petunjuk pelaksanaan evaluasi apresiatif pada … · hasil evaluasi terkadang belum memiliki solusi...

PETUNJUK PELAKSANAAN EVALUASI APRESIATIF PADA PENERAPANSTANDAR PENGELOLAAN PELATIHAN MASYARAKAT

OLEH

Pusat Pelatihan MasyarakatBadan Penelitian dan Pengembangan, Pendidikan dan Pelatihan, dan

InformasiKementerian Desa Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi

Tahun 2016

i

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas

limpahan rahmat dan hidayah-Nya, Pusat Pelatihan Masyarakat (Puslatmas)

dapat menyusun petunjuk pelaksanaan (juklak) kegiatan Evaluasi Apresiatif

Pada Penerapan Standar Pengelolaan Pelatihan Masyarakat.

Juklak ini merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban Puslatmas

dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Juklak ini menyajikan informasi tentang

pelaksanaan kegiatan evaluasi Apresiatif terhadap lembaga pelatihan. Juklak

ini diharapkan dapat memberikan petunjuk yang jelas bagi lembaga pelatihan

masyarakat khususnya Pusat Pelatihan Masyarakat sebagai instansi pembina

lembaga pelatihan masyarakat untuk dapat melaksanakan tahapan evaluasi

apresiatif pada penerapan standar pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat

sehingga dapat memberikan dampak positif dalam peningkatan kinerja

penyelenggaraan pelatihan masyarakat. Pelaksanaan evaluasi dengan

menggunakan metode pendekatan Apresiatif dapat dilakukan oleh internal

organisasi itu sendiri maupun eksternal organisasi yang bersifat independen

(misal Komite Standarisasi Pelatihan). Agar pelaksanaan pelatihan masyarakat

berjalan baik sesuai harapan, maka pengelola lembaga pelatihan masyarakat

perlu melakukan pemantauan secara rutin dan melakukan evaluasi secara

periodik.

Akhirnya kami berharap semoga juklak yang sederhana ini dapat

diterapkan dan mampu memberikan manfaat yang besar terhadap

pengendalian dan penjaminan mutu pelatihan masyarakat.

Jakarta, Oktober 2016

Kepala Pusat Pelatihan Masyarakat

Anto Pribadi

ii

DAFTAR ISI

Hal.

Kata Pengantar................................................................................................................. i

Daftar Isi............................................................................................................................ ii

Daftar Tabel...................................................................................................................... iii

Daftar Lampiran................................................................................................................ iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Umum............................................................................................................................ 1

B. Maksud dan Tujuan....................................................................................................... 3

C. Ruang Lingkup Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi ............................................................ 4

D. Sistematika Penulisan Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi................................................. 5

BAB II KERANGKA PIKIR

A. Pengertian Evaluasi....................................................................................................... 6

B. Strategi Evaluasi ........................................................................................................... 6

C. Tahapan Evaluasi........................................................................................................... 7

D. Metodologi Evaluasi...................................................................................................... 7

E. Teknik Evaluasi.............................................................................................................. 11

BAB III TATA LAKSANA EVALUASI

A. Persiapan Evaluasi......................................................................................................... 16

B. Pelaksanaan Evaluasi..................................................................................................... 19

1. Melakukan Orientasi............................................................................................. 19

2. Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)…….................................... 21

3. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)........................................... 24

4. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)……................................. 27

5. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)………................ 30

6. Pengawalan Langkah-langkah (Fase Destiny)….................................................... 33

7. Penutup................................................................................................................. 35

BAB IV PELAPORAN 37

BAB V PENUTUP................................................................................................................ 39

iii

DAFTAR TABEL

Hal.

Tabel 1 Pokok Batasan Bahasan................................................................................... 13

Tabel 2 Matriks Fokus Perubahan................................................................................ 23

Tabel 3 Peta Inti Positif................................................................................................ 26

Tabel 4 Papan Visi........................................................................................................ 29

Tabel 5 Isian Fase Destiny............................................................................................ 34

iv

DAFTAR LAMPIRAN

Hal.

Lampiran 1 Format Laporan Komitmen Bersama........................................................ 39

Lampiran 2 Tabel Action Plan....................................................................................... 42

Lampiran 3 Jadwal Kegiatan......................................................................................... 43

Lampiran 4 Form Quesioner………................................................................................ 46

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. UmumUndang-undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa telah mengarahkan

bahwa dalam rangka pengembangan pemberdayaan masyarakat desa

dilakukan dengan meningkatkan kualitas pemerintahan dan masyarakat desa

melalui pendidikan, pelatihan dan penyuluhan.

Peran pendidikan, pelatihan dan penyuluhan diatas, dilakukan untuk

mendukung pemenuhan dan merespon kebutuhan masyarakat akan

peningkatan kualitas dan kapasitas masyarakat, agar dapat menjalankan hak

dan kewajibanya sebagai subjek dalam pembangunan desa.

Sebagai implementasi dari hal tersebut, Kementerian Desa

Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi telah menetapkan

Peraturan Menteri Desa Pembangunan Daerah Tertinggal dan Transmigrasi

Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pelatihan Masyarakat yang mengamanahkan

bahwa Pelatihan Masyarakat diselenggarakan untuk meningkatkan kapasitas

dan kualitas masyarakat sebagai wujud pemenuhan hak masyarakat dalam

rangka pemberdayaan masyarakat menuju kemandirian dan kesejahteraan.

Lebih lanjut diatur bahwa strategi yang dijalankan dalam rangka mencapai

tujuan pelatihan masyarakat adalah dengan :

1. Optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat yang dapat dilakukan

melalui penjaminan dan pengendalian mutu;

2. Penguatan jejaring dan kerjasama; dan

3. Integrasi dan kolaborasi program pelatihan dengan progam internal di

lingkungan Kementerian, maupun dengan program eksternal Kementerian.

Optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat yang dilakukan melalui

penjaminan dan pengendalian mutu dimaksudkan untuk meningkatkan kualitas

pelayanan publik di bidang pelatihan masyarakat. Hal itu sejalan dengan

penerapan kebijakan reformasi birokrasi pada lembaga pelatihan.

Peran penjaminan dan pengendalian mutu (quality Insurance) dalam

optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat akan berjalan optimal bila mana

2

pelaksanaan evaluasi pada penerapan standar-standar tentang pelatihan

masyarakat telah dilakukan dengan baik dan maksimal.

Untuk menilai seberapa jauh penerapan standar pelatihan di lembaga

penyelenggara pelatihan dan sekaligus melakukan pembinaan penjaminan

mutu penyelenggaraan pelatihan maka dilakukan evaluasi pada lembaga

pelatihan masyarakat.

Sejalan dengan hal itu, maka disusun petunjuk pelaksanaan evaluasi

penerapan standar pengelolaan pelatihan masyarakat sebagai acuan bagi tim

evaluasi dalam melaksanakan evaluasi penerapan standar pengelolaan

pelatihan masyarakat.

Sebagaimana pelaksanaan evaluasi pada umumnya, evaluasi sering

dianggap sebagai kegiatan formalitas, yang menimbulkan keengganan bagi

obyek evaluasi. Hal ini disebabkan karena proses evaluasi cenderung bersifat

korektif, dengan mengangkat permasalahan yang ditemukan. Demikian pula

hasil evaluasi terkadang belum memiliki solusi yang terarah kepada perbaikan

dan belum melibatkan pihak-pihak lain yang harus berkontribusi dalam

mendukung perbaikan dimaksud.

Sejalan dengan hal itu, maka evaluasi seharusnya dirancang agar

berbeda dengan proses audit yang fokus untuk menemukan ada atau tidaknya

penyimpangan prosedur. Evaluasi yang akan diterapkan oleh Puslatmas lebih

memfokuskan pada pengumpulan data dan analisis untuk membangun

argumentasi bagi perumusan saran/rekomendasi perbaikan, sehingga evaluasi

lebih bersifat persuasif, analitis dan apresiatif.

Berdasarkan hal tersebut di atas, maka Puslatmas dalam melakukan

evaluasi menggunakan metodologi pendekatan Apresiatif yang merupakan

salah satu pendekatan kooperatif dan kolaborasi guna mengeksplorasi potensi-

potensi positif yang ada, untuk memperoleh hal-hal terbaik dalam diri manusia,

organisasi maupun lingkungan, dalam rangka menunjang terjadinya perubahan

yang signifikan ke arah yang lebih baik di masa datang.

Penerapan evaluasi dengan model Apresiatif diharapkan mampu

membangun sisi positif proses evaluasi, sehingga evaluasi menjadi suatu

3

kebutuhan suatu lembaga sebagai usaha penjaminan mutu penyelenggaraan

kegiatan pada lembaga pelatihan.

B. Maksud dan TujuanPetunjuk pelaksanaan evaluasi Apresiatif terhadap lembaga pelatihan

dimaksudkan untuk :

1. Memberikan panduan bagi evaluator untuk :

a. Memahami tujuan evaluasi dan penetapan ruang lingkup evaluasi

Apresiatif;

b. Memahami strategi evaluasi serta metodologi yang digunakan dalam

evaluasi Apresiatif;

c. Menetapkan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam proses

pelaksanaan evaluasi Apresiatif;

d. Menyusun Laporan Hasil Evaluasi (LHE) serta memahami mekanisme

pelaporan hasil evaluasi serta proses pengolahan datanya.

2. Menjadi panduan dalam mengelola pelaksanaan evaluasi secara

Apresiatif dalam penerapan standar pengelolaan oleh lembaga pelatihan,

baik secara internal oleh lembaga yang bersangkutan (self assessment),

maupun oleh instansi pembina.

Tujuan evaluasi terhadap lembaga pelatihan adalah sebagai berikut :

1. Memperoleh informasi tentang penerapan standar pengelolaan pelatihan

masyarakat

2. Meningkatkan akuntabilitas dan kinerja lembaga pelatihan masyarakat

3. Membuat rekomendasi bersama untuk perbaikan dan pengembangan

pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat

4. Mengawal langkah-langkah perbaikan dan pengembangan pengelolaan

lembaga pelatihan masyarakat dimasa datang, melalui nilai-nilai yang

dipedomani bersama.

