RENCANA PROGRAM, KEGIATAN DAN ANGGARAN PENYELENGGARAAN DAN

PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI (RPKAP3T) IPB T'AHUN 2009 Unit Kerja : Perpustakaan Nomor Kegiatan : 5.8 Nama Kegiatan : Pelatihan peningkatan kinerja tenaga kearsipan (Arsiparis) (ditulis lengkap)

A. Latar Belakang Berdasarkan undang – undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan dan keputusan presiden nomor 105 tahun 2004 tentang pengelolaan arsip universitas.IPB mempunyai tugas sebagai pengemban tridharma perguruan tinggi berkewajiban memelihara arsip,dokumen universitas sebagai bentuk akuntabilisasi dan pertagung jawaban terhadap pemerintah dan publik.Sehubungan dengan itu,IPB telah membentuk unit bidang pengelolaan dan pengembangan arsip IPB yang merupakan arsip universitas IPB merupakan suatu wadah yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip. Arsip universitas adalah program terpadu yang terdiri dari kebijakan,sumberdaya manusia, kegiatan dan fasilitas yang tersedia untuk merawat dan memelihara arsip dan membuat arsip yang merupakan aset sekaligus merupakan dokumen kegiatan universitas. Berdasarkan landasan hal tersebut, IPB perlu mempersiapkan sumberdaya manusia yang mempunyai wawasan luas di bidang kearsipan terutama tenaga / pegawai yang telah diangkat menjadi fungsional arsiparis,oleh karena itu perlu diadakan pendidikan dan pelatihan untuk peningkat ketrampilan tenaga kearsipan,yang akan terjun langsung sebagai pengelola arsip IPB. Dengan meningkatnya kinerja arsiparis di lingkungan IPB, IPB dapat memecahkan permasalahan yang berkaitan dengan pengamanan dan pemeliharaan arsip, mengingat IPB sejak berdiri tahun 1963 belum melaksanakan akuisi arsip secara teratur melalui proses pendataan, penataan penilitian dan penyusutan arsip sesuai dengan prosedur peraturan perundang – undangan.

B. Rasional Melalui pelatihan staf pengelola arsip dan arsiparis dapat meningkatkan kinerja dalam rangka pengelolaan dan pelayanan kearsipan di lingkungan IPB

C. Tujuan Meningkatkan dan mempersiapkan sumberdaya manusia para pelaksan kearsipan dan arsiparis di lingkungan IPB dalam bidang kearsipan khususnya mampu memahami esensi informasi, fungsi dan karakteristik serta pengelolaan arsip, sehingga dapat mendukung terciptanya tertib administrasi dan pengelolaan arsip pada unit kerja di lingkungan IPB.

D. Mekanisme dan Rancangan

Untuk pelaksanaan kegiatan ini,menginventarisasi para petugas kearsipan pada unit kerja di lingkungan IPB,yang seluruhnya berjumlah 60 orang yaitu 43 orang petugas kearsipan dan 17 orang arsiparis,adapun tenaga pengajar / instruktur dalam pelatihan ini adalah tenaga profesional / ahli di bidang kearsipan dari ANR I dan didampingi tenaga pengajar dari IPB.Materi yang akan diberikan berkaitan dengan kearsipan : Pengelolaan arsip dinamis,pengelolaan arsip statis,jadwal resensi arsip,penilaian arsip,penyusutan arsip,pemeliharaan arsip dan praktek. Metode pendekatan yang akan diterapkan dalam pelatihan ini adalah metode pendekatan operasional penataan dan pembenahan arsip dinamis berupa metode,teknik,dan kriteria penilaian arsip sehingga dapat ditentukan dengan nilai guna dan jangka simpan arsip serta nasib akhirnya dari arsip apakah dimusnahkan atau diserahkan kepada arsip Universitas IPB atau diserahkan ke ANRI (Arsip Nasional RI) sebagai arsip statis.

D. Sumberdaya yang dibutuhkan

BiayaSub Kegiatan A B C D E Jumlah

Pelatihan peningkatan kinerja tenaga kearsipan (Arsiparis)

18.550.000 33.500.000 52.050.000

...dst Jumlah 52.050.000

A: Beasiswa Pengembangan SDM, B: Pengadaan Peralatan, C: Bahan Pustaka. D: Renovasi/pemeliharaan bangunan. E. Pengembangan Program

E. Jadwal pelaksanaan

Tahun 2009 (bulan ke)Jadwal Pelaksanaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

l. Pendataan Peserta v 2. Menghubungi calon Pembicara/pelatih v 3. Menerima data peserta pelatihan v 4. Menyusun dan menyiapkan materi pelatihan v v 5. Menyampaikan undangan ke peserta v 6. Pelaksanaan Pelatihan v v 7. Evaluasi dan laporan v dst

F. Indikator Kinerja

G. Keberlanjutan Dengan pembinaan SDM yang baik yang dilakukan secara sitematis dan berkelanjutan, melaui program pelatihan kearsipan, diharapkan akan menjadi modal awal yang kuat guna membangun Pusat Arsip Universitas IPB yang terpadu sehingga akan dapat dimanfaatkan oleh stakeholder (pemangku kepentingan) dalam mendapatkan layanan kearsipan secara terpadu. Kondisi ini diharapkan dapat tercapai melalui dukungan tenaga fungsional arsipris IPB, yang selalu dibina dan dikembangkan, baik jumlah maupun kualitasnya, serta terjamin kesejahteraannya sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Komitmen dan perhatian pimpinan yang telah meresmikan Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip IPB diharapkan mampu menjaga keberlanjutan Program Pelatihan ini. H. Penanaggung Jawab Kepala Perpustakaan

Akhir Thn 2009 Tahun 2010 Indikator Keadaan 2008 Target Capaian Target Capaian

10 unit 10 unit Arsip inaktip dan arsip Statis disimpan di Arsip Universitas

di unit pengolah

seluruh Unit IPB

RENCANA ANGGARAN

No

Komponen Biaya Satuan Volume Harga Satuan Jumlah Biaya

a. Biaya Personil

1. Pelatih 2 orang x 4 jam x3 hari OJ 24 800.000,- 19.200.000

2. Asisten pelatih 3 orang x4 jam x3 hari

OJ 36 300.000.- 10.800.000

3. Sekretariat 5 orang x 1 kegiatan

OK 5 200.000.- 1.000.000

4. uang saku peserta 60 orang x 3 OK 100 20.000 2.000.000 5. pembuat makalah x 5 orang mkl 5 100.000 500.000

b. Biaya Non-personal

1 Pengadaan bahan habis Pkt 1 1.500.000 1.500.000 2. Training kit Pkt 60 25.000 1.500.000

3. Makan siang 75 orang x 3 hari OH 225 20.000 4.500.000 4. Snack 75 orang x 2 x3 hari OH 450 15.000 6.750.000

5. Foto copy Pkt 1 1.000.000 1.000.000

6. Dokumentasi Pkt 1 300.000 300.000 7. Laporan Pkt 1 500.000 500.000

8. Sewa ruangan Angkt 2 500.000 1.000.000 9. Sertifikat & undangan Angkt 1 1.000.000 1.000.000

10. Pembuatan proposal Buah 1 500.000 500.00

JUMLAH

52.050.000