petunjuk pengoperasian spse 3.5 admin agency...

Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 – Admin Agency i

Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 – Admin Agency ii

Daftar Isi

1 Pendahuluan.................................................................................................................... 1

1.1 Admin Agency ........................................................................................................ 2 1.2 Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi ............................................................ 3

2 Memulai Aplikasi .............................................................................................................. 4

2.1 Akses ke dalam SPSE............................................................................................. 4

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur ............................................................................................. 5

3.1 Menu Home ........................................................................................................... 5 3.2 Menu Identitas ...................................................................................................... 6 3.3 Menu Agency ......................................................................................................... 6 3.4 Menu Satuan Kerja ................................................................................................ 8

3.4.1 Data Satuan Kerja .......................................................................................... 8 3.5 Menu Paket.......................................................................................................... 10 3.6 Menu Pegawai ..................................................................................................... 10 3.7 Menu Panitia ....................................................................................................... 12 3.8 Menu Catatan/Log Akses .................................................................................... 16 3.9 Menu Ganti Password .......................................................................................... 17

4 Trouble Ticketing System ............................................................................................... 18

4.1 Pembuatan Ticket ............................................................................................... 19 4.2 Membalas Tiket (Reply) ..................................................................................... 20

5 Mengakhiri Aplikasi ...................................................................................................... 21

6 Lupa Password ............................................................................................................. 21

7 Penutup ........................................................................................................................ 21

Petunjuk Pengoperasian SPSE 3.5 – Admin Agency 1

1 Pendahuluan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu

bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu

perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan

dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan

ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam

Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun

2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk

sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Perpres 54 Tahun 2010 juga

mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja

K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara

elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP

No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam

menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib

memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11

Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.

Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan lebih

meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi, dan

akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya

informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan

terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di

bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan harapan

pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan yang

tersedia dalam SPSE saat ini adalah E-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia

Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia

Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan

menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara E-

Tendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam


Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering. Selain

itu di dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (E-

Audit), Katalog Elektronik (E-Catalogue) yang merupakan sistem informasi elektronik

yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai

penyedia barang/jasa pemerintah dan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem

katalog elektronik (E-Purchasing).

Sebagai pedoman bagi ULP (pokja/panitia pengadaan) atau pejabat pengadaan dalam

menyusun dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik LKPP

akan segera merilis Standar Dokumen Pengadaan (SDP E-Procurement) dengan

tujuan agar Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan K/L/D/I yang dilakukan secara

elektronik berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip dan etika pengadaan.

1.1 Admin Agency

Admin Agency adalah administrator dari suatu instansi yang menggunakan SPSE.

Sebelum proses lelang secara elektronik dapat dilaksanakan, ada beberapa aktivitas

yang dilakukan oleh Admin Agency dalam SPSE, yaitu:

Membuat Sub Agency (jika dibutuhkan);

Mengisi data satuan kerja di instansi yang bersangkutan;

Mengisi data pegawai yang bertugas sebagai PPK dan Panitia sesuai SK (Surat

Keputusan) dari Pejabat di instansi yang bersangkutan;

Mengisi data anggota kepanitiaan yang akan bertanggungjawab pada paket

tertentu.


1.2 Alur Proses Admin Agency dalam Aplikasi

Mulai

Input Data Satuan Kerja

Input Data Pegawai

Input Data Kepanitiaan

Selesai

Input Data Sub Agency

(Jika diperlukan)

Gambar Alur Proses Admin Agency

Asumsi Admin Agency sudah mendapat kode akses.


2 Memulai Aplikasi

2.1 Akses ke dalam SPSE

Admin Agency mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam

SPSE dari pengelola LPSE dengan menunjukkan surat pengangkatan sebagai Admin

Agency.

Pada halaman utama SPSE klik tombol .

Gambar Halaman Utama LPSE

Kemudian akan tampil halaman ”Login”. Ketikkan User Id dan Password pada

halaman tersebut, lalau klik tombol .


Gambar Halaman Login

Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus

sesuai dengan hak akses Pengguna.

3 Penjelasan Fungsi dan Fitur

Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk

Admin Agency. Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu.

3.1 Menu Home

Menu ini berisi informasi umum dari Admin Agency.

