RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

( STUDI KASUS : UD. KUDA MAS LUMAJANG)

I.G.A.P Semara Putra 1)

1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email: underground_pake_x@yahoo.co.id

Abstract: UD. Kuda Mas is a trading business that specializes in buying and selling gold located on the Panglima Sudirman 92 Lumajang Street. UD Kuda Mas provides a many kinds of yellow gold jewelry. The day the transaction is increasing UD. Kuda Mas has some obstacles to finding and processing data purchases and sales transactions so it is difficult to know the income earned. UD Kuda Mas is also difficult to know the exact time in making a purchase or sale of goods because the price of gold is subject to change. Based on existing problems, we need an information system that can help any purchases, sales and the gold price forecasting system to provide the gold price forecast future periods, forecasting system implemented method of exponential smoothing methods holt to be a reference standard based on the method used. The system created is expected to help resolve any purchases, sales transactions, minimizing errors that may occur. and the gold price forecasting system to support existing operations so as to provide maximum benefit in the future.

Keywords : purchase and sales information systems, gold shops, exponential smoothing (holt).

Penyelesaian transaksi pembelian

dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan

bagi setiap perusahaan. Tanpa adanya sistem

yang baik, suatu perusahaan sulit untuk

mendapatkan informasi yang valid dari setiap

transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi

pada UD kuda Mas sebagai usaha dagang

yang bergerak dalam bidang jual beli

perhiasan emas.

UD Kuda Mas mempunyai beberapa

masalah yaitu dalam pencatatan stock

persediaan barang yang masih dilakukan

secara manual, akibatnya pengecekan jumlah

barang dilakukan satu per satu yang

menyebabkan banyak waktu terbuang, serta

tidak adanya pencatatan data transaksi

penjualan dan pembelian yang baik sehingga

UD. Kuda Mas sulit untuk mengetahui laba

rugi yang didapat. UD Kuda Mas juga

mengalami kesulitan dalam menentukan

waktu yang tepat untuk melakukan

1

pembelian maupun penjualan barang karena

harga emas sewaktu-waktu dapat berubah

Berdasarkan uraian di atas, UD

Kuda Mas membutuhkan suatu sistem

informasi pembelian dan penjualan agar

dapat melakukan pencatatan untuk setiap

transaksi, mengontrol stok baru maupun stok

yang ada dan memberikan laporan yang

dibutuhkan. UD Kuda Mas juga

membutuhkan suatu sistem peramalan harga

emas untuk membantu mengetahui

pergerakan harga emas karena akan lebih

baik jika dapat mengetahui waktu yang tepat

untuk membeli barang di saat harga rendah,

sehingga dapat meminimalisasi kerugian

dalam penjualan barang. Metode yang

digunakan untuk peramalan harga emas

adalah metode exponential smoothing dari

Holt.

Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat

menyelesaikan setiap transaksi pembelian

dan penjualan, meminimalisasi kesalahan

dalam perhitungan yang mungkin terjadi, dan

sistem peramalan harga emas sebagai

pendukung kegiatan operasional yang ada

sehingga memberikan keuntungan yang

maksimal dikemudian hari.

LANDASAN TEORI

1. Teori Pembelian

Pembelian adalah usaha pengadaan

barang untuk perusahaan. Dalam perusahaan

dagang pembelian dilakukan dengan dijual

kembali tanpa mengadakan perubahan

bentuk barang, sedangkan pada perusahaan

manufaktur pembelian dilakukan dengan

merubah kembali dengan merubah bentuk.

Pembelian (purchases) adalah harga

pembelian (harga pokok) barang dagang

yang diperoleh perusahaan selama periode

tertentu (Aliminsyah dan padji, 2003 : 450).

Menurut Soemarso S.R kegiatan pembelian

dalam perusahaan dagang yaitu:

1. Membeli barang dagan secara tunai atau

kredit.

2. Membeli aktiva produksi untuk

digunakan dalam kegiatan perusahaan.

3. Membeli barang dan jasa lain

sehubungan dengan kegiatan

perusahaan.

2

Sehingga dapat diperoleh

kesimpulan bahwa pembelian merupakan

perkiraan. Perkiraan tersebut digunakan

untuk mencatat semua pembelian barang

dagang dalam satu periode tertentu.

2. Teori Penjualan

Menurut Jober dalam Jiunkpe (2003),

konsep penjualan adalah gagasan bahwa

konsumen tidak akan membeli cukup

banyak produk perusahaan kecuali jika

perusahaan tersebut melakukan usaha

penjualan dan promosi dalam skala besar.

Menurut Kotler dalam Jiunkpe (2005),

penjualan merupakan sebuah proses

dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan

penjualan dipenuhi, melalui antar

pertukaran informasi dan kepentingan.

