut baju surat karena di kantor

Perum Bulog ini masih menggunakan sistem buku agenda.

3. Pencatatan Surat

Setelah surat-surat diadakan penyortiran diadakan pencatatan seperlunya.

Pencatatan surat masuk di kantor Peum Bulog menggunakan buku agenda.

Agenda berfungsi sebagai pencatat surat, sedangkan pencatatan kartu berarti

mencatat surat sesuai dengan jenis surat yang masuk.

“ Sebelum mengagendakan surat kedalam buku agenda surat masuk,

dilihat dahulu tanggal, nama terang, alamat, tanda tangan dan nama

terang. Setelah benar-benar sesuai baru kemudian diagendakan.”

(Sumber data : Bapak Surendro, 18 Februari 2011)

Table 4. 1. Contoh Buku Agenda Surat Masuk

No.

Agenda

No. Surat

Masuk

Tanggal

Surat

Masuk

Asal

Surat Perihal Keterangan

Sumber : Perum Bulog Sub Divre Surakarta

49


commit to user

4. Pengarahan Surat

Setelah surat dicatat dalam buku agenda surat diberi lembar disposisi atau

baju surat yang dijadikan satu dengan surat ( di stepler ) untuk disampaikan

kepada Kepala Subbagian. Lembar disposisi atau baju surat berguna sebagai

tempat kepala memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan

berupa instruksi atau informasi. Instruksi diberikan terutama kepada bawahan

atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang

sederajat.

Dengan mempergunakan baju surat dapat diperoleh dua keuntungan yaitu :

a. Kepala Subbagian dapat mengadakan kontrol kepada bawahan,

sampai dimana penanganan suatu masalah oleh pimpinan unit/

satuan kerja.

b. Dengan menggunakan baju surat , surat tetap bersih, tidak penuh

dengan berbagai catatan. Dengan kata lain, disposisi tidak boleh

dilakukan di atas surat, yang dapat mengakibatkan surat menjadi

kotor.

5. Pendistribusian Surat

Setelah surat turun dari pimpinan atau surat telah mendapatkan disposisi

dari pimpinan, surat dikembalikan kepada petugas untuk dilakukan

pendistribusian surat masuk kepada masing-masing unit kerja dengan

menggunakan buku intern (ekspedisi). Sebelum diadakan pendistribusian

harus diperbanyak sesuai kebutuhan atau sesuai dengan instruksi dari kepala

yang terdapat dalam lembar disposisi.

“ Dalam lembar disposisi yang dicatat ke dalam buku intern hanya

yang dilingkari saja atau yang ditandai oleh Kepala Subbagian. Dan

dalam buku intern surat asli diberi tanda centang, itu menunjukkan

bahwa surat yang asli diberikan kepada bagian yang telah

diinstruksikan”.

(Sumber data : Bapak Ngadino, 18 Februari 2011)

50


commit to user

Table 4. 2. Buku Intern ( Ekspedisi )


6. Penyimpanan Surat

Surat-surat yang telah selesai diproses atau didistribusikan kepada pihak-

pihak yang berkepentingan, selanjutnya disimpan. Penyimpanan surat ini

penting karena bila sewaktu-waktu dibutuhkan, surat tersebut dapat dibaca dan

diketemukan kembali dengan waktu yang singkat. Penyimpanan yang

digunakan di kantor Perum Bulog menggunakan sistem penomoran.

Tanggal

No. Agenda Sub Sie Perihal Paraf

51


commit to user

Kesimpulan dari pembahasan prosedur pengurusan surat masuk di Kantor

Perum Bulog Sub Divre III Surakarta dapat dilihat pada bagan sebagai berikut :

Gambar 4. 1. Bagan Prosedur Surat Masuk

Sumber : Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

Penerimaan Surat

Pengagendaan Surat

Masuk

Kepala Subbagian/ Pimpinan

Agendaris

Arsiparis

Unit-unit

bagian

52


commit to user

B. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Surat-surat yang masuk ke perusahaan, ada yang harus

ditindaklanjuti dan ada juga surat yang tidak memerlukan balasan. Surat

masuk yang memerlukan balasan, misalnya berisi mengenai permintaan

berupa informasi tertentu, penawaran kerja sama dan sebagainya. Dilihat

dari sumber dibuatnya, surat keluar dibagi menjadi dua, yaitu : surat keluar

yang dibuat atas inisiatif sendiri perusahaan dan surat keluar yang dibuat

sebagai balasan terhadap surat masuk yang diterima.

Jumlah dan jenis surat keluar yang telah dikeluarkan di Bagian

Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta sebagai berikut :

“ Pada Tahun 2010, jumlah surat yang telah dikeluarkan oleh

Perum Bulog sebanyak 356 surat. Sedangkan jenis–jenis surat

keluar antara lain surat perintah, surat keterangan, dan lain

sebagainya”.

(Sumber data : Bapak Ngadino, 02 Maret 2011)

Sebelum surat keluar diedarkan maka perlu prosedur untuk

penanganan surat keluar, berikut ini penjelasan mengenai prosedur surat

keluar.

1. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat di Perum Bulog dilakukan oleh masing-masing sub bagian

sesuai dengan surat yang diinginkan. Konseptor membuat konsep surat

kemudian meneruskan kepada atasan atau pimpinan atau kepala bagian untuk

mendapat pemeriksaan, penyempurnaan, atau pengesahan.

