profesional anti korupsi dan taat aturan = … timah ina eng.pdf · 2. data pendukung pelaporan...
TRANSCRIPT
1
PROFESIONAL ANTI KORUPSI DAN TAAT ATURAN = PROFESSIONALS WHO ARE ANTI-CORRUPTION
AND OBEDIENT TO LAWS
WHISTLE BLOWING SYSTEM
Manual for the Reporting of Violation of Code of Conduct and Company’s Regulations
KATA PENGANTAR
Dalam upaya mewujudkan visi PT Timah
(Persero) Tbk (“Perusahaan”) menjadi
Perusahaan pertambangan kelas dunia
menuju kehidupan yang berkualitas dengan
tetap patuh pada peraturan dan
perundang‐undangan yang berlaku, serta
mempraktekkan bisnis yang bersih dan
menjunjung tinggi etika, Perusahaan
berkomitmen untuk menerapkan Tata Kelola
Perusahaan yang baik.
Atas komitmen ini Perusahaan senantiasa
menyeimbangkan antara kepentingan
shareholders dengan para pemangku
kepentingan dan sebagai bentuk
perlindungan dari hal‐hal merugikan
Perusahaan seperti penyalahgunaan jabatan,
kewenangan, penggunaan keuangan
Perusahaan yang tidak semestinya,
kecurangan dan pelanggaran hukum lainnya
Perusahaan menyadari bahwa diperlukan
kerjasama semua pihak baik internal
maupun eksternal Perusahaan seperti mitra
FOREWORD
In an effort to achieve the vision of PT Timah
(Persero) Tbk (or the "Company") to become
a world‐class mining company leading to a
quality life by always adhering to the
applicable laws and regulations as well as
practicing clean and ethical business, the
Company is committed to implementing
good corporate governance.
For this commitment, the Company
constantly balances the interests of
shareholders and as a form of protection
from matters that are detrimental to the
Company such as the abuse of position and
authority, improper use of Company's
money, fraud and other law violations.
The Company recognizes that the
cooperation of all parties both internal and
external such as business partners,
2
usaha, pemasok, pelanggan, masyarakat
untuk melaporkan segala bentuk
penyimpangan kepada Perusahaan dengan
standar yang baku.
Oleh karena itu Perusahaan menyusun
Sistem Pelaporan Pelanggaran
(Whistleblowing System/WBS) yang
mendorong seseorang untuk bersifat
terbuka melaporkan adanya penyimpangan
tersebut yang dilakukan oleh Insan
Perusahaan, dan Perusahaan menjamin
kerahasiaan identitas serta memberikan
perlindungan kepada pelapor.
Laporan yang telah didukung dengan bukti
awal yang memadai akan ditindaklanjuti
untuk dilakukan investigasi lebih mendalam
untuk menetapkan apakah suatu laporan
terbukti atau tidak. Hasil investigasi menjadi
dasar bagi Manajemen untuk menjatuhkan
sanksi terhadap terlapor. WBS menjamin
setiap pelapor dapat mengetahui status
perkembangan dan tindaklanjut atas
laporannya.
Pelaksanaan WBS secara tegas dan konsisten
menjadi salah satu upaya untuk menjadikan
suatu Perusahaan memiliki persepsi yang
kuat bahwa apabila melakukan suatu
penyimpangan atau pelanggaran hukum,
suppliers, customers, and the public, is
necessary to report any form of irregularities
to the Company with determined standards.
Therefore, the Company has developed a
reporting system of violations
(Whistleblowing System/WBS) that
encourages people to openly report the
existence of violations committed by
Company’s personnel. The Company
guarantees the confidentiality of identity
and provides protection to the informant.
A report supported with sufficient
preliminary evidence will be followed up
with an investigation to find out whether or
not the report is established to be true.
Result of the investigation shall become the
basis for Management to impose sanction
against the person reported. The WBS
guarantees that the informant will be kept
informed of the development and follow‐up
of the report.
Firm and consistent implementation of WBS
becomes one of the efforts to create a
strong mindset in the Company that there is
higher possibility for a violation of law to be
3
maka potensi untuk dapat terdeteksi dan
dilaporkan semakin besar dan bila terbukti
penjatuhan sanksi merupakan suatu hal yang
pasti, hal ini dapat mencegah seluruh Insan
Perusahaan untuk melakukan perbuatan
yang merugikan diri sendiri maupun
Perusahaan.
detected and reported and if proven to be
true, a sanction will be definitely imposed.
This can prevent all personnel in the
Company from doing actions that are
detrimental to themselves and the
Company.
DAFTAR ISI/TABLE OF CONTENTS
KATA PENGANTAR/FOREWORD 2
DAFTAR ISI/TABLE OF CONTENTS 3
BAB I PENDAHULUAN/CHAPTER I INTRODUCTION
A. LATAR BELAKANG / BACKGROUND 4
B. KEBIJAKAN UMUM/ GENERAL POLICY 4
C. RUANG LINGKUP/SCOPE 4
D. TUJUAN/OBJECTIVES 5
E. MANFAAT/ BENEFITS 5
F. DASAR HUKUM / LEGAL BASIS 5
G. DAFTAR ISTILAH / GLOSSARY OF TERMS 5
BAB II PELAPORAN PELANGGARAN/CHAPTER II REPORTING of VIOLATIONS
A. LINGKUP PENGADUAN / SCOPE OF REPORTING 8
B. MEKANISME PELAPORAN / REPORTING MECHANISM
1. Pelapor /Informant 8
2. Data Pendukung Pelaporan Supporting Data for the Report 9
3. Penyampaian Pengaduan/Penyingkapan oleh Pelapor/ Submission/Disclosure of Report by Informant 9
4. Penanggung Jawab Tindak Lanjut / Person in Charge of the Follow‐up 10
C. PROSES TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN/ FOLLOW UP OF COMPLAINTS 10
D. INVESTIGASI / INVESTIGATION 11
BAB III PERLINDUNGAN PELAPOR/ CHAPTER III INFORMANT PROTECTION
KEBIJAKAN PERLINDUNGAN PELAPOR / INFORMANT PROTECTION POLICY 13
BAB IV SOSIALISASI DAN EVALUASI SERTA PENEGAKAN/ CHAPTER IV
DISSEMINATION, EVALUATION AND ENFORCEMENT
A. SOSIALISASI DAN EVALUASI/ DISSEMINATION AND EVALUATION 15
B. PENGHARGAAN DAN SANKSI / REWARD AND SANCTION 15
Lampiran:/ ATTACHMENT
Lembar I Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran 17/ Sheet I Violation Reporting Receipt
4
Lembar II Alur Sistem Pelaporan Pelanggaran 18 / Sheet II Violation Reporting Flow chart
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
PT Timah (Persero) Tbk, yang selanjutnya
disebut “Perusahaan”, berkomitmen untuk
melaksanakan penerapan prinsip‐prinsip
GCG secara konsisten dan
berkesinambungan dalam pengelolaan
Perusahaan. Dalam menjalankan bisnisnya,
Perusahaan senantiasa dituntut untuk
melaksanakannya dengan penuh amanah,
transparan dan akuntabel, serta senantiasa
memenuhi ketentuan perundang‐undangan
yang berlaku di Perusahaan dalam
menjalankan kegiatan usahanya.
Pelanggaran terhadap prinsip‐prinsip Tata
Kelola Perusahaan yang baik, nilai‐nilai etika,
serta peraturan perundang‐undangan yang
berlaku di Perusahaan adalah hal yang harus
dihindari oleh seluruh Insan Perusahaan.