Gambar Halaman Home Admin Agency


3.2 Menu Identitas

Menu ini berisi informasi data identitas Agency/Instansi.

Gambar Halaman Data Identitas Agency

Nama, adalah nama instansi atau agency;

Alamat, adalah alamat dari instansi;

Propinsi, adalah nama Propinsi dari lokasi instansi;

Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi instansi;

Telepon, adalah nomor telepon instansi;

Fax, adalah nomor faximilie instansi;

Website, adalah alamat website instansi;

Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab user Admin Agency

pada aplikasi SPSE;

NIP, adalah Nomor Induk Pegawai penanggung jawab.

Klik tombol jika telah selesai mengisi data identitas instansi.

3.3 Menu Agency

Menu ini digunakan untuk membuat Sub Agency (Agency yang berada di bawahnya).

Sub Agency yang dibuat juga dapat membuat Sub Agency kembali, dan seterusnya.

Untuk membuat Sub Agency, klik tombol .


Gambar Halaman Daftar Agency

Lalu akan tampil halaman ”Edit”.

Gambar Halaman Edit Data Agency

Nama Agency, adalah nama Sub Agency;

Alamat, adalah alamat dari Sub Agency;

Kabupaten/Kota, adalah nama Kabupaten/Kota dari lokasi Sub Agency;

Telepon, adalah nomor telepon Sub Agency;

Fax, adalah nomor faximilie Sub Agency;

Jenis Agency, adalah jenis dari Sub Agency. Pilih salah satu yang tersedia;

Website, adalah alamat website Sub Agency;

Tanggal Pendaftaran, adalah tanggal didaftarkannya Sub Agency dalam SPSE;

Nomor SK Penunjukan, adalah nomor surat edaran/surat penunjukan/surat lainnya

tentang Sub Agency tersebut menggunakan SPSE;


Penanggung Jawab, adalah orang sebagai penanggung jawab atau user Admin

Sub Agency pada SPSE. Klik tombol terlebih dahulu untuk dapat mengisi

data penanggung jawab.

Untuk mengedit Sub Agency yang telah dibuat, klik nama Agency yang akan

menampilkan halaman ”Edit”. Lalu klik tombol .

Untuk menghapus data Sub Agency klik ikon (□) di sebelah nama satuan kerja

sehingga muncul tanda √, lalu klik tombol .

Gambar Halaman Edit Data Agency (Edit/Hapus Data Agency)

3.4 Menu Satuan Kerja

Menu ini digunakan untuk mengisi data satuan kerja.

3.4.1 Data Satuan Kerja

Untuk membuat data satuan kerja, klik tombol .

Gambar Halaman Daftar Satuan Kerja

Lalu akan tampil halaman “Edit”.



Kode Satuan Kerja, adalah kode dari satuan kerja;

Nama Satuan Kerja, adalah nama dari satuan kerja;

Alamat, adalah alamat satuan kerja;

Instansi, adalah instansi dari satuan kerja

Kode Pos, adalah kode pos satuan kerja;

Telepon, adalah nomor telepon satuan kerja;

Faximile, adalah nomor faximile satuan kerja;

Kontak Personal, nama orang yang bertanggung jawab pada satuan kerja.

Klik tombol jika telah mengisi data satuan kerja.

Untuk mengedit data satuan kerja klik nama satuan kerja pada halaman “Daftar

Satuan Kerja”.

Untuk menghapus data satuan kerja klik ikon (□) di sebelah nama satuan kerja

sehingga muncul tanda √, lalu klik tombol .



3.5 Menu Paket

Menu ini digunakan untuk menampilkan paket lelang dengan status draft, sedang

dilelang ataupun telah selesai.

Gambar Halaman Daftar Paket

Pada halaman ini Admin Agency tidak dapat menambah atau mengedit data. Pilih

tahun anggaran yang tersedia untuk melihat daftar paket pada tahun tertentu.

3.6 Menu Pegawai

Menu ini digunakan untuk mengisi data pegawai yang bertugas sebagai PPK dan

Panitia sesuai SK (Surat Keputusan) dari Pejabat di instansi/Agency yang

bersangkutan.

