prosedur pengelolaan surat masuk dan surat …eprints.uns.ac.id/10215/1/185921311201101411.pdf ·...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md ) Dalam Bidang

Manajemen Admninistrasi

OLEH

NANANG DWI HARYANTO

D1507110

DIPLOMA III PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

PERSETUJUAN



Disusun Oleh:

NANANG DWI HARYANTO

D1507110

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs. Muchtar Hadi, M.Si

195303201985031002


commit to user

iii

PENGESAHAN



Disusun Oleh:

NANANG DWI HARYANTO

D1507110

Telah Diuji dan Disahkan Oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji

1. Penguji 1 Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA ( )

NIP. 197406012008012016

2. Penguji 2 Drs. Muchtar Hadi, M.Si ( )

NIP. 195303201985031002

Mengetahui,

Dekan, Ketua Program,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU. Drs. H. Sakur, MS.

NIP. 195301281981031011 NIP. 194902051980121001


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Nanang Dwi Haryanto

NIM : D1507110

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur

Pengelolaan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan

karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam

daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Januari 2010

Yang membuat pernyataan,

Nanang Dwi Haryanto


commit to user

v

MOTTO ü Kegagalan bukanlah akhir dari segalanya

ü “Hai hamba-hamba-Ku yang melampaui batas terhadap diri

mereka sendiri, janganlah kamu berputus asa dari rahmat Allah.

Sesungguhnya Allah mengampuni dosa-dosa semuanya.

Sesungguhnya Dialah Yang Maha Pengampun lagi Maha

Penyayang”

(QS. Az-Zumar ayat 53)

ü Sahabat menaruh kasih setiap waktu dan menjadi saudara

dalam kesukaran.


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Penulisan Tugas Akhir ini Penulis

Persembahkan kepada :

v Bapak dan Ibu, atas doa dan kasih

sayangnya

v Kakak dan Adikku (Retno dan

Nurul) tersayang

v Puri Rahayu, atas do’a dan

dukunganmu

v Seluruh teman-teman dan sahabat-

sahabatku yang selalu

mendukungku.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan

karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul

“Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta” yang disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam

memperoleh sebutan Profesional Ahli Madya Manajemen Administrasi di

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Drs. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma III

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam penulisan

Tugas Akhir.

3. Bapak Drs. Muchtar Hadi selaku Pembimbing Tugas Akhir yang selama ini

telah banyak memberikan sarana dan meluangkan waktunya, membimbing

penulisan Tugas Akhir.

4. Drs. Ali MSi. Selaku Pembimbing Akademis yang selama ini telah

membimbing penulis.

5. Bapak Budho Laksono, selaku Sekretaris Umum Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan

kerja praktek (magang).

6. Seluruh Staff dan Karyawan Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang

telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan sarana selama

pembuatan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh

penulis.

Demi kesempurnaan Tugas akhir ini, penulis mengharapkan kritik dan saran

dari semua pihak. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat.

Penulis


commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman Judul ………………………………………………………...……… i

Persetujuan ………………….……………………………..……....………… ii

Pengesahan ………………………………………………………..……….…. iii

Pernyataan …………………………………………………………………… iv

Motto ……………………………………………………………..……….….. v

Persembahan ……………………………………………………..……….….. vi

Kata pengantar ………..……….………………………………..……….…... vii

Daftar Isi …………………………………………………………..…….…… viii

Daftar Gambar ..…………………………………………………..…….……. x

Daftar Tabel ..................................................................................................... xi

ABSTRAK ………………………………………………….…….………… xii

ABSTRACT ..................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah …………………………..……….………… 1

B. Perumusan Masalah ………………………………..……….………... 3

C. Tujuan Pengamatan ……………………………….………….……… 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Administrasi Perkantoran .…………………………….…….………. 5

B. Kearsipan .............. .………………………………………….……... 6

C. Surat Menyurat ...................…………………………….…………… 7

1. Penggolongan Surat ....................................................................... 7

2. Prosedur Pengelolaan Surat ........................................................... 8

D. Metode Penelitian …………………………………….…………….. 14

1. Lokasi Penelitian ........................................................................... 14

2. Jenis Penelitian .............................................................................. 14

3. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 14

4. Sumber Data .................................................................................. 15

5. Teknik Analisis Data ..................................................................... 15


commit to user

ix

BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan ……………………………………………….... 16

B. Sejarah Berdirinya ………………………………………………….. 16

C. Visi Dan Misi Perusahaan …………………………………….……. 22

D. Tugas Pokok dan Fungsi ………………………………………..…… 23

E. Struktur Organisasi .......................................................................... 23

BAB IV PEMBAHASAN …………………………………………….….... 32

A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk …………………………...….. 32

B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ………………………..….….. 39

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ………………………………………………………… 45

B. Saran ……………………………………………………………….. 46

DAFTAR PUSTAKA …………………………………………….………… 47


commit to user

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Arus Prosedur Surat Masuk………………………………….… 11

Gambar 2.2 Arus Prosedur Surat Keluar………………………………….… 13

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi…………………………………..…. 25

Gambar 4.1 Lembar Disposisi…………………………………………….… 35

Gambar 4.2 Arus prosedur surat masuk pada dinas Koperasi dan UMKM… 38

Gambar 4.3 arus prosedur surat Keluar pada dinas Koperasi dan UMKM…. 41

Gambar 4.4 Surat Keluar dinas Koperasi dan UMKM ……………………... 42


commit to user

xi

DAFTAR TABEL

3.1 Tabel Daftar Pegawai Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta ..….… 30


commit to user

xii

ABSTRAK

NANANG DWI HARYANTO. D1507110. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA. Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2011.

Penyusunan Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan

Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Surat merupakan hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid dan otentik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik analisa data dilakukan dengan teknik analisis deskriptif. Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa prosedur pengelolaan surat masuk meliputi: 1). Penyortiran, 2) Pencatatan (untuk surat biasa) atau penyerahan langsung kepada pimpinan (unutk surat yang bersifat rahasia, 3). Penyerahan surat beserta lembar disposisi oleh pimpinan, 4). Pendistribusian surat kepada pegawai terkait, disertai instruksi pada lembar disposisi oleh pimpinan, dan 5) pengarsipan. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi: 1). Pengonsepan surat oleh bidang terkait, 2). Persetujuan oleh agendaris, 3) Pengetikan oleh petugas, 4) Penandatanganan oleh pimpinan, 5). Penomoran dan validitasi oleh agendaris, 6). Distribusi surat oleh caraka (petugas pengirim surat), dan 7) Pengarsipan.


commit to user

xiii

ABSTRACT

NANANG DWI HARYANTO. D1507110. THE PROCEDURE OF ENTERING AND EXITING LETTERS MANAGEMENT IN COOPERATIVE AND UMKM OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administration Management, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University, 2011.