Oleh karena itu, sebagai wujud komitmen
Perusahaan untuk menyediakan sistem bagi
penegakan prinsip‐prinsip Tata Kelola
Perusahaan yang baik, sehingga
CHAPTER I
INTRODUCTION
A. BACKGROUND
PT Timah (Persero) Tbk, hereinafter referred
to as "the Company", is committed to
implementing the principles of Good
Corporate Governance (GCG) consistently
and continuously in the Company
management. The Company is always
required to run its business in transparent
and accountable way by always complying
with prevailing laws and company rules.
Violations of GCG principles, ethical values,
and the applicable regulations in the
Company should be avoided by all personnel
of the Company.
Therefore, as a manifestation of the
Company’s commitment to providing a
system to enforce GCG principles in order to
create a clean and accountable working
situation, the Company has developed and
5
menciptakan situasi kerja yang bersih dan
bertanggungjawab, Perusahaan menyusun
dan menerapkan Sistem Pelaporan
Pelanggaran dalam rangka memberikan
kesempatan kepada segenap Insan
Perusahaan dan pihak eksternal lainnya
untuk dapat menyampaikan laporan
mengenai dugaan pelanggaran terhadap
prinsip‐prinsip Tata Kelola Perusahaan yang
baik, serta nilai‐nilai etika yang berlaku
kepada Perusahaan, berdasarkan bukti‐bukti
yang dapat dipertanggungjawabkan serta
dengan niat baik untuk kepentingan
Perusahaan.
Proses penanganan pelaporan pelanggaran
dapat berfungsi dengan baik bila didukung
dengan sumberdaya yang berkualitas dan
dapat dipercaya, baik berupa orang, maupun
fasilitas pendukung lainnya.
implemented Violation Reporting
System(Whistleblowing System/WBS) with a
view to provide opportunities to all
personnel in the Company and external
parties to submit reports on alleged
violations of GCG principles as well as ethical
values applicable in the Company, with
accountable evidence and good intention for
the benefit of the Company.
The process of violation reporting handling
could work well when supported by qualified
and reliable resources either human
resources and other supporting facilities.
B. KEBIJAKAN UMUM
1. Merupakan bagian dari sistem
pengendalian internal dalam mencegah
praktik penyimpangan dan kecurangan serta
memperkuat penerapan praktik good
governance.
2. Merupakan suatu cara untuk mengungkap
B. GENERAL POLICY
1. It is part of the internal control
system in preventing the practices of
violation and fraud as well as
strengthening the implementation of
good governance practices
2. As one of the ways to disclose
violation, unlawful acts or other
6
tindakan pelanggaran atau perbuatan yang
melawan hukum, perbuatan yang tidak
semestinya atau perbuatan lain yang dapat
merugikan Perusahaan maupun pemangku
kepentingan, yang dilakukan oleh Insan
Perusahaan atau lembaga lain yang dapat
mengambil tindakan atas pelanggaran
tersebut. Pengungkapan ini umumnya
dilakukan secara rahasia (confidential).
C. RUANG LINGKUP
Pedoman ini diberlakukan bagi seluruh Insan
Perusahaan dan para pemangku
kepentingan Perusahaan (stakeholders)
lainnya.
D. TUJUAN
1. Sebagai acuan dalam tata cara
pengelolaan penanganan pengaduan/
penyingkapan bagi Dewan Komisaris, Direksi,
Karyawan serta pihak yang berkepentingan
dalam berhubungan dengan Perusahaan,
agar setiap laporan yang dikirimkan terjaga
kerahasiaannya dan kasus yang dilaporkan
dapat dipertanggungjawabkan serta dapat
ditindaklanjuti.
2. Pedoman pelaporan pelanggaran ini
sebagai salah satu bentuk peningkatan
perlindungan
offenses that may harm the Company
and its stakeholders and are
committed by Company's personnel
or other parties capable on
performing such violations. This
disclosure is done confidentially.
C. SCOPE
This guideline applies to all Company’s
personnel and other stakeholders of the
Company.
D. OBJECTIVES
1. As a reference for the procedures of
managing complaints/disclosure for the
Board of Commissioners, Board of
Directors, employees and other parties in
cooperation with the Company, so that
each report received can be kept
confidential and the case reported can be
accountable and actionable.
2. This guideline for violation reporting is a
form of enhancing the protection for the
7
terhadap para pemangku kepentingan dan
perlindungan nama baik Perusahaan.
E. MANFAAT
1. Tersedianya cara penyampaian informasi
penting dan kritis bagi Perusahaan kepada
pihak yang harus segera menanganinya
secara aman;
2. Timbulnya keengganan untuk melakukan
pelanggaran, dengan semakin meningkatnya
kesediaan untuk melaporkan terjadinya
pelanggaran, karena kepercayaan terhadap
sistem pelaporan yang efektif;
3. Tersedianya sistem deteksi dini (early
warning system) atas kemungkinan
terjadinya masalah akibat suatu
pelanggaran;
4. Tersedianya kesempatan untuk
menangani masalah pelanggaran secara
internal terlebih dahulu, sebelum meluas
menjadi masalah pelanggaran yang bersifat
publik ekonomi‐sosial bagi masyarakat dan
pihak lain yang terkait;
5. Mengurangi risiko yang dihadapi
Perusahaan, akibat dari pelanggaran baik
dari segi
keuangan, operasi, hukum, keselamatan
Company’s and the good name.
E. BENEFITS
1. The availability of procedure to deliver
important and critical information for the
Company to the party who must handle it
immediately and safely.
2. The emergence of reluctance to commit
violations, along with the increasing of
willingness to report, due to the belief in
the effective reporting system.
3. The availability of early warning system on
the possibility of problems caused by a
violation
4. Opportunities to deal with violation
internally first, before becoming problems
of public, social, and economic in the
community and other related parties
5. Mitigating the Company’s risks resulted
from violations in finance, operations, law,
safety and reputation
8
kerja, dan reputasi.
F. DASAR HUKUM
1. Undang‐Undang No. 31 tahun 1999 dan
telah diperbaharui dengan Undang‐Undang
no. 20
tahun 2001 tentang Pemberantasan Tindak
Pidana Korupsi
2. Undang‐Undang No.13 tahun 2006
tentang Perlindungan Saksi dan Pelapor
3. Undang‐Undang No. 11 tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi Elektronik
4. Pedoman Sistem Pelaporan dan
Pelanggaran – SPP (Whistleblowing
System‐WBS) Komite Nasional Kebijakan
Governance, 2008
5. Code of Corporate Governance
6. Surat Keputusan Nomor
004/TBK/SK‐0000/2001‐B1 tentang
Kebijakan dan Tata Laksana Unjuk Peduli
Karyawan PT TIMAH (Persero) Tbk
7. Perjanjian Kerja Bersama (PKB)
G. DAFTAR ISTILAH
1. Perusahaan, dengan huruf P Kapital,
F. LEGAL BASIS
1. Law No 31 Year 1999 which was already
amended with Law No. 20 Year 2001 on
Eradication of Criminal Acts of Corruption
2. Law No 13 year 2006 on Witness and
Informant Protection
3. Law No. 11 year 2008 on Electronic
Transactions and Information
4. Guidelines of Whistleblowing System
from National Committee of Governance
Policy, 2008
5. Code of Corporate Governance
6. Decision Letter Number 004/TBK/SK‐
0000/2001‐B1 on Policy and Procedure
for the Show of Care of PT TIMAH
(Persero) Tbk’s Employees.
7. Collective Labour Agreement (PKB)
G. GLOSSARY OF TERMS
1. Company, with capital letter C is PT Timah
9
adalah PT Timah (Persero) Tbk, sedangkan
perusahaan dengan huruf p kecil menunjuk
kepada perusahaan secara umum.
2. Insan Perusahaan, adalah keseluruhan
anggota Dewan Komisaris, anggota Direksi,
dan
Karyawan Perusahaan.
