Peran Teknlogi Informasi dalam Mendukung Sistem Informasi penerapannya dalam ERP

Sistem Enterprise Resoucre Planing (ERP) adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persediaan, ke dalam suatu sistem. Sistep ERP termodulasi, perusahaan dapat membeli setiap modul yang memenuhi kebutuhan khusus ,mereka. ERP memfasilitasi arus informasi antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan para pemangku kepentingan diluar.ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan efektif dan sistem tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan dapat menghasilkan informasi yang menunjang perusahaan menjadi lebih kompetitif. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis komputer.Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secarareal time.Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:a) Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.b) Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).c) Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Modul-Modul yang Terdapat Pada Sistem ERP

ERR application modules. (Source: Prepared by D. Amoroso.)a. Financial FI Financial AccountingDitujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap keuntungan perusahaan. Modul FI juga mengukur kinerja keuangan perusahaan, berdasarkan pada data transaksi intenal maupun eksternal. Modul FI menyediakan dokumen keuangan yang mampu melacak (mengaudit) setiap angka yang terdapat dalam suatu laporan keuangan hingga ke data transaksi awalnya. CO-ControllingFungsi dari modul CO adalah untuk mendukung empat kegiatan operasional, seperti: Pengendaliancapital investment Pengendalian aktivitas keuangan perusahaan, memonitor dan merencanakan pembayaran Pengendalian pendanaan terhadap pembelian, pengadaan dan penggunaan dana di setiap area Pengendalian biaya dan profit berdasarkan semua aktivitas perusahaan IM Investment ManagemenFungsi dari modul IM ini saling melengkapi dengan fungsi yang dijalankan oleh modul TR, namun modul IM lebih spesifik ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjang danfixed assetsdari perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan. ECEnterpriseControllingTujuan dari modul EC adalah untuk memberikan akses bagiEnterprise Controllermengenai hal-hal berikut : Kondisi keuangan perusahaan Hasil dari perencanaan dan pengendalian perusahaan Investasi Maintenance dari aset perusahaan Akuisisi dan pengembangan SDM perusahaan Kondisi pasar yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, seperti ukuran pasar,market share,competitor performance Faktor-faktor struktural dari proses bisnis, seperti struktur produksi, struktur biaya, neraca dan laporan rugi laba TR TreasuryModul TR berfungsi untuk mengintegrasikan antaracash managementdancash forecastingdengan aktivitas logistik dan transaksi keuangan.

b. DistributiondanManufacturing LE Logistics ExecutionModul LE juga merupakan modul yang terintegrasi dengan modul yang lainnya, yaitu modul PP, EC, SD, MM, PM dan QM. Pada intinya, modul ini fokus pada pengaturan logistik dari masa purchasing hingga distribusi. Daripurchase requisition,good receipthinggadelivery SD Sales DistributionDesain dari modul SD ditekankan kepada penggunaan strategi penjualan yang sensitif terhadap perubahan yang terjadi di pasar. Prioritas utama dari penggunaan modul ini adalah untuk membuat struktur data yang mampu merekam, menganalisis, dan mengontrol aktivitas untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan dan menghasilkan profit yang layak dalam periode akuntansi yang akan datang. MM Materials ManagementFungsi utama dari modul MM adalah untuk membantu manajemen dalam aktivitas sehari-hari dalam tipe bisnis apapun yang memerlukan konsumsi material, termasuk energi dan servis. PP Production PlanningModul PP ini berfungsi dalam merencanakan dan mengendalikan jalannya material sampai kepada proses pengiriman produk. PM Plant MaintenancModul PM berfungsi untuk mendukung dan mengontrol pemeliharaan peralatan dan bangunan secara efektif, mengatur data perawatan, dan mengintegrasikan data komponen peralatan dengan aktivitas operasional yang sedang berjalan. QM Quality ManagementModul QM terintegrasi dengan modul PP-PIProduction. Salah satu fungsi dari modul QM adalah untuk menyediakan master data yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari ISO-9000 series. PS Project SystemModul PS dikonsentrasikan untuk mendukung kegiatan-kegiatan berikut ini: Perencanaan terhadap waktu dan nilai Perencanaan detail dengan menggunakan perencanaancost elementatauunit costdan menetapkan waktu kritis, pendeskripsian aktivitas dan penjadwalan Koordinasi dari sumber daya melalui otomasi permintaan material, manajemen dan kapasitas material, serta sumber daya manusia Monitoring terhadap material, kapasitas dan dana selama proyek berjalan Penutupan proyek dengan analisis hasil dan perbaikan

c. Human ResourcesBerfungsi untuk:1. Memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan2. Melindungi data personalia dari pihak luar3. Membangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir

Keuntungan dan Kerugian ERPKeuntungan dari implementasi ERP antara lain: Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses Operas. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif. Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkatReturn on Investment(ROI), dan komponen lainnya, seperti: Pengurangan lead-time Peningkatan kontrol keuangan Penurunan inventori Penurunan tenaga kerja secara total Peningkatan service level Peningkatan sale Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen Peningkatan market share perusahaan Pengiriman tepat waktu Dll

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah: Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERPKerugian diatas dapat terjadi ketika: Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya. Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya. Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang dibutuhkan. Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan. Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan. Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi). Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siapuntuk selalu menyediakan data yangup-to-date. Kurangnya komunikasi antar personel. Cacatnya project design dan management. Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat. Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain sebagainya.

Tantangan1. Memilih ERP yang salahAlasan umum suatu kegagalan sistem adalah ketika sistem ERP tidak mendukung satu atau lebih proses bisnis yang penting. Tidak ada satu pun sistem ERP yang dapat mengatasi semua masalah di semua perusahaanMenemukan kesesuaian fungsionalitas yang baik akan membutuhkan proses pemilihan peranti lunak yang menyerupai sebuah corong yang dimulai dengan bagian yang umum kemudian secara sistematis semakin terfokus.Jika proses bisnis benar-benar unik, sistem ERP harus dimodifikasi untuk meng akomodasi peranti lunak jadi yang dapat ditambahkan yang khusus untuk industri tersebut atau agar dapat bekerja dengan sistem lama yang dikembangkan secara khusus2. Memilih Konsultan yang SalahHampir semua implementasi ERP melibatkan konsultan luar, yang mengkoordinasikan proyek tersebut, membantu perusahaan mengidentifikasi berbagai kebutuhannya, mengembangkan berbagai spesifikasi kebutuhan untuk ERP, memiliki paket ERP, meiliki paket ERP, dan mengelola perpindahannya. Keluhan yang sering timbul adalah perusahaan konsultan menjanjikan praktisi yang berpengalaman, akan tetapi ternyata mengirim pekerja magang yang tidak berkompetensi3. Biaya Tinggi dan Pembengkakan BiayaBiaya total kepemilikan untuk sistem ERP berbeda-beda dari satu perusahaan keperusahaan lainnya. Karena ERP sangat mahal untuk diimplementasikan, banyak manajer yang sering merasa terganggu dengan sedikitnya penghematan biaya nyata yang dapat mereka wujudkan dalam jangka pendek. Bahkan banyak sekali kritik mengenai keberhasilan ERP dikaitkan dengan apakah sistem tersebut memberikan manfaat yang melebihi biayanya

IMPLEMENTASI ERP Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksiLangkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP: Mengidentifikasi data yang akan di migrasi Menentukan waktu dari migrasi data Membuat template data Menentukan alat untuk migrasi data Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi Menentukan pengarsipan data

Manfaat Menggunakan ERPBerikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan: Integrasi data keuanganUntuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses OperasiMenstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk Standarisasi Data dan InformasiMenstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Tips memilih ERPBerikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:Knowledge & ExperienceKnowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

Penyebab Gagalnya ERP Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

Tanda-tanda kegagalan ERP Kurangnya komitmen top management Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis) Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan) Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal) Kurangnya buy in sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan Kesalahan penghitungan waktu implementasi Tidak cocoknya software dgn business process Kurangnya training dan pembelajaran Cacatnya project design & management Kurangnya komunikasi Saran penghematan yang menyesatkan