Untuk membuat data pegawai, klik tombol .


Gambar Halaman Daftar Pegawai

Lalu akan tampil halaman “Edit Pegawai”.

Gambar Halaman Tambah Pegawai

Nama Pegawai, adalah nama dari pegawai;

NIP, adalah Nomor Induk Pegawai;

User ID, adalah kode akses untuk login ke dalam SPSE.;

Password Baru, adalah password untuk login ke dalam SPSE. Untuk pemberian

password awal gunakan yang mudah diingat;

Ulangi Password, adalah konfirmasi dari password baru;


Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja tempat pegawai bertugas (instansi);

Alamat, adalah alamat kantor pegawai;

Telepon, adalah nomor telepon kantor atau nomor telepon selularpegawai;

Email, adalah alamat email pegawai;

Pangkat, adalah pangkat pegawai;

Jabatan, adalah jabatan pegawai;

Golongan, adalah golongan pegawai;

Aktif, adalah status aktif atau tidak sebagai PPK/Panitia/Admin Agency. Jika masih

aktif klik ikon (□) sehingga muncul tanda √. Jika sudah tidak aktif kosongkan ikon (□)

sehingga tidak muncul tanda √ yang berarti pegawai tersebut sudah tidak bisa

masuk ke dalam SPSE;

Pengangkatan menjadi, adalah jenis user untuk login ke dalam SPSE. Pilih salah

satu yang tersedia;

Nomor SK, adalah nomor surat keputusan penunjukan pegawai menjabat sebagai

PPK/Panitia/Admin Agency;

Masa Berlaku SK, adalah masa berlaku surat keputusan penunjukan pegawai

menjabat sebagai PPK/Panitia/Admin Agency.

Klik tombol jika telah selesai mengisi data pegawai.

Untuk mengedit data pegawai klik nama pegawai pada halaman “Daftar Pegawai”.

Untuk menghapus data pegawai klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga

muncul tanda √ lalu klik tombol .

Gambar Halaman Daftar Pegawai (Edit/Hapus Data Pegawai)

3.7 Menu Panitia

Menu ini digunakan untuk membuat kepanitiaan beserta anggota kepanitiaannya.


Untuk membuat data kepanitiaan, pilih tahun anggaran kemudian klik tombol .

Gambar Halaman Daftar Panitia

Lalu akan tampil halaman ”Kepanitiaan > Edit”.

Gambar Halaman Tambah Kepanitiaan

Nama Kepanitiaan, adalah nama kepanitiaan untuk satu atau beberapa paket

lelang;

Tahun Kepanitiaan, adalah masa tahun kepanitiaan;

Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja di mana kepanitiaan itu berada. Pilih salah

satu yang tersedia.

Klik tombol jika telah selesai mengisi data kepanitiaan.

Setelah disimpan pada halaman tersebut akan tampil dua tombol baru, yaitu

dan .

Untuk menambah anggota kepanitiaan, klik tombol .


Gambar Halaman Tambah Kepanitiaan

Lalu akan tampil halaman “Pilih Pegawai”.

Gambar Halaman Pilih Pegawai

Data pada halaman ini akan tampil jika data pada Menu Pegawai telah diisi.

Pilih beberapa pegawai yang akan dimasukkan ke dalam anggota kepanitiaan dengan

klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda √. Lalu klik tombol

dan akan kembali ke halaman ” Kepanitiaan > Edit”.


Gambar Halaman Edit Kepanitiaan

Berikan jabatan pada masing-masing pegawai dengan klik dan pilih

jabatan yang tersedia. Dalam menentukan jabatan dalam suatu kepanitiaan harus

dipilih salah satu dari anggota kepanitiaan yang menjabat sebagai ’Ketua’.

Klik tombol jika telah menentukan jabatan dari masing-masing anggota

kepanitiaan.

Untuk menghapus data anggota kepanitiaan, klik ikon (□) di sebelah nama anggota

kepanitiaan pada halaman ” Kepanitiaan > Edit” sehingga muncul tanda √, lalu klik

tombol .

Gambar Halaman Edit Kepanitiaan


Untuk mengedit data panitia klik nama panitia pada halaman “Daftar Panitia/Pokja

ULP”.