This final project writing aims to find out the procedure of entering- and –

exiting-letters management in Cooperative and UMKM Office of Surakarta City. Letter is a very important thing because it is a reliable, valid, and authentic source of information. The type of observation used was descriptive observation. Technique of collecting data used was interview, observation and documentation study. Technique of analyzing data used was a descriptive analysis one. Considering the result of observation, it can be found that the procedure of entering-letter management includes: 1) sorting, 2) recording (for regular letter) or delivering it to the chief (for secret letter), 3) delivering the letter and disposition page by the chief, 4) distributing letter to the related officers, accompanied with the instruction in disposition page by the chief, and 5) archiving. The procedure of exiting-letter management includes: 1) letter drafting by the related division, 2) approval by the agenda officer, 3) typing by the officer, 4) signing by the chief, 5) numbering and validating by the agenda officer, 6) letter distribution by caraka (letter delivering officer), and 7) archiving.


commit to user 1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya bersumber

pada dua sebab yaitu karena mereka tidak tahu cara memecahkan masalah atau

karena kekurangan fakta yang mendukung berhubungan dengan masalah

tersebut (Hadi, 2000 : 1). Perkembangan teknologi dewasa ini tidak terlepas dari

upaya manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia yang

senantiasa bertambah dan kelangkaan sumber daya pemuas kebutuhan telah

mendorong manusia untuk dapat menciptakan suatu cara yang efektif dan

efisien dalam memanfaatkan sumberdaya yang ada.

Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas

dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya

perkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu

tempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan

informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih.

Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik

secara lisan maupun secara tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi

informasi maka interaksi lisan maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus

bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung (tatap muka) untuk

melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.

Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk

mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung

efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun

instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat


commit to user 2

penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi

berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya

komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya

perpindahan informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak

terdapat kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima

informasi terhadap informasi yang dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan

metode dan alat komunikasi yang tepat guna mencukung tercapainya

komunikasi organisasi yang baik.

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang

begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau

perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler, televisi, radio, telegram,

faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak

dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak

bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu,

komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat masih digunakan sampai

sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana

komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan

ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi

sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan

hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan

kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi,

maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus

mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan

atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan / instansi

yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu

organisasi / perusahaan prosedur pengelolaan surat dibedakan menjadi dua yaitu

surat masuk dan surat keluar.


commit to user 3

Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta,

Dinas Koperasi dan UMKM merupakan instansi Pemerintah yang menpunyai

peranan penting dalam bidang memajukan Koperasi dan UMKM ( Usaha Mikro

Kecil dan Menengah ) di Kota Surakarta, surat merupakan sarana informasi,

sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yang

diinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta, dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk dan

surat keluar dan tata naskah Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan

adalah didasarkan pada asas sentralisasi untuk masuk dan untuk surat keluar

menggunakan asas desentralisasi

Dari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan

prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar dalam suatu organisasi atau suatu

perusahaan / instansi, maka peneliti tertarik untuk mengkaji “ Prosedur

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Koperasi

dan UMKM Kota Surakarta “.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latarbelakang masalah,

maka masalah dalam penelitian ini dapat dikemukakan sebagai berikut :

“Bagaimanakah Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.


commit to user 4

b. Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi masukan dan bahan

pertimbangan bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

dalam melaksanakan Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

di Instansi tersebut.

c. Untuk memperoleh data yang dipergunakan penulis untuk menyusun

penulisan tugas akhir sebagai salah satu syarat meraih Sebutan Profesional

Ahli Madya Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Administrasi Perkantoran

Administrasi dalam arti sempit disebut juga dengan tata usaha yakni

pekerjaan tulis menulis. Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan untuk

menjamin berputarnya roda organisasi agar tujuannya tercapai. Administrasi

adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama

kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.( Kamus Bahasa Indonesia ).

Kantor disebut juga tempat kerja atau tempat dilaksanakannya kegiatan

administrasi dalam sebuah perusahaan. Menurut The Liang Gie : 1976 Kantor

adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan

administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan mesin.

Dari pegertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi

perkantoran adalah tempat dilaksanakannya serangkaian aktivitas - aktivitas

ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan tertentu dengan

menggunakan tangan atau mesin.

Fungsi Administrasi perkantoran menurut Badri Munir Sukoco : 2007

adalah satu fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang

membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup kearsipan, pengadaan dan

lain-lain. Biasanya dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung-

jawab atas kegiatan administrasi. Fungsi kedua adalah fungsi teknisyaitu

fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran

yang memadai, seperti famelieritas dengan beberapa software. Ketiga fungsi

analisis yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran

kritis dan kreatif desertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti


commit to user

6

membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian.

Empat fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan

analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang

berhubungan dengan orang lain, seperti mengordinasi tim proyek. Yang

terakhitr adalah fungsi manajerial yaitu fungsi yang membut uhkan

perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, seperti

pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan.

B. Kearsipan

Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis

kerena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara

cepat ditemukan (Liang Gie : 1976). Pengertian kearsipan menurut Wursanto

(1998) adalah kegiatan menaruh warkat – warkat dalam tempat penyimpanan

secara tertip menurut system, susunan dan tatacara yang telah ditentukan,

sehingga pertumbuhan warka – warkat dapat dikendalikan dan setiap kali

diperlukan dapat secara tepat ditemukan.

Fungsi arsip adalah menjadi data atau informasi yang dibutuhkan setiap

orang ataupun sekelompok pegawai atau pejabat untuk keperluan pelaksanaan

tugas, fungsi dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual.

Fungsi arsip dibedakan menjadi dua golongan uatu arsip dinamis dan arsip

statis.

Arsip dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi

yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan

kehidupanorganisasi dan kebagsaan pada umumnya atau dipergunakan secara

langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan

admnistrasi Negara. Arsip statis berfungsi sebagai salah saatu sumber data

atau informasi yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,

penyelenggaraan organisasi atau kehidupan kebangsaan pada umumnya, tetapi


commit to user

7

pada saat-saat tertentu, secara incidental dibutuhkan untuk suatu kepentingan

administrasi, riset, study dan keperluan lain. (Yohannes Soraja : 2006)

C. Surat menyurat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk

mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1).

