prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi … · fakultas ilmu sosial dan politik . universitas...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

PROSEDUR PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI

DI PT KUSUMAHADI SANTOSA JATEN, KARANGANYAR

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Bagian Persyaratan Dalam Memperoleh

Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh :

NURSANDY WULANDARI

D1513075

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2016


commit to user

ii

PERSETUJUAN


DI PT KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR

Disusun Oleh :

NURSANDY WULANDARI

D1513075

Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing,

Drs. Sakur, M.S

NIP. 19490205 198012 1 001


commit to user

iii

PENGESAHAN


DI PT KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR

Disusun Oleh :

NURSANDY WULANDARI

D1513075

Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Tim Penguji Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si ....................

2. Penguji 2 Drs. Sakur, M.S ....................

Mengetahui,

Dekan, Kepala Program Studi,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Drs. Ali, M.Si

NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002


commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : NURSANDY WULANDARI

NIM : D1513075

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR

PENGADAAN SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT

KUSUMAHADI SANTOSA” adalah betul-betul karya sendiri hal-hal yang

bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan

dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2016

Yang Membuat Pernyataan,

Nursandy Wulandari


commit to user

v

MOTTO

“Tuhan pastikan menunjukkan kebesaran dan kuasanya bagi hambanya

yang sabar dan tak kenal putus asa” (D’Masiv)

“Janganlah menunggu orang lain berbuat baik kepadamu, tetapi jadilah

orang pertama yang berbuat kebaikan kepada orang lain, dan lihat apa

yang akan terjadi” (Mario Teguh)

“Doa dan usaha adalah kunci keberhasilan serta sabar dan tawakal akan

tetap semangat untuk melangkah maju” (Penulis)

“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemuduhan. Maka apabila kamu

telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh-sungguh

(urusan) yang lain dan hanya kepada Tuhan-mulah hendaknya kamu

berharap” (QS. Al-Insyirah : 6-8)


commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Dengan segala kerendahan hati dan mengucapkan syukur kepada Allah SWT,

karya ini kupersembahkan untuk :

1. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta

2. Ketua Program DIII Manajemen Admnistrasi Fakultas Ilmu Sosial dan

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

3. Drs.Sakur, M.S. selaku Dosen Pembimbing sekaligus penguji 2 Tugas

Akhir yang selalu memberikan bimbingan dan pengarahan dengan teliti

dan penuh kesabaran

4. PT Kusumahadi Santosa

5. Ayah, ibu dan saudara-saudara saya tercinta yang senantiasa memberikan

doa dan dukungannya hingga bisa mewujudkan impian saya

6. Sahabatku senasib dan seperjuangan terima kasih atas doa, support serta

pengorbanan waktu dan kesabarannya.

7. Teman-temanku semua di DIII Manajemen Administrasi 2013.

8. Almamaterku Universitas Sebelas Maret tercinta.


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Assalammua’alaikum Wr. Wb.

Alhamdulilah, segala puji syukur atas kehadirat Allah SWT, karena atas ridho dan

hidayah-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan

judul “Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi di PT. Kusumahadi

Santosa”.

Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam

memperoleh sebutan profesional Ahli Madya pada Program Diploma III

Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas

Maret Surakarta.

Selama penulisan ini, penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan petunjuk

yang sangat besar manfaatnya yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu,

pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :

1. Allah SWT yang selaku memberikan petunjuk dan kemudahan dalam

proses penulisan Tugas Akhir sehingga dapat terselesaikan dengan baik.

2. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan izin

untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan tugas akhir ini.

3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi.

4. BapakDrs.Sakur, M.S. Selaku pembimbing akademik atas bimbingan dan

pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini

5. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB.,M.Ed.,M.Si selaku penguji Tugas Akhir atas

bimbingan dan pengarahan dalam penulisan tugas akhir ini.

6. Seluruh dosen pengajar Manajamen Administrasi yang telah memberikan

ilmunya kepada penulis.


commit to user

viii

7. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Ibu Yanti dan Ibu

Eni selaku Kasie Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk

melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut.

8. Bapak Mulyono, Bapak Didik, Ibu Suci, Ibu Sekar, Ibu Nina, Mas Fajri,

Mas agung, Mas Catur dan segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi

Santosa atas bantuan dalam pengumpulan data dan pemberian informasi

kepada penulis.

9. Bapak dan Ibuku tercinta yang selalu menyayangiku, mendo’akanku,

meberikan dukungan baik moral dan materil yang sangat membantu dalam

memberikan semangat dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

10. Untuk saudara-saudaraku terima kasih atas dukungan dan doanya selam

ini.

11. Sahabat-sahabatku senasib dan Semua teman-teman Manajemen

Administrasi angkatan 2013 khususnya MA kelas A, atas dukungan dalam

penyelesaian tugas akhir ini.

12. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan tugas akhir

yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

Penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi

semua pihak. Meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisa Tugas Akhir ini

masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang

penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan

kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman. Semoga Allah

SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan-rekan yang dengan ikhlas

telah membantu penulis.

