petunjuk penggunaan software pengelolaan akreditasi

i

PETUNJUK PENGGUNAAN

SOFTWARE PENGELOLAAN AKREDITASI (S.P.A)

(UNTUK KA-LPK DAN ASESOR)

KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN

DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS

DIREKTORAT BINA KELEMBAGAAN PELATIHAN

i

DAFTAR ISI Hal

BAGIAN I : REGISTRASI SEBAGAI KA-LPK ATAU ASESOR ........................ 1

BAGIAN II : MENETAPKAN TANGGAL VISITASI DAN MENUGASKAN

ASESOR (UNTUK KA-LPK) ............................................................. 7

BAGIAN III : MENERIMA TUGAS AKREDITASI DAN MENYAMPAIKAN HASIL

PENILAIAN (UNTUK ASESOR) ..................................................... 14

BAGIAN IV : MENERIMA HASIL PENILAIAN DARI ASESOR DAN

REKOMENDASI KE LA-LPK (UNTUK KA-LPK).......................... 22

BAGIAN V : LOGOUT ............................................................................................... 27

2

I. REGISTRASI SEBAGAI KA-LPK ATAU ASESOR 1.1. Masuk ke website www.lemsar.net

1.2. Pilih Icon Menu Akreditasi.

1.3. Selanjutnya pengguna akan masuk ke halaman Akreditasi.

http://www.lemsar.net/

3

1.4. Silakan pilih menu APLIKASI S.P.A

1.5. Selanjutnya pilih Sub Menu Login Aplikasi S.P.A

1.6. Selanjutnya akan ditampilkan Gerbang S.P.A

1.7. Pengguna harus melewati Gerbang S.P.A terlebih dahulu.

1.8. Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk KA-LPK atau ASESOR.

4

1.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk KA-LPK

atau ASESOR.

1.10. Silakan memasukkan Username dan Password pribadi yang pernah di input

saat Registrasi.

1.11. Jika belum memiliki Username dan Password, terlebih dahulu melakukan

Registrasi dengan cara Klik Menu Registrasi.

1.12. Kemudian akan tampil Formulir Registrasi untuk anggota KA-LPK atau

ASESOR seperti gambar di bawah.

5

1.13. Silakan mengisi formulir registrasi dengan lengkap termasuk foto. Ukuran

foto maksimal 2 MB.

1.14. Setelah formulir terisi dengan lengkap kemudian klik tombol ‘KIRIM

FORMULIR’.

1.15. Jika pengisian sudah lengkap dan tidak ada masalah koneksi internet maka

akan tampil pesan seperti gambar di bawah ini.

6

1.16. Pengguna (Anggota KA-LPK) tidak dapat langsung melakukan Login. LA-LPK

akan mengaktifkan password terlebih dahulu.

1.17. Jika password sudah aktif maka KA-LPK atau ASESOR dapat melakukan

Login ke dalam Aplikasi.

7

II. MENETAPKAN TANGGAL VISITASI DAN MENUGASKAN

ASESOR (UNTUK KA-LPK)

2.1. Masuk ke website www.lemsar.net




8





2.8. Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk KA-LPK.

9

2.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk KA-LPK.


saat Registrasi.

2.11. Jika Username dan Password sebagai KA-LPK yang dimasukkan benar maka

pengguna akan masuk ke dalam menu S.P.A. 2.12. Untuk melihat LPK yang mengajukan akreditasi maka KA-LPK klik menu

AKREDITASI pada Sub Menu PENGAJUAN AKREDITASI.

10

2.13. Selanjutnya akan ditampilkan data LPK yang mengajukan Akreditasi.

2.14. Untuk melihat nama LPK dan Lokasinya pengguna klik pada No. VIN

Lembaga.

2.15. Untuk melihat Profil LPK, Pimpinan, Alamat, No. Telpon, Kejuruan, Foto-foto

dan sebagainya pengguna dapat klik pada tombol ‘SHOW DETAIL’.