Menurut Wursanto (1991:12) menyatakan bahwa surat adalah suatu

alat penyampaian informasi atau keterangan- keterangan (keputusan,

pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari

satu pihak kepada pihak lain.

Surat menurut (Barthos,2000:22) adalah alat bagi kita untuk

menyampaikan berita, menyampaikan sesuatu perasan, memanjakan sesuatu

hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain. Surat juga disebut

warkat. Menurut The Liang Gie, warkat adalah setiap catatan tertulis /

bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang

dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan

bahwa surat menyurat adalah kegiatan menyampaikan informasi, berita, atau

warta dengan mempergunakan alat atau sarana komunikasi secara tertulis yaitu

mempergunakan selembar kertas yang ditujukan kepada instansi maupun orang

lain.

1. Penggolongan Surat

Berbagai macam surat atau dokumen yang dapat diklasifikasikan dan

dibedakan untuk mengenal, mengidentifikasi dan mengelola macam-macam

surat masuk dan surat keluar menurut Hadi Sumarto Rumsari (2000:80) dapat

ditijau dari beberapa golongan, yaitu:


commit to user

8

a. Ditinjau dari segi isinya surat ada 3 yaitu : Surat bisnis, Surat dinas,

Dokumen - dokumen

Surat bisnis yaitu surat yang biasanya dibuat oleh perusahaan-

perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis dan niaga. Surat dinas

yaitu surat yang dibuat oleh lembaga social, instansi pemerintah maupun

swasta. Terakhir adalah dokumen-dokumen.

b. Ditinjau dari segi kepentingannya:

Surat biasa yaitu mengandung informasi yang bersifat umum dan

hanya diperlukan dalam waktu yang relative pendek. Surat penting yaitu

surat yang mengandung informasi yang penting, mempunyai sejarah,

hukum, administrasi, politis dan diperlukan dalam waktu yang relative

panjang. Biasanya surat penting menyangkut kebijaksanaan organisasi

yang menyangkut pelayanan kepegawaian, keuangan dan perbekalan

kantor. Surat rahasia yaitu surat yang harus disampaikan kepada orang

yang dituju pada alamat tujuan dan tidak boleh diketahui oleh orang lain

yang bersangkutan. Biasanya surat ditutup dalam amplop rangkap 2 dan

bertuliskan rahasia

c. Ditinjau dari segi fungsinya

Sebagai wakil dari pengirim, sebagai bahan pembuktian, sebagai

pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, sebagai alat pengukur

kegiatan organisasi dan sebagai sarana memperpendek jarak

2. Prosedur Pengelolaan Surat

Prosedur pengelolaannya menurut Barthos (1989 : 37-39) surat ada 2

macam yaitu antara lain :

1. Surat masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima

dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah

semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan,


commit to user

9

baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari

kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman

(ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu

instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat

penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.

Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan

surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :

a. Penerimaan surat

Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit

tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini

kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

b. Penyortiran surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat- surat yang

diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-

golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan

dalam tiga macam :

1) Surat pribadi

2) Surat dinas

3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus

dikembalikan karena salah alamat.

c. Pembukaan surat

Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang

petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam

sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan

lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah

mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:

1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat

amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada


commit to user

10

surat (alamat dalam atau alamat surat).

2) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di

instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah

dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan.

3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat

diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu

indeks.

4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau

didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus

membaca isi surat secara keseluruhan.

5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran

maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap

lampiran

d. Pencatatan surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat

tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu

diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat

dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan

rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.

e. Pengarahan surat

Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:

1) Pengarahan surat masuk penting

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin)

3) Pengarahan surat masuk rahasia.

Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat

dibuat gambar sebagai berikut:


commit to user

11

Surat masuk

Agendaris

Arsip

Sekretaris/Kepala Tata Usaha


Pimpinan/Kepala bagian

Gambar 2.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

(Sumber : Sri Slameto HB : 2002)

2. Surat Keluar

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang

dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi

atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat

keluar menurut Wursanto (1991 : 144) adalah surat yang sudah

lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani

oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor


commit to user

12

atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau

lembaga lain.

Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada

beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :

a. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga

memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.

b. Persetujuan Konsep

Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa

apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda

persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang

berkepentingan membubuhi tanda tangan

c. Pengetikan Surat

Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik,

sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka

surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan

konsep surat.

d. Pemberian Nomor

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai

dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

e. Penyusunan Surat

Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada

tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan,

apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.

f. Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :

1) Dikirim secara langsung

2) Dikirim melalui sarana jasa


commit to user

13

Pimpinan/Kepala Bagian

Pimpinan/Kepala Bagian


Sekretaris Umum

Surat Keluar

Agenda

Sekretaris Umum

Pengetik


Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat

dibuat gambar sebagai berikut.

Gambar 2.2 Bagan Prosedur Surat Keluar

(Sumber : Sri Slameto HB : 2002)


commit to user

14

3. Metode Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan

Tugas Akhir Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl.

Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890.

2. Jenis Penelitian

Jenis pengamatan yang penulis gunakan adalah pengamatan

deskriptif, yaitu pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau

fenomena sosial tertentu. Dalam hal ini penulis mendeskriptifkan

bagaimana Prosedur Pengelolaan Surat masuk dan Surat Keluar pada

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM.

3. Teknik Pengumpulan Data

Menurut Marzuki adalah sebagai berikut :

a. Observasi

Yaitu merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis

terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki. Metode ini dilakukan

penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati gejala dari

masalah yang diamati

b. Wawancara

Yaitu merupakan cara pengumpulan data dengan Tanya jawab sepihak

yang dikerjakan dengan sistematis dan berlandaskan pada tujuan

penelitian.

c. Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengambil

catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan dan yang berhubungan

dengan obyek penelitian.


commit to user

15

4. Sumber Data

Dalam penelitian ini data diperoleh dari berbagai sumber, yaitu :

a. Data primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan secara langsung dari

responden oleh peneliti. Data primer yang didapat peneliti merupakan

hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di Kantor Dinas

Koperasi dan UMKM bagian secretariat.

b. Data sekunder

Data sekunder adalah data yang deperoleh peneliti bukan secara

langsung dari responden/sumber data. Data sekunder didapat dari

arsip-arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM bagian secretariat.

