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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO

FINANCIERO (LEASING)

CÓDIGO: P-BS-12

VERSIÓN: 01

PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO FINANCIERO (LEASING)

REVISÓ APROBÓ SECRETARIO JURÍDICO

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN



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VERSIÓN: 01

1. OBJETIVO Definir los criterios y lineamientos en materia de contratación para aplicar en los procesos precontractual y contractual de los contratos de arrendamiento financiero o Leasing que requiera la Gobernación del Meta, a través de alguna de sus dependencias.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la elaboración de los contratos de Leasing con el fin de cumplir con los requisitos establecidos en la normatividad vigente aplicable y lo dispuesto por la Administración Central de la Gobernación del Meta, y en lo aplicable a los institutos y entidades descentralizadas del departamento del Meta.

3. DEFINICIONES CONTRATACIÓN DIRECTA: Es el procedimiento mediante el cual se celebran contratos de manera directa, autorizados en la normatividad vigente, incluyendo los contratos de empréstito. CONTRATO DE LEASING: Podemos definir el contrato de leasing como un tipo de contrato de carácter comercial, mediante el cual se entrega un bien (mueble o inmueble) a una persona para que este la use con la obligación de pagar una especie de canon de arrendamiento durante un tiempo determinado, cuando dicho tiempo termine la persona tendrá la facultad de adquirir el bien pagando un precio o podrá devolver. El arrendatario tiene la facultar de adquirir la propiedad del bien, es decir ejercer la opción de compra. 3.1. Características generales:

• Es un contrato de carácter comercial, pues por lo general este tipo de

contrato lo celebran grandes empresas con el fin de obtener una utilidad.

• Es innominado pues en Colombia no se encuentra regulado por las normas

del código de comercio, el cual define los contratos comerciales.



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• Es un contrato de carácter consensual pues para su perfeccionamiento basta

la voluntad de las partes contratantes, pero en caso de suscribirlo entidades

estatales deberá elevarse a escrito.

• De igual forma es bilateral pues ambas partes contratantes le asisten

obligaciones.

• Es oneroso pues reviste unas utilidades para quien recibe el arrendamiento

y posiblemente si el arrendatario decide adquirir el bien, se genera la utilidad

de la compra. Al igual que el arrendatario recibe los beneficios que el uso de

la cosa le pueda otorgar.

• Es de tracto sucesivo pues el contrato se va desarrollando de manera

continua.

• Pese a no estar regulado por el código de comercio es un contrato de

carácter principal, es decir, que no requiere de la existencia de otro contrato

para poder existir.

3.2. Tipos de contratos de leasing:

En la doctrina se han conocido dos clases de leasing, el leasing financiero y el leasing operativo, los cuales se diferencian en que en el leasing financiero el locatario como lo ha llamado la doctrina siempre va a tener presente en el contrato la opción, una vez terminado de pagar los cánones de arrendamiento de adquirir el bien. Mientras que en el leasing operativo la opción de adquirir el bien no siempre está presente esta es excepcional. Como alternativa para adquisición de viviendas, se ha creado el leasing inmobiliario, que le permite al arrendatario o locatario adquirir a largo plazo la titularidad del mismo, previo el ejercicio de la opción de compra. 3.2.1. Leasing de importación: Es un contrato sobre equipos que están fuera del País y que por ende deben importarse. Por lo general, en este tipo de contratos, el locatario encarga a la compañía de leasing la negociación con el



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proveedor del exterior del bien que él expresamente ha escogido, así como la importación del equipo. También existe una modalidad de leasing de importación en la cual se acuerda que el locatario negocie el bien con el proveedor y haga la respectiva importación, y la compañía de leasing financie todos los gastos en que incurra por tales conceptos, mediante la celebración de una promesa de contrato de leasing. Una vez el equipo se haya nacionalizado, se formaliza el contrato de leasing, adquiriendo la compañía el equipo. Cualquiera sea la modalidad operativa del leasing de importación, el canon sólo se comienza a cancelar cuando el bien importado se encuentra en operación. Si tanto el locatario como la compañía de leasing importadora son nacionales, el leasing será de importación pero no será un leasing Internacional, carácter que adquirirá si la Compañía de Leasing es extranjera. 3.2.2. Leasing de infraestructura: Es aquél que versa sobre bienes destinados a la ejecución de obras o proyectos de infraestructura. 3.2.3. Leasing Inmobil iario: Un contrato en el cual el bien objeto del leasing es un Inmueble. Por tratarse de un contrato comercial, para que un inmueble pueda ser objeto de un contrato de leasing, debe ser susceptible de producir renta. 3.2.4. Leasing Internacional o Cross Border Leasing: Es un contrato en el cual la compañía de Leasing y el locatario se encuentran en países distintos y se rigen por sistemas legales diferentes. Una de las características más importantes del leasing internacional en la regulación colombiana, cuando se trata de una operación entre una compañía de leasing extranjera y un locatario domiciliado en Colombia, es que el bien objeto del contrato se importa bajo el régimen de importación temporal a largo plazo, si se cumplan los requisitos establecidos en los Decretos 1740 de 1991 y 1909 de 1992. 3.2.5. Leasing Financiero: Es un contrato en virtud del cual, una Compañía de Financiamiento Comercial, entrega a una persona natural o jurídica, denominada el locatario, la tenencia de un activo que ha adquirido para el efecto y que éste último ha seleccionado para su uso y goce, a cambio del pago periódico de una suma de dinero (canon) durante un plazo pactado y a cuyo vencimiento, el locatario tendrá derecho a adquirir el activo por el valor de la opción de adquisición. 3.2.6. Leasing Operativo : Es un contrato en virtud del cual, una persona natural o jurídica, denominada la arrendadora, entrega a otra, llamada la