Jadi konsep penjualan adalah cara untuk

mempengaruhi konsumen untuk membeli

produk yang ditawarkan. Dalam

kenyataannya penjualan mempunyai dia

sistem yang biasa diterapkan oleh suatu

perusahaan dagang yaitu yang dilakukan

dengan cara tunai dan penjualan yang

dilakukan menggunakan cara kredit atau

sering disebut cara angsuran.

3. Metode Eksponensial Smoothing (HOLT)

Menurut Salah satu teknik yang

digunakan untuk meramal data yang

mengikuti suatu trend adalah metode dua

parameter Holt. Teknik Holt memperhalus

trend dengan menggunakan konstanta-

konstanta pemulusan yang berbeda. Tiga

persamaan yang digunakan dalam teknik

ini adalah sebagai berikut:

1. At = α Yt +(1 – α )(At-1 + Tt-1)

2. Tt = β(At – At-1)+(1 - β)Tt-1

3. Ŷt+p = At + pTt

Keterangan:α = konstanta penghalusan untuk data ( 0< α <1 )β = konstanta penghalusan untuk eliminasi trend ( 0< β <1 )Yt = data yang sebenarnya pada periode tAt = nilai pemulusan yang baruTt = estimasi trendp = periode yang diramalkanŶt-p = Nilai Ramalan pada periode p

Persamaan pertama hampir sama dengan

model dasar pemulusan eksponential

tunggal, hanya saja variabel trend

ditambahkan pada persamaan tersebut.

Estimasi trend dihitung dengan

menghitung estimasi trend menunjukkan

bahwa estmasi trend dikalikan dengan β

dan kemudian ditambahkan pada estimasi

yang lama, dikalikan dengan (1 - β). Hasil

3

dari persamaan tersebut adalah trend yang

dihaluskan tanpa pengaruh random.

4. Ukuran Ketepatan Peramalan

Tidak mungkin suatu peramalan akan

benar benar akurat. Ramalan selalu

berbeda dengan permintaan aktual.

Perbedaan antara ramalan dengan data

aktual disebut kesalahan ramalan.

Meskipun suatu jumlah kesalahan ramalan

tidak dapat dihindari namun tujuan

ramalan adalah agar kesalahannya sekecil

mungkin. Tentunya jika tingkat kesalahan

tidak kecil, hal ini memberi indikasi

apakah teknik ramalan yang digunakan

salah, atau teknik perlu disesuaikan

dengan mengubah parameter.

a. Deviasi absolut rata rata (Mean Absolute

Deviation – MAD)

MAD merupakan salah satu

pengukuran kesalahan yang popular dan

mudah digunakan. MAD merupakan suatu

ukuran perbedaan atau selisih antara

ramalan dengan permintaan aktual.

Umumnya, semakin kecil MAD semakin

akurat nilai suatu ramalan.

b. Persentase kesalahan absolut rata-rata

(Mean Absolut Percentage Error -

MAPE)

MAPE merupakan prosentase yang

dihitung dari nilai absolut kesalahan di

masing masing periode dan dibagi dengan

nilai data aktual periode tersebut

kemudian dicari rata rata kesalahannya.

PERANCANGAN SISTEM

Pada Gambar 1 menunjukan

document flow terkomputerisasi

menggambarkan proses pembelian barang.

Proses dimulai dari pihak sales memberikan

data barang baru, kemudian bagian

pembelian memasukan data barang baru

yang dibeli. Setelah data barang di masukkan

seluruhnya, bagian pengecekan akan

memeriksa kesesuaian barang tersebut.

Apabila barang ada yang tidak sesuai maka

akan di kembalikan kepada pihak sales. Jika

data telah sesuai maka data di simpan dan

dibuatkan laporan data barang baru yang

ditujukan kepada manajer toko emas.

4

Gambar 1. Dokumen Flow Terkomputerisasi Pembelian Barang

Pada Gambar 2 menunjukan

document flow terkomputerisasi

menggambarkan proses penjualan barang.

Proses dimulai dari pihak toko emas

memperlihatkan data barang yang dijual

kemudian pelanggan memilih barang yang

sesuai. Jika pelanggan setuju dengan

barang yang dipilih, bagian penjualan

akan membuat nota pembelian barang

untuk pelanggan. Kemudian dari data

penjualan yang ada dapat dibuatkan

laporan penjualanuntuk diberikan kepada

manajer toko emas.