Kasus PertamaKasus yang dibahas adalah mengenai keberhasilan penerapan Enterprise System di PT Semen Gresik yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri pada tahun 1957. Dengan terus berkembangnya perusahaan ini, maka dibutuhkan pula suatu resource yang menunjang kinerja, strategi serta untuk pengolahan data yang semakin bertambah. Perusahaan ini menggunakan sistem yang dibuat sendiri (in-house development) yang berbasis Foxbase dan database Sybase. Namun seiring berjalannya waktu sistem yang mereka gunakan tidak dapat mengakomodasi kebutuhan perusahaan yang khususnya para user yang terus berkembang karena memiliki cabang di beberapa tempat. Sistem ini tidak dapat mengakomodasi perusahaan untuk integrasi data karena hanya mampu menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian saja, dan belum terintegrasi antara satu dan yang lainnya. Sehingga memungkinkan adanya kesalahan data, duplikasi data, dan sebagainya. Untuk itu PT Semen Gresik memutuskan untuk mencari solusi baru yang lebih powerfull dan terintegrasi dari pusat sampai ke cabang dengan membentuk Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik pada tahun 2000 untuk melakukan penelitian untuk pemilihan sistem yang baru yang akan digunakan.Setelah menyusun rencana proyek, melakukan tahap-tahap pengembangan, pemilihan konsultan, merencanakan anggaran, melakukan pengadaan barang untuk penunjang sistem, dan membuat laporan manajemen secara berkala. Akhirnya setelah lebih kurang 1,5 tahun PT Semen Gresik memutuskan untuk menggunakan Solusi ERP JD Edwards (ERP JD Edwards SolutionOnes) untuk sistem yang baru.Dengan menerapkan sistem yang baru tidak mungkin suatu perusahaan dapat langsung menjalankan sistem buatan eksternal sesuai dengan keinginan perusahaan, ada beberapa kendala yang dialami PT Semen Gresik pada saat penerapan sistem ERP yang baru, di antaranya:a. Teknis, di antaranya bahasa, dan perubahan dari model hard copy menjadi model softcopy (Display). Pengguanan software ERP menuntut PT Semen Gresik untuk mengubah penggunaan istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain sesuai dengan istilah ERP dalam bahasa inggris;b. Budaya, penerapan ERP menuntut karyawan untuk selalu aware terhadap perubahan-perubahan data dalam menggunakan software tersebut (contoh: selalu update data);c. Politik, kendala yang berasal dari departemen IT dan dari luar departemen di antaranya: Karyawan IT akan merasa pekerjaannya akan hilang kareng digantikan oleh sistem ERP, yang pada awalnya bagian IT yang bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user; Dengan alasan politis tertentu, pengurangan unit kerja yang sebenarnya bisa dilakukan setelah penerapan ERP menjadi tidak bisa; Users atau departemen lain akan merasa enggan terhadap IT selaku administrator karena ketakutan bahwa data-data dan laporan-laporan rahasia mereka diketahui.

Dengan adanya kendala-kendala tersebut, ada beberapa hal yang dilakukan PT Semen Gresik untuk mengatasinya, di antaranya:a. Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP;b. Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalu presentasi-presentasi yang menunjukkan kelebihan implementasi ERP;c. Pengambangan sistem Recovery dalam implementasi ERP.

Setelah melakukan penelitian lebih jauh mengenai tanggapan dan apresiasi calon user, melakukan pembelian hardware dan melakukan proses implementasi secara bertahap dengan berbagai kendala, diperoleh hasil implementasi ERP di PT Semen Gresik di antaranya:a. Mempercepat proses order dari distributor yang membantu meningkatkan hasil penjualan semen;b. Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan yang sebelumnya terlambat menjadi lebih awal;c. Meningkatkan keakuratan informasi;d. Proses bisnis yang berlangsung lebih efisien. Semua proses bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat;e. Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei internal, dan setelah 6 bulan implementasi berjalan, makan baru go to live sehingga memudahkan user di berbagai cabang dan pada umumnya user merasa puas.Kesimpulan:Sebuah perusahaan besar yang sudah berjalan lama tidaklah mudah untuk melakukan perubahan dalam penggunaan software ataupun sistematis kerja yang sudah menjadi SOP mereka sendiri yang sudah menjadi kebiasaan atau membudaya. Meskipun sistem yang lama prosesnya lebih lama dan manual, akan tetapi penyesuaian terhadap sistem yang baru akan lebih susah karena harus belajar kembali dari nol. Mau tidak mau karyawan atau perusahaan harus mengikuti alur sistem yang ada pada proses ERP atau sebaliknya, jika tidak maka penerapan ERP akan gagal. Penerapan sistem ERP membutuhkan dana yang tidak sedikit, mulai dari pembelian software, pengadaan hardware, pemilihan konsultan, dan lain-lain. Sehingga perlu dilakukan penelitian terhadap sistem yang berjalan dan sistem yang akan digunakan sebelum memilih sistem baru yang akan digunakan, karena jika tidak ketidaksesuaian proses sistem yang berjalan dan sistem baru yang akan lebih banyak dan akan mempersulit penerapannya yang akan membuat perusahaan kewalahan baik dari segi produksi, manajemen, dan lain-lain dan yang lebih buruknya mengalami kerugian yang sangat besar hingga kebangkrutan. Faktor keberhasilan peneran ERP di PT Semen Gresik di antaranya:a. Proses bisnis yang matang;b. Perubahan manajemen yang baik;c. Komitmen yang dimiliki mulai dari level manajemen sampai ke level user yang kuat;d. Dan melakukan perubahan budaya organisasi dan bisnis.Keberhasilan PT Semen Gresik dalam perubahan dan mengimplementasikan sistem ERP yaitu dengan mempertimbangkan proses bisnis, karyawan, dan IT.

