program studi sistem informasi fakultas...

PEMBUATAN MODEL PROSES MENGGUNAKAN ALGORITMA

HEURISTIC MINER UNTUK ANALISIS INTERAKSI PROSES BISNIS

PERENCANAAN PRODUKSI DAN PENGADAAN MATERIAL DI PT.

XYZ

Nama : Noval Arsad

NRP : 5209 100 054

Dosen Pembimbing I : Mahendrawathi Er. S.T., M.Sc., Ph.D.

Dosen Pembimbing II : Renny P. Kusumawardani, S.T., M.T.

Laboratorium Bidang : Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

Outline Pembahasan

Kesimpulan & Saran

Analisis Model Proses

Evaluasi Model Proses

Pemodelan Proses

Tujuan dan Manfaat Tugas Akhir

Batasan Tugas Akhir

Perumusan Masalah

Latar Belakang

Latar Belakang

Studi kasus: PT. XYZ

Saat melakukan proses perencanaan produksi, PT. XYZ Indonesia sudah menentukan waktu rencana sebuah aktivitas produksi mulai dilaksanakan. Dengan adanya penentuan ini, diharapkan perusahaan memenuhi semua target permintaan dari PT. XYZ Internasional tepat waktu.

Tetapi pada kenyataannya, sering ditemukan aktivitas produksi yang terlambat dimulai. Lama keterlambatan sendiri bisa mencapai 79 hari dari waktu yang telah direncanakan.

Terjadinya keterlambatan ini diduga karena komponen material yang akan digunakan pada proses produksi, juga mengalami keterlambatan pasokan. Karena keterlambatan pasokan material ini membuat aktivitas produksi harus menunggu hingga material tersebut lengkap, dan dirilis dari warehouse ke bagian produksi. Proses yang berhubungan dengan material untuk kebutuhan produksi adalah proses pengadaan.

Perumusan Masalah

Bagaimana membentuk data catatan kejadian terkait dengan proses pengadaan material dan proses perencanaan produksi dari aplikasi SAP?

Bagaimana model proses bisnis yang dihasilkan oleh algoritma Heuristic miner?

Bagaimana kesesuaian antara model proses yang dihasilkan oleh algoritma Heuristic miner dengan proses bisnis yang telah ditetapkan oleh PT. XYZ Indonesia?

Apa faktor yang menyebabkan keterlambatan dimulainya proses produksi, dan bagaimana faktor tersebut bisa mempengaruhi?

Tugas akhir ini menitikberatkan permasalahan berikut:

Batasan Tugas Akhir

Batasan pembahasan dari tugas akhir ini meliputi:

Sumber data catatan kejadian yang dipakai berasal dari aplikasi SAP dengan melakukan proses ekstraksi melalui pendekatan dokumen perantara atau ekstraksi langsung dari basis data SAP

Proses bisnis yang dianalisis adalah interaksi proses perencanaan produksi dengan proses pengadaan material

Algoritma yang dipakai adalah algoritma Heuristic miner

Dimensi evaluasi yang dipakai adalah dimensi fitness, dimensi struktur, dan dimensi presisi.

Tujuan dan Manfaat

Memodelkan alur kerja proses pengadaan material yang berinteraksi dengan proses perencanaan produksi di PT. XYZ Indonesia ke dalam bentuk Petri Net dengan menggunakan teknik penggalian proses. Hasil pemodelan akan dibandingkan dengan proses bisnis yang telah didefinisikan oleh perusahaan, untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi keterlambatan proses produksi.

Tujuan

Manfaat 1. Bagi perusahaan, dapat mengetahui proses bisnis yang berjalan pada

sistem informasi mereka, dan apakah ada perbedaan dengan proses bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. Bagi akademisi dan peneliti, dapat mengetahui kinerja algoritma Heuristic miner yang digunakan di dalam teknik penggalian proses ini

