PROSEDUR PENERIMAAN MATERIAL ON SITE PADA PROYEK

Prosedur Pembelian Material

Kabag Perencanaan bekerja sama dengan Kabag Pelaksanaan akan membuat rancangan anggaran dan biaya (RAB), yang

merupakan estimasi jumlah dan biaya kebutuhan material dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk pengerjaan proyek. RAB

diserahkan kepada Kabag Anggaran & Akutansi untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, RAB didistribusikan ke Manager Proyek.

Manager Proyek kemudian merinci Bill of Material (daftar kebutuhan material untuk proyek sesuai RAB) untuk ditujukan kepada site

Manager dan Kassubag Pembelian.

Proses pembelian dimulai dari diterimanya Permohonana Permintaan Barang oleh Kasubbag Pembelian dari logistic

Lapangan /Logistik Kantor. Setelah melihat item material yang diminta maka Kasubbag Pembelian baru menentukan kemungkinana

cara pembelain material. Pembelian material bias dilakukan dengan tiga cara yaitu:

1. Pembelian material secara kontrak

Pembelian material secara kontrak adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara membuat suatu

perjanjian kontrak atas harga material tertentu dengan pemasok yang berlaku selama jangka waktu yang telah ditentukan

bersama. Pengadaan kontrak ini biasanya dilakukan untuk pembelian material yang jumlah pemakaiannya relative banyak

seperti semen dan kawat besi. Pembelian secara kontrak ini biasanya dilakukan untuk menghindari resiko terjadinya

kenaikan harga material secara tiba-tiba. Pengadaan kontrak ini biasanya dilakukan oleh perusahaan pada saat awal

pelaksanaan proyek.

2. Pembelian material secara D/O ke pemasok

Pembelian material secara D/O ke pemasok adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara membeli

material sejumlah kuantitas tertentu dan menitipkan material tersebut di gudang pemasok. Material tersebut akan dikirim

jika perusahaan membuat delivery order kepada pemasok. Pembelian material secara D/O biasanya dilakukan untuk material

yang membutuhkan kapasitas penyimpanan yang besar. Contoh material yang selalu dibeli secara D/O adalah pasir dan besi

beton. Dengan pembelian secara D/O maka perusahaan terbebas dari masalah kekurangan tempat untuk penyimpanan

material.

3. Pembelian material secara stok di gudang

Pembelian material secara stok di gudang perusahaan adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dengan cara

membeli material sejumlah kuantitas tertentu dan menyimpannya digudang perusahaan sampai pada saat material tersebut

dibutuhkan. Pembeliaan ini dilakukan untuk beberapa macam material bantu yang selalu distok di gudang perusahaan

seperti: timba cor, paku, bendrat dan oli. Pembelian ini biasanya dilakukan untuk material yang mempunyai ukuran kecil

sehingga mudah bagi perusahaan untuk mengatur tempat penyimpanannya.

Logistik Lapangan/Logitik Kantor Kasubbag Pembelian Kabag Keuangan & Administrasi

Prosedur Penerimaan Material

Prosedur Penerimaan material dimulai ketika pemasok mengirimkan material yang dipesan disertai surat jalan sebanyak 2

rangkap dan diterima oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Berdasarkan Bon Permintaan Barang rangkap ke-3 dan surat jalan,

Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mencocokkan jumlah dan spesifikasi material yang diterima dari pemasok apakah telah

sesuai dengan yang dipesan. Jika material tersebut telah sesuai jumlah dan spesesifikasinya, maka logistic lapangan/logistic kantor

akan menandatangani surat jalan tersebut dan mengembalikan rangkap ke-1 Surat Jalan kepada pemasok. Kemudian, Logistik

Lapangan/Logistik Kantor akan menyimpan dan mencatat penerimaan material ke Catatan Persedian dan mencopy rangkap ke-2

Surat Jalan sebanyak 1 rangkap untuk diberikan kepada Kasubbag Pembelian. Kemudian Surat Jalan rangkap ke-2 asli dan Bon

Permintaan Barang diarsip. Dengan menerima Surat Jalan tersebut maka Kasubbag Pembelian mengetahui bahwa material yang

dipesan sudah diterima oleh Logistik Lapangan/Logistik Kantor. Kasubbag Pembelian kemudian mencocokkan antar copy Surat Jalan

dengan Bon Permintaan Barang rangkap ke-2 dan kemudian copy Surat Jalan tersebut diserahkan ke Kabag Keuangan & Administrasi

untuk diarsip. Untuk lebih jelasnya mengenai proser penerimaan material dapat dilihat di flowchart dibawah ini :

Logistik Lapangan/Logistik Kantor Kasubbag Pembelian Kabag Keuangan

dan Administrasi

Prosedur Retur Pembelian

Prosedur retur pembelian dimulai ketika material yang diterima dari pemasok ternyata tidak sesuai dengan spesifikasi pesanan yang

terdapat dalam Bon Permintaan Barang baik dari segi kuantitas,jenis material atau ditemukan adanya kerusakkan. Logistik

Lapangan/ Logistik Kantor akan mengkonfirmasikan adanya material yang perlu diretur. Kasubbag Pembelian menelepon ke

pemasok untuk mengkonfirmasikan mengenai kemungkinana retur material apakah dapat ditukar dengan material baru atau

langsung mengurangi nilai tagihan saja.

Kondisi pertukaran material, jika penukaran dapat dilakukan maka Logistik Lapangan/Logistik Kantor akan mengeluarkan Bon

Pengeluaran Barang sebanyak 2 rangkap. Rangkap ke-1 akan dikirimkan ke pemasok bersama material yang diretur. Rangkap ke-2

akan disimpan sebagai arsip oleh Logistik Lapangan/ Logistik Kantor. Logistik Lapangan/ Logistik Kantor kemudian akan mencatat

pengeluaran material pada Catatan Persediaan. Ketika menerima material yang ditukar maka Logistik Lapangan / Logistik Kantor

akan mencocokkan Bon Pengeluaran Barang rangkap ke-2 dengan Surat Jalan yang diterima dari pemasok untuk memastikan apakah

jumlah material yang ditukar sama kuantitasnya. Jika sesuai, maka Logistik Lapangan/ Logistik Kantor akan menandatangani Surat

Jalan dan mengembalikan Surat Jalan rangkap ke-1 kepada pemasok. Kemudian Logistik Lapangan / Logistik Kantor akan mencatat

penerimaan material ke catatan persediaan.

prosedur penerimaan material on site pada proyek (1)

Documents