Kasus KeduaKalbe Farma memiliki 62 kantor cabang di dalam negeri dan 7 kantor pemasaran di luar negeri, sehingga mereka memutuskan untuk menggunakan ERP dalam proses bisnis yang salah satunya adalah dalam distribusi. Kalbe sangat menyadari pentingnya kegiatan riset dan pengembangan obat. Hal ini dilakukan guna menghasilkan produk over the counter (seperti Promag) dan produk ethical (seperti Cefspan, Tarivid, dan Neuralgin). Untuk meningkatkan pertumbuhan dan mempertahankan pangsa pasar produk over-the-counter, Kalbe mengadakan promosi secara insentif, baik melalui media elektronik, media cetak, sponsorship, maupun pengadaan even-tevent. Sedangkan untuk produk ethical, Kalbe mengambil langkah promosi yaitu melakukanpendekatan langsung ke dokter dan masyarakat melalui 3 program, yaitu:Scientific program, yaitu merupakan pendekatan ke dokter dengan cara menerbitkanmajalah kedokteran Cermin Dunia Kedokteran dan mengadakan seminar-seminaruntuk memperkenalkan manfaat dan hasil uji klinis produk-produk yang mereka hasilkan.Public promotion, adalah pendekatan promosi ke masyarakat dengan menyediakanwebsite dan hotline service yang dapat diakses oleh siapa saja yang ingin mengetahuimanfaat dari obat-obat yang mereka hasilkan.Promotainment, merupakan promosi dalam bentuk gathering yang ditujukan untukmempertemukan dokter dengan masyarakat. Contohnya, dengan mengadakan kegiatanolahraga bersama antara dokter dengan pasien-pasiennya, atau melakukan pertemuanantara sesama pasien.Dalam menjalankan operasi bisnisnya tepatnya di bidang distribusi, melalui anak perusahaan Kalbe (PT Enseval Putera Megatrading) menggunakan sistem inti yaitu Oracle, dengan alasan bahwa Oracle lebih cocok untuk digunakan dalam kegiatan bisnis terutama distribusi. Salah satu manfaat yang diperoleh adalah ERP dapat membantu kegiatan pendistribusian untuk mengkalkulasi kebutuhan cabang-cabang. Untuk mendukung dan meningkatkan kinerja tim penjualannya, Kalbe membekali para salesmannya dengan Personal Digital Assistance (PDA). Tujuannya agar perusahaan dapat dengan cepat mengetahui order barang, sehingga kebutuhan akan barang dapat langsung terpenuhi.

Keuntungan implementasi ERP bagi PT Kalbe Farma adalah:ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya jadi lebih mudah, murah,cepat dan efisien.Mengurangi biaya-biaya Yaitu penghematan biaya operasional PT Kalbe Farma. Hal ini disebabkan karena sistem ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga dapat mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.Pengambilan keputusanSistem ERP yang merupakan sistem yang mengintegrasikan seluruh data dan informasisangat membantu PT Kalbe Farma dalam pengambilan keputusan, terutama apabila akanmuncul masalah dalam PT Kalbe Farma maka dengan cepat mereka dapat mengetahuinyadan segera mencari dan mengambil keputusan guna memecahkan masalah tersebut.

Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja tersusun sesuai dengan standaroperasi perusahaan yang sudah dibakukan.Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini membantu dalam keluarmasuknya arus barang.Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu dalam distribusi produk KalbeFarma dengan memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan aktifitas yang tidak memilikinilai tambah.