3. Pelapor, adalah Insan Perusahaan, mitra
kerja Perusahaan dan pemangku
kepentingan lainnya.
4. Terlapor, adalah Insan Perusahaan dan
mitra kerja Perusahaan.
5. Tim Investigasi, adalah Tim yang
melakukan tugas untuk mengumpulkan
data‐data/bukti terkait pelanggaran. Tim
Investigasi yang dimaksud dapat External
Investigator
6. External Investigator, adalah pihak di luar
Perusahaan yang ditunjuk oleh Perusahaan
untuk melaksanakan investigasi secara
khusus terhadap suatu
pengaduan/penyingkapan
dugaan pelanggaran di Perusahaan.
7. Benturan Kepentingan (Conflict of
Interest), adalah perbedaan antara
kepentingan
(Persero) Tbk; while the company with a
small letter c refers to a company in general.
2. Company's Personnel are all members of
the Board of Commissioners, Board of
Directors, and employees of the Company.
3. The Informant is the Company’s
personnel and other stakeholders
4. The Reported is the Company's personnel
and business partner.
5. The investigation team is the team
performing the task of collecting
data/evidence related to the violation. The
investigation team an be an external
investigator.
6. External Investigator is an external party
appointed by the Company to carry out
special investigations on
complaint/disclosure of alleged violations
in the Company.
7. Conflict of Interest is the difference
between the economic interest of the
company and the personal economic
10
ekonomi Perusahaan dengan kepentingan
ekonomi pribadi anggota Direksi, anggota
Dewan Komisaris, atau pemegang saham
utama yang dapat merugikan Perusahaan.
8. Gratifikasi adalah pemberian dalam arti
luas, yakni meliputi pemberian uang, barang,
rabat (discount), komisi, pinjaman tanpa
bunga, tiket perjalanan, fasilitas penginapan,
perjalanan
wisata, pengobatan cuma‐cuma, dan fasilitas
lainnya. Gratifikasi tersebut baik yang
dilakukan dengan menggunakan sarana
elektronik atau tanpa sarana elektronik
9. Indikasi awal, adalah informasi yang ada
di dalam pengaduan/penyingkapan dan,
mengandung diantaranya hal‐hal sebagai
berikut: permasalahan, siapa yang terlibat,
bentuk dan besar kerugian, kapan serta
tempat terjadinya.
10. Investigasi, adalah kegiatan untuk
menemukan bukti‐bukti terkait dengan
pelanggaran yang dilakukan oleh Terlapor,
yang telah dilaporkan melalui WBS.
11. Kecurangan, adalah perbuatan tidak
jujur atau tipu muslihat meliputi antara lain
penipuan,
pemerasan, pemalsuan, penyembunyian
interests of members of the Board of
Directors, the Board of Commissioners or
Ultimate Shareholder which may be
detrimental to the Company.
8. Gratification is a gift in the broad sense,
i.e. the giving of money, goods,
discounts, commissions, loans with no
interest, travel tickets, lodging facilities,
travelling, free medical treatment and
other facilities. Gratification can be done
with or without using electronic means.
9. Initial indication, is the information
contained in the complaint/disclosure
which has the following points: the
problem, who is involved, the form and
value of the loss and time of the
occurrence.
10. Investigation, is an activity to find
evidence related to violation committed
by the reported party, reported in WBS
11. Fraud, is dishonest or deceitful acts
including fraud, extortion, forgery,
concealment or destruction of
documents/reports or use false
11
atau penghancuran dokuman/laporan atau
menggunakan dokumen palsu, yang
dilakukan oleh seseorang/sekelompok orang
yang menimbulkan potensi kerugian
ataupun kerugian nyata terhadap
perusahaan atau orang lain.
12. Korupsi, adalah perbuatan yang
dilakukan secara curang atau melawan
hukum oleh Dewan
Komisaris, Direksi, Karyawan yang bekerja
untuk dan atas nama Perusahaan, yang
bertentangan dengan kepentingan
Perusahaan atau penyalahgunaan
wewenang jabatan/kepercayaan yang
diberikan kepadanya dengan tujuan
memperkaya diri sendiri, atau orang lain
atau korporasi yang dapat merugikan
Perusahaan.
13. Kolusi, adalah permufakatan atau kerja
sama secara melawan hukum antara Dewan
Komisaris, Direksi, Karyawan atau Dewan
Komisaris, Direksi, Karyawan dengan pihak
lain yang bekerja untuk dan atas nama
Perusahaan yang dapat merugikan
Perusahaan.
14. Nepotisme, adalah setiap perbuatan
Dewan Komisaris, Direksi dan Karyawan
secara melawan hukum yang
documents, committed by a
person/group posing potential of loss
and loss to the Company or other
person.
12. Corruption is an act committed
fraudulently or unlawfully by Board of
Commissioners, Board of Directors,
employees who work for and on behalf
of the Company that contradicts with
the interests of the Company or the
abuse of authority/position/trust given
with the aim of enriching themselves or
others or other corporation, that could
harm the Company.
13. Collusion is unlawful cooperation
between Board of Commissioners,
Board of Directors, employees or Board
of Commissioners, Board of Directors,
employees with other parties working
for and on behalf of companies that may
harm the Company.
14. Nepotism is an unlawful act committed
by the Board of Commissioners, Board
of Directors and employees to benefit
12
menguntungkan kepentingan Dewan
Komisaris, Direksi dan Karyawan beserta
keluarganya dan/atau kepentingan pihak
terdekat lainnya yang mendasarkan
hubungan bukan karena kemampuannya
yang dapat merugikan Perusahaan.
15. Pengaduan/Penyingkapan, adalah
pelaporan tindakan pelanggaran atau
pengungkapan perbuatan yang melawan
hukum, perbuatan tidak semestinya atau
perbuatan lain yang dapat merugikan
Perusahaan.
16. Saksi, adalah orang yang mengetahui
kejadian/peristiwa pelanggaran atau
perbuatan yang melawan hukum.
17. Sistem Pelaporan Pelanggaran
(Whistleblowing System), adalah sistem
yang mengelola pengaduan/penyingkapan
mengenai perilaku melawan hukum,
perbuatan tidak semestinya secara rahasia,
anonim dan mandiri (independen) yang
digunakan untuk mengoptimalkan peran
serta Insan Perusahaan dan mitra kerja
dalam mengungkap pelanggaran yang terjadi
di lingkungan Perusahaan.
the interests of Board of Commissioners,
Board of Directors and employees and
their families and/or the interests of
other closest parties who create
relationships not because of their
abilities, which may harm the Company.
15. Complaint/Disclosure, is the reporting
of violation unlawful acts or other
offenses which may harm the company
16. Witness is the person who has the
information of the occurrence of the
violation or unlawful acts.
17. Whistleblowing System is a system that
manages complaints/disclosure of acts
that against the laws and other offenses
that are discrete, anonymous and
independent used to optimize the
participation of the Company's
personnel and partners in disclosing
violations occurring in the Company.
13
BAB II
PELAPORAN PELANGGARAN
Sistem Pelaporan Pelanggaran merupakan
sistem yang mengelola Pengaduan/
Penyingkapan mengenai perilaku melawan
hukum, perbuatan tidak semestinya secara
rahasia, anonim dan mandiri (independent)
yang digunakan untuk mengoptimalkan
peran serta Insan Perusahaan dan pihak
lainnya dalam mengungkapkan pelanggaran
yang terjadi di lingkungan Perusahaan.
Sistem Pelaporan Pelanggaran digunakan
apabila Pengaduan/ Penyingkapan dianggap
tidak efektif untuk disalurkan melalui jalur
formal (melalui atasan langsung atau fungsi
terkait).