4

C. Ruang Lingkup Petunjuk Pelaksanaan Evaluasi

Ruang lingkup petunjuk pelaksanaan evaluasi Apresiatif pada penerapan

standar pengelolaan bagi lembaga pelatihan masyarakat, meliputi evaluasi

terhadap :

1. Penilaian fungsi perencanaan

2. Penilaian fungsi pengorganisasian

3. Penilaian fungsi pelaksanaan program pelatihan masyarakat

4. Penilaian fungsi pengendalian.

Untuk keberhasilan pelaksanaan evaluasi harus dapat menghasilkan

informasi yang mencakup :

1. Informasi untuk mengetahui tingkat kemajuan/perkembangan

(progress) lembaga pelatihan masyarakat.

2. Informasi untuk melakukan pembinaan penjaminan mutu

penyelenggaraan pelatihan masyarakat.

3. Rekomendasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

penyelenggaraan pelatihan serta meningkatkan mutu pelayanan

kepada masyarakat.

4. Informasi sejauh mana fungsi perencanaan pada lembaga pelatihan

telah dilaksanakan secara lengkap meliputi penetapan kebijakan,

rencana dan program pelatihan, rencana penjaminan mutu, rencana

peningkatan kinerja, pengembangan sistem informasi, penetapan

kalender pelatihan, serta rencana pembiayaan.

5. Informasi tentang upaya optimalisasi sumber-sumber daya (SDM,

sarana dan prasarana, dana, program/penyelenggara, administrasi

dan manajemen) melalui pengaturan antar/lintas sumberdaya, yang

dilakukan menjelang penyelenggaraan program dan kegiatan

lembaga pelatihan.

6. Informasi tentang pelaksanaan hal-hal yang dicakup dalam fungsi

perencanaan, pengelolaan sistem informasi, serta proses

kepemimpinan.

7. Informasi tentang sejauh mana evaluasi internal kinerja lembaga dan

evaluasi eksternal kinerja lembaga telah dilakukan.

5

Evaluasi dapat dilakukan pada lembaga pelatihan dalam hal ini pada

Unit Pelaksana Teknis baik pusat maupun daerah di lingkungan Kementerian

Desa PDTT. Sedangkan waktu pelaksanaan evaluasi idealnya adalah pada

akhir tahun anggaran.

D. Sistematika Penulisan Petunjuk Pelaksanaan EvaluasiSistematika penulisan petunjuk pelaksanaan evaluasi penerapan standar

pengelolaan pelatihan terdiri dari lima (5) Bab yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

BAB II KERANGKA PIKIR

BAB III TATA LAKSANA

BAB IV PELAPORAN

BAB V PENUTUP

6

BAB II

KERANGKA PIKIR

A. Pengertian EvaluasiEvaluasi adalah aktivitas analisis yang sistematis, pemberian nilai,

atribut, apresiasi dan pengenalan permasalahan, serta rekomendasi solusi

atas masalah yang ditemukan untuk tujuan peningkatan akuntabilitas dan

pelayanan penyelenggaraan pelatihan masyarakat.

Pendekatan Apresiatif adalah merupakan sebuah pendekatan

kooperatif dan kolaborasi guna mengeksplorasi potensi-potensi positif yang

ada, untuk memperoleh hal-hal terbaik dalam diri manusia, organisasi

maupun lingkungan, dalam rangka menunjang terjadinya perubahan yang

signifikan ke arah yang lebih baik di masa datang.

Evaluasi dengan pendekatan Apresiatif adalah aktivitas analisis

pengukuran dan pemberian nilai dari suatu kegiatan untuk mendorong

perubahan-perubahan positif secara berkelanjutan dalam rangka

menunjang terjadinya perubahan yang signifikan ke arah yang lebih baik

dimasa datang, yang dilakukan secara sistematis melalui strategi 2 (dua)

tahapan dengan 5 (lima) fase, yaitu:

1. Tahap Persiapan

Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)

2. Tahap Utama

a. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)

b. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)

c. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)

d. Pengawalan Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan Melalui

Perilaku Kerja yang Disepakati (Fase Destiny)

B. Strategi EvaluasiPelaksanaan evaluasi penerapan standar pengelolaan pelatihan

masyarakat difokuskan untuk peningkatan dan penjaminan mutu

penyelenggaraan pelatihan masyarakat yang berbasis pada peningkatan

7

pelayanan publik bidang pemberdayaan masyarakat di lingkungan instansi

penyelenggara pelatihan masyarakat.

Strategi yang akan dijalankan menggunakan prinsip :

1. Pendekatan Apresiatif yang melibatkan partisipasi pihak yang dievaluasi;

2. Proses konsultasi yang terbuka dengan saling berbagi pengetahuan dan

informasi dengan memfokuskan pada Perubahan dan pengembangan

serta implementasi komponen utama standar pengelolaan pelatihan

masyarakat.

C. Tahapan EvaluasiTahapan evaluasi secara umum meliputi :

1. Persiapan

a. Administrasi

b. Penetapan Tim Pelaksana

c. Pengumpulan Data Awal Potensi Lembaga Pelatihan Masyarakat

d. Pembuatan Instrument Evaluasi

e. Penentuan Lokus

2. Pelaksanaan

a. Kesepakatan Fokus Bahasan Evaluasi

b. Pelaksanaan Evaluasi dengan Pendekatan Apresiatif

3. Pelaporan

1) Pelaporan Pelaksanaan Kegiatan Evaluasi dalam bentuk Laporan

Hasil Evaluasi (LHE)

2) Pelaporan Komitmen Bersama Hasil Evaluasi

D. Metodologi EvaluasiPenyelenggaraan pelayanan publik sampai saat ini belum memenuhi

harapan masyarakat. Berbagai upaya perbaikan terhadap penyelenggaraan

pelayanan publik telah dilakukan oleh pemerintah, namun hasilnya belum

maksimal. Sementara itu, masyarakat menuntut hak-hak mereka ketika

berhubungan dengan penyelenggara pelayanan publik agar memberikan

pelayanan prima, oleh sebab itu dapat memberikan pelayanan yang optimal

pada masyarakat di bidang pemberdayaan khususnya pelatihan

masyarakat diperlukan adanya sistem pengendalian penjaminan mutu

penyelenggaraan pelatihan masyarakat.

8

Dalam rangka memaksimalkan pengendalian penjaminan mutu

(quality assurance) penyelenggaraan pelatihan masyarakat adalah dengan

dilakukannya evaluasi penerapan Standar Pelatihan Masyarakat secara

optimal dan berkelanjutan. Dari hasil evaluasi tersebut akan dapat diketahui

dan dirancang hal-hal yang masih perlu ditingkatkan oleh lembaga

pelatihan yang bersangkutan.

Diperlukan metodologi evaluasi yang baik dan tepat agar

pelaksanaan evaluasi tersebut di atas berjalan maksimal sehingga dapat

mencerminkan gambaran nyata penerapan standar pengelolaan pelatihan

masyarakat pada lembaga penyelenggara pelatihan masyarakat. Salah

satu metodologi yang dipandang tepat adalah dengan memakai

pendekatan Apresiatif di mana evaluator dapat mengapresiasi apapun

capaian yang telah dicapai lembaga pelatihan itu sendiri dan menempatkan

dirinya sejajar kedudukanya dengan yang dievaluasi dan bersifat

mebimbing, sehingga tidak ada jarak untuk saling bertukar saran,

pengetahuan serta informasi.

Seperti yang telah disebutkan di atas Metode pendekatan Apresiatif

tersebut terdiri atas tahapan persiapan dengan 1 fase yaitu : Define dan

tahapan utama dengan 4 (empat) fase yaitu : Discovery, Dream, Design,

Destiny. Dengan penjelasan seperti di bawah ini yaitu :

1. Tahapan Persiapan:

Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)

Fase kegiatan ini menjadi prasyarat agar intervensi Apresiatif berjalan

optimal dengan cara menentukan kejelasan topik batasan pelaksanaan

evaluasi lembaga pelatihan yang dikehendaki. Perlu didefinisikan terlebih

dahulu apa yang ingin/akan dievaluasi. Untuk itu, sangat penting terlebih

dahulu melakukan proses konsultatif yang melibatkan anggota organisasi

atau komunitas secara luas.

Topik batasan pelaksanaan evaluasi lembaga pelatihan dalam

pendekatan Apresiatif biasanya bersifat afirmatif, dan topik afirmatif yang

baik adalah yang memperhatikan beberapa hal berikut ini:

a. Berpusat pada apa yang ingin dilihat tumbuh dan berkembang dalam

organisasi oleh anggotanya

b. Menunjukkan kualitas topik yang paling diinginkan perubahan dalam

organisasi atau komunitas

9

c. Memancing pembicaraan tentang masa depan yang lebih baik

d. Menentukan apa yang ingin disempurnakan/diperbaiki dalam menuju

masa depan yang lebih baik

e. Merangsang pembelajaran

Setelah tahap persiapan (fase define) dilalui dengan menghasilkan

pokok-pokok kesepakatan fokus perubahan sebagai batasan

pelaksanaan evaluasi, maka tahap selanjutnya adalah tahap utama

dengan melalui 4 (empat) fase yaitu :

2. Tahapan Utama :

a. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)

Dalam fase ini, evaluator dengan difasilitasi oleh fasilitator

menemukan dan menggali tentang apa capaian ataupun potensi

mengenai lembaga pelatihan masyarakat, berdasarkan indikator-

indikator yang diperoleh dari buku pedoman standar pengelolaan

pelatihan masyarakat. Indikator tersebut merupakan penjabaran dari

empat kriteria penilaian penerapan penerapan pedoman standar

pengelolaan pelatihan masyarakat yakni perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian. Pada dasarnya,

fase ini mengafirmasi tiga hal, yaitu: kekuatan-kekuatan yang ada,

kesuksesan, dan potensi di masa lalu hingga sekarang. Ketiga hal

tersebut merupakan inti/esensi positif.