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arrendataria, la tenencia de un bien para su uso y goce, a cambio del pago de un canon o renta periódica. 3.2.7. Leasing Sindicado: Es aquél en que el activo objeto del contrato de leasing pertenece a dos o más compañías de leasing, nacionales o extranjeras. 3.3. Definición normativa del contrato de leasing financiero: El Decreto 913 de 1993 definió en su artículo 2º (hoy artículo 2.2.1.1.1. del Decreto 2555 de 2010) el leasing financiero con base en las costumbres y prácticas mercantiles vigentes para entonces, de la siguiente manera: “Entiéndase por operación de arrendamiento financiero la entrega, a título de arrendamiento, de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cánones que recibirá durante un plazo determinado, pactándose para el arrendatario la facultad de ejercer al final del período una opción de compra”. 3.4. Naturaleza jurídica del contrato de leasing de importación Es una modalidad de Leasing Financiero Tradicional enfocado a las empresas o personas naturales que desean adquirir bienes en el exterior. El usuario selecciona el proveedor y el(los) bien(es) que desea importar y la entidad financiera se encarga del proceso de importación. A la finalización del plazo del contrato, el locatario puede adquirir la propiedad del bien por un valor determinado al inicio u opción de compra. 3.5. Fundamento normativo del contrato de leasing

• Decreto 2059 de 1981 - control de la actividad por la superfinanciera • Decreto 2920 de 1982 – (art 26) control y restricción a la actividad • Ley 74/89 • Ley 45/1923 • Decreto 3039/89 • Resolución 4460/89 • Decreto 1250/92 elimina iva para estos cánones • Decreto 663 de 1993, Estatuto Orgánico del Sistema Financiero • Ley 510/99 se convierten las empresas de leasing en entidades de

financiamiento comercial • Decreto 913 y 914 de 93 regulaciones del contrato de leasing • Circular externa 007 de 1996.



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• Ley 795 de 2003 • Decretos 777 y 779/ 2003 • Decreto 1787/2004 (deroga el 777 y leasing habitacional) • Decreto 4327/2005 se fusionan las superintendencias y surge la supe

financiera • Ley 1328 de 2009 autoriza a los bancos a realizar operaciones de leasing • Es considerado como un gasto de administración y no una operación de

crédito (ley 550 y 1116 – insolvencia)

3.6. Elementos de la esencia del contrato de leasing: - Entrega del bien para su uso y goce - El canon periódico (compuesto por la amortización y componente

financiero) - La existencia en favor del locatario de una opción de compra a la

terminación del plazo.

3.7. CONDICIONES DEL CONTRATO DE LEASING EN EL DEPARTAMENTO DEL META

3.7.1. Es un contrato estatal. Independientemente del régimen jurídico aplicable al contrato de leasing financiero, en este caso el derecho comercial1, por tratarse de una de las partes el carácter de entidad estatal, el contrato será estatal2. 3.7.2. Cumplimiento al principio de planeación. Para su adecuada ejecución, deberá darse cumplimiento a este principio, incluyendo: Elaboración del estudio previo 1 Ley 80/93 Artículo 13º.- De la Normatividad Aplicable a los Contratos Estatales. Reglamentado parcialmente por los Decretos Nacionales 1896 y 2166 de 1994, Reglamentado parcialmente por el Decreto Nacional 4266 de 2010. Los contratos que celebren las entidades a que se refiere el artículo 2 del presente estatuto se regirán por las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en esta Ley. 2 Ley 80/93 Artículo 2º.- De la Definición de Entidades, Servidores y Servicios Públicos. Para los solos efectos de esta Ley: 1o. Se denominan entidades estatales: a) La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, el Distrito Capital y los distritos especiales, las áreas metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así como las entidades descentralizadas indirectas y las demás personas jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria, cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes y niveles.