5. Teknik Analisis Data

Analisa data merupakan proses pengorganisasian dan mengurutkan

data kedalam pola, katagori dan satuan uraian dasar sehingga dapat

ditemukan data (Meleong, 1990 : 103). Teknik analisis data yang

digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif, dimana seorang

peneliti terlebih dahulu mempunyai satu cara berfikir, cara pengusapan

dengan referensi atay titik tolak tertentu. (Winarno Surakhmad, 1994 :

141). Dalam analisis ini dilakukan klasifikasi untuk dapat melihat

kedudukan setiap fenomena dalam satu struktur yang besar, dengan tujuan

menyusun kembali data dalam satu organisasi yang memungkinkan

diadakannya interprestasidan kesimpulan.


commit to user

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah

Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro

No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM

Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota

Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata Kerja

Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh

dan Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang

Penjabaran Tugas,Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan

Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna kelancaran penyelenggaraan

tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas

B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

Koperasi adalah institusi (lembaga) yang tumbuh atas dasar

solidaritas tradisional dan kerjasama antar individu, yang pernah

berkembang sejak awal sejarah manusia sampai pada awal Revolusi

Industrial di Eropa pada akhir abad 18 dan selama abad 19, sering disebut

sebagai Koperasi Historis atau Koperasi Pra-Industri. Koperasi Modern

didirikan pada akhir abad 18, terutama sebagai jawaban atas masalah-

masalah sosial yang timbul selama tahap awal Revolusi Industri.

Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh

Patih di Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun

1896 mendirikan sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat

tersebut selanjutnya diteruskan oleh De Wolffvan Westerrode.


commit to user

17

Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo

memberikan peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan

rakyat. Pada tahun 1915 dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve

Vereeniging, dan pada tahun 1927 Regeling Inlandschhe Cooperatieve.

Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan

untuk memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi.

Kemudian pada tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang

memperjuangkan penyebarluasan semangat koperasi. Hingga saat ini

kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi nampak jelas dengan

membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan

pengembangan koperasi.

Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat

itu adalah sebagai berikut:

1. Tahun 1947 – 1948

Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa

ini ada suatu peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947,

Gerakan Koperasi mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres

menetapkan bahwa tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi.

2. Tahun 1949

Pusat Jawatan Koperasi RIS berada di Yogyakarta, tugasnya adalah

mengadakan kontak dengan jawatan koperasi di beberapa daerah lainnya.

Tugas pokok yang dihasilkan telah melebur Bank dan Lumbung Desa

dialihkan kepada Koperasi. Pada tahun yang sama yang diundangkan

dengan Regeling Cooperatieve 1949 Ordinasi 7 Juli 1949 (SBT. No. 179).

3. Tahun 1960

Perkoperasian dikelola oleh Menteri Transmigrasi Koperasi dan

Pembangunan Masyarakat Desa (TRANSKOPEMADA), dibawah

pimpinan seorang Menteri yang dijabat oleh Achmadi.


commit to user

18

4. Tahun 1964

Departemen Koperasi diubah menjadi Departemen Transmigrasi

dan Koperasi dibawah pimpinan Menteri ACHMADI kemudian diganti

oleh Drs. Achadi, dan Direktur Koperasi dibawah pimpinan seorang

Direktur Jenderal yang bernama Chodewi Amin

PERIODE TAHUN 1966 – 2004

5. Tahun 1966

Dalam tahun 1966 Departemen Koperasi kembali berdiri sendiri,

dan dipimpin oleh Pang Suparto. Pada tahun yang sama, Departemen

Koperasi dirubah menjadi Kementerian Perdagangan dan Koperasi

dibawah pimpinan Prof. Dr. Sumitro Djojohadikusumo, sedangkan

Direktur Jenderal Koperasi dijabat oleh Ir. Ibnoe Soedjono (dari tahun

1960 s/d 1966).

6. Tahun 1967

Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun

1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967.

Koperasi masuk dalam jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status

Direktorat Jenderal. Mendagri dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat

sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir. Ibnoe Soedjono.

7. Tahun 1968

Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen

Dalam Negeri, digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi

dan Koperasi, ditetapkan berdasarkan :

1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi

Departemen.

2. Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi Nomor 120/KTS/

Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan

Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi.

Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan

Dirjen Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.


commit to user

19

8. Tahun 1974

Direktorat Jenderal Koperasi kembali mengalami perubahan yaitu

digabung kedalam jajaran Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan

Koperasi, yang ditetapkan berdasarkan :

1. Keputusan Presiden Nomor 45 Tahun 1974 tentang

Susunan Organisasi Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan

Koperasi.

2. Instruksi Menteri Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi

Nomor : INS-19/MEN/1974, tentang Susunan Organisasi

Direktorat Jenderal Koperasi tidak ada perubahan (tetap

memberlakukan Keputusan Menteri Transmigrasi Nomor :

120/KPTS/Mentranskop/1969) yang berisi penetapan tentang

Susunan Organisasi Direktorat Jenderal Koperasi.

Menjabat sebagai Menteri adalah Prof. DR. Subroto, adapun Dirjen

Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.

9. Tahun 1978

Direktorat Jenderal Koperasi masuk dalam Departemen

Perdagangan dan Koperasi, dengan Drs. Radius Prawiro sebagai

Menterinya. Untuk memperkuat kedudukan koperasi dibentuk puia

Menteri Muda Urusan Koperasi, yang dipimpin oleh Bustanil Arifin, SH.

Sedangkan Dirjen Koperasi dijabat oleh Prof. DR. Ir. Soedjanadi

Ronodiwiryo.

10. Tahun 1983

Dengan berkembangnya usaha koperasi dan kompleksnya masalah

yang dihadapi dan ditanggulangi, koperasi melangkah maju di berbagai

bidang dengan memperkuat kedudukan dalam pembangunan, maka pada

Kabinet Pembangunan IV Direktorat Jenderal Koperasi ditetapkan menjadi

Departemen Koperasi, melalui Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun

1983, tanggal 23 April 1983.


commit to user

20

11. Tahun 1991

Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10

September 1991 terjadi perubahan susunan organisasi Departemen

Koperasi yang disesuaikan keadaan dan kebutuhan

12. Tahun 1992

Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang

Perkoperasian, selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-

undang Nomor: 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian.

13. Tahun 1993

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang

Kabinet Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah

terjadi perubahan nama Departemen Koperasi menjadi Departemen

Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi

menjadi bertambah dengan membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan

perubahan yang strategis dan mendasar, karena secara fundamental

golongan ekonomi kecil sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan dan harus

ditangani secara mendasar mengingat yang perekonomian tidak terbatas

hanya pada pembinaan perkoperasian saja.