Untuk menghapus data kepanitiaan, klik ikon (□) di sebelah nama kepanitiaan pada

halaman “Daftar Panitia/Pokja ULP” sehingga muncul tanda √, lalu klik tombol

.

Gambar Halaman Daftar Panitia (Edit/Hapus Data Panitia)

3.8 Menu Catatan/Log Akses

Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Admin Agency.


Gambar Halaman Catatan/Log Ak ses

3.9 Menu Ganti Password

Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk

keperluan keamanan dan kemudahan mengingat.

Gambar Halaman Mengganti Password

Password Lama, adalah password lama dari akses login Admin Agency;

Password Baru, adalah password baru yang diinginkan;

Ulangi Password, adalah untuk memastikan password baru yang diinginkan.

Klik tombol untuk proses mengganti password.


4 Trouble Ticketing System

Trouble Ticketing System (TTS) adalah sistem yang dibangun sebagai media bagi

seluruh User/Pengguna SPSE untuk dapat menyampaikan Ticket yang berisi

Complain/ Request/ Objection/ Inquiry (CROI) kepada LPSE (Helpdesk), dan

dilengkapi juga dengan fasilitas ekskalasi Ticket kepada Training and User Support

(TUS) di Direktorat e-Procurement apabila pihak LPSE tidak dapat

menjawab/memberikan resolusi.

Gambar Halaman Home SPSE dengan link TTS

Gambar Halaman News pada Menu Home


4.1 Pembuatan Ticket

Untuk melaporkan suatu permasalahan yang dialami, pengguna perlu membuat suatu

ticket permasalahan baru. Pilih menu Ticketing lalu pilih ‘New Ticket’. Kemudian akan

tampil halaman “New Ticket”.

Gambar Halaman New Ticket

Title, adalah judul tiket;

Type, adalah tipe tiket. Pilih tipe tiket yang tersedia;

Category, adalah kategori tiket. Pilih kategori tiket yang tersedia;

Message, adalah informasi pertanyaan atau permasalahan yang dihadapi. Isikan

sedetil-detilnya, seperti lokasi LPSE, pesan error, URL yang menyebabkan error,

username, waktu terjadinya masalah, dan sebagainya;

Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah file yang terkait dengan

permasalahan.

Klik tombol Submit untuk menyimpan ticket permasalahan.


4.2 Membalas Tiket (Reply)

Apabila Helpdesk LPSE membalas tiket yang dikirim Admin Agency dengan maksud

menanyakan kejelasan dari tiket yang disampaikan, Admin Agency dapat membalas

kembali tiket tersebut. Pada menu Inbox pilih tiket yang ingin dibalas, lalu klik tombol

Reply.

Gambar Halaman Inbox

Kemudian akan tampil halaman “Reply”.

Gambar Halaman Membalas Tiket

Title, adalah judul tiket;

Message, adalah informasi pertanyaan atau permasalahan yang dihadapi. Isikan

sedetil-detilnya, seperti lokasi LPSE, pesan error, URL yang menyebabkan error,

username, waktu terjadinya masalah, dan sebagainya;


Attachment, adalah fasilitas untuk mengunggah file yang terkait dengan

permasalahan.

5 Mengakhiri Aplikasi

Klik tab menu Logout untuk mengakhiri aplikasi (keluar dari aplikasi).

Gambar Proses Mengakhiri Aplikasi

6 Lupa Password

Jika Admin Agency lupa terhadap password yang dimiliki, Admin Agency segera

melapor ke pengelola LPSE setempat yang akan membuatkan password baru.

7 Penutup

Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi SPSE tertentu. Untuk

meningkatkan pelayanan, SPSE akan diperbarui pada waktu tertentu sehingga

petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi

SPSE yang sedang digunakan. Untuk itu, silakan merujuk ke website LPSE untuk

mendapatkan petunjuk penggunaan versi terbaru. Jika Anda mendapat kesulitan dalam

pengoperasian SPSE, silakan menghubungi alamat dan nomor telepon yang terdapat

di website LPSE (halaman ”Kontak Kami”) yang menyelenggarakan lelang.

petunjuk pengoperasian spse 3.5 admin agency...

Documents