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Análisis de factibilidad técnica y financiera Autorización de la Asamblea Departamental, como quiera que se trata de una modalidad de empréstito 3.8. Modalidad de selección aplicable a contrato de leasing. La entidad financiera para un contrato de arrendamiento financiero o leasing se selecciona mediante la modalidad de contratación directa, con fundamento en la ley 1150 de 2007 artículo 2° numeral 4° literal b) en concordancia con el articulo 24 literal b) de la ley 80/93. La selección del proveedor que eventualmente será recomendado por la administración a la entidad financiera seleccionada para la adquisición mediante arrendamiento financiero o leasing, deberá realizarse con apego a la normatividad vigente para la selección de oferentes, atendiendo las reglas generales de selección según la naturaleza del bien y cuantía, e incluso podría acudirse a la selección en forma directa cuando no exista pluralidad de oferentes, o en las otras alternativas definidas en la normatividad vigente. 4. RESPONSABLES

• Ordenadores del gasto, como responsables del proceso contractual en todas sus etapas.

• Director Departamento Administrativo de Planeación Departamental, quien emite la certificación del Banco de Programas y Proyectos, cuando sea aplicable.

• Jefe de Oficina de Asuntos Contractuales, quien interviene en las etapas previstas para los procesos contractuales del departamento del Meta

• Asesor de Oficina de Asuntos Contractuales, • Proponente(s), quien(es) debe(n) presentar los documentos requeridos para

las diferentes etapas del proceso • Gerente de Presupuesto de la Secretaria de Hacienda, responsable de emitir

el certificado de disponibilidad presupuestal • Supervisor, una vez designado, dar cumplimiento a lo dispuesto en el manual

de supervisión o el documento equivalente • Comité de contratación, responsable del estudio de los procesos en su etapa

precontractual



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• Secretaría o dependencia donde se genera la necesidad, responsable de soportar la documentación pertinente requerida.

5. DESARROLLO

Generalidades: Cuando la administración toma la decisión de utilizar el mecanismo de leasing en cualquiera de sus modalidades, con el fin de poner al servicio de los objetivos del Estado, bienes muebles o inmuebles, deberá acogerse a lo dispuesto en la normatividad vigente y lo dispuesto en este procedimiento. Como en todos los casos, la decisión de adquirir bienes o servicios, parte de una necesidad, la cual debe estar soportada en el Plan de Desarrollo, y para los efectos de las etapas precontractuales, deberá cumplirse con las demás etapas previstas en los procedimientos de contratación estatal adoptados por la Gobernación del Meta.

5.1 CONTRATO DE LEASING:

No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO

ETAPA PRECONTRACTUAL:

1

Ordenador del gasto de la

dependencia interesada

Presenta la necesidad y estudio previo de bienes objeto de adquisición mediante la modalidad de leasing. Debe adjuntar Certificado de Radicación en Banco de Proyectos y Programas y los demás requisitos de los estudios previos. Tiempo estimado (0.3 día)

Estudios previos

INICIO

Necesidad y Estudios Previos



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2 Secretario de Hacienda

Solicita propuestas de leasing a entidades financieras para su análisis. Tiempo estimado (3 días)


Define conveniencia y viabilidad de adelantar operación por leasing. Tiempo estimado (0.5 día)


Elabora proyecto de ordenanza para presentación a la Asamblea Tiempo estimado (1 a 3 días)

Proyecto de

ordenanza


Una vez aprobada la ordenanza, informa a la Dependencia solicitante para que adelante el proceso de selección de proveedor. Tiempo estimado (0.25 día)

6

Ordenador del Gasto de

dependencia solicitante

Adelanta proceso de análisis de los potenciales proveedores, con base en la normatividad vigente. Tiempo estimado (1 a 30 días)

Informa a dependencia o

entidad solicitante

Solicitud de propuestas a

entidades financieras

Concepto de viabilidad

Proceso de análisis del proveedor

Proyecto de ordenanza



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7

Ordenador del gasto de

dependencia solicitante

Informa a Secretario de Hacienda el resultado del análisis de potenciales proveedores para su recomendación ante la entidad financiera Tiempo estimado (0,5 día)

8

Secretario de Hacienda

Realiza selección de entidad financiera y justificación de la contratación directa Tiempo estimado (1 a 3 días)

9 Comité de contratación

Verificar la carpeta del proceso, tanto del contrato de leasing como del análisis de proveedores potenciales con los soportes y emitir respuesta. Tiempo estimado (0.5 día)

Acta de comité

10 ¿La respuesta del Comité de Contratación es positiva?