14. Tahun 1996

Dengan adanya perkembangan dan tuntutan di lapangan, maka

diadakan peninjauan kembali susunan organisasi Departemen Koperasi

dan Pembinaan Pengusaha Kecil, khususnya pada unit operasional, yaitu

Ditjen Pembinaan Koperasi Perkotaan, Ditjen Pembinaan Koperasi

Pedesaan, Ditjen Pembinaan Pengusaha Kecil. Untuk mengantisipasi hal

tersebut telah diadakan perubahan dan penyempurnaan susunan organisasi

serta menomenklaturkannya, agar secara optimal dapat menampung

seluruh kegiatan dan tugas yang belum tertampung.

15. Tahun 1998

Dengan terbentuknya Kabinet Pembangunan VII berdasarkan

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 62 Tahun 1998, tanggal

14 Maret 1998, dan Keppres Nomor 102 Thun 1998 telah terjadi


commit to user

21

penyempurnaan nama Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha

Kecil menjadi Departemen Koperasi dan Pengusaha Kecil, hal ini

merupakan penyempurnaan yang kritis dan strategis karena kesiapan untuk

melaksanakan reformasi ekonomi dan keuangan dalam mengatasi masa

krisis saat itu serta menyiapkan landasan yang kokoh, kuat bagi Koperasi

dan Pengusaha Kecil dalam memasuki persaingan bebas/era globalisasi

yang penuh tantangan.

16. Tahun 1999

Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November

1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata

Kerja Menteri Negara, maka Departemen Koperasi dan PK diubah

menjadi Menteri Negara Koperasi dan Pengusaha Kecil dan Menengah

17. Tahun 2000

1. Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000,

maka ditetapkan Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan

Pengusaha Kecil Menengah.

2. Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November

2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen.

maka dibentuk Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan

Pegusaha Kecil dan Menengah (BPS-KPKM).

3. Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23

November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Menteri

Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri Negara Urusan

Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

4. Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember

2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka

Menteri Negara Urusan Koperasi dan UKM diubah menjadi

Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.


commit to user

22

18. Tahun 2001

1. Melalui Keppres Nomor 101 Tahun 2001 tanggal 13 September

2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka dikukuhkan

kembali Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

2. Berdasarkan Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tanggal 13

September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan,

Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah,

maka Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan

Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan.

3. Melalui Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001

tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka

Menteri Negara Koperasi dan UKM ditetapkan membawahi

Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini berlaku

hingga tahun 2004 sekarang ini.

C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut

adalah sebagai berikut :

a. Visi.

“ Terwujudnya Koperasi dan UMKM yang mandiri dan berdaya

saing tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya,

Perdagangan dan Jasa”.

b. Misi.

* Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri

baik dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan

maupun Pemasaran

* Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan

UMKM yang tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha


commit to user

23

* Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM

sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta

1. Tugas Pokok

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang

berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang

pemerintah daerah di bidang koperasi dan usaha kecil mikro

menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan mendidik

para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.

2. Fungsi

Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM)

mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas;

b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan

pelaporan.

c. Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil

Menengah (UMKM);

d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro

Kecil Menengah (UMKM);

e. Penyelenggaraan sosialisasi;

f. Pembinaan jabatan fungsional.

E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah

Kota Surakarta

Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota

Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi

secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan


commit to user

24

suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan

tanggung jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah

Kota Surakarta Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja

perangkat daerah kota Surakarta, maka perlu menetapkan Peraturan

Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta tata kerja Dinas

Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) kota Surakarta.

Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah

Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun

2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur

organisasi adalah sebagai berikut:


commit to user

25

Gambar 3. 1 : Bagan Organisasi Dinas Koperasi Dan Umkm Kota

Surakarta

KEPALA

Kelompok Jabatan

Fungsional

Sekertariat

Sub bagian perencanaan, evaluasi dan

pelaporan

Sub bagian Keuangan

Sub bagian kepegawaian

Bidang Usaha dan

permodalan

Bidang Koperasi

Bidang usaha mikro kecil dan

menengah

Seksi Usaha

Seksi Permodalan

Seksi Pendaftaran dan

pengesahan

Seksi dan Pembinaan dan

pengawasan

Seksi Usaha Mikro

Seksi Usaha Kecil dan Menengah


commit to user

26

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-

masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM

Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

· Sekertariat

Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum,

kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin

oleh Sekretaris : Bp Budho Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :

a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

b. Sub Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :

· Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Kasubbag : Supartono SE

Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM

b. Moch. Anwar Rizqon

Tugas Pokok dan Fungsi :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas

kepada bawahan

3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna

pengembangan rencana strategis dan rencana kerja dinas

4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan

sebagai pertanggungjawaban tugas

5. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna

pengembangan rencana strategis dan rencana kerja Dinas

· Subbagian Umum dan Kepegawaian

Kasubbag : Dra. Sunarti

Staff : a. Sri Utami, SE

b. Rasid Hidayat

c. Mardiati Aminingsih


commit to user

27

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian

sebagai berikut :

1. Melakukan rencana kerja Subbagian Umum dan

Kepegawaian berdasarakan rencana kerja Sekretariat

2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan

perlengkapan kantor, rumah tanga, dokumentasi dan

informasi hokum, kearsipan dan perpustakaan

3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan

perlengkapan dinas serta kendaraan dinas

4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai

5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai

· Subbagian Keuangan

Kasubbag :YF. Sri Rukmini DA

Staf :a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran)

b. Emi

c. Joko Subagyo

d. Narwan

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan

berdasarkan rencana kerja Sekretariat.

2. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai.

3. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.

4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan

laporan keuangan.

5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara

· Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah )

Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008

tetang penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan

UMKM Surakarta, Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas

melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan

pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil menengah.


commit to user

28

Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22,

Bidang usaha mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) :

· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan

dan pelaksanaan di bidang usaha mikro

· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan

dan pelaksanaan dibidang usaha kecil menengah

· Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas

sesuai dengan tugas dan fungsinya

Struktur Organisasi Bidang UMKM

Staff : a. Roos Yulianto

b. Noorjannah, SH

c. Bambang Widaryanto, SE

Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut :

1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM

menjadi usaha yang tangguh dan mandiri

2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah,

penciptaan lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan

kemiskinan

· Bidang Koperasi

Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan

perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang

koperasi dan pembinaan dan pengawasan koperasi Kepala Seksi

Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan

penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di

bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan

kebijakan pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta

pembubaran koperasi. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi

mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis

pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengawasan

koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi

pelaksanaan tugas dalam pengawasan koperasi.


commit to user

29

· Bidang Usaha dan permodalan

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan

teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan.