Gambar 2. Dokumen Flow Terkomputerisasi Penjualan Barang

Flowchart Peramalan Harga Emas

Metode Exponential Smoothing

digunakan untuk meramalkan harga emas

pada periode mendatang. Data yang

dipergunakan untuk perhitungan pada

metode ini adalah data harga emas setiap

bulannya. Metode ini menggunakan dua

parameter yang dikombinasikan sampai

menghasilkan nilai MAD (Mean Absolute

Deviation) dan MAPE (Mean Absolute

Percentage Error) terkecil. Untuk lebih jelas

bisa dilihat pada Gambar 3.

5

Gambar 3. Flowchart Peramalan Harga Emas CONTEXT DIAGRAM

Context diagram UD. KUDA MAS

terdapat 4 external entity, yaitu supplier,

customer, Admin dan Manager toko emas.

Pada setiap entity memberikan masukan dan

sistem memberikan keluaran berupa laporan

atau lainnya. Context Diagram ditunjukkan

pada Gambar 4

Gambar 4. Context Diagram

HASIL DAN PEMBAHASAN

Tujuan dibangunnya sistem ini adalah

untuk membangun sebuah sistem informasi

pembelian dan penjualan untuk membantu

dalam melakukan transaksi yang terjadi dan

sitem peramalan harga emas untuk

memberikan informasi prediksi harga emas

periode mendatang guna meminimalisasi

kerugian.

6

1. Proses Transaksi Pembelian

Gambar 5 Form Transaksi Pembelian

Form transaksi pembelian ini digunakan

untuk menambah data barang baru dengan

melakukan transaksi pembelian. Form

Transaksi pembelian ini terdapat field yang

harus diisi yaitu jenis, model, supplier, berat,

karat dan harga beli.

2. Proses Transaksi Penjualan

Gambar 6 Form Transaksi Penjualan

Form transaksi penjualan ini digunakan

untuk melakukan penjualan barang satuan

kepada customer. Terdapat field yang harus

diisi yaitu nama customer dan harga jual.

3. Transaksi Peramalan

Gambar 7 Form Transaksi Peramalan

Form transaksi peramalan ini digunakan

untuk melakukan peramalan harga emas

periode mendatang. Terdapat field yang harus

diisi yaitu kodebobot dan jumlah data harga

emas.

7

4. Laporan Pembelian

Gambar 8 Laporan Pembelian

Form laporan pembelian digunakan

untuk menampilkan data pembelian yang ada

sesuai dengan periode. Form laporan pembelian

terdapat field yaitu periode.

5. Laporan Penjualan

Gambar 9 Form laporan penjualan

Laporan penjualan digunakan untuk

menampilkan data penjualan barang yang ada

sesuai dengan periode. Form laporan

penjualan terdapat field yaitu periode.

6. Laporan Peramalan Harga Emas

Form laporan peramalan harga emas ini

digunakan untuk menampilkan data hasil

peramalan yang telah disimpan dan dapat dipilih

berdasarkan periode

Gambar 10 Form Laporan Hasil Peramalan

KESIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil dari

pembuatan Sistem Informasi Pembelian dan

Penjualan pada UD. Kuda di lumajang ini

adalah sebagai berikut:

8

1. Berdasarkan hasil uji coba, rancang

bangun sistem informasi pembelian dan

penjualan pada UD. Kuda Mas telah

dibuat sesuai dengan kebutuhan dalam

memenuhi informasi dari pihak

pembelian dan penjualan.

2. Sistem dapat meramalkan harga emas

pada periode 1 bulan mendatang dengan

menggunakan metode exponential

smoothing dengan teknik holt.

3. Dengan mengetahui harga emas pada 1

bulan periode kedepan dari hasil

perhitungan peramalan tersebut,

meskipun tidak dapat memberikan hasil

tepat 100% setidaknya dapat digunakan

sebagai salah satu bahan pertimbangan

oleh pihak manajerial untuk mengetahui

waktu yang tepat dalam melakukan

pembelian dan penjualan barang.

DAFTAR PUSTAKA

Aliminsyah dan Padji. 2003. Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung: YRAMA WIDYA

Arsyad, Lincolin. 2001. Peramalan Bisnis Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta.

Jobber, D. & Lancaster, G. 2003. Selling and Sales Management. New Jersey: Prentice Hall

Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. 2003, Analisisdan Perancangan Sistem jilid 1, Prenhallindo, Jakarta

Kotler, Philip & Keller, Kevin L. 2005. Marketing Management. New Jersey: Prentice Hall. Inc

Kusnandar, Rulli. 2010. Cara Cerdas Berkebun Emas. Jakarta: TRANSMEDIA

Martiningtyas, Nining, 2004, Buku Materi Kuliah STIKOM Statistika, STIKOM Surabaya, Surabaya.

Neuschel, Richard F., 1976, Management Systems for Profit and Growth, McGraw-Hill, New York

9