Manfaat yang diperoleh PT Kalbe Farma dengan penerapan ERP sistem dalam proses bisnisnyaantara lain:* Kecepatan informasi lebih dari 1 bagian ke bagian lain serta mampu menambah jamkerja. Contohnya:a. Keberhasilan dalam memengkas lama barang di gudang dari 180 hari menjadi 110hari. Seperti pada saat ada perubahan inventory seehingga tidah terjadi off production(terhentinya kegiatan oprasional atau produksi perusahaan)b. Laporan konsolidasi bulanan yang tadinya telat 10 hari, kini dapat dilaporkan tiaptanggal 4 (sebelumnya selesai pada tanggal 10 atau 12 pada bulan berikutnya).Artinya bahwa pihak manajemen mendapatkan informasi yang lebih cepat dan dapatmengetahui naik turunnya suatu produk secara detail.* Meningkatkan kepuasan konsumenKebutuhan informasi antarkantor cabang Kalbe Farma sudah online, termasuk juga onlinedengan bagian produksi. Dari segi keuangan, tiap-tiap divisi atau bisnis unit yang adatidak perlu menunggu lama untuk memperoleh memo dari bagian keuangan. Hal inikarena proses approval yang langsung dapat dicek oleh pimpinan via jaringan elektronik.* Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan penjualan obat.* Adanya Batch Number yang mengikuti mekanisme cara pembuatan obat (CPO) yangbenar, berguna untuk:a. Menelusuri hingga bahan baku apabila terjadi kesalahan atau masalah denganproduksi.b. Mendeteksi produk yang mendekati kadaluarsa obat maupun makanan kesehatan.

Kendala Implementasi ERPDalam menjalankan bisnisnya, PT Kalbe menemui beberapa kendala terutama dalam penerapanERP. Kendala yang ditemui PT Kalbe Farma dalam implementasi ERP, yakni:

1. Biaya yang tinggiBiaya implementasi ERP yang sangat bervariasi dari ribuan dollar hingga jutaan dollar,serta biaya Business Process Reengineering yang sangat tinggi.2.Perangkat keras dan lunak merupakan bagian kecil dari total biaya.Manajemen PT Kalbe Farma menganggarkan US$500.000 untuk sistem dan Rp. 2-3Miliyar untuk perangkat keras. Ini ditujukan agar keuntungan yang akan diperolehsemakin tinggi.3. Tahun 2000 manajemen PT Kalbe Farma masih dalam proses melakukan konsolidasiinternal dan masih dalam proses pengintegrasian setelah merger dengan Dankos danHexapharm Jaya.4. Mengenai change management terkait proses pemeliharaan dan pengembangan sertapendamping pada saat proses penerapan ERP di PT Kalbe Farma.5. Resiko yang tinggiJika terjadi kegagalan dalam implementasi ERP maka akan menimbulkan resiko yangsangat tinggi yang kemudian akan membahayakan bahkan membunuh bisnis yangbersangkutan.

Cara yang dilakukan PT Kalbe Farma dalam menyikapi kendala-kendala yang dihadapi adalah:a. Melakukan Risk Assesment dengan melakukan pemetaan titik-titik yang dianggap rawan jika terjadi suatu musibah.b. Membangun sebuah Disaster Recovery Center untuk menghindari kejadian-kejadian yangtidak diinginkan seperti kebakaran maupun gempa bumi atau lainnya yang dimanasebelumnya telah dilakukan kegiatan risk assesment untuk memlih lokasi yang tepat.Kalbe Farma menggunakan Key Perfomance Indikator untuk menilai kinerja para vendor yangpengukurannya didasarkan atas 5 parameter, yaitu right delivery, right quality, right quantity, right price dan right service.

Nilai Bisnis Implementasi ERP

ERP memiliki nilai bisnis (value added) yang tinggi bagi PT Kalbe Farma, yaitu:Dapat mengintegrasikan berbagai informasi yang ada menjadi suatu struktur tunggal.Informasi yang terintegrasi menjadi struktur yang tunggal tersebut dapat mengurangibiaya informasi yang dikeluarkan Kalbe Farma dan mendukung pelaksanaan operasi yanglebih efisien. ERP dapat mengolah data secara akurat dan cepat sehingga dapat mendukung prosespengambilan keputusan bisnis.