Dengan rincian tugas :

a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan

rencana kerja Dinas.

b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada

bawahan.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang – undangan, keputusan,

petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas

sesuai dengan bidang tugas.

d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar

efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku

e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.


commit to user

30

Tabel 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta Pada Tahun 2010

NO Nama / Gol NIP

1. Saleh SH, HM 120 104 495

2 Budho Laksono SH, MH / IV B 130 960 287

3 Ir. Djati Utama/ IV A 700 005 133

4 Vitriaman, SE, MM / IV A 700 006 635

5 Didik Adi purtanto, S.E / IV A

6 Indriyanti, SH / III D 160 037 235

7 Sri Murdianti, SH / III D 070 007 082

8 YF. Sri Rukmini, D.A / III D

9 Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D 070 024 798

10 Drs. Abdullah Fahmi / III D 700 005 828

11 Drs. Sumarno MM / IV A 010 240 982

12 Dra. Sri Subekti / III D 700 003 081

13 Drs. Joko Heruwanto / III D 490 028 391

14 Sri Noorjanah SH / III D 700 006 638

15 Dra. Sri Mulsiwi / III D 700 006 512

16 Joko Haryono, SE / III D 070 010 285

17 Suwandi, SE / III D

18 Sri Hartati H.S, SE /III B 700 004 511

19 Bambang Widaryanto, SE / III C 700 005 424

20 Nur solichah, S.Sos / III B 070 011 050

21 Joko Subagyo / III B 500 070 147

22 Roos Yulianto / III B 070 019 866

23 Ismiati / III B 700 000 631

24 Emi Prihati / III B 700 002 784

25 Giat Mahani / III B 500 083 586

26 Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B 500 096 922

27 Sigit Wardoyo, S.Sos / III B 700 004 559

28 Mardiati Aminingsih / III B 700 004 918

29 Rosid Hidayad / III A 700 004 914


commit to user

31

30 Narwan / III D 010 233 546

31 Martha Schoggers / III A 700 006 014

32 Sri Utami, SE / III B

33 Ramelan, SE / III B 010 250 943

34 Sularna, SH / III A 500 130 882

35 Sri Handayani / II D 500 127 163

36 Moch. Anwar Rizqon / II A

37 Edhi Sungkono, S.IP / III A

38 Sugiyono / II A

39 Heru Sutopo Sasongkojati, S.Sos / III A


commit to user

32

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Kegiatan surat menyurat didalam sebuah organisasi memegang peranan

yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan tujuan organisasi. Demikian

juga halnya bagi petugas yang menangani surat menyurat, hendaknya memiliki

keterampilan dalam bidang korespondensi.

Dalam kegiatan penanganan surat menyurat diperlukan beberapa sarana

yang berupa peralatan untuk mendukung kegiatan tersebut antara lain :

1. Lembar Desposisi

Digunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staff yang

diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat oleh pimpinan

2. Folder

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan

3. Sekat

Dipergunakan sebagai batas atau tanda antara seri berkas yang satu dengan

berkas yang lainnya. Jumlah sekat yang dipergunakan tergantung dari

penggunaannya, paling banyak tiga dengan letak tab berbeda-beda

4. Ticler File

Sebagai tempat penyimpanan lembar disposisi

Petugas yang menangani surat menyurat di Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta adalah Ibu Anik. Jumlah surat masuk yang diterima oleh Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009, berdasarkan hasil

wawancara dengan Ibu Anik adalah sebagai berikut :


commit to user

33

“Jumlah surat yang masuk selama tahun 2009 yaitu sebanyak 1034 yang terdiri dari surat permohonan magang, surat perjanjian, surat telegram, surat undangan, surat keterangan dan masih banyak lagi yang lainnya”. (Sumber : Wawancara, tanggal 24 Maret 2010)

Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan adalah :

“Urutan-urutan penanganan surat masuk yang biasanya dilakukan disini yaitu surat masuk yang diterima kemudian diserahkan kepada agendaris untuk melakukan penyortiran, pembukuan dan pengeluaran surat dari sampul, penelitian, pembacaan dan pencatatan pada buku agenda kemudian disertai lembar disposisi yang telah diisi pokok isi surat tersebut. Setelah itu, surat disampaikan kepada pimpinan atau sekretaris umum untuk mendisposisikan kepada staff yang berhak untuk mendapat surat tersebut. Kemudian dikembalikan lagi kepada agendaris dan langsung diserahkan kepada staff yang di disposisikan oleh pimpnan atau sekretaris tersebut”.

(Sumber : Wawancara, tanggal 24 Maret 2010)

Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan

mengenai prosedur pengelolaan surat masuk yang dilakukan di Dinas Koperasi

dan UMKM Kota Surakarta, adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat yang dikirim oleh instansi luar kepada Dinas Koperasi dan UMKM

Kota Surakarta diterima oleh penerima surat

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat dilakukan oleh agendaris dengan meneliti asal atau sumber

surat yang bersifat dinas maupun pribadi. Sebagian besar surat berasal dari

instansi pemerintah atau swasta yang penghubungan dengan kegiatan di

Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

3. Pembukuan dan Pengeluaran Surat dari Sampul

Setelah surat masuk disortir yang berupa surat dinas atau surat rahasia dan

kepada siapa surat tersebut dituju, jika surat masuk tersebut adalah surat

pribadi maka langsung diserahkan kepada pejabat atau staff yang

bersangkutan tanpa membuka sampul surat. Sedangkan surat dinas bisa


commit to user

34

langsung dibuka sampulnya menggunakan bantuan alat yang berupa gunting

atau silet. Dalam pembukaan sampul harus dilakukan dengan hati-hati agar

isi surat tidak ikut terpotong. Setelah dibuka surat dapat dilakukan dari

sampul atau amplop yang telah terbuka tersebut.

4. Penelitian Surat

Surat yang telah dikeluarkan dari sampul tersebut kemudian diteliti untuk

memastikan apakah alamat yang tertera pada sampul telah sesuai dengan

alamat surat tersebut. Jika alamat sampul tidak sesuai dengan alamat surat

maka surat tersebut dapat dikembalikan kepada instansi pengirim. Jika telah

sesuai maka sampul surat dapat disingkirkan. Selain meneliti alamat surat

lampiran juga perlu diteliti untuk mengetahui apakah lampiran yang disebut

pada surat tersebut telah sesuai dengan yang sesungguhnya ada pada surat

tersebut.

5. Pembacaan Surat

Setelah diteliti maka selanjutnya surat dibaca untuk diketahui apakah berupa

surat penting atau surat biasa. Dengan demikian surat tersebut dapat

diketahui surat yang mana yang dapat langsung disampaikan kepada

pimpinan dan surat yang mana yang dapat disampaikan kepada yang

bersangkutan dengan pokok masalah dari surat tersebut.

