project charter sippart

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek

Sistem Informasi Perpustakaan Partitur Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung

1

PROJECT CHARTER Sistem Informasi Perpustakaan Partitur (SIPPart)

Paduan Suara Mahasiswa ITB

Project Name

Nama proyek yang akan kami kembangkan adalah Sistem Informasi Perpustakaan

Partitur (SIPPart) Paduan Suara Mahasiswa Institut Teknologi Bandung.

Project Objectives

Tujuan pengembangan SIPPart PSM ITB adalah sebagai berikut:

1. Memudahkan pencarian ribuan partitur yang tersimpan di arsip PSM.

2. Menyediakan sarana bagi PSM ITB untuk mencari lagu-lagu yang akan digunakan

untuk proyek maupun konser.

3. Meningkatkan produktivitas PSM ITB dengan meminimalkan waktu yang

terbuang untuk pekerjaan yang tidak perlu

4. Mewujudkan sistem pengelolaan partitur PSM ITB yang berisi informasi dan

dokumen yang reliable.

Problem Statement

Berbagai masalah nyata yang dialami PSM ITB meliputi :

1. Partitur belum seluruhnya terdokumentasi

2. Tidak adanya SOP peminjaman partitur sehingga partitur banyak yang “hilang”

3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari partitur

4. Informasi tidak diperbarui secara rutin

5. Sulitnya mencari partitur yang termasuk kategori tertentu (informasi tentang

partitur yang disimpan)

Pernyataan masalah akan dijelaskan pada Tabel 1 berikut ini. Masing-masing masalah

akan diberikan peringkat berdasarkan tingkat kepentingan dan validitasnya.

No. Pernyataan Singkat

dari Masalah atau

Peluang

Tingkat

Kepentingan

Visibilitas Peringkat Solusi yang

Ditawarkan

1. Adanya database

lengkap partitur

3 Bulan High 1 Pengembangan

modul database

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


2

partitur

2. Adanya SOP

peminjaman partitur

3 bulan High 1 Pembuatan SOP

dengan melihat

masalah dan

budaya anggota

PSM ITB

3. Adanya SOP

pembaruan database

partitur

3 bulan High 1 Pembuatan SOP

dengan melihat

masalah dan

budaya anggota

PSM ITB

4. Adanya aplikasi yang

memungkinkan

pencarian partitur

dengan mudah dan

cepat

3 bulan High 1 Pengembangan

modul aplikasi

partitur

Tabel 1 Pernyataan Masalah

Initial Scope of Project

Masalah-masalah yang dipilih untuk dipecahkan beserta solusi untuk mengatasinya

dan signifikansinya adalah sebagai berikut :

1. Partitur belum seluruhnya terdokumentasi

Solusi: SOP pembaruan database partitur, Adanya database lengkap

partitur

2. Tidak adanya SOP peminjaman partitur sehingga partitur banyak yang

“hilang”

Solusi: SOP peminjaman partitur

3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencari partitur

Solusi: adanya aplikasi pencarian partitur yang lebih advanced daripada

Ms Excel

4. Informasi tidak diperbarui secara rutin

Solusi: SOP pembaruan database partitur

5. Sulitnya mencari partitur yang termasuk kategori tertentu (informasi

tentang partitur yang disimpan)

Solusi: Adanya database laengkap partitur (field tidak hanya lagu dan

composer)

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


3

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut, SIPPart akan mempunyai:

1. Database lengkap partitur

Database ini berisi data partitur hardcopy dan partitur softcopy beserta datanya

(bila partitur tersimpan dalam bentuk softcopy). Atribut data tersimpan

lengkap, dan database didesain sedemikian rupa sehingga dapat diintegrasikan

dengan database PSM yang lain.

2. SOP Peminjaman Partitur

SOP ini diberlakukan untuk anggota PSM dan orang-orang di luar PSM yang

telah mendapat izin untuk mengakses partitur. SOP dimonitor oleh anggota

divisi partitur PSM ITB.

3. SOP Pembaruan Database Partitur

SOP ini diberlakukan untuk anggota divisi partitur PSM ITB.

4. Aplikasi pencarian partitur

Aplikasi ini digunakan untuk mempermudah pencarian dan membatasi supaya

pencari tidak dapat mengakses database dalam artian dapat mengubah data.

Project Vision

Beberapa visi yang ingin dicapai dari pelaksanaan proyek SIPPart PSM ITB adalah

sebagai berikut :

1. Meningkatkan kinerja PSM ITB.

2. Memberikan lebih banyak pandangan artistik untuk konser dan proyek PSM ITB

3. Memberikan kesempatan yang sama bagi anggota PSM ITB untuk mengeksplor

lagu-lagu selain lagu yang diberikan untuk latihan rutin.