Metode Pengerjaan Tugas Akhir

Pemodelan Proses Bisnis

Pra-Proses Data

Pengumpulan Data

Wawancara

Data

Pemahaman Proses Bisnis

Identifikasi Aktivitas Proses

Bisnis

Penentuan Aktivitas Relevan

Persiapan

Alur Pemodelan Proses Bisnis

Ekstraksi

Pemetaan Aktivitas dengan

tabel SAP

Pemetaan Atribut

1 2 3 4 5


Pra-Proses Data

Pengumpulan Data

Data

Alur Pemodelan Proses Bisnis

Ekstraksi

Pemilihan Atribut

Penentuan Skenario

Proses Ekstraksi

Strukturisasi & Konversi Data

Strukturisasi

Konversi

Atribut catatan kejadian

File .mxml

1 2 3 4 5

Pemodelan Proses Bisnis Alur Pemodelan Proses Bisnis

Penggalian Proses

1 2 3 4 5

Input

Proses

Hasil

Data Catatan Kejadian

Tujuan Model Proses

Model Proses Ideal

Model Proses Non-Ideal

Parameter dependency

threshold

Algoritma heuristic miner

Tool ProM

Model Proses Ideal

Model Proses non-ideal

Skenario

Pemodelan Proses Bisnis Alur Pemodelan Proses Bisnis

1 2 3 4 5

Evaluasi Model

Dimensi Fitness

Dimensi Presisi

Dimensi Struktur

Input: • Model proses

ideal • Model Proses

non-ideal

Perbandingan Hasil Evaluasi

Analisis Model

• Analisis difokuskan pada proses pengadaan material dan perencanaan produksi

• Dengan pemahaman terhadap proses yang sedang berjalan, bisa diketahui apa yang menyebabkan keterlambatan proses produksi

Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal

Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material pada Proses Bisnis Ideal

Aktivitas pada Proses Bisnis Ideal Urutan Aktivitas pada Proses Bisnis Ideal

Aktivitas pada Model Proses

v Analisis Model : Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan dengan Proses Bisnis Ideal

Alur Kerja Proses Perencanaan Produksi dan Pengadaan Material dari Model Proses

Urutan Aktivitas pada Model Proses



Skenario Model Proses



Skenario Model Proses - 1 • Rata-rata waktu tunggu : 41 hari

• Penyebab waktu tunggu karena komponen material harus menunggu komponen lainnya lengkap terlebih dahulu



Skenario Model Proses - 2 • Rata-rata waktu tunggu : 40 hari

• Urutan aktivitas status material L langsung diikuti oleh aktivitas Materials Issued



Skenario Model Proses - 3 • Waktu tunggu : 37 hari

• Terjadi perulangan aktivitas Material Status L

• Perulangan terjadi karena keadaan material masih sama seperti minggu sebelumnya




• Merupakan skenario normal dan paling mendekati dengan ketetapan dari PT. XYZ terkait dengan alur kerja pengelolaan material dan perencanaan produksi




• Terjadi perulangan aktivitas material status L sebanyak 2 kali



Skenario Model Proses - 6 • Waktu tunggu : 34 hari • Terjadinya perulangan aktivitas C

Bagian perencanaan produksi masih ingin memantau perubahan yang mungkin terjadi




• Urutan pada aktivitas status material di skenario ini berbeda dengan ketetapan perusahaan

• Terjadi perubahan pada waktu produksi planned order

• Perubahan menyebabkan planned order lain mengambil jatah komponen material planned order pertama tadi



Skenario Model Proses - 8

• Waktu penyelesaian : 41 hari

• Juga ditemukan urutan perubahan aktivitas dari status material L ke status material B


Hasil Perbandingan

Jumlah Aktivitas

• Tidak ada perbedaan jumlah aktivitas antara proses bisnis ideal dan aktivitas pada model proses yang dihasilkan.

• Terdapat 8 aktivitas, yang terdiri dari: 1.Run MRP 2.Planned Order 3.Material status A 4.Material status B 5.Material status L 6.Material status C 7.Materials Issued 8.Start Production

v Analisis Model : Analisis Faktor yang Mempengaruhi Keterlambatan Produksi

Hasil Perbandingan

Urutan Aktivitas

1. Aktivitas Run MRP aktivitas planned order OR aktivitas material status A OR aktivitas material status B OR aktivitas material status L OR aktivitas material status C OR aktivitas materials issued Pada proses bisnis ideal, aktivitas Run MRP aktivitas planned order

2. Aktivitas status material L aktivitas materials issued

Pada proses bisnis ideal, aktivitas status material C aktivitas materials issued

3. Perulangan aktivitas yang sama

4. Urutan perubahan status material


• Planned order dikatakan terlambat, apabila : memiliki tanggal aktual produksi lebih lama dibandingkan dengan tanggal rencana mulai produksi

• Dari hasil pengolahan data ATP, ditemukan: Jumlah planned order yang terlambat : 113 kasus Rata-rata waktu keterlambatan : 18 hari Maksimal keterlambatan : 79 hari

• Berdasarkan hasil perbandingan model penggalian proses dengan proses bisnis

ideal, keterlambatan planned order disebabkan oleh: Faktor Ketepatan Waktu Rilis Material Faktor Perubahan Rencana Produksi


• Waktu rilis material (Materials Issued) adalah waktu sebuah material dirilis dari warehouse ke bagian produksi