2.16. Selanjutnya akan tampil profil lengkap LPK yang mengajukan Akreditasi

seperti gambar di bawah ini :

11

2.17. Berdasarkan data profil, KA-LPK melakukan konfirmasi kepada LPK dan

meminta Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) yang telah di bundel

beserta lampiran bukti-bukti pendukungnya (Dokumen Akreditasi).

2.18. Setelah Dokumen Akreditasi sudah diterima KA-LPK maka KA-LPK akan

menugaskan asesor dan rencana tanggal visitasinya dengan cara klik pada

menu Edit (Gambar Pensil).

2.19. Selanjutnya akan ditampilkan Rencana Jadwal Visitasi dan Asesor yang

bertugas.

2.20. KA-LPK memilih tanggal dan Asesor yang ditugaskan pada Drop Box Menu

yang tersedia.

2.21. Akan ditampilkan Rencana Jadwal Visitasi dan Asesor yang bertugas.

2.22. KA-LPK memilih tanggal dan Asesor pada Drop Box Menu yang tersedia.

2.23. Kemudian sistem akan membuat nomor akreditasi secara otomatis dan akan

ditampilkan seperti gambar di bawah.

2.24. Arti No. Akreditasi, Misal : 201631001 yaitu :

- 2016 : Akreditasi pada tahun 2016.

- 31 : Provinsi DKI Jakarta.

- 001 : LPK ke 1 di DKI Jakarta yang di akreditasi tahun 2016.

12

2.25. Informasi Nomor Akreditasi dan Tanggal Visitasi seperti gambar di atas juga

ditampilkan pada menu LPK, sehingga LPK mengetahui kapan jadwal Visitasi

Akreditasi ke lembaganya.

2.26. Mohon diperhatikan pada gambar dibawah ini :

Jika KA-LPK sudah menetapkan tanggal Visitasi dan menugaskan ASESOR

maka Pengajuan Akreditasi tidak dapat dibatalkan/dihapuskan (Tanda X

DELETE hilang), artinya LPK benar-benar serius dan sudah menyerahkan

F.01 lengkap dengan lampiran bukti-buktinya (Dokumen Akreditasi).

Jika ditemukan LPK mengajukan Akreditasi tetapi pada saat konfirmasi LPK

tidak serius dan tidak menyampaikan Dokumen Akreditasi maka Pengajuan

Dapat dibatalkan dengan klik hapus (Icon X).

13

2.27. Selanjutnya KA-LPK memberikan Nomor Akreditasi kepada LPK untuk

diisikan pada Halaman Awal Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01).

2.28. KA-LPK juga memberikan Nomor Akreditasi kepada ASESOR untuk diisikan

pada Halaman Awal Formulir Daftar Periksa Kepatuhan Akreditasi Untuk

Asesmen Lembaga Pelatihan Kerja (F.04).

2.29. Sampai disini tugas KA-LPK menetapkan tanggal visitasi, menugaskan

ASESOR dan mendapatkan Nomor Akreditasi selesai.

2.30. Selanjutnya Asesor akan bertugas melaksanakan penilaian akreditasi dan

akan menyampaikan hasilnya ke KA-LPK.

2.31. Selanjutnya KA-LPK akan melakukan Pleno dan membuat rekomendasi Hasil

Akreditasi ke LA-LPK. (Lihat Bagian IV).

14

III. MENERIMA TUGAS AKREDITASI DAN MENYAMPAIKAN HASIL

PENILAIAN (UNTUK ASESOR)





15





3.8. Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk ASESOR.

16

3.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk ASESOR.


saat Registrasi.

3.11. Jika Username dan Password sebagai ASESOR yang dimasukkan benar maka

pengguna akan masuk ke dalam menu S.P.A. seperti gambar di bawah ini.

3.12. Untuk melihat penugasan akreditasi maka ASESOR klik menu AKREDITASI

pada Sub Menu PENILAIAN AKREDITASI.

3.13. Selanjutnya akan ditampilkan data LPK yang akan diakreditasi berdasarkan

penugasan dari KA-LPK.

3.14. ASESOR berkoordinasi dengan KA-LPK untuk serah terima Dokumen

Akreditasi (F.01) dari LPK agar dapat dilakukan penilaian dokumen (Desk

Assessment).