2. Persetujuan Konsep Surat dan Pengetikan

Konsep surat yang telah mendapat pengesahan kemudian oleh konseptor

diketik dan diperbaiki kesalahan ketikannya agar rapi kembali untuk

mendapatkan pengesahan pimpinan atau kepala. Konsep yang telah diketik

kemudian dikoreksi kembali mengenai isi dan susunannya apakah sudah tepat

ataukah belum. Jika konsep surat tersebut masih terdapat kesalahan maka

53


commit to user

dilakukan perbaikan lagi, dan apabila konsep sudah diperbaiki dan telah sesuai

dengan instruksi pimpinan, maka petugas mengajukan surat tersebut untuk

mendapat persetujun dari pimpinan.

3. Penandatanganan Surat

Setelah surat mendapat dinyatakan benar, hasil pengetikan surat tersebut

dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua

lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tanda

tangan asli (bukan tanda tangan cap).

4. Pencatatan/ Pengagendaan Surat

Konsep surat keluar yang sudah ditandatangani dan menjadi surat dinas

resmi dengan amplop dan lampirannya, kemudian diteruskan ke agendaris

untuk diberi penomoran, cap Perum Bulog dan dicatat dalam buku agenda.

Tabel 4. 3. Contoh Buku Agenda Surat Keluar


5. Pengiriman dan Penyimpanan surat

Tahap terakhir dari pengurusan surat keluar adalah pengiriman dan

penyimpanan surat. Pengiriman surat di Perum Bulog dilakukan oleh petugas

caraka / kurir. Semua surat yang diantarkan dicatat pada sebuah buku yang

dinamakan buku ekspedisi. Buku ekspedisi selain digunakan untuk mencatat

surat-surat yang akan diantar juga sebagai bukti penerimaan surat karena

dilengkapi dengan tanda resmi/ tanda tangan penerima.

No.

Surat

Keluar

Sub Sie

Tanggal

Surat

Masuk

Tujuan Perihal Keterangan

54


commit to user

Tabel 4. 4. Contoh Buku Ekspedisi Keluar

Tanggal No. Surat Tujuan Perihal Paraf


Surat keluar juga harus disimpan oleh petugas / agendaris untuk

diarsipkan, apabila sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan dengan mudah

tanpa harus menghubungi surat kepada ditujukan.

Dari penjelasan diatas dapat dibuat bagan mengenai prosedur pengurusan

surat keluar seperti dibawah ini :

Gambar IV. 5. Bagan Prosedur Surat Masuk

Sumber : Bagian Tata Usaha Perum Bulog Sub Divre III Surakarta

Konsep Surat

Pimpinan / Kepala Subbagian

Pengetikan

Pimpinan/ Kepala Subbagian

Pengagendaan Surat Keluar

Surat Keluar Arsiparis

55


commit to user

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pengamatan yang penulis lakukan di Kantor Perum

Bulog Sub Divre III Surakarta, maka penulis dapat mengambil kesimpulan :

1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Surat masuk yang telah diterima oleh petugas/ agendaris kemudian

disortir, dibuka, dan diteliti kebenarannya dari asal surat dan tujuannya,

lalu diagendakan kedalam buku agenda. Setelah diagendakan, surat segera

disampaikan kepada pimpinan/ Kepala Subbagian disertai baju surat/

lembar disposisi. Setelah surat didisposisi, surat dikembalikan kepada

agendaris untuk ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi yang terdapat

dalam lembar disposisi dan agendaris harus memiliki arsip untuk dokumen

apabila sewaktu-waktu diperlukan.

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar harus dibuat dahulu konsep suratnya oleh masing-

masing bagian, kemudian konsep surat tersebut diberi paraf oleh kepala

bagian untuk mendapatkan persetujuan. Setelah itu, konsep surat diajukan

kepada pimpinan untuk ditandatangani sebagai penanggung jawab atas

surat tersebut. Setelah surat ditandatangani maka surat diberikan ke

agendaris untuk dicatat pada buku agenda surat keluar untuk diberi nomor

sesuai urutan keluarnya surat, distempel, lalu dimasukan ke amplop. Pada

amplop dibubuhi alamat tujuan surat kemudian didistribusikan oleh caraka

dengan mencatat pada buku ekspedisi. Tidak lupa agendaris juga

menyimpan surat keluar sebagai dokumen.

56


commit to user

B. SARAN

Penulis melihat kegiatan pengurusan surat menyurat ini belum

maksimal, maka penulis menyarankan beberapa hal khususnya kepada petugas

yang menangani surat menyurat dan pada umumnya pegawai tata usaha, yaitu

antara lain :

1. Sebaiknya para karyawan menggunakan waktu dengan sebaik-baiknya

guna memperlancar penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing

bagian serta memaksimalkan pengurusan persuratan dengan prosedur yang

ada antara lain penguasaan dan pengetahuan tentang kegiatan mengagenda

buku, mengarahkan, mendistribusikan dan menyimpan surat secara baik.

2. Surat sebaiknya segera disampaikan kepada pimpinan dengan cepat dan

tepat agar dapat ditangani dan dilaksanakan segera oleh unit yang

berkaitan sehingga tidak terlalu banyak arsip yang menumpuk.

Kebanyakan surat yang diterima di Kantor Perum Bulog adalah surat dinas

yang harus ditangani secepatnya.

3. Perlu adanya komunikasi pengurusan surat masuk dan surat keluar yang

baik antara unit/ bagian sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam

kegiatan prosedur pengurusan surat masuk maupun surat keluar.

57

prosedur pengurusan surat menyurat …eprints.uns.ac.id/4835/1/209751411201104351.pdfkepala perum...

Documents