Poin-poin sikap Apresiatif yang dapat menggali pada potensi,

prestasi dan apa hal terbaik yang telah dicapai oleh lembaga

pelatihan masyarakat maupun individu-individu didalamnya, adalah

dengan :

1) Menemukenali pola-pola keberhasilan yang telah dicapai.

2) Menemukenali faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan.

3) Menemukenali perubahan positif yang terjadi sebagai dampak

keberhasilan.

b. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)

Dalam fase ini, Fasilitator akan menilai dengan melihat dan

membantu bagaimana evaluator mampu ‘memimpikan’ masa depan

yang ingin dicapai oleh suatu lembaga pelatihan masyarakat dalam

rangka menjawab tantangan dan hambatan yang mungkin akan

dihadapi dalam tahun-tahun mendatang. Mimpi masa depan yang

10

ingin dicapai dirumuskan secara kolektif oleh evaluator.

Penggambaran tentang “mimpi” di atas dapat dijabarkan melalui

komitmen terobosan-terobosan inovasi bersama setiap individu

dalam organisasi dituangkan dalam bentuk ide/gagasan realistis

yang ingin dicapai. Harapan-harapan dari pengguna layanan

pelatihan masyarakat juga menjadi landasan penting dalam

merumuskan ide/gagasan realistis diatas, sehingga pengguna

layanan dapat dianggap sebagai ‘narasumber’ dalam merumuskan

mimpi lembaga di masa depan.

c. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)

Fase design adalah dimana evaluator dan fasilitator bersama-sama

melihat bagaimana menyusun langkah strategik dalam bentuk

rencana program-program yang akan dijalankan dan bersama-sama

menemukan ide-ide/gagasan kreatif dan inovatif sebagai pilihan cara

untuk mengimplementasikan visi misi yang telah ditetapkan. Ide-

ide/gagasan tersebut kemudian dioperasionalkan dengan

menstrukturkannya melalui langkah-langkah:

1) Seperti apa gagasan tersebut

2) Mengapa gagasan ini penting untuk dilakukan

3) Ketika gagasan dilakukan, apa yang ingin dihasilkan dan dicapai

(output dan outcomes)

4) Siapa sasaran gagasan

5) Apa sumberdaya utama untuk merealisasikan gagasan

6) Dukungan apa yang diharapkan dan bagaimana memperolehnya

7) Bagaimana langkah-langkah gagasan untuk bisa dioperasikan

8) Kapan gagasan ini sebaiknya diterapkan

Menjadi poin penting untuk melihat dan menilai kesesuaian antara

visi misi yang ditetapkan dengan rencana program yang akan

dijalankan .“Design” disusun secara inovatif dengan merujuk ke

hasil-hasil define, discovery, dan dream, yang kemudian

distrukturkan melalui langkah-langkah di atas.

d. Pengawalan Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan Melalui

Perilaku Kerja yang Disepakati (Fase Destiny)

11

Fase destiny adalah di mana evaluator dan fasilitator bersama-sama

menetapkan pula nilai-nilai apa yang berguna untuk mengawal

operasionalisasi gagasan, serta komitmen apa yang perlu dibuat

agar ide/gagasan yang telah disusun berhasil dilaksanakan.

Komitmen tersebut dapat dijadikan semacam kode etik (code of

conduct).

E. Teknik EvaluasiTeknik evaluasi pada dasarnya merupakan cara/alat/metode yang

digunakan untuk mengumpulkan dan analisis data. Berbagai teknik evaluasi

dapat dipilih untuk digunakan dan harus dapat mendukung penggunaan

metode evaluasi yang telah ditetapkan, sehingga mampu menjawab tujuan

dilakukannya evaluasi ini.

Beberapa cara/alat/metode yang dapat/baik digunakan untuk

mengumpulkan dan analisis data dalam pelaksanaan evaluasi Appreciative

adalah :

1. Lokakarya

Lokakarya merupakan suatu cara pelaksanaan evaluasi yang

dikemas dalam bentuk acara pertemuan ilmiah kecil dari beberapa

orang untuk berkumpul membahas pemecahan masalah tertentu dan

mencari solusinya. Sehingga cara ini akan lebih tepat digunakan

pada saat analisis data dan informasi.

2. Wawancara mendalam

Merupakan bentuk pengumpulan data dan informasi yang dilakukan

dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada

responden, dan jawaban yang diterima dari responden dicatat secara

langsung. Dalam hal ini, seorang pewawancara sebaiknya

menyiapkan terlebih dahulu poin-poin dan catatan mengenai hal-hal

atau materi yang akan ditanyakan. Hal penting lainnya yang harus

dipersiapkan oleh pewawancara adalah sikap, penampilan dan

perilaku yang mengarah untuk dapat bekerja sama dengan calon

responden. Untuk itu seorang pewawancara hendaknya bersikap

bersahabat, komunikatif, netral dan tidak berusaha untuk

mengarahkan jawaban atau tanggapan responden.

12

3. Testimoni

Testimoni menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah

kesaksian, jadi dalam konteks testimoni sebagai cara/alat/metode

dalam menggali data dan informasi untuk keperluan evaluasi dengan

cara responden mengungkapkan pengakuan atas sebuah fakta

pengalaman langsung yang pernah dialami orang yang membuat

testimoni itu sendiri terhadap objek evaluasi baik dalam format

tulisan, rekaman audio maupun video.

4. Observasi lapangan

Observasi lapangan adalah teknik pengumpulan data dan informasi

dengan melakukan pengamatan terhadap kegiatan suatu organisasi.

Observasi dalam pengertian sempit, yaitu observasi dengan

menggunakan alat indera seperti mengunjungi lokasi dalam rangka

mengamati proses dan jalannya kegiatan.

5. Kuesioner

Merupakan teknik pengumpulan data/informasi dengan

menyerahkan serangkaian daftar pertanyaan yang akan diisi oleh

instansi/unit kerja secara mandiri. Daftar pertanyaan yang akan

diajukan dalam angket dapat bersifat terbuka maupun tertutup.

Pertanyaan terbuka merupakan bentuk pertanyaan yang jawabannya

tidak disediakan, sehingga responden secara mandiri mengisi

jawabannya. Pertanyaan tertutup merupakan bentuk pertanyaan

yang jawabannya telah disediakan, sehingga tinggal memilih

jawaban yang telah disediakan.

6. Studi Dokumentasi

Merupakan teknik mengumpulkan data dan informasi melalui analisis

literatur dari dokumen-dokumen seperti profil lembaga, perencanaan

program maupun capaian-capaian output yang telah dihasilkan.

Berkaitan dengan evaluasi penerapan standar pengelolaan pelatihan

masyarakat dengan menggunakan metode pendekatan Apresiatif, perlu

ditentukan pokok-pokok batasan bahasan seperti yang dilakukan pada

tahap define dengan mengacu pada tabel dibawah ini :

13

Tabel 1 Pokok Batasan Bahasan

No Komponen Penilaian Indikator Penilaian Indikator Output

Perencanaan Penilaian dengan mengapresiasi penetapankebijakan pelatihan yang telah ditetapkan

- Kesesuaian kebijakan teknis sektor terkait- Kesesuaian dengan kebijakan Pemerintah Daerah

setempat- Kesesuaian dengan kebutuhan pelatihan

masyarakat daerah setempatPenilaian dengan mengapresiasi rencana danprogram pelatihan yang telah berjalan

- Ketersediaan Sumber Daya manusia berdasarkanjumlah, kualifikasi pendidikan dan sertifikasi denganprogram pelatihan yang telah berjalan

- Kelengkapan Sarana & Prasarana yang memadaiuntuk pelatihan

- Program-program unggulan yang telah dicapai- Penetapan Visi dan Misi- Rencana strategis yang telah disusun- Rencana Jangka Pendek, Menegah dan Panjang

yang telah disusun- Rencana pelaksanaan kegiatan yang telah disusun- Rencana Kerjasama yang telah disusun- Penetapan Target Pencapaian Kinerja- Program Pelatihan Tahunan yang telah ditetapkan

Penilaian dengan mengapresiasi rencanaPenjaminan Mutu yang telah disusun

- Adanya Sertifikasi ISO- Rencana Akreditasi Lembaga- Penetapan Standar Operasional Prosedur- Adanya Laporan Hasil Evaluasi Penyelenggaraan- Penyusunan Panduan Mutu

Penilaian dengan mengapresiasi perencanaan - Adanya standar dan prosedur pelayanan- Adanya maklumat pelayanan

14

peningkatan kinerja yang telah disusun - Adanya layanan pengaduan masyarakat- Adanya layanan konsultasi pelatihan- Telah disusunnya laporan IKM (indeks kepuasan

masyarakat)- Telah adanya sistem informasi pelayanan publik

Penilaian dengan mengapresiasi rencanaPengembangan Sistem Informasi

- Adanya Website sebagai sarana infomasi kemasyarakat

- Adanya Papan Informasi- Adanya Leaflet/brosur profil dan program pelatihan

Penilaian dengan mengapresiasi KalenderPendidikan yang telah disusun

- Kalender program pelatihan jangka menengah- Kalender program pelatihan jangka menengah- Kalender program pelatihan jangka panjang- Kalender/jadwal pelaksanaan tiap jenis pelatihan.

Penilaian dengan mengapresiasi rencanapembiayaan program kegiatan

- Ketepatan antara rencana anggaran biaya denganrealisasi pelaksanaan kegiatan

- Adanya inventarisasi kemungkinan sumber biayalain yang sah selain APBN/APBD

Pengorganisasian Penilaian dengan mengapresiasi Pengelolaansumber daya yang dimiliki dalam rangka pencapaiantujuan organisasi

- Optimalisasi Pengelolaan SDM dengan Tata KelolaTugas dan Fungsi Pegawai

- Optimalisasi Pengelolaan Sarana dan Prasarana- Optimalisasi pengelolaan Dana- Optimalisasi Pengelolaan Program/Penyelenggara- Optimalisasi Administrasi & Manajemen Lembaga

PelatihanPenilaian dengan mengapresiasi koordinasi yangtelah dilakukan dalam rangka sinergitaspenyelenggaraan pelatihan masyarakat dengan

- Kerjasama penyelenggaraan pelatihan masyarakat- Tata kelola hubungan yang telah terjalin dengan

pemangku kepentingan pelatihan masyarakat.