A. LINGKUP PENGADUAN
Lingkup Pengaduan/Penyingkapan yang akan
ditindaklanjuti oleh Sistem Pelaporan
Pelanggaran adalah tindakan yang dapat
merugikan Perusahaan, meliputi sebagai
berikut:
1. Penyimpangan dari peraturan dan
perundangan yang berlaku;
CHAPTER II
REPORTING OF VIOLATIONS
The Whistle Blowing System is a system that
manages Complaints / Disclosures regarding
unlawful offenses conducted in confidential,
anonymous and independent manner in
order to optimize the participation of
Company's Personnel and other parties in
disclosing any violations occurring within the
Company. The Whistleblowing System
System is used when Complaints/
Disclosures are deemed ineffective for
channeling through formal channels
(through direct superior or related
functions).
A. SCOPE OF COMPLAINTS
Scope of Complaints/Disclosures to be
followed up by the Whistleblowing System
are those detrimental to the Company,
including the the following:
1. Violations of applicable laws and
regulations;
14
2. Penyalahgunaan jabatan untuk
kepentingan lain di luar Perusahaan;
3. Pemerasan;
4. Perbuatan curang;
5. Benturan Kepentingan;
6. Gratifikasi.
B. MEKANISME PELAPORAN
1. PELAPOR
Mekanisme penyaluran pengaduan/
penyingkapan atas terjadinya pelanggaran
oleh Pelapor dilaporkan kepada Direktur
Utama dengan tembusan kepada Komisaris
Utama, dengan ketentuan yaitu:
a. Pelapor disarankan untuk memberikan
informasi mengenai identitas diri, yang
sekurang‐kurangnya memuat nama/ alamat/
nomor telepon/ handphone/ faksimili/ email
dan fotokopi identitas diri.
b. Pelaporan pelanggaran harus disertai
dokumen pendukung seperti: dokumen yang
berkaitan dengan transaksi yang dilakukan
dan/atau Pelaporan Pelanggaran yang akan
disampaikan.
c. Apabila Pelaporan Pelanggaran diajukan
oleh perwakilan pemangku kepentingan,
maka selain dokumen di atas juga
diserahkan dokumen lainnya yaitu:
2. Abuse of position for other purposes
outside the Company's interest;
3. Extortion;
4. Fraud;
5. Conflict of Interest;
6. Gratification.
B. REPORTING MECHANISM
1. INFORMANT
Mechanism of channeling of complaints/
disclosures of violation by Informant is
through reporting to the President Director
with the knowledge of the President
Commissioner under the following
conditions:
a. The Informant is advised to provide
information about his or her identity, which
at least contains name / address / phone
number / handphone / facsimile / email and
IC photocopy.
b. Violation Reporting should be
accompanied by supporting documents such
as: documents that are related to the
transactions performed and/or the Violation
Reporting will be submitted.
c. If the Violation Reporting is filed by a
representative of stakeholder, then in
addition to the above documents the
following documents should also be
submited, namely:
15
1) Fotokopi bukti identitas pemangku
kepentingan dan perwakilan pemangku
kepentingan,
2) Surat Kuasa dari pemangku kepentingan
kepada perwakilan pemangku kepentingan
yang menyatakan bahwa Stakeholders
memberikan kewenangan bertindak untuk
dan atas nama pemangku kepentingan,
3) Jika perwakilan pemangku kepentingan
adalah lembaga atau badan hukum, maka
harus dilampiri dengan dokumen yang
menyatakan bahwa pihak yang mengajukan
Pelaporan Pelanggaran berwenang untuk
mewakili lembaga atau badan hukum
tersebut.
d. Pelaporan pelanggaran secara tertulis
tanpa identitas (anonim) boleh dilakukan,
tapi wajib dilengkapi dengan
fotokopi/salinan dokumen yang berkaitan
dengan transaksi yang dilakukan dan/atau
Pelaporan Pelanggaran yang akan
disampaikan.
2. DATA PENDUKUNG PELAPORAN
Pelapor wajib memberikan indikasi awal
yang dapat dipertanggungjawabkan,
meliputi:
a. Pelanggaran yang diadukan, meliputi
jumlah kerugian (apabila dapat
ditentukan), 1 (satu)
1) Photocopy of Identity Cards of the
stakeholder and his/her representation,
2) Power of Attorney from the stakeholder
to his/her representative declaring that the
Stakeholder grants the authority to act
for/and on behalf of him/her.
3) If the representative of stakeholder is an
institution or legal entity, then report must
be accompanied by a document stating that
the party filing the Violation Reporting is
authorized to represent the institution or
legal entity
d. Written Report that is anonymous may be
allowed, but shall be accompanied by copies
of documents related to the transaction
performed and / or Violation Reporting to be
filed.
2. SUPPORTING DATA FOR VIOLATION
REPORTING
The Informant shall provides an accountable
preliminary indication, including:
a. The reported violation, which
includes the amount of loss (if
applicable), 1 (one) Report/
16
Pengaduan/Penyingkapan hanya
untuk 1 (satu) pelanggaran agar
penanganannya dapat lebih fokus.
b. Pihak yang terlibat, yaitu siapa yang
seharusnya bertanggungjawab atas
pelanggaran tersebut, termasuk saksi‐saksi
dan pihak yang diuntungkan atau dirugikan
atas pelanggaran tersebut.
c. Lokasi pelanggaran, yaitu meliputi nama,
tempat, unit kerja atau fungsi terjadinya
pelanggaran tersebut.
d. Waktu pelanggaran, yaitu periode
pelanggaran baik berupa hari, minggu,
bulan, tahun atau tanggal tertentu pada saat
pelanggaran tersebut terjadi.
e. Bagaimana terjadinya pelanggaran
tersebut dan apakah terdapat bukti‐bukti
pendukung telah terjadinya pelanggaran.
f. Apakah pelanggaran tersebut pernah
dilaporkan kepada pihak lain.
g. Apakah pelanggaran tersebut pernah
terjadi sebelumnya.
3.PENYAMPAIAN PENGADUAN/
PENYINGKAPAN OLEH PELAPOR
Prinsip Dasar
a Dalam melakukan pelaporan atas suatu
pelanggaran harus dilakukan dengan itikad
baik bukan karena kepentingan pribadi atau
balas dendam.
Disclosure is only for 1 (one) violation
so that the handling will be more
focused.
b. The parties involved, namely those
who should be responsible for the
violation including the witnesses and
the beneficiaries or the
disadvantaged of the violation.
c. Location of violation, which includes
name, place, work unit or function
d. Time of violation, ie period of
violation comprising the day, week,
month, year or a specific date when
the violation occurs.
e. How the violation occurs and
whether there is supporting evidence
for the violation
f. Whether the violation has been
previously reported to other parties.
g. Whether the violation has happened
before.
3. FILING OF COMPLAINT/DISCLOSURE BY
INFORMANT
Basic Principles
a. Reporting of a violation shall be done
in good faith, not because of self‐
interest or revenge.