KesimpulanERP Pada PT Kalbe Farma :Dalam melakukan proses penerapan ERP perlu mempertimbangkan tiga kompenen utama dalam sistem informasi. Dimana ketiga komponen tersebut saling terkait. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memahami bisnis proses yang ada untuk mengetahui apakah perlu melakukan perubahan dalam hal teknologi informasi yang sudah ada di perusahaan dengan proses bisnis yang sedang berjalan, sehingga dapat menentukan sektor bisnis yang mana yang akan dikembangkan. Setelah melakukan proses evaluasi terhadap bisnis proses yang ada, maka akan diketahui apakah proses bisnis yang digunakan saat ini sudah cukup baik ataupun memerlukan perbaikan.Kemudian perbaikan yang dibutuhkan harus ditentukan sampai sejauh mana dan teknologi apa yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dari sisi hardware yang mendukung bisnis perusahaan dan meminimalkan kebutuhan hardware yang tidak dibutuhkan. Kemudian pemilihan software yang dibutuhkan dalam hal ini modul-modul ERP yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.Komponen penting lainnya adalah sumber daya manusia yang menjalankan perubahan proses bisnis yang ada. Apakah orang-orang yang ada sudah mencukupi dan memenuhi kebutuhan dan kualifikasi untuk dapat mendukung perubahan dan penerapan penggunaan ERP ataupun sistem informasi yang baru atau sumber daya manusia yang ada masih diperlukan pelatihan dan pendidikan agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik dan lancar.Jika secara umum suatu proses bisnis perusahaan telah dapat dituangkan ke dalam suatu standard aplikasi ERP yang umum (ERP), maka dapat dikatakan bahwa perusahaan tersebut dapat mempergunakan ERP untuk menunjang kemajuan dari perusahaan. Memang setiap perusahaan memiliki kekhususan yang mana secara umum ERP tidak dapat memfasilitasi kekhususan tersebut, tetapi jika dipandang tidak perlu dimasukkan ke dalam ERP dan masih dapat dikerjakan di luar ERP, maka sebaiknya tetap dikerjakan di luar ERP. Tetapi jika kekhususan tersebut merupakan faktor yang penting bagi proses bisnis perusahaan, maka dapat diusahakan untuk memasukkannya ke dalam ERP.Hal yang perlu dipertimbangkan juga adalah kemampuan dari suatu ERP untuk mengakomodasi adanya modifikasi jika diperlukan. Akhir dari pertimbangan mengenai perlunya penggunaan ERP, implementasi ataupun modifikasi adalah, dari segi biaya yang diperlukan dan diperbandingkan dengan keuntungan yang dapat diraih oleh perusahaan di waktu kedepannya. Dalam hal ini PT Kalbe Farma menggunakan lebih dari satu vendor yaitu Citrix dan Oracle, dan rencana pengembangan IT sesuai cetak biru 2012, dimana perlu diadakan proses pengawasan yang terus menerus dan berkesinambungan.Penerapan ERP dalam rangka meningkatkan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi merupakan keunggulan bersaing utama bagi semua perusahaan di masa depan. Karena itu, modul-modul dan vendor yang maju dan responsive akan meningkatkan profitabilitas Kalbe,Disamping itu peran change management sangat diperlukan untuk memberiakn pendidikan dan pelatihan kepada pengguna yaitu karyawan dan para manajer yang berhubungan langsung dengan sistem yang baru. Dalam hal ini PT Kalbe Farma menggunakan Change Acceleration Project untuk mengelola perubahan yang ada dalam proses penerapan ERP di PT Kalbe Farma ini. Langkah-langkah PT Kalbe Farma untuk mendukung keberhasilan penerapan ERP juga terlihat dari pendekatan yang dilakukan oleh perusahaan kepada departemen atau bagian yang mengalami perubahan sistem informasi untuk mendapatkan dukungan dan komitmen dalam proses penerapan ERP. Komitmen ini diperlukan untuk meyakinkan bahwa penerapan ERP ini hanya untuk kebaikan perusahaan dan pada nantinya akan meningkatkan nilai perusahaan dan pada ahirnya seluruh penghuni perusahaan akan mendapatkan manfaatnya, bukan untuk menghilangkan pekerjaan bagi seseorang atau sebagainya. Disamping itu, komitmen menejemen akan turut membantu penyelesaian dari konflik-konflik yang ada selama proses penerapan ERP.Sehingga dapat disimpulkan, faktor kunci kesuksesan dalam penerpan ERP di PT Kalbe Farma adalah, Pemahaman bisnis proses yang matang, dimana hal ini adalah hal yang mutlak bagi suatu perusahaan dalam menerapkan ERP, dimana ERP tidak dapat diterapkan jika suatu perusahaan tidak memahami bisnis proses yang ada dengan jelas. Kedua mengetahui bagian-bagian mana yang harus diperbaiki dari bisnis prosesnya dan pemilihan aplikasi, modul dan vendor yang sesuai dengan kebutuhan proses bisnisnya. Faktor selanjutnya adalah faktor kunci kesuksesan implementasi ERP di Kalbe Farma, yaitu change management yang baik. Suatu penerapan sistem informasi yang baru khususnya ERP akan selalu diikiti dengan adanya perubahan-perubahan dalam perusahaan tersebut. Change management diperlukan untuk memberiakan pelatihan dan pendidikan bagi pengguna yang bersentuhan langsung dengan penerapan suatu sistem yang baru. Disamping dua hal tersebut, juga perlu disampaiakn mengenai alasan pergantian sistem, keefektivan penggunaan sistem yang baru dan keuntungan dalam penggunaan sistem informasi yang baru tersebut.Oleh karena itu kombinasi yang saling mendukung dan saling melengkapi antara proses bisnis dan perkembangan teknologi informasi merupakan tuntutan yang tidak dapat dielakan untuk keberhasilan suatu organisasi bisnis. Intinya pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi sangat membantu perusahaan untuk menghadapi persaingan global dan memperbesar peluang untuk menuai keuntungan dari internet yang berkembang semakin pesat.