11 Ordenador del Gasto

No: Retirar los documentos para atender a las observaciones y realizar las correcciones que haya a lugar. Tiempo estimado (0.5 día)

ETAPA CONTRACTUAL:

Informa resultado de análisis de

proveedores

Acto Admin. De Justificación

contratación directa y selección de entidad

NO

SI

Verificar carpeta y emitir respuesta

12

Retirar los documentos y

corregir 9



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Diligenciar minuta del contrato, con asesoramiento Jurídico. Tiempo estimado (1.5 días)

18 Oficina de Asuntos

Contractuales

Realizar revisión jurídica de los documentos Tiempo estimado (1 a 3 día)

F-BS-08

Control de legalidad

¿Cumplen requisitos?


No: Realizar corrección de Errores Tiempo estimado (1 día)

20

Secretaría Jurídica

(Oficina de Asuntos

Contractuales)

Nueva Revisión jurídica de los documentos Tiempo estimado (1 día)

F-BS-08 Control de legalidad

21


(Oficina de Asuntos

Contractuales)

Emitir visto bueno en el contrato por parte del Jefe de la Oficina de Asuntos Contractuales. Tiempo estimado (0.25 día)

22


Ordenador del gasto solicitante

y Entidad Financiera

Firma de Contrato Tiempo estimado (1 día)

Diligenciar minuta del contrato

Firma de Contrato

Nueva Revisión Jurídica de

Documentos

NO

SI 21

Corrección de Errores

Emitir Vo. Bo. en el contrato

Realizar revisión jurídica



CÓDIGO: P-BS-12

VERSIÓN: 01

23


(Oficina de Asuntos

Contractuales)

Numeración y fechado de la minuta Tiempo estimado (0,5 día)

Libro de

numeración y fechado

24


(Oficina de Asuntos

Contractuales)

Publicación en SECOP de la minuta (Escaneo minuta) Tiempo estimado (0,5 días)

Página

www.contratos.gov.co

25 Entidad

Financiera y Proveedor

Adquirir las garantías requeridas. Tiempo estimado (1 a 2 días)

Copia del Contrato

26


(Oficina de Asuntos

Contractuales)

Revisar y aprobar de garantías. Tiempo estimado (1 día)

F-BS-11

Acta de aprobación de garantías

27 Entidad Financiera

Recibir aprobación de las garantías y entregar en Hacienda para el registro presupuestal. Tiempo estimado (0,5 día)

F-BS-11

Acta de aprobación de garantías

28

Secretaría de Hacienda

(Gerencia de presupuesto)

Registro presupuestal de compromisos Tiempo estimado (1 a 3 días)

Registro presupuestal de

compromisos (Sistematizado)

29


Ordenador del gasto solicitante

Designación y aceptación de supervisión Tiempo estimado (1 día)

(Si no está en la Minuta).

30 Ordenador del gasto solicitante

Suscribir acta de inicio Tiempo estimado (1 día)

F-BS-12

Acta de inicio

Publicación de minuta

Numeración y fechado de

minuta

Registro Presupuestal de

compromisos

Acta de inicio

Designar y aceptación supervisión

Revisar y aprobar garantías

Recibir aprobación y entregar

Adquirir garantías



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VERSIÓN: 01

31 Entidad financiera

Realizar copia al contrato. Tiempo estimado (0,25 día)

6. REGISTROS

Registro Responsable Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo de conservación

Disposición final

F-BS-01. Solicitud certificado del banco de programas y proyectos de inversión

Funcionario designado de cada dependencia

Medio Físico Carpeta del Contrato

Según tablas de retención documental


F-BS-04 Solicitud y certificado del plan de adquisición





F-BS-05 Estudios Previos





F-BS-06 Invitación a presentar propuesta


Medio físico Carpeta del Contrato



F-BS-10. Minuta del contrato





Realizar copia al contrato

FIN



CÓDIGO: P-BS-12

VERSIÓN: 01

Registro Responsable Como conservarlo

Donde conservarlo

Tiempo de conservación

Disposición final

F-BS-11. Acta Aprobación de garantías.





F-BS-12. Acta de inicio





F-BS-13. Presupuesto Oficial





F-BS-18 / 19 / 20 Test de Competencias





7. HISTORIAL

VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

01 19/05/2017 Documento creado en respuesta a plan de mejoramiento ante la Contraloría, para optimizar el control a contratos de leasing

Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

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