15

kegiatan pemberdayaan lainya.

Pelaksanaan Apresiasi Pelaksanaan Sesuai Rencana Kesesuaian antara rencana pelaksanaan kegiatandengan pelaksanaan kegiatan

Apresiasi Pelaksanaan pengelolaan SistemInformasi

- Mekanisme Update Data dalam sistem informasilembaga

- Sarana layanan Pengaduan MasyarakatApresiasi Proses Kepemimpinan - Reward and Punishment

- Pembangunan iklim kerja dan budaya organisasiyang sehat

- Pembagian tugas yang merata sesuai kompetensidan kualifikasi

Pengendalian Apresiasi Evaluasi Internal Lembaga Pelatihan - Evaluasi lembaga sebagai penyelenggara pelayananpublik

- Evaluasi terhadap lembaga tempat on job training(OJT)

- Evaluasi pasca pelatihan dan dampak pelatihanApresiasi Evaluasi Eksternal Lembaga Pelatihan - Evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat

- Evaluasi penerapan standar pelatihan, kesiapanakreditasi dan penerapan sertifikasi

- Pengawasan oleh masyarakat- Pengawasan oleh ombudsman

16

BAB III

TATA LAKSANA EVALUASI

Tahapan Aktivitas Evaluasi Apresiatif meliputi:

A. PERSIAPAN EVALUASIProsedur dari tahapan kegiatan evaluasi, meliputi :

1. Membentuk Tim Pelaksana

a. Fasilitator

Dalam pelaksanaan evaluasi Apresiatif harus di bentuk tim pelaksana

untuk dapat memfasilitasi (Fasilitator) evaluator dalam melakukan tahapan-

tahapan evaluasi apresiatif yang ditetapkan melalui surat keputusan oleh

instansi pembina dalam hal ini Pusat Pelatihan Masyarakat maupun oleh

lembaga bersangkutan yang melakukan evaluasi. Untuk menentukan

fasilitator dipilih dari orang yang benar-benar memiliki kompetensi di

bidangnya, serta menguasai tentang standar pengelolaan lembaga

pelatihan masyarakat. Kompetensi evaluator dapat dikelompokkan menjadi

empat jenis, yaitu: kompetensi manajerial, kompetensi teknis, kompetensi

konseptual dan kompetensi bidang studi.

1) Kompetensi Manajerial. Kompetensi manajerial (managerial skill)

merupakan ketrampilan dalam mengelola dan mengendalikan seluruh

kegiatan evaluasi sehingga dapat berlangsung dengan baik.

Ketrampilan manajerial ini meliputi: ketrampilan mengorganisir,

memimpin, mengkoordinir, mengarahkan, mengawasi, ketrampilan

berkomunikasi, ketrampilan interpersonal, analysis system, ketrampilan

menerapkan etika profesi dan sebagainya.

2) Ketrampilan Teknis. Kompetensi/ketrampilan Teknis yakni ketrampilan

melakukan kegiatan evaluasi langkah demi langkah, dari perencanaan

sampai pembuatan laporan evaluasi secara tuntas. Termasuk

ketrampilan teknis ini di antaranya adalah: ketrampilan

mengembangkan instrument, melaksanakan tes dan pengukuran,

17

melakukan analisis statistik, menguasai berbagai metode pengumpulan

data, menguasai aplikasi komputer, menguasai berbagai soft-ware

seperti excel, SPSS, Amos, Lisrel dan berbagai soft-ware dalam bidang

statistik lainnya, menerapkan metodolgi penelitian evaluasi, membuat

interpretasi, membuat rekomendasi dan menulis laporan serta

mempresentasikan laporan.

3) Kompetensi Konseptual, yaitu ketrampilan tingkat tinggi yang berkaitan

dengan kemampuan menganalisis dan pemecahan masalah.

Ketrampilan konseptual (conceptual skill) yang harus dikuasai

evaluator di antaranya adalah kemampuan menentukan pilihan

(alternative), menyusun rencana awal, mengklasifikasikan dan

menganalisis masalah, melihat dan menunjukkan hubungan antar

variabel dan membuat kesimpulan.

4) Kompetensi bidang studi, yaitu kemampuan di bidang disiplin ilmu yang

terkait dengan kegiatan evaluasi. Keahlian ini meliputi: pengalaman

kerja di bidang evaluasi, berpengetahuan tentang sumber literatur yang

berkaitan dengan obyek yang dievaluasi, menguasai konsep-konsep

maupun model- model evaluasi.

Walaupun dengan kadar yang berbeda-beda, keempat jenis kompetensi/

keterampilan tersebut di atas harus dimiliki seorang evaluator yang baik.

Tim tersebut terdiri dari minimal 3 (tiga) orang dibentuk berdasarkan surat

keputusan ataupun surat tugas yang ditanda-tangani pejabat berwenang

dengan memperhatikan kompetensi yang harus dimiliki sesuai penjelasan

di atas dan minimal harus mencakup jabatan dengan tugas-tugas sebagai

berikut :

1) Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data

Mempunyai tugas utama mengumpulkan data-data sesuai instrumen

evaluasi serta mengolah sekaligus menganalisis data dan informasi

yang didapat sehingga dapat diintreprestasikan hasilnya guna

perbaikan dimasa yang akan datang

2) Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif

Mempunyai tugas utama memandu langkah-langkah tahapan proses

Evaluasi Apresiatif

18

3) Perekam Proses dan Penyusun Laporan

Mempunyai tugas utama mencatat proses selama pelaksanaan

fasilitasi berlangsung dan menyusun serta menyampaikan hasil analisis

data yang sudah diinterprestasikan dalam bentuk laporan yang mudah

dipahami untuk kepentingan pengguna informasi hasil evaluasi.

b. Evaluator

Evaluator dalam konteks kegiatan evaluasi apresiatif adalah setiap orang

dalam struktur organisasi lembaga pelatihan masyarakat itu sendiri yang

melakukan evaluasi terhadap lembaganya. Evaluator dipilih secara bebas

dan mewakili setiap unsur yang ada dalam struktur organisasi serta

memiliki komitmen yang kuat untuk meningkatkan kinerja organisasi.

Ketidakbebasan dalam penentuan evaluator harus dihindari, sebab hal itu

akan berpengaruh negatif terhadap hasil evaluasi. Ketidakbebasan karena

konflik kepentingan atau conflict of interest lebih besar pengaruhnya

terhadap hasil ketimbang ketidakmampuan dalam bidang teknis.

Evaluator dibentuk oleh pimpinan lembaga pelatihan masyarakat dan/atau

penanggungjawab kegiatan evaluasi apresiatif pada saat akan dimulai

tahapan pelaksanaan kegiatan evaluasi apresiatif (tahap orientasi) dengan

mempertimbangkan kesetaraan gender, latar belakang pendidikan, usia,

dan jabatan, serta saran dan masukan dari fasilitator evaluasi apresiatif,

banyaknya evaluator tergantung dari jumlah bidang/seksi/kelompok

pekerjaan dengan minimal diwakili oleh 2 (dua) orang.

2. Menyiapkan administrasi

Hal-hal disiapkan antara lain adalah pertanggungjawaban keuangan , jadwal,

dan persuratan.

3. Menyiapkan bahan dan alat evaluasi.

Bahan dan alat evaluasi yang perlu disiapkan adalah materi dan instrumen

evaluasi (seperti kuesioner, alat tulis kantor, alat perekam, dll).

19

B. PELAKSANAAN EVALUASI1. Melakukan Orientasi

a. Tujuan

Kegiatan ini bertujuan agar evaluator memahami tujuan kegiatan evaluasi,

proses pelaksanaan evaluasi, konsep metodologi, tahapan, dan capaian

yang diharapkan.

Orientasi menjadi titik penentu untuk keberhasilan proses evaluasi dan

menjadi langkah awal dalam menyamakan persepsi evaluator tentang

tujuan dan arti penting evaluasi. Hal-hal yang perlu ditekankan pada saat

orientasi kegiatan adalah: Pedoman Standar Pengelolaan Pelatihan dan

kaitannya dengan tupoksi pegawai, alur dan tujuan evaluasi, serta poin-

poin yang akan dihasilkan.

b. Lingkup Kegiatan

Kegiatan ini meliputi:

1) Pembentukan tim evaluator

2) Penjelasan maksud, tujuan, dan alur pelaksanaan evaluasi

3) Penjelasan konsep evaluasi apresiatif

4) Penjelasan tugas pokok dan fungsi dari setiap bidang/seksi

5) Penjelasan poin-poin dasar yang harus di hasilkan berdasarkan

tahapan kegiatan.

c. Uraian Kegiatan

1) Penanggung Jawab kegiatan evaluasi apresiatif adalah pimpinan

lembaga pelatihan masyarakat. Penanggungjawab kegiatan

membentuk tim evaluator dengan mempertimbangkan kesetaraan

gender, latar belakang pendidikan, usia, dan jabatan, serta saran dan

masukan dari fasilitator evaluasi apresiatif (10 menit)

2) Pembukaan kegiatan oleh Kapuslatmas atau pimpinan lembaga

pelatihan masyarakat sebagai penanggung jawab kegiatan. (10 menit)

3) Kapuslatmas atau diwakili fasilitator menjelaskan maksud dan tujuan

penyelenggaraan evaluasi bagi lembaga pelatihan masyarakat. (10

menit)

20

4) Kapuslatmas atau diwakili fasilitator menjelaskan tugas pokok dan

fungsi dari lembaga beserta bidang/seksi yang ada di dalam lembaga

pelatihan masyarakat sesuai dasar peraturan yang berlaku. (10 menit)

5) Kapuslatmas atau diwakili fasilitator menjelaskan poin-poin dasar yang

harus dihasilkan berdasarkan tahapan kegiatan. (5 menit)

6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan mengenai

konsep evaluasi apresiatif (10 menit)

7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan alur

proses evaluasi (5 menit)

8) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan menyampaikan

jadwal acara kegiatan evaluasi dan memandu menyepakati hal-hal

sebagai tata tertib kegiatan evaluasi, semisal waktu (waktu

mulai/berakhir/rehat), pembagian tugas kerja kelompok. (5 menit)

9) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data mengajak

evaluator berperan aktif selama kegiatan evaluasi. Partisipasi evaluator

diperlukan untuk memastikan bahwa kegiatan ini tidak hanya berjalan

satu arah. (5 menit)

d. Durasi

Waktu yang digunakan untuk orientasi kegiatan evaluasi adalah 70 menit.

e. Metode

Metode yang digunakan yaitu :

1) Ceramah

2) Diskusi

3) Presentasi

f. Alat dan Bahan

1) Microphone & sound system

2) LCD

3) Laptop

4) Alat tulis

5) Bahan presentasi materi evaluasi

21

2. Menentukan batasan/fokus perubahan (Fase Define)

Tahap ini adalah kegiatan yang menjadi prasyarat agar penggunaan

pendekatan Apresiatif berjalan optimal dengan membatasi fokus perubahan

secara umum berdasarkan tugas pokok dan fungsi pada setiap bidang/seksi

yang disesuaikan dengan standar pengelolaan lembaga pelatihan

masyarakat.

a. Tujuan

Kegiatan ini bertujuan untuk memahami situasi terkini pengelolaan

pelatihan masyarakat dan menentukan fokus terhadap apa yang ingin

diwujudkan menjadi lebih baik.

b. Lingkup Kegiatan


1) Menyepakati fokus bahasan perubahan.