17
b Mengedepankan manfaatnya untuk
kepentingan bersama seluruh Insan
Perusahaan dan para pemangku
kepentingan. Pelapor membuat pengaduan/
penyingkapan dan mengirimkannya kepada
pengelola Sistem Pelaporan Pelanggaran
yang dapat disampaikan kepada Direktur
Utama atau Kepala SPI (apabila terlapor
selain Direksi) melalui sarana/media sebagai
berikut:
‐ Telephone : 0717 425 8000 /021 2352
8000 ext. 10086 (Ka. SPI)
‐ Website : www.timah.com
‐ Email : [email protected]
Selain itu dapat juga disampaikan melalui
amplop tertutup dengan memberi kode WBS
pada bagian kanan atas amplop tersebut,
yang ditujukan kepada
Direktur Utama atau Kepala SPI
dalam hal terlapor selain Direksi, apabila
terlapor Direksi dapat ditujukan kepada
Komisaris Utama
dengan alamat:
PT Timah (Persero) Tbk
Jl. Jenderal Sudirman No. 51
Pangkal Pinang 33121
4. PENANGGUNG JAWAB TINDAK LANJUT
a. Direktur Utama, jika terlapor adalah Insan
b. Prioritize the benefits for the
common good of all Personnel and
Stakeholders of the Company. The
Informant can file complaint/
disclosure to the Whistleblowing
System manager which will submit
the complaint/disclosure to the
President Director or Head of SPI (If
the reported is not Board of
Directors) through the following
means/media:
‐ Telephone: 0717 425 8000/021 2352 8000
ext. 10086 (SPI)
‐ Website: www.timah.com
‐ Email: [email protected]
In addition, the report can also be delivered
via a sealed envelope by giving the WBS
code on the top right of the envelope,
addressed to:
President Director or Head of SPI, if the
reported is not the Board of Directors.
If the reported is the Board of Directors, it
can be addressed to President
Commissioner at the following address:
PT Timah (Persero) Tbk
Jl. Jenderal Sudirman no. 51
Pangkal Pinang 33121
4. PERSON IN CHARGE OF THE FOLLOW-UP
a. President Director, if the reported is
18
Perusahaan selain Direksi.
b. Dewan Komisaris, jika terlapor adalah
Direksi.
c. Direktur Utama, jika terlapor anggota
Dewan Komisaris.
C. PROSES TINDAK LANJUT ATAS
PENGADUAN
Tindak lanjut atas pengaduan ini dilakukan
mulai diterimanya pengaduan tersebut
dengan proses sebagai berikut:
1. Direktur Utama atau Kepala SPI atau
Komisaris Utama menerima
pengaduan/penyingkapan, mencatat dan
menuangkan ke dalam format standar.
Apabila penerima pengaduan Direktur
Utama maka Direktur Utama dapat
mendisposisikan proses selanjutnya kepada
Kepala SPI. Sedangkan apabila penerima
pengaduan Komisaris Utama dalam hal ini
terlapor Direksi maka Komisaris Utama
dapat menugaskan Komite Audit untuk
proses selanjutnya.
2. Pelaporan yang disampaikan tanpa
identitas (anonim) tetap diproses, namun
demikian dipertimbangkan terlebih dahulu
kesungguhan isi laporan, kredibilitas, dan
bukti‐bukti yang diajukan, serta
kemungkinan untuk melakukan konfirmasi
a personnel of the Company other
than the Board of Directors.
b. The Board of Commissioners, if the
reported is the Board of Directors.
c. President Director, if the reported is
a member of the Board of
Commissioners.
C. FOLLOW UP PROCESS FOR COMPLAINT
Follow‐up on this complaint shall be made
upon receipt of the complaint with the
process as follows:
1. President Director or Head of SPI or
President Commissioner receives a
complaint/disclosure, records and puts
it into a standard format. If it is
received by Director, the President
Director may dispose the next process
to the Head of SPI. Whereas if the
complaint is received by President
Commissioner where the reported is
the Board of Directors, then the
President Commissioner may assign
Audit Committee to follow‐up.
2. Anonymous report will still be
processed by first considering the
validity and credibility of report
content, and evidence filed, as well as
the possibility to confirm the reporting.
3. President Director or Head of SPI or
19
pelaporan.
3. Direktur Utama atau Kepala SPI atau
Komisaris Utama menerima dan menyaring
laporan Pengaduan/Penyingkapan
pelanggaran yang diterima, apakah terdapat
Indikasi Awal atau sesuai dengan kriteria
laporan Sistem Pelaporan Pelanggaran dan
dapat ditindak lanjuti? Bila “YA” laporan
Pengaduan/ Penyingkapan diteruskan ke Tim
Pelaporan Pelanggaran, bila “TIDAK” proses
Sistem Pelaporan Pelanggaran selesai.
4. Direktur Utama atau Kepala SPI (terlapor
selain Direksi) atau Komisaris Utama atau
Komite Audit (terlapor Direksi) melakukan
penelaahan awal/investigasi atas indikasi
awal selama 14 (empat belas) hari kerja
terhadap pengaduan/penyingkapan tersebut
dan membuat ringkasannya.
5. Berdasarkan hasil tersebut, Direktur
Utama atau Komisaris Utama memutuskan
tindak lanjut:
a. Dihentikan, jika tidak memenuhi
persyaratan indikasi awal
b. Bekerjasama dengan External Investigator
melakukan investigasi lanjutan jika substansi
pengaduan/penyingkapan terkait dengan
Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan satu
tingkat di bawah Direksi atau citra/reputasi
Perusahaan dan/atau menimbulkan kerugian
yang besar dan/atau belum pernah
ditindaklanjuti oleh SPI.
President Commissioner shall receive
and screen the received Complaint/
Disclosure, whether there is a
Preliminary Indication or it is in
accordance with the reporting criteria
of the Whistleblowing System that can
be followed up. If it is "YES", the
Complaint/Disclosure shall be
forwarded to the Whistle Blowing
Team. If "NO", the Whistleblowing
System process is complete.
4. President Director or Head of SPI (the
reported other than the Board of
Directors) or the President
Commissioner or the Committee Audit
(the Reported is the Board of Directors)
conducts a preliminary review/
investigation of the initial indication for
14 (fourteen) working days on the
complaint/disclosure and makes a
summary.
5. Based on the result, the President
Director or the President Commissioner
decides action plan as follows:
a. Discontinued, if not meeting
prelimanary indication requirements
b. Working closely with External
Investigator to conduct further
investigation if the substance of
Complaints / disclosures is related to
the Board of Directors, Board of
20
c. Bekerja sama dengan fungsi terkait lainnya
atau dilakukan oleh Tim investigasi sesuai
dengan substansi pengaduan/penyingkapan.
6. Laporan Hasil Investigasi Internal maupun
External diselesaikan dalam waktu
selambatnya 90 (sembilan puluh) hari kerja
sejak keputusan untuk melakukan investigasi
diterima dari/oleh Tim Investigasi dan
kemudian dipresentasikan oleh Tim
Investigasi kepada Direktur Utama
atau Komisaris Utama.
7. Berdasarkan hasil laporan sebagaimana
poin 6, Direktur Utama atau Komisaris
Utama memutuskan:
a. Laporan penyingkapan ditutup, jika tidak
terbukti
b. Memberikan sanksi sesuai ketentuan yang
berlaku, jika terbukti dan terkait dengan
tindakan administratif.
c. Meneruskan tindak pidana tersebut
kepada penyidik untuk proses lebih lanjut,
Commissioners and an Employee one
Level below the Board of Directors or
detrimental to the Company’s image/
reputation and/or can cause big
losses and/or has not been followed
up by SPI.
c. Working closely with other related
function or to be handled by
Investigation Team in accordance
with the substance of the complaint /
disclosure.
d. Result of Internal and External
Investigation Report shall be
completed within 90 (ninety) working
days since the decision to conduct
investigation is received from/by the
Investigation Team and then
presented by the Investigation Team
to the President Director or the
President Commissioner.
7. Based on the result of report specified in
point 6, President Director or President
Commissioner will decide:
a. The report of violation is closed, if
not established as true.
b. To provide sanctions in accordance
with applicable provisions, if it is
proven and linked to an
administrative offense.
c. Forward the offense to the
investigator for further follow up, if
21
jika terbukti dan terkait dengan tindak
pidana umum atau korupsi. Dalam hal ini
Penanggung Jawab melakukan koordinasi
dengan Satuan Kerja Legal guna memastikan
adanya bukti permulaan yang cukup dan jika
bukti‐bukti cukup maka Penanggung Jawab
merekomendasikan kepada Direktur Utama
untuk persetujuan.
d. Huruf b dan c harus dilakukan melalui
rapat Direksi atau Dewan Komisaris.