• Saat dipesan, komponen material langsung ditentukan tanggal rencana rilisnya • Waktu rilis sebuah komponen material bisa melewati waktu rencana yang telah

ditetapkan • Keterlambatan waktu rilis membuat proses produksi ikut terlambat, karena tidak

mungkin proses produksi bisa dimulai jika ada material yang tidak lengkap

Faktor Ketepatan Waktu Rilis Material


Faktor Ketepatan Waktu Rilis Material

• Contoh komponen material dengan kode 0032487914019340900544

Pengaruh terhadap proses produksi


Faktor Perubahan Rencana Produksi

• Planned order masih mengalami perubahan Jenis perubahan yang dilakukan adalah perubahan tanggal rencana produksi

atau pengurangan dan penambahan jumlah produksi

• Perubahan tanggal rencana produksi, akan diikuti dengan perubahan prioritas planned order untuk mendapatkan alokasi material

• Perubahan alokasi membuat bagian pengadaan untuk memesan lagi komponen

material untuk mengganti material yang telah dialihkan Mayoritas komponen material yang digunakan di PT. XYZ Indonesia dibeli dari pemasok

yang berada di luar negeri


Faktor Perubahan Rencana Produksi

• Tabel di bawah menunjukkan contoh urutan aktivitas sebuah komponen material yang mengalami perubahan rencana produksi

Perubahan waktu rencana produksi

Keterlambatan rilis material

Pengaruh terhadap proses produksi

v Kesimpulan, Rekomendasi, dan Saran

Kesimpulan

• Pembentukan data catatan kejadian dilakukan dengan: Menentukan aktivitas Memetakan aktivitas dengan tabel SAP dan memilih atribut Mengekstrak dari SAP dengan transaksi SE16 Melakukan strukturisasi data ke dalam format catatan kejadian Melakukan konversi data ke dalam format MXML

• Hasil evaluasi Dimensi fitness : 0,934 Dimensi presisi : 0,833 Dimensi struktur : 1

• Model proses mampu ‘menangkap’ kasus yang terdapat pada catatan kejadian

• Tidak terdapat aktivitas ganda atau aktivitas bayangan


Kesimpulan

• Perbedaan antara model proses dengan proses bisnis ideal dari PT. XYZ Indonesia: Perbedaan pada urutan antar aktivitas Perbedaan pada urutan perubahan status material Ada aktivitas yang terjadi berulang-ulang

• 2 faktor yang penyebab keterlambatan proses produksi: Faktor ketepatan waktu rilis material (kelengkapan dan kesiapan komponen material) Faktor perubahan rencana produksi (pengaruh secara kausal)

• PT. XYZ Indonesia terus melakukan perubahan rencana produksinya untuk mengimbangi perubahan prognosis dari PT. XYZ International

• Sistem pemesanan material dilakukan secara batch atau gabungan dari beberapa

planned order yang memiliki kebutuhan material yang sama


Rekomendasi

• PT. XYZ Indonesia sebaiknya memberikan batasan pada waktu perubahan yang bisa dilakukan pada sebuah planned order

• PT. XYZ Indonesia sebaiknya memetakan ulang proses bisnis yang berjalan pada proses pengadaan material dan proses perencanaan produksi

• PT. XYZ Indonesia sebaiknya menjalankan fungsi traceability atau kemampuan pelacakan terhadap kondisi material yang terkini

• PT. XYZ Indonesia sebaiknya tetap mengalokasikan satu jenis material yang telah dipesan hanya untuk satu planned order saja


Saran

• Lakukan identifikasi terlebih dahulu pada jenis data catatan kejadian yang diperoleh

• Cari Sistem Informasi yang telah menyediakan fitur perekam data catatan kejadian pada sistem basis data yang digunakan

• Tambahkan data catatan kejadian dari studi kasus perusahaan lain, yang juga fokus pada proses pengadaan material dan perencanaan produksi Untuk mengetahui bagaimana sebenarnya proses interaksi antara pengadaan

material dan perencanaan produksi pada industri manufaktur secara umum

PENJELASAN TAMBAHAN


Hasil Identifikasi Aktivitas

Diagram proses bisnis perencanaan produksi dan pengadaan material


Penentuan Aktivitas Relevan

Berdasarkan hasil wawancara dan identifikasi, aktivitas yang relevan dan terdapat pada proses perencanaan produksi dan pengadaan material antara lain:

Run MRP

Planned Order

Material Status A, B, L, atau C

Materials Issued

Start Production


Pemetaan Aktivitas dengan Tabel SAP

Aktivitas Tabel SAP Planned Order PLAF

Material Status PLAF

Start Production AFKO

Materials Issued AUFM

Pemetaan Aktivitas dengan atribut


Pemilihan Atribut Penentuan Skenario


Proses Ekstraksi


Strukturisasi Data/Atribut


Konversi ke format MXML


Parameter dependency threshold


Model Proses Ideal

Heuristic net model proses ideal Petri net model proses ideal



Heuristic net model proses non-ideal Petri net model proses non-ideal


Skenario


Hasil Evaluasi

Model Fitness Presisi Struktur

Model Proses Ideal 0,933809 0,8333 1

Model Proses Non-ideal 0,86762 0,785714 0,8

•Penyebab nilai evaluasi ketiga dimensi untuk model proses non-ideal rendah dibandingkan hasil model ideal, karena pada model non-ideal terdapat aktivitas bayangan.

•Hal ini membuat semakin sedikit kasus pada catatan kejadian yang bisa di-replay pada model, semakin besar kemungkinan muncul kasus baru jika berdasarkan model, dan banyaknya aktivitas yang sebenarnya tidak ada pada data diikutkan pada model.



Pada proses perencanaan produksi sendiri terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan oleh seorang main planner dalam kesehariannya, yaitu:

• Merupakan aktivitas yang dilakukan pada perangkat lunak SAP untuk menghitung kebutuhan berdasarkan struktur produk

Run MRP

• Merupakan rencana produksi yang dihasilkan dari aktivitas Run MRP

• Sebuah planned order bisa dimaknai sebagai proposal dari sistem bahwa dibutuhkan sejumlah perencanaan untuk memenuhi kebutuhan produk atau material yang berada di tingkat lebih atas

• Pada planned order, ditentukan produk yang diproduksi, material apa yang digunakan, kapan produksi dimulai, kapan selesai, dan sebagainya.

Planned Order

• Status A – jumlah ketersediaan < kebutuhan. Dilakukan rekuisisi pembelian

• Status B – jumlah ketersediaan < kebutuhan. Sudah dipesan, tetapi belum ada konfirmasi

• Status L – jumlah ketersediaan < kebutuhan. Sudah dikonfirmasi, dalam pengiriman

• Status C – jumlah ketersediaan cukup memenuhi kebutuhan

Material Status



Pada proses perencanaan produksi sendiri terdapat beberapa aktivitas yang dilakukan oleh seorang main planner dalam kesehariannya, yaitu:

•Merupakan aktivitas yang hanya bisa dilakukan apabila status sebuah material adalah C

•Di dalam aktivitas ini pihak warehouse mulai mengeluarkan komponen material sesuai dengan kebutuhan yang diminta

•Tidak ada sebuah pengikat atau jaminan yang menunjukkan bahwa sebuah komponen material akan dikunci khusus pada satu planned order saja. Sebuah komponen material bisa saja menjadi komponen untuk planned order lainnya, sehingga ada kemungkinan alokasi komponen material yang awalnya diberikan untuk planned order A bisa diambil alih oleh planned order B

Materials Issued

• Proses produksi baru bisa berjalan, apabila semua komponen material untuk produk utama telah lengkap dan telah dirilis oleh bagian warehouse ke lantai produksi

Start Production


Model Proses Ideal

Model proses ideal, artinya model yang mendekati dengan ketentuan perusahaan, tanpa mempertimbangkan kasus - kasus dengan frekuensi yang kecil. Hal ini agar bisa dilakukan perbandingan dengan ketetapan dari PT. XYZ Indonesia.


Model proses non-ideal, artinya model yang mendeteksi semua jenis kasus yang terdapat pada data catatan kejadian, termasuk kasus dengan frekuensi kejadian kecil. Berbeda dengan model pertama, model kedua ini akan digunakan untuk melihat variasi kasus atau skenario-skenario yang muncul pada proses perencanaan di PT. XYZ Indonesia.

v Analisis Model - Analisis Perbandingan Hasil Pemodelan

dengan Proses Bisnis Ideal


Urutan Aktivitas pada Model Proses Urutan aktivitas pada model proses antara lain:

•Proses bisnis perencanaan produksi dan pengadaan material selalu diawali dengan aktivitas Run MRP, kemudian ada kemungkinan diikuti dengan salah satu dari 6 aktivitas lainnya, yaitu planned order, material status A, material status B, material status L, material status C, dan materials issued.

•Perubahan status material yang tidak mengikuti ketetapan perusahaan. Pada model, perubahan status material bisa dari status L ke status B, atau status material sama, yang terus mengalami perulangan selama beberapa minggu.

•Untuk lebih jelas mengenai urutan aktivitas pada model proses, akan ditampilkan pada skenario-skenario yang muncul dari hasil penggalian proses.

program studi sistem informasi fakultas...

Documents