2) Evaluator dapat mengidentifikasi kondisi terkini terkait pengelolaan

lembaga pelatihan

c. Uraian Kegiatan

1) Tim Fasilitator bersama evaluator melakukan permainan yang

bertujuan untuk mencairkan suasana dan membuat kelas evaluasi

menjadi menyenangkan sekaligus sebagai pengantar masuk ke dalam

fase define. (15 menit)

2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tujuan

tahapan define yaitu agar evaluator dapat menyadari dan memahami

dengan baik kondisi dan situasi dalam penerapan standar pengelolaan

lembaga pelatihan baik di proses perencanaan, pengorganisasian,

pelaksanaan dan pengendalian sesuai dengan pengalaman dan

kondisi real evaluator saat ini. (10 menit)

3) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagikan

dan memandu pengisian kuesioner kepada evaluator sebagai bahan

awal evaluator untuk mengetahui kondisi terkini lembaga pelatihan

yang akan dievaluasi. (kuesioner terlampir). (20 menit)

22

4) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data membagi

evaluator dalam beberapa kelompok sesuai dengan

bidang/bagian/seksi/tugas pokok dan fungsi yang sama. (5 menit)

5) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tugas

pokok dan fungsi dari masing-masing bidang/seksi yang ada di

lembaga pelatihan masyarakat tersebut. (15 menit)

6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memberikan waktu

pada setiap kelompok untuk berdiskusi bersama masing-masing

anggota kelompoknya dalam menentukan fokus perubahan sesuai

tugas pokok dan fungsi yang diembannya. (5 menit)

7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu evaluator

menyepakati fokus perubahan terkait dengan bidang perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terutama pada apa

yang ingin ditumbuhkembangkan menjadi lebih baik dalam hal

pengelolaan pelatihan masyarakat di masa depan, mengacu pada

tabel 2 fokus perubahan dengan bantuan pertanyaan panduan sebagai

berikut :

a) Ceritakan hal yang dianggap penting sesuai tugas pokok dan fungsi

anda, untuk disempurnakan dalam manajemen pelatihan yang ada

di lembaga Anda?

b) Berawal dari cerita anda, kaitkan hal yang dianggap penting tersebut

dengan empat hal dalam pengelolaan pelatihan yakni: perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Jika Anda

semua menginginkan sebuah manajemen pelatihan yang sukses,

apa hal yang masih harus disempurnakan menjadi jauh lebih baik

terkait perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan

pengendalian manajemen pelatihan di lembaga anda? Bagaimana

jika anda menjelaskan lebih lanjut hal itu? Sepakati sebagai fokus

perubahan dalam kelompok anda. (30 menit)

8) Hasil fokus perubahan dari masing-masing kelompok diplenokan

dengan dipandu tim fasilitator untuk menghasilkan kesepakatan

bersama. (30 menit)

9) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan mencatat semua

proses kegiatan atau hal-hal yang terjadi selama kegiatan fasilitasi

23

evaluasi apresiatif serta mencatat dan mengingatkan waktu yang

diperlukan dalam setiap tahapan.

10) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data bersama

evaluator menuliskan hasil pembahasan pada fase ini dalam sebuah

matrik sebagai berikut :

Tabel 2 Fokus Perubahan

No Indikator Utama Fokus Perubahan

1 Perencanaan ………………………………………………………..

……………………………………………………dst

2 Pengorganisasian ………………………………………………………..

……………………………………………………dst

3 Pelaksanaan ………………………………………………………..

……………………………………………………dst

4 Pengendalian ………………………………………………………..

……………………………………………………dst

d. Durasi

Waktu yang digunakan dalam sesi ini adalah 130 menit.

e. Metode

1) Ceramah

2) Diskusi

3) Kuesioner

4) Permainan

f. Alat dan Bahan

1) Microphone & sound system

2) LCD

3) Laptop

4) Kertas HVS

5) Alat tulis

6) Bahan Paparan

7) Kertas flipchart

24

3. Penemukenalan Potensi Organisasi (Fase Discovery)

Tahap ini adalah kegiatan untuk menemukenali, menggali, dan

mendeskripsikan tentang capaian atau keberhasilan yang ada di lembaga

pelatihan masyarakat dengan mengacu pada fokus perubahan yang telah

disepakati bersama.

a. Tujuan

Kegiatan ini bertujuan untuk merangsang evaluator menemukenali

keberhasilan yang pernah dialami, strategi yang diterapkan, faktor-faktor

yang mempengaruhi keberhasilan hingga mengubahnya menjadi

pengetahuan baru dan pemahaman bersama dalam menunjang

keberhasilan fokus perubahan yang telah disepakati bersama.

b. Lingkup Kegiatan


1) Penjelasan umum

2) Identifikasi pengalaman keberhasilan

3) Perumusan poin-poin dari pola, faktor dan strategi keberhasilan

4) Menyepakati peta inti positif keberhasilan

c. Uraian Kegiatan

1) Tim fasilitator bersama evaluator melakukan permainan bermakna

sebagai pengantar masuk dalam fase discovery dan untuk membuat

suasana kelas evaluasi menjadi menyenangkan. (20 menit)

2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan kepada

evaluator mengenai tujuan dari fase discovery. (10 menit)


evaluator dalam beberapa kelompok sesuai dengan

bidang/bagian/seksi/tugas pokok dan fungsi yang sama. (5 menit)

4) Tim Fasilitator memberikan waktu dan memfasilitasi pada setiap orang

dalam kelompok untuk mengungkapkan pengalaman keberhasilan

dalam menjalankan tugas pekerjaannya, mengacu pada tabel 3 Peta

Inti Positif dengan panduan pertanyaan sbb (30 menit):

25

a) Bisakah anda mengungkapkan pengalaman pribadi yang menurut

anda berhasil dalam melakukan tugas pekerjaan terkait tugas

pokok dan fungsi anda?

b) Menurut anda, apa saja hal yang sudah sangat berhasil terkait

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian

manajemen pelatihan saat itu? Jelaskan?

c) Apa saja faktor yang mempengaruhi keberhasilan dari ke empat

hal tersebut? Bisa Anda jelaskan lebih lanjut beserta contoh

kejadian nyata nya?

d) Adakah pengalaman pembelajaran yang berkesan dari aktifitas

memanajemen pelatihan tersebut? Apa saja itu?

5) Tim Fasilitator berada dalam setiap kelompok mengapresiasi

pengalaman keberhasilan evaluator sebagai pribadi dan keberhasilan

sebagai tim dalam hal mengawal penerapan standar pengelolaan

pelatihan. Selanjutnya untuk menggali dampak keberhasilan pada

lingkup yang lebih luas, berikan pertanyaan panduan sbb (10 menit):

a) Apa dampak positif dari pengalaman keberhasilan melakukan ke

empat hal penting di dalam manajemen pelatihan (buat anda

secara pribadi, tim anda dan organisasi/lembaga anda)?

b) Menurut anda, apa kapasitas/kemampuan yang seharusnya

dikembangkan baik oleh Anda, tim, maupun lembaga Anda yang

agar ke depan mampu memanajemen pelatihan dengan lebih baik?

6) Tim fasilitator dalam setiap kelompok memandu evaluator untuk

mengungkapkan pengalaman keberhasilan dan menuangkannya ke

dalam suatu daftar keberhasilan pengelolaan lembaga pelatihan

masyarakat (20 menit).

7) Selanjutnya evaluator diminta menemukenali pola-pola keberhasilan,

faktor-faktor keberhasilan, dan dampak perubahannya pada

pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat (10 menit).

8) Tim fasilitator dalam setiap kelompok memandu evaluator merumuskan

strategi yang diterapkan, faktor-faktor keberhasilan, dan dampak

perubahannya pada pengelolaan lembaga pelatihan masyarakat

sebagai peta inti positif keberhasilan (30 menit).

26

9) Hasil pembahasan dari masing-masing kelompok diplenokan dan

Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif mempersilahkan

perwakilan evaluator dari tiap kelompok untuk mempresentasikan hasil

pembahasan dari masing-masing kelompok (40 menit).


menyepakati peta inti positif keberhasilan sebagai pengetahuan baru

yang menjadi modal bagi tindakan baru di masa depan yang lebih baik

(5 menit).