8. Direktur Utama membuat laporan
secara periodik, minimal 3 (tiga)
bulan sekali, antara lain meliputi
jumlah pengaduan/penyingkapan.
Kategori pengaduan/penyingkapan
dan saluran yang digunakan oleh
Pelapor serta menyampaikannya
kepada Dewan Komisaris.
9. Komisaris Utama membuat laporan
apabila ada anggota Direksi yang
terbukti melakukan pelanggaran dan
dapat disampaikan kepada
Pemegang Saham sebagai bahan
evaluasi kinerja Direksi.
10. Direktur Utama melaporkan penanganan
pengaduan/penyingkapan yang
ditindaklanjuti maupun tidak dapat
ditindaklanjuti kepada Dewan Komisaris
minimal 3 (tiga) bulan sekali dan
dipublikasikan ke dalam media Perusahaan
proven that it is linked to general
crime or corruption. In this case the
Person In Charge coordinates with
the Legal Task Force to ensure
sufficient prelimenary evidence and if
the evidence is enough then the
supervisor should recommend the
President Director for approval.
d. Letter b and c shall be made through
Board of Directors meting or Board of
Commissioners meeting.
8. President Director shall make a report
periodically, at least once in 3 (three)
months, which among others includes
the number of complaints/disclosures,
categories of complaints / disclosures
and channels used by the Informant, and
then submit the report to the Board of
Commissioners.
9. The President Commissioner shall make a
report if any member of the Board of
Directors is proven to commit violation
and may submit it to the Shareholder for
performance evaluation of the Board of
Directors.
10. The President Director reports the
handling of complaints / disclosures that
are followed up or can not be followed
up to the Board of Commissioners at
least once in 3 (three) months and
publish it in the Company's media or
22
maupun media lainnya.
D. INVESTIGASI
1. Prinsip Dasar Pelaksanaan Investigasi
a. Proses investigasi atas suatu laporan harus
dilakukan dengan tetap memegang asas
praduga tidak bersalah dan objektivitas;
b. Proses investigasi harus bebas dari bias
dan dilakukan tidak tergantung dari siapa
yang melaporkan ataupun siapa yang
terlapor;
c. Terlapor harus diberi kesempatan penuh
untuk memberikan penjelasan atas
bukti‐bukti
yang ditemui, termasuk pembelaan bila
diperlukan;
d. Apabila menggunakan Tim Investigasi dari
pihak eksternal dimana terlapor adalah
Direksi, Dewan Komisaris dan Karyawan satu
tingkat di bawah Direksi atau laporan
bersifat material dan mempengaruhi citra
Perusahaan, maka Perusahaan harus dapat
memilih dan menyediakan
auditor/investigator yang berintegritas
untuk menjaga objektivitas hasil investigasi
sehingga kepercayaan terhadap WBS dapat
dijaga. Di luar kriteria tersebut, maka
Investigasi dilakukan oleh Tim Investigasi
Internal.
other media.
D. INVESTIGATION
1. Basic Principles of Investigation
a. Investigation of a report must be
done by keeping the principle of
presumption of innocence and
objectivity;
b. The investigation process should be
free from bias and conducted
regardless of who the Informant or
the reported is;
c. The Reported must be given full
opportunity to provide explanation
for the evidence, including the
defense if necessary;
d. When hiring an external Investigation
Team if the reported is Board of
Directors, Board of Commissioners
and an Employee one level below the
Board of Directors or if the report is
material and can affect the
Company’s image, the Company shall
be able to choose and appoint
auditors/investigators with integrity
to maintain objectivity of the
investigation in order to maintain the
trust in WBS. Other than those
criteria, the Investigation is
conducted by the Internal
Investigation Team.
23
2. Tim Investigasi
a Investigasi dapat dilakukan baik oleh
External Investigator maupun oleh Tim
Investigasi Internal. Tim Investigasi Internal
berasal dari SPI.
b Tim investigasi harus bersifat independen,
bebas dari tekanan pihak manapun untuk
menjaga proses investigasi dilaksanakan
berdasarkan prinsip keadilan dan penilaian
hasil temuan secara obyektif.
3. Laporan Hasil Investigasi
1. Seluruh proses Investigasi atas
Pengaduan/Penyingkapan wajib dibuatkan
Berita Acara dan dalam bentuk laporan serta
ditandatangani oleh pihak‐pihak yang
terlibat dalam proses investigasi;
2. Proses investigasi harus didokumentasikan
dengan baik, sehingga jika diperlukan untuk
peninjauan ulang dapat dengan mudah
dilakukan penelaahan kembali atas sasaran
yang ingin dicapai dan juga
keputusan‐keputusan penting yang diambil
selama proses berlangsung.
3. Laporan hasil investigasi disertai beberapa
bukti pendukung yang merupakan bukti fisik
serta bukti non fisik. Hasil laporan investigasi
tidak berupa opini atau pendapat tapi
berupa kesimpulan akhir mengenai hasil
2. Investigation Team
a. Investigation may be conducted
either by External Investigator or
Internal Investigation Team. Internal
Investigation Team comes from SPI.
b. The investigation team should be
independent, free from pressure of
any party to keep the investigative
process in place based on the
principles of fairness and objective
assessment.
3. Investigation Result Report
1. The whole process of Investigation
on Complaint/Disclosure shall be
poured in Minutes and in the form of
a report signed by the parties
involved in the investigation process;
2. The investigation process should be
well documented, so if it is a need for
re‐investigation, a review can be
easily made for the target to be
achieved as well as important
decisions to be taken during the
process.
3. Investigation report should be
accompanied by supporting evidence
comprising physical evidence and
non‐physical evidence. Investigation
result is not an opinion, but a final
24
investigasi yang akan digunakan sebagai
dasar putusan pengambilan tindakan.
conclusion of the investigation to be
used as a basis for decision making.
BAB III
PERLINDUNGAN PELAPOR
Perusahaan wajib memberikan perlindungan
bagi Pelapor dan menjamin atas kerahasiaan
identitasnya. Informasi terkait Pelapor
terdokumentasikan dengan baik dan hanya
boleh diketahui oleh Direktur Utama atau
Kepala SPI dan Komisaris Utama atau Komite
Audit, dalam hal ini penerima pengaduan
sebagai pihak yang bertanggung jawab atas
tindak lanjut pelaporan pelanggaran.
KEBIJAKAN PERLINDUNGAN PELAPOR
1. Identitas Pelapor dijamin kerahasiaannya
oleh Perusahaan.
2. Perusahaan menjamin perlindungan
terhadap Pelapor dari segala bentuk
ancaman, intimidasi, ataupun tindakan tidak
menyenangkan dari pihak manapun selama
Pelapor menjaga kerahasiaan pelanggaran
yang diadukan kepada pihak manapun.
3. Perlindungan terhadap Pelapor juga
berlaku bagi para pihak yang melaksanakan
Investigasi maupun pihak‐pihak yang
CHAPTER III
INFORMANT PROTECTION
The Company must provide protection to
Informant and guarantee the confidentiality
of his/her identity. The Informant’s relevant
information is well documented and should
be acknowledged only by the President
Director or the Head of SPI and the President
Commissioner or the Audit Committee, in
this case the complaint recipient as the party
responsible for the follow‐up of violation
reporting.
INFORMANT PROTECTION POLICY
1. The confidentiality of the Informant’s
identity is guaranteed by the Company.
2. The Company guarantees the protection
of the Informant from all forms of threat,
intimidation or any unpleasant action from
any parties as long as the Informant guards
the confidentiality of the violation he/she
has reported to any party.