3.15. Setelah Desk Assessment dirasakan cukup maka ASESOR merencanakan

Visitasi ke LPK.

17

3.16. Untuk visitasi ke LPK, maka ASESOR membutuhkan data Profil, Alamat,

Contact Person dan Nomor Telepon yang bisa dihubungi.

3.17. Untuk mendapatkan data tersebut ASESOR klik pada No. VIN Lembaga.

3.18. Untuk melihat Profil LPK, Pimpinan, Alamat, No. Telpon, Kejuruan, Foto-foto

dan sebagainya pengguna dapat klik pada tombol ‘SHOW DETAIL’.

3.19. Selanjutnya akan tampil profil lengkap LPK yang mengajukan Akreditasi

seperti gambar di bawah ini :

18

3.20. Berdasarkan data penugasan Akreditasi, maka ASESOR melakukan Visitasi

Akreditasi ke LPK.

3.21. Setelah melakukan penilaian Desk Assessment dan Visitasi maka ASESOR

menyampaikan laporan hasil penilaian ke KA-LPK melalui Aplikasi S.P.A

pada menu AKREDITASI sub menu PENILAIAN AKREDITASI.

3.22. Penyampaian hasil penilaian diinput oleh Ketua Asesor (dapat dibantu

Asesor kedua).

3.23. Hasil penilaian yang disampaikan Asesor adalah hasil penilaian

gabungan/rekonsialisasi dari asesor yang bertugas. (Cukup 1 laporan

penilaian dari sejumlah asesor yang bertugas yang di upload).

3.24. Selanjutnya untuk menyampaikan hasil penilaian, ASESOR pilih menu EDIT (Gambar Pensil).

3.25. Selanjutnya akan ditampilkan Form input hasil penilaian dari Asesor.

19

3.26. ASESOR menyampaikan kecukupan bukti dokumen (CUKUP/BELUM

CUKUP) pada menu dropbox dan mengisi catatan penilaian.

3.27. Setelah itu ASESOR harus mengupload File F.04 {Daftar Periksa Kepatuhan

Akreditasi} dengan menambahkan Nomor Akreditasi dibelakang nama file,

sebagai contoh : F.04 {Daftar Periksa Kepatuhan Akreditasi}

201631001 (Tujuannya agar memudahkan pencarian file jika LA-LPK

suatu saat menerima banding dari LPK).

3.28. File F.04 yang di upload adalah File Microsoct Word yang diketik oleh Asesor

(tidak perlu hasil scan, karena akan memperbesar ukuran file sehingga

membutuhkan kecepatan internet yang tinggi untuk mengupload)

3.29. Tetapi, sebagai bukti keabsahan penilaian maka hanya pada bagian yang ada

tanda tangan saja yaitu F.04 halaman 20 dan halaman 24 yang di scan atau

bisa dengan di foto kemudian disisipkan kembali sesuai halamannya pada

File F.04 tersebut. Dapat dilihat contoh sebagai berikut :

F.04 Halaman 20

20

F.04 Halaman 24

3.30. Sebelum File F.04 di upload, ASESOR harus mencantumkan NOMOR

AKREDITASI pada halaman awal Formulir F.04 agar memudahkan dalam

penelusuran dokumen pada saat dibutuhkan dan menghindari kesalahan

dalam pendataan.

3.31. Untuk Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) beserta lampirannya

(Dokumen Akreditasi) tidak dikirim ke LA-LPK.

3.32. Tugas ASESOR menyampaikan hasil penilaian akreditasi selesai.

3.33. Data penilaian masih dapat di EDIT oleh ASESOR (icon pensil untuk EDIT

masih ada) selama belum ada Keputusan Rekomendasi dari KA-LPK.

3.34. Jika KA-LPK sudah merekomendasikan ke LA-LPK maka ASESOR tidak dapat

lagi melakukan perubahan (EDIT) terhadap hasil penilaian (icon pensil

untuk EDIT hilang).