Project Constrains

Project constraints pengembangan SIPPart PSM ITB adalah sebagai berikut :

1. Schedule: SIPPart PSM ITB harus diselesaikan paling lama pada saat berakhirnya

kepengurusan, yaitu sekitar Bulan Juni.

2. Cost: Biaya pengembangan SIPPart PSM ITB tidak boleh melebihi biaya yang

telah dialokasikan oleh PSM ITB.

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


4

3. Policy: SIPPart PSM ITB harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di

organisasi, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis PSM

ITB.

4. Technology: SIPPart PSM ITB harus kompatibel dengan media psm itbyang sudah

ada seperti web dan sistem informasi di bidang lain yang akan dibangun.

Project Methodology

FAST menyediakan berbagai alternatif rute-rute dalam melewati fase-fase

pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek,

tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu

sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model-driven development), RAD

(Rapid application development), dan COTS (Commercial off the shelf). Setelah

dipertimbangkan dan dibicarakan oleh seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai

dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan

analisa dan desain dari requirement-requirement user.

Dalam pengerjaan proyek ini digunakan metodologi FAST (Framework for the

Application of Systems Techniques). FAST metodologi terdiri dari fase-fase

pengembangan yaitu: Preliminary Investigation Phase, Problem Analysis Phase,

Requirements Analysis Phase, Logical Design Phase, Decision Analysis Phase,

Design Phase, Construction Phase, Implementation Phase, dan Operation and

Support Phase

Project Documentation and Communication

Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan

komunikasi proyek :

1. System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung untuk

membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan oleh

Programmer, serta System Analyst memberikan requirement yang harus dipenuhi.

2. System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung

seminggu sekali untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.

3. Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung setiap

dua minggu sekali untuk melakukan quality assurance management.

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


5

4. Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya

untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah dilaksanakan.

5. Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi untuk

membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.

Project Organization and Staffing Approach

Struktur organisasi proyek SIPPart PSM ITB digambarkan pada gambar 1 berikut ini.

Gambar 1 Struktur Organisasi dan Staf Proyek

Nama-nama tim dalam struktur orgaisasi proyek SIPPart PSM ITB dijelaskan pada

tabel 2 berikut.

No. Jabatan Nama

1. System Owner PSM ITB (Ketua: Nataniel Depo)

2. Project Manager Rosalia Adisti

3. System Analyst Samuel Natalius

4. Programmer (Database) Rahadian DP

5. Programmer Wijaya I.R.

Tabel 2 Staf Proyek

Time Estimation of Project Development

Estimasi waktu lamanya pengerjaan proyek adalah sebagai berikut :

1. Preliminary Investigation: 17 Februari 2011 – 23 Februari 2011 (5 hari kerja)

2. Problem Analysis: 24 Februari 2011 – 2 Maret 2011 (5 hari kerja)

3. Requirements Analysis: 3 Maret 2011 – 9 Maret 2011 (5 hari kerja)

System Owner

Project Manager

System Analyst

Programmer Programmer (database)

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


6

4. Decision Analysis: 10 Maret 2011 – 16 Maret 2011 (5 hari kerja)

5. Design: 17 Maret 2011 – 30 Maret 2011 (10 hari kerja)

6. Construction: 31 Maret 2011 – 13 April 2011 (10 hari kerja)

7. Implementation: 14 April 2011 – 20 April 2011 (6 hari kerja)

Resource Allocation

Tabel 3 berikut ini akan menjelaskan tugas utama dari para pengembang proyek yang

telah disebutkan diatas.

No. Jabatan Tugas Utama

1. Project

Manager (PM) Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek.

Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan

dengan proyek.

Menententukan project deliverables

Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya.

Membuat dokumentasi sistem.

2. System Analyst

(SA) Menganalisa system requirments.

Mempelajari domain permasalahan yang terkait dengan

proyek ini.

Merancang sistem.

Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai

dengan yang diharapkan.

Membuat SOP-SOP yang diperlukan


3. Programmer

(Database) –

P(D)

Mendesain database yang diperlukan.

Melakukan implementasi database yang telah

dirancang.

Mengintegrasikan database dengan sistem.


4. Programmer

(PR) Membuat desain interaksi aplikasi

Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat

Melakukan bugfix

Membuat petunjuk penggunaan sistem (user manual).

Melakukan system testing.


Tabel 3 Pengalokasian Sumber Daya Staf

Work Breakdown Structure

Tabel 4 menggambarkan pembagian tugas dan deskripsi tugas pengembang proyek.