3. This protection shall also apply to the
parties conducting the Investigation as well
as those providing information related to
25
memberikan informasi terkait dengan
Pengaduan/Penyingkapan
tersebut.
Kebijakan perlindungan Pelapor
dimaksudkan pula untuk mendorong setiap
Insan Perusahaan dan Pelapor lainnya untuk
berani melaporkan pelanggaran dan
menjamin keamanan Pelapor maupun
keluarganya.
Perusahaan berkomitmen untuk melindungi
Pelapor yang beritikad baik dan Perusahaan
akan patuh terhadap segala peraturan
perundangan yang terkait serta best
practices yang berlaku dalam
penyelenggaraan sistem penyelenggaraan
perlindungan Pelapor.
Perusahaan memberikan perlindungan
kepada Pelapor sebagai berikut :
a Pemecatan yang tidak adil;
b Penurunan jabatan atau pangkat;
c Pelecehan dan/atau diskriminasi dan/atau
tekanan dan/atau intimidasi dalam segala
bentuknya;
d Catatan yang merugikan dalam file data
pribadinya (personal file record).
Selain perlindungan di atas, untuk Pelapor
yang beritikad baik, Perusahaan juga akan
Complaint/Disclosure.
The Informant protection policy is also
intended to encourage all personnel in the
Company and other Informant to have the
courage to report offenses and to guarantee
the security of the Informant and their
family.
The Company is committed to protecting an
Informant with good intention and will
comply with all relevant laws and regulations
and best practices applicable to implement
Informant protection system.
The Company provides protection for the
Informant as follows:
a. Unfair dismissal;
b. Demotion;
c. Harassment and/or discrimination
and/or pressure and/or intimidation
in all forms;
d. Adverse records in personal file
record.
In addition to the above protection, for an
Informant with good intention, the Company
26
menyediakan
perlindungan hukum, sejalan dengan yang
diatur Undang Undang No.15 tahun 2002 jo
Undang Undang No.25 tahun 2003 pada
Pasal 43 tentang Tindak Pidana Pencucian
Uang dan Pasal 13 Undang Undang No.13
tahun 2006 tentang Perlindungan Saksi dan
Korban, dan Pasal 5 Peraturan Pemerintah
No.57 tahun 2003 tentang Tata Cara
Perlindungan Khusus bagi Pelapor dan Saksi
dalam Tindak Pidana Pencucian Uang yaitu:
a Perlindungan dari tuntutan pidana
dan/atau perdata;
b Perlindungan atas keamanan pribadi,
dan/atau keluarga Pelapor dari ancaman
fisik dan/atau
mental;
c Perlindungan terhadap harta Pelapor;
dan/atau
d Pemberian keterangan tanpa bertatap
muka dengan terlapor, pada setiap tingkat
pemeriksaan perkara dalam hal pelanggaran
tersebut masuk pada sengketa pengadilan.
Dalam hal Pelapor merasa perlu, ia juga
dapat meminta bantuan pada Lembaga
Perlindungan Saksi dan Korban (LPSK), sesuai
Undang Undang No.13 tahun 2006.
will also provide legal protection, in line with
the provisions of Law No. 15 Year 2002 jo
Law No. 25 Year 2003 on Article 43 regarding
the Criminal Acts of Money Laundering and
Article 13 of Law No. 13 Year 2006 on
Witness and Victim Protection, and Article 5
of Government Regulation No.57 Year 2003
on Special Protection Procedures for
Informant and Witness in the Criminal Acts
of Money Laundering, which are:
a. Protection from criminal and/or civil
charges;
b. Protection of personal security,
and/or Informant’s family from
physical and/or mental threats;
c. Protection of Informant's property;
and/or
d. Testimony without face to face with
the reported, on every level of case
examination in the event that the
violation enters into a court dispute.
In the event that the Informant finds
it necessary, he/she may also request
assistance to the Witness and Victim
Protection Agency (LPSK), pursuant
to Law No.13 Year 2006.
27
BAB IV
SOSIALISASI DAN EVALUASI SERTA
PENEGAKAN
A. SOSIALISASI DAN EVALUASI
Sistem Pelaporan Pelanggaran ini
disosialisasikan dan dievaluasi secara
berkelanjutan kepada seluruh Insan
Perusahaan, dan secara berkala akan
dilaksanakan pemutakhiran dan
penyempurnaan Sistem Pelaporan
Pelanggaran ini dalam rangka perbaikan
berkelanjutan sesuai dengan perkembangan
bisnis Perusahaan.
Sosialisasi secara berkelanjutan
dimaksudkan untuk memperoleh persepsi
dan pemahaman serta meningkatkan
keterbukaan bagi Insan Perusahaan untuk
melaporkan penyimpangan dan dapat
mempergunakan Sistem Pelaporan
Pelanggaran ini sebagaimana mestinya.
Pelaksanaan sosialisasi Sistem Pelaporan
Pelanggaran dapat dilakukan bersamaan
dengan sosialisasi penerapan GCG,
kebijakan‐kebijakan baru Perusahaan
sosialisasi undang‐undang yang terkait
dengan tindak pidana korupsi, publikasi
melalui intranet Perusahaan dan berbagai
macam media komunikasi lainnya.
CHAPTER IV
DISSEMINATION, EVALUATION AND
ENFORCEMENT
A. DISSEMINATION AND EVALUATION
The Whistleblowing System is disseminated
and evaluated continuously to all Personnel
of the Company, and will be updated and
enhanced periodically for continuous
improvement in accordance with the
Company's business development.
Continuous dissemination is intended to gain
perception and understanding and increase
transparency for Personnel of the Company
to report irregularities and to use
Whistleblowing System appropriately.
Dissemination of Whistleblowing System can
be conducted simultaneously with
dissemination of GCG implementation, new
policies of the Company, law of criminal acts
of corruption, published through Company’s
intranet and other various kinds of
communication media.
28
B. PENGHARGAAN DAN SANKSI
Bentuk sanksi terhadap Terlapor yang telah
terbukti melakukan pelanggaran ditentukan
sesuai dengan ketentuan dan peraturan
yang berlaku di Perusahaan.
Perusahaan juga memberikan sanksi bagi
pelaporan pelanggaran yang tidak sesuai
dengan maksud dan tujuan kebijakan ini,
misalnya fitnah atau pelaporan palsu.
Selain itu penghargaan diberikan kepada
Pelapor apabila kasus yang dilaporkan
mengandung kebenaran dan Perusahaan
mendapat dampak positif dari adanya
laporan tersebut. Jenis dan besarnya
penghargaan yang diberikan diatur dengan
kebijakan Direksi yang merupakan dokumen
tidak terpisahkan dari kebijakan WBS ini.
B. REWARD AND SANCTION
The form of sanctions imposed on the
Reported who is proven to have committed
a violation is determined in accordance with
the terms and regulations applicable in the
Company.
The Company also imposes sanction for
violation reporting that is inconsistent with
the purposes and objectives of the policy,
such as slander or false reporting.
In addition, a reward is given to the
Informant if the reported case contains truth
and the Company has a positive impact from
the report. Type and amount of reward
given shall be governed by the policy of the
Board of Directors which is an inseparable
document of this WBS policy.
29
LAMPIRAN
Lembar I
Kop Surat
TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN
No: ..................................................
Dengan ini diterangkan bahwa:
Nama : ...........................................
Alamat : ...........................................
............................................
No. Telp. : ...........................................
Fax. : ...........................................
HP : ...........................................
Email : ...........................................
Nama Satuan Kerja/Organisasi/Lembaga :
............................................
(jika bertindak atas nama pribadi)
Bertindak untuk dan atas nama :
............................................