Terima kasih

Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Surakarta, Juni 2016

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... iii

HALAMAN PERNYATAAN ......................................................................... iv

HALAMAN MOTTO ...................................................................................... v

HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... vi

KATA PENGANTAR ..................................................................................... vii

DAFTAR ISI .................................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xi

DAFTAR TABEL ............................................................................................ xii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xiii

ABSTRAK ....................................................................................................... xvi

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah ....................................................................... 1

B. Perumusan Masalah ............................................................................. 5

C. Tujuan Pengamatan .............................................................................. 5

D. Manfat Pengamatan ............................................................................. 6

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ............. 7

A. Tinjauan Pustaka .................................................................................. 7

1. Prosedur ......................................................................................... 7

2. Pengadaan ..................................................................................... 12

3. Suku Cadang ................................................................................. 18

4. Mesin Produksi ............................................................................. 20

B. METODE PENGAMATAN ................................................................ 21

1. Lokasi Pengamatan ....................................................................... 21

2. Jenis Pengamatan ........................................................................... 21

3. Penentuan Sampel dan Sumber Data ............................................. 22

4. Teknik Pengumpulan Data ............................................................ 23

5. Teknik Analisis Data ...................................................................... 24

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA................................................................... 27

1. Sejarah PT. Kusumahadi Santosa .................................................. 27


commit to user

x

2. Visi dan Misi .................................................................................. 29

3. Lokasi Perusahaan .......................................................................... 30

4. Struktur Organisasi ........................................................................ 32

5. Tugas dan Tanggungjawab ............................................................ 35

6. Ketenagakerjaan ............................................................................. 38

7. Produksi ........................................................................................ 42

8. Pemasaran ..................................................................................... 43

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ............................ 45

A. Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi.................. …. 45

B. Fungsi dari bagian yang terlibat di pengadaan suku cadang

mesin produksi ........................................................................... ….52

C. Dokumen / arsip yang digunakan PT. Kusumahadi Santosa ..... .…54

D. Masalah-masalah yang dihadapi di pengadaan suku cadang

mesin produksi ............................................................................ .. 57

BAB V PENUTUP ........................................................................................... 59

Kesimpulan ..................................................................................................... 59

Saran ................................................................................................................ 60

DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................61

LAMPIRAN .....................................................................................................62


commit to user

xi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Prosedur perolehan bahan .......................................................... 17

Gambar 3.1 Denah lokasi PT Kusumahadi Santosa ...................................... 33

Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Kusumhadi Santosa .............................. 34

Bagan 4.1 Prosedur Pengadaan Suku Cadang Mesin Produksi .................. 51


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 fasilitas mesin departemen Weaving I dan Weaving II ................. 2

Tabel 1.2 fasilitas mesin departemen (cetak) Printing .................................... 2

Tabel 1.3 fasilitas mesin departemen (celup) Dying ....................................... 3

Tabel 3.1 Daftar Tabel Karyawan PT Kusumahadi Santosa.......................... 39

Tabel 3.2 Tabel Jam Kerja Karyawan ............................................................ 41




commit to user

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

1. Nota dari Supplier

2. Surat Pengantar

3. Permintaan Pembelian Barang

4. Nota Retur Barang

5. Kas Bon Sementara

6. Pesanan Pembelian

7. Tanda Terima Barang

8. Laporan Penerimaan Barang

9. Data Mesin

10. Surat Kebutuhan Barang

11. Pengajuan Bulanan

12. Pengajuan Dana

13. Surat Tugas Magang

14. Form Monitoring Magang

15. Form Penilaian Magang

16. Surat Keterangan Magang

17. Surat Balasan Magang


commit to user

xiv

ABSTRAK

NURSANDY WULANDARI. D1513075. “PROSEDUR PENGADAAN

SUKU CADANG MESIN PRODUKSI DI PT. KUSUMAHADI

SANTOSA JATEN, KARANGANYAR. Laporan Tugas Akhir.

Program Studi Manajemen Administrasi Program Diploma III.

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.2016. 63 halaman.

Tujuan pengamatan di PT. Kusumahadi Santosa yaitukegiatan barang

dalam suatu instansi mempunyai peran penting dalam menjaga kelancaran

seluruh kegiatan atau aktivitas pembelian di instansi tersebut. Jenis

pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Pengamatan

deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengarah pada

pendiskripsian secara rinci dan mendalam mengenai kegiatan atau

menggambarkan keadaan yang terjadi di tempat pengamatan. Sumber data

yang digunakan yaitu : narasumber (informan) dari staff pengadaan, tempat

(lokasi) pengamatan dan dokumen/arisp yang digunakan. Usaha yang

dilakukan untuk mendapatkan data-data tersebut dengan berbagai cara yaitu

: wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan.

Selanjutnya, penulis melakukan analisis terhadap dokumen melalui tiga

tahap yaitu : pengumpulan data, penyajian data dalam bentuk kalimat

dengan kondisi yang rinci dan mudah dipahami dan penarikan kesimpulan.

Hasil pengamatan yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa

prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi mempunyai prosedur yang

baik, prosedur pengadaan dimulai dari penerimaan surat kebutuhan,

penawaran harga barang, perbandingan harga barang, persetujuan,

pemesanan pembelian, pemeriksaan, pendistribusian pesanan pembelian,

dan pemeriksaan kesesuaian barang yang telah dikirim. Maka prosedur yang

telah ditetapkan agar prosedur tersebut dapat membantu proses jalanannya

pengadaan dan memperlancar produksi. penulis memberikan saran yang

mungkin dapat membantu dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin

produksi pada masalah saat pengiriman barang dan nominal yang tidak

cocok, maka yang harus dilakukan dengan menangani suatu masalah yang

tidak diinginkan agar pihak perusahaan segera mengurangi kesalah pahaman

pada supplier, sehingga supplier tidak dapat mengirimkan barang untuk

mempunyai alasan yang tidak jelas. Maka, sangat perlu dari pihak

perusahaan akan memberikan sanksi atau teguran agar supplier bisa

mengerti dan memahami apabila pengiriman barang dan ketidak cocokkan

nominal tersebut tidak diulangi lagi. Sehingga perusahaan tidak akan

memutuskan kerjasama apabila supplier sudah melakukan perubahan pada

masalah pengiriman atau delivery serta masalah nominal barang yang tidak

cocok.

Kata Kunci: Pengadaan, Suku Cadang Mesin

prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi … · fakultas ilmu sosial dan politik . universitas...

Documents