11) Fasilitator Pengumpul, Pengolah dan Penganalisis Data merangkum

hasil pembahasan pada fase ini dalam sebuah matrik sebagai berikut :

Tabel 3 Peta Inti Positif

No Indikator Utama Fokusperubahan

PoinKeberhasilan

FaktorKeberhasilan

Strategikeberhasilan

Kemampuan ygdikembangkan

1 Perencanaan ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst

2 Pengorganisasian ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst

3 Pelaksanaan ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst

4 Pengendalian ………….. …………....... …………....... …………..… …………..…....……….dst ………......dst …………dst …………dst …………….dst





d. Durasi

Waktu yang digunakan dalam fase Discovery adalah 180 menit

e. Metode

1) Diskusi

2) Ceramah

3) Presentasi

4) Permainan

27

f. Alat dan Bahan

1) Microphone dan soundsystem

2) LCD

3) Laptop

4) Kertas HVS

5) Kertas flipchart

6) Alat tulis

4. Pembangunan Cita-cita dan Visi Bersama (Fase Dream)

Tahap ini adalah kegiatan merumuskan cita-cita perubahan yang baik di masa

datang dituangkan kedalam bentuk ide/gagasan realistis yang ingin dicapai

sebagai jawaban dari kemampuan yang harus dikembangkan sesuai hasil

kesepakatan pada fase discovery.

a. Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu membangkitkan

imajinasi untuk merumuskan mimpi/cita-cita perubahan dalam bentuk

inovasi/terobosan beserta penjelasan tentang pentingnya

inovasi/terobosan itu dilakukan menuju kondisi ideal pengelolaan lembaga

pelatihan masyarakat yang lebih baik di masa depan.

b. Lingkup Kegiatan


1) Penjelasan fase Dream serta keterkaitannya dengan fase sebelumnya

2) Inventarisasi cita-cita perubahan

3) Perumusan cita-cita perubahan

4) Kesepakatan cita-cita perubahan

5) Mendokumentasikan cita-cita perubahan hasil kesepakatan dalam

bentuk “papan visi” (lihat tabel 4 papan visi).

28

c. Uraian Kegiatan

1) Tim Fasilitator menayangkan film inspiratif sebagai pengantar dalam

menjelaskan tujuan dari fase Dream dan hubungannya dengan fase

Discovery


evaluator menjadi 2 (dua) kelompok besar dan membagi tugas pada

satu kelompok untuk membahas indikator utama perencanaan dan

pengorganisasian dan satu kelompok lainya membahas indikator

utama Pelaksanaan dan Pengendalian


menginventarisasi cita-cita perubahan yang lebih baik dimasa depan


merumuskan cita-cita perubahan yang lebih baik di masa depan

berdasarkan atas peta inti positif keberhasilan.

5) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menggunakan teknik

“World Café” yaitu dengan cara dimana setiap anggota kelompok

berbagi peran masing-masing yaitu ada yang berperan sebagai

marketing yang bertugas mempresentasikan hasil kelompoknya pada

pengunjung dari kelompok lainnya, peran kasir bertugas untuk

mencatat masukan dari pengunjung kelompok lain, peran pengunjung

adalah mengunjungi kelompok lain untuk mendengarkan presentasi,

memberi masukan dan menjelaskan hasil kunjungannya pada

kelompoknya.


memplenokan hasil dari setiap kelompok dalam menyepakati rumusan

cita-cita perubahan bersama yang lebih baik dalam dimasa datang.

7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif mendokumentasikan

cita-cita perubahan hasil kesepakatan yang sudah dihasilkan menjadi

misi dan dirangkum kedalam bentuk “papan visi”. Pernyataan visi yang

dituangkan dalam “papan visi” harus menggugah, lugas dan kuat (tidak

berbelit-belit dan tidak berupa kalimat yang panjang), berorientasi

positif di masa depan. Beberapa pertanyaan panduan yang Tabel 4

Papan Visi pada fase ini adalah :

29

a) Bayangkan saat ini adalah tahun 2017. Dimana anda semua

berhasil mengelola lembaga pelatihan dengan sangat baik jauh

melampaui dari satu tahun sebelumnya yaitu tahun 2016.

b) Perubahan keberhasilan yang sangat bisa diukur adalah terkait

perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian.

Bisa anda gambarkan perubahan-perubahan tersebut seperti apa?

Melakukan inovasi/terobosan seperti apa? Dan mengapa itu penting

dilakukan?



Tabel 4 Papan Visi

Visi : ……………………………………………………….

No Indikator UtamaCita-cita

Perubahan yangdiharapkan

Inovasi/Terobosan Mengapa pentingdilakukan

1 Perencanaan ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst

2 Pengorganisasian ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst

3 Pelaksanaan ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst

4 Pengendalian ……………………. ……………………. …………………….…………………dst …………………dst …………………dst





d. Durasi

Waktu yang digunakan dalam sesi Dream adalah 160 menit.

e. Metode

1) Diskusi

2) Penayangan Film Pendek Inspirasi

3) Presentasi

30

f. Alat dan Bahan


2) LCD

3) Laptop

4) Film Inspiratif

5) Kertas HVS

5. Perumusan Langkah-langkah Pencapaian Cita-cita (Fase Design)

Tahap ini adalah kegiatan menyusun langkah-langkah strategis berdasarkan

terobosan-terobosan yang telah disepakati pada fase dream ke dalam bentuk

rencana program-program yang akan dijalankan dalam mencapai visi misi

yang telah ditetapkan.

a. Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu merancang langkah-

langkah strategis yang inovatif dalam bentuk rencana operasional

program-program sesuai waktu yang ditentukan.

b. Lingkup Kegiatan

Kegiatan ini meliputi :

1) Penjelasan tahap design

2) Inventarisasi langkah-langkah strategis yang inovatif

3) Penetapan prioritas langkah-langkah strategis yang inovatif

4) Penetapan urutan jangka waktu pencapaian prioritas langkah-langkah

strategis yang inovatif

5) Output/outcome dari setiap program

6) Perumusan tahapan kegiatan dari setiap program yang direncanakan

c. Uraian Kegiatan

1) Tim fasilitator bersama evaluator melakukan permainan bermakna

sebagai pengantar masuk dalam fase desain sekaligus membuat

suasana kelas evaluasi menjadi menyenangkan. (20 menit )

31

2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tujuan dari

fase design (10 menit)


evaluator menjadi 2 (dua) kelompok besar dan membagi tugas pada

satu kelompok untuk membahas indikator utama Perencanaan dan

Pengorganisasian dan satu kelompok lainya membahas indikator

utama Pelaksanaan dan Pengendalian (5 menit)

4) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu dengan

menginventarisasi dan menetapkan prioritas pencapaian langkah-

langkah strategis yang inovatif (40 menit)

Pertanyaan panduan adalah sebagai berikut :

a) Berangkat dari cerita impian yang tertuang dalam tahapan dream,

terobosan/langkah strategis/inovatif apa saja kira-kira yang akan

dilakukan terkait perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan

dan pengendalian sehingga keberhasilan tersebut bisa dicapai?

b) Susun terobosan/langkah strategis/inovatif tersebut dalam urutan

prioritas pencapaian.

5) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu dalam

merinci pencapaian terobosan/langkah strategis/inovatif dalam

penerapan standar pengelolaan lembaga pelatihan. Langkah-langkah

strategis yang inovatif dituangkan dalam bentuk action plan berisi

ide/gagasan terobosan/inovasi yang akan dilakukan dan dijabarkan

melalui program/kegiatan apa, output/outcomenya apa, tahapan

kegiatannya bagaimana, waktu pelaksanaannya kapan, dukungan

yang diperlukan dari siapa saja, sampai pada analisis kemungkinan

tantangan yang bakal dihadapi. (60 menit)

Pertanyaan panduan adalah sebagai berikut :

a) Jelaskan lebih lanjut konsep-konsep terobosan/langkah

strategis/inovatif dari ke empat hal tersebut (perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, pengendalian) mengacu pada

lampiran 2 tabel action plan dengan rincian berikut :

Apa program/kegiatan yang akan dilaksanakan terkait

terobosan-terobosan tersebut ?

32

Apa saja hasil dari masing-masing terobosan tersebut dan

apa saja dampaknya?

Apa sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan

terobosan tersebut?

Dukungan seperti apa yang anda harapkan agar terobosan-

terobosan tersebut berhasil direalisasikan? (internal

organisasi dan eksternal organisasi)

Bagaimana cara anda mendapatkan dukungan tersebut?

Menurut anda dan tim, apa saja tantangan yang muncul

dalam usaha terobosan tersebut? Apa usaha kreatif untuk

bisa mengatasi tantangan yang ada?

6) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu pada setiap

evaluator untuk saling mengamati dan mencermati action plan yang

telah disusun dan mencermati kalimat visi lembaga pelatihan yang

sudah dihasilkan pada fase dream, sehingga semua evaluator

mendapatkan gambaran yang utuh tentang perubahan lembaga

pelatihan yang diinginkan di masa depan. (40 menit)

7) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif memandu pleno hasil

pembahasan dari kedua kelompok


hasil pleno dalam sebuah tabel action plan (lampiran 2) untuk menjadi

kesepakatan bersama. (5 menit)





d. Durasi

Waktu yang digunakan dalam fase design adalah 180 menit.e.

f. Metode

1) Diskusi

2) Presentasi

3) Kesepakatan

4) Permainan

33

g. Alat dan Bahan


2) LCD

3) Laptop

4) Kertas flipchart

5) Kertas hvs

6. Pengawalan Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan Melalui Perilaku Kerja

yang Disepakati (Fase Destiny)

Tahapan ini adalah kegiatan menetapkan tata nilai dan komitmen yang akan

menjadi panduan berperilaku setiap individu atau para pihak dalam

menjalankan dan mengawal program/kegiatan agar berhasil meraih tujuan

yang telah ditetapkan.

a. Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu untuk merumuskan dan

menetapkan nilai-nilai komitmen yang akan menjadi panduan perilaku

(code of conduct) setiap pihak yang terlibat di dalam mengawal

terobosan/inovasi program/kegiatan hingga berhasil

b. Lingkup Kegiatan

Kegiatan ini meliputi :

1) Penjelasan tahap destiny

2) Perumusan nilai-nilai panduan perilaku

3) Kesepakatan nilai

4) Penandatanganan komitmen bersama5)

c. Uraian Kegiatan

1) Tim fasilitator memberikan games sebagai pengantar memasuki fase

destiny. Lakukan refleksi atas permainan dan arahkan evaluator untuk

mengambil sisi positif dari permainan tersebut. (10 menit)

2) Tim fasilitator menayangkan film inspiratif tentang pentingnya

penerapan nilai-nilai sebagai panduan perilaku dalam keberhasilan

menjalankan suatu program/kegiatan. (10 menit)

34

3) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menjelaskan tujuan dari

fase Destiny, yaitu menetapkan nilai-nilai sebagai panduan perilaku

(code of conduct) dan komitmen semua pihak untuk mencapai masa

depan baru dalam penerapan standar pengelolaan di lembaga

pelatihan yang diinginkan. (10 menit)


dalam merumuskan nilai-nilai yang akan menjadi panduan perilaku

setiap pihak yang terlibat di dalam mengawal langkah-langkah strategis

dalam melakukan perubahan hingga berhasil.(30 menit)

- Tim evaluator memandu untuk menyusun tata nilai dan komitmen

yang akan menjadi panduan perilaku semua pihak untuk

mencapai suksesnya penerapan standar pengelolaan lembaga

pelatihan. Ingatkan kepada evaluator untuk mengambil nilai-nilai

prioritas yang sesuai dengan action plan yang telah disusun.