21

IV. MENERIMA HASIL PENILAIAN DARI ASESOR DAN

MENETAPKAN REKOMENDASI KE LA-LPK (UNTUK KA-LPK)





22





4.8. Silakan memasukkan ID Gerbang dan Password untuk KA-LPK.

23

4.9. Setelah melewati Gerbang SPA maka akan ditampilkan pintu masuk KA-LPK.


saat Registrasi.

4.11. Jika Username dan Password sebagai KA-LPK yang dimasukkan benar maka

pengguna akan masuk ke dalam menu S.P.A.

4.12. Untuk melihat hasil penilaian ASESOR maka KA-LPK klik menu AKREDITASI

pada Sub Menu PROSES AKREDITASI.

24

4.13. Selanjutnya akan ditampilkan data hasil penilaian Akreditasi dari ASESOR.

4.14. Kemudian KA-LPK akan menetapkan Rekomendasi Akreditasi kepada LA-

LPK, dengan cara klik EDIT (Gambar Pensil) maka akan ditampilkan

informasi hasil penilaian ASESOR seperti gambar berikut ini :

25

4.15. Pada Gambar di atas KA-LPK dapat men-download File F.04 hasil penilaian

ASESOR.

4.16. Setelah itu KA-LPK menetapkan Hasil Rekomendasi, dengan memilih drop

box HASIL PLENO yaitu TERAKREDITASI / TIDAK TERAKREDITASI.

4.17. Hasil Rekomendasi dapat dilihat sebagai berikut :

4.18. Tugas KA-LPK menetapkan Rekomendasi hasil penilaian akreditasi selesai.

4.19. Untuk Formulir Pendaftaran Akreditasi (F.01) beserta lampirannya

(Dokumen Akreditasi) tidak dikirim ke LA-LPK.

4.20. Data Rekomendasi masih dapat di EDIT oleh KA-LPK (icon pensil untuk EDIT

masih ada) selama belum ada Keputusan Pleno dari LA-LPK.

4.21. Selanjutnya LA-LPK akan melakukan Pleno untuk membuat Keputusan

Akreditasi berdasarkan data-data sebagai berikut : Profil LPK (melalui VIN),

Data Rekomendasi KA-LPK beserta hasil penilaian ASESOR berdasarkan file

F.04. yang dikirim oleh ASESOR.

26

4.22. Jika LA-LPK sudah menetapkan Keputusan Akreditasi maka KA-LPK tidak

dapat lagi melakukan perubahan (EDIT) terhadap hasil penilaian (icon

pensil untuk EDIT hilang). Seperti gambar di bawah ini yang menunjukkan

LA-LPK sudah menetapkan Hasil Akreditasi = TERAKREDITASI.

4.23. Pada gambar di atas juga dapat dilihat ada Icon Document yang berarti SK

dan SERTIFIKAT (Hasil Scan) sudah di upload oleh Sekretariat LA-LPK dan

dapat di DOWNLOAD oleh KA-LPK.

4.24. Pada saat yang sama, Informasi seperti ini dapat dilihat pada Dashboard LPK

dengan menggunakan Login VIN LPK, sehingga LPK dapat melihat status

Akreditasi dan dapat mendownload SK dan SERTIFIKAT Akreditasinya.

Dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

4.25. SK dan Sertifikat Akreditasi yang ASLI akan dikirimkan Sekretariat LA-LPK

kepada KA-LPK untuk disampaikan kepada LPK yang bersangkutan.

4.26. Setelah 3 (tiga) tahun dari tanggal sertifikat, akan dimunculkan pesan

(notifikasi) berupa warna atau tulisan berkedip (blink) untuk

menginformasikan kepada LPK bahwa masa berlaku sertifikat sudah habis

(Sertifikat Kadaluarsa) dan harus dilakukan Akreditasi Ulang (Re-

Akreditasi).

27

V. LOGOUT

Setelah selesai menggunakan Aplikasi SPA, Pengguna harus klik ‘LOGOUT’ agar

keamanan data akreditasi di wilayah masing-masing terjaga dan tidak digunakan

oleh pihak yang tidak berwenang.

petunjuk penggunaan software pengelolaan akreditasi

Documents