(jika bertindak atas nama pemangku
kepentingan)
Telah menyampaikan laporan pelanggaran
tentang
............................................................................
............................................................................
..........
............................................................................
............................................................................
..........
............................................................................
............................................................................
..........
Lampiran: ...........(disebutkan apa saja misal
fotokopi KTP, Surat Kuasa, Bukti pelanggaran
dll)
Pangkal Pinang, ..................................
Penerima Laporan : ....................................
ID Karyawan : ....................................
Kami mengucapkan terima kasih atas laporan
yang disampaikan ini, proses selanjutnya
dilakukan
oleh Tim Sistem Pelaporan Pelanggaran dalam
jangka waktu 14 (empat belas) hari kerja untuk
mendapatkan indikasi awal apakah pelaporan
ini dapat dilanjutkan atau tidak.
ATTACHMENT
Form I
Letterhead
VIOLATION REPORTING RECEIPT
No: ................................................ ..
It is hereby explained that:
Name: ...........................................
Address: ...........................................
............................................
Tel. No. : ...........................................
Fax. : ...........................................
HP: ...........................................
Email: ...........................................
Name of Work Unit/Organization/Institution:
.......................................... ..
(If acting on a personal behalf)
Acting for and on behalf of: ............................................
(If acting on behalf of the stakeholders)
Has submitted a violation report concerning
..................................................
..................................................
.................................................. ............
..................................................
..................................................
.................................................. ............
..................................................
..................................................
.................................................. ............
Attachment: ......... (state anything e.g. photocopy of ID
card, Power of Attorney, Evidence, etc)
Pangkal Pinang, ..................................
Report Recipient: ....................................
Employee ID: ....................................
We thank you for this report, the next process is
conducted by the Whistleblowing System Team within
14 (fourteen) working days to get an early indication of
whether this reporting can be proceeded or not.
30
Lembar II/Form II
ALUR SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN
WHISTLEBLOWING SYSTEM FLOWCHART
Alur Whistle Blowing System (WBS) apabila terlapor Direksi= Whistleblowing System (WBS) Flowchart if the reported is the Board of Directors Insan Perusahaan Pemangku Kepentingan= The Company’s Personnel as Stakeholder Mulai = Start Pelaporan dugaan pelanggaran = Alleged Violation Reporting Identitas diri (jika ada) = Identity (if any) Bukti dokumen pelanggaran = Proof of violation document Dewan Komisaris = Board of Commissioners Penerimaan dugaan laporan pelanggaran = Receipt of alleged violation reporting Membentuk tim investigasi atau menugaskan Komite Audit/komite lainnya = Establish an investigation team or assign an Audit Committee/other committees Pengarsipan dokumen = Document archiving Investigasi awal = Preliminary investigation Laporan hasil investigasi awal = Report on preliminary investigation result Penjelasan Tim investigasi kepada Dewan Komisaris = Explanation of the investigation team to the Board of Commissioners Keputusan Tindak Lanjut = Follow-up Decision Keputusan = Decision Penutupan kasus = Case closed Investigasi lebih lanjut = Further investigation Laporan Hasil Investigasi = Report on Investigation Result Pemberian Tindakan sesuai ketentuan yang berlaku = Provision of Action in accordance with applicable provisions Selesai = Completed Tanda terima Pelaporan Pelanggaran = Receipt of Violation Reporting Laporan Hasil Investigasi Awal = Report on Preliminary Investigation Result Laporan Hasil Investigasi Lanjutan = Report on Advanced Investigation Result Berita Acara = Minutes
31
Catatan:
1. Dewan Komisaris dapat menugaskan Komite Audit untuk menindaklanjuti pelaporan
pelanggaran yang dilakukan oleh Direksi.
1.The Board of Commissioners may assign the Audit Committee to follow up the violation reporting
committed by the Board of Directors.
2. Dewan Komisaris harus menyampaikan kepada Pemegang Saham apabila anggota Direksi
melakukan pelanggaran.
2. Board of Commissioners shall submit to the Shareholders if members of the Board of Directors
commit a violation.
3. Segala keputusan terkait pemberian sanksi ataupun tindak lanjut kepada pihak berwajib harus
diputuskan melalui rapat Dewan Komisaris.
3. All decisions concerning sanctions or follow-up to the authorities shall be decided through the Board of
Commissioners meeting.
Alur Whistle Blowing System (WBS) apabila terlapor selain Direksi = Whistleblowing System (WBS) flowchart if the reported is other than the Board of Directors Insan Perusahaan Pemangku Kepentingan= Company’s Personnel as Stakeholder Mulai = Start Pelaporan dugaan pelanggaran = Alleged Violation Reporting Identitas diri (jika ada) = Identity (if any) Bukti dokumen pelanggaran = Proof of violation document Direktur Utama = President Directors Penerimaan dugaan laporan pelanggaran = Receipt of alleged violation reporting Tembusan pelaporan pelanggaran = Carbon copy of violation reporting Dewan Komisaris = Board of Commissioners Monitoring = Monitoring Jika diminta laporan = If report is requested Membentuk tim investigasi atau menugaskan satuan kerja = Establish an investigation team or assign a work unit Pengarsipan dokumen = Document archiving Investigasi awal = Preliminary investigation Laporan hasil investigasi awal = Report on preliminary investigation result Penjelasan Tim investigasi kepada Direktur Utama = Explanation of the investigation team to the President Director Keputusan Tindak Lanjut = Follow-up Decision Keputusan = Decision Penutupan kasus = Case closed
32
Investigasi lebih lanjut = Further investigation Laporan Hasil Investigasi = Report on Investigation Result Pemberian Tindakan sesuai ketentuan yang berlaku = Imposing action in accordance with applicable provisions Selesai = Completed Tanda terima Pelaporan Pelanggaran = Receipt of Violation Reporting Laporan Hasil Investigasi Awal = Report on Preliminary Investigation Result Laporan Hasil Investigasi Lanjutan = Report on Advanced Investigation Result Berita Acara = Minutes QUOTES Attitude is a little thing that makes a big difference – winston churchill
Cultivation to the mind is as necessary as food to the body – Marcus Tullius Cicero
Sometimes the heart sees what is invisible to the eye – H. Jacson Brown, Jr.
I hated every minutes of training, but I said, “Don’t quite. Suffer now and live the rest of your life as
Champion.” – Muhammad Ali
Life is really simple, but we insist on making it complicated – Confucius
“As I grow older, I pay less attention to what men say. I just watch what they do.” –
Andrew Carnegie
In a relationship each person should support the other; they should lift each other
up. – Taylor Swift
Experience is not what happen to you; it’s what you do with what happens to you
– Aldous Huxley
That which does not kill us makes us stronger – Friedrich Nietzche
Don’t pray for life to be easy, but pray for yourself to be strong – John F. Kennedy
The best thing about the future is that it comes one day at a time – Abraham
Lincoln
Nobody can bring you peace but yourself – Ralph Waldo Emerson
I have found that if you love life, life will love you back – Arthur Rubinstein
Don’t go through life, grow through life – Eric Butterworth
Put your faith in God and confidence in yourself. – Alberta Hunter
True patriotism hates injustice in its own land more than anywhere else –
Clarence Darrow
33
Everything has beauty, but not everyone sees it – Confucious
You don’t develop courage by being happy in your relationships everyday. You
develop it by surviving difficult times and challenging adversity.
Man maintains his balance, poise and sense of security only as he is moving
forward – Maxwell Maltz
Responsibility is the price of freedom – Elbert Hubbard
Beauty has a lot to do with character – Kevyn Aucoin
God did not make a mistake when he made you – Joel Osteen
The weak can never forgive. Forgiveness is the attribute of the strong – Mahatma
Gandhi
We must have the courage to do what we know is morally right – Ronald Reagan
l