Gambaran nilai-nilai tersebut hendaknya cukup relevan dan

realistis untuk diwujudkan dalam peran-peran yang bisa diambil

dan dilakukan sebagai kontribusi nyata yang diberikan setiap

anggota untuk keberhasilan pencapaian visi organisasi.

Panduan pertanyaan diskusi yang bisa digunakan mengacu pada

Tabel 5 Isian Fase Destiny adalah :

- Nilai apa saja yang harus dibina sehingga semua pihak yang

terlibat dalam mencapai cita-cita perubahan lembaga pelatihan ?

- Berikan penjelasan dari masing-masing nilai yang ditetapkan dan

mengapa nilai tersebut penting!



Tabel 5 Isian Fase Destiny

Visi No Tata nilai yangdikembangkan

Penjelasan Motto/Tagline

1 …………..…………................... ……………..2 …………..…………................... ……………..3 …………..…………................... ……………..4 …………..…………................... ……………..5 …………….……...................dst …………dst

35


untuk membacakan nilai-nilai dan komitmen secara bersama. Agar

nilai-nilai tersebut menjadi pedoman yang mudah diingat dan menarik,

dapat dikemas menjadi tagline atau motto yang bermakna. (30 menit)

7) Fasilitator Perekam Proses dan Penyusun Laporan memandu

evaluator untuk mengisi format sesuai lampiran 1 Format Laporan

Komitmen Bersama dan mengajak semua evaluator menandatangani

hasil kesepakatan yang dihasilkan sebagai bentuk keseriusan semua

pihak didalam mengawal cita cita perubahan masa depan baru

lembaga pelatihan masyarakat. (10 menit)





d. Durasi

Waktu yang digunakan dalam sesi Design adalah 100 menit.

e. Metode

1) Diskusi

2) Presentasi

3) Kesepakatan

f. Alat dan Bahan


2) LCD

3) Laptop

4) Kertas flipchart

7. Penutup

a. Tujuan

Tujuan dari kegiatan ini adalah evaluator mampu untuk mengingat

kembali apa yang dilakukan selama diskusi dan hasil yang diperoleh dan

menegaskan komitmen bersama yang telah disepakati.

36

b. Lingkup Kegiatan


1) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menguraikan kembali

aktivitas selama diskusi yang telah berlangsung dan hasil yang

diperoleh (10 menit).

2) Fasilitator Pemandu Proses Evaluasi Apresiatif menegaskan kembali

bahwa setiap evaluator telah menyepakati satu komitmen bersama

untuk mengawal gagasan perubahan hingga berhasil (10 menit).

3) Tim Fasilitator menyampaikan terima kasih atas pelaksanaan evaluasi

dan menutup kegiatan (10 menit).

c. Durasi

Waktu yang digunakan dalam sesi Penutup adalah 30 menit.

d. Metode

1) Ceramah

2) Tanya Jawab

e. Alat dan Bahan


37

BAB IVPELAPORAN

Prosedur dari Tahapan Pelaporan

A. Tim Fasilitator menyusun Laporan Hasil Evaluasi (LHE) penerapan pedoman

standar pengelolaan pelatihan masyarakat dengan sistematika pelaporan yang

sekurang-kurangnya seperti berikut :

1. Pendahuluan

a. Dasar Penugasan

Berisi tentang nomor, tanggal dan perihal surat penugasan.

b. Latar Belakang

Memuat deskripsi dari semua hal yang menjadi alasan/dasar tentang

mengapa dilakukan evaluasi apresiatif pada penerapan standar

pengelolaan pelatihan masyarakat

c. Tujuan

Mencakup semua hal yang menjadi tujuan dilaksanakanya evaluasi

penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat.

d. Sasaran

Menjelaskan tentang poin-poin yang menjadi objek pelaksanaan evaluasi


2. Pelaksanaan

a. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Memuat tentang tempat dan waktu pelaksanaan diselenggarakanya

evaluasi penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat.

b. Tim Pelaksana/Fasilitator

Penjelasan tentang siapa dan berbuat apa dalam pelaksanaan evaluasi


c. Evaluator

Berisi nama dan jabatan yang telah dibentuk/ditetapkan oleh pimpinan

lembaga dan/atau instansi Pembina atas saran dan masukan dari

fasilitator.

d. Metode Pengumpulan Data

38

Mencakup tentang responden, jenis dan sumber data serta apa-apa yang

dilakukan dalam pengumpulan data selama proses evaluasi apresiatif.

e. Hasil Evaluasi Apresiatif

Menjelaskan tentang proses dan hasil yang didapat dari setiap tahapan

kegiatan pelaksanaan evaluasi apresiatif.

f. Kesimpulan, Saran dan Masukan

Berisi tentang rangkuman pelaksanaan evaluasi di lapangan, kendala dan

hambatan, dan perbaikan yang harus dilakukan pada periode evaluasi

mendatang.

B. Tim Fasilitator dalam penyusunan Laporan Hasil Evaluasi (LHE) melampirkan

laporan komitmen bersama (Lampiran 1 Format Laporan Komitmen Bersama)

sebagai kelengkapan lampiran pada Laporan Hasil Evaluasi (LHE) penerapan

pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat

C. Tim Fasilitator menyampaikan laporan kegiatan pelaksanaan evaluasi dan

laporan komitmen bersama kepada pimpinan Balilatfo, dan salinannya kepada

lembaga pelatihan masyarakat yang telah melaksanakan evaluasi.

39

BAB VPENUTUP

Hasil dari evaluasi penerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan

masyarakat digunakan dalam rangka peningkatan kualitas pelayanan publik di

bidang pelatihan masyarakat untuk menghasilkan inovasi pelayanan publik menuju

terciptanya pelayanan prima. Karena sebuah evaluasi, termasuk evaluasi penerapan

pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat merupakan bagian dari siklus

penjaminan mutu yang tidak terlepas dari perubahan paradigma baru dalam inovasi

pelaksanaan pelatihan masyarakat melalui manajemen kinerja yang berorientasi

pada peningkatan pelayanan publik.

Untuk dapat mencapai tujuan tersebut, para penyelenggara evaluasi harus

mengembangkan keahlian profesionalnya, termasuk mengikuti perkembangan

terbaru di bidang pelatihan masyarakat, agar dapat memberikan sumbangan yang

berarti untuk perbaikan kinerja lembaga pelatihan masyarakat.

Pelaksanaan evaluasi dengan menggunakan metode pendekatan Apresiatif

dapat dilakukan oleh internal organisasi itu sendiri maupun eksternal organisasi

(misal Komite Standarisasi Pelatihan). Agar pelaksanaan pelatihan masyarakat

berjalan baik sesuai harapan, maka pengelola lembaga pelatihan masyarakat perlu

melakukan pemantauan secara rutin dan melakukan evaluasi secara periodik.

40

Lampiran 1 Format Laporan Komitmen Bersama

K O P SURAT

NOTA DINAS

Nomor : …………………………………………………….Tanggal : …………………………………………………….Kepada : …………………………………………………….Dari : …………………………………………………….Lampiran : 1 berkas

Hal : Penyampaian Hasil Evaluasi Penerapan Pedoman StandarPengelolaan Pelatihan Masyarakat

KOMITMEN BERSAMA HASIL EVALUASI

PENERAPAN PEDOMAN STANDAR PENGELOLAAN PELATIHANMASYARAKAT

UNIT KERJA ………………………………………………

Dalam rangka pelaksanaan peraturan Menteri Desa Pembangunan DaerahTertinggal dan Transmigrasi Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pelatihan Masyarakatyang mengamanatkan bahwa setiap lembaga pelatihan masyarakat harusmempunyai strategi tentang optimalisasi pengelolaan pelatihan masyarakat yangdapat dilakukan melalui penjaminan dan pengendalian mutu. Salah satu carapenjaminan dan pengendalian mutu adalah dengan melakukan pengawasan danevaluasi secara periodik. Dilaporkan bahwa pada Tanggal........s.d.....Bulan....Tahun...... di ............telah dilaksanakan evaluasi penerapan pedoman standarpengelolaan pelatihan masyarakat terhadap 4 (empat) komponen besarpengelolaan lembaga pelatihan masyarakat oleh tim evaluator dari............................, yang meliputi: Perencanaan; Pengorganisasian; Pelaksanaan;dan Pengendalian. Hasil evaluasi dituangkan dalam bentuk komitmen bersamamenuju perubahan yang lebih baik. Komitmen bersama yang dihasilkan oleh unitkerja .........................................adalah sebagai berikut :

1. Visi............................................................................................................................................................................................................................................................. ...................................................................................................................................

41

2. Misi............................................................................................................................. ................................................................................................................................................................................................................................................................ ...

3. Cita-cita perubahan yang akan diwujudkan dan menjadi bahan pantauan padaperiode evaluasi berikutnya disusun dalam bentuk rencana aksi (terlampir).

4. Nilai-nilai kerja yang dikembangkan............................................................................................................................................................................................................................................................. ...................................................................................................................................