SaranKomitmen yang ada dari level karyawan hingga manajemen sebagai pengguna. Penerapan ERP di setiap perusahaan pasti mengalami kendala adan membutuhkan waktu, tenaga dan pikiran, sehingga komitmen yang kuat dari seluruh lapisan di dalam perusahaan sangat penting dan diperlukan. Sebaiknya Kalbe memiliki sistem manajemen yang baik untuk melakukan perbaikan dan menularkannya kepada para pemasok, karena Kalbe tidak bekerja sendiri, kesuksesan Kalbe juga didukung oleh para pemasok bahan bakunya. Untuk itu, komitmen manajemen puncak Kalbe dan pemasok juga harus tinggi. Karena kemampuan perusahaan dalam dalam melakukan perbaikan dan pembenahan bukan hanya slogan semata. Akan tetapi hal ini juga membutuhkan suatu sistem yang terpadu agar perbaikan dan pengembangan dapat dilakukan secara berkelanjutan. Vendor dan Kalbe merupakan suatu jaringan dalam Networkm Supply Chain. Dimana jika Kalbe Farma mengalami kemajuan maka vendor-pun akan merasakan manfaatnya secara nyata. Untuk mencapai tujuan itu, tentu diperlukan keterbukaan, kejujuran dan komunikasi di antara kedua belah pihak. Dengan tujuan terbinanya hubungan yang jangka panjang yang harmonis, dan saling mengubtungkan.

Sumber : M.B. Romneyand P.J.Steinbart (2012). Accounting Information Systems 13theditionPrentice Hall. Chapter 2 J.W.Wilkinson, M.J. Cerullo, Vasant Raval, Bernard Wong-On-Wing (2000). Accounting Information Systems: Essential Concepts and Applications4thedition. John Wiley & Sons. Chapter 3 E.Turban and LindaVolonino (2010). Information Technologyfor Management: Transforming Organizations in the Digital Economy7 thedition. John Wiley & Sons. Chapter 10 A. Mohammad B.S., Megaproyek Grup Kalbe Wujudkan Sistem Terintegrasi, 25 Oktober 2007, dapat diakses melalui: http://202.59.162.82/swamajalah/swadigital/details

Bisnis Indonesia 26 Oktober 2006, Kalbe Farma Bangun Akses Infrastruktur

Firdanianty dan Handayani Tutut, Menjaga Rantai Pasokan Raja Farmasi, Rabu, 30 April 2008, dapat diakses melalui http://www.swa.co.id/swamajalah/praktik/details.

http://www.kalbefarma.com/print_version.php?mn=news&detail=19278 http://givlianodaivand.blogspot.co.id/2010/03/keuntungan-dan-kendala-implementasi-erp.html