Phase Activity

Numbe

Activity Name Estimated

Hours

Dependent Upon Role

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


7

r

Preliminary

Investigation

1,2,3,4 in

preliminary

investigation

phase

All

1 List of problems,

opportunities, or

directives

12 All

2 Negotiate scope 5 All

3 Plan the project 12 All

4 Present the project

plan

2 All

Problem

Analysis

1,2,3,4 in

problem analysis

phase

1 Analyze the current

system

20 SA and PM

2 Establish system

improvements

objectives

12 SA and PM

3 Update the project plan 4 SA

4 Present findings and

recommendation

6 PM and SA

Requirement

s Analysis

1,2,3,4 in

requirements

analysis phase

1 Identify business

requirements

12 SA and PM

2 Analyze system

requirements

12 PM and SA

3 Prioritize business

requirements

8 PM


Descision

Analysis

1,2,3,4 in

decision analysis

phase

1 Identify candidate

solutions

12 PM and SA

2 Analyze candidate

solutions

12 SA and PM

3 Recommend a target

solution

6 SA

4 Recommend a project

solution

6 SA

Design 1,2,3,4,5 in

design phase

1 Design the application 24 SA and P(D)

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


8

architecture

2 Design the system

database

24 P(D)

3 Design the system

interface

40 PR

4 Design the application

logic

40 SA, P(D) and

PR


6 Design the Standard

Operation Procedure

10 SA

Construction 1,2,3,4,5 in

construction

phase

1 Interface building 24 PR

2 Network environment

building

24 SA and PR

3 Database system

building

24 PR

4 Application engine

construction

32 SA and PR

5 System integration 32 PR and SA

6 Standard Operation

Procedure making

20 SA

Implementati

on

1,2,3,4,5,6,7 in

implementation

phase

1 Network testing 4 PM and SA

2 Database testing 4 PM and SA

3 Program testing 4 PR

4 System testing 4 PR

5 Preparation and

documentation release

8 PR and SA

6 Software installation 8 PR

7 User acceptance test 8 PM

8 Standard Operation

Procedure

Implementation

4 SA

Tabel 4 Work Breakdown Structure

Cost Estimation

Metode Estimasi

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


9

Metode estimasi biaya yang digunakan dalam pengerjaan proyek ini adalah Function-

Oriented Metrics, dengan menggunakan metode function point (FP). Metode estimasi

FP merupakan metode estimasi biaya berbasis permasalahan (problem-based

estimation). Dengan menggunakan metode ini, Sistem yang dirancang

didekomposisikan menjadi beberapa fungsi permasalahan yang dapat mempermudah

dalam pengestimasian biaya.

Dalam FP, system didekomposisikan menjadi beberapa domain informasi, antara lain

jumlah input, jumlah output, jumlah inquiries dari pengguna, jumlah berkas dan

jumlah interface eksternal. Selain itu ada juga 14 pertanyaan yang mendeskripsikan

nilai penyesuaian kompleksitas (complexity adjustment values).

Untuk menghitung function point, perumusannya adalah sebagai berikut:

FP = jumlah total x [(0.65 + (0.01 x Fi)]

Dimana jumlah total adalah jumlah masukan FP, dan Fi adalah nilai penyesuaian

kompleksitas.

Tabel 2.5 akan menjabarkan Complexity Adjustment Values dalam perhitungan biaya

proyek.

Complexity Adjustment Values

Faktor Nilai

Backup and recovery 4

Komunikasi data 3

Distribusi pemrosesan 0

Critical performance 0

Lingkungan pengoperasian 3

Masukan data secara online 0

Transaksi input melalui banyak screen 0

Update berkas utama secara online 0

Informasi mengenai nilai domain 0

Pemrosesan internal 5

Desain program untuk penggunaan kembali 5

Konversi/instalasi desain 3

Instalasi multiple 1

Aplikasi yang didesain untuk perubahan 5

Fi = 29

Rosalia Adisti

18208004

Manajemen Proyek


10

Tabel 5 Complexity Adjustment Values

Tabel 6 berikut ini menjabarkan Computing Function Point Metrics dalam

perhitungan biaya proyek.

Computing Function Point Metrics

Bobot pengali

Faktor Pengukur Jumlah Mudah Sedang Sulit

Jumlah masukan dari user 30 X 3 4 5 = 90

Jumlah keluaran 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah inquiries 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah berkas 20 X 3 4 5 = 80

Jumlah interface eksternal 0 X 3 4 5 = 0

Jumlah total 330

Tabel 6 Computing Function Point Metrics

FPestimated = jumlah total x [0.65 + (0.01 x Fi)]

= 330 x [0.65 + (0.01 x 29)]

= 330 x (0.65 + 0.29)

= 310,2

Estimasi Biaya Sumber Daya Manusia :

Lama Proyek = 2 bulan

Biaya = Rp 50.000,00 per FP/person-month

Total Biaya = 310,2 x Rp 50.000,00 = Rp 15.510.000,00

project charter sippart

Documents