Demikian disampaikan komitmen bersama hasil pelaksanan evaluasipenerapan pedoman standar pengelolaan pelatihan masyarakat di unit kerja................., dengan harapan pada tahun-tahun selanjutnya menjadi lebih baikdan terarah.

TIM EVALUATOR TTD PARTISIPAN TTD

1 12 23 3

45

MengetahuiKepala Unit kerja............................

........................................NIP. ....................................

Tembusan :1. …………………………………………………….2. …………………………………………………….3. …………………………………………………….

42

Lampiran 2 Tabel Action Plan

No Indikator Utama Terobosan Program/Kegiatan

Output/outcome Langkah/Tahapan

RencanaPelaksanaan

Sumberdaya yangdbutuhkan

Dukungan TantanganEksternal Internal

1 Perencanaan

2 Pengorganisasian

3 Pelaksanaan

4 Pengendalian

43

Lampiran 3

JADWAL KEGIATAN PELAKSANAAN EVALUASI PENERAPAN PEDOMANSTANDAR PENGELOLAAN PELATIHAN MASYARAKAT

Kegiatan lingkup kegiatan Metode Waktu Alat dan bahan Petugas

Registrasi Evaluatormelakukanregistrasi denganmengisi daftarhadir

30 menit Buku daftar hadirdan petugasregistrasi (panitia)

Panitiapelaksana

Pembukaan Acara seremonialpembukaanpelaksanaanevaluasi

30 menit Susunan acarapembukaan

Panitiapelaksana

Coffe break 15 menitOrientasi 1) Penjelasan

maksud, tujuan,dan alurpelaksanaanevaluasi

2) PenjelasanKonsepAppreciativeInquiry

- Ceramah- Diskusi- Presentasi

60 menit - Microphone &sound system

- LCD- Laptop- Alat tulis- Bahan

presentasimateri evaluasi

- Penanggungjawabkegiatan

- TimFasilitator

Bina suasana(ice breaking)

Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantarmasuk fase define

Permainanbermakna

15 menit Disesuaikandengan rancanganpermainan yangakan dilakukan

- TimFasilitator

Fase Define 1) Menyepakatifokus bahasanperubahan.

2) Identifikasikondisi terkiniterkaitpengelolaanlembagapelatihan (bagievaluator)

- Ceramah- Diskusi- Kuesioner

120menit

- Microphone &sound system

- LCD- Laptop- Kertas HVS- Alat tulis- Bahan Paparan

- TimFasilitator


Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantar

Permainanbermakna

15 menit Disesuaikandengan rancanganpermainan yang

- TimFasilitator

44

masuk fase discovery akan dilakukanTahapDiscovery

1) Penjelasanumum

2) Identifikasipengalamankeberhasilan

3) Perumusan poin-poin dari pola,faktor danstrategikeberhasilan

4) Menyepakati petainti positifkeberhasilan

- Diskusi- Ceramah- Presentasi- Testimoni

180menit

- Mikrophone dansoundsysem

- LCD- Laptop- Kertas flipchart

- TimFasilitator


Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantarmasuk fase discovery

Permainanbermakna


- TimFasilitator

Fase Dream 1) Penjelasan faseDream sertaketerkaitannyadengan fasesebelumnya

2) Inventarisasi cita-cita perubahan

3) Perumusan cita-cita perubahan

4) Kesepakatancita-citaperubahan

5)Mendokumentasikan cita-citaperubahan hasilkesepakatandalam bentuk“papan visi”

- Diskusi- Penayangan

Film PendekInspirasi

- Presentasi

150menit

- Mikrophone dansoundsystem

- LCD- Laptop- Film Inspiratif- Kertas HVS

- TimFasilitator


Melakukanpermainan bermaknasebagai pengantarmasuk fase design

Permainanbermakna


- TimFasilitator

Fase Design 1) Penjelasan tahapdesign

2) Inventarisasilangkah-langkahstrategis yanginovatif

3) Penetapan

- Diskusi- Presentasi- Kesepakatan

180Menit


- LCD- Laptop- Kertas flipchart- Kertas hvs

- TimFasilitator

45

prioritas langkah-langkah strategisyang inovatif

4) Penetapan urutanjangka waktupencapaianprioritas langkah-langkah strategisyang inovatif

5) Output/outcomedari setiapprogram

6) Perumusantahapan kegiatandari setiapprogram yangdirencanakan


Penayangan filminspiratif

C TimFasilitator

Lanjutan FaseDesign

1) Penjelasan tahapdestiny

2) Perumusan nilai-nilai panduanperilaku

3) Kesepakatan nilai4) Penandatanganan

komitmenbersama

- Diskusi- Presentasi- Kesepakatan

100menit


- LCD- Laptop- Kertas flipchart

TimFasilitator

DeklarasiKomitmenbersama danPenutup

15 menit TimFasilitator

46

Lampiran 4

KUESIONEREVALUASI APRESIATIF

PENERAPAN STANDAR PENGELOLAAN PELATIHAN

MASYARAKAT

NAMA LEMBAGA PELATIHAN : …………………………………

WAKTU PELAKSANAAN EVALUASI : …………………………………

Petunjuk Pengisian :

1. Nilailah kuesioner dibawah ini berdasarkan pengalaman saudara/i didalam mengelolapelatihan

2. Berilah tanda checklist (√) pada kolom pilihan yang tersedia yang menurut saudara/ipaling tepat

3. Setelah selesai mohon untuk mengecek keseluruhan isian kuesionerjangan sampai ada yang tidak terisi atau terlewatkan.

4. Keterangan Penilaian :SK : Sangat KurangK : KurangC : CukupB : BaikBS : Baik Sekali

47

KOMPONEN PENILAIANPENILAIAN

SK K C B SB

A. TAHAP PERENCANAANPenetapan Kebijakan Pelatihan Yang Telah Ditetapkan

1. Perencanaan telah sesuai dengan kebijakanteknis sektor terkait

2. Perencanaan telah sesuai dengan kebijakanpemerintah daerah setempat?

3. Perencanaan telah sesuai dengan kebutuhanpelatihan masyarakat di daerah setempat?

Rencana Dan Program Pelatihan Yang Telah Berjalan4. Ketersediaan Sumber Daya manusia berdasarkan

jumlah, kualifikasi pendidikan dan sertifikasidengan program pelatihan yang telah berjalan

5. Kelengkapan Sarana & Prasarana yang memadaiuntuk pelatihan

6. Program program unggulan yang telah dicapai7. Penetapan Visi dan Misi8. Rencana strategis yang telah disusun9. Rencana Jangka Pendek, Menengah dan

Panjang yang telah disusun10. Rencana pelaksanaan kegiatan yang telah

disusun

Rencana Penjaminan Mutu Yang Telah Disusun11. Adanya Sertifikasi ISO12. Rencana Akreditasi Lembaga13. Penetapan Standar Operasional Prosedur14. Adanya Laporan hasil evaluasi Penyelenggaraan15. Penyusunan Panduan Mutu

Perencanaan Peningkatan Kinerja Yang Telah Disusun16. Adanya standar dan prosedur pelayanan17. Adanya maklumat pelayanan18. Adanya Layanan Pengaduan Masyarakat19. Adanya layanan konsultasi pelatihan20. Telah disusunnya laporan indeks kepuasan

masyarakat21. Telah adanya system informasi pelayanan public

48

Rencana Pengembangan Sistem Informasi22. Adanya Website sebagai sarana infomasi ke

masyarakat23. Adanya Papan Informasi24. Adanya Leaflet/brosur profil dan program

pelatihan

Kalender Pendidikan Yang Telah Disusun25. Kalender program pelatihan jangka pendek26. Kalender program pelatihan jangka Menengah27. Kalender program pelatihan jangka panjang28. Kalender/jadwal pelaksanaan tiap jenis pelatihan.

Rencana Pembiayaan Program Pelatihan29. Ketepatan antara rencana anggaran biaya

dengan realisasi pelaksanaan kegiatan30. Adanya inventarisasi kemungkinan sumber biaya

lain yang sah selain APBN/APBD

B. TAHAP PENGORGANISASIANPengelolaan sumber daya yang dimiliki dalam rangkapencapaian tujuan organisasi

1. Optimalisasi Pengelolaan SDM dengan Tata KelolaTugas dan Fungsi Pegawai?

2. Optimalisasi Pengelolaan Sarana dan prasarana3. Optimalisasi pengelolaan Dana4. Optimalisasi Pengelolaan

program/penyelenggara5. Optimalisasi administrasi & manajemen lembaga

pelatihankoordinasi yang telah dilakukan dalam rangka sinergitaspenyelenggaraan pelatihan masyarakat dengankegiatan pemberdayaan lainnya.

6. Kerjasama penyelenggaraan pelatihanmasyarakat

7. Tata kelola hubungan yang telah terjalin denganpemangku kepentingan pelatihan masyarakat.

C. TAHAP PELAKSANAANPelaksanaan Sesuai Rencana

1. Tata kelola hubungan yang telah terjalin denganpemangku kepentingan pelatihan masyarakat.

49

Pelaksanaan Pengelolaan Sistem Informasi2. Mekanisme Update Data dalam sistem informasi

lembaga3. Sarana layanan Pengaduan Masyarakat

Proses Kepemimpinan4. Reward and Punishment.5. Pembangunan iklim kerja dan budaya organisasi

yang sehat6. Pembagian tugas yang merata sesuai kompetensi

dan kualifikasi

D. TAHAP PENGENDALIANEvaluasi Internal Lembaga Pelatihan

1. Evaluasi lembaga sebagai penyelenggarapelayanan publik

2. Evaluasi terhadap lembaga tempat on job training(OJT)

3. Evaluasi pasca pelatihan dan dampak pelatihan4. Evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat

Evaluasi Eksternal Lembaga Pelatihan1. Evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat2. Evaluasi penerapan standar pelatihan, kesiapan

akreditasi dan penerapan sertifikasi3. Pengawasan Oleh Masyarakat4. Pengawasan Oleh Ombudsman

petunjuk pelaksanaan evaluasi apresiatif pada … · hasil evaluasi terkadang belum memiliki solusi...

Documents