6. Pencatatan Surat

Setelah dibaca, maka surat yang masuk kemudian surat masuk dicatat pada

buku agenda oleh pengelola surat disertai dengan lembaran disposisi.

Pencatatan pada buku agenda tersebut adalah tanggal surat, nomor surat,

asal surat, pokok surat dan disposisinya. Setelah buku agenda diisi sesuai

dengan surat masuk, kemudian lembar disposisi diisi sama dengan

pencatatan di buku agenda.


commit to user

35

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar 4.1

Lembar disposisi yang digunakan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta adalah sebagai berikut.

Gambar 4.1 Lembar Disposisi

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta


commit to user

36

Keterangan lembar disposisi ;

Keterangan lemnbar disposisi pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta

a. Surat dari : Surat masuk berasal dari setda (Sekretaris

Daerah)

b. No. Surat : nomor yang tertera pada surat masuk

c. Tanggal surat : tanggal pembuatan surat masuk sebelum

dikirim ke dinas koperasi dan umkm kota

Surakarta yaitu tanggal 20 – 12 – 10

d. Diterima tanggal : tanggal diterimanya surat oleh dinas koperasi

dan umkm kota Surakarta pada tanggal 21 -

12 - 10

e. No. agenda : Nomor surat masuk berdasarkan pada buku

agenda surat masuk pada dinas koperasi dan

umkm kota Surakarta

f. Sifat : sifat surat masuk, pada surat masuk tersebut

sifatnya adalah “segera”

g. Diteruskan kepaa sdr. : insstruksi dari pimpinan untuk

mendisposisikan atau mengarahkan surat

masuk kepada yang berhak menerimanya

h. Dengan hormat harap : instruksi pimpinan surat kepada penerima

surat masuk

i. Catatan : instruksi dari pimpinan untuk menanggapi

surat masuk


commit to user

37

7. Penyampaian Surat

Setelah disertai dengan lembar dan telah dicatat ke buku agenda maka

semua surat masuk tersebut disampaikan kepada Sekretaris umum /

Pimpinan, sehingga Pimpinan / sekretaris umum dapat mengetahui isi dan

masud surat melalui surat beserta lembar disposisi tersebut. Kemudian

Pimpinan menentukan apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut atau

tidak.

8. Pengarahan Surat

Surat yang memerlukan tindak lanjut akan diarahkan oleh Pimpinan

memalui lembar disposisi yang telah diisi oleh agendaris, kepada siapa yang

berhak untuk mendapatkan surat tersebut. Setelah itu surat beserta lembar

desposisi tersebut di kembalikan kepada agendaris supaya diserahkan

kepada pejabat / pegawai yang diinstruksikan oleh pimpinan.

9. Penyimpanan Surat

Surat yang terlah ditindak lanjuti kemudian diserahkan kepada arsiparis

untuk disimpan berdasarkan urutan waktu.


commit to user

38

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat bagan dari surat masuk pada Dinas

Koperasi dan UMKM kota Surakarta, sebagai berikut :

Gambar 4.2 Bagan Prosedur Surat masuk

Sumber : Hasil analisa pengamatan

Secara system, prosedur Pengelolaan surat masuk pada gambar diatas hampir

sama dengan yang di paparkan pada tinjauan pustaka, yaitu diawali dengan surat

masuk yang diterima oleh pengelola surat dan terakhir pengarsipan. Akan tetapi

proses pengarahan surat dari pimpinan berbeda dengan. Setelah surat masuk dicatat

oleh agendaris lalu diserahkan kepada pimpinan, dari pimpinan dikembalikan kepada

agendaris untuk disampaikan kepada pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan.

Surat Masuk

Agendaris

Pimpinan / Sekretaris Umum

Pejabat / Pegawai yang ditunjuk

Arsiparis

Agendaris


commit to user

39

B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Selain mendapatkan surat masuk, Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta juag mengeluarkan produk tertulisnya yang berupa surat keluar.

Surat keluar tersebut dapat berupa surat balasan atas surat yang telah diterima

sebelunnya dari instansi lain sehingga dapat terjadi hubungan timbak balik

yang seimbang diantara kedua belah pihak dan tujuan dapat tercapai sesuai

dengan kesepakatan yang telah ditentukan bersama.

Jenis surat keluar dan jumlah surat keluar yang telah diedarkan di Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009 sesuai yang telah di

ungkapkan oleh petugas yang menangani surat menyurat sebagai berikut :

“Jenis Surat keluar yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain berupa surat pengantar, surat pernyataan, laporan, surat tugas, dan masih banyak lagi yang lainnya. Pada tahun 2009 surat yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sebanyak 952”.

(Sumber : Wawancara, Tanggal 24 Maret 2010)

Sebelum surat dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota

Surakarta maka memerlukan langkah-langkah dalam penanganan. Berikut ini

pengungkapan sari petugas yang menangani surat mengenai penanganan surat

keluar :

“Penanganan surat keluar dilakukan mulai pembuatan konsep, pengajuan konsep surat, pengetikan konsep surat, penandatangana surat, pengagendaan surat oleh agendaris kemudian pendistribusiaan surat”. (Sumber : Wawancara, tanggal 25 Maret 2010)

Berdasarkan sumber informasi yang telah didapatkan tersebut, maka

dapat diuraikan mengenai penanganan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, sebagai berikut :

1. Pembuatan Konsep Surat

Pembuatan konsep surat pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

dilakukan secara Desentralisasi, sehingga konsep surat dapat dibuat oleh


commit to user

40

pengelola kepegawaian maupun dapat buat oleh pegawai-pegawai sesuai

bidangnya masing-masing. Bentuk dari konsep surat ini dapat berupa

tulisan tangan yang ditulis pada lembar konsep surat maupun dalam

bentuk ketikan dimana pegawai yang berkepentingan mendiktekan

langsung konsep surat tersebut.

2. Persetujuan Konsep Surat

Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun yang telah diketik,

kemudian diajukan kepada pimpinan. Bila konsep surat dibuat oleh

petugas pengelola kepegawaian, maka surat tersebut diajukan kepada

pengelola surat untuk dimintakan persutujuan. Konsep surat yang sudah

diajukan tersebut kemudian dikoreksi mengenai isi dan susunannya

apakah sudah tepat atau belum. Jika konsep surat yang diajukan tersubt

masih terdapat kesalahan maupun kekurangannya, maka petugas

pengelola surat akan memberikan tanda atau perintah instruksi untuk

melakukan perbaikan terhadap konsep surat yang diajukan dan

mengembalikan kepada petugas pengelola kepegawaiaan. Dan jika konsep

surat sudah diperbaiki dan telah sesuai dengan intruksi atasan, maka

petugas pengelola surat akan membubuhkan paraf atas persetujuan konsep

surat yang telah diajukan.

3. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari petugas pengelola,

kemudian diserahkan kepada petugas pengetik surat untuk diketik.

4. Penandatanganan Surat

Setelah selesai diketik dan sudah tidak terdapat kesalahan, maka surat

tersebut dapat diajukan kepada Pimpinan instansi untuk dimintakan tanda

tangan sebagai tanda sahnya surat.

5. Pengadaan Surat

Surat yang telah jadi tersebut kemudian dibawa petugas agendaris untuk

dicatat pokok surat dan disertai dengan lembar disposisi.


commit to user

41

6. Pendistribusian Surat

Pengiriman surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

dilakukan oleh petugas Caraka. Untuk dapat mengetahui apakah surat

tersebut sudah sampai pada alamat yang dituju, maka petugas caraka

menggunakan buku ekspedisi untuk mendapat paraf dari pegawai pada

surat instansi yang menerima surat keluar tersebut.

7. Penyimpanan Surat

Selain didistribusikan, maka surat keluar tersebut juga harus diserahkan

kepada petugas arsiparis utuk diarsipkan sebagai dokumen, dengan sistem

penyimpanan surat menurut nomor, maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan

dapat diambil dengan mudah.


commit to user

42

Dari penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar pada Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, maka dapat dibuat bagan seperti

berikut :

Gambar 4.3 Bagan Prosedur Surat Keluar

`

Sumber : Hasil analisa pengamatan

Berdasarkan gambar alur prosedur surat keluar diatas berbeda dan lebih

sederhana dengan teori yang telah dipaparkan pada tinjauan pustaka. Pada gambar

diatas pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh setiap kantor bidang lalu

diserahkan kepada agendaris, pimpinan, kembali ke agendaris, dan surat siap

diedarkan serta diarsipkan.

Konsep Surat

Agendaris/Pengelola Surat

Pengetik

Pimpinan

Agendaris/Pengelola Surat

Arsiparis Keluar


commit to user

43

Contoh surat keluar yang digunakan oleh Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta adalah sebagai berikut:

gambar : 4.4 Surat Keluar

Sumber : Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta


commit to user

44

Keterangan Surat Keluar ;

a. Kop surat : yang berisi nama instansi, alamat, kode pos dan logo

pemeritah kota Surakarta

b. Tanggal surat : berupa tanggal pembuatan surat keluar

c. Nomor surat : nomor surat keluar yang penulisannya berdasarkan

nomor agenda surat keluar dan tahun pembuatan

surat keluar

d. Lampiran : banyaknya lampiran surat keluar

e. Perihal : berisi tentang isi pokok surat keluar

f. Tujua surat keluar : kepada siapakah surat keluar dikirim

g. Isi surat keluar : berisi tentang penjelasan inti pokok surat keluar

h. Tanggal dan ttd : tanggal dimana surat tersebut ditandatangani oleh

pimpinan instansi

i. Stempel instansi : setelah ditandatangani oleh pimpinan instansi surat

keluar diberi stembpel oleh petugas pengelola surat

j. Tebusan : ditujukan kepada pejabat yang berhak atau perlu

untuk mengetahui dan menerima surat keluar

Berdasarkan pengamatan penulis selama magang di kantor dinas koperasi dan

umkm kota surakarta, saya melihat masih banyaknya para pegawai/staff yang sering

datang ke kantor tidak sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan oleh Pemerintah

Kota Surakarta. Banyak dari mereka yang datang terlambat sampai jam 09.00 atau

sampai jam 10.00. Selain itu masih bergantungnya pengelola surat kepada peserta

magang dalam hal pengetikan surat.


commit to user

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah yang telah dikemukakan, maka dapat

ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Berdasarkan administrasi pelaksanaan korespondensi pada dinas koperasi

dan UMKM Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik karena sesuai

dengan kegiatan tata usaha. Dan secara kearsipan sudah berjalan dengan baik

karena sistem penyimpanan yang tertib dan apabila sewaktu-waktu

diperlukan dapat secara tepat ditemukan.

2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Surat masuk yang diterima oleh petugas pengelola surat menyurat,

kemudian disortir, dibuka dan dikeluarkan dari sampul, diteliti mengenai

asal surat, dibaca dan disertai dengan lembar disposisi. Kemudian lembar

disposisi diisi pokok masalah surat masuk tersebut. Setelah dicatat agendaris

menyampaikan surat tersebut kepada Pimpinan supaya menindaklanjuti surat

itu dan memberikan instruksi untuk didisposisikan kepada pegawai yang

bersangkutan. Setelah selesai ditindaklanjuti, maka surat dapat diarsipkan.

3. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Proses pengelolaan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas Koperasi

dan UMKM Kota Surakarta yaitu : Pembuatan konsep surat dapat dilakukan

oleh pejabat dari setiap Kantor Bidang. Jika konsep surat sudah dibuat oleh

pejabat dari setiap kantor bidang kemudian diajukan kepada pengelola surat

untuk untuk diperiksa apakah konsep surat keluar sudah benar atau belum.

Jika telah sesuai maka konsep surat diajukan lagi kepada Pimpinan untuk

untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani maka surat dikembalikan

kepada pengelola surat untuk diberi nomor dan stempel Instansi, dilipat dan


commit to user

46

dimasukkan kedalam amplop. Kemudian surat dapat didistribusikan oleh

Caraka dan diarsipkan.

B. Saran

Untuk mengatasi hambatan – hambatan yang dialami oleh Dinas Koperasi

dan UMKM Kota Surakarta maka penulis menyarankan ;

1. Hendaknya pimpinan memberikan teguran atau mengingatkan kepada para

staff atau pegawai harus mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan oleh

pemerintah kota Surakarta yaitu jam 08.00 sampai jam 16.00 supaya para

staff atau pegawai bisa datang tepat waktu, sehingga kegiatan korespondensi

dapat berjalan dengan lancar.

2. Seharusnya para pegawai diberikan pembekalan mengenai Ms. Office

sehingga apabila mengetik surat tidak bergantung kepada peserta magang.

prosedur pengelolaan surat masuk dan surat …eprints.uns.ac.id/10215/1/185921311201101